Document · PDF

Eindrapport rekenkameronderzoek burgerparticipatie Kerkrade

Openbare informatiebijeenkomst 7 januari 2025, gemeente KerkradeBij agendapunt: Presentatie rapport Rekenkamer burgerparticipatie14.345 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Klik hier en voeg via Invoegen Afbeeldingen een foto in. Om te vergroten: klik op een hoek en sleep. Om te verschuiven: klik op Bijsnijden in het rechtertabblad Opmaak.

Rekenkameronderzoek burgerparticipatie gemeente Kerkrade Eindrapport

Colofon Projectnummer: 464 Auteurs: Gerard Nieuwe Weme Yorick van den Berg Karin Moor B&A B.V. Bezuidenhoutseweg 161 Postbus 829 2501 CV Den Haag t 070 - 3029500 f 070 - 3029501 e-mail: info@bagroep.nl http: www.bagroep.nl Den Haag, december 2024

© Copyright B&A B.V. 2024. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Op alle opdrachten en werkzaamheden zijn de Algemene voorwaarden van B&A B.V. van toepassing, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Haaglanden onder dossiernummer: KvK Haaglanden 27177844. De Algemene voorwaarden treft u als bijlage aan en kunt u tevens inzien op onze website, www.bagroep.nl. B&A is gevestigd in Den Haag, Amsterdam en Rotterdam. 19-12-2024 11:53:00

Inhoudsopgave 1. Managementsamenvatting

1.1

Aanleiding

1.2

Beantwoording centrale onderzoeksvraag

1.3

Conclusies

1.4

Aanbevelingen

2. Aanleiding en onderzoeksverantwoording

2.1

Aanleiding

2.2

Onderzoeksvragen en normenkader

2.3

Onderzoeksverantwoording

3. Bevindingen beleid en beoogde uitvoering

3.1

Inleiding

3.2

Beleid en doelen burgerparticipatie Kerkrade

3.3

Afspraken over de toepassing van burgerparticipatie

3.4

Toetsing aan het normenkader

4. Bevindingen praktijk en resultaten

4.1

Inleiding

4.2

Uitvoeringspraktijk burgerparticipatie

4.3

Monitoring doeltreffendheid en doelmatigheid

4.4

Ervaringen

4.5

Effecten

4.6

Toetsing aan het normenkader

5. Bevindingen rol van de raad en leren van andere gemeenten

5.1

Inleiding

5.2

Borging kaderstellende en controlerende rol gemeenteraad

5.3

Organisatie informatiepositie raad en borging in bedrijfsvoering

5.4

Leren van andere gemeenten

5.5

Toetsing aan het normenkader

6. Bestuurlijke reactie en nawoord

6.1

Bestuurlijke reactie

6.2

Nawoord Rekenkamer Kerkrade

Bijlage geraadpleegde bronnen

Inhoudsopgave

Om te vergroten: klik op een hoek en sleep. Om te verschuiven: klik op Bijsnijden in het rechtertabblad Opmaak.

MANAGEMENTSAMENVATTING

Managementsamenvatting

1. Managementsamenvatting 1.1

Aanleiding

De Rekenkamer Kerkrade heeft begin 2023 gesprekken gevoerd met de fracties uit de gemeenteraad. Dit met als doel om tot een onderzoeksprogramma voor 2023 te komen. Op basis van een aantal gehouden oriënterende vooronderzoeken heeft de Rekenkamer Kerkrade gekozen voor het onderwerp “burgerparticipatie”. Daarbij heeft de Rekenkamer meerdere invalshoeken onderkend. In de eerste plaats een beleidsmatige: hoe zit het beleid in elkaar, waar is het op gebaseerd en hoe succesvol is het. Een analyse van een aantal trajecten in het verleden kan daartoe inzicht bieden. Daarbij is het, op de tweede plaats, ook relevant om te onderzoeken hoe de doeltreffendheid en de doelmatigheid gemeten en gemonitord wordt. En, niet onbelangrijk, op welke wijze is daarbij de (informatie)positie van de raad geborgd. Ook is relevant wat met Kerkrade vergelijkbare gemeenten op deze gebieden aan ervaringen hebben die leerpunten aanreiken voor het beleid en de uitvoeringspraktijk in Kerkrade. Het is daarbij van belang om te realiseren dat het geen onderzoek is om af te rekenen. De Rekenkamer Kerkrade heeft ook geen signalen ontvangen dat er sprake zou zijn van problemen o.i.d. met burgerparticipatie. Het is een lerend onderzoek: hoe gaat het nu en wat kan beter, hoe houden we zicht op de resultaten van beleid, wat kunnen we in dat kader ook leren van andere gemeenten.

1.2

Beantwoording centrale onderzoeksvraag

Hoe doeltreffend en doelmatig is het beleid van de gemeente Kerkrade m.b.t. burgerparticipatie, wat kan Kerkrade leren van andere gemeenten en op welke wijze kan de informatiepositie van de gemeenteraad geborgd worden om de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid te kunnen monitoren? De doeltreffendheid en doelmatigheid van het burgerparticipatiebeleid is niet absoluut vast te stellen. Uit de acht onderzochte burgerparticipatietrajecten blijkt dat van de drie doelen (meer betrokkenheid inwoners, verbeteren relatie gemeenschap en benutten kennis inwoners) de trajecten vooral tot doel hebben om (1) de betrokkenheid van inwoners te vergroten en (2) het benutten van de kennis van inwoners. Uit de interviews met bewoners, ambtelijke organisatie en partners blijkt dat de inzet daarop leidt tot het verbeteren van de relatie met de gemeenschap. Belemmerende factoren in het doelbereik zijn vooral gelegen in de proceskwaliteit van de kant van de gemeente. Bewoners en partners ervaren een open en luisterende houding van de gemeente. In meerdere trajecten ervaren bewoners en partners dat de gemeente nog weinig terugkoppelt wat de gemeente met hun inbreng doet. Dat betekent niet dat de gemeente er niets mee doet. Als de gemeente niet terugkoppelt, dan is dat van negatieve invloed op de betrokkenheid bij bewoners bij de trajecten.

Ook is in meerdere burgerparticipatietrajecten bij bewoners en partners sprake van onduidelijkheid over de rol en invloed die ze hebben in het gehele proces. Dat is ook van invloed op de doeltreffendheid van de burgerparticipatie. In meerdere trajecten wordt dat weinig toegelicht (of komt het niet over) of is sprake van een zich ontwikkelende procesinrichting tijdens het traject. In die situaties zijn gemeente, partners en bewoners nog zoekende naar wat een logische vervolgstap in het proces kan zijn. Dat is op zich niet erg volgens bewoners en partners, als maar duidelijk is dat zij daar ook een rol en invloed op hebben. De doelmatigheid van het burgerparticipatiebeleid wordt niet expliciet gemonitord. Wel zijn er inmiddels ervaringen opgedaan met methoden en manieren die goed of minder goed werken. Een voorbeeld daarvan is de inzet van peilingen en enquêtes. Die werken in sommige situaties beter dan in andere. Wat zowel bewoners, partners en ambtelijke organisatie aangeven is dat vormen waarin sprake is van een één op één dialoog het meest doelmatig zijn. Bijvoorbeeld interviews, klankbord- en werkgroepen en

Managementsamenvatting

wijkbezoeken. Alleen zenden (informeren) vanuit de gemeente leidt niet tot interactie en soms zelfs tot een informatieoverload. Evaluaties op doelmatigheid vinden niet gestructureerd plaats. De informatiepositie van de raad is op twee manieren geborgd: (1) een jaarlijks verslag over de ervaringen met de toepassing van burgerparticipatie en (2) een paragraaf over burgerparticipatie bij raadsbesluiten over plannen en projecten. De toepassing hiervan heeft nog niet (jaarlijks verslag) of op weinig uniforme wijze (paragraaf bij raadsbesluiten) plaatsgevonden. Raad en ambtelijke organisatie zijn nog zoekende in de wijze waarop hier inhoudelijk vorm aan kan worden gegeven. In een groepsgesprek met de raad heeft de raad wel een aantal richtinggevende uitspraken gedaan (zie ook aanbevelingen). De raad wil de komende jaren vooral per traject geïnformeerd worden over de ervaringen vanuit het perspectief van bewoners, partners en ambtelijke organisatie. De raad krijgt liever ervaringsverhalen te horen, dan een ‘droge’ rapportage over het aantal trajecten, de ingezette treden en de daarbij horende doelen. Wat kan Kerkrade leren van andere gemeenten? De gemeente Kerkrade staat niet alleen in het opdoen van ervaringen met een meer gestructureerde aanpak van burgerparticipatie.

