Conceptrapport ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Kerkrade
Tekst van het document
Concept M&I/Partners
Kerkrade
ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2024
ICT BENCHMARK GEMEENTEN
Inhoudsopgave 1. HIGHLIGHTS ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2024 In het eerste hoofdstuk delen we de highlights uit de ICT Benchmark Gemeenten 2024. 2. UITKOMSTEN KERKRADE In het tweede deel beschrijven we de uitkomsten van Kerkrade. Hierin worden de uitkomsten, beschreven op software, personeel en infrastructuur en op digitale volwassenheid, datagedreven werken en ICT-volwassenheid. 3. UITKOMSTEN PARKSTAD-IT 4. BIJLAGEN
2
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Er zijn net als voorgaand jaar twee rapporten. Dit rapport betreft het deelnemersrapport de ontwikkelingen op hoofdlijnen en de inzichten gericht op de deelnemer. In het trendrapport, dat als bijlage is meegestuurd, staan de algemene trends op het gebied van software, personeel en infrastructuur. Dit rapport bevat de vergelijking van Kerkrade met de benchmark 2024 over boekjaar 2023.
1
Highlights ICT Benchmark Gemeenten 2024
HIGHLIGHTS ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2024
1 Benchmarkeditie van 2024 (boekjaar 2023) Gemeenten
Samenwerkingsverbanden
43
Gemeenten
6
Samenwerkingsverban den
2,6
Miljoen inwoners Duizend inwoners
22
Gemeenten
59
gemiddeld per gemeente
0,8
Miljoen inwoners 133 Duizend inwoners
gemiddeld per samenwerkingsverband
36
Duizend inwoner gemiddeld per gemeente in samenwerkingsverband
4
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
HIGHLIGHTS ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2024
1 Kerngetallen: ICT-kosten per inwoner In 2023* stijgen de ICT-kosten met 3 euro per inwoner ten opzichte van 2022 (figuur 1). Dat is veel minder dan de forse stijging van 10 euro per inwoner in 2022, die grotendeels het gevolg was van meer inhuur van extern personeel. De stijging wordt geremd doordat gemeenten minder zijn gaan inhuren en daarvoor in de plaats eigen personeel hebben aangetrokken. Op alle onderdelen software, personeel en infrastructuur nemen de kosten toe met 1 euro per inwoner.
Figuur 2: ICT kosten in relatie tot de omvang € 120 € 100 € 80
Infrastructuur
€ 60
Personeel
€ 40
Software
€ 20
Figuur 1: De ontwikkeling van ICT-kosten per inwoner € 110
€0 € 106
€ 109
€ 93
€ 95 € 90
€ 96
€ 86
€ 85 € 80 2019
2020
2021
2022
2023
In 2023 lijken de middelgrote gemeenten erin te slagen hun ICT-kosten te beperken (figuur 2). De afgelopen jaren is de verhouding van ICT-kosten tussen kleine, middelgrote en grote gemeenten gelijk gebleven.
5
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Midden
>60.000 en <100.000 inwoners
Groot
>100.000 inwoners
Middelgrote gemeenten hebben 11% lagere personeelskosten in vergelijking met kleine en grote gemeenten, dankzij een minder complexe omgeving. Hun teams zijn groot genoeg om de taken effectief uit te voeren, maar klein genoeg om een lagere overhead te behouden.
€ 105 € 100
Klein
<60.000 inwoners
Kleine gemeenten hebben daarentegen gemiddeld 5% hogere softwarekosten dan middelgrote gemeenten. Dit komt doordat leveranciers vaak eerst een drempelwaarde rekenen, waarna de kosten per licentie volgen. Deze drempelwaarde drukt relatief zwaar op kleinere gemeenten. Grote gemeenten hebben juist 25% hogere infrastructuurkosten dan middelgrote gemeenten, omdat ze hogere kwaliteitseisen stellen. *De ICT Benchmark Gemeenten 2024 gaat over boekjaar 2023. In de rest van het rapport praten we over het boekjaar waar de cijfers betrekking op hebben.
HIGHLIGHTS ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2024
1 Kerngetallen: ICT-kosten per inwoner In figuur 3 zijn de ICT-kosten per inwoner van de afgelopen 10 jaar uiteengezet tegen de inflatieontwikkeling in deze periode. De blauwe lijn toont de kosten, wanneer deze alleen met de inflatie zouden zijn toegenomen. De paarse lijn laat de kosten per inwoner zien, zoals gemeten in de ICT Benchmark Gemeenten. Sinds 2015 zien we dat de ICT-kosten sneller zijn gestegen dan de inflatie, wat duidt op verhoogde investeringen in ICT. Maar in 2023 brak deze trend: de inflatie was 3,8%, terwijl de ICT-kosten slechts met 2,8% stegen.
Figuur 3: De ontwikkeling van ICT-kosten per inwoner vergeleken met de inflatieontwikkeling (2004=0) € 120 € 100 € 80
€ 60 2004
De afgelopen jaren hebben we te maken gehad met forse inflatiestijgingen. Deze stijgingen lijken nog niet volledig doorberekend te worden aan de gemeenten, wat resulteert in een tragere kostenstijging. Desondanks zien we dat de ICT-kosten als percentage van de gemeentelijke begroting blijven toenemen (figuur 4). Dit is het gevolg van een lichte daling van de gemeentelijke begroting en een gestage stijging van de ICT-uitgaven. Gemeenten hebben in 2023 licht bezuinigd op ICT-kosten, maar minder dan op andere posten binnen de gemeente, waardoor de ICT-kosten ten opzichte van de inflatie wel stijgen.
