Eindrapport rekenkameronderzoek burgerparticipatie Kerkrade

Dat gebeurt nu nog niet altijd consequent. Wees duidelijk over wat de gemeente wel en niet kan of mag. Sommige trajecten kennen wettelijke en juridische procedures, maar ook kan een gemeenteraad uiteindelijk besluiten om toch een net andere afslag te nemen. Een voorwaarde voor open verhoudingen en constructieve samenwerking is duidelijkheid over wederzijdse verwachtingen (wie doet wat en wat is je rol en invloed). Een andere voorwaarde is ‘terug communiceren’ of wel aangeven wat je met de inbreng van deelnemers hebt gedaan en wat vervolgstappen zijn. Participatie is een continu proces, niet alleen bij de planvorming, maar ook bij de uitvoering gaat de participatie gewoon door. Participatietrajecten beschouwen als een investering in langduriger relaties met bewoners en partners. De gemeente is veel meer zichtbaar bij bewoners op een goede manier. Gesprekken en bijeenkomsten leveren meer inzichten op dan peilingen en enquêtes. Terugkoppeling en ‘terug communiceren’ naar bewoners en partners. De inzet van partners bij trajecten past soms niet in hun functie of beschikbare uren. Dat zorgt ervoor dat in trajecten soms een stapje terug of opzij wordt gezet. Wees daarom ook bewust wat je van partners vraagt bij burgerparticipatietrajecten. De lijntjes tussen de raad en bewoners zijn soms kort en dat leidt dat zaken die in de raad zijn ingebracht via een omweg ook weer

Bevindingen praktijk en resultaten

27

in het traject terecht komen. Daarover zou je afspraken met de raad moeten maken. Ervaringen bewoners Ingezette methoden / treden

▪

▪

Sturing op wederzijdse verwachtingen

▪

▪

▪

▪ Open verhoudingen en constructieve samenwerking

▪

▪

Wat ging goed?

▪ ▪

▪ Wat kan beter?

▪ ▪

▪ ▪

Ervaringen partners Ingezette methoden / treden

▪ ▪

Gesprekken en bijeenkomsten worden meest gewaardeerd als vorm van betrokkenheid. Vooral één op één gesprekken geven het gevoel dat naar je wordt geluisterd. Het is belangrijk om teruggekoppeld te krijgen wat met je inbreng wordt gedaan. Daar zijn wisselende ervaringen mee: weinig tot geen terugkoppeling of wel gedeeltelijk iets terug zien van je inbreng, maar geen uitleg wat er met de rest is gebeurd. Bewoners voelden zich in een aantal trajecten overvoerd met informatie. Dit geldt met name bij abstractere plan en visievorming zoals de Omgevingswet en de Mobiliteitsvisie. Ook was sprake van onduidelijkheid waar de gemeente wel en niet over gaat. Dat leidt tot minder motivatie om deel te nemen aan de vervolgstappen in het traject. Dit was bijvoorbeeld het geval bij de Mobiliteitsvisie, waar gevraagd werd naar openbaar vervoer wensen, maar niet de gemeente, maar de provincie daarover gaat. Duidelijkheid over de mate van invloed is belangrijk. Als die duidelijkheid er niet is of er is een gevoel dat met de inbreng niets gedaan is waarbij niet is uitgelegd is waarom, dan bevordert dat de deelname aan de rest van het proces niet. Daar waar dat wel duidelijk was, is de motivatie en betrokkenheid groter. Bewoners geven in een aantal gevallen aan weinig betrokkenheid te hebben bij de besluitvorming terwijl daar wel behoefte aan was.

Bewoners ervaren in alle trajecten dat de gemeente van goede wil is. In meerdere onderzochte trajecten geven bewoners aan dat gesprekken met de gemeente open waren, dat er werd geluisterd en dat notities of aantekeningen werden gemaakt. Een voorwaarde voor open verhoudingen en constructieve samenwerking is duidelijkheid over wederzijdse verwachtingen (wie doet wat en wat is je rol en invloed). De open houding en het gevoel dat er goed geluisterd wordt. Als concrete acties volgen uit gesprekken, dan wordt daar door de gemeente opvolging aangegeven. Maar ze vertellen dan niet dat ze dat gedaan hebben. De gemeente krijgt een beter zicht op wat er in wijken speelt en waar behoefte aan is. Vertel wat je doet met de inbreng, geef feedback hierop. Vertel wat er in gesprekken met andere bewoners en partners besproken wordt, voordat je het gesprek aangaat. Kortom, leg uit hoe het proces in elkaar zit. Maak verslagen en deel deze met betrokkenen. In sommige trajecten is veel ‘gezonden’ door de gemeente. Heel veel informatie die zorgt voor een gebrek aan overzicht bij bewoners. Interviews en kleinschalige bijeenkomsten, klankbord- en werkgroepen werken het beste volgens de partners. Vragenlijsten en onderzoeken kunnen nuttige instrumenten zijn, maar daar moet wel meer ervaring mee worden opgedaan.

Bevindingen praktijk en resultaten

28

Sturing op wederzijdse verwachtingen

▪

Open verhoudingen en constructieve samenwerking

▪

Wat ging goed?