Bij de drie gesproken gemeenten (Roosendaal, Roermond en Heerlen) is onder invloed van de Omgevingswet een nieuwe impuls gegeven aan het burgerparticipatiebeleid. Alle gemeenten hadden al een burgerparticipatiebeleid, dat vaak al van langer geleden was (minimaal 5 jaar oud). Het opstellen van een Participatieverordening heeft bij alle gemeenten een nieuwe impuls gegeven. Twee van de drie gemeenten investeren in een opleidings- en trainingsprogramma voor relevante medewerkers. Twee daarvan maken daarbij ook gebruik van een specifieke methode met tooling voor keuzes in de inrichting van het burgerparticipatietraject. Daarnaast is bij één gemeente ook sprake van een aantal burgerparticipatie-adviseurs die kunnen meedenken (niet overnemen) bij burgerparticipatie bij plannen en projecten. Deze gaan gevraagd en ongevraagd op collega’s af om ze te ondersteunen. Alle drie gemeenten steken vooral in op bewustwording en ontwikkeling van kennis en vaardigheden bij de ambtelijke organisatie. Het is niet zo dat de kennis of ervaring met burgerparticipatie ontbreekt, die is vaak meerjarig aanwezig, maar er is (nog) geen uniforme taal of cultuur rondom werkwijzen en leren en verbeteren bij burgerparticipatie.

De zoektocht naar borging van burgerparticipatie als werkwijze en cultuur krijgt op verschillende manieren vorm: (1) adviseurs burgerparticipatie, (2) (tijdelijke) klankbordgroep burgerparticipatie, (3) training en ontwikkeling met als doel ‘ambassadeurs’ burgerparticipatie op te leiden, (4) aanstellen van een programmamanager burgerbetrokkenheid. Geen van de drie gesproken gemeenten heeft gestructureerde werkwijzen om de informatiepositie van de raad (doeltreffendheid en doelmatigheid) te versterken. Alle gemeenten willen werken met een participatieverslag naar de raad (soms jaarlijks, soms tweejaarlijks een wat uitgebreidere evaluatie), maar ervaringen daarmee zijn nog niet of beperkt opgedaan. Dit is vooral onder invloed van de Participatieverordening ontstaan.

1.3

Conclusies

Conclusie 1: Doelen van het burgerparticipatiebeleid zichtbaar in toepassing, maar effect van de burgerparticipatie is sterk afhankelijk van een goede terugkoppeling en duidelijkheid over de rol van bewoners en partners in het burgerparticipatietraject In de onderzochte burgerparticipatietrajecten zijn twee van de drie doelen uit het burgerparticipatiebeleid sturend: meer betrokkenheid van inwoners en het benutten van kennis van inwoners. Het effect daarvan is het derde doel uit het burgerparticipatiebeleid: het verbeteren van de relatie met de gemeenschap. Deze ‘formule’ wordt onderschreven door gesproken inwoners, partners en ambtelijke trekkers van de trajecten. Het effect van de burgerparticipatietrajecten is niet absoluut vast te stellen. Dat komt door belemmerende factoren die zijn gelegen in de proceskwaliteit van de kant van de gemeente. Wat goed gaat is de open en luisterende houding van de gemeente. Verbeterpunten liggen volgens bewoners, partners en ambtelijk

Managementsamenvatting

trekkers in (1) het terugkoppelen naar bewoners en partners wat met de inbreng van hen wordt gedaan en (2) het verschaffen van duidelijkheid over de rol en invloed die bewoners en partners in het gehele traject hebben. Als deze twee punten niet of onvoldoende worden toegepast, dan komen twee van de beoogde doelen (meer betrokkenheid en verbeteren relatie met de gemeenschap) onder druk te staan. Conclusie 2: Het is zoeken naar de passende insteek op tredes en inzet van methoden De ambitie om waar mogelijk in te zetten op de hoogste trede van burgerparticipatie is prijzenswaardig, maar, zo blijkt uit de ervaringen in Kerkrade en andere gemeenten, niet altijd zinvol en effectief. Uit de analyse van de acht onderzochte trajecten blijkt dat voor bewoners het beslissen (coproduceren of meebeslissen) voor abstracte visies en plannen niet goed werkt. Bewoners zijn er niet in geïnteresseerd en dus lastig te mobiliseren. Bij de uitwerking van deze visies en plannen in concrete maatregelen is burgerparticipatie juist veel beter te organiseren. Hier geldt het adagium: des te concreter des te beter. Het raakt direct aan de leefomgeving en belangen van bewoners en zij kunnen er zelf ook mee aan de slag. Ook de inzet van methoden (bijvoorbeeld peilingen/enquêtes, interviews, bijeenkomsten, werkgroepen etc) heeft leerervaringen opgeleverd.

Zo blijken enquêtes in sommige trajecten van toegevoegde waarde en in andere trajecten juist veel minder omdat ze weinig bruikbare informatie opleveren. Wat altijd goed werkt zijn methoden waarin sprake is van een dialoog ofwel een goed gesprek met bewoners. Dat is voor zowel bewoners als partners en de gemeente van toegevoegde waarde. Het ontbreekt echter aan een afwegingskader voor de keuze voor methoden. Er is een beslisboom voor burgerparticipatie door de gemeente Kerkrade opgesteld dat aan de hand van zes vragen richting geeft op welke trede moet worden ingezet. Echter dit bevat nog weinig richtinggevende uitspraken over bijvoorbeeld wat te doen bij de ontwikkeling van beleid en wat te doen bij de uitvoering van beleid. Conclusie 3: Geen gestructureerde monitoring van leerervaringen en effecten van toepassen van burgerparticipatie De gemeente Kerkrade, overigens net als de drie andere gemeenten die gesproken zijn, is nog zoekende naar een gestructureerde wijze van leren en verbeteren. Binnen de afzonderlijke burgerparticipatietrajecten is sprake van vormen van evaluatie, tussentijds en na afloop. Ook het leren over de burgerparticipatietrajecten heen is beperkt tot niet georganiseerd. Daar is wel behoefte aan.

Het is niet zo dat de kennis of ervaring met burgerparticipatie ontbreekt, die is vaak meerjarig aanwezig, maar er is geen uniforme taal of cultuur rondom werkwijzen en leren en verbeteren bij burgerparticipatie. Conclusie 4: Informatiepositie raad procedureel geborgd, maar inhoudelijk niet uitgewerkt Het gevolg van conclusie 3 is dat er geen gestructureerd overzicht is van de leerervaringen met het toepassen van burgerparticipatie. Dat maakt het lastig om de raad ook te informeren over de leerervaringen. Formele borging van het rapporteren over de ervaringen, de inzet en de opbrengsten van burgerparticipatie is georganiseerd via raadsbesluiten, de verordening en de afspraak om jaarlijks een terugkoppeling te krijgen. Daar is inhoudelijk nog geen invulling aan gegeven. De raad heeft wel wensen als het gaat om het versterken van hun informatiepositie. De raad wil trajectspecifiek informatie krijgen om een gevoel te krijgen bij de ervaringen, de inzet en de opbrengsten. Vooral in de vorm van mondelinge en kwalitatieve toelichtingen en niet in abstracte of cijfermatige rapportages.