2007
2010
2013
2016
2019
2022 2023
Kosten per inwoner gecorrigeerd voor de inflatie
Kosten per inwoner
Figuur 4: ICT-kosten als percentage van de begroting 4%
3%
2%
1%
2013 6
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
2014
2015
2016
2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
HIGHLIGHTS ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2024
1 Kerngetallen: software, personeel & infrastructuur Dit zijn de kostentrends op de drie hoofdcomponenten:
Software De kosten voor software zijn met 1 euro gestegen naar 37 euro per inwoner. Dat komt vooral door een stijging van de kosten voor servervirtualisatie en voor een klein deel door de aanschaf van nieuwe software vanwege de omgevingswet.
€ 28
Trendrapport ICT Benchmark Gemeenten - Concept
2020
2021
2023
€ 47
€ 46
2020
2021
2022
€ 17
€ 17
2021
2022
€ 45
€ 18
€ 54
2023 € 18
€ 14 2019
7
2022
€ 29
€ 53
2019
ICT-infrastructuur De kosten voor infrastructuur zijn met 1 euro gestegen naar 18 euro per inwoner. Deze toename is voornamelijk het gevolg van hogere kosten voor de hardware voor de werkplekken en mobiele telefoons.
€ 37
€ 33
2019
ICT-personeel De ICT-personeelskosten zijn toegenomen met 1 euro tot 54 euro per inwoner. De omvang van automatiseringspersoneel groeit, maar doordat er ten opzichte van 2022 minder is ingehuurd stijgen de totale ICT-personeelskosten slechts 1 euro per inwoner.
€ 36
2020
2023
2
Uitkomsten Kerkrade
UITKOMSTEN KERKRADE
2 Hoofdconclusies De ICT-kosten van Kerkrade in boekjaar 2023 bedragen 99 euro per inwoner en liggen daarmee 10 onder het benchmarkgemiddelde van 109 euro per inwoner. De kosten zijn met name lager voor personeel doordat er minder kosten per fte worden gemaakt maar ook de bezetting kleiner is. In vergelijking met de benchmark zijn de bezetting kleiner voor functioneel applicatiebeheer en projectleiders/medewerkers en is er geen bezetting voor de architectenfunctie.
9
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
€ 99
De ICT-kosten van Kerkrade bedragen 99 euro per inwoner. Dit is 10 euro minder dan het gemiddelde van de Benchmark 2024 en 11 euro minder dan het gemiddelde van gemeenten met minder dan 60.000 inwoners.
€ 40
De softwarekosten zijn 40 euro per inwoner en zijn daarmee 3 euro hoger dan het benchmarkgemiddelde van 37 euro per inwoner.
€ 41
De ICT-personeelskosten zijn 41 euro per inwoner en zijn daarmee 13 euro lager dan het benchmarkgemiddelde van 54 euro per inwoner. De gemiddelde kosten per fte liggen €10k onder het benchmarkgemiddelde van € 91k per fte.
€ 18
De infrastructuurkosten bedragen 18 euro per inwoner en zijn daarmee gelijk aan het benchmarkgemiddelde.
UITKOMSTEN KERKRADE
2 ICT-kosten per inwoner per gemeente
Kerkrade is in deze grafiek aangeduid met de letters: GRC
€ 180
Benchmark onderdeel
€ 160 € 140 € 120
€109
€ 100 € 80 € 60
Inwonercategorie
€ 40
<60.000 60.000-100.000
€ 20
>100.000
€0
SSC/samenwerking
*In deze grafiek zijn alle deelnemers opgenomen - ook deelnemers van welke de kosten niet representatief zijn voor het landelijk gemiddelde. Zij zijn uiteraard niet meegenomen in het benchmarkgemiddelde. 10
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
UITKOMSTEN KERKRADE
2 ICT-kosten per inwoner Hieronder zijn de kosten van Kerkrade uitgedrukt in de kosten per inwoner. De gemeente is afgezet tegen het gemiddelde en de inwonercategorie voor uw gemeente. Deze categorie bestaat uit gemeenten met minder dan 60.000 inwoners.
11
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Hieronder zijn de kosten van Kerkrade uitgedrukt in percentage van de totale gemeentelijke begroting. De gemeente is afgezet tegen de algehele benchmark en tegen de inwonercategorie voor uw gemeente.
UITKOMSTEN KERKRADE
2 Verdeling ICT-kosten: per inwoner
12
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
De ICT-kosten van Kerkrade bedragen 99 euro per inwoner. Dit is 10 euro minder dan het gemiddelde van de Benchmark 2024 en 11 euro minder dan het gemiddelde van gemeenten met minder dan 60.000 inwoners.
UITKOMSTEN KERKRADE
2 Verdeling ICT-kosten: Software (1/2) Bedrijfsvoering
Frontofficesystemen
Kantoorautomatisering
Midoffice software
Primair processoftware
Systeemsoftware
13
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
De softwarekosten zijn 40 euro per inwoner en zijn daarmee hoger dan het benchmarkgemiddelde van 37 euro per inwoner. Op hoofdlijnen vallen de volgende zaken op: ▪ De kosten voor bedrijfsvoeringgsoftware zijn ongeveer 2,50 euro boven het benchmarkgemiddelde van 6 euro per inwoner. In 2023 waren er dubbele- en implementatiekosten vanwege de migratie van Youforce naar AFAS (personeels- en salarisadministratie). ▪ De kosten voor frontoffice systemen 4 euro per inwoner en daarmee 2 euro hoger dan het benchmarkgemiddelde. Kerkrade heeft enerzijds extra ingezet op software voor identiteitscontrole, waardoor de kosten hoger zijn voor het baliesysteem. Anderzijds zijn de kosten hoger voor de gemeentelijke website, omdat hierin ook de functionaliteiten zijn opgenomen voor de e-formulieren en intranet. ▪ De kosten voor kantoorautomatiseringssoftware zijn 2 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde. Kerkrade maakt voor het overgrote deel gebruik van E3-licenties in plaats van E5-licenties voor Microsoft 365. In de benchmark hebben enkele gemeenten E5-licenties. Deze E5-licenties hebben hogere kosten vanwege de uitgebreidere informatiebeveiligingsopties ten opzichte van de E3-licenties.