▪ ▪ ▪ ▪

Wat kan beter?

▪ ▪

4.5 9.

Wisselende beelden over mate waarin het proces goed is voorbereid. In sommige gevallen is aan het participatietraject gaandeweg invulling gegeven. Dan worden rollen en verwachtingen steeds duidelijker. Dat is niet erg, als maar benoemd wordt dat het gaandeweg duidelijker wordt. Anders levert de onduidelijkheid juist ruis op. Partners ervaren een prettige en open samenwerking met de gemeente. Klankbordgroepen en andere groepen werken vaak als een soepel team. Het uitleggen van het verloop van het traject en proces bij de start. Partners betrekken bij de ontwikkeling van keuzes. Partners betrekken bij de inrichting van het participatieproces. Houd scherp waarover informatie opgehaald moet worden, veel informatie is al bekend bij de gemeente. Afdelingen binnen de gemeente weten soms niet van elkaar dat ze in dezelfde wijk met ongeveer hetzelfde bezig zijn. De rol van Adviesraden in burgerparticipatietrajecten is soms wat ingewikkeld. Soms worden ze pas aan het einde van een traject betrokken, terwijl ze ook in een rol van adviseren of co-produceren ingezet kunnen worden.

Effecten Hoe succesvol is het beleid?

Bevindingen op hoofdlijnen: ▪

Absolute uitspraken over de mate waarin het beleid succesvol is, kunnen niet worden gedaan. Daarvoor is het beleid nog te recent en zijn meerdere burgerparticipatietrajecten nog niet afgerond.

▪

Uit de bevindingen komt een beeld naar voren dat vooral wordt ingezet op meer betrokkenheid van inwoners en het benutten van de kennis van inwoners. Als de gemeente dat op een goede manier doet (terugkoppelen wat met de inbreng wordt gedaan, duidelijkheid over vervolgstappen en de rol van bewoners en partners daarin), dan is de toepassing van burgerparticipatie effect voor deze doelen en verbetert het de relatie met de gemeenschap.

Onderbouwing In de beschikbaar gestelde documenten zijn geen evaluaties (bijvoorbeeld in de vorm van canvassen) of participatieverslagen over de acht onderzochte burgerparticipatietrajecten aangetroffen. Alleen over het Kerkraadse Wmo-model is een publicatie met leerervaringen verschenen (VNG). Deze dateert echter al van ruime tijd geleden en rapporteert beperkt op de doelen in het visiedocument burgerparticipatie. Er bestaan nog geen gemeentelijke rapportages over de mate waarin de doelen in de visie op burgerparticipatie zijn behaald. Daarom leunen de bevindingen vooral op de percepties en belevingen van de gesproken respondenten (ambtelijk, bewoners en partners actief in de onderzochte trajecten). In onderstaande tabel is op basis van de interviews vanuit verschillende perspectieven weergegeven in welke mate de burgerparticipatietrajecten hebben bijgedragen aan de doelen van het burgerparticipatiebeleid. Aspect Meer betrokkenheid inwoners

Effect Dit is in zeven van de acht onderzochte burgerparticipatietrajecten het doel. Bewoners geven aan dat

Bevindingen praktijk en resultaten

29

Verbeteren relatie gemeenschap

Benutten kennis inwoners

4.6

dit effect behaald wordt als sprake is van terugkoppeling en duidelijkheid over de vervolgstappen in het proces. Gebeurt dat niet, dan neemt het vertrouwen in de gemeente eerder af dan toe. Partners hebben ook een belang bij betrokkenheid van inwoners. Zij willen vaak samen met de gemeente optrekken om inwoners meer te betrekken. Het is ook voor partners nog een leerproces om dat op een effectieve manier te doen. Dit is één keer genoemd als expliciet doel bij de onderzochte burgerparticipatietrajecten. Uit de gesprekken blijkt wel dat als je burgerparticipatie inzet op meer betrokkenheid en het benutten van kennis en de gemeente doet het goed in termen van terugkoppeling en helderheid over het proces, dit het vertrouwen van bewoners (en partners) in de gemeente vergroot. Dan verbetert de relatie met de gemeenschap. Dit wordt zowel door de gemeente als de bewoners en de partners benoemd. Voor bewoners en de gemeente is dit, naast meer betrokkenheid, een belangrijk doel. Het effect van het benutten van de kennis moet voor bewoners wel zichtbaar zijn. Daarvoor is het belangrijk dat de gemeente, maar ook partners, laten zien wat ze met de kennis doen. En bijvoorbeeld ook uitleggen waarom ze er niets mee (kunnen) doen.

Toetsing aan het normenkader

Voor de toetsing aan de norm werken we met de volgende termen in volgorde van niet voldoen tot voldoen: ▪

Voldoet niet: dit betekent dat op geen enkele wijze (0%) wordt voldaan aan de norm.

▪

Voldoet beperkt: dit betekent dat voor een klein deel (<=50%) wordt voldaan aan de norm.

▪

Voldoet merendeels: dit betekent dat voor een groter deel (>50%, <75%) wel dan niet wordt voldaan aan de norm.