1.4

Aanbevelingen

Aanbeveling 1: Geef terug aan bewoners wat je met hun inbreng doet en wees duidelijk hoe het proces van participatie er uit ziet en schep daarmee de juiste verwachtingen (aanbeveling voor het college) Bewoners, maar ook partners en de ambtelijk trekkers, geven aan dat dit twee essentiële voorwaarden zijn voor een effectieve inzet van burgerparticipatie. Dat gaat in een aantal burgerparticipatietrajecten goed,

Managementsamenvatting

maar in andere kan dat beter. Het is van belang dat dit een ‘cultuur van werken’ is die altijd toegepast moet worden. Bewoners geven aan dat het ook niet erg is als de gemeente aangeeft dat men nog niet precies weet wat met hun inbreng gedaan gaat worden, maar vertel dat dan. Het is ook niet erg als het proces niet helemaal uitgewerkt is, maar zorg er dan voor dat bewoners en partners er wel invloed op hebben. Aanbeveling 2: Verrijk de huidige leidraad en beslisboom burgerparticipatie met de uitkomsten van leerervaringen zodat een scherper afwegingskader ontstaat voor de inzet op tredes en van methoden (aanbeveling voor het college) Een afwegingskader voor de inzet van tredes (niveau van participatie) is helpend in het maken van keuzes. Uit de onderzochte trajecten blijkt dat een inzet op de hoogste tredes bij meer abstractie plan- en visievorming niet werkt. Bewoners zijn daar in de regel beperkt of niet voor te mobiliseren. Informeren is altijd het minimumniveau, zo blijkt ook uit de ervaringen van de drie andere gemeenten. Als je te hoog inzet, ontstaat een risico op ‘schijnparticipatie’. Of zoals het in de Roosendaalse participatiebrug wordt geformuleerd: “Een ladder suggereert dat het hoogste niveau de meest ultieme vorm van participatie is.

Echter niet alle opgaven lenen zich daarvoor en door dit niveau te ambiëren, creëer je ook verwachtingen die je niet waar kunt maken”. Wees daarom realistisch in wat je van bewoners kunt en mag verwachten. Maar als je overgaat tot concrete maatregelen, dan kan wel op hogere tredes worden ingezet. Het is dan makkelijker om bewoners te mobiliseren en mee te laten beslissen. De leidraad benoemt hiervoor het CLEAR-model. Daarin worden de juiste vragen gesteld over wat je van bewoners kan en mag verwachten, maar richtinggevende uitspraken over de gevolgen daarvan voor het niveau van burgerparticipatie worden niet gedaan. Op basis van de leerervaringen kunnen de huidige leidraad en beslisboom worden aangescherpt. Hetzelfde geldt voor de in te zetten methoden van burgerparticipatie. Uit de onderzochte burgerparticipatietrajecten in Kerkrade en de ervaringen in de andere gemeenten blijkt dat methoden waarin het gesprek wordt gevoerd en de dialoog wordt aangegaan de meeste betrokkenheid en inhoudelijke diepgang (benutten kennis van bewoners en partners) oplevert. Formuleer daarom per niveau van participatie de meest passende methoden. De gemeente Roosendaal maakt daarnaast nog een onderscheid in wie het initiatief neemt bij de burgerparticipatie.

Participatie kan vanuit verschillende posities ontstaan, namelijk: ▪ Inwonersparticipatie: overheid betrekt partijen bij hun plannen en ideeën. ▪ Overheidsparticipatie: inwoners / ondernemers nemen initiatief en nodigt de gemeente uit mee te doen. ▪ Netwerkparticipatie: participatie die wordt georganiseerd vanuit partners De onderzochte burgerparticipatietrajecten in Kerkrade zijn vrijwel uitsluitend vanuit het perspectief van inwonersparticipatie gestart. De leidraad dient zich niet alleen te richten op inwonersparticipatie, maar ook richting te geven aan hoe de gemeente in de andere vormen van participatie positie kan kiezen. Aanbeveling 3: Organiseer een gestructureerde leer- en verbetercyclus en rapporteer daarover aan de raad (aanbeveling voor het college) De leidraad Burgerparticipatie biedt via de evaluatie aan de hand van een evaluatieversie van de participatiecanvas een structuur aan voor leren en verbeteren. De leidraad wil door de canvassen naast elkaar te leggen trajecten evalueren en daarmee lessen overdragen. Door het vast te leggen in een vast format ontstaat een database ontstaan van participatietrajecten. Dergelijke ingevulde evaluatiecanvassen zijn nog niet aangetroffen in de onderzochte acht trajecten. Dat heeft voornamelijk te maken met het feit dat het canvas recent is opgesteld en alleen in net gestarte trajecten is gebruikt.

Er is een instrumentarium beschikbaar voor de vastlegging van opgedane ervaringen. De aanbeveling is om dat toe te passen en er een gestructureerde leer- en verbetercyclus omheen te organiseren. Bijvoorbeeld door bij de start van elk nieuw burgerparticipatietraject en bij bestaande trajecten momenten in te bouwen van reflectie op het traject zelf en daarbij ook de leerervaringen vanuit andere trajecten te betrekken. In Roosendaal wordt gewerkt met burgerparticipatieadviseurs die op afroep beschikbaar zijn, maar ook zichzelf aanbieden. Deze verzamelen leerervaringen en brengen deze in bij nieuwe en bestaande burgerparticipatietrajecten.

Managementsamenvatting

In Heerlen wordt daarnaast geïnvesteerd in een opleidings- en trainingsprogramma voor ongeveer 50 relevante medewerkers. Door een gestructureerde leer- en verbetercyclus binnen afzonderlijke burgerparticipatietrajecten en over de verschillende burgerparticipatietrajecten heen te organiseren, ontstaat ook input waarmee de raad kan worden geïnformeerd. Concreet wil de raad inzicht hebben in alle trajecten die lopen en van elk traject een kort verslag ontvangen wat is bereikt en hoe de opbrengsten zijn teruggekoppeld aan de inwoners. De raad wil daarbij vooral weten hoe inwoners het traject hebben ervaren. De raad wil geen jaarlijks verslag met uitsluitend aantallen, maar wil vooral een gevoel krijgen bij de leerervaringen. Dat vraagt naast inzicht in de ervaringen met individuele trajecten ook inzicht in wat over alle trajecten heen is geleerd en of dat ook leidt tot aanpassingen in keuzes en werkwijzen. Leg dit vast in een jaarlijks verslag en ga hierover het gesprek aan met de raad. Op basis daarvan kunnen mogelijk de doelen in het visiedocument Burgerparticipatie aangepast worden.

Aanbeveling 4: Controleer als raad of bij de vaststelling van kaders voldaan is aan de invulling van burgerparticipatie en bepaal jaarlijks of aanpassingen in het burgerparticipatiebeleid nodig zijn (aanbeveling voor de raad) Uit de gesprekken blijkt dat het nog voorkomt dat de paragraaf burgerparticipatie bij raadsbesluiten niet altijd of volledig is ingevuld. Het is uiteraard aan de steller van de raadsvoorstellen en -besluiten om hier consequent invulling aan te geven. Vervolgens is het aan de raad om hier op de controlerende rol in te nemen en vraag waar nodig raadsvoorstellen en -besluiten hierop aan te passen. Zeker bij de start van burgerparticipatietrajecten is dat van belang. De raad heeft bij raadsbesluit bepaald dat de raad jaarlijks wordt geïnformeerd over de voortgang van de toepassing van de visie op burgerparticipatie. De benodigde informatie daarvoor is bij aanbeveling 3 geformuleerd. Het is aan de raad om jaarlijks te bepalen of aanpassingen in het beleid noodzakelijk zijn en zo ja, welke.

Managementsamenvatting

Om te vergroten: klik op een hoek en sleep. Om te verschuiven: klik op Bijsnijden in het rechtertabblad Opmaak.

AANLEIDING EN ONDERZOEKSVERANTWOORDING

Managementsamenvatting

2. Aanleiding en onderzoeksverantwoording 2.1

Aanleiding

2.2

Onderzoeksvragen en normenkader

Het onderzoek heeft tot doel inzicht te krijgen in doeltreffendheid en doelmatigheid van beleid en uitvoeringspraktijk m.b.t. burgerparticipatie in Kerkrade. Vanuit dit doel is de volgende centrale vraagstelling geformuleerd: Hoe doeltreffend en doelmatig is het beleid van de gemeente Kerkrade m.b.t. burgerparticipatie, wat kan Kerkrade leren van andere gemeenten en op welke wijze kan de informatiepositie van de gemeenteraad geborgd worden om de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid te kunnen monitoren? Daarbij zijn de volgende deelvragen geformuleerd: Doelen en uitvoeringsstrategie 1. Wat is het huidige beleid (doelen) met betrekking tot burgerparticipatie? 2. Welke afspraken zijn er over de toepassing van burgerparticipatie? Uitvoeringspraktijk en effecten 3. Op welke wijze wordt burgerparticipatie in de praktijk vorm en inhoud gegeven in Kerkrade? 4. Op welke wijze wordt de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid met betrekking tot burgerparticipatie gemonitord? 5. Hoe ervaren personen en organisaties die betrokken zijn geweest bij burgerparticipatieprocessen de mogelijkheden tot en resultaten van burgerparticipatie In Kerkrade? 6. Hoe succesvol is het beleid? Rol en positie raad en leren van andere gemeenten 7.