In de benchmark zien we dat sommige gemeenten bewust kiezen voor E3-licenties of een combinatie van de twee, omdat de functionaliteiten van E5-licenties kunnen overlappen met bestaande applicaties, met name op het gebied van beveiligingssoftware.
UITKOMSTEN KERKRADE
2 Verdeling ICT-kosten: Software (2/2) Bedrijfsvoering
Frontofficesystemen
Kantoorautomatisering
Midoffice software
Primair processoftware
Systeemsoftware
14
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
▪ De kosten voor primair-processoftware zijn nagenoeg gelijk aan het benchmarkgemiddelde. De kosten voor volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing zijn hoger ten opzichte van het benchmarkgemiddelde. Deze kosten zullen in de toekomst naar verwachting toenemen vanwege de vervanging van Ibis+ door GeoVisia. De hogere kosten voor volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing worden gecompenseerd door lagere kosten voor het sociaal domein vanwege een gunstige aanbesteding van de sociaal domein applicatie. ▪ De kosten voor systeemsoftware zijn 4 euro per inwoner en daarmee 2 euro lager dan het benchmarkgemiddelde. De kosten zijn lager voor het database managementsysteem en er zijn geen kosten voor Server OS en VDI.
UITKOMSTEN KERKRADE
2 Verdeling ICT-kosten: Personeel Automatisering- en beheerfuncties
Extra tijdelijke inhuur t.b.v. ICT-projecten Functioneel applicatiebeheer
Informatiemanagement
Management en ondersteuning
15
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
De ICT-personeelskosten zijn 41 euro per inwoner en zijn daarmee 13 euro lager dan het benchmarkgemiddelde van 54 euro per inwoner. Op hoofdlijnen vallen de volgende zaken op: ▪ De kosten per fte zijn lager dan het benchmarkgemiddelde (81K euro per fte t.o.v. 91K). ▪ Met name de kosten voor functioneel applicatiebeheer zijn lager: 9 euro per inwoner tegenover 16 euro per inwoner als benchmarkgemiddelde. De omvang van de formatie is kleiner ten opzichte van het benchmarkgemiddelde (5,5 fte t.o.v. 8,8 fte). Kerkrade geeft zelf ook aan dat er een onderbezet is op functioneel applicatiebeheer. ▪ De kosten voor informatiefuncties zijn 6 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde. Kerkrade heeft in vergelijking met de benchmark een kleinere bezetting op projectleiders/medewerkers (0,2 fte t.o.v. 1,6 fte) en heeft geen architect. Daarnaast zijn de kosten per fte voor de functiegroep informatiemanagementfuncties fors lager dan het benchmarkgemiddelde (86K euro per fte t.o.v. 102K). ▪ De kosten voor management en ondersteuning zijn 4 euro en daarmee ongeveer 1,50 euro per inwoner hoger dan het benchmarkgemiddelde. Zowel bezetting op leidinggevende I&A (1,0 fte t.o.v. 0,5 fte) als de kosten per fte voor deze functie (154K euro per fte t.o.v. 127K) zijn hoger ten opzichte van het benchmarkgemiddelde.
▪ De kosten voor extra tijdelijke inhuur ten behoeve van ICT-projecten zijn ongeveer 1 euro en daarmee 1 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde. Mogelijk liggen deze kosten wat hoger omdat de kosten niet helemaal inzichtelijk gemaakt konden worden.
UITKOMSTEN KERKRADE
2 Verdeling ICT-kosten: Personeel
16
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
UITKOMSTEN KERKRADE
2 Verdeling ICT-kosten: Infrastructuur De infrastructuurkosten bedragen 18 euro per inwoner en zijn daarmee gelijk aan het benchmarkgemiddelde. Hierbij valt het volgende op. ▪ De kosten voor de werkplekken zijn 1,50 euro per inwoner hoger dan het benchmarkgemiddelde van 5 euro per inwoner. Deze kosten zijn hoger, omdat Parkstad-IT, in tegenstelling tot andere gemeenten in de benchmark, de werkplek in drie jaar afschrijft in plaats van vier jaar. ▪ De kosten voor spraak & beeld zijn 3 euro per inwoner hoger dan het benchmarkgemiddelde van 3 euro per inwoner. Kerkrade heeft haar telefonie uitbesteed aan Kreuze. In deze kosten zijn onder anderen kosten opgenomen voor mobiele telefonie, vaste telefonie, de mobiele centrale en een stukje dienstverlening. ▪ De kosten voor netwerk en data zijn 2 euro lager dan het benchmarkgemiddelde van 4 euro per inwoner. Kerkrade neemt netwerk & data af van Parkstad-IT. De kosten zijn met name fors lager voor WAN abonnementen en diensten. ▪ Ook servers & storage neemt Kerkrade af als dienst bij Parkstad-IT. Deze kosten zijn 2,5 euro lager dan het benchmarkgemiddelde van 5 euro per inwoner.
17
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
UITKOMSTEN KERKRADE
2 ICT-volwassenheid
18
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Op basis van een self-assessment worden 24 ICT-besturings-en beheerprocessen van een ICT-afdeling vergeleken met andere gemeenten. ▪ De huidige ICT-volwassenheid beoordeelt Kerkrade met 0,3 punt boven het gemiddelde van de benchmark van 1,9 (op een schaal van 0-4). De gewenste ICT volwassenheid ligt 0,1 punt boven het benchmarkgemiddelde van 2,9. ▪ Het proces beveiliging scoort het hoogt (4 uit 4). ▪ De processen duurzame ICT, educatie en training van eindgebruikers, gegevensbeheer, ICT performance en capaciteitsmanagent en leverancier beheer krijgen de score 1 uit 4 en worden daarmee het laagst beoordeeld. ▪ De grootste verschillen met de benchmark zitten op de processen privacy, educatie en training van eindgebruikers en leverancierbeheer. ▪ De grootste groei is gewenst op architectuur, ICT performance en capaciteitsmanagement en leverancierbeheer.