▪

Voldoet grotendeels: dit betekent dat voor een zeer groot gedeelte (>75%) wordt voldaan aan de

▪

Voldoet: dit betekent dat volledig (100%) wordt voldaan aan de norm.

norm.

Norm

Toetsing

De personen en organisaties ervaren: ▪ Een goed samenspel met de gemeente ▪ Dat de verwachtingen over hun invloed en rol van te voren helder waren en gedurende het proces helder zijn gebleven ▪ Dat het burgerparticipatietraject goed en professioneel was ingericht en werd begeleid

Voldoet merendeels. Bewoners en organisaties ervaren dat de gemeente open staat en luistert naar wat zij inbrengen. De terugkoppeling wat met de inbreng gedaan wordt, is voor verbetering vatbaar. Wat betreft de verwachtingen over de invloed en rol zijn verschillende ervaringen: positief en minder positief. De ervaren kwaliteit van de begeleiding van het burgerparticipatietraject hangt sterk samen met de ervaringen rondom terugkoppeling en duidelijkheid over het proces en de rol en invloed van bewoners en organisaties. Bij meerdere trajecten kon dat in de beleving van bewoners, partners en ook ambtelijke trekkers beter.

Bevindingen praktijk en resultaten

30

Norm

Toetsing

De gemeente monitort de doeltreffendheid en doelmatigheid van de burgerparticipatie

Voldoet niet. De gemeente is nog zoekende in de wijze waarop de doeltreffendheid en doelmatigheid van de burgerparticipatie moet worden vormgegeven. Op dit moment is er geen uniforme wijze van monitoring in de onderzochte trajecten. Daar is wel een instrumentarium voor (evaluatiecanvas), maar dat is niet toegepast in de onderzochte trajecten. Niet goed te bepalen. Absolute uitspraken over de mate waarin het beleid succesvol is, kunnen niet worden gedaan. Daarvoor is het beleid nog te recent en zijn meerdere burgerparticipatietrajecten nog niet afgerond. Voldoet in beperkte mate. De gemeente bereikt volgens bewoners en organisaties meer betrokkenheid, mits aan voorwaarden voor een goed proces wordt voldaan. Er zijn weinig concrete aanwijzingen dat als gevolg van de inzet van burgerparticipatie de realisatiekracht is vergroot. Voldoet in beperkte mate. Bewoners en organisaties ervaren een open en luisterende houding van de gemeente. Zowel bewoners en organisaties als de gemeente geven aan dat op het vlak van terugkoppeling en verwachtingen over rol en invloed in het proces verbetering mogelijk is. De ervaren kwaliteit van de samenwerking is sterk afhankelijk van de invulling van deze voorwaarden.

In de vormgeving en begeleiding van de burgerparticipatie is de gemeente nog lerende in termen van inzet van methoden van burgerparticipatie, in te zetten treden en het scheppen van heldere verwachtingen over het proces en de inbreng van bewoners en organisaties.

De gemeente bereikt haar eigen doelen en effecten.

De gemeente bereikt met de inzet van burgerparticipatie (1) meer realisatiekracht, (2) meer betrokkenheid en invloed van burgers en organisaties.

De gemeente is doelmatig omdat (1) sprake is van een goede kwaliteit van de samenwerking in de burgerparticipatietrajecten en (2) sprake is van een professionele vormgeving en begeleiding van de burgerparticipatietrajecten

Bevindingen praktijk en resultaten

31

Om te vergroten: klik op een hoek en sleep. Om te verschuiven: klik op Bijsnijden in het rechtertabblad Opmaak.

5

BEVINDINGEN ROL VAN DE RAAD EN LEREN VAN ANDERE GEMEENTEN

Bevindingen praktijk en resultaten

32

5. Bevindingen rol van de raad en leren van andere gemeenten 5.1

Inleiding

In dit hoofdstuk zijn de bevindingen over de rol van de raad en wat geleerd kan worden van andere gemeenten weergegeven. Eerst zijn in de rode kaders de bevindingen op hoofdlijnen weergegeven, gevolgd door een onderbouwing van dat antwoord. De vluchtige lezer kan volstaan met het lezen van de beantwoording op hoofdlijnen in de rode kaders.

5.2

Borging kaderstellende en controlerende rol gemeenteraad

10. Op welke wijze zijn de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad geborgd met

betrekking tot het beleid en de uitvoering van burgerparticipatie? Bevindingen op hoofdlijnen: ▪

De borging van de kaderstellende rol in het beleid is geborgd door het vaststellen van het visiedocument burgerparticipatie en de Participatieverordening. De kaderstellende rol in de uitvoering is geborgd door de verplichting in elk raadsbesluit over projecten of plannen een paragraaf over burgerparticipatie op te nemen.

▪

De controlerende rol is geborgd in het raadsbesluit over het visiedocument burgerparticipatie. Daarin is afgesproken dat de raad elk jaar een overzicht krijgt van de ervaringen met burgerparticipatie.

