Nvt-verord.ambt.bijstand

Nota van toelichting Kerkrade, 19 september 2025 Nummer: 25Tl063 Behorend bij ontwerpbesluit nummer: 25Rb072

Onderwerp Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2025

Beslispunten -

De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2018 in te trekken; De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Kerkrade 2025 vast te stellen.

Inleiding Leden van de raad hebben recht op ambtelijke bijstand, en in de raad vertegenwoordigde fracties hebben recht op (financiële) ondersteuning. Dat volgt uit art. 33 Gemeentewet. Met betrekking tot ambtelijke bijstand en fractieondersteuning moet de raad een verordening vaststellen. Deze verordening bevat de procedure voor het verlenen van ambtelijke bijstand, en moet ten aanzien van de fractieondersteuning regels bevatten over de besteding en verantwoording. De huidige verordening dateert uit 2018. Door het aanbieden van deze verordening kan de gemeenteraad deze verordening beoordelen en eventueel verder bijstellen.

Doelstelling Het doel is om de verordening uit 2018 te herzien en deze na zeven jaar ter actualisatie aan te bieden. In de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2025 wordt gestreefd naar een betere rolverdeling tussen de griffier, de gemeentesecretaris en de burgemeester in het proces van ambtelijke bijstand. Daarnaast is onderzoek gedaan naar de toelaatbare doeleinden van fractieondersteuning zoals bedoeld door de wetgever, met als doel dat de gemeente daarop aansluit. De aanpassingen zijn gebaseerd op de basis model verordening van de VNG1. Voor de bedragen is voorgesteld is deze bij te werken naar 2025.

Argumenten Zie de bijgevoegde ‘was-wordt’ verordening voor een volledig overzicht van wat er ten aanzien van de verordening uit 2018 is voorgesteld om te wijzigen. Hieronder de inhoudelijke wijzigingen: Ambtelijke bijstand De huidige verordening richt zich alleen op raadsleden. In Kerkrade zijn er ook burgercommissieleden die een actieve rol hebben. Daarvoor is het belangrijk dat ook zij toegang hebben tot informatie om het commissiewerk goed te kunnen uitvoeren. In de praktijk is die

VNG Model Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 en Model Instructies voor de griffier en de secretaris 2019 | VNG 1

1

mogelijkheid om informatie op te vragen er al. Nu wordt voorgesteld om dit ook in de verordening op te nemen. Art. 2, Verzoek om informatie In de verordening uit 2018 was geheime informatie uitgesloten van een verzoek om informatie. Informatie kan echter onder geheimhouding aan de raad worden verstrekt. Met de komst van het geheimhoudingsprotocol zijn er tevens regels en afspraken daaromtrent. In aansluiting bij wet- en regelgeving is geheime informatie niet langer uitgesloten van een verzoek om informatie. Art. 4, Geschil over ambtelijke bijstand (Lid 1) In de oude verordening stond dat dat een raadslid dat niet tevreden is over de verleende ambtelijke bijstand, daarover in overleg treedt met de gemeentesecretaris. Die directe benadering van het raadslid naar de gemeentesecretaris is niet praktisch. Een centrale filter maakt het voor de ambtelijke top gemakkelijker om een beeld te vormen van wat er speelt bij de raad. “Griffier en gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over (…) de afhandeling van verzoeken om ambtelijke bijstand.” (Art. 4 lid 2 instructie griffier, ‘belangenbehartiger van de raad’). Advies is om de griffier een geschil over ambtelijke bijstand op te laten pakken en het gesprek met de gemeentesecretaris te laten voeren. Dat sluit aan bij de taken die uw raad aan de griffier heeft opgelegd op grond van art.

107a lid 2 Gemeentewet (Lid 2) In de oude verordening staat dat wanneer het overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een bevredigende oplossing voor beide partijen, het raadslid de zaak voorlegt aan de burgemeester. De burgemeester zal dan over de kwestie beslissen. Advies is om voorafgaand aan dat besluit van de burgemeester, een overleg tussen de griffier, gemeentesecretaris en de burgemeester en eventueel het betrokken raadslid toe te voegen als processtap. Overigens is er in de laatste zes jaar geen geschil geweest. Art. 5, Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand (Lid 2) Bepaling toegevoegd waarbij een raads- of commissielid vertrouwelijkheid kan vragen van de ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent. Voor formele geheimhouding is er geen wettelijke grondslag in de relatie tussen raadslid en ambtenaar die onder het college valt. Maar in de praktijk kan het wenselijk zijn dat er toch een bepaalde vertrouwelijkheid van bijstand uit kan gaan. Dat is in lijn met bijvoorbeeld de werkwijze van de Tweede Kamer2. In een loyaliteitsprobleem voor de ambtenaar kan hij/zij echter niet gehouden worden aan de vertrouwelijkheid. De praktijk leert dat het wel een werkbare modus is gebleken in die gevallen waarin tijdelijke vertrouwelijkheid aan de orde is geweest.

Fractieondersteuning Art. 6, Recht op financiële bijdrage In 2018 heeft de raad de bedragen van de fractieondersteuning vastgesteld. Dat is tot op heden nog steeds een vast deel van € 1.500 per fractie, en een variabel deel van € 500 per zetel voor een fractie. Destijds zijn de bedragen uit de verordening van 2014 overgenomen. In de periode van 2018 tot nu zijn kosten flink gestegen wegens inflatie. Daarom zijn de bedragen geïndexeerd op inflatie met de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS. Voorgesteld wordt dan ook aan de gemeenteraad om de bedragen hiervoor te corrigeren. Daarmee komen de bedragen in het voorstel uit op een vast deel van € 1.960, en een variabel deel van afgerond € 650,00. Advies is om de bedragen van de fractieondersteuning iedere raadsperiode, op de 1e van de maand na de definitieve verkiezingsuitslag te laten indexeren. Zie verder nog het kopje financiën.

Handreiking Ambtelijke bijstand bij initiatiefvoorstellen, art. 2.1. Link: https://www.kcbr.nl/beleid-en-regelgevingontwikkelen/draaiboek-voor-de-regelgeving/bijlagen/handreiking-ambtelijke-bijstand-bij-initiatiefwetgeving/2-ambtelijkebijstand-aan-kamerleden-bij-initiatiefvoorstellen/21-vertrouwelijkheid 2

2

Art. 9, Gevolgen splitsen fractie (Lid 1) De verordening uit 2018 stelt dat wanneer er sprake is van een afsplitsing, het voor die zetel beschikbaar gestelde variabele deel (= verleden tijd) wordt toebedeeld aan de fractie waarbij wordt aangesloten. In het voorstel is dit artikel gewijzigd. In geval van splitsing zal het variabele deel naar evenredigheid worden verdeeld tussen de betrokken fracties. Tot en met de maand waarin de afsplitsing plaatsvond, blijft bij de fractie waarvan wordt afgesplitst. Vanaf de maand na de splitsing zal het variabele deel de nieuwe fractie toekomen. Doeleinde fractieondersteuning De wet zegt nu maar beperkt iets over waar de fractieondersteuning wel en niet aan besteed mag worden. Uitgaven dienen wel een versterkende werking te hebben aan de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van een fractie. Ook dat zijn ruime begrippen. Een voorstel aan de Tweede Kamer om door middel van een algemene maatregel van bestuur de bestedingsdoeleinden van de fractieondersteuning te regelen, heeft het niet gehaald.3 Op basis daarvan is de conclusie dat hier enige vrijheid in zit maar er is wel een kader te geven om de gelden rechtmatig te besteden. Uitgaven die bijdragen aan de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van een fractie zijn wél declarabel.

Kosten die vallen onder de onkostenvergoeding zoals geregeld in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, kunnen daarentegen niet worden gedeclareerd. Dit vormt het juridisch kader. De onkostenvergoeding ziet toe op de volgende kosten, en kunnen niet gedeclareerd worden:4 • Representatiekosten; • Vakliteratuur; • Excursies; • Bureaukosten; • contributies, lidmaatschappen, zoals contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden (anders dan beroepsverenigingen voor het ambt); • ontvangsten thuis; • zakelijke giften. In het voorstel bewaakt de griffie of bij een besteding aanspraak gemaakt kan worden op de fractieondersteuning. De griffie bewaakt immers de budgetten van de raad, en bevordert een gezonde financiële huishouding (art. 7 lid 8 instructie griffier). De bijlage van de verordening bevat een tabel ter illustratie die leidend is in de beoordeling. Een verandering is dat de besteding fractiebudget transparant en openbaar in het raadsinformatiesysteem wordt opgenomen na afloop van een jaar. Hierbij is de Wet open overheid leidend en worden onderliggende gegevens geanonimiseerd. Art. 12, interpretatie verordening Om het raadslid tegemoet te komen kan onenigheid of onduidelijkheid worden voorgelegd aan de integriteitscommissie. Doel daarvan is dat in de toekomst wordt uitgekristalliseerd welke uitgaven toelaatbaar zijn en welke niet.

Kanttekeningen Artikel 33 lid 3 Gemeentewet schrijft voor dat de raad een verordening vaststelt met betrekking tot ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Aan die eis is voldaan met de huidige verordening. Een goede verordening draagt bij aan goede ondersteuning van fracties, dus is het raadzaam om de verordening regelmatig onder de aandacht te brengen van de leden en periodiek te actualiseren waarbij er keuzes te maken zijn.

3 4

Kamerstukken II 2005/06, 30008, nr. 3 / Kamerstuk 30902, nr. 3, par. 4. https://vng.nl/artikelen/onkosten-raads-en-commissieleden

3

Financiën In het huidige voorstel zijn de bedragen van de fractieondersteuning geïndexeerd ter compensatie van inflatie. Met de huidige samenstelling van de raad (9 fracties, 29 zetels) kost de fractieondersteuning dan maximaal € 36.490 per jaar. Het ligt niet in de lijn der verwachting dat de gehele € 36.490 daadwerkelijk besteed zal worden, gelet op het huidige gebruik van de fractieondersteuning door fracties. Met de bedragen uit de huidige verordening (€ 1.500 vast, en € 500 variabel) kost het € 28.000 per jaar indien alle gelden worden besteed. Het budget fractieondersteuning maakt deel uit van het raadsbudget. Omdat het budget fractieondersteuning variabel wordt benut kan de verhoging van het budget binnen het al bestaande raadsbudget worden opgevangen. Op het moment dat fracties het budget structureel maximaal gaan benutten wordt dit via de P&C cyclus ingebracht om dan het raadsbudget te heroverwegen. Ter vergelijking – overzicht budget fractieondersteuning5: Gemeenten op basis van inwoners

Aantal gemeenten deelgenomen aan onderzoek

Min

Max

Gemiddeld

20.000-50.000

92

€ 100

€ 71.701

€ 18.084

50.000-100.000

33

€ 13.600

€ 116.663

€ 43.224

Communicatie De verordening wordt na vaststelling door de gemeenteraad openbaar gepubliceerd. Politieke partijen worden ook geïnformeerd omdat vaak een penningmeester betrokken is bij het benutten van de fractieondersteuning.

Burgerparticipatie Het is een wettelijk instrument dat alleen voor en door de gemeenteraad ingezet kan worden. Burgerparticipatie kan daarom niet toegepast worden.

Uitvoering De griffie is het eerste aanspreekpunt voor raads- en commissieleden bij een verzoek om informatie of (ambtelijke) bijstand. Indien er behoefte is aan specifieke kennis, die aanwezig is bij onder het college werkzame ambtenaren, verleent die ambtenaar de ambtelijke bijstand. In beginsel bepaalt de griffie of een declaratie voldoet aan de eisen en daarmee voor vergoeding vanuit het fractiebudget in aanmerking komt. De integriteitscommissie beoordeelt in twijfelgevallen of onenigheid of een uitgave toelaatbaar is. De griffie bewaart de facturen en declaraties en maakt deze ieder jaar op 31 januari openbaar. Vaststelling en verantwoording vindt plaats in het seniorenconvent.

Evaluatie Voorgesteld wordt om de verordening minimaal een keer per bestuursperiode aan de orde te stellen waarbij de vraag aan de partijen is of de verordening in de opzet nog wenselijk is en aan de griffie of er juridische ontwikkelingen zijn die relevant zijn voor een eventuele wijziging van de verordening. Tussenrapport Zicht op raads- en statenondersteuning, p. 29 (https://open.overheid.nl/documenten/c1277de0-56b0-48579e09-c4a9c5c3a82c/file) 5

4

Gezondheid en Vitaliteit n.v.t.

5