UITKOMSTEN KERKRADE
2 Digitale volwassenheid Getransformeerd
Geïntegreerde klantervaring
Toekomstvoorbereid
Sinds 2019 gebruikt M&I/Partners de self-assessment vragenlijst ‘digitale volwassenheid’ om gemeenten meer inzicht te geven in de digitalisering van de organisatie. Daarbij wordt onder digitale volwassenheid verstaan: het vermogen van een organisatie om nieuwe ICT-mogelijkheden en ontwikkelingen snel te adopteren en te vertalen naar betere of zelfs nieuwe producten en diensten. Deze zelfbeoordeling is gebaseerd op een model met twee pijlers: 1. Het kwadrant digitale vorderingen 2. cultuur- en organisatiekenmerken
Klantervaring door digitale business
De eerste pijler wordt gemonitord op twee dimensies: (1) verbeteren van de klantervaring door digitale business en (2) verbeteren van operationele efficiency.
Traditioneel
Traditioneel
Traditioneel
Gestroomlijnd
Getransformeerd
Operationele efficiency door digitalisering Kerkrade
19
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Gemiddelde ICT-Benchmark
Traditioneel Digitale volwassenheid: Kerkrade scoort zichzelf met betrekking tot de digitale volwassenheid in het kwadrant silo’s en complexiteit: een relatief complexe omgeving (ICT-landschap en processen) waarbij de digitalisering sterk afdeling gedreven is.
UITKOMSTEN KERKRADE
2 Digitale volwassenheid Sinds 2019 gebruikt M&I/Partners de self-assessment vragenlijst ‘digitale volwassenheid’ om gemeenten meer inzicht te geven in de digitalisering van de organisatie. Daarbij wordt onder digitale volwassenheid verstaan: het vermogen van een organisatie om nieuwe ICT-mogelijkheden en ontwikkelingen snel te adopteren en te vertalen naar betere of zelfs nieuwe producten en diensten. Deze zelfbeoordeling is gebaseerd op een model met twee pijlers: 1. Het kwadrant digitale vorderingen 2. Cultuur- en organisatiekenmerken De tweede pijler gaat over de cultuur en organisatiekenmerken van organisatie. Digitaal volwassen organisaties beschikken over een aantal specifieke cultuur- en organisatiekenmerken waardoor ze beter in staat zijn om digitaal gedreven ontwikkelingen te herkennen en deze succesvol binnen de gemeente te implementeren. ▪ De organisatie scoort zich op het kenmerk bijdrage ICT-afdeling nagenoeg gelijk aan het benchmarkgemiddelde. ▪ De kenmerken digitaal tenzij en management & managementstijl worden het verst onder het gemiddelde beoordeeld
20
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
UITKOMSTEN KERKRADE
2 Datagedreven werken en BI-functies De uitkomsten van datagedreven werken van Kerkrade zijn hieronder gevisualiseerd met behulp van een spinnenwebgrafiek op basis van zes onderwerpen inclusief een tabel met de bezetting op de diverse BI-functies (Benchmark is op basis van inwoneraantal).
Hieronder staat de tabel met de bezetting op de diverse BI-functies (Benchmark is op basis van inwoneraantal). ◼ De bezetting is met 0,2 fte lager dan de benchmark van 2,2 fte.
2,0 fte Kerkrade 2,2 fte Benchmark
Kerkrade scoort zich op bijna alle kenmerken boven het benchmarkgemiddelde. ◼ De kenmerken bestuurd en visie, het gebruik en de gebruikers en managementinformatie worden het verst boven het gemiddelde beoordeeld. ◼ De kenmerken BI-analyse tools en BI-organisatie en inrichting worden onder het gemiddelde beoordeeld. 21
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Kerkrade typeert zich als een beginnend BI 2.0 organisatie door de volgende zaken. ◼ Kerkrade scoort zich gemiddeld gezien net iets onder de benchmark voor de volwassenheid van het datagedreven werken; ◼ Het aantal fte dat zich bezighoudt met datagedreven is nagenoeg gelijk aan het benchmarkgemiddelde. ◼ BI is gepositioneerd bij in/nabij het primair proces.
3
Uitkomsten Parkstad-IT
3
Toelichting benchmarkmodel
UITKOMSTEN PARKSTAD-IT
3 Toelichting benchmarkmodel Parkstad-IT levert diensten aan 8 deelnemers, waarvan 7 gemeenten en 1 veiligheidsregio. Namens de deelnemende gemeenten is Parkstad-IT ook verantwoordelijk voor de ICT-dienstverlening van 17 andere lokale overheden. Aan deze benchmark hebben Parkstad-IT en twee gemeenten (Kerkrade en Landgraaf) deelgenomen. Vergelijkbaarheid Om een eerlijke vergelijking te maken hanteren we het ‘Total Cost of Ownership’ (TCO) model. Dit betreft alle kosten die verbonden zijn aan of samenhangen met ICT en informatievoorziening. Ook spreken we wel van de ICT-kosten als gevolg van het in eigendom hebben van, gebruiken en beheren van ICT. Hierdoor is het mogelijk om een vergelijking te maken tussen gemeenten, omdat we hierbij bij elke gemeente/samenwerking dezelfde kosten meenemen. Hierbij is een definitie van ICT-vastgesteld. Hieronder vallen dus geen overheadkosten, zoals kosten voor huisvestiging, energie en ondersteuning. Bij gemeenten is dit ook niet toe te rekenen naar ICT-kosten. Voor de vergelijking van SSC’s in de benchmark maakt M&I/Partners gebruik van de ‘Basis ICT-dienstverlening’. Dit zijn de diensten die een externe ICT-beheerder, zoals een SSC/RID, standaard aanbied. SSC/RID’s bieden ook meer aan dan de Basis ICTdienstverlening. De totale dienstverlening van SSC’s verschilt en is daarom moeilijker vergelijkbaar.