Onderbouwing De kaderstellende rol van de gemeenteraad is geborgd door het vaststellen van een visiedocument Burgerparticipatie. Daarmee heeft de raad de inhoudelijke kaders en doelen vastgesteld. Daarnaast heeft de raad de Participatieverordening vastgesteld. Die regelt de inhoud en de wijze waarop het beleid wordt toegepast. De derde manier van borging zit op het niveau van individuele burgerparticipatietrajecten. In elk raadsbesluit over projecten of plannen dient een paragraaf te zijn opgenomen over burgerparticipatie. De controlerende rol van de raad is geborgd in het raadsbesluit over het visiedocument Burgerparticipatie. Daarin is afgesproken dat de raad elk jaar een evaluatie krijgt van de ervaringen met de toepassing van burgerparticipatie.

5.3

Organisatie informatiepositie raad en borging in bedrijfsvoering

11. Is de informatiepositie van de gemeenteraad op een effectieve manier georganiseerd en geborgd In

de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie? Bevindingen op hoofdlijnen: ▪

Sprake is van een borging via de verplichting om bij elk raadsbesluit over projecten en plannen een paragraaf over burgerparticipatie op te nemen en de verplichting om jaarlijks de raad te rapporteren over de ervaringen met de toepassing van burgerparticipatie.

▪

De ambtelijke organisatie werkt niet met een eenduidige wijze van monitoring van de ervaringen met de toepassing van burgerparticipatie. Dat is niet de meest effectieve manier om de raad te kunnen informeren over de ervaringen met burgerparticipatie. Alleen voor trajecten waar sprake is

Bevindingen rol van de raad en leren van andere gemeenten

33

van adviseren of coproduceren moet conform de Participatieverordening een participatieverslag worden opgesteld. Onderbouwing De borging van de informatiepositie van de raad is op twee manieren georganiseerd: enerzijds door de verplichting om bij elk raadsbesluit over projecten en plannen een paragraaf over burgerparticipatie op te nemen. Anderzijds doordat de raad jaarlijks geïnformeerd moet worden over de ervaringen en resultaten van de inzet van burgerparticipatie. Uit de interviews blijkt dat op ambtelijk niveau geen eenduidige of vooraf afgesproken wijze van monitoring van de uitkomsten en ervaringen met burgerparticipatie plaatsvindt. Wel wordt sinds 2023 gewerkt met een canvas dat voorafgaand aan een burgerparticipatietraject wordt ingevuld om vorm en inhoud te geven aan burgerparticipatie. Dit gebruiken de ambtelijk trekkers niet als instrument om te voortgang te monitoren en daarmee te monitoren. Ambtelijk respondenten geven aan dat de huidige niet voorgeschreven werkwijze niet de meest effectieve wijze is om de informatiepositie van de raad te borgen. De participatieverordening vereist dat deelnemers aan burgerparticipatietrajecten waar sprake is van adviseren of coproduceren achteraf een participatieverslag moeten ontvangen. Niet voorgeschreven is dat dit ook naar de raad gaat.

Uit het groepsgesprek met de raadsleden blijkt dat in hun beleving sprake is van positieve ontwikkelingen rondom burgerparticipatie. Het gebeurt steeds meer en wordt bewust ingezet. Het beeld bij de raad, bevestigd door de bevindingen uit de gesprekken met de ambtelijke organisatie, is dat burgerparticipatie nog niet op een gestructureerde manier wordt toegepast. Zij hebben nog geen helder en gestructureerd overzicht van alle projecten en plannen waar burgerparticipatie wordt toegepast of toegepast zou moeten worden. Dat zou het beter mogelijk maken om er als raad op te kunnen sturen. De raad heeft de volgende wensen over de rol van de raad bij afzonderlijke trajecten: ▪ De raad wil over afzonderlijke trajecten met enige regelmaat goed geïnformeerd worden om daar van de leren. ▪ Vooraf moet het een vast punt op het besluit blijven en moet het altijd ingevuld worden. In het voorstel per project moeten de doelstellingen burgerparticipatie en tredes met onderbouwing weergeven worden. ▪ De raadsleden willen de komende jaren als een leerproces zien. Zeker nu de gemeente aan het begin van burgerparticipatie staat, wil de raad alle projecten inzichtelijk hebben. In de loop der tijd zou mogelijk een keuze gemaakt kunnen worden. Het zou na verloop van tijd ook in een rapportage via een overzicht van alle projecten kunnen.

De raad heeft de volgende beelden bij informatie achteraf over de burgerparticipatie bij afzonderlijke trajecten: ▪ Van alle trajecten wel een kort verslag, en wat heb je ermee bereikt en hoe heb je het teruggekoppeld aan de inwoners. De raad moet daarmee een indruk krijgen van wat de mensen die hebben meegedaan ervan hebben gevonden. De raad heeft de volgende beelden bij het jaarlijks verslag over de ervaringen met de toepassing van het burgerparticipatiebeleid. ▪ Het verslag moet geen technische exercitie met aantallen worden. De raadsleden willen vooral een gevoel krijgen hoe het gaat en wat de ervaringen zijn. ▪ Daarom liever een jaarlijks gesprek en daarna verbetering aanbrengen. Gaandeweg kan de aanpak, maar mogelijk ook doelen (in visiedocument) worden aangepast. ▪ Het gesprek moet wel moet het inzicht geven in wat is bereikt met de burgerparticipatie ten opzichte van de doelen in het visiedocument.