Op welke wijze zijn de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad geborgd met betrekking tot het beleid en de uitvoering van burgerparticipatie?

Aanleiding en onderzoeksverantwoording

Is de informatiepositie van de gemeenteraad op een effectieve manier georganiseerd en geborgd In de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie? 9. Hoe geven met Kerkrade vergelijkbare gemeenten invulling aan het beleid met betrekking tot burgerparticipatie inclusief de monitoring ervan en wat kan het gemeentebestuur van Kerkrade daarvan leren? 10. Tot welke conclusies en aanbevelingen leidt dit voor het college en voor de gemeenteraad? 8.

In onderstaand onderzoeksmodel is dit grafisch weergegeven, waarin ook de onderzoeksvragen zijn weergegeven. Leren van andere gemeenten (9 +10)

“Beoogd”

Uitvoeringsstrategie (HOE) Afs pra ken over i nzet burgerparti cipatie (2)

Doelen (WAT) Bel eid (1)

Borging kaderstellende en controlerende rol (7 + 8)

Monitoren doeltreffend- en doelmatigheid (4)

Resultaten (EFFECT) Erva ri ngen personen en orga nisaties (5) Succes volheid beleid (6)

“Pra kti jk”

Uitvoering (PRAKTIJK) Pra kti jk (3) Erva ri ngen(7)

Voor de oordelende vragen is een normenkader opgesteld. Onderdeel onderzoeksmodel Doelen

Vraag

Norm

1. Wat is het huidige beleid (doelen) met betrekking tot burgerparticipatie?

▪

De gemeente Kerkrade beschikt over beleid met daarin geformuleerde doelen en resultaten die met burgerparticipatie bereikt moeten worden.

▪

De doelen en effecten hebben betrekking op het vergroten van de realisatiekracht en het verbeteren van de invloed van burgers.

Uitvoeringsstrategie

2. Welke afspraken zijn er over de toepassing van burgerparticipatie?

▪

De gemeente heeft benoemd bij welke besluiten uitvoeringsprocessen sprake dient te zijn van burgerparticipatie.

▪

De gemeente heeft een afwegingskader waarmee te bepalen is op welke wijze en op welk niveau de burgerparticipatie ingericht moet worden.

▪

Er zijn afspraken over de wijze waarop de raad betrokken is bij de besluitvorming over de wijze waarop burgerparticipatie wordt ingericht, de wijze waarop de raad betrokken wordt bij de burgerparticipatie en de wijze waarop de raad geïnformeerd wordt over de toepassing en opbrengsten van de burgerparticipatie.

Aanleiding en onderzoeksverantwoording

Onderdeel onderzoeksmodel Uitvoeringspraktijk

Resultaten

Vraag

Norm

3. Op welke wijze wordt burgerparticipatie in de praktijk vorm en inhoud gegeven in Kerkrade? 4. Op welke wijze wordt de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid met betrekking tot burgerparticipatie gemonitord? 1. Hoe ervaren personen en organisaties die betrokken zijn geweest bij burgerparticipatieprocessen de mogelijkheden tot en resultaten van burgerparticipatie In Kerkrade?

Beschrijvende vraag, geen norm Beschrijvende vraag, geen norm

De personen en organisaties ervaren: ▪

Een goed samenspel met de gemeente

▪

Dat de verwachtingen over hun invloed en rol van te voren helder waren en gedurende het proces helder zijn gebleven

▪

Dat het burgerparticipatietraject goed en professioneel was ingericht en werd begeleid

Hoe succesvol is het beleid?

▪

De gemeente monitort de doeltreffendheid en

▪

De gemeente bereikt haar eigen doelen en

doelmatigheid van de burgerparticipatie effecten. ▪

De gemeente bereikt met de inzet van burgerparticipatie (1) meer realisatiekracht, (2) meer betrokkenheid en invloed van burgers en organisaties.

▪

De gemeente is doelmatig omdat (1) sprake is van een goede kwaliteit van de samenwerking in de burgerparticipatietrajecten en (2) sprake is van een professionele vormgeving en begeleiding van de burgerparticipatietrajecten.

Rol van de raad

7. Op welke wijze zijn de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad geborgd met betrekking tot het beleid en de uitvoering van burgerparticipatie? 8. Is de informatiepositie van de gemeenteraad op een effectieve manier georganiseerd en geborgd In de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie?

▪

Beschrijvende vraag, geen norm

▪

De gemeenteraad ervaart een goede informatiepositie om de doeltreffendheid en doelmatigheid van de toepassing van burgerparticipatie te beoordelen.

▪

Sprake is van een heldere taak- en verantwoordelijkheidsverdeling binnen de gemeentelijke organisatie wie wat wanneer doet om de raad conform afspraken te informeren.

▪

2.3

Deze afspraken worden toegepast.

Onderzoeksverantwoording

De volgende fasen in het onderzoek zijn doorlopen: Documentenstudie De documentenstudie richtte zich op het burgerparticipatiebeleid, de participatieverordening, relevante raadsvoorstellen en de wijze waarop de raad is geïnformeerd over en kaderstellend in positie gebracht over de inzet van burgerparticipatie.

Aanleiding en onderzoeksverantwoording

Ten tweede richtte de documentenstudie zich op het in beeld brengen van alle ingezette en (nog) lopende burgerparticipatietrajecten sinds het nieuwe burgerparticipatiebeleid en een aantal burgerparticipatietrajecten van voor die tijd. Dat heeft geleid tot een groslijst van 16 burgerparticipatietrajecten, waarvan er op basis van een verdeling naar beleidsthema en mate waarin het traject is afgerond een achttal is geselecteerd voor het casusonderzoek. Het gaat om de volgende acht trajecten: ▪ Masterplan Bleijerheide en Nuland (initiatief van de gemeente) ▪ Mobiliteitsvisie (initiatief van de gemeente) ▪ Buurtcamping Kerkrade-West (initiatief vanuit inwoners en vervolgens aangesloten bij landelijke organisatie buurtcampings waar de gemeente buurtbewoners heeft ondersteund) ▪ Aanvalsplan Centrum (initiatief van de gemeente) ▪ Kerkraads Wmo-model (initiatief van de gemeente) ▪ Visie gemeenschapshuizen (initiatief van de gemeente) ▪ Omgevingsvisie (initiatief van de gemeente) ▪ Ambitieplan Kerkrade-Oost (initiatief van de gemeente) Alle bijbehorende documentatie is opgevraagd en geanalyseerd. Dat heeft geleid tot gespreksprotocollen met de ambtelijk trekkers. Veldwerk Met elk van de acht geselecteerde trajecten is een verdiepend gesprek gevoerd met betrokken trekker van het traject om het beeld per traject te verdiepen.

Zo is gevraagd met welke redenen en welke doelen burgerparticipatie is ingezet. Maar ook wat in de praktijk goed en minder goed uitpakte vanuit het perspectief van de ambtelijk trekker. De betrokkenheid van de raad bij de burgerparticipatietrajecten en de wijze waarop de raad daarover is geïnformeerd was eveneens onderwerp van gesprek. Deze gesprekken waren tevens een voorbereiding op de rondetafelgesprekken met de deelnemers aan het burgerparticipatietraject. Vervolgens is met een selectie van deelnemers aan het burgerparticipatietraject gesproken over de effecten van het traject (doeltreffendheid) en de kwaliteit van de procesgang (doelmatigheid) van het traject. Gesproken is met bewoners en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties en ondernemers. Niet bij elk traject was het mogelijk om hiermee te spreken. Bijvoorbeeld omdat het traject nog maar net was opgestart of omdat het traject lang geleden had plaatsgevonden en de betrokkenen niet meer gesproken konden worden. Het derde deel van het veldwerk bestond uit gesprekken met vertegenwoordigers van een drietal andere gemeenten. Dit met het doel om na te gaan wat Kerkrade kan leren van andere gemeenten. Hoe gaan zij om met de dilemma’s en vraagpunten die in Kerkrade leven.