24
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
De Basis-ICT dienstverlening omvat: ▪ De standaard werkplek, inclusief software en ondersteuning ▪ Netwerk & Data ▪ Servers & Storage ▪ Systeembeheer ▪ ICT-beheer software (monitoring) Om de kosten van Parkstad-IT goed te kunnen vergelijken worden de kosten van de gemeenten (Kerkrade en Landgraaf) samengenomen en als één gemeente gezien. Dit maakt vergelijken mogelijk, omdat Parkstad-IT een deel van de kostenkolom uitvoert en de gemeenten het andere deel.
UITKOMSTEN PARKSTAD-IT
3 Toelichting benchmarkmodel Kosten Parkstad-IT De totale realisatie van Parkstad-IT betrof in 2023 14,3 miljoen euro. Dit is inclusief de overheadkosten, bijvoorbeeld kosten voor huisvesting, energie en ondersteuning. Parkstad-IT levert ook diensten aan andere organisaties, zoals de veiligheidsregio (Zuid-)Limburg en het Gegevenshuis. Deze kosten (2,1 miljoen euro) zijn buiten beschouwing gelaten. Daarnaast omvangen de kosten voor de zeven deelnemende gemeenten ook niet-ICT-kosten (overhead). Ook deze kosten worden niet meegenomen (2,5 miljoen euro). De ICT-kosten voor de dienstverlening die wordt geleverd aan de zeven deelnemende gemeenten, op basis van het TCO-model, bedragen 9,7 miljoen euro. Deze kosten worden doormiddel van een verdeelsleutel verdeeld over de gemeenten.
Kostenverdeling dienstverlening SSC De kostenverdeling van de dienstverlening door het SSC wordt in het benchmarkmodel opgesplitst in drie componenten: ◼ Eigen ICT: dit zijn de gemeente specifieke ICT-kosten; ◼ SSC-Maatwerk: dit zijn de ICT-kosten die Parkstad-IT direct doorbelast aan een gemeente. ◼ ICT-dienst SSC: dit zijn ICT-kosten die Parkstad-IT verdeelt over de gemeenten met behulp van een verdeelsleutel.
ICT-kosten gemeentelijke samenwerking Kosten voor de veiligheidsregio (Zuid-)Limburg, het Gegevenshuis, etc.: €2,1 miljoen Kosten voor de zeven deelnemende gemeenten die niet in het TCO-model worden meegenomen: €2,5 miljoen Totale realisatie Parkstad-IT: €14,3 miljoen
Kosten voor de zeven deelnemende gemeenten die wel in het TCO-model worden meegenomen: €9,7 miljoen
25 ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
A
B
C
ICT-dienst SSC (verdeelsleutel)
SSC-Maatwerk (doorbelast)
Eigen ICT
Parkstad-IT (A)
Gemeenten (B + C)
UITKOMSTEN PARKSTAD-IT
3 Toelichting benchmarkmodel ICT-kosten gemeentelijke samenwerking
A
B
C
ICT-dienst SSC (verdeelsleutel)
SSC-Maatwerk (doorbelast)
Eigen ICT
Parkstad-IT (A) Gemeente Kerkrade Landgraaf
26
Aantal inwoners 45.620 37.175
Verdeelsleutel 13,38% 13,40%
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Kosten € 1.299.527 € 1.301.803
Gemeenten (B+C) Kosten per inwoner € 29 € 35
Kosten € 3.238.267 € 2.000.259
Kosten per inwoner € 71 € 54
Totale kosten per inwoner (A+B+C) € 99 € 89
UITKOMSTEN PARKSTAD-IT
3 Toelichting benchmarkmodel Opbouw ICT-kosten samenwerking Parkstad-IT
ICT-kosten per inwoner €120
€100
ICT-kosten gemeentelijke samenwerking
€ 99
€80
B
C
ICT-dienst SSC (verdeelsleutel)
SSC-Maatwerk (doorbelast)
Eigen ICT
Opbouw ICT-kosten gemeenten SSC per inwoner
€60
€40
€20
€Kerkrade
27
A
€ 89
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Landgraaf
A (Parkstad-IT)
B+C (Gemeenten)
Totaal (A+B+C)
Kerkrade
€ 29
€ 71
€ 99
Landgraaf
€ 35
€ 54
€ 89
UITKOMSTEN PARKSTAD-IT
3 Toelichting benchmarkmodel Opbouw ICT-kosten samenwerking Parkstad-IT
ICT-kosten per inwoner €120
ICT-kosten gemeentelijke samenwerking
€ 99 €100
€ 89 €80
Werkplekken
A
B
C
ICT-dienst SSC (verdeelsleutel)
SSC-Maatwerk (doorbelast)
Eigen ICT
Spraak & Beeld Software €60
Opbouw ICT-kosten gemeenten SSC per inwoner
Servers & Storage
A (Parkstad-IT)
B+C (Gemeenten)
Totaal (A+B+C)
Kerkrade
€ 29
€ 71
€ 99
Landgraaf
€ 35
€ 54
€ 89
Personeel Netwerk & Data
€40
Doorbeleasting SSC
€20
€Kerkrade
28
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Landgraaf
3
Basis ICT-kosten
UITKOMSTEN PARKSTAD-IT
3 Basis-ICT kosten (1/2) € 35
€ 33
Op gebied van de basis ICT-dienstverlening* zijn de kosten van Parkstad-IT 7 euro per inwoner lager dan de benchmark gemeenten en 3 euro per inwoner lager dan de benchmark SSC. We vergelijken Parkstad-IT met de basis ICT-dienstverlening, omdat dit de dienstverlening is die elke gemeente of SSC minimaal levert. 22 euro per inwoner van de basis ICT wordt uitgevoerd door Parkstad-IT. Slechts een klein deel wordt door gemeenten uitgevoerd (4 euro per inwoner).
