Raadsinformatie avond 14 januari 2025 Vitale ambtenaren in een vitale werkomgeving

Vitale Ambtenaren/ Vitale Omgeving Raadsinformatiebijeenkomst 14 januari 2025

14-01-2025 Versie: 007

1

Doel van deze bijeenkomst Tijdens deze bijeenkomst willen wij u graag informeren over het programma “Vitale ambtenaren in een vitale werkomgeving” in aanloop naar de komende commissievergadering GEZ op 29 januari 2025 en de raadsvergadering op 12 februari 2025.

09-01-2025 Versie: 004

2

Route Deel 1: Voorlichting Vitaal werken 1. Informatievoorziening tot nu 2. Projectorganisatie 3. Huidige projectfasering 4. Financieel kader 5. Project Vitale ambtenaren in een vitale

Deel 2: Bijstelling Voorstel projectaanpassing 6. Gezamenlijk doel 2025 7. Aangepaste projectfasering 8. Wat is niet facultatief 9. Wat kunnen we temporiseren 10. Wat is facultatief 11. Voorstel definitieve koers 3

1.

Informatie voorziening tot nu

Februari 2024

27/2 Raadsinformatie huisvestingsplan ambtenaren Het programma "Vitale ambtenaren in een vitale werkomgeving" richt zich op: 1. Het toekomstbestendig maken van het Stadskantoor door vervangingsonderhoud en verduurzaming van technische installaties; 2. Het verbeteren van de zichtbaarheid van onze dienstverlening; 3. Het verduurzamen van het Raadhuis; 4. Het creëren van een vitale werkomgeving; 5. Het vinden van een tijdelijke locatie voor het cluster Handhaving. Projectorganisatie is ingericht

November 2024 20/11 Raadsinformatiebrief aanbesteding verduurzaming installatie stadskantoor:

• College heeft op 26/11 2024 besloten over te gaan tot gunning verduurzaming stadskantoor verdieping 2 tm 8 Januari 2025 23/1 Noodzaak verhuizing Cluster Handhaving door uitbreiding onderwijs:

• Cluster Handhaving verhuist naar voormalige locatie Geldwijzerwinkel

Juni 2024

Februari 2025 12/2 Raadsvoorstel overige plan onderdelen:

• College geeft onder hoofdstuk 2 Bestuur en ondersteuning een voortgangsrapportage met betrekking tot de Vitale werkomgeving en noodzaak tot verbouwen/ verduurzamen

• Het verbeteren van de zichtbaarheid van onze dienstverlening Stadskantoor (0+1) en • Het verduurzamen van het Raadhuis; • Het creëren van een vitale werkomgeving; • Het zoeken van balans tussen projectrealisatie en financiële situatie

Bestuursrapportage 2024: Verder bouwen aan een vitaal en uitdagend Kerkrade

4

2.

Projectorganisatie College van B&W Besluitvorming

Budgetbewaking Projectleider huisvesting Projectmanager Bedrijfsbureau/ Controller

Stuurgroep

Voorbereiding Besluitvorming Portefeuillehouder(s) college Ambtelijk opdrachtgever Projectleider Huisvesting Projectmanager Adhoc: ambtelijk opdrachtnemers

Projectgroep

Projectverantwoordelijken (4) Projectleider/ PM aangevuld met Ambtelijk opdrachtnemers Facilitair management Ondersteuning

1. Verduurzaming

2. Herinrichting

Ambtelijk opdrachtnemer Projectmanager/ PL Facility management

Ambtelijk opdrachtnemer Projectleider/ PM Facility management Vertegenwoordigers afdelingen

Raadhuis/ Stadskantoor

Koppeling technische uitwerking

Stadskantoor

Communicatie Communicatie vertegenwoordiger Projectleider huisvesting

Klankbordsessies Communicatie PL Ambtelijk opdrachtnemers Collega’s

3. Herinrichting

4. Herhuisvesting

Ambtelijk opdrachtnemer Afdelingshoofd Burgerplein Projectleider/ PM/ FM Vertegenwoordigers afdelingen

Ambtelijk opdrachtnemer Afdelingshoofd OOV Projectleider Clusterleider Handhaving Facility management

Dienstverlening Verduurzaming/ Huisvesting

Handhaving

5

3.

