Nota van Toelichting

Nota van toelichting Nummer.: 24Tl029

Kerkrade, 2 mei 2024

Behorend bij ontwerpbesluit nummer: 24Rb035

Onderwerp Aanwijzingsbesluit en mandaatbesluit Wet open overheid bestuursorgaan gemeenteraad gemeente Kerkrade Beslispunten De raad wordt gevraagd om in te stemmen met: 1. Het aanwijzingsbesluit om de griffier aan te wijzen als contactpersoon en het mandaatbesluit om de griffier te mandateren voor de Wet open overheid gemeenteraad gemeente Kerkrade, conform bijgaand ontwerpbesluit; 2. Het besluit te publiceren middels bijgaande publicatie (bijlage 1). Inleiding Op 25 april is er een Wet open overheid (Woo)-verzoek gedaan door de Limburger waarin informatie is verzocht die specifiek onder de gemeenteraad berust, in dit geval een commissie ingesteld door de gemeenteraad. (zie poststuk onder de ingekomen post voor de raad, 26 april 2024. directe link: https://kerkrade.bestuurlijkeinformatie.nl/Reports/Item/edfa72c6-22fb-4c9e-8093-52f144e8d9a3) De meeste informatie van de gemeente berust onder het college van burgemeester en wethouders. Een Wooverzoek wordt in de meeste gevallen dan ook afgedaan door het college. Het college is dan het bevoegde bestuursorgaan. Naar aanleiding van het verzoek is geconcludeerd dat het verzoek niet direct afgehandeld kan worden. Het is immers gericht aan het bestuursorgaan gemeenteraad. Daarvoor is er nog geen contactpersoon aangewezen en er is nog geen mandaat verstrekt zodat verzoeken zo snel mogelijk opgepakt kunnen worden.

Artikel 4.7 van de Wet open overheid verplicht tot het aanwijzen van één of meerdere contactpersonen voor elk bestuursorgaan van de gemeente (het college, de burgemeester en de raad). De contactpersoon is aanspreekpunt voor inwoners, ondernemers, bestuurders en ambtenaren als er vragen zijn over bijvoorbeeld het indienen van een Woo-verzoek of de afhandeling hiervan. De griffier wordt middels deze besluitvorming aangewezen als contactpersoon voor de gemeenteraad. Daarnaast is het voor een tijdige en efficiënte afhandeling van Wooverzoeken noodzakelijk om de bevoegdheden met betrekking tot afhandeling van de Woo-verzoeken te mandateren aan de Griffier. De afhandeltijden van Woo-verzoeken zijn met de komst van de Wet open overheid namelijk korter geworden. Op een Woo-verzoek moet binnen een termijn van 4 weken worden beslist. Deze termijn kan eenmalig worden verlengd met maximaal 2 weken. Mandateren wil zeggen dat de bevoegdheid tot beslissen wordt uitgevoerd door iemand die door het bestuursorgaan is aangewezen, maar eindverantwoordelijk is en blijft de gemeenteraad. De gemeenteraad moet dan ook geïnformeerd worden.

Doelstelling 1

Een contactpersoon aanwijzen voor het bestuursorgaan gemeenteraad en voorzien in mandatering zodat verzoeken tijdig, conform de wettelijke termijnen, afgedaan worden. Argumenten De griffie(r) is de eigen ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad en vanuit die rol ook al aanspreekpunt voor burgers, organisaties, college, ambtelijke organisatie en andere overheden voor bijvoorbeeld agenda's van vergaderingen, mogelijkheden om in contact te komen of informatie over besluiten en besluitvormingsprocedures van de raad. De Wet open overheid schrijft voor dat het bestuursorgaan een contactpersoon moet aanwijzen. Het voorstel is dan ook dat de griffier dit aanspreekpunt is voor het bestuursorgaan gemeenteraad. Naast vragen geeft de Woo eenieder de mogelijkheid om een verzoek om publieke informatie te richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf. In het laatste geval beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan op het verzoek. Als er dus informatie wordt verzocht die specifiek onder de gemeenteraad of bijvoorbeeld een van de commissies berust moet het bestuursorgaan gemeenteraad daarover beslissen. Er zijn ook termijnen voorgeschreven, 4 weken om te beslissen met eventueel 2 weken uitstel.

Kijkend naar de vergaderfrequentie van de gemeenteraad kan de raad maar zelden tijdig beslissen, zelfs met twee weken uitstel. Voorgesteld wordt daarom om mandaat te verstrekken aan de griffier zodat deze liefst binnen vier weken kan beslissen op de verzoeken. Met dit besluit wordt de wettelijke verplichting van een contactpersoon ingevuld maar ook in een afhandelingsproces waarin de wettelijke termijnen nagekomen kunnen worden. Het huidige verzoek toont de noodzaak aan van deze besluitvorming. Als nu alleen het verzoek was voorgelegd aan de raad was er geen tijdige beslissing maar ook geen structurele oplossing. Daarom is dit raadsvoorstel gericht op het voorzien in de structurele oplossing. Het verzoek ligt niet voor ter besluitvorming. Het verzoek wordt, indien de raad daartoe besluit, op basis van het mandaat de dag na de raadsvergadering verder in behandeling genomen en krijgt de indiener van het verzoek op die dag nog een beslissing op het verzoek. Voor de verzoeken is verder nog relevant om te melden dat het uitgangspunt van de Wet open overheid is om informatie te verstrekken. Daar is bijvoorbeeld ook het Kerkraadse raadsinformatiesysteem op gericht, zoveel mogelijk informatie openbaar toegankelijk. Hoofdstuk vijf van de Wet open overheid schrijft de uitzonderingen voor. Kanttekeningen De gemeenteraad kan er voor kiezen om zelf te beslissen op verzoeken.

Dan wordt er naar aanleiding van een verzoek een raadsvoorstel geagendeerd voor de op dat moment eerst volgende vergadercyclus van commissie en raad. Gezien de frequentie van vergaderen zal de wettelijke termijn dan meestal niet gehaald worden. De gemeenteraad kan er voor kiezen om een ander dan de griffier te mandateren. Dat is echter niet wenselijk omdat het hier gaat om de gevallen waar informatie wordt verzocht die onder de gemeenteraad berust en waar de griffie dus de ambtelijke organisatie van is. De griffie heeft dan ook toegang tot de informatie en de context om het verzoek te kunnen behandelen. Anders zijn er aanvullende spraken nodig om die informatie-uitwisseling te organiseren. Financiën Er zijn geen financiële gevolgen. Communicatie Er zijn twee acties noodzakelijk: • Bekendmaking van dit besluit • Aanpassen van de website van de gemeente(raad) om te informeren over wie de contactpersoon is en aan wie verzoeken gericht kunnen worden ten aanzien van het bestuursorgaan gemeenteraad. 2

Burgerparticipatie Niet van toepassing, het is een wettelijke bevoegdheid van het bestuursorgaan zelf om een contactpersoon aan te wijzen en te kiezen voor mandaat waarbij er geen directe relatie is naar onze burgers. Een contactpersoon en een snel afhandelingsproces is wel in het belang van onze burgers en andere belanghebbenden. Uitvoering Per direct. Gezondheid en Vitaliteit Er is geen relatie met dit onderdeel.

3