€ 29
€ 30
€ 26 € 25
Software
€ 20
Werkplekken Personeel Server en storage
€ 15
Netwerk en data € 10
€5
€0 Parkstad-IT
Benchmark gemeenten
Benchmark SSC
*Basis-ICT dienstverlening omvat: de standaard werkplek, inclusief software en ondersteuning, netwerk & data, server & storage, systeembeheer, technisch beheer, ICT-beheer software (monitoring) 30
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Parkstad-IT lijkt te slagen in een van de belangrijkste reden om samen te werken: een zo efficiënt en effectief mogelijke ICT dienstverlening leveren aan gemeenten. Hieronder vergelijken we Parkstad-IT met de benchmark SSC’s. De softwarekosten bedragen 6 euro per inwoner en zijn 1,5 euro lager dan het benchmarkgemiddelde. Daarbij valt het volgende op: ▪ Parkstad-IT heeft lagere kosten voor de kantoorautomatiseringssoftware. Parkstad-IT maakt voor de Office applicaties, in tegenstelling tot veel andere gemeenten in de benchmark, gebruik van E3-licenties in plaats van E5-licenties. Deze E5-licenties zijn onder andere duurder vanwege de uitgebreidere informatiebeveiligingsopties ten opzichte van de E3-licenties. In de benchmark zien we dat sommige gemeenten bewust kiezen voor E3-licenties of een combinatie van de twee, omdat de functionaliteiten van E5-licenties kunnen overlappen met bestaande applicaties, met name op het gebied van beveiligingssoftware.
De personeelskosten zijn ongeveer 0,5 euro hoger dan het benchmarkgemiddelde. ▪ De bezetting voor telefoniebeheer ligt boven de benchmark (2,0 fte t.o.v. 0,4 fte). Enkele gemeenten nemen spraak & beeld niet af bij Parkstad-IT. Van deze 2 fte zijn daarom 0,5 fte van Parkstad-IT en 1,5 fte ligt bij gemeenten.
UITKOMSTEN PARKSTAD-IT
3 Basis-ICT kosten (2/2) € 35
€ 33 De kosten voor servers en storage, werkplekken en netwerk en data (infrastructuur zonder spraak en beeld) bedragen samen ongeveer 9,5 euro per inwoner en zijn daarmee 1,5 euro lager dan het benchmarkgemiddelde. De kosten zijn lager voor: ▪ Servers & storage (3,1 euro per inwoner t.o.v. 3,8 euro per inwoner). Door het zelf uitvoeren van werkzaamheden rondom servers & storage zijn de kosten lager. ▪ Netwerk & data (2 euro per inwoner tegenover 2,5 euro per inwoner).
€ 29
€ 30
€ 26 € 25
Software
€ 20
Werkplekken Personeel Server en storage
€ 15
Netwerk en data € 10
€5
€0 Parkstad-IT
Benchmark gemeenten
Benchmark SSC
*Basis-ICT dienstverlening omvat: de standaard werkplek, inclusief software en ondersteuning, netwerk & data, server & storage, systeembeheer, technisch beheer, ICT-beheer software (monitoring) 31
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
UITKOMSTEN PARKSTAD-IT
3 Kosten per inwoner Basis ICT-kosten € 180
€ 160
€ 140
Basis ICT gemeenten € 120
Niet-basis ICT gemeenten € 100
Basis ICT SSC € 80
Niet-basis ICT SSC € 60
€ 40
€ 20
€0
32
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
UITKOMSTEN PARKSTAD-IT
3 Basis-ICT kosten t.o.v. de benchmark gemeenten € 35
€ 33 Vergelijken we Parkstad-IT met de basis ICT-dienstverlening van alle gemeenten (benchmark gemeenten), dan zien we dat Parkstad-IT 7 euro per inwoner onder het benchmarkgemiddelde ligt. De kosten zijn met name lager voor netwerk & data vanwege lagere kosten voor hardware en WAN abonnementen. Ook zijn de kosten lager voor servers & storage, doordat Parkstad-IT deze werkzaamheden zelf uitvoert.
€ 29
€ 30
€ 26 € 25
Software
€ 20
Werkplekken Personeel Server en storage
€ 15
Netwerk en data € 10
€5
€0 Parkstad-IT
Benchmark gemeenten
Benchmark SSC
*Basis-ICT dienstverlening omvat: de standaard werkplek, inclusief software en ondersteuning, netwerk & data, server & storage, systeembeheer, technisch beheer, ICT-beheer software (monitoring) 33
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
3
Parkstad-IT t.o.v. benchmark gemeenten
UITKOMSTEN PARKSTAD-IT
3 ICT-kosten per inwoner per gemeente
De Parkstad-IT gemeenten zijn in deze grafiek aangeduid met de letters: GRC – Kerkrade GRV – Landgraaf
€ 180
€ 160 € 140 € 120
€109
€ 100 € 80 € 60 € 40 € 20 €0
*In deze grafiek zijn alle deelnemers opgenomen - ook deelnemers van welke de kosten niet representatief zijn voor het landelijk gemiddelde. Zij zijn uiteraard niet meegenomen in het benchmarkgemiddelde. 35
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
UITKOMSTEN SAMENWERKING PARKSTAD-IT
3 Parkstad-IT t.o.v. benchmark gemeenten ICT-kosten per inwoner € 120
€109 € 100
€95
Categorie
Benchmark
Parkstad-IT
Werkplekken
€5
€5
Spraak en beeld
€3
€5
Software
€ 37
€ 36
Server en storage
€5
€3
Personeel
€ 54
€ 44
Netwerk en data
€4
€2
€ 80 Werkplekken Spraak en beeld
Software
€ 60
Server en storage Personeel Netwerk en data
€ 40
€ 20
€0 Benchmark
36
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Parkstad-IT
UITKOMSTEN SAMENWERKING PARKSTAD-IT
3 Verdeling ICT-kosten: Software De totale ICT-kosten van de samenwerking Parkstad-IT bedragen 95 euro per inwoner en zijn daarmee 14 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde van 109 euro per inwoner.