De selectie is tot stand gekomen op basis van een soortgelijk sociaal-economisch profiel en tips en aanbevelingen van de ambtelijk trekkers die zijn gesproken. Dat heeft geleid tot gesprekken met vertegenwoordigers verantwoordelijk voor burgerparticipatie van de gemeenten Roosendaal, Roermond en Heerlen. Het laatste onderdeel van het veldwerk heeft bestaan uit een groepsgesprek met een vertegenwoordiging van de raad. Gespreksonderwerpen waren de ervaringen met de burgerparticipatie, de verwachtingen voor de toekomst en de wijze waarop de raad de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de burgerparticipatie kan of zou willen bepalen. Analyse en rapportage De opbrengsten uit de documentenstudie en het veldwerk zijn geanalyseerd, de onderzoeksvragen beantwoord en de bevindingen zijn getoetst aan het normenkader.

Aanleiding en onderzoeksverantwoording

Om te vergroten: klik op een hoek en sleep. Om te verschuiven: klik op Bijsnijden in het rechtertabblad Opmaak.

BEVINDINGEN BELEID EN BEOOGDE UITVOERING

Aanleiding en onderzoeksverantwoording

3. Bevindingen beleid en beoogde uitvoering 3.1

Inleiding

In dit hoofdstuk zijn de bevindingen over het burgerparticipatiebeleid en de beoogde uitvoering daarvan weergegeven. Eerst zijn in de rode kaders de bevindingen op hoofdlijnen weergegeven, gevolgd door een onderbouwing van dat antwoord. De vluchtige lezer kan volstaan met het lezen van de beantwoording op hoofdlijnen in de rode kaders.

3.2

Beleid en doelen burgerparticipatie Kerkrade

Wat is het huidige beleid (doelen) met betrekking tot burgerparticipatie?

Bevindingen op hoofdlijnen: ▪

De gemeente wil de volgende doelen bereiken: meer betrokkenheid van inwoners, verbeteren van

▪

Burgerparticipatie wordt bij ieder project of plan toegepast waar mogelijk op de hoogst mogelijke trede.

de relatie met de gemeenschap en de kennis van inwoners inzetten.

Onderbouwing De doelen zijn beschreven in het visiedocument Burgerparticipatie (2022). In het visiedocument beschrijft de gemeente waarom burgerparticipatie van belang is: ▪ Meer betrokkenheid van inwoners ▪ Verbeteren van de relatie met de gemeenschap ▪ De kennis van de inwoners inzetten Burgerparticipatie is volgens het visiedocument een manier van beleidsvoering waarbij inwoners, individueel of samen en direct of indirect, de kans krijgen om invloed uit te oefenen op de ontwikkeling, uitvoering en/of evaluatie van beleid. Het gaat om meepraten, meedenken en meebeslissen in het publieke domein. De gemeente Kerkrade hanteert de volgende stappen van de participatieladder die kunnen worden ingezet in burgerparticipatietrajecten: ▪ Als de gemeente en alle betrokken partijen samen beslissen en samen werken, dan spreekt de gemeente over coproduceren (1). ▪ Meebeslissen (2). Nadat er bepaalde afspraken zijn gemaakt krijgt de gemeenschap de mogelijkheid om zelf beslissingen te nemen. ▪ Adviseren (3). Hier krijgt de gemeenschap uitgebreid de kans om te adviseren bij nieuw beleid of projecten. ▪ Raadplegen (4). Hier wordt de inwoners gevraagd naar hun mening. Hebben zij ideeën? Wat leeft er bij hen in de buurt? De gemeente houdt hier dan rekening mee en laat weten wat er is gedaan met deze suggesties. ▪ Informeren (5).

Hierbij wordt de gemeenschap geïnformeerd over plannen en kunnen vragen worden gesteld. De ambitie is dat de gemeente Kerkrade burgerparticipatie bij ieder project of plan toepast, tenzij er een geldige reden is waardoor participatie niet van toepassing is.

Bevindingen beleid en beoogde uitvoering

3.3 2.

Afspraken over de toepassing van burgerparticipatie Welke afspraken zijn er over de toepassing van burgerparticipatie?

Bevindingen op hoofdlijnen: ▪

De afspraak berust op maatwerk en het streven naar een zo hoog mogelijke trede op de participatieladder als burgerparticipatie wordt ingezet.

▪

▪ ▪

▪

Burgerparticipatie is een vast onderdeel van het maken van alle plannen. Uitzonderingen daarop moeten worden onderbouwd volgens de uitzonderingsmogelijkheden opgenomen in de Participatieverordening. Er mag geen drempel zijn om mee te doen aan burgerparticipatie. De gemeente neemt een besluit over de inrichting van de burgerparticipatie. De gemeente kiest de trede op de participatieladder, communiceert hierover naar bewoners en bewoners kunnen daarop reageren. De raad wordt jaarlijks geïnformeerd over de ervaringen en resultaten van de toepassing van burgerparticipatie.

Onderbouwing De bevindingen zijn opgebouwd aan de hand van de afspraken die terug te lezen zijn in het visiedocument Burgerparticipatie (2022), de Participatieverordening (2023) en het raadsbesluit over de vaststelling van het visiedocument Burgerparticipatie. In het visiedocument Burgerparticipatie (2022) spreekt de gemeente de volgende ambitie (wat willen we bereiken?) uit: ▪ Burgerparticipatie is onlosmakelijk is verbonden aan de ontwikkeling en uitvoering van beleid, plannen en projecten, zowel in het fysieke als het sociale domein als domeinoverstijgend. ▪ Er zal naar worden gestreefd om zo hoog mogelijk op de participatieladder in te zetten waar dat mogelijk is, maar het blijft altijd maatwerk. ▪ Als gemeente zullen wij daarvoor meer en intensiever contact leggen en ons meer openstellen voor de leefwereld en leefomgeving van de gemeenschap. We moeten ervoor zorgen dat iedereen mee kan doen. Daarbij doet de gemeente de volgende beloften: ▪ Per thema of project bekijkt de gemeente welke trap van meedenken en doen (1-5) aan de orde is. Dit communiceert de gemeente ook altijd van tevoren. ▪ De gemeente belooft om de participatie zo in te richten dat iedereen kan meedoen. Er hoort geen drempel te zijn voor inwoners om mee te doen.

▪ Een andere belofte die de gemeente doet, is dat burgerparticipatie een vast onderdeel wordt bij het maken van plannen en het afstemmen daarvan met College en raad. Zo moet er voortaan bij ieder project of plan duidelijk worden aangegeven hoe de gemeenschap erbij wordt betrokken. ▪ De gemeente kiest de participatietrede en communiceert dit met de inwoners. Zij mogen hierop reageren en dan kan de gemeente nog bijsturen. ▪ De gemeente gaat anders werken: ambtenaren moeten dichter bij de gemeenschap komen te staan en het bewustzijn over burgerparticipatie koesteren. Deze nieuwe manier van werken heeft grote gevolgen voor ambtenaren, maar ook voor College en gemeenteraad. De belofte luidt dan ook dat er gewerkt gaat worden aan een betere manier van werken en communiceren met de gemeenschap. ▪ Eigen ideeën krijgen de ruimte. Een burgerinitiatief is een plan van, voor en door inwoners van de gemeente. De gemeenschap komt met het idee en zal dit voorstellen aan de gemeente. De gemeente zal vervolgens meedenken over de mogelijkheden om burgerinitiatieven te kunnen uitvoeren. ▪ De gemeente Kerkrade geeft ook ruimte aan het uitdaagrecht (Right to Challenge). Dit betekent dat de gemeenschap lokale voorzieningen en gemeentelijke taken in eigen hand kan nemen.