Bevindingen rol van de raad en leren van andere gemeenten

34

De raad wil een terugkoppeling vanuit het perspectief van de inwoners en het liefst aangevuld met een ervaringsverhaal. Opgepast moet worden dat de raad alleen de succesverhalen hoort. Het is belangrijk om te kijken of we de doelen die we stellen wel hebben gehaald en we moeten kijken of we die moeten aanpassen.

▪ ▪

5.4

Leren van andere gemeenten

12. Hoe geven met Kerkrade vergelijkbare gemeenten invulling aan het beleid met betrekking tot

burgerparticipatie inclusief de monitoring ervan en wat kan het gemeentebestuur van Kerkrade daarvan leren? Bevindingen op hoofdlijnen: ▪

Alle onderzochte gemeenten hebben onder invloed van de Omgevingswet recent een

▪

De doelen van het beleid in de andere gemeenten zijn grotendeels hetzelfde: bouwen aan vertrouwen bij bewoners, bewoners nadrukkelijker betrekken bij de directe leefomgeving, deskundigheid van bewoners aanboren en het zijn van een betrouwbare en gastvrije gemeente. Informeren is het niveau van burgerparticipatie dat altijd plaatsvindt, alleen in Heerlen is een ambitie om waar mogelijk naar het hoogste niveau passend binnen de context te streven. In Roosendaal en Roermond wordt naar het meest passende niveau gestreefd. Dat is een bewuste keuze om ‘schijnparticipatie’ te voorkomen. Alleen in Roosendaal begint een beeld te ontstaan van de ervaringen met burgerparticipatie aan de hand van rapportages, bij de andere gemeenten wordt niet structureel gemonitord. Alle gemeenten hanteren een participatieparagraaf in raadsvoorstellen en -besluiten. De borging van burgerparticipatie in de cultuur van werken, krijgt op verschillende manieren vorm: (1) adviseurs burgerparticipatie, (2) (tijdelijke) klankbordgroep burgerparticipatie, (3) training en ontwikkeling met als doel ambassadeurs burgerparticipatie op te leiden en (4) aanstellen van een programmamanager burgerbetrokkenheid.

Participatieverordening opgesteld.

▪

▪ ▪ ▪

Onderbouwing Met een drietal gemeenten is gesproken over de ervaringen met burgerparticipatie en hoe die zich verhouden tot de ervaringen die uit de acht onderzochte burgerparticipatietrajecten in Kerkrade komen. Daarnaast is bij deze gemeenten nagegaan welke doelen zij met burgerparticipatie nastreven, hoe zich dat heeft vertaald in de Participatieverordening, hoe gestuurd wordt op doelmatigheid en doeltreffendheid en tot slot hoe de raad wordt geïnformeerd. In onderstaande tabel zijn de bevindingen weergegeven. Aspect Doelen burgerparticipatie

Afspraken in Participatieverordening

Vergelijkingsgemeenten Heerlen: Bouwen aan het vertrouwen bij de bewoners. Roermond: (1) burgers nadrukkelijker betrekken bij de directe leefomgeving en het bestuur en (2) de deskundigheid van de bewoners aanboren. Roosendaal: vertrouwen in de overheid verbeteren. Prioriteit is toegespitst op een betrouwbare en gastvrije gemeente. Heerlen: Bewoners betrekken op de hoogst mogelijke trede van de ladder maar dan wel daar waar het kan.

Kerkrade ▪ Meer betrokkenheid van inwoners ▪ Verbeteren van de relatie met de gemeenschap ▪ De kennis van de inwoners inzetten

Bewoners betrekken op de hoogste mogelijke trede

Bevindingen rol van de raad en leren van andere gemeenten

35

Keuzes in niveaus van participatie en ervaringen daarmee

Inrichting en ervaringen met sturing op doelmatigheid

Inrichting en ervaringen met sturing op doeltreffendheid

Roermond: het ophalen van kennis, kunde, informatie en betrokkenheid. Afhankelijk van het traject wordt gekozen voor een trede, waarbij informeren altijd gebeurt Roosendaal: De participatieladder is een brug is en geen ladder. Afgesproken is dat de hoogste trede van de ladder niet bepalend is. Ervaring Heerlen: Goede voorbeelden maar nog lang niet iedere medewerker kan hier goed mee omgaan. Ervaring Roermond: We dwingen de organisatie nu om vooraf na te denken over hetgeen men met participatie wil bereiken.. Met name in het ruimtelijk domein was dat al heel gebruikelijk bij inrichtingsplannen. Bij grote visietrajecten is de animo bij burgers voor participatie veel beperkter. Dat is soms best lastig, soms heb je al keuzes gemaakt in de visie en dan blijkt in de praktijk dat burgers dat niet willen bij hen voor de deur. Ervaring Roosendaal: Participatie op het hoogste niveau (co-creëren en meebeslissen) brengt niet altijd het beste. Als informeren het juiste is dan is dat zo. Dan moet je het zo ook inzetten en behandel een inwoner ook dan als professional. Een inwoner is niet op alle niveaus expert (bijvoorbeeld op heel technische of abstractere vraagstukken). Als je je daar niet bewust van bent, krijg je schijnparticipatie. Op basis van dit alles heeft Roosendaal een participatie eiland gemaakt waarbij de brug het niveau van de invloed beschrijft.