Huidige projectfasering

Voorbereiding

Realisatie

1. Verduurzaming: Stadskantoor 2/8

kwartaal 3-4 2024

kwartaal 1-2 2025

2. Verduurzaming: Raadhuis

t/m kwartaal 1 2025 kwartaal 2-3 2025

3. Revitalisatie: Werkomgeving Stadskantoor 2/8

kwartaal 1-2 2025

kwartaal 3-4 2025

4. Revitalisatie en Verduurzaming: Front/ backoffice BG/1

kwartaal 2-3 2025

kwartaal 1-4 2026

nr.

Omschrijving

2025

Plan plan van aanpak 2024 1

2

3

4

1

2

3

2026 4

1

2

3

2027 4

1

2

3

2028 4

1

2

3

2029 4

1

2

3

4

Verduurzaming Stadskantoor 2/8 Voorbereiding Uitvoering Verduurzaming Raadhuis Voorbereiding Uitvoering Revitalisatie werkomgeving Stadskantoor 2/8 Voorbereiding Uitvoering Revitalisatie + Verduurzaming dienstverlening BG/ 1ste verdieping Conceptontwikkeling Inkoop + Uitvoering

!

! Afhankelijk besluitvorming investeringsprogramma 6

4.

Financieel kader

Dekking Verduurzamen stadskantoor en raadhuis

Totaal

Raming 2025 Raming 2026 Raming 2027 Raming 2028 Raming 2029

Begroot

€ 3.396.000 € 1.396.000 € 2.000.000 €

- €

- €

-

Begroot

€ 3.396.000 € 1.396.000 € 2.000.000 €

- €

- €

-

* excl. BTW

Prognose Kosten - prijspeil 2024 Projecten * • Verduurzaming stadskantoor 2/8 • Verduurzaming Raadhuis • Herinrichten stadskantoor 2/8 • Verduurzamen en herinrichten Stadskantoor 0/1

in uitvoering € 726.000,€ 1.370.000,€ 1.300.000,-

Totaal

€ 3.396.000,-

* incl. Honoraria, excl. BTW en prijsstijgingen

7

5.

Project vitale ambtenaren in een vitale omgeving

Verduurzaming Stadskantoor verdieping 2/8 (in uitvoering) • Stand van zaken aanbesteding

- Collegebesluit tot verduurzamen Stadskantoor verdieping 2/8 is 26/11 genomen,

- Raadsinformatiebrief is verzonden - Gunning heeft plaatsgevonden, contractvorming aannemer in voorbereiding - Uitvoering start binnenkort met afronding werkzaamheden zomer 2025

8

Verduurzaming Raadhuis (in voorbereiding) ✓ 4 scenario's ontwikkeld door adviseur ✓ Voorkeur scenario 2 energieklasse D/C ✓ Noodzakelijk onderhoud ✓ Verduurzaming bouwkundig en installaties

€ 726.000 € 237.000 € 489.000 excl. BTW

Noodzakelijk onderhoud

Verduurzaming Raadhuis

• Houtconstructie en zinkwerk Klokkentoren • Vloerconstructie wethouderskamer

• Het isoleren van het plat dak. • Het vervangen van de luchtbehandelingskasten met warmteterugwinning. • Plaatsen beperkte PV-installatie • Plaatsen aluminium kozijnen met HR++ beglazing bouwdeel 1932 . • Vervangen glas bouwdeel uit 1912 door vacuümglas.

De werkzaamheden die in dit scenario vanuit veiligheid oogpunt uitgevoerd moeten worden:

Werkzaamheden die nog een jaar uitgesteld kunnen worden: • Deurautomaten sluis • Revisie noodstroom voorziening • Grootonderhoud personen lift

De werkzaamheden die in dit scenario uitgevoerd worden op basis van het advies adviseur:

9

Stadskantoor begane grond en 1ste verdieping ( in voorbereiding) ✓ Onlosmakelijk verbonden verduurzaming Stadskantoor verdieping 2 t/m 8 ✓ Verduurzamen en herinrichten op basis van nieuw dienstverleningsconcept ✓ Burgerparticipatie noodzakelijk bij ontwikkelen concept KCC ✓ Plan van aanpak in concept gereed Projectstappen in voorbereiding 1. Vaststelling definitieve Dienstverleningsvisie januari 2025 2. Ingrediënten benoemen als kapstok verdere uitwerking - Documenten verzamelen – er is al veel beschreven Risico factoren, ervaringen Balie/ Ondernemersloket etc - Brainstorm/ Dialoog wensen en eisen 3. Van activiteit naar Faciliteit - uitgangspunten helder benoemen werken/ ontmoeten/ overige - vertalen ruimtelijke en functioneel programma 4. Ontwerp 5. Kosten 6. Besluitvorming 7. Aanbesteden 8. Uitvoeren 10