Bevindingen beleid en beoogde uitvoering

In 2023 is als uitwerking van het visiedocument een Participatieverordening vastgesteld. Deze verordening regelt de betrokkenheid van inwoners, lokale ondernemers en/of maatschappelijke organisaties bij de ontwikkeling – mede omvattend de voorbereiding, uitvoering en evaluatie – van gemeentelijk beleid, plannen en projecten en de rol van de inwoners, lokale ondernemers of maatschappelijke organisaties, het college van Burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad in deze processen (artikel 1). De vijf tredes van de participatieladder zijn in de verordening opgenomen. Uitgangspunt is dat participatie door het bestuursorgaan wordt toegepast, tenzij een uitzonderingsgrond uit deze verordening van toepassing is. Het betreft de volgende uitzonderingsgronden: a. Als participatie bij of krachtens wettelijk voorschrift is uitgesloten; b. Als participatie al is geregeld in andere al dan niet gemeentelijke verordeningen, regelgeving of procedures; c. Ten aanzien van ondergeschikte herzieningen van een eerder vastgesteld beleidsvoornemen; d. Naar aanleiding van een formele aanvraag waarvoor een wettelijke beslistermijn geldt; e. Als er sprake is van een kwestie met betrekking tot een individueel geval zonder lokaal maatschappelijk belang; f. Als sprake is van uitvoering van hogere regelgeving waarbij het bestuursorgaan geen of nauwelijks beleidsvrijheid heeft; g.

Inzake de vaststelling van de begroting, de tarieven voor gemeentelijke dienstverlening en belastingen bedoeld in hoofdstuk XV van de Gemeentewet; h. Ten aanzien van een beleidsvoornemen dat uitsluitend of hoofdzakelijk betrekking heeft op interne of organisatorische aangelegenheden van de gemeente; i. Als de uitvoering van een beleidsvoornemen dermate spoedeisend is dat participatie niet kan worden afgewacht; j. Als het belang van participatie niet opweegt tegen het belang van de verantwoordelijkheid van de gemeente voor kwetsbare groepen in de samenleving. De verordening regelt ook de procedure (artikel 4) van de burgerparticipatie. Het bestuursorgaan stelt bij de start van elk participatieproces vast welke vorm van participatie wordt toegepast en hoe de inbreng van inwoners, lokale ondernemers en/of maatschappelijke organisaties wordt meegewogen. Gedurende het participatieproces kan de vorm naargelang het maatwerk hierom vraagt, worden gewijzigd, mits goed gemotiveerd. Het besluit tot participatie wordt op de voor die participatieprocedure geschikte wijze bekend gemaakt. Belangrijk is dat ook een besluit wordt genomen over de participatie met daarin een besluit over de volgende punten: a. Het doel van de participatie; b. Het niveau van participatie (coproduceren, meebeslissen, adviseren, raadplegen of c. informeren); d. De kaders voor participatie; e.

De wijze waarop het bestuursorgaan over deze kaders vooraf communiceert; f. De wijze waarop en het tijdvak waarin de deelnemers hun inbreng kunnen leveren; g. De wijze waarop de democratische waarden van de gemeente in het participatieproces worden gewaarborgd; h. Begroting van de kosten van het participatieproces. Bij de afronding van de participatietrajecten waarbij het gaat om adviseren of coproduceren regelt de verordening dat een eindverslag opgemaakt wordt. Het eindverslag bevat in ieder geval de gekozen vorm van participatie, een weergave van de inbreng/zienswijzen;, een reactie op de ingediende zienswijzen. Het eindverslag dient de gemeente in ieder geval bekend te maken aan de betrokken participanten (artikel 5). Het raadsbesluit Visiedocument Burgerparticipatie bevat een afspraak over de wijze waarop de raad wordt geïnformeerd. Deze luidt: het minimaal één keer per jaar informeren van de raad over de ervaringen en toepassingen van burgerparticipatie. Bij elk raadsbesluit over planvorming dient een paragraaf over burgerparticipatie te zijn opgenomen.

Bevindingen beleid en beoogde uitvoering

De gemeente Kerkrade heeft de Kerkraadse participatieleidraad opgesteld. Dit is een handvat voor de participatie bij beleid en projecten. De leidraad is voor projectleiders, beleidsmedewerkers en andere ambtenaren die inwoners willen betrekken bij de ontwikkelingen in de gemeente. De leidraad benoemt een vijftal stappen die altijd moeten worden doorlopen: 1. De context: wat is het onderwerp, de probleemstelling en wat zijn de verwachtingen? 2. De partijen: stel de doelgroep(en) vast door te kijken wie belang heeft. 3. Het niveau: kies het participatieniveau door middel van het doorlopen van het beslismodel. 4. De notitie: stel een startnotitie op voor besluitvorming met daarbij een communicatie- en participatieplan. 5. Het canvas: vul na besluitvorming het participatiecanvas in en deel dit met de helpdesk burgerparticipatie. De leidraad bevat voor de verschillende stappen ook aanwijzingen of beslismodellen. Bij de stap context wordt bijvoorbeeld het CLEAR-model beschreven. Dat leidt tot vragen of burgers kunnen participeren, of ze de capaciteiten hebben om dat te doen, of burgers willen participeren, of burgers in staat worden gesteld om te participeren, worden burgers gevraagd om te participeren en wordt naar burgers teruggekoppeld zowel over inhoud als proces.

Bij de stap het niveau is een beslismodel opgesteld met een zestal vragen: is er beïnvloedingsruimte, is er enkel de gelegenheid om problemen of ideeën te benoemen, kun je alles aan anderen overlaten of moet je faciliteren, is het doel om van inwoners te horen wat er speelt en welke oplossingen zij zien, is het doel om besluitvorming over te laten aan inwoners of worden op basis van gelijkwaardigheid tussen inwoners, partners en gemeente besluiten genomen? De leidraad wil door de participatiecanvassen naast elkaar te leggen trajecten evalueren en daarmee lessen overdragen. Door het vast te leggen in een vast format ontstaat een database ontstaan van participatietrajecten. Er is ook een specifiek canvas voor de evaluatie van het traject achteraf opgesteld. Er is daarmee een instrumentarium beschikbaar voor de vastlegging van opgedane ervaringen.

3.4

Toetsing aan het normenkader

Voor de toetsing aan de norm werken we met de volgende termen in volgorde van niet voldoen tot voldoen: ▪

Voldoet niet: dit betekent dat op geen enkele wijze (0%) wordt voldaan aan de norm.

▪

Voldoet beperkt: dit betekent dat voor een klein deel (<=50%) wordt voldaan aan de norm.

▪

Voldoet merendeels: dit betekent dat voor een groter deel (>50%, <75%) wel dan niet wordt voldaan aan de norm.

▪

Voldoet grotendeels: dit betekent dat voor een zeer groot gedeelte (>75%) wordt voldaan aan de norm.

▪

Voldoet: dit betekent dat volledig (100%) wordt voldaan aan de norm. Norm

Toetsing

De gemeente Kerkrade beschikt over beleid met daarin geformuleerde doelen en resultaten die met burgerparticipatie bereikt moeten worden. De doelen en effecten hebben betrekking op het vergroten van de realisatiekracht en het verbeteren van de invloed van burgers.

Voldoet. Het visiedocument bevat de doelen en resultaten die met burgerparticipatie bereikt moeten worden. Dit zijn de volgende doelen: vergroten betrokkenheid inwoners, benutten kennis van inwoners en verbeteren van de relatie met de gemeenschap. Voldoet merendeels. De doelen hebben vooral betrekking op het verbeteren van de invloed van burgers (meer betrokkenheid, inzet van kennis van burgers). Een ander doel is het verbeteren van de relatie met de gemeenschap. Doelen gericht op het vergroten van de realisatiekracht van de gemeente zijn niet expliciet benoemd in het

Bevindingen beleid en beoogde uitvoering

Norm

De gemeente heeft benoemd bij welke besluit- en uitvoeringsprocessen sprake dient te zijn van burgerparticipatie.

De gemeente heeft een afwegingskader waarmee te bepalen is op welke wijze en op welk niveau de burgerparticipatie ingericht moet worden.

