PIT ZUid Limburg aanbevelingen v0.91_metrirapport

Marktconformiteitsmeting Doorbelastingsmodel Parkstad IT

Concept 29/7/19

Inhoudsopgave 2

Introductie Opdracht & aanpak Scoping en uitgangspunten Management dashboard Pijler: Devices Pijler: Beheer virtuele werkplek Pijler: Applicaties Aanvullend advies Disclaimer

Introductie

Introductie 4

Achtergrond Parkstad IT heeft een nieuw doorbelastingsmodel ontwikkeld waarbij de doorbelasting van de ICT dienstverlening naar de deelnemers plaatsvindt op basis van verschillende pijlers zoals ‘Devices’, ‘Beheren Virtuele werkplek’ en ‘Applicaties’ (ook wel ‘Beheren Informatie Voorziening’). Binnen deze pijlers zijn alle kosten die PIT maakt doorberekend. Dit nieuwe doorbelastingsmodel heeft als consequentie dat voor een aantal afnemers het te betalen bedrag verandert. Het model is tot stand gekomen door de werkgroep verdeel-/verrekenmodel en akkoord bevonden door de deelnemersraad. De financiële effecten van het voorgestelde model zijn echter dusdanig dat een objectieve markttoetsing gewenst is gebleken. Parkstad IT heeft daarom aan METRI gevraagd het doorbelastingsmodel op marktconformiteit te toetsen. In dit rapport wordt de aanpak en uitkomst van dit onderzoek weergegeven en worden aanbevelingen gedaan over mogelijke verbeteringen van de doorbelastingmethodiek.

Opdracht & aanpak

Opdracht en doelstelling 6

Parkstad IT heeft aan METRI gevraagd het doorbelastingsmodel op marktconformiteit te toetsen. Zijn de prijzen van de doorbelastingmethodiek in overeenstemming met de prijzen die METRI in de markt ziet? Op basis van het doorbelastingsmodellen is de opbouw van de prijzen vastgelegd. We hebben hierbij rekening gehouden met de volumes en configuratiefactoren. Parkstad IT heeft sinds 2019 een nieuw doorbelastingmethodiek geïntroduceerd gebaseerd op een P*Q model. Hierbij worden de kosten van PIT doorbelast naar de deelnemers via de volgende pijlers:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Devices Beheren Virtuele Werkplek Applicaties/ Beheren informatievoorziening Leveren ICT projectsturing Leveren Functioneel Beheer Multifunctionals, deze vallen in de praktijk onder de pijler ‘Devices'

Deelnemers 7

Parkstad IT voert de ICT dienstverlening voor de volgende klanten: • Brandweer Zuid Limburg • Gemeente Beekdalen • Gemeente Brunssum • Gemeente Heerlen • Gemeente Kerkrade • Gemeente Landgraaf • Gemeente Voerendaal • Het Gegevens Huis

Verder is er dienstverlening voor een aantal projecten: • ISD-BOL • ISD-Kompas • Werk voor Heerlen

Aanpak 8

Om de prijzen die gebruikt worden te kunnen vergelijken met marktprijzen, maakt METRI gebruikt van zijn Component Based Measurement Framework (CBM). De unitprijzen die gehanteerd worden onderverdeeld in marktconforme prijscomponenten die we vergelijken met gemiddelde marktprijzen. In de componenten is rekening houden met staffing-, hardware(investeringen)-, contracten/licenties- en eventuele 3rd party kosten.

Nadat we deze prijzen per component hebben verzameld worden deze weer samengevoegd om tezamen een marktconforme prijs te vormen die we vergelijken met de unitprijzen die door Parkstad IT gebruikt worden. Voorbeeld: De eenheidsprijs “Beheren virtuele werkplek” is onderverdeeld in de componenten: Directory service, Mail service, File, Print, RAS, KA applicaties, Helpdesk, On-site support, Werkplek beheer en LAN/WAN. De prijzen van deze componenten zijn vergeleken met de marktprijzen en daarna weer samengevoegd om tot de overall prijs voor “Beheren Virtuele Werkplek”. De onderdelen ‘Taakstelling’ en “Uitbestede diensten’ zijn specifiek voor deze situatie en kunnen niet op marktconformiteit worden getoetst. Ze zijn derhalve onveranderd meegenomen in het gehele proces.