Stadskantoor herinrichting verdieping 2 t/m 8 (in voorbereiding) ✓ Organisatie groei leidt tot noodzaak creëren toereikende huisvesting ambtenaren ✓ Herinrichten op basis van hybride werkconcept welke vitaal werken ondersteunt ✓ Huidige inventaris is na 20 jaar afgeschreven ✓ Plan van aanpak in concept gereed Projectstappen in voorbereiding

Ervaringen huidige huisvesting1ste beeld

1. Evaluatie pilotomgeving/ World- Cafe met afdeling 2. Afstemming van activiteit naar faciliteit op afdelingsniveau Dialoog met medewerkers 3. Ontwikkelen nieuw overall huisvestingsconcept 4. Ontwikkelen functioneel en ruimtelijk programma 5. Ontwerpen 6. Aanbesteden 7. Uitvoeren

1. Draagvlak door introductie beleving Ervaring, welzijn en werkplezier als onderdeel van implementatie pilotomgeving 2. Kantoortuin Huidige werkomgeving sluit niet aan op werken 3. Onrust Bewegingsonrust door loop Visuele onrust – geen opgeruimd gevoel Ervaren van akoestische onrust/ geluid 11

Visie op werken op basis Remour – Ruis - Rust

Pantry Ontmoeten - Samen concentratie

concentratie

Overleggen

Concentratie Werken

- Samen Individueel

Rust

Ruis

Remour

12

Ruis

Rust

Overige onderdelen

Cluster Handhaving 1. Januari 2025 Verhuizen naar tijdelijke huisvesting 2. Ontwikkelen termijn visie definitieve huisvesting 3. Definitieve huisvesting na realisatie BG/ 1ste verdieping dienstverlening

Gemeentelijke archiefbewaarplaats 1. Gehuisvest in kelder stadskantoor 2. Kent schimmelvorming door wateroverlast regenval, achterstallig onderhoud installaties en defecte waterleidingen 3. Geschatte kosten € 135.000,- excl. BTW Huidige stappen • Informele samenwerking Regionaal Historisch Centrum Limburg • Verzoek om toetreding gemeenschappelijke regeling met als doel overbrengen historische archieven naar HCL. • Besluitvorming wordt in maart 2025 voorgelegd aan Raad 13

Deel 2: Bijstellingen Voorstel projectaanpassing Mogelijke bijstellingen verband houdend met studiejaar en aansluitende ravijnjaren

6. Gezamenlijk doel 2025 7. Aangepaste planning 8. Niet facultatief 9. Temporiseren 10. Facultatief 11. Financiën

14

6.

Dialoog - Gezamenlijk doel

Aangepaste aanpak voor het programma

Doelstelling

"Vitale ambtenaren in een vitale werkomgeving".

Het doel is het vinden van een optimale balans tussen de haalbaarheid en planning tegen het licht van:

• Keuzes worden voorgelegd • Investeringen worden verduidelijkt

1. de financiële mogelijkheden die verband houden met het studiejaar 2025 en het zogeheten ravijnjaar 2026,

Voor het Stadskantoor en het Raadhuis

2. het creëren van een aantrekkelijke dienstverlening,

• Consequenties worden inzichtelijk gemaakt

3. een geoptimaliseerde vitale en hybride werkomgeving voor de medewerkers 4. de uitvoering van de werkzaamheden. 5. finale financiële besluitvorming in de raad van 12 februari 2025 die tot uitvoer kan worden gebracht. 15

7.

Aangepaste projectfasering

Voorbereiding

Realisatie

1. Verduurzaming: Stadskantoor 2/8

kwartaal 1-2 2025

2. Noodzakelijk onderhoud: Raadhuis

kwartaal 1/2 2025

2025

3. Revitalisatie en Verduurzaming: Front/ backoffice BG/1

kwartaal 2/4 2025

kw 4 (25) - 4 2026

4. Revitalisatie: Werkomgeving Stadskantoor 2/8

kwartaal 3-4 2027

kwartaal 1-2 2028

nr.

