bijlage bij vragen VVD trendrapport-ict-benchmark-gemeenten-2023

Meer aandacht voor harmonisatie van informatiebeveiligingssysteem. Steeds vaker wordt een integrale aanpak van risicomanagement gekozen door het ISMS aan te laten sluiten op andere kwaliteits- en privacysystemen. Op deze manier kunnen gemeenten sturen op diverse risico’s via één systeem, wat leidt tot een integrale risicoaanpak.

Transitie informatiebeveiliging in de boardroom. Het bewustzijn van het belang van informatiebeveiliging neemt steeds meer toe bij bestuurders. Dit zorgt dat informatiebeveiliging steeds vaker ook plek vindt aan de bestuurstafel en dat hierdoor gestuurd kan worden op de juiste risico’s. Gemeenten hebben hier nog stappen in te zetten, maar de richting is ingezet.

Laag volwassenheidsniveau leveranciersmanagement. Gemeenten besteden steeds vaker diensten en systemen uit en komen hierdoor steeds meer in de rol van regievoerder. Hierdoor neemt het belang van leveranciersmanagement toe. Leveranciersmanagement wordt in de benchmark al jaren als één van de minst volwassen processen gescoord. Gemeenten zullen de komende jaren hierop moeten investeren om een stevige positie in te kunnen nemen richting leveranciers. 37

BELANGRIJKSTE THEMA’S

3 6. Digitale werkplek Een digitale werkplek omvat alles wat nodig is om thuis te kunnen werken: van communicatiemiddelen en samenwerkingstools tot de beveiliging die daar voor nodig is. Onze verwachting was dat dit thema zou verdwijnen na een aantal jaar investeren in anders digitaal werken; van thin clients met virtuele desktop naar laptops met geïnstalleerde applicaties of bereikbare SaaS-applicaties. Thuiswerken toestaan is dus niet alleen een noodzaak in tijden van crisis, maar ook een kans om de werkcultuur te verbeteren, de tevredenheid en loyaliteit van medewerkers te vergroten, en de organisatie efficiënter en duurzamer te maken Belang Een goede digitale werkplek bevordert efficiëntie en samenwerking tussen medewerkers, wat leidt tot verhoogde productiviteit en snellere besluitvorming. Het vergroot de flexibiliteit en mobiliteit van het personeel, waardoor de organisatie beter kan inspelen op veranderende behoeften en een breder scala aan talent kan aantrekken. In een markt waar personeel schaars is, is het voor gemeenten van belang een interessante werkgever te zijn.

Ontwikkeling Een belangrijk onderdeel van de werkplek is de kantoorautomatisering. Een grote ontwikkeling hierop komt vanuit Microsoft die O365 is aan gaan bieden. De kosten voor kantoorautomatisering stijgen hierdoor in 2022 met ongeveer 1,5 euro naar 6 euro per inwoner (figuur 28, kantoorautomatisering). Er zijn ook nog wat gemeenten niet (volledig) over. Zij zullen hoogstwaarschijnlijk de komende jaren volgen waardoor de kosten nog verder zullen stijgen. De kosten voor spraak en beeld daalden licht, mogelijk doordat veel gemeenten de videobeloplossingen beter zijn gaan benutten. De kosten voor de digitale werkplek zijn op de andere onderdelen nagenoeg gelijk aan 2021. Figuur 28: Kosten digitale werkplek Spraak en beeld Servers en storage 2022

Hardware werkplek

2021

Tijdsinspanning Gemeenten geven in 2022 aan ongeveer 0,5 fte per 100.000 inwoners aan projecttijd te besteden. De projecten die we in deze categorie zien zijn o.a. implementeren van beeldbellen en Microsoft Teams en vervanging van de hardware voor de werkplek. De aanbesteding van de VNG (GT EUD) waarbij gezamenlijk het end user device aanbesteed zou worden ging niet door. Hierdoor moesten gemeenten ook zelf op zoek naar nieuwe hardware. 38

Kantoorautomatisering Systeemsoftware Euro’s per inwoners

€ 0,0

€ 1,0

€ 2,0

€ 3,0

€ 4,0

€ 5,0

€ 6,0

€ 7,0

Een andere belangrijke ontwikkeling is het naar de cloud brengen van (onderdelen van) de digitale werkplekken. De ontwikkelingen hierop gaan echter niet zo snel als verwacht (zie hoofdstuk 2: Infrastructuur).

