toetreding HCL nota van toelichting

Nota van toelichting Nummer.: 25Tl007 25Tl007

Kerkrade, 19 maart 2025

Behorend bij ontwerpbesluit nummer: 25Rb010

Onderwerp Het voornemen om in 2025 een besluit te nemen over: I. Toetreding tot de gemeenschappelijke regeling (GR) Historisch Centrum Limburg (HCL), en II. Instemming met het wijzigen van de regeling nadat de nieuwe Archiefwet in werking is getreden. Beslispunten Ontwerpbesluit I: De Gemeenteraad besluit geen zienswijze in te dienen ten aanzien van het ontwerpbesluit van het college van Burgemeester en Wethouders tot: - Toetreding van het college van Burgemeester en Wethouders tot de GR HCL, met inachtneming van de ontwerpwijziging van de GR van het HCL. Ontwerpbesluit II: De Gemeenteraad besluit geen zienswijze in te dienen ten aanzien van het ontwerpbesluit van het college van Burgemeester en Wethouders tot: Wijziging van de GR van het HCL na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Inleiding In 2016 werd de intentie uitgesproken voor een informele samenwerking tussen de Parkstad- en Heuvelland gemeenten en het Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL) op archief- en informatiegebied. Deelnemers aan de GR RHCL waren de Provincie Limburg en de gemeente Maastricht.

De noodzaak tot samenwerking werd enerzijds ingegeven door financiële motieven en anderzijds het besef dat de verplichte opslag en het langdurig beheer van openbare digitale data en de dienstverlening hier omheen dermate complex waren dat het niet op schaalgrootte van de individuele gemeenten kon worden opgelost. Kerkrade sloot aan bij dit initiatief met als doel kwaliteitsverbetering van de dienstverlening, archieftoezicht, ontwikkeling e-Depot, kostenbeheersing, expertise en personele capaciteit door het RHCL. In 2020 sloot de gemeente Heerlen aan en vond een wijziging plaats van de GR RHCL in de GR HCL. Parkstad- en Heuvelland gemeenten namen een dienstverleningsovereenkomst (DVO) af, de gemeente Sittard-Geleen ging zelfstandig verder en de gemeente Kerkrade nam in 2019 het principebesluit om uitstel van de beslissing tot toetreding tot 2023. De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCenW) heeft in 2018 aangekondigd om uit de gemeenschappelijke regelingen van alle Regionale Historische Centra (RHC) in Nederland te treden, waaronder het RHCL. Dat zal gebeuren op het moment dat de nieuwe Archiefwet van kracht wordt. Door het vertrek van de Minister van OCenW uit de huidige GR HCL blijft een GR over met alleen de gemeenten Maastricht en Heerlen als deelnemers. Het bestuur van de GR HCL heeft aan de deelnemers en alle afnemers 1

van diensten gevraagd of zij willen toetreden tot een aangepaste GR HCL. Gemeente Kerkrade is geen deelnemer en neemt ook geen diensten af van de GR HCL. De gemeentearchivaris gaat einde 2025 met pensioen. Om de kwaliteit van de Kerkraadse analoge en digitale archieven voor de toekomst te borgen heeft het college van Burgemeester en Wethouders opdracht gegeven om het dagelijks bestuur van de GR HCL in kennis te stellen dat de gemeente Kerkrade nadere afstemming wenst ten aanzien van de mogelijkheid om toe te treden tot de GR HCL. Een ambtelijke werkgroep is gevormd ter voorbereiding op de besluitvorming. De werkgroep bestaat uit een afvaardiging van de gemeenten Beek, Brunssum, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld, Maastricht, Meerssen, Vaals, Valkenburg, Voerendaal, Waterschap Limburg en het HCL. In het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) moet de Raad in de gelegenheid gesteld worden om een zienswijze in te dienen omtrent het voornemen tot toetreding, met inachtneming van de ontwerpwijzigingen van de GR. Los van het voorgaande speelt tevens het volgende. Inmiddels is bekend dat er ook een wijziging van de Archiefwet zal plaatsvinden. Na inwerkingtreding van deze wijziging van de Archiefwet zal de Minister van OCenW als deelnemer uit de GR HCL treden. Daarvoor is opnieuw een wijziging van de GR HCL vereist.