Omschrijving Plan Temporisatie voorstel

1

2

3

4

2025 1

2

3

2026 4

1

2

3

2027 4

1

2

3

2028 4

1

2

3

2029 4

1

2

3

4

Verduurzaming Stadskantoor 2/8 Voorbereiding Uitvoering Verduurzaming Raadhuis Onderhoud veiligheid Verduurzaming Raadhuis Revitalisatie werkomgeving Stadskantoor 2/8 Voorbereiding Uitvoering Revitalisatie + Verduurzaming dienstverlening BG/ 1ste verdieping Conceptontwikkeling Inkoop Uitvoering

16

8.

Niet facultatief

Stadskantoor begane grond en 1ste verdieping Gegeven: • de doelstellingen uit deze dienstverleningsvisie • de bouwkundig, technisch verbondenheid • het gewenste duurzaamheidsoogpunt • de aanbesteding van verduurzaming verdieping 2 t/m 8

onlosmakelijk verbonden met de verduurzaming van het Stadskantoor.

Onderhoud Raadhuis Aan het hebben van een Rijksmonument kleeft een zorgplicht voor instandhouding: • Noodzakelijke Veiligheidsoverwegingen

➢ Houtconstructie klokkentoren ➢ Noodzakelijke aanpassingen constructieve vloerdelen wethouder kamer ➢ De totale kosten € 125.000,- excl. BTW.

De kosten bedragen € 1.300.000,-- excl. BTW Noodzaak tot uitvoeren

Noodzaak tot uitvoeren 17

9.

Temporiseren

Onderhoud Raadhuis

Stadskantoor Herinrichting verdieping 2 t/m 8

Aan het hebben van een Rijksmonument kleeft een zorgplicht voor instandhouding:

Noodzakelijk vanwege: ✓ een organisatiegroei die leidt tot de noodzaak van het creëren van toereikende huisvesting voor de ambtenaren ✓ de visie vitale ambtenaren in een vitale omgeving, ✓ de samenhang met het hybride werken ✓ het ontwikkelen van een passende huisvesting ✓ aantrekkelijk werkgeverschap

• Temporiseren naar 2026 • noodzakelijk uit te voeren ➢ ➢ ➢ ➢

Deurautomaten Revisie noodstroom Onderhoud Personen lift De totale kosten € 112.000,- excl. BTW.

De totale kosten € 1.370.000,- excl. BTW.

Overweging: • Noodzaak tot uitvoeren • Temporiseren naar 2026 conform planning

Overweging: • Temporiseren naar 2027 conform planning 18

10.

Facultatief – niet uitvoeren

Stadskantoor Herinrichting verdieping 2 t/m 8 Noodzakelijk vanwege: ✓ een organisatiegroei die leidt tot de noodzaak van het creëren van toereikende huisvesting voor de ambtenaren ✓ de visie vitale ambtenaren in een vitale omgeving, ✓ de samenhang met het hybride werken ✓ het ontwikkelen van een passende huisvesting ✓ aantrekkelijk werkgeverschap De totale kosten € 1.370.000,- excl. BTW. Overweging: • Niet uitvoeren • wordt niet geadviseerd

Verduurzamen Raadhuis A. Uw raad kan ervoor kiezen om dit verduurzamingsdeel van het project te temporiseren. B. Uw raad kan ervoor kiezen om dit verduurzamingsdeel van het project in zijn geheel niet te uit te voeren. De totale kosten voor dit deel zijn € 489.000 excl. BTW

Overweging • Dit deel van het project niet uit te voeren/ te besparen Of • Dit deel van het project tot nader order uitstellen i.p.v. niet uit te voeren. Of te wel open laten om later alsnog te kunnen besluiten tot uitvoering als de financiële situatie het toelaat.

19

11.

Financiën - Investeren

Programma

Verduurzamen stadskantoor en raadhuis

Totaal

Raming 2025 Raming 2026 Raming 2027 Raming 2028 Raming 2029

Begroot

€ 3.396.000 € 1.396.000 € 2.000.000 €

- €

- €

-

Begroot

€ 3.396.000 € 1.396.000 € 2.000.000 €

- €

- €

-

Temporiseren

Keuze investeringsbegroting (€ 3.396.000 - € 2.907.000) = € 489.000 niet investeren.