Toetsing visiedocument en de uitwerking daarvan in de Participatieverordening. Voldoet. De gemeente heeft aangegeven dat bij alle besluit- en uitvoeringsprocessen sprake moet zijn van burgerparticipatie. De Participatieverordening regelt onder welke omstandigheden burgerparticipatie niet hoeft te worden toegepast. Voldoet grotendeels. De gemeente heeft treden op de participatieladder beschreven. De gemeente heeft ook aangegeven dat burgerparticipatie op een zo hoog mogelijke trede (met de meeste invloed) moet plaatsvinden waar dat mogelijk is. De participatieleidraad bevat een beslismodel voor de niveaus aan de hand van een zestal vragen. Voldoet merendeels. Raadsbesluiten over planvorming behoren een paragraaf over de wijze waarop burgerparticipatie vorm krijgt te bevatten. Daarmee neemt de raad ook een besluit over de wijze waarop de burgerparticipatie vorm en inhoud krijgt. Er zijn geen afspraken over de wijze waarop de raad betrokken wordt bij de toepassing van burgerparticipatie. De raad heeft bij besluit bepaald dat de raad jaarlijks over de ervaringen en resultaten van de toepassing van burgerparticipatie wordt geïnformeerd.

Bevindingen beleid en beoogde uitvoering

Om te vergroten: klik op een hoek en sleep. Om te verschuiven: klik op Bijsnijden in het rechtertabblad Opmaak.

BEVINDINGEN PRAKTIJK EN RESULTATEN

Bevindingen beleid en beoogde uitvoering

4. Bevindingen praktijk en resultaten 4.1

Inleiding

In dit hoofdstuk zijn de bevindingen over praktijk van burgerparticipatie en de resultaten daarvan weergegeven. Eerst zijn in de rode kaders de bevindingen op hoofdlijnen weergegeven, gevolgd door een onderbouwing van dat antwoord. De vluchtige lezer kan volstaan met het lezen van de beantwoording op hoofdlijnen in de rode kaders.

4.2 6.

Uitvoeringspraktijk burgerparticipatie Op welke wijze wordt burgerparticipatie in de praktijk vorm en inhoud gegeven in Kerkrade?

Bevindingen op hoofdlijnen: ▪

De belangrijkste doelen van de onderzochte trajecten op het gebied van burgerparticipatie zijn het realiseren van meer betrokkenheid van inwoners en het benutten van de kennis van inwoners. Het resultaat of effect van de trajecten is dat de relatie met de gemeenschap verbetert.

▪

In de praktijk worden minimaal de treden informeren en raadplegen ingezet en in meer dan de

▪ ▪

De meest gebruikte methoden in de trajecten zijn bijeenkomsten en peilingen of enquêtes. De raad wordt schriftelijk en mondeling betrokken bij de trajecten en heeft volgens de ambtelijk betrokkenen de mogelijkheid om vooraf, tijdens en na afloop te sturen in de meeste trajecten.

helft van de onderzochte trajecten is ook sprake van meebeslissen en coproduceren.

Onderbouwing De bevindingen zijn opgebouwd aan de hand van acht onderzochte burgerparticipatietrajecten rondom de volgende projecten en plannen: ▪ Masterplan Bleijerheide en Nuland (initiatief van de gemeente) ▪ Mobiliteitsvisie (initiatief van de gemeente) ▪ Buurtcamping Kerkrade-West (initiatief vanuit inwoners en vervolgens aangesloten bij landelijke organisatie buurtcampings waar de gemeente buurtbewoners heeft ondersteund) ▪ Aanvalsplan Centrum (initiatief van de gemeente) ▪ Kerkraads Wmo-model (initiatief van de gemeente) ▪ Visie gemeenschapshuizen (initiatief van de gemeente) ▪ Omgevingsvisie (initiatief van de gemeente) ▪ Ambitieplan Kerkrade-Oost (initiatief van de gemeente) Per project en plan is in interviews met de ambtelijk contactpersonen en aan de hand van verstrekte documenten nagegaan hoe de burgerparticipatie vorm en inhoud is gegeven. In onderstaande tabel is nagegaan of en hoe in de praktijk vorm en inhoud is gegeven aan de afspraken die gemaakt zijn. Afspraken / aspecten Doel participatie

Praktijk

Frequentie

Genoemde doelen: Meer betrokkenheid inwoners Verbeteren relatie gemeenschap Benutten kennis inwoners Integraal werken Energie steken in wat belangrijk is (efficiëntie)

Aantal keer benoemd: 7 keer 1 keer 5 keer 2 keer 2 keer

Bevindingen praktijk en resultaten

Keuze voor ingezette tredes participatieladder

Wijze van communicatie over burgerparticipatie

Ingezette methoden van burgerparticipatie

Tussentijdse aanpassing inrichting burgerparticipatie Begroting van de kosten van burgerparticipatie Wijze waarop raad is betrokken Mogelijkheden tot sturing vanuit de raad

Meer draagvlak Niveau: Coproduceren Meebeslissen Adviseren Raadplegen Informeren Communicatieplan aanwezig: - Ja - Nee

2 keer Ingezet / beoogd in te zetten: 5 keer 5 keer 6 keer 7 keer 7 keer 4 keer 4 keer

Wijze van communiceren: - Website - Lokale krant - Uitnodigingen bijeenkomsten - Social media - Nieuwsbrief Enquête / peiling Bewonersbijeenkomsten Huis-aan-huis / pop-up Overlegvormen of werkgroepen: Vertegenwoordigersraden Interviews Gebiedssafari Ja Nee

6 keer 5 keer 6 keer 5 keer 4 keer 5 keer 5 keer 1 keer 5 keer 2 keer 2 keer 1 keer 3 keer 5 keer

Opgesteld: Niet opgesteld / niet bekend:

4 keer 4 keer

Mondeling mededeling: Schriftelijke informatie: Denktanks /werkgroep: Voorafgaand door kaders voor het traject mee te geven Gedurende de loop van het traject

5 keer 6 keer 2 keer 5 keer

Achteraf op basis van evaluatie en informatie

4 keer

Niet

0 keer

6 keer

De twee belangrijkste doelen in de onderzochte burgerparticipatietrajecten waren (1) meer betrokkenheid van bewoners en (2) benutten kennis van bewoners. Het verbeteren van de relatie met de gemeenschap wordt in de interviews wordt door ambtelijk betrokkenen bij de trajecten eerder gezien als een resultaat of effect van het traject zelf. In de trajecten worden vaak meerdere treden van burgerparticipatie ingezet. Het meest voorkomend zijn informeren en raadplegen (dat wordt beschouwd als de ‘ondergrens’). Co-produceren en meebeslissen worden iets minder vaak genoemd. Daarmee lijkt het doel, een inzet op zo een ‘zo hoog mogelijke trede’ in vijf van acht onderzochte trajecten de ambitie of de praktijk te zijn. Hierbij geldt wel dat dit makkelijker

Bevindingen praktijk en resultaten

is bij onderwerpen die veel concreter zijn (uitvoerings- en inrichtingsplannen) en minder bij abstracte planvorming. Bijvoorbeeld gaven bewoners aan dat bij abstractere planvorming zoals de mobiliteitsvisie en de omgevingsvisie dat sprake was van een informatieoverload en geen scherp zicht hadden op wat met hun bijdrage gedaan werd of kon worden. Daar is co-produceren en meebeslissen eerder weggelegd voor vertegenwoordigers van partners van de gemeente. Bij concrete uitvoeringsplannen zoals het aanvalsplan Centrum, maar ook de buurtcamping was veel duidelijker wat de rol van de bewoners was en welke invloed zij hebben. Uit de gesprekken met de ambtelijk trekkers blijkt dat het ook eenvoudiger is om hiervoor bewoners te mobiliseren en te interesseren. De wijze van communiceren gedurende het traject verloopt veelal via peilingen en bewonersbijeenkomsten. In de helft van de gevallen is sprake van een communicatieplan waarin de wijze van communiceren is vastgelegd. Dat betekent niet dat bij andere trajecten daar niet over is nagedacht, het is alleen niet expliciet vastgelegd. In drie van de acht trajecten is sprake geweest van een tussentijdse aanpassing van het traject. Dat is volgens de ambtelijk betrokkenen ook nodig om te kunnen inspelen op ontwikkelingen en vragen en behoeften van deelnemers aan het traject.