Er is een beslisboom gemaakt waarin je uitkomt op het niveau van participatie dat goed is voor een bepaald traject. Dit wordt vervolgens in een participatiecanvas ingevuld. Heerlen: Hier wordt nog niet op gemonitord. Roermond: Hier wordt nog niet op gemonitord. Roosendaal: Via rapportages per traject begint er een beeld te ontstaan wat doelmatig is en niet. Hierover hebben we als collega’s het gesprek met elkaar en evalueren we onze inzet samen. Heerlen: Algemeen beeld dat het de goede richting uit gaat. Hier wordt nog niet op gemonitord. Roermond: Algemeen beeld uit de participatieverslagen is dat er een positieve ontwikkeling gaande is.

Wisselende ervaringen (zie voorgaande hoofdstukken)

Op doelmatigheid wordt nog niet gemonitord.

Via algemeen beeld van voortgang

Bevindingen rol van de raad en leren van andere gemeenten

36

Wijze van borging kaderstellende en controlerende rol raad

Borging informatiepositie raad

Roosendaal: Een verslag wordt per traject ingevuld en collega’s die trajecten trekken vullen dit in. Daarin kunnen ze aangeven wat goed ging en wat beter kan. Dit geeft een idee van wat er bereikt is. Heerlen: Voorstel om een paragraaf op te nemen in raadsvoorstellen. Jaarlijks verslag aan de raad. De raad is intensief betrokken. De raadsadviseur heeft hiervoor de opdracht van de raad gekregen. Zo wordt alles naar de raad gebracht en wordt de raad meegenomen in het gehele proces. Roermond: via een participatieparagraaf in de raadsbesluiten. Via participatieverslagen en een jaarlijks verslag aan de raad. De verordening en het beleid evalueren na 2 jaar. Roosendaal: Paragraaf in raadsvoorstel en jaarlijks verslag aan raad. Niet bij alles waarbij participatie wordt toegepast gaat via een raadsvoorstel. De kleine trajecten (bijvoorbeeld stukje straat wordt opnieuw ingericht) niet. Heerlen: We vragen nu collega’s om de raad eerder op de hoogte te brengen. Dus per traject te informeren en over de toegepaste methode en te vragen of dit in lijn is met hoe de raad er over denkt. Daarnaast is met de raadswerkgroep afgesproken dat er een aantal raadsleden aansluiten als toehoorder op bepaalde avonden van bepaalde trajecten. Innovatieve methoden van gesprekken worden uitgevoerd samen met een bureau in Rotterdam en daar nemen we een aantal raadsleden ook als toehoorder in mee.

Roermond: Als het raadsvoorstel in de raad behandeld wordt, dan is sprake van een actieve informatieplicht over de uitkomsten van de participatie (participatieverslag) richting de raad in de vorm van een raadsbesluit. Ook is er een register waarin alle ingediende inwonersinitiatieven moeten worden bijgehouden. Roosendaal: Eens per jaar laten we de kaart zien aan de raad en maken we inzichtelijk wat we allemaal hebben gedaan aan participatie in alle trajecten.

Via paragraaf in raadsvoorstel en een jaarlijks verslag over de voortgang aan de raad

Raad is bij een aantal trajecten direct betrokken. Verder zal eens per jaar een voortgangsgesprek plaats vinden op basis van een voortgangsrappportage

Uit de bovenstaande tabel blijkt dat de gemeente Kerkrade niet alleen staat in het opdoen van ervaringen met een meer gestructureerde aanpak van burgerparticipatie. Bij de drie gesproken gemeenten (Roosendaal, Roermond en Heerlen) is burgerparticipatie al langer onder de aandacht en is onder invloed

Bevindingen rol van de raad en leren van andere gemeenten

37

van de Omgevingswet een nieuwe impuls gegeven aan het burgerparticipatiebeleid. Alle gemeenten hadden al een burgerparticipatiebeleid, dat vaak al van langer geleden was (minimaal 5 jaar oud). Het opstellen van een Participatieverordening heeft bij alle gemeenten een nieuwe impuls gegeven. De gemeenten Heerlen en Roosendaal investeren in een opleidings- en trainingsprogramma voor relevante medewerkers. De gemeente Heerlen heeft daartoe de voor een vijftigtal medewerkers de Online-academie burgerparticipatie ingekocht. Aan deze academie doen momenteel 130 gemeenten mee. Twee gemeenten (Roermond en Roosendaal) maken gebruik van een specifieke methode voor keuzes in de inrichting van het burgerparticipatietraject. De gemeente Roosendaal gebruikt daartoe het participatiecanvas dat bij ieder traject moet worden ingevuld. De gemeente Roermond dwingt medewerkers om vooraf na te denken over hetgeen men met participatie wil bereiken en dit op te schrijven en te verwerken in de paragraaf in het raadsvoorstel. Daarnaast is bij de gemeente Roosendaal ook sprake van een aantal burgerparticipatie-adviseurs die kunnen meedenken (niet overnemen) bij burgerparticipatie bij plannen en projecten. Deze gaan gevraagd en ongevraagd op collega’s af om ze te ondersteunen.