Scoping & uitgangspunten

Scoping 10

Diensten in scope Ex aequo ▪ Helpdesk ▪ Overige klanten ▪ On-site support ▪ Opslag van 15% ▪ Hardware en software provisioning ▪ Leveren functioneel beheer ▪ Beheer front-end werkplek ▪ Werk voor Heerlen ▪ Beheer back-end(KA) werkplek ▪ File-, Mail-, Print-, Directory services ▪ Packaging ▪ Technische applicatie management ▪ Server computing (VM, OS, ESX, housing) ▪ Database management (MS-SQL en Oracle) ▪ Netwerk ▪ Internet, Office LAN, DC LAN, WAN services. ▪ Storage en back-up ▪ Security ▪ Process management (ITIL)

Kostenverdeling Ex aequo 4%

Devices 13%

Applicaties 33%

Beheren virtuele werkplek 50%

Uitgangspunten 11

De volgende documenten zijn gebruikt in het onderzoek: • • • • • • • • •

A. Toerekenen formatie naar nieuwe pijlers 2020 2019-05-14 B. Totaaloverzicht Contracten Licenties 2020 2019-05-14 C. Investeringen 2020 2019-05-14 D. applicatieoverzicht alle deelnemers 2019-05-17 E. Storage overzicht 2019-03-21 F. Devices uit TOOL 2018-11-30 Presentatie Aanpak nieuw verrekenmodel technische doorrekening 2019-01-07 Totaal overzicht devices uit TOOL 2018-11-30 Nieuw verrekenmodel o.b.v. begroting 2019 definitief

Informatie ontvangen via Email: • • • • • •

Overzicht Microsoft licenties ontvangen op 11 juli jl. Lijst van virtuele servers ontvangen op 7 juli jl. Lijst van applicaties per type ontvangen via de mail op 3 juli jl. Lijst van fysieke servers ontvangen op 17 juli jl. Informatie over Oracle hosting cluster ontvangen per mail op 2 juli jl. Overige informatie in genoemde E-mails

Informatie ontvangen tijdens de twee workshops op 28 juni en 3 juli jl.

Uitgangspunten 12

Overige uitgangspunten: • Alle prijzen zijn excl. BTW. • Voor een aantal klanten geldt een 15% opslag. Omdat deze niet geldt voor alle klanten en derhalve geen onderdeel zijn van de unitprijs hebben we deze uit de kosten gehaald en als ex aequo meegenomen. Hierdoor kunnen afwijkingen ontstaan in de totale kosten per unit.

• Voor de werkplekken is het gebruik van Windows 10 als Operating System meegenomen. • De kapitaal kosten voor en tablets en mobiele telefoons zijn ex aequo meegenomen. • Voor het aantal applicatie packages is een aanname gedaan dat voor 30% procent van de applicaties jaarlijks een nieuw package gemaakt moet worden

• Deze packages hebben gemiddeld een medium complexiteit. • 50% van de packages is MSI, 50% is App-V • Voor het upgraden van de Operating Systems van servers is de aanname gedaan dat de projectkosten hiervan 200K zijn en dat een OS eens in de 4 jaar wordt geüpgraded.

• Bij de storage prijzen is METRI er vanuit gegaan dat alle storage dubbel uitgevoerd is, uitgezonderd de ‘Storage werkplek Tie r 2’, die ingezet wordt voor de data van Het Gegevenshuis.

Management dashboard

Managementdashboard WAARDE

ADVIEZEN & BEVINDINGEN

€ 9.741.361

14

MARKTCONFORMITEIT

-7,9% Marktconform

• Prijzen zijn marktconform. • Unit prijzen zijn op hoog niveau en zijn niet altijd opgebouwd met componenten die dezelfde kostdrijver hebben. Kosten worden samengevoegd om vervolgens verdeeld te worden. Verdeling is soms niet geënt op de inspanning of geplot in de juiste pijler/afrekenunit. • Opbouw vanuit de kostenregels (contract/investering) direct op service i.p.v. eerst te groeperen en dan te verdelen over de pijlers. • PIT ontzorgt meer dan de markt dit doet. • Kosten van bepaalde projecten zijn verwerkt in de Run prijzen. Voor meer transparantie zouden deze apart benoemd/gecalculeerd kunnen worden. • Helpdesk is lager dan de markt, per FTE niet efficiënt. Komt o.a. door een hoge gebruik van de service portal (2 tot 3 keer meer gebruik dan de referentiegroep). • Netwerkkosten worden in de markt apart verrekend.

€6.000.000

€ per jaar

€5.000.000 €4.000.000 €3.000.000 €2.000.000

€1.000.000 €0 Devices PIT Referentiegroep

<5%

Beheren virtuele werkplek

Marktconform

>=5% <10%

Applicaties

Boven marktconform

Ex aequo >=10%

Niet marktconform

Devices Ex aequo 4%

WAARDE

MARKTCONFORMITEIT

15

Applicaties 33%

-5,6%

€ 1.278.710

Devices 13%

Marktconform

ADVIEZEN & BEVINDINGEN • Prijsunits zijn marktconform.