Als er een extra bijeenkomst nodig is of een andere methode beter werkt (bijvoorbeeld in kleinere groepjes ergens een uitwerking aan geven), dan moet daar ruimte voor zijn. Bij de helft van de trajecten is vooraf een begroting opgesteld voor de kosten van het burgerparticipatiegedeelte. Dat lijkt bij de meest recente trajecten meer het geval dan degene waar al langere tijd geleden mee is gestart. Ook maakt het uit of bij het traject sprake is van externe begeleiding. Dan zijn er logischerwijs ook kosten aan verbonden die begroot moeten worden. De raad wordt vooral mondeling (in commissieverband) en schriftelijk (raadsinformatiebrief) geïnformeerd over afzonderlijke trajecten. Bij sommige grote met name invoeringstrajecten, zoals de Omgevingswet en de Wmo, is de raad in de vorm van een werkgroep betrokken. Dat zijn echter uitzonderingen. De raad heeft volgens de ambtelijk betrokkenen altijd de mogelijkheid om vooraf en tijdens het traject kaders mee te geven of te sturen. Dat is in de meeste trajecten volgens de ambtelijk betrokkenen ook gebeurd.

4.3 7.

Monitoring doeltreffendheid en doelmatigheid Op welke wijze wordt de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid met betrekking tot burgerparticipatie gemonitord?

Bevindingen op hoofdlijnen: ▪

Er is een afspraak om jaarlijks de raad te informeren over de ervaringen met het inzetten van burgerparticipatie. Echter die evaluatie heeft nog niet plaatsgevonden, hierover is de raad geïnformeerd.

▪

Er zijn geen eenduidige of algemene werkwijzen voor het monitoren van de doeltreffendheid en doelmatigheid van de ingezette burgerparticipatietrajecten. Betrokkenen zijn nog zoekende naar manieren en methoden die daarvoor geschikt zijn.

Onderbouwing Eenduidige afspraken of algemene werkwijzen voor het monitoren van de doeltreffendheid en doelmatigheid van de onderzochte burgerparticipatietrajecten zijn er niet. De verordening regelt dat bij meebeslissen en coproduceren sprake moet zijn van een participatieverslag. Noch bij de raad noch bij de

Bevindingen praktijk en resultaten

ambtelijke betrokkenen zijn concrete afspraken over de wijze van monitoren bekend. Er is een afspraak om jaarlijks het visiedocument burgerparticipatie te evalueren, maar dat is nog niet gebeurd. Uit de interviews blijkt dat ambtelijk betrokkenen en de raad nog zoekende zijn naar welke manieren en methoden daarvoor het meest geschikt zijn. Bij een enkel burgerparticipatietraject is gebruik gemaakt van het participatiecanvas bij de start van het burgerparticipatietraject. Ingevulde evaluatiecanvassen zijn niet aangetroffen. Dat heeft ook te maken met het feit dat de gemeente daar nog maar net mee is gestart. Dat betekent niet dat niet wordt teruggeblikt tijdens en na afloop van een traject. Dat gebeurt in alle gevallen. De ene keer aan de hand van het project- of communicatieplan, de andere keer gebeurt dat meer lopende het traject. Participatieverslagen (zoals benoemd in de Participatieverordening) zijn niet opgesteld. Dat heeft twee oorzaken: de verplichting bestond nog niet (de verordening is pas medio 2023 vastgesteld) of de trajecten zijn nog niet afgerond.

4.4 8.

Ervaringen Hoe ervaren personen en organisaties die betrokken zijn geweest bij burgerparticipatieprocessen de mogelijkheden tot en resultaten van burgerparticipatie in Kerkrade?

Bevindingen op hoofdlijnen: ▪

Bewoners en partners van de gemeente ervaren dat de gemeente Kerkrade van goede wil is. De gemeente staat open voor de inbreng van bewoners en partners en luistert daar naar.

▪

Als je bewoners en partners raadpleegt, geef dan als gemeente een terugkoppeling wat met de inbreng wordt gedaan. Het is niet zo dat er niets mee wordt gedaan, maar het is niet altijd duidelijk. Het risico van niet terugkoppelen is dat met name bewoners afhaken. Peilingen, vragenlijsten en enquêtes zijn niet altijd de meest geschikte instrumenten in een burgerparticipatietraject. Soms blijven de opbrengsten wat aan de oppervlakte. Partners geven aan dat het ook nog zoeken is naar het opstellen van de juiste vragen. Het meest gewaardeerd wordt het contact waarin sprake is van dialoog: werkgroepen, klankbordgroepen, rondes door de wijk en interviews. Dat geeft bij bewoners en partners het gevoel dat er echt naar ze geluisterd wordt. Burgerparticipatie moet niet alleen informeren (zenden) zijn, maar ook ontvangen. Duidelijkheid over het proces (wat gaat er hierna gebeuren en wat is daarin de rol van bewoners en partners) is voorwaardelijk voor blijvende betrokkenheid van bewoners en partners. En als die duidelijkheid er nog niet is, zorg dan als gemeente dat je dat ook zegt en geef aan wanneer je erop terug komt. De leer- en verbeterpunten zitten op het altijd terugkoppelen wat de gemeente met de inbreng gaat doen en duidelijkheid bieden over rol van bewoners en partners in het proces na de eerste stap in het burgerparticipatietraject.

Onderbouwing Van de acht onderzochte burgerparticipatietrajecten zijn bij zes ook deelnemers (bewoners en partners) aan het traject gesproken. Bij twee bleek dat niet mogelijk: het Kerkraads Wmo-mode was een traject van 2007 waarbij geen van betrokkenen nog wilde meedoen aan het onderzoek. Het ambitieplan KerkradeOost was net als project gestart en kende ten tijde van de onderzoeksperiode nog geen deelnemers. Voor deze twee trajecten zijn geen bevindingen over de ervaringen van bewoners en partners. In onderstaande tabel is weergegeven wat de ervaringen van de ambtelijke organisatie, de bewoners en de partners zijn in de acht onderzochte burgerparticipatietrajecten. Aspect Ervaringen Ervaringen ambtelijke organisatie Ingezette methoden / treden ▪ Coproduceren en meebeslissen gaat makkelijker met partners als het gaat om visievorming.

Bevindingen praktijk en resultaten

▪ ▪

▪

Onderscheid bewoners en partners

▪

▪ Sturing op wederzijdse verwachtingen

▪

Open verhoudingen en constructieve samenwerking

▪

Wat ging goed?

▪ ▪

▪ Wat kan beter?

▪ ▪

▪

Informeren is de minimale ondergrens in burgerparticipatietrajecten. Wisselende ervaringen met de inzet van peilingen en enquêtes. Bij sommige trajecten was het heel zinvol (Aanvalsplan Centrum), bij andere had het minder toegevoegde waarde (Mobliteitsvisie). De dialoog of het gesprek met bewoners levert het meeste op, zowel in termen van informatieoverdracht en kennisuitwisseling als het bouwen aan een relatie. De rol van bewoners moet niet ondergeschikt zijn aan die van partners. De neiging kan bestaan dat het makkelijker is om met partners te praten, dan met bewoners. Dat moet je zien te voorkomen door bewoners minimaal gelijkwaardig te positioneren. Bewoners zijn meer geneigd om mee te praten over concrete zaken direct in de eigen omgeving dan abstracte visies en ambitieplannen. Bewoners met eigen initiatieven zijn vaak heel capabel in het oppakken en uitwerken van taken. In een aantal trajecten is het heel prettig om van te voren scherp te hebben wat de rollen van gemeente, bewoners en partners zijn. Daarmee is ook voor iedereen duidelijk wat verwacht wordt. In andere trajecten is meer sprake van zich gaandeweg ontwikkelend proces. Daarin is het belangrijk om steeds terug te koppelen en vooruit te blikken met bewoners. Vergeet daarbij niet steeds te vertellen wat je met de inbreng doet en biedt ook duidelijkheid over de vervolgstappen in het traject of proces.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Kerkrade&id=eb2103ee-0332-4ce2-abef-011770e0f732