Bedrijfsvoering
Frontofficesystemen
Kantoorautomatisering
Midoffice software
Primair processoftware
Systeemsoftware
37
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
De softwarekosten bedragen 36 euro per inwoner en zijn daarmee 1 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde. ◼ De kosten voor bedrijfsvoering software zijn 1 euro hoger dan het benchmarkgemiddelde van 6 euro per inwoner. De kosten zijn hoger voor personeels- en salarisadministratie. ◼ De kosten voor frontofficesoftware zijn 3,50 euro en daarmee ongeveer 1 euro per inwoner hoger dan het benchmarkgemiddelde, voornamelijk het gevolg van hogere kosten voor de website. ◼ De kosten voor kantoorautomatisering zijn 1,50 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde van 6 euro per inwoner. Parkstad-IT maakt voor de Office applicaties, in tegenstelling tot veel andere gemeenten in de benchmark, gebruik van E3-licenties in plaats van E5-licenties. Deze E5 licenties zijn onder andere duurder vanwege de uitgebreidere informatiebeveiligingsopties ten opzichte van de E3-licenties. In de benchmark zien we dat sommige gemeenten bewust kiezen voor E3-licenties of een combinatie van de twee, omdat de functionaliteiten van E5-licenties kunnen overlappen met bestaande applicaties, met name op het gebied van beveiligingssoftware. ◼ De kosten voor midofficesoftware zijn 2,50 euro per inwoner hoger dan het benchmarkgemiddelde van 4 euro per inwoner. Vanwege verSaaSing zijn de kosten hoger voor het documentmanagementsysteem en gegevensmanagementsoftware.
◼ De primair proceskosten zijn 10 euro per inwoner en daarmee 2 euro lager dan het benchmarkgemiddelde. De kosten zijn lager voor bestuur en ondersteuning en het sociaal domein. ◼ De systeemsoftwarekosten zijn 1,50 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde van 6 euro per inwoner. De kosten voor het database management systeem zijn 0,50 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde. Daarnaast zijn er geen kosten voor Server OS en VDI (1 euro per inwoner).
UITKOMSTEN SAMENWERKING PARKSTAD-IT
3 Verdeling ICT-kosten: Personeel Automatisering- en beheerfuncties
Extra tijdelijke inhuur t.b.v. ICT-projecten
Functioneel applicatiebeheer
Informatiemanagement
Management en ondersteuning
38
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
De personeelskosten bedragen 44 euro per inwoner en zijn daarmee 10 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde. ◼ Er is minder personeel ingehuurd (13% ten opzichte van 23% in de benchmark). Ingehuurd personeel is gemiddeld gezien hoger dan eigen personeel. ◼ De kosten voor automatiserings- en beheerfuncties zijn 13 euro en daarmee 1 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde. Opvallend is dat de omvang voor automatiserings- en beheerfuncties hoger is dan het benchmarkgemiddelde, maar de kosten per fte voor deze functiegroep lager is dan het benchmarkgemiddelde (75K per fte t.o.v. 86K per fte). ◼ De kosten voor extra tijdelijke inhuur t.b.v. ICT-projecten zijn nagenoeg gelijk aan het benchmarkgemiddelde. ◼ De kosten voor de functiegroep functioneel applicatiebeheer zijn 5 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde van 16 euro per inwoner. De omvang voor functioneel applicatiebeheer is kleiner in vergelijking met het benchmarkgemiddelde (11,4 fte t.o.v. 15,9 fte). ◼ De kosten voor informatiemanagementfuncties liggen 6 euro per inwoner onder het benchmarkgemiddelde van 20 euro per inwoner. Er zijn geen architecten en er zitten minder projectleiders/medewerkers in de formatie (0,4 fte t.o.v. 2,8 fte). Ook zijn de kosten per fte voor de functiegroep informatiemanagementfuncties lager dan het benchmarkgemiddelde (86K t.o.v. 102K).
◼ De kosten voor management en organisatie zijn ongeveer 1 euro per inwoner hoger dan het benchmarkgemiddelde van 2 euro per inwoner. De omvang voor leidinggevende I&A is groter in vergelijking met de benchmark. Daarnaast zijn de kosten per fte voor leidinggevende I&A hoger in vergelijking met de benchmark (144K t.o.v. 127K).
UITKOMSTEN PARKSTAD-IT
3 Verdeling ICT-kosten: Personeel
*
*Enkele gemeenten nemen spraak & beeld niet af bij Parkstad-IT. Van deze 2 fte zijn daarom 0,5 fte van Parkstad-IT en 1,5 fte ligt bij gemeenten. 39
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
UITKOMSTEN SAMENWERKING PARKSTAD-IT
3 Verdeling ICT-kosten: Infrastructuur De infrastructuurkosten bedragen 15 euro per inwoner en zijn daarmee 3 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde. ◼ De kosten voor de werkplek zijn ongeveer 0,5 euro per inwoner hoger dan het benchmarkgemiddelde. Deze kosten zijn hoger, omdat Parkstad-IT, in tegenstelling tot enkele andere gemeente, laptops en tablets in drie jaar afschrijft in plaats van vier jaar. ◼ De kosten voor spraak & beeld zijn 1,5 per inwoner hoger dan het benchmarkgemiddelde van 3 euro per inwoner. Enkele gemeenten nemen spraak & beeld niet af bij Parkstad-IT, maar regelen dit zelf. ◼ De kosten voor netwerk & data zijn 2 euro per inwoner en daarmee 2 euro lager dan het benchmarkgemiddelde. Parkstad-IT voorziet de gemeenten op hun hele netwerkstuk. ◼ De kosten voor servers & storage zijn 2 euro per inwoner lager dan het benchmarkgemiddelde van 5 euro per inwoner. Doordat Parkstad-IT zelf de werkzaamheden rondom servers & storage uitvoert zijn de kosten lager.