Beheren virtuele werkplek 50%

€1.600.000 €1.400.000

€ per jaar

€1.200.000 €1.000.000 €800.000 €600.000 €400.000 €200.000 €0 Devices PIT Referentiegroep

<5%

Marktconform

>=5% <10%

Boven marktconform

>=10%

Niet marktconform

Beheren virtuele werkplek Ex aequo 4%

WAARDE

MARKTCONFORMITEIT

-10,5%

€ 4.858.359

16

Devices 13%

Applicaties 33%

Marktconform

ADVIEZEN & BEVINDINGEN • Lage concurrent % voor de VDI oplossing. Impact is een hogere hosting en hardware kosten per werkplek. • Light account is rekenkundig opgezet en niet vanuit kostenperspectief. • Kosten van SQL licenties zijn meegenomen in deze pijler, maar zijn in de markt onderdeel van de pijler Applicaties.

Beheren virtuele werkplek 50%

€6.000.000

€ per jaar

€5.000.000 €4.000.000 €3.000.000 €2.000.000

€1.000.000 €0 Beheren virtuele werkplek PIT Referentiegroep

<5%

Marktconform

>=5% <10%

Boven marktconform

>=10%

Niet marktconform

Applicaties Ex aequo 4%

WAARDE

MARKTCONFORMITEIT

17

Applicaties 33%

-5,4%

€ 3.224.761

Devices 13%

Marktconform

ADVIEZEN & BEVINDINGEN • Prijzen per type applicatie zijn inclusief server hosting. De markt splitst dit in afzonderlijke prijspunten. • De markt hanteert net als PIT verschillende prijzen voor verschillende applicaties. • Packaging wordt in de markt gezien als onderdeel van de werkplek(KA) prijzen. • De kosten voor Oracle licenties zijn verwerkt in de storage prijzen. In de markt gebeurt dit niet, omdat Oracle licenties geen relatie hebben met groei of krimp van de storage. ▪ De markt maakt geen gebruik van dubbel uitgevoerde storage voor non-productie data en data met minder kritische applicaties.

Beheren virtuele werkplek 50%

€4.000.000

€3.500.000 € per jaar

€3.000.000 €2.500.000 €2.000.000 €1.500.000 €1.000.000 €500.000 PIT

€0 Applicaties

Referentiegroep <5%

Marktconform

>=5% <10%

Boven marktconform

>=10%

Niet marktconform

Ex aequo Ex aequo 4%

WAARDE

MARKTCONFORMITEIT

18

Applicaties 33%

0,0%

€ 379.530

Devices 13%

Ex aequo

BESCHRIJVING Hierin zijn de volgende kosten in opgenomen: ▪ Overige klanten ▪ Opslag van 15% ▪ Leveren functioneel beheer ▪ Werk voor Heerlen

Beheren virtuele werkplek 50%

€400.000 €350.000

€ per jaar

€300.000 €250.000 €200.000 €150.000 €100.000 €50.000 €0 Ex aequo PIT Referentiegroep

<5%

Marktconform

>=5% <10%

Boven marktconform

>=10%

Niet marktconform

Pijler: Devices

Devices 20

Beeldscherm 24inch 5%

WAARDE

MARKTCONFORMITEIT

€ 1.278.710

-5,6% Marktconform

Fat Client gekocht 0%

iPhone, gekocht 0%

Thin Client gekocht 0%

Laptop, gekocht 2%

Multifunctiona ls nvt 4%

Tablet-pc, gekocht 1%

Mobiele telefoon overig 23%

Fatclient (standaard 1b) 24%

Mobiele telefoon iPhone 1%

Thinclient (standaard 1a) 20%

Tablet (standaard gemiddelde prijs) 10%

Laptop (standaard gemiddelde prijs) 10%

€400.000 €350.000

€ per jaar

€300.000 €250.000 €200.000 €150.000 €100.000 €50.000 €0 PIT Referentiegroep <5%

Marktconform

>=5% <10%

Boven marktconform

>=10%

Niet marktconform

Devices € 1.278.710

-5,6%

Fatclient (standaard 1b)

€ 305.514

1,9%

Thinclient (standaard 1a)

€ 259.186

-30,4%

Laptop (standaard gemiddelde prijs)

€ 123.906

-1,5%

Tablet (standaard gemiddelde prijs)