Niet uitvoeren

Keuze investeringsbegroting (€ 3.396.000 - € 1.537.000). € 1.859.000 = niet investeren

Verduurzamen stadskantoor en raadhuis

Totaal

Verduurzamen stadskantoor en raadhuis

Totaal

Stadskantoor begane grond en 1e verdieping

€ 1.300.000

Stadskantoor begane grond en 1e verdieping

€ 1.300.000

Niet facultatief

Temporiseren

Herinrichting Stadskantoor verdieping 2 t/m 8

€ 1.370.000

Herinrichting Stadskantoor verdieping 2 t/m 8

€

-

Niet uitvoeren

Niet facultatief

Raadhuis klokkentoren en constructieve aanpassing vloer

€

125.000

Raadhuis klokkentoren en constructieve aanpassing vloer

€

125.000

Niet facultatief

Temporiseren

Raadhuis deurautomaten sluis, revisie noodstroom en personenlift

€

112.000

Raadhuis deurautomaten sluis, revisie noodstroom en personenlift

€

112.000

Temporiseren

Raadsvoorstel

€ 2.907.000

Raadsvoorstel

€ 1.537.000

Saldo begroot -/- voorstel

€

Saldo begroot -/- voorstel

€ 1.859.000

Niet facultatief

489.000

exclusief BTW

exclusief BTW

20

11.

Financiën - Exploitatie

Programma

Verduurzamen Stadskantoor en Raadhuis Verduurzamen Stadskantoor en Raadhuis

Totaal

Begroot Begroot

€

Temporiseren

Kapitaallasten 2028

Kapitaallasten 2029

€

24.000 €

223.000 €

454.000 €

442.000 €

430.000

1.573.000 €

24.000 €

223.000 €

454.000 €

442.000 €

430.000

Totaal

Verduurzamen stadskantoor en raadhuis

Totaal

€ 572.000 € 340.000 € 67.000 € 46.000

Stadskantoor begane grond en 1e verdieping Herinrichting Stadskantoor verdieping 2 t/m 8 Raadhuis klokkentoren en constructieve aanpassing vloer Raadhuis deurautomaten sluis, revisie noodstroom en lift

€ € €

572.000 0 67.000

Niet facultatief

€

46.000

Temporiseren

Raadsvoorstel

€ 1.025.000

Raadsvoorstel

€

685.000

Saldo begroot -/- voorstel

€

Saldo begroot -/- voorstel

€

888.000

Verduurzamen stadskantoor en raadhuis

Niet facultatief

Kapitaallasten 2027

Keuze Exploitatielasten (€ 1.573.000 - € 685.000). € 888.000 voordeel

Keuze Exploitatielasten (€ 1.573.000 - € 1.025.000). € 548.000 voordeel

Temporiseren

Kapitaallasten 2026

Niet uitvoeren

Temporiseren

Niet facultatief

Kapitaallasten 2025

Stadskantoor begane grond en 1e verdieping Herinrichting Stadskantoor verdieping 2 t/m 8 Raadhuis klokkentoren en constructieve aanpassing vloer Raadhuis deurautomaten sluis, revisie noodstroom en lift

548.000

21

Niet uitvoeren Niet facultatief

11.

Financiën - Samenvatting

Situatie 1 • Verduurzamen raadhuis- niet uitvoeren • Herinrichten Stadskantoor - temporiseren • Hierdoor € 2.907.000 i.p.v. € 3.396.000 investeren • Voordeel in exploitatie tot 2029: € 548.000

Situatie 2 • Verduurzamen raadhuis - niet uitvoeren • Herinrichten Stadskantoor - niet uitvoeren • Hierdoor € 1.537.000 i.p.v. € 3.396.000 investeren • Voordeel in exploitatie tot 2029: € 888.000

✓ Mogelijke bijstellingen verband houdend met studiejaar en aansluitende ravijnjaren

✓ Mogelijke bijstellingen verband houdend met studiejaar en aansluitende ravijnjaren ✓ Wordt niet geadviseerd

Dialoog

Het voorgaande is in een raadsvoorstel verwerkt voor uw raadsvergadering van 12 februari 2025. Wij gaan met dit raadsvoorstel ervanuit de gewenste en juiste balans gevonden te hebben Het is aan uw raad om hierin een keuze te bepalen. Vragen?

23