40
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
3
Bijlagen
41
3 TCO MODEL Bij de ICT-Benchmark Gemeenten staat ‘het verhaal achter de cijfers’ centraal. Het doel is om op basis van inzicht in de kosten van ICT en de volwassenheid/effectiviteit van ICT, te komen tot het delen van inzichten en best practices. Het vergelijken vindt op een systematische wijze plaats, waardoor het vergelijken van gegevens mogelijk is. Hierbij gaat het om drie stappen: plaatsbepaling, (zelf)normering en verbeteren. De ICT-Benchmark Gemeenten is gebaseerd op het principe van ‘Total Cost of Ownership’ (TCO). Dit betreft alle kosten die verbonden zijn aan of samenhangen met ICT en informatievoorziening. Ook spreken we wel van de ICT-kosten als gevolg van het in eigendom hebben van, gebruiken en beheren van ICT. Toegevoegde waarde volgens deelnemers? ◼ Vergelijking met andere gemeenten en samenwerkingsverbanden. ◼ Geeft meer aandacht voor ICT. ◼ Onderbouwing en verantwoording van investeringen. ◼ Geeft sturing voor informatiebeleidsplannen.
42
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Benchmarken is een manier om te kunnen verbeteren door te vergelijken met anderen, en op basis daarvan leerpunten te destilleren. In de kern gaat om drie (cyclische) stappen: 1. Plaatsbepaling: het vergelijken van de eigen ICT-kosten met die van de andere gemeenten. 2. (Zelf)normering: het analyseren van de verschillen van de ICT- kosten tussen de gemeenten door inzicht te bieden en te begrijpen waaruit deze kosten zijn opgebouwd. 3. Op weg naar verbetering: het ‘verbeteren’ van de ICT-kosten en het verkrijgen van ‘grip’ op de ICT-kosten aan de hand van de informatie verworven tijdens het benchmarkproces. Gemeenten doen mee met de ICT-Benchmark om: ◼ zicht te hebben op kosten en kostenontwikkeling, gerelateerd aan ICT. Hiermee is de gemeente beter in staat te sturen en grip te krijgen op de kosten (en baten). ◼ zicht te hebben op de trendontwikkeling in de eigen ICT-kosten en op de kostenimpact van bepaalde (beleids)maatregelen. ◼ zicht te hebben op ICT-kosten bij andere gemeenten. Wat kan mijn organisatie leren van inzichten van/bij andere gemeenten? ◼ onderdeel te zijn van een platform dat gericht is op kosten/batenmanagement van ICT bij gemeenten.
3 TCO MODEL of Ownership’ (TCO). Dit betreft alle kosten die verbonden zijn aan of samenhangen met ICT en informatievoorziening. Ook spreken we wel van de ICT-kosten als gevolg van het in eigendom hebben van, gebruiken en beheren van ICT. Afschrijvingskosten zijn ook kosten en worden dus altijd meegenomen. Financieel economisch gezien zijn afschrijvingskosten geen uitgaven of investeringen, dus in het praten over de kosten van ICT, over uitgaven aan ICT en/of over investeren in ICT moet dit verschil uiteraard altijd worden meegenomen.
ICT-Kosten
◼ De ICT-Benchmark Gemeenten is gebaseerd op het principe van ‘Total Cost
Software
Personeel
Werkplekken
Netwerk & Data
Servers & Storage
Spraak & Beeld
Projectenuitvraag
Sourcing
Digitale Volwassenheid
◼ Bij de ICT-Benchmark Gemeenten staat ‘het verhaal achter de cijfers’
centraal. Het doel is om op basis van inzicht in kosten van ICT - en de digitale volwassenheid / effectiviteit van ICT - te komen tot het delen van inzichten en best practices. In de voorgaande jaren hebben we de ICTBenchmark Gemeenten zien ontwikkelen van een vergelijking op TCOobjecten naar een inzicht op meerdere dimensies; waaronder de ICTkosten, maar ook de ICT-volwassenheid en de effectiviteit van ICT. De ‘baten van ICT’ komen ook aan bod in de ICT-Benchmark.
43
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
Het benchmarkteam en M&I/Partners
Pim Freriks
Amber Wolf
Sasja Broens
Xadya van Bruxvoort
M&I/Partners is een onafhankelijk ICT-adviesbureau, met meer dan 35 jaar ervaring in de zorg en overheid. Wij adviseren onze klanten bij het ontwikkelen van hun digitale en ICT-strategie en ondersteunen bij de bestuurlijke vragen die daaruit voortvloeien. M&I/Partners bestaat uit 100 toegewijde, eigenzinnige en gedreven professionals. Met ieder een eigen focus en expertise, maar een gezamenlijke passie voor het digitaal transformeren van de zorg en overheid. Hoe? Met een heldere visie en aanpak, het juiste leiderschap en lef transformeren wij organisaties naar een digitale en wendbare organisatie. Wij brengen de werelden van business en technologie samen. Met ruim drie decennia expertise en ervaring zijn wij niet alleen in staat strategische advies op maat te geven, maar ook te ondersteunen bij de implementatie van de oplossingen. Wij stoppen pas wanneer het gewenste resultaat is behaald en de klant écht verder kan. Ontdek meer op: www.mxi.nl/benchmarks
44
ICT Benchmark Gemeenten 2024 - Deelnemersrapport
M&I/Partners Sparrenheuvel 32 3708 JE Zeist T (030) 2 270 500 E info@mxi.nl I www.mxi.nl
Volg ons