€ 119.532

5,9%

Mobiele telefoon iPhone

€ 5.010

5,9%

Mobiele telefoon overig

€ 298.310

10,7%

Multifunctionals nvt

€ 51.632

0,0%

Beeldscherm 24inch

€ 67.894

-3,2%

Totaal

21

<5%

Marktconform

>=5% <10%

Boven marktconform

>=10%

Niet marktconform

Devices € 1.278.710

-5,6%

Thin Client gekocht

€ 1.774

-39,9%

Fat Client gekocht

€ 1.255

-6,9%

iPhone, gekocht

€ 547

28,2%

Laptop, gekocht

€ 27.822

-6,9%

Tablet-pc, gekocht

€ 16.327

28,2%

Totaal

22

<5%

Marktconform

>=5% <10%

Boven marktconform

>=10%

Niet marktconform

Bevindingen en aanbevelingen 23

▪ Kapitaalkosten voor devices zijn op een andere manier berekend in vergelijking tot andere kapitaalkosten. Zorg voor een eenzijdige berekening voor beheersbaarheid. ▪ De beheerkosten van thin clients zijn lager dan in de markt. ▪ Afschrijvingen zijn marktconform op laptops na. Laptops worden in de markt in 4 jaar afgeschreven. ▪ De prijzen van smartphone en tablets zijn hoger dan in de markt. ▪ Alle KA storage is dubbel uitgevoerd. Eventuele kosten besparing kan worden bereikt door alleen business kritische data dubbel op te slaan en minder belangrijke data enkel op te slaan. ▪ Het back-up regime kan ook volgens eenzelfde verdeling opgesplitst worden, waarbij voor kritische data andere RTO’s en RPO’s worden gehanteerd dan voor minder kritische data.

Pijler: Beheren virtuele werkplek

Beheren virtuele werkplek 25

WAARDE

MARKTCONFORMITEIT

€ 4.858.359

-9,1%

2a. Storage werkplek Tier 1 7%

2c. Light Accounts 0%

2b. Storage werkplek Tier 2 1%

Marktconform

2.

Beheren virtuele werkplek 92%

€6.000.000

€ per jaar

€5.000.000 €4.000.000 €3.000.000 €2.000.000 €1.000.000 €0 2.

Beheren virtuele werkplek

PIT Referentiegroep

<5%

2c. Light Accounts

Marktconform

2a. Storage werkplek Tier 1 >=5% <10%

2b. Storage werkplek Tier 2

Boven marktconform

>=10%

Niet marktconform

Beheren virtuele werkplek € 4.858.359

-9,1%

€ 4.457.262

-10,6%

2c. Light Accounts

€ 22.948

-47,5%

2a. Storage werkplek Tier 1

€ 348.934

39,6%

2b. Storage werkplek Tier 2

€ 29.215

-54,3%

Totaal

26

2.

Beheren virtuele werkplek

<5%

Marktconform

>=5% <10%

Boven marktconform

>=10%

Niet marktconform

Bevindingen en aanbevelingen 27

• Het prijspunt ‘beheer virtuele werkplek’ bestaat uit een groot aantal onderliggende diensten. Dit voorkomt onnodige complexiteit in de doorbelasting. • De prijs is lager dan de markt. • Het light account is rekenkundig (10% van beheer virtuele werkplek) berekend en niet op kosten gecalculeerd. Daardoor is de prijs erg laag. Impact hiervan op het totaal is echter laag (0,2%). • Mail service: Door de mailboxen door te belasten per AD account via “Beheer Virtuele Werkplek” worden ook Functionele- of groepsmailboxen meegenomen. Door de mailboxen apart door te belast wordt het principe vervuiler betaald in hogere mate gehanteerd. • Helpdesk kan apart doorbelast worden, hogere mate van transparantie, helpt mee om gebruikers bewust te maken om het aantal calls te beperken. • Inzicht in de kosten van o.a. mail en file services ondersteunt een voorbereiding op een eventuele migratie naar O365.

Pijler: Applicaties

Applicaties WAARDE

MARKTCONFORMITEIT

€ 3.224.761

29

-5,4% Marktconform

3. Beheren inf voorz III excl appl beh 2%

3. Beheren inf voorz III incl appl beh 4%

3. Beheren inf voorz IV 4%

3.a Storage Applicaties Tier 1 13%

3. Beheren inf voorz II incl appl beh 10% 3. Beheren inf voorz I excl appl beh 19%

3. Beheren inf voorz II excl appl beh 5%

3. Beheren inf voorz I incl appl beh 43%

€1.600.000 €1.400.000

€ per jaar

€1.200.000 €1.000.000 €800.000 €600.000 €400.000 €200.000

€0 PIT

3.a Storage 3. Beheren 3. Beheren inf 3. Beheren 3. Beheren 3. Beheren 3. Beheren 3. Beheren Applicaties inf voorz I excl voorz I incl inf voorz II excl inf voorz II incl inf voorz III inf voorz III incl inf voorz IV Tier 1 appl beh appl beh appl beh appl beh excl appl beh appl beh

Referentiegroep <5%

Marktconform

>=5% <10%

Boven marktconform

>=10%

Niet marktconform

Applicaties € 3.224.761

-5,4%

3.a Storage Applicaties Tier 1

€ 418.282

8,7%

3.