De wijziging van de Archiefwet vindt zeer waarschijnlijk per 1 januari 2027 plaats. Nu er binnen een kort tijdsbestek twee besluitvormingstrajecten over de GR HCL op stapel staan en om onnodige bestuurlijke drukte te voorkomen, is in samenspraak met het Ministerie van OCenW ervoor gekozen om beide trajecten via één procedure aan de Raad voor te leggen. De GR waaraan de Minister van OCenW niet langer deelneemt (ontwerpbesluit II), is zodoende de eindversie, Voor de periode 1 januari 2026 tot 1 januari 2027 is een zogenaamde overgangsregeling opgesteld. Deze overgangsregeling benadert al zoveel mogelijk de eindversie, maar hierin is de Minister van OCenW nog als deelnemer opgenomen en vormt de wettelijke grondslag nog de thans geldende Archiefwet 1995. Zowel de eindversie als de overgangsregeling zijn opgesteld met behulp van advocatenkantoor Boels Zanders. Daarbij is het ambtelijk participatietraject doorlopen en zijn de gemeenten Heerlen en Maastricht als zijnde de huidige deelnemers, de gemeenten en het Waterschap Limburg die voornemens zijn toe te treden, uitvoerig betrokken. De GR HCL is een beleidsarme regeling met vrijwel uitsluitend uitvoerende taken. De keuze voor een lichte regeling voor het HCL is ingegeven vanuit de beperkte complexiteit van een tamelijk specifieke taak (archiveren).

Doelstelling De gemeente Kerkrade is voornemens om in 2025 een besluit te nemen over toetreding tot de GR HCL en wijziging van de regeling na de inwerkingtreding van de Archiefwet. Argumenten De nieuwe Archiefwet brengt belangrijke veranderingen met zich mee. Het uitvoeren van de overgebrachte archieven wordt met de inwerkingtreding van nieuwe Archiefwet gecompliceerder dan voorheen. Zo worden gemeenten verplicht om een archivaris te benoemen en een decentrale archiefdienst te hebben voor de archieven. Daarnaast benadrukt de wet het belang van het behouden van digitale informatie die opgeslagen wordt in een e-Depot. Een e-Depot is een complex systeem dat organisatie, beleid, processen, procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en de noodzakelijke hard- en software omvat om langdurig beheer en toegang tot digitale archieven te waarborgen. Een andere belangrijke verandering is de verkorting van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar. Archieven die overgebracht zijn naar de 2

decentrale archiefdienst worden niet na twintig maar al na tien jaar openbaar voor inzage. Hierdoor wordt niet alleen het beheer maar ook het beschikbaar stellen van archief een arbeidsintensievere en complexere taak (openbaarheid of juist een beperking daarvan in het kader van bijvoorbeeld privacywetgeving en de Wet open overheid). Deze veranderingen maar ook de complexiteit van de informatievoorziening, de vergaande digitalisering, waaronder een e-Depot, vragen om de noodzakelijke specialistische kennis op het vlak van digitale archivering en geven aanleiding om de samenwerking met andere partners te zoeken.

Kanttekeningen Ontwerpregelingen In de ontwerpregeling, opgesteld door advocatenkantoor Boels Zanders, is rekening gehouden met: • Het uittreden van de Minister van OCenW uit de bestaande GR. • De huidige deelnemers (gemeenten Maastricht en Heerlen). • De mogelijk nieuw toetredende organisaties. • De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. • De gewijzigde Archiefwet. Deelnemers en toetredende organisaties van de gewijzigde GR HCL: - Gemeente Beek - Gemeente Brunssum - Gemeente Eijsden-Margraten - Gemeente Gulpen-Wittem - Gemeente Heerlen (huidige deelnemer) - Gemeente Kerkrade - Gemeente Landgraaf - Gemeente Simpelveld - Gemeente Maastricht (huidige deelnemer) - Gemeente Meerssen - Gemeente Vaals - Gemeente Valkenburg - Gemeente Voerendaal - Waterschap Limburg. De gemeente Beekdaelen neemt een DVO af. Met deze zienswijze ronde wordt de mogelijke toetredingsprocedure in gang gezet. Als deze met succes is doorlopen zou de gemeente Kerkrade kunnen toetreden tot de overgangsregeling GR HCL. Vervolgens moet de overgangsregeling worden gewijzigd, die in werking treedt bij de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Voor beide procedures is een zienswijze ronde voorgeschreven die nu in één procedure aan de Gemeenteraad wordt aangeboden. 3

