Vragen met beantwoording VVD agendapunt 7.4 Toetreding HCL

Vragen VVD agendapunt 7.4 inz ontwerpbesluit toetreding GR HCL: •

Waarom leiden de schaalvoordelen van de gemeenschappelijke regeling (GR) HCL niet tot een merkbare kostenreductie? De schaalvoordelen zijn voor Kerkrade niet merkbaar bij de opslag van het analoge archief. Kerkrade heeft een eigen gemeentelijke archiefbewaarplaats waar analoog archief is opgeslagen. Door wateroverlast moeten bouwkundige voorzieningen worden getroffen worden en moet de klimaatinstallatie hernieuwd worden. Deze investeringskosten bedragen circa € 100.000,--. Voor wat betreft het digitaal archief moet Kerkrade investeren in een eDepot. De huidige kosten zijn gebaseerd op een tweetal licenties en hebben betrekking op slechts de opslag van informatie. Er is geen rekening gehouden met het beheer, zoals het duurzaam digitaal toegankelijk maken en het beschikbaar stellen van informatie. Het HCL heeft een volwaardig e-depot. De kosten door alle deelnemers gedragen. Bij het HCL is de kennis en expertise aanwezig om de duurzaam digitale toegankelijk staat te garanderen zodat de Kerkraadse archieven ook voor ons nageslacht toegankelijk zijn en blijven. De focus vanuit Kerkrade ligt op het behouden, en voor de langere termijn borgen van kwaliteit. Binnen een periode van een jaar gaan er bij informatiebeheer en archief een aantal medewerkers met pensioen, waaronder de gemeentearchivaris.

De komende tijd wordt er geïnvesteerd in het digitaliseren van het archief en archiefdiensten. Deze investering kan je beter gezamenlijk doen en levert zeker schaalvoordelen op. Een hybride model is niet wenselijk, omdat er dan ook intern flink geïnvesteerd moet worden en er gespecialiseerd personeel geworven moet worden. Dit personeel is zeer schaars. De totale kosten zijn dan ook hoger. HCL is de regionale partner. Alle parkstadgemeenten werken al met het HCL en zijn zeer tevreden. Het is voor ons belangrijk dat het archief toegankelijk blijft in de nabijheid van Kerkrade.

•

Welke componenten van de GR HCL dragen het meest bij aan de stijging van de kosten, en zijn deze kostenposten noodzakelijk? De meeste kosten zijn de opslagkosten van het analoog archief. Kerkrade heeft circa 900 strekkende meter analoog archief dat moet worden overgebracht naar de depots van het HCL. In de depots van het HCL vindt monitoring van temperatuur, luchtvochtigheid en materiële verzorging plaats, zodat de Kerkraadse archieven zorgvuldig en in goede staat bewaard blijven, maar ook beschikbaar worden gesteld voor het publiek (studiezaal). Belangrijk aandachtspunt is dat het niet mogelijk is om alleen bepaalde onderdelen van de primaire taakuitvoering af te nemen van het HCL. Dit geldt voor partners in DVO als GR. De belangrijkste reden hiervoor is dat zowel de zorgplicht (bestuurlijk) als de beheerplicht (ambtelijk) ondeelbaar zijn. De Archiefwet maakt geen onderscheid in vorm en koppelt het uit te voeren toezicht aan de beheers-verantwoordelijkheid van overgebracht archief.

•

Wat verklaart de aanzienlijke stijging in kosten voor digitaal archief vanaf 2028? Vanaf 2028 gaat Kerkrade haar digitale archief overbrengen naar het HCL. Voor 2028 moet het digitale archief bewerkt (schonen van de dossiers, controleren openbaar/beperkt openbaar, samenvoegen van dossiers). Na die bewerking kunnen de digitale dossiers in 2028 overgebracht worden.

•

Zijn de loonkosten en dataopslagkosten in de begroting realistisch ingeschat, of zijn er risico’s op verdere stijgingen? Het is realistisch ingeschat en dat alle nieuwe ontwikkelingen en wetgeving scherp in de gaten wordt gehouden zodat we snel kunnen anticiperen hierop. Dit doen we samen met onze partners. De dataopslagkosten zijn gebaseerd op opslagkosten in het huidige document management systeem (DMS). Het HCL maakt het mogelijk om niet alleen te bewaren archieven over te brengen naar het e-Depot, maar ook te vernietigen archieven en zullen kosten in het DMS lager worden.

•

Welke maatregelen zijn genomen om kostenoverschrijdingen te beperken? Als er grote ICT investeringen zijn te verwachten wordt dit voorgesteld aan het algemeen bestuur / dagelijks bestuur. In de regeling staat onder artikel 20 vermeld dat elk jaar voor 30 april een jaarrekening en jaarverslag door het HCL aan de gemeenteraad wordt aangeleverd. De Raad neemt dan een besluit als er kostenoverschrijdingen zijn. Overigens is de GR HCL een beleidsarme GR. Dit betekent dat er weinig grote innovaties te verwachten zijn zoals bijvoorbeeld bij een ICT samenwerking. De kostenstijgingen beperken zich dan vooral tot CAO loonkostenverhogingen, indexeringen en de afname van software en licenties.

•

Zijn er andere vormen van samenwerking of inkoopvoordelen onderzocht die mogelijk tot lagere kosten kunnen leiden? Toetreding of het afnemen van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) kan alleen als alle diensten (beschikbaar stellen, toezicht, beheer) bij het HCL worden afgenomen. Het is niet mogelijk om deze diensten apart af te nemen. Gemeenten die op dit moment een DVO hebben afgesloten en die ook een eigen archiefbewaarplaats hebben, moeten ook alle diensten afnemen. Dit zijn de gemeenten Kerkrade, Vaals en Landgraaf. De schaalvergroting zal zeker leiden tot lagere kosten, denk aan inkoop van diensten en producten, maar zeker ook aan het door-ontwikkelen van het eDepot, inzet van AI, open data etc.

•

Zou een hybride model (gedeeltelijk eigen beheer en gedeeltelijk outsourcing) financieel voordeliger kunnen zijn? Belangrijk aandachtspunt is dat het niet mogelijk is om alleen bepaalde onderdelen van de primaire taakuitvoering af te nemen van het HCL. Dit geldt voor partners in DVO als GR. De belangrijkste reden hiervoor is dat zowel de zorgplicht (bestuurlijk) als de beheerplicht (ambtelijk) ondeelbaar zijn. De Archiefwet maakt geen onderscheid in vorm en koppelt het uit te voeren toezicht aan de beheers-verantwoordelijkheid van overgebracht archief.

•

Is er onderzocht of toetreding tot een andere archiefdienst of regionale samenwerking gunstiger zou zijn? Kerkrade heeft een eigen archiefdienst die onderdeel is van de afdeling informatie. In Zuid-Limburg is alleen het HCL dat als archiefdienst opereert voor de Heuvelland- en Parkstad-gemeenten. Het is belangrijk dat wanneer Kerkrade toetreedt tot het HCL dat de regionale samenwerking, maar ook de regionale identiteit van Kerkrade niet verloren gaat. Gemeenten in midden- en noord Limburg hebben de taakuitvoering van de Archiefwet belegd bij de gemeentelijke diensten van de middelgrote gemeenten (Roermond, Sittard-Geleen, Weet, Venlo en Venray). Deze gemeenten hebben met de kleinere gemeenten een DVO afgesloten. Het betreft een (bestuurlijke) keuze van deze gemeenten zelf om taakuitvoering in de eigen regio en eigen organisatie te behouden.