Beheren inf voorz I excl appl beh

€ 621.177

-29,7%

3. Beheren inf voorz I incl appl beh

€ 1.379.852

15,8%

Totaal

30

3.

Beheren inf voorz II excl appl beh

€ 163.733

3,3%

3.

Beheren inf voorz II incl appl beh

€ 323.397

48,3%

3.

Beheren inf voorz III excl appl beh

€ 74.196

10,4%

3.

Beheren inf voorz III incl appl beh

€ 109.722

27,3%

3.

Beheren inf voorz IV

€ 134.402

-68,0%

<5%

Marktconform

>=5% <10%

Boven marktconform

>=10%

Niet marktconform

Bevindingen en aanbevelingen 31

• De Oracle database kosten worden in de storage prijs meegenomen. In de markt gebeurt dit onder database of apart, omdat er geen directe relatie is tussen groei/ krimp van de storage en toename/ afname Oracle kosten.

• In de markt wordt een andere opbouw gehanteerd bij het doorbelasten van applicatie -gerelateerde kosten. Dit is uitgewerkt op slide 33.

• Door de servers direct te koppelen aan de applicatie die er op draait ontstaat de mogelijkheid om een meer nauwkeurige prijs per applicatie te berekenen.

• Om TAM, database beheer en OS beheer per applicatie door te belasten, moet een systeem van tijdschrijven geïntroduceerd worden.

Aanvullend advies

Mogelijke opbouw applicatie hosting Per applicatie Functioneel Applicatie Beheer

33

(Indien aanwezig)

Technisch Applicatie Beheer

Uren

Uren, tooling

(Simple , Medium, Complex)

Packaging (Simple , Medium, Complex)

Beheer uren, tooling, dbase licenties. Packaging wordt in de markt vaak in het Werkplekdomein geplaatst.

Database beheer

Beheer, tooling,

(Productie, non-productie Oracle, MS-SQL)

OS management (Windows, Linux, Unix, 24*7, kantoortijden)

Server capaciteit (Prijs per VM of prijs per GB RAM en vCPU)

Beheer, tooling,

hardware investeringen, platform software, OS licenties, DC Lan, housing,

Mogelijke opbouw virtuele werkplek Service desk Self Service portal

Service desk

Service desk wordt in de markt vaak per ticket afgerekend. In geval van kosten doorbelasting is het logisch de kosten per user door te belasten. Dit geldt ook voor de Self Service Portal

Per user

34

Directory Service

Mail service

File service

VPN/ RAS

KA apps

MDM

Samenvoeging van een aantal standaard KA diensten in 1 prijs per user voorkomt onnodige complexiteit en is derhalve logisch

Light account Directory Service

Mail

MDM

VPN/ RAS

Functionele mailboxen Functionele mailboxen

Groeps mailboxen

Office LAN Wifi

Vast netwerk

Printing MFP

Print service

Doorbelasting op basis van kosten onderliggende diensten. Is momenteel niet zo.

Functionele mailbozen zijn niet gebonden aan een user account maar worden binnen klantafdelingen gebruikt. Daarom kunnen deze apart worden doorbelast. Aparte doorbelasting van netwerk verhoogt de transparantie en draagt bij aan fair P*Q model. Wi-Fi doorbelasting gaat in de markt vaak in een prijs per Access point maar kan ook op basis van actuele kosten Printing wordt in de markt geleverd via all-in Managed Print Services, geleverd door grote print leverancier. Doorbelasting op basis van gebruik.

Dit is een concept voorstel. Hier kunnen geen rechten, verplichtingen of conclusies aan verbonden worden.

Disclaimer

2019 2018 METRI. All rights reserved.

No part of this publication may may be be reproduced, reproduced, stored storedininaaretrieval retrievalsystem, system, transmitted or made public, in in any any form form or or by by any any means, means,electronic, electronic, mechanical, photocopying, recording recording or or otherwise, otherwise, without withoutthe theprior prior written consent of METRI.