Voor toetreding tot de overgangsregeling en het wijzigen van de overgangsregeling naar de eindversie zijn een aantal stappen te doorlopen: 1. Dit raadsvoorstel: de zienswijze ronde Gemeenteraad (artikel 1 lid 3 en 5 van de Wgr, juncto artikel 51 lid 3 Wgr, juncto lid 5 Wgr). 2. Vervolgstappen: • Een eventuele aanpassing van het ontwerp voor de overgangsregeling en de eindversie naar aanleiding van ontvangen zienswijzen van de deelnemers GR. • Het college van Burgemeester en Wethouders vraagt aan de Gemeenteraad om toestemming voor het ontwerp overgangsregeling (artikel 1 lid 3 en 5 Wgr juncto artikel 61 lid 4 juncto lid 5 Wgr). • Een mogelijke toestemming van de Gemeenteraad. • Het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders tot toetreding en wijziging van de overgangsregeling naar de eindversie.

Financiën Het al dan niet indienen van een zienswijze heeft geen financiële consequenties. De keuze van toetreding tot de GR HCL, het afnemen van een 4- of 8-jarige DVO of het in eigen beheer blijven uitvoeren van archief- en informatietaken heeft wel financiële consequenties. De samenwerking met het HCL zal onderzocht worden om een toekomstbestendige inbedding van het archief- en informatiebeheer in Kerkrade te borgen. Ongeacht welke keuze wordt gemaakt, zullen voor Kerkrade in de drie scenario’s financiële middelen noodzakelijk zijn. Hetgeen logisch is omdat sprake is van een nieuwe wettelijke ontwikkeling en verplichting welke nog niet begroot zijn. In de begroting 2026 zal hiermee rekening gehouden moeten worden. De kosten 2026 tot en met 2030 zijn in onderstaand overzicht weergegeven. Overzicht van kosten uitvoeren in eigen beheer Bedragen zijn afgerond. Omschrijving Structurele kosten e-Depot * Data-opslag 1) Loonkosten (zonder indexering) 2) Subtotaal Eenmalige kosten Bouwkundige kosten en klimaatinstallatie3) * (€ 100.000,- geeft kapitaallasten)

2026

2027

2028

2029

2030

34.000 5.000 185.000

35.000 5.000 185.000

36.000 6.000 185.000

37.000 7.000 185.000

38.000 7.000 185.000

224.000

225.000

227.000

229.000

230.000

2.000 (kapitaallasten)

13.000 (kapitaallasten)

13.000 (kapitaallasten)

12.000 (kapitaallasten)

12.000 (kapitaallasten)

4

Verhuiskosten bij plaatsing extern tijdens renovatie * Subtotaal Totaal

35.000

0

0

0

0

37.000 261.000

13.000 238.000

13.000 240.000

12.000 241.000

12.000 242.000

*deze kosten zijn niet geraamd in de huidige begroting. Loonkosten en dataopslag zijn wel begroot. 1.

1.

2.

De data-opslag DMS: informatie in het DMS staat in de cloud bij de leverancier. Per 1-1-2025 zijn 10 TB aan informatie bij de leverancier opgeslagen, met een geschatte maandelijkse groei van circa 100 GB. Kosten € 0,45 exclusief BTW per 1 GB. Bij opslag in het e-Depot van het HCL worden opslagkosten van digitale data bij de leverancier in mindering gebracht. De personele kosten zullen bij het in eigen beheer uitvoeren € 185.038, -- bedragen (archivaris, assistent archivaris en functioneel beheerder). De nieuwe Archiefwet stelt eisen aan onder andere de duurzame digitale toegankelijkheid. Ook werkzaamheden in het kader van de verkorting van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar vergen extra personele capaciteit bij het cluster informatiebeheer. De bouwkundige kosten archiefbewaarplaats bedragen € 100.000, - inclusief klimaatinstallatie. Tijdens de renovatie van de archiefbewaarplaats moeten archieven tijdelijk extern geplaatst worden. Dit is een kostenpost van € 35.000, -.

