Kader evaluaties

25it00321

Kader beleidsevaluaties – gemeente Kerkrade De motie verbeterslag informatie en evaluatie (25 september 2024) roept op te komen tot een kader voor beleidsevaluaties. De gemeenteraad heeft verzocht om afspraken vast te leggen over de rolverdeling tussen gemeenteraad en college van burgemeester en wethouders. En ook over definities, processen en inhoud. Dit kader voorziet hierin. De rolverdeling tussen gemeenteraad en college is het uitgangspunt voor dit kader. De gemeenteraad stelt kaders vast, het college is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering. De gemeenteraad controleert het college aan de hand van de kaders. Dit kader is gebaseerd op de definitiekaart beleidsevaluaties1. Definities • • • • • • •

Een beleidsevaluatie is een systematische analyse en beoordeling van hoe beleid werkt. Een evaluatie beoordeelt beleid op basis van criteria, zoals doelmatigheid, -treffendheid en/of rechtmatigheid. Evalueren vindt voorafgaand aan, tijdens of na uitvoering van beleid plaats. Doelen van evaluaties zijn divers, zoals analyseren, verbeteren of verantwoorden. Evalueren vergt gerichte verzameling van informatie, zoals over effecten, kosten en belanghebbenden. Evalueren kan met diverse kwalitatieve of kwantitatieve methodes (of een combinatie). Beleidsevaluaties kunnen in omvang verschillen: van een beperkt aantal uur tot een grote hoeveelheid uren.

Procesafspraken Evaluatie als onderdeel van het geheel Het college is aan zet voor de voorbereiding en uitvoering van bijvoorbeeld beleid. Evalueren is daar een belangrijk onderdeel van. Om goed te kunnen leren, enthousiasmeren of verantwoorden is het belangrijk om vanaf de start aandacht voor monitoren en evalueren te hebben. Zijn doelstellingen meetbaar? Is er data beschikbaar? Het college zorgt hiervoor zodat er geëvalueerd kan worden. Evaluatie maakt onderdeel uit van kaderstellende ontwerpbesluiten Kaderstellende voorstellen voor de gemeenteraad worden altijd voorzien van een evaluatie(aanpak). Kaderstellende voorstellen zijn bijvoorbeeld visies, beleidsplannen en verordeningen. De evaluatie wordt als bijlage aangeboden aan de gemeenteraad of maakt onderdeel uit van de Nota van Toelichting. De Nota van Toelichting kan ook afspraken bevatten over toekomstige evaluaties zoals inhoudelijke aandachtspunten of het proces zoals wanneer de gemeenteraad (tussentijds) geïnformeerd of betrokken wordt afhankelijk van het onderwerp. Bij geheel nieuwe kaderstellende voorstellen wordt door het college in de eerste Nota van Toelichting aangegeven hoe er invulling wordt gegeven aan toekomstige evaluaties. 1 Deze kaart geeft een overzicht van wat De Argumentenfabriek verstaat onder beleidsevaluaties en wat

kenmerken en voorbeelden van beleidsevaluaties zijn. De Argumentenfabriek is een denkbedrijf voor heldere argumentatie en strategie en doet dat onder andere voor de Vereniging voor Raadsleden. https://www.argumentenfabriek.nl/

1

25it00321 Gemeenschappelijke regelingen zijn een uitzondering. Gemeenschappelijke regelingen hebben eigenstandige evaluatiebepalingen in de betreffende regelingen staan. Verder is er in Kerkrade afgesproken om één keer per twee jaar de werking van de regelingen ambtelijk te evalueren. Evaluatie wordt verder informerend aangeboden Naast besluitvorming zijn er ook situaties waarin een evaluatie informatief gedeeld kan worden. Bijvoorbeeld omdat de gemeenteraad dit vooraf heeft vastgelegd in een besluit om de raad ook te informeren halverwege de looptijd van het beleidsplan. Een evaluatie informerend aanbieden kan door de evaluatie te agenderen voor een informatieavond of schriftelijk te delen via een (raads)informatiebrief. Naast inhoudelijke onderwerpen die vallen onder de raadsbevoegdheid zijn er nog tal van activiteiten en regels die onder het college berusten. Het college is immers aan zet voor de uitvoering en heeft ook eigen bevoegdheden. Het college evalueert ook zelf. Deze evaluaties kan de gemeenteraad volgen via de collegebesluitvorming. Het college maakt op basis van de actieve informatieplicht een afweging of de informatie ook nog via een informatieavond of (raads)informatiebrief aan de raad wordt aangeboden. Inhoudelijke uitgangspunten De definitiekaart beleidsevaluaties geeft het kader van beleidsevaluaties aan, zie bijlage 1.

Door als gemeenteraad dit kader over te nemen is het voor het college en ambtelijke organisatie duidelijk waar aan gedacht moet worden ten aanzien van evalueren. De gemeenteraad kan het college op basis van de definitiekaart aanspreken op (de kwaliteit van) evaluaties. Verdere uitgangspunten bij het aanbieden van evaluaties aan de gemeenteraad zijn: overzichtelijk, begrijpelijk en transparant. Omvangrijke evaluaties bevatten dan ook een samenvatting met conclusies en aanbevelingen. Het college / de ambtelijke organisatie beoordeelt naar aanleiding van de definitiekaart bijvoorbeeld de intensiteit van evaluatie en of deze extern of intern wordt opgepakt. De definitiekaart beleidsevaluaties geeft het verdere inhoudelijke kader weer. De Vragenkaart Beleidsevaluaties geeft relevante vragen die ambtelijk toegepast kunnen worden in de voorbereiding.

Bijlage 1: definitiekaart beleidsevaluaties Bijlage 2: vragenkaart beleidsevaluaties

2