BELANGRIJKSTE THEMA’S

3 De belangrijkste thema’s De invoering van nieuwe wetregelgeving kost gemeenten veel tijd. Naast de Omgevingswet zien we dat de vernieuwde archiefwet en de Woo gemeenten veel tijd kosten. Ook vorig jaar concludeerden we dat wet- en regelgeving veel tijd vraagt en dat is in 2022 alleen nog maar meer geworden. Daarnaast gaven gemeenten aan veel tijd kwijt te zijn aan reguliere vervangingen en migraties. Dit tezamen roept ook in 2022 de vraag op of gemeenten naast deze ‘verplichte’ onderwerpen tijd hebben voor ambities op bijvoorbeeld digitale volwassenheid en datagedreven werken. Daarnaast valt op dat investeringen in digitale volwassenheid zich ruimschoots terug lijken te verdienen, waardoor het verhogen van de digitale volwassenheid een mogelijke oplossing kan zijn voor het tekort zowel in begroting als in personeel dat gemeenten ervaren.

39

Er komt veel nieuwe wetgeving op gemeenten af met implicaties voor de ICT voorzieningen en kosten. Op dit moment hebben de omgevingswet, de archiefwet en de wet open overheid bij veel gemeenten prioriteit.

Wet & regelgeving

Ondanks dat investeringen in digitale volwassenheid zich terugverdienen, zien we een afname in operationele efficiëntie en klantervaring door capaciteitsgebrek en complexiteit.

Digitale volwassenheid

Gemeenten lijken stappen te zetten richting datagedreven werken door meer te investeren in software voor business intelligence. Daarnaast hebben Datagedreven gemeenten gemiddeld 1 fte meer aan vast BI personeel. Er bestaan voor werken veel gemeenten nog wel mogelijkheden om een hoger BI-niveau te bereiken. Gemeenten kiezen steeds vaker om de dienstverlening en dossierfuncties onder te brengen in domein-specifieke applicaties. De rol van het centrale zaaksysteem verandert daarbij in procesmanagement.

Zaakgericht werken

Gegevensbescherming en privacy vormen een belangrijk onderdeel van de nieuwe wetgeving. Gemeenten reageren hierop door meer te investeren in beveiligingssoftware en meer beveiligingspersoneel in vaste dienst te nemen.

Informatiebeveiliging

Meer onderdelen van de digitale werkplek worden naar de cloud gebracht. Gemeenten besteden ook meer geld aan Office 365.

Digitale werkplek

4

Samenvatting en nawoord

Inhoudsopgave

SAMENVATTEND

4 Samenvattend In het voorwoord stelden we de vraag of ICT ook de strategische plek gekregen heeft binnen de gemeentelijke organisatie? Nu we alle conclusies besproken hebben maken we de balans op. We zien dat de ICT-kosten toenemen en een groter onderdeel worden van de totale begroting van gemeenten. Voor het zevende jaar op rij stijgen de ICTkosten meer dan de inflatie, zie hiervoor ook figuur 29. De kosten kunnen hierbij worden onderverdeeld in drie componenten: 1. Software (+ €3): Voor het eerst worden meer dan 50 procent van de applicaties als SaaS afgenomen. De kosten voor SaaS-applicaties zijn over het algemeen hoger. Daarnaast besteden gemeenten meer geld aan Microsoft licenties en worden nieuwe applicaties geïntroduceerd om te voldoen aan wet- en regelgeving. 2. Personeel (+ €7): Door krapte op de arbeidsmarkt is het moeilijker om gekwalificeerd personeel te werven en stijgen de kosten. Hierbij treedt een verschuiving op van eigen personeel naar ingehuurd personeel. Daarnaast wordt door de transitie naar een regieorganisatie voor het eerste jaar minder besteed aan automatiseringspersoneel, terwijl de personeelskosten voor informatisering, functioneel applicatiebeheer en ICT management toenemen. 3. Infrastructuur (+ €0): De totale kosten voor infrastructuur blijven gelijk.

De afgenomen kosten voor spraak en beeld worden gecompenseerd door hogere uitgaven aan netwerkinfrastructuur. Hoewel gemeenten de ambitie hebben om infrastructuur in de toekomst vaker uit te besteden is dit nog niet zichtbaar in de benchmark. 41

