Nota van toelichting woo verzoek

Nota van toelichting Nummer.: 24Tl038

Kerkrade, 10 juni 2024

Behorend bij ontwerpbesluit nummer: 24Rb043

Onderwerp Beslissing Woo verzoek De Limburger 25 april 2024 (kenmerk SVB Kerkrade G&I raad) Beslispunten Een beslissing te nemen op het verzoek De Limburger 25 april 2024 (kenmerk SVB Kerkrade G&I raad). Inleiding Er is een Woo (Wet open overheid) verzoek ontvangen dat specifiek gericht is op informatie die berust onder het bestuursorgaan gemeenteraad, specifiek de integriteitscommissie. Direct na het ontvangen is gebleken dat het verzoek niet door de griffie afgedaan kan worden omdat er geen mandaat is verstrekt. Daarop is het ontwerpbesluit opgesteld om mandaat te verstrekken (akkoordstuk 5.1 raadsvergadering 12 juni 2024). Daarmee wordt voorzien in een structurele oplossing om verzoeken binnen de juridische termijn af te kunnen handelen. Intentie was dan ook om op basis van mandaat het Woo verzoek de dag na de raadsvergadering af te handelen zodat de griffie bevoegd een beslissing kan nemen. Naar aanleiding van de commissie AZM, rondom de vaststelling agenda, is er onduidelijkheid ontstaan over de behoefte onder de fracties over het al dan niet ook nog inhoudelijk agenderen van het Woo verzoek van de Limburger. Daarnaast heeft raadslid Wevers een brief gestuurd aan de raad met het voorstel om de namen openbaar te maken. Het presidium heeft dan ook voorgesteld om de gemeenteraad in positie te brengen door het verzoek van de Limburger als bespreekstuk te agenderen.

Los van het ontwerpbesluit over het mandaat aan de griffier (akkoordstuk 5.1 raadsvergadering 12 juni 2024) dat bij positieve besluitvorming actief is per 13 juni kan de raad dus nog op 12 juni zelf beslissen over het verzoek van de Limburger en indien gewenst ook later altijd in plaats van het mandaat zelf een verzoek afhandelen omdat het een mandaat betreft. Deze nota is opgesteld door de afdeling griffie en afdeling rechtsbelangen. Doelstelling De gemeenteraad een beslissing te laten nemen op het verzoek De Limburger 25 april 2024 (kenmerk SVB Kerkrade G&I raad). Argumenten De raad heeft bijgevoegd Woo verzoek ontvangen dat is gericht op een stuk dat opgesteld is in opdracht van de integriteitscommissie en daarmee valt onder het bestuursorgaan gemeenteraad. Het verzoek bevat twee onderdelen: Het openbaar maken van de namen van de onderzoekers die zijn weggelakt op pagina drie. Eventuele correspondentie met G&I ter onderbouwing van de vertrouwelijkheid.

1

Wettelijk kader: Relevant is de Wet open overheid. Uitgangspunt van de wet is openbare informatie tenzij er redenen zijn om dat niet te doen. Artikel 5.1 lid 1 van de wet geeft dwingende redenen om informatie niet openbaar te maken, dat is hier niet aan de orde. Artikel 5.1 lid 2 geeft situaties aan waarin een belangenafweging noodzakelijk is. Specifiek gaat het dan om: Artikel 5.1 lid 2 van de Woo: het openbaar maken van informatie blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: (…) e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; (…) Lokaal kader: De gemeenteraad heeft in 2021 de Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad van Kerkrade vastgesteld. Daarin is onder andere opgenomen: Artikel 3.2 Persoonsgegevens in ingekomen stukken In het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen heeft de raad niet vaak te maken met individuele burgers. Dit gebeurt wel wanneer personen namens zichzelf of namens een organisatie contact zoeken met de raad. (…) b. Persoonsgegevens van rechtspersonen die brieven of andere geschriften aan de raad richten. Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans niet persoonlijk en bevatten weinig persoonsgegevens. De persoonsgegevens die voorkomen in dergelijke stukken zijn veelal zakelijk.

Een voorbeeld van niet bovenmatige persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld de gegevens van topfunctionarissen, zoals voorzitters, directeuren en/of ministers. Deze gegevens worden daarom niet geanonimiseerd. In stukken van of namens organisaties en instellingen worden gevoelige persoonsgegevens en gegevens van derden wel geanonimiseerd, mochten die in dergelijke stukken voorkomen. (…) Richtlijn: De Rijksoverheid schrijft in de ‘Rijksbrede instructie voor het behandelen van Woo-verzoeken’1: 4.3.5 De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer Informatie wordt niet verstrekt als de persoonlijke levenssfeer van één of meer natuurlijke personen in het geding is en de eerbiediging daarvan zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid, tenzij de betrokken persoon instemt met openbaarmaking. Deze uitzonderingsgrond slaat op persoonsgegevens die (indirect) te herleiden zijn tot een individu, zoals namen, e-mailadressen, telefoonnummers en functienamen. Vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap kunnen voor het beschermen van de persoonlijke levenssfeer of voor het voorkomen van onevenredige benadeling de namen van ambtenaren (tot en met het niveau van de secretaris-generaal) op grond van deze uitzonderingsgrond niet worden verstrekt. Een uitzondering zijn de namen van ambtenaren in die documenten waarin zij een besluit op grond van een mandaat hebben ondertekend.

Uit het oogpunt van controleerbaarheid van de taakuitoefening wordt in dat geval de naam van de betrokken ambtenaar in beginsel wel openbaar gemaakt. Deze uitzonderingsgrond kan ook anderszins aan de orde zijn. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat in verklaringen of in andere documenten (gedetailleerd) wordt ingegaan op informatie die (in)direct herleidbaar is tot een individu. Voor personen die niet bij de overheid werken, is per geval een afweging nodig of de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer zich verzet tegen het openbaar maken van hun persoonsgegevens

1 https://www.rijksoverheid.nl/documenten/publicaties/2022/04/01/rijksbrede-instructie-voor-het-behandelen-van-

woo-verzoeken geraadpleegd op 7 juni 2024

2

Afweging Op grond van het eerder genoemde artikel 5.1 lid 2 is een belangenafweging noodzakelijk: het openbaar maken van informatie blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: (…) e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; Vooropgesteld is dat het advies openbaar is gepubliceerd ten behoeve van de transparantie naar buiten toe. In het advies zijn enkel een handtekening van een directeur en de twee namen van medewerkers weggelakt. Het verzoek richt zich op de namen van deze medewerkers, de handtekening van de directeur staat niet ter discussie. Naast de naam van het bureau zelf, de naam van de verantwoordelijk directeur zijn ook de functies van de betrokkenen openbaar weergegeven. G&I is op drie momenten gevraagd of ze het openbaar maken van de namen toestaan: mondeling in aanloop naar de publicatie, per email 25 april 2024 n.a.v. een eerste verzoek van de Limburger rechtstreeks aan de voorzitter van de integriteitscommissie en nu in het kader van deze beslissing op het woo verzoek. G&I stemde en stemt niet in met openbaar maken van de namen van de medewerkers. Zienswijze G&I: Governance & Integrity Nederland (G&I) voert haar opdrachten in alle gevallen uit voor de opdrachtgever. Dit doet G&I met uiterste zorgvuldigheid en onafhankelijkheid.

Om de veiligheid en vrijheid van onze analisten te bewaken, om die zorgvuldigheid en onafhankelijkheid te waarborgen delen we geen persoonlijke gegevens. De conclusies en aanbevelingen worden overgedragen aan onze opdrachtgever. De verantwoordelijkheid voor het werk, de conclusies en aanbevelingen ligt altijd bij Governance & Integrity als organisatie. In lijn met de door de gemeenteraad vastgestelde gedragscode komt aan de naam van een directeur minder bescherming toe dan aan medewerkers. De naam van verantwoordelijk directeur is dan ook direct gepubliceerd. Zoals beschreven in de Rijksbrede richtlijn is in de ambtelijke organisatie de lijn dat medewerkers bescherming genieten. Uitgezonderd zijn medewerkers die besluiten nemen of topfunctionarissen. Voor personen die niet bij de overheid werken is per geval een afweging nodig. De naam van verantwoordelijk directeur is direct gepubliceerd. Ook zijn de functienamen verstrekt in tegenstelling tot de bescherming die in de Rijksbrede richtlijn wordt voorgeschreven voor ambtenaren. Het betreft hier medewerkers die niet uit hoofde van hun functie in de openbaarheid treden. Het belang van de persoonlijke levenssfeer van de medewerker (voorkomen van ‘publieke exposure’) dient zwaarder te wegen dan het belang van openbaarmaking.

Voorgestelde beslissing: Voor wat betreft de namen van de medewerkers weegt het belang van openbaarmaking niet op tegen de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Betreffende medewerkers handelen hier vanuit het onderzoeksbureau. Het advies is openbaar. De naam van het bureau is openbaar, de verantwoordelijk directeur en de functienamen zijn gegeven. Op grond van artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder e, van de Woo kan geen informatie openbaar gemaakt als dit de persoonlijke levenssfeer schaadt en dit belang zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid. De gemeenteraad is van mening dat in dit geval belangrijk is dat de identiteit van betrokkenen niet bekend wordt omdat dit zijn of haar privacy kan schenden en belemmerend kan werken in zijn of haar functie-uitoefening op het gebied van integriteit. Het bureau en de directeur dragen de verantwoordelijkheid. Daarom worden de gevraagde persoonsgegevens niet openbaar gemaakt.

3

Kanttekeningen Mocht de raad besluiten tot het openbaar maken van de namen dan hebben de betreffende personen waar het over gaat, de belanghebbenden, op grond van de Wet open overheid artikel 4.4 lid 5, de mogelijk om een voorlopige voorziening aan te vragen bij de rechter. Mocht de raad besluiten tot het niet openbaar maken en de verzoeker het daar niet mee eens zijn dan heeft de verzoeker de mogelijkheid om als eerste stap bezwaar te maken. Financiën Niet van toepassing. Communicatie Na besluitvorming dienen verzoeker en belanghebbenden geïnformeerd te worden. Inhoud van de communicatie is afhankelijk van het besluit van de gemeenteraad. Burgerparticipatie Niet van toepassing. Het betreft een situatie die rechtstreeks de verzoeker en belanghebbenden aangaat. De communicatie is dan ook op deze personen gericht. Uitvoering Afhankelijk van het raadsbesluit. Gezondheid en Vitaliteit N.v.t.

4