Financiele verordening 2025 Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad
Tekst van het document
Financiële verordening Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad
Vastgesteld in de openbare vergadering van Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad d.d. 26 maart 2025.
Financiële verordening Het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad 2025 versie 4.0
Financiële verordening Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad versie 4.0
2
Inhoud Hoofdstuk 1
Algemene bepalingen ....................................................................................... 4
Artikel 1
Begrippenkader ..................................................................................................... 4
Hoofdstuk 2
Begroting en verantwoording ............................................................................ 5
Artikel 2
Opstellen begroting en verantwoording ................................................................ 5
Artikel 3
Producten .............................................................................................................. 5
Artikel 4
Ontwerpbegroting .................................................................................................. 5
Hoofdstuk 3
Autorisatie en rechtmatigheidsverantwoording .................................................. 6
Artikel 5
Uitvoering begroting .............................................................................................. 6
Artikel 6
Beheersing en interne controle ............................................................................. 6
Artikel 7
Rapportage en verantwoording ............................................................................. 6
Artikel 8
Jaarstukken ........................................................................................................... 6
Artikel 9
Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording .......... 6
Artikel 10
Voorwaardencriterium ........................................................................................ 7
Artikel 11
Begrotingscriterium ............................................................................................ 7
Artikel 12
Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium.......................................................... 7
Hoofdstuk 4
Financieel beleid ................................................................................................ 8
Artikel 13
Financiële positie ............................................................................................... 8
Artikel 14
Waardering en afschrijving vaste activa ............................................................ 8
Artikel 15
Reserves en voorzieningen ............................................................................... 8
Artikel 16
Financieringsfunctie ........................................................................................... 8
Artikel 17
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ....................................................... 8
Artikel 18
Bedrijfsvoering ................................................................................................... 8
Hoofdstuk 5
Administratieve organisatie en interne controle............................................... 10
Artikel 19
Administratie .................................................................................................... 10
Artikel 20
Financiële administratie ................................................................................... 10
Artikel 21
Financiële organisatie ...................................................................................... 10
Artikel 22
Aanbesteding en inkoop .................................................................................. 10
Hoofdstuk 6
Overige bepalingen .......................................................................................... 11
Artikel 23
Inwerkingtreding ............................................................................................... 11
Artikel 24
Citeertitel .......................................................................................................... 11
Financiële verordening Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad versie 4.0
3
Hoofdstuk 1 Artikel 1
Algemene bepalingen
Begrippenkader
In deze verordening wordt verstaan onder: A. Gemeenschappelijke regeling: gemeenschappelijke regeling Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad B. Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. C. Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. D. Directeur: de directeur van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad. E. Participant: deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling. F. Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. • G. Administratieve organisatie en interne controle: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. H. Doelmatigheid: het realiseren van gewenste prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van Middelen. I. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder tevens begrepen verordeningen, besluiten van het algemeen bestuur en besluiten van het dagelijks bestuur. J.
Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. K. Doeltreffendheid: mate waarin Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen van het beleid te bereiken. L. Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad. M. Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad, teneinde te komen tot een goed inzicht in: N. de financieel economische positie; het financiële beheer; O. de uitvoering van de begroting; P. het afwikkelen van vorderingen en schulden; Q. evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. R. Investering: een investering is een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar; S. Investeringen met een economisch nut: Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of die in het economisch verkeer verhandelbaar zijn. T.
Investeringen met een maatschappelijk nut: alle investeringen die niet aangemerkt worden als investeringen met een economisch nut.
Financiële verordening Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad versie 4.0
4
Hoofdstuk 2 Artikel 2 1.
2.
3.
4.
5.
6.
2.
3.
Opstellen begroting en verantwoording
De begroting en de jaarrekening van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad zijn ingericht volgens de eisen van het BBV. Beide stukken worden ieder jaar door het algemeen bestuur vastgesteld en toegezonden aan Gedeputeerde Staten vóór 15 juli; Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten op totaalniveau. Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad hanteert geen specifieke programma-indeling. De begroting bevat conform het BBV een onderverdeling van baten en lasten naar producten en diensten; Bij de begroting wordt een raming gemaakt van de te leveren producten, bij de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over het gerealiseerde beleid en een overzicht gegeven van de gerealiseerde producten; Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de dienstverlening door Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het algemeen bestuur van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad kunnen worden getoetst; Bij het uiteenzetten van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet voorafgaande aan het begrotingsjaar weergegeven; In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de
actuele raming van de totale uitgaven weergegeven en afwijkingen toegelicht.
Artikel 3 1.
Begroting en verantwoording
Producten
Het dagelijks bestuur van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad werkt de programmabegroting uit op basis van een productenraming in de dienstverleningsovereenkomst en bijbehorende productbladen; Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de producten en diensten van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Alle directe kosten worden toegerekend aan de diverse producten/diensten en de indirecte kosten op basis van verdeelsleutels; De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.
Artikel 4
Ontwerpbegroting
Het Dagelijks Bestuur zendt vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de ontwerpbegroting -inclusief de algemene financiële en beleidsmatige kaders - en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten ten behoeve van het zienswijzetraject. Een en ander overeenkomstig artikel 34b en 35 van de wet.
Financiële verordening Het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad versie 4.0
5
Hoofdstuk 3 Artikel 5 1. 2.
2.
2.
3.
Beheersing en interne controle
Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de periodieke interne controle van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen zoals opgenomen in de controle verordening 2.0 artikel 3 van het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad. Bij afwijking neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel; Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de periodieke interne controle van de bestuurlijke informatievoorziening van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid, van de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad.
Artikel 7 1.
Uitvoering begroting
Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat: a. de lasten en baten op een adequate en eenduidige wijze zijn toegewezen aan de producten van de productenraming; b. de budgetten uit de productenraming passen binnen de kaders zoals geautoriseerd door het algemeen bestuur.