Zowel de gemeente Kerkrade als de drie referentiegemeenten steken vooral in op bewustwording en ontwikkeling van kennis en vaardigheden bij de ambtelijke organisatie. Het is niet zo dat de kennis of ervaring met burgerparticipatie ontbreekt, die is vaak meerjarig aanwezig, maar er is geen uniforme taal of cultuur rondom werkwijzen en leren en verbeteren bij burgerparticipatie in de gehele organisatie. De zoektocht naar borging van burgerparticipatie als werkwijze en cultuur krijgt op verschillende manieren vorm: (1) adviseurs burgerparticipatie, (2) (tijdelijke) klankbordgroep burgerparticipatie, (3) training en ontwikkeling met als doel ‘ambassadeurs’ burgerparticipatie op te leiden, (4) aanstellen van een programmamanager burgerbetrokkenheid. Geen van de drie gesproken gemeenten heeft gestructureerde werkwijzen om de informatiepositie van de raad (doeltreffendheid en doelmatigheid) te versterken. Alle gemeenten willen werken met een participatieverslag naar de raad (soms jaarlijks, soms tweejaarlijks een wat uitgebreidere evaluatie), maar ervaringen daarmee zijn nog niet opgedaan. Dit is vooral onder invloed van de Participatieverordening ontstaan.

5.5

Toetsing aan het normenkader

Voor de toetsing aan de norm werken we met de volgende termen in volgorde van niet voldoen tot voldoen: ▪

Voldoet niet: dit betekent dat op geen enkele wijze (0%) wordt voldaan aan de norm.

▪

Voldoet beperkt: dit betekent dat voor een klein deel (<=50%) wordt voldaan aan de norm.

▪

Voldoet merendeels: dit betekent dat voor een groter deel (>50%, <75%) wel dan niet wordt voldaan aan de norm.

▪

Voldoet grotendeels: dit betekent dat voor een zeer groot gedeelte (>75%) wordt voldaan aan de norm.

▪

Voldoet: dit betekent dat volledig (100%) wordt voldaan aan de norm. Norm

Toetsing

De gemeenteraad ervaart een goede informatiepositie om de doeltreffendheid en doelmatigheid van de toepassing van burgerparticipatie te beoordelen.

Voldoet beperkt. De ambtelijke organisatie en de gemeenteraad zijn nog zoekende in de wijze waarop de informatiepositie van de raad inhoud moet krijgen. Er zijn vormen afgesproken (paragraaf burgerparticipatie bij raadsbesluiten over plannen en projecten) en een jaarlijkse terugblik op de ervaringen met de toepassing van burgerparticipatie. De

Bevindingen rol van de raad en leren van andere gemeenten

38

Norm

Toetsing

Sprake is van een heldere taak- en verantwoordelijkheidsverdeling binnen de gemeentelijke organisatie wie wat wanneer doet om de raad conform afspraken te informeren.

Deze afspraken worden toegepast.

wijze waarop die vormen inhoud moeten krijgen, is nog niet vastgesteld. In het groepsgesprek met de raad in het kader van dit onderzoek zijn wel richtinggevende uitspraken gedaan op welke inhoudelijke wijze de raad geïnformeerd wil worden. Voldoet beperkt. Duidelijk is dat de verantwoordelijk ambtenaren voor een plan of project ook verantwoordelijk zijn voor het informeren van de raad. Echter uniforme afspraken of een uniforme uitvoeringspraktijk ontbreken. Dat betekent niet dat de raad niet wordt geïnformeerd, maar zowel raad als ambtelijke organisatie zijn zoekende langs welke inhoudelijke lijnen de raad geïnformeerd moet worden. Voldoet beperkt. De raad krijgt bij raadsbesluiten over plannen en projecten sinds dat is afgesproken ook een paragraaf over burgerparticipatie. Raadsleden ervaren dat deze paragraaf op verschillende manieren of niet wordt ingevuld. De jaarlijkse terugkoppeling over de toepassing van burgerparticipatie over alle trajecten heen heeft nog niet schriftelijk plaatsgevonden.

Bevindingen rol van de raad en leren van andere gemeenten

39

Bevindingen rol van de raad en leren van andere gemeenten

40

Om te vergroten: klik op een hoek en sleep. Om te verschuiven: klik op Bijsnijden in het rechtertabblad Opmaak.

6

BESTUURLIJKE REACTIE EN NAWOORD REKENKAMER

Bevindingen rol van de raad en leren van andere gemeenten

42

6. Bestuurlijke reactie en nawoord 6.1

Bestuurlijke reactie

Op 12 november 2024 heeft het college van burgemeester en wethouders een bestuurlijke reactie op het onderzoek naar burgerparticipatie gegeven in het kader van het bestuurlijk wederhoor. Deze reactie is onderstaand weergegeven.

