Bijlage Vergelijking modelinstructie griffier

Vergelijking modelinstructie griffier Vereniging voor Raadsleden (2023) en VNG (2025) Artikelsgewijze vergelijking: Artikel Model VvR

Relevante artikel Model VNG

Verschil/opmerking

Artikel 1 - Begripsbepalingen In deze instructie wordt verstaan onder: a. griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet; b. griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers; c. werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd;

Artikel 1. Definities Deze instructie verstaat onder: - college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente [naam gemeente]; - griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet; - griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers; - [presidium OF fractievoorzittersoverleg OF seniorenconvent]: orgaan ingesteld ingevolge artikel [artikelnummer Reglement van Orde van de gemeente]; - werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier [en de op de griffie werkzame medewerkers] is gedelegeerd.

Definities komen overeen, VNG heeft een -of bepaling gemaakt van presidium/ seniorenconvent/ fractievoorzittersoverleg.

2.1 De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. 2.2 De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en de individuele leden. 4.1 De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het [presidium OF fractievoorzittersoverleg OF seniorenconvent] en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 4.2 Indien het [presidium OF fractievoorzittersoverleg OF seniorenconvent] aanvullende ondersteuning of advisering

VNG voegt de voorzitter toe aan deze bepaling. De VvR heeft de advisering en ondersteuning van de voorzitter als aparte taak opgenomen in 5.6 waarbij die ook gericht is op andere voorzitters dan die van de raad.

Nadere duiding mogelijk andere bestaande gremia: d. presidium: ingestelde commissie ingevolge artikel ….. Reglement van Orde met de taak ………………; e. fractievoorzittersoverleg: ingestelde commissie ingevolge artikel ….. RvO met de taak …………………….; agendacommissie: ingestelde commissie ingevolge artikel ….. RvO met de taak Algemene taken 2.1 De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt. 2.2 De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

Niet opgenomen door VNG, enkel in toelichting art. 2.2 het volgende: “In dat kader doet de griffier bijvoorbeeld voorstellen voor het verbeteren en vernieuwen van de vergaderwijze, de procedures, de invoering van werkprocessen en de beleids- en beheersinstrumenten.

2.3 De griffier ondersteunt de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken.

Niet als aparte taak opgenomen door VNG.

2.4 De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.

9.5 De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie van de dienstverlening door de griffie.

2.5 De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies.

3.4 De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad [en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen], het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen. 7d, De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van: a. het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces; d. de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces en het aanspreken van betrokkenen hierop.

2.6 De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente.

2.7 De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad. 2.8 De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden.

De VNG kan als beperkter worden gelezen, het gaat om de dienstverlening van de griffie. De VvR trekt dit breder naar democratische verbetering/vernieuwing en ziet daarmee ook toe op bijvoorbeeld het besluitvormingsproces en positionering van de raad. Gelijk.

VvR stelt dat deze taak de verantwoordelijkheid van de griffier is, en vraagt daarmee een proactieve griffier. VNG stelt dat deze taak in beginsel voor de gemeenteraad en voorzitter is, en dat de griffier daarbij ondersteuning biedt. De ambtelijke organisatie is niet betrokken, en inwoners worden pas benoemd in de toelichting van 7a.

Komt niet voor bij VNG.

5.2 De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie op als klankbord voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen

De VvR kent de rol expliciet toe aan de griffier.

Agendering 3.1 De griffier adviseert (gremium raad dat hierover gaat) bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten.

VNG kent geen adviserende rol aan de griffier toe voor het gremium dat over de agenda gaat (Presidium in Kerkrade).

3.2 De griffier ondersteunt en adviseert (gremium raad dat hierover gaat) ten aanzien van de (strategische) raadsplanning. Belangenbehartiger vd raad 4.1 De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

VNG benoemt advies over strategische raadsplanning in toelichting 3.4.

8.1 De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en gemeentesecretaris.

Gelijk.

4.2 De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

8.1 De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en gemeentesecretaris.

Toelichting art. 8.1 VNG geeft aan dat het doel van het periodiek overleg is om afspraken te maken over bestuurlijke besluitvorming en de voorbereiding daarvan. VvR is uitgebreider.

4.3 De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening.

8.2 In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer. 8.2 In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.

Toelichting art. 8.2 VNG stelt het volgende: “Met de gemeentelijke accountant vindt overleg plaats over de controle op de jaarrekening…”

4.4 De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer.

4.5 De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met (gremium raad dat hierover gaat) over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

Toelichting art. 8.2 VNG: “….en met de rekenkamer over de lopende en geplande onderzoeken en de wensen van de gemeenteraad ten aanzien van de te onderzoeken onderwerpen.” VNG heeft het doel van dit overleg uitgelegd in de toelichting. Niet opgenomen door VNG

4.6 De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties.

Niet opgenomen als taak door VNG.

4.7 De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting

Niet opgenomen als taak door VNG.

gemeenschappelijke regelingen te versterken. Bestuurlijke besluitvorming 5.1 De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

5.1 De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen

VvR legt een relatie naar het doel van het ontwikkelen van vaardigheden, namelijk efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

5.2 De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

7d De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van: de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces en het aanspreken van betrokkenen hierop.

VvR geeft de griffier een actieve rol.

5.3 De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

3.4 “De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad [en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen], ….”

Er valt te beargumenteren dat tijdige informatieverstrekking valt onder “zorg dragen voor de voorbereiding.” VvR geeft de griffier een actieve rol om dit voor de raad te bewaken.

5.4 De griffier toetst de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen, zoals: a. het voldoen aan wet- en regelgeving; b. door de raad vastgestelde spelregels; c. eerder genomen besluiten; d. en de door(gremium raad dat hierover gaat) vastgestelde formats.

3.2 De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad [en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen] over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling.

VvR heeft criteria opgenomen. Deze benoemt het VNG niet in de instructie. Wel zijn punten a en b VvR direct overgenomen in de VNGinstructie.

5.5 De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

(3.4 De griffier draagt zorg voor “…” de afhandeling van de vergaderingen.)

Niet benoemd in instructie VNG. Slechts in toelichting 3.4 VNG. De VvR kiest ook hier weer voor een actieve taak voor de griffier.

5.6 De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de sessievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen.

3.1 De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad [en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen] over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen. 3.3 De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad [en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen] en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

Gelijke strekking.

5.7 De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, commissies (sessies), (gremium raad dat hierover gaat) en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies.

Gelijke strekking.

5.8 De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en vergaderingen van (gremium raad dat over de agenda gaat)

3.3 De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad [en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen] en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

5.9 De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan. Hoeder vd lokale democratie 6.1 De griffier draagt actief bij aan: a. de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels; b. het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente; c. (de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie;

Niet expliciet benoemd door VNG, wel een wettelijk voorschrift opgenomen in art. 32a Gemw.

7 De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van: a. het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces; b. integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie; [c. het borgen van de democratische waarden;

6.2 De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek. Leidinggevend management 7.1 De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

Gelijke strekking.

VNG benoemt slechts in toelichting dat het samenspel tussen de raad en burgers onder 7a valt. Te beargumenteren valt dat 7c aansluit op “met in acht neming van geldende regels” in 6.1 a VvR.

Niet opgenomen door VNG, VNG ziet alleen toe op inspreekrecht en participatieprocessen.

9.1 De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

Gelijke strekking waarbij VNG ter verduidelijking de term functioneel toegevoegd om de verhouding t.o.v. de reguliere leidinggevende te duiden.

7.2 De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

9.2 De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.

VNG koppelt het direct aan de werkgeverscommissie, de VvR doet dat apart.

7.3 De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

7b De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van: integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie;

VvR richt zich met artikel 7 specifiek op leidinggeven. De integriteit van het bestuur is apart geregeld.

7.4 De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering

9.3 De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en overlegt hierover regelmatig met de gemeentesecretaris.

Gelijke strekking.

van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris. 7.5 De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair en stelt hier indien nodig SLA’s (service level agreements) voor op. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris.

9.1 De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

7.6 De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.

Gelijke strekking al is het in het model VvR weer uitgesplitst

Niet door VNG opgenomen.

7.7 De griffier stelt een griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

9.4 De griffier is verantwoordelijk voor de planning van werkzaamheden op de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten.

Bepaling heeft dezelfde strekking, echter benoemt VvR een griffiejaarplan. Waar VvR ‘jaarverslag’ gebruikt, maakt VNG gebruik van ‘periodieke rapportage van de activiteiten.’

7.8 De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding.

6.1 De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt rapportages hierover.

VNG voegt het signaleren van budgetoverschrijding en het verzorgen van rapportages hieraan toe.

7.9 De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

9.2 De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.

VvR gaat uit van regelmatig contact tussen griffier en voorzitter, een stap hoger is met de werkgeverscommissie.

10.1 De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie door gemeenteraad. 10.2 De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. 10.3 De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen en kan

Gelijke strekking

Communicatie en voorlichting 8.1 De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie. 8.2 De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies. 8.3 De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en

Gelijke strekking

Gelijke strekking behoudens dat VNG de toevoeging heeft dat de griffier namens de raad het woord kan voeren.

participatieprocessen bij de raad in het bijzonder. Slotbepalingen 9.1 In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgevercommissie en/of de vicevoorzitter van de raad.

daarover ook namens de gemeenteraad het woord voeren. 12.1 In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met [de voorzitter van de gemeenteraad, voorzitter van de werkgeverscommissie OF de vicevoorzitter van de gemeenteraad]

VvR gaat uit van de positie van de gemeenteraad en benoemt daarom de voorzitter van de raad niet.

9.2 Deze instructie kan worden aangehaald als ‘instructie voor de griffier’ van de gemeente (plaats gemeente).

12.4 Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier [naam gemeente en eventueel jaartal].

Gelijke strekking

9.3 Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling, onder gelijktijdige intrekking van de ‘griffier instructie’ zoals vastgesteld op (datum).

12.2. De [citeertitel oude instructie] vervalt. 12.3. Deze instructie treedt in werking op [datum].

Gelijke strekking

Artikelen VNG, niet gekoppeld aan VvR artikel: Artikel VNG

Evt. opmerking

3.5 De griffier is er verantwoordelijk voor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de taken uit dit artikel voor de commissies en werkgroepen uitvoeren. 5.3 De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning.

Heeft geen concreet artikel in VvR, lijkt wel op een verlengde van 7.1 VvR.

6.2 De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met in- en externe partijen. 9.6 De griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. 11.1 Indien de griffier [meer dan [aantal (bijvoorbeeld vier of acht)] weken] verhinderd is diens ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de [gemeenteraad OF werkgeverscommissie] 11.2 Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.

VvR heeft geen bepaling die specifiek toeziet op het adviseren over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning. VvR heeft dit niet apart opgenomen, wel de rol van de griffier in in- en externe overleggen en de rol t.a.v. de bedrijfsvoering. Behoort ook tot de reguliere verhouding tussen griffier en het griffiepersoneel. Zowel 11.1 als 11.2 zien toe op de plaatsvervanger van de griffier. VvR heeft dit niet.

^^