Artikel 6 1.
Autorisatie en rechtmatigheidsverantwoording
Rapportage en verantwoording
Het dagelijks bestuur informeert de deelnemers door middel van halfjaarlijkse rapportages over de realisatie van de begroting van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad; De halfjaarlijkse rapportage gaat tenminste in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en lasten alsook op de geleverde goederen en diensten. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van inkomsten en uitgaven ten opzichte van de begroting; Indien de totale baten en lasten van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad per saldo meer dan 5% afwijken van het door het algemeen bestuur vastgestelde kader en de lasten stijgen niet evenredig met de baten, legt het dagelijks bestuur een begrotingswijziging aan het algemeen bestuur voor.
Artikel 8
Jaarstukken
Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan: a. welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt en welke niet en waar deze substantieel afwijken; b. welke goederen en diensten zijn geleverd en wat de relatie was tot de beschikbaar gestelde budgetten; c. welke kosten zijn gemaakt en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van de begroting.
Artikel 9 1.
2.
3.
Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze ze door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid; In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de Gemeenschappelijke Regeling, inclusief de dotaties aan de reserves; In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 25.000,- nader toegelicht.
Financiële verordening Het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad versie 4.0
Artikel 10 Voorwaardencriterium 1.
2.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur; Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel 11 Begrotingscriterium 1.
2. 3.
4.
5. 6.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het dagelijks bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen; De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het dagelijks bestuur is geautoriseerd. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a. Begrotingsafwijkingen die passen binnen het vastgestelde beleid van het algemeen bestuur en niet tijdig konden worden gesignaleerd; b. Er is sprake van een afwijking waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren; c. Er is sprake van een afwijking op een open-einde regeling; d. De afwijking is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. Als in artikel 11.4 benoemd “tijdig” wordt uiterlijk de datum van de vaststelling van de jaarstukken van het jaar t-1 in het algemeen bestuur verstaan.
De begrotingsafwijkingen als bedoeld in lid 11.4 worden, voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden, als afzonderlijk bedrag opgenomen in de Rechtmatigheidsverantwoording. Toelichting daarop vindt plaats in de jaarrekening.
Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium 1.
2.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen; Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Financiële verordening Het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad versie 4.0
7
.
Hoofdstuk 4
Financieel beleid
Artikel 13 Financiële positie 1. 2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat al het beleid, waartoe het algemeen bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie is opgenomen; Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.
Artikel 14 Waardering en afschrijving vaste activa 1. 2.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in: a. 40 jaar: kantoren en gebouwen; b. 10 jaar: uitbreidingen c.q. verbouwingen aan bestaande panden; c. 10 jaar: technische installaties en apparatuur in bedrijfsgebouwen; d. 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair; e. 5 jaar: transportmiddelen, aanhangwagens en personenauto's; f. 4 jaar: software; automatiseringsapparatuur; telefooninstallaties. Afschrijving start op jaarbasis in het jaar nadat de investering gereed komt of wordt verworven en activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 behoeven niet afzonderlijk te worden geactiveerd. 3. Investeringen met maatschappelijk nut worden niet geactiveerd en direct als last in de exploitatie verantwoord.
Artikel 15 Reserves en voorzieningen 1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de begroting het overzicht van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur. Het overzicht bevat de criteria voor vorming en vrijval van reserves; de vorming en vrijval van voorzieningen en de (eventuele) toerekening en verwerking van rente over reserves, bestemmingsreserves; 2. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks als onderdeel van de jaarrekening het overzicht van mutaties van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur. Het overzicht bevat een toelichting over de hoogte van reserves en voorzieningen en mutaties.
Artikel 16 Financieringsfunctie Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad is gehouden aan de regels omtrent het schatkistbankieren, waarbij afroming van het saldo boven een bedrag ad € 250.000,- plaatsvindt. Tegen deze achtergrond zijn geen aparte beleidsregels nodig voor het te voeren beleid op het gebied van treasury.
Artikel 17 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In principe bouwt Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad geen weerstandsvermogen op. De risico's zijn doorgaans beperkt en zijn veelal te duiden en te managen. De deelnemers dragen naar rato bij als er sprake is van een negatief saldo.
Artikel 18 Bedrijfsvoering Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV in ieder geval op: a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten; b. de kosten van inhuur derden; c. de huisvestingskosten; d. de automatiseringskosten; e. de budgetten;
Financiële verordening Het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad versie 4.0
8
f. een toelichting op alle afwijkingen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen; g. een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen; h. rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen.
Financiële verordening Het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad versie 4.0
9
Hoofdstuk 5
Administratieve organisatie en interne controle
Artikel 19 Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van balansposten; c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de taakuitvoering in relatie tot de gestelde doelen.
Artikel 20 Financiële administratie Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat: a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk en andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad.
Artikel 21 Financiële organisatie Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor: a. een eenduidige indeling van de organisatie Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad en een eenduidige toewijzing van de taken van Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad aan de directeur en de onderscheiden afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten respectievelijk het verkrijgen van rechten ten gunste van toegekende budgetten en investeringskredieten.
Artikel 22 Aanbesteding en inkoop Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en stelt (in een besluit) interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van productendiensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese wet- en regelgeving.
Financiële verordening Het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad versie 4.0
10
Hoofdstuk 6
Overige bepalingen
Artikel 23 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 26 maart 2025.
Artikel 24 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als "Financiële verordening Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad".
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 26 maart 2025.
De voorzitter:
De directeur/ secretaris:
Dr. T.P. Dassen
A. Sabri
Financiële verordening Het Zorg- en Veiligheidshuis Parkstad versie 4.0
11