Bestuurlijke reactie en nawoord

43

Bestuurlijke reactie en nawoord

44

Bestuurlijke reactie en nawoord

45

6.2

Nawoord Rekenkamer Kerkrade

Op 12 november 2024 hebben wij van het college van burgemeester en wethouders de bestuurlijke reactie naar aanleiding van de rapportage van het door ons uitgevoerde onderzoek ‘Burgerparticipatie’ ontvangen. Het is ons een genoegen om te mogen ervaren dat het college met ons van mening is dat het goed is dat het onderwerp onderzocht is en dat hij het inzicht, dat de rapportage biedt, waardeert. Ook verheugt het ons dat het college het belang van dit onderwerp onder ogen ziet, waarbij hij uitspreekt dat het blijvende aandacht vereist van alle betrokkenen. In de democratie, waarin wij gelukkigerwijs mogen leven, is het van belang dat burgers invloed kunnen uitoefenen op de besluiten van overheidsorganisaties. Daarbij staat voorop dat zij hun inwoners betrekken bij de plannen en andere belangrijke onderwerpen die in de samenleving spelen. We constateren dat binnen gemeente Kerkrade hard gewerkt wordt aan het bevorderen van het participatieproces. Dit is een proces dat is ingezet en dat een doorlopende ontwikkeling zou moeten doorgaan. Om dat voor elkaar te krijgen hebben wij een aantal aanbevelingen verbonden aan de conclusies die wij in het onderzoek getrokken hebben. Het college heeft aangegeven deze conclusies over te willen nemen en de aanbevelingen die hem aangaan onderdeel te maken van de beleidscyclus.

Wij spreken de hoop uit dat dit ook door uw raad zal gebeuren, waarmee het uitgevoerde onderzoek zijn meerwaarde voor de raad, het college, de ambtelijke organisatie en vooral voor de burgers van Kerkrade zal kunnen opleveren.

Bestuurlijke reactie en nawoord

46

Om te vergroten: klik op een hoek en sleep. Om te verschuiven: klik op Bijsnijden in het rechtertabblad Opmaak.

BIJLAGE 48

Bijlage geraadpleegde bronnen Geraadpleegde documenten ▪ Agenda Openbare informatiebijeenkomst 25 februari 2021 ▪ Verslag commissie B&S 1 november 2022 ▪ Agenda Commissie Burgers en Samenleving 1 november 2022 ▪ Behandelbrief burgerparticipatie ▪ Nota van Toelichting bij Raadsbesluit ▪ Visiedocument Burgerparticipatie november 2023 ▪ Communicatiestrategie Burgerparticipatie ▪ Presentatie Commissie BS 1 november 2022 ▪ Verslag raadsvergadering 17 november 2022 ▪ Verslag commissie B&S 11 april 2023 ▪ Behandelbrief Participatieverordening ▪ Participatieverordening 2023 ▪ Beantwoording vragen informatiebijeenkomst Burgerparticipatie maart 2021 ▪ Participatieverordening - nota van toelichting ▪ Schriftelijke vragen Ouderenpartij Kerkrade (2023) ▪ Vraag fractie SP inzake participatieverordening (2023) ▪ Raadsinformatiebrief 23u0070745 Evaluatie (door)ontwikkeling Burgerparticipatie ▪ Presentatie informatiebijeenkomst december 2021 ▪ Verslag informatiebijeenkomst 21 december 2021 ▪ De Kerkraadse participatieleidraad + beslisboom + canvas (2022) ▪ Communicatieplan burgerparticipatie (maart 2023) ▪ Rapportage Kerkrade aan het woord (2022) ▪ Verslag rondetafelgesprekken Participatie Kerkrade december 2021 ▪ Discussienota participatie december 2021 ▪ Magazine Bleijerheide Nuland ▪ Wijkplan Bleijerheide Nuland ▪ Draaiboek communicatie Mobiliteitsplan ▪ Leaflet Mobiliteitsplan ▪

Mobiliteitsplan gemeente Kerkrade ▪ Plan van aanpak Mobiliteitsplan Kragten ▪ Presentatie denktank mobiliteitsplan ▪ Presentatie thema avond Omgevingsvisie ▪ Werkdocument participatietraject Omgevingsvisie ▪ Deelcommunicatieplan aanvalsplan centrum ▪ Hart voor Kerkrade – Beleef Kerkrade ▪ Presentatie nieuwjaarsreceptie ondernemers Kerkrade Centrum ▪ Samenwerkingsovereenkomst Buurtcamping Kerkrade West ▪ Evaluatie bezoekers buurtcamping Kerkrade West ▪ Realisatie Buurtcamping Kerkrade West + flyer ▪ Beleidskader gemeentschapshuizen + ontwerpbesluit + nota van toelichting ▪ Kerkraadse aanpak Wmo Geraadpleegde respondenten Respondentgroep Ambtelijk trekkers burgerparticipatietrajecten Bewoners betrokken bij burgerparticipatietrajecten Vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties en ondernemers betrokken bij burgerparticipatietrajecten

Aantal 8 10 6

Bijlage geraadpleegde bronnen

49

Ambtelijk vertegenwoordigers andere gemeenten Vertegenwoordigers raad

3 17

Bijlage geraadpleegde bronnen

50