Effecten op de begroting bij het in eigen beheer uitvoeren Omschrijving Reeds begroot Kosten in eigen beheer Bijstelling begroting (min is nadeel)

-

2026 190.000 261.000 71.000

-

2027 190.000 238.000 48.000

-

2028 191.000 240.000 49.000

-

2029 192.000 241.000 49.000

-

2030 192.000 242.000 50.000

5

Overzicht van kosten toetreden tot de GR HCL Omschrijving Structurele kosten Analoog archief Digitaal archief Storage Toezicht en advies Totaal Eenmalige kosten Verhuiskosten

2026

2027

2028

2029

2030

159.000 0 0 0 159.000

164.000 0 0 0 164.000

169.000 70.000 1.000 0 240.000

174.000 72.000 2.000 0 248.000

179.000 74.000 2.000 0 255.000

10.000

Effecten op de begroting bij toetreding Omschrijving Reeds begroot Kosten bij toetreding Bijstelling begroting (min is nadeel)

2026

2027

2028

2029

2030

190.000 169.000 + 21.000

190.000 164.000 + 26.000

191.000 240.000 49.000

192.000 247.000 55.000

192.000 255.000 63.000

-

-

-

Overzicht van kosten afnemen 4- of 8-jarig DVO Omschrijving Structurele kosten DVO 4 jaar Analoog archief Digitaal archief Storage Toezicht en advies Totaal Eenmalige kosten Verhuiskosten

2026

2027

2028

2029

2030

199.000 0 0 13.000 212.000

205.000 0 0 13.000 218.000

211.000 87.000 2.000 14.000 314.000

217.000 90.000 2.000 14.000 323.000

224.000 93.000 2.000 14.000 333.000

2026

2027

2028

2029

2030

175.000 0 0 14.000 189.000

180.000 0 0 15.000 195.000

186.000 77.000 1.000 15.000 279.000

191.000 79.000 2.000 16.000 288.000

197.000 81.000 2.000 16.000 296.000

10.000

Omschrijving Structurele kosten DVO 8 jaar Analoog archief Digitaal archief Storage Toezicht en advies Totaal Eenmalige kosten Verhuiskosten

10.000

Effecten op de begroting afsluiten van een DVO ( 4 of 8 jaar) Omschrijving 4 jaar DVO Reeds begroot Kosten bij 4-jaar Bijstelling begroting (min is nadeel) 8 jaar DVO Reeds begroot Kosten bij 8-jaar

-

2026

2027

2028

2029

2030

190.000 223.000 33.000

190.000 218.000 28.000

191.000 314.000 123.000

192.000 323.000 131.000

192.000 333.000 141.000

190.000 199.000

-

190.000 195.000

-

191.000 279.000

-

192.000 288.000

-

192.000 296.000 6

Bijstelling begroting (min is nadeel)

+ 9.000

+ 5.000

-

88.000

-

96.000

-

104.000

Resumé: Alhoewel de structurele kosten iets hoger liggen dan wanneer de uitvoering in eigen beheer wordt uitgevoerd, kiest het College toch voor toetreding tot de GR HCL om de volgende redenen: 1. Behoud van continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening tegen het licht van de toenemende eisen van de Archiefwet, welke om een bundeling van kennis en expertise vragen. 2. De overdacht van het fysieke archief lost een knelpunt in het eigen gebouw op. 3. Toetreden tot de GR is financieel verantwoord en grotendeels in de lijn met de kosten eigen beheer. Communicatie Naar aanleiding van eventuele zienswijzen zal met het HCL overlegd worden over de te nemen vervolgstappen. In het voorjaar 2025 zal een voorstel aan de Gemeenteraad worden gedaan om toestemming te verlenen voor het toetreden tot de GR HCL en het wijzigen van de regeling. Burgerparticipatie n.v.t. Uitvoering 1. 2. 3. 4.

Het HCL zal worden geïnformeerd over het besluit van de Gemeenteraad. Het HCL zal de Raad op de hoogte houden van de te nemen vervolgstappen naar aanleiding van eventuele zienswijzen die zijn ontvangen van de deelnemende gemeenten en het Waterschap Limburg. In het voorjaar 2025 zal een voorstel aan de Gemeenteraad worden gedaan over het verlenen van toestemming voor de eventuele toetreding tot de GR HCL. Het college van Burgemeester en Wethouders kan einde 2025 een definitief besluit nemen ten aanzien van de toetreding tot de GR HCL.

Gezondheid en Vitaliteit n.v.t.

7