Figuur 29: ICT-kosten per component (euro’s per inwoner) € 60

€53 € 50

€ 40

+ €7

€36 + €3

€ 30

€17

€ 20

+ €0

€ 10

€0 Software

Personeel 2021

2022

Infrastructuur

TOT SLOT

4 Nawoord De kosten in 2022 zijn dus fors toegenomen. Is daarmee ook het strategisch belang van ICT-toegenomen? Duidelijk is dat de ICT-kosten een groter onderdeel uitmaken van de gemeentelijke begroting. De belangrijkste redenen zijn dat gemeenten meer inzetten op SaaS-applicaties (kwaliteitsimpuls) en meer inzetten ICT-personeel (informatiemanagement, informatiebeveiliging en BI). Als we enkel kijken naar de financiële kant, lijkt het belang van ICT dus inderdaad toegenomen. De toename van het strategisch belang van ICT en informatievoorziening is niet (enkel) te bekijken vanuit een financieel perspectief. Kijken we naar uitkomsten van de digitale volwassenheidsmeting dan zien we dat ICT nog onvoldoende als strategisch middel wordt gezien. Hierin wordt onder andere geconstateerd dat innovatie veelal vanuit de ICT-afdeling komt en nog te weinig vanuit de organisatie. Ook constateren we dat er nog weinig aandacht is voor innovaties die grote impact kunnen hebben op de rol van de gemeente en haar dienstverlening zoals generatieve AI, regie op gegevens, de WOO als pijler voor een andere bestuurscultuur, en smart city bij ruimtelijke opgaven. Denk hierbij ook aan de inmiddels 13 Europese digitale wetten die binnen drie jaar geïmplementeerd moeten zijn. De keuze voor vernieuwing wordt nu dus nog te weinig vanuit een strategische oogpunt gemaakt.

Dit zal de aankomende jaren moeten veranderen. Er komt een tsunami aan nieuwe wet- en regelgeving uit Europa en Nederland op gemeenten af. Gemeenten moeten deze wet- en regelgeving niet alleen kennen, maar ook de 42

impact bepalen, en daarna implementeren en uitvoeren. Dit vraagt om veel verandervermogen, dat nu al schaars is. Sterker nog, de meeste verandercapaciteit is al vergeven. Het merendeel van de resterende capaciteit gaat naar reguliere vervangingen en vernieuwing. Dat betekent dat er beperkt tijd overblijft waarin gemeenten heldere keuzes moeten maken en prioriteiten moeten stellen rondom de ambities en visie. Daarnaast lijken er op de langere termijn bezuinigingen aan te komen. Dit vraagt om duidelijke keuzes van het management. Het gevaar licht op de loer dat gemeenten gaan bezuinigen op ICT. Al eerder hebben wij geconcludeerd dat gemeenten met een hogere digitale volwassenheid, lagere ICT-kosten hebben. Gelet op de verwachtte bezuinigingen vinden wij het zeer onverstandig om te bezuinigen op ICT. Vanwege de (technische) ontwikkelingen en de toenemende druk vanuit de samenleving is het van belang om mét ICT de toegevoegde waarde van de gemeente te versterken. Op de vraag ‘zien gemeenten ICT als strategisch middel en zijn ze daarom ook bereidt extra te investeren?’, kunnen we dus antwoorden dat gemeenten het belang van ICT steeds meer inzien, maar dat dit met name op strategisch niveau nog onvoldoende is. Gemeenten staan voor grote uitdagingen in de toekomst, die vragen om strategische keuzes en investeringen in ICT.

Zien gemeenten ICT als een strategisch middel of als een kostenpost? Die vraag zal bepalen hoe succesvol ze zijn in het leveren van goede dienstverlening aan hun inwoners.

TOT SLOT

4 De Modelgemeente

In de ICT-Benchmark gemeenten blikken we traditiegetrouw terug op de afgelopen jaren en werpen we ook een voorzichtige blik op de toekomst. De vraag naar deze toekomstvisie wordt echter steeds groter, waardoor M&I/Partners in 2023 De Modelgemeente gelanceerd heeft. In De Modelgemeente kijken we vooruit naar de ontwikkelingen en geven we hierbij ook een begrotingsindicatie. Meer weten? www.DeModelgemeente.nl

43

Bijlagen

Inhoudsopgave

BIJLAGEN

TCO-MODEL Bij de ICT Benchmark Gemeenten staat ‘het verhaal achter de cijfers’ centraal. Het doel is om op basis van de ICT-kosten en de volwassenheid/effectiviteit van ICT, te komen tot inzichten en best practices. Het vergelijken vindt op een systematische wijze plaats, waardoor het vergelijken van gegevens mogelijk is. Hierbij gaat het om drie stappen: plaatsbepaling, (zelf)normering en verbeteren. De ICT Benchmark Gemeenten is gebaseerd op het principe van ‘Total Cost of Ownership’ (TCO). Dit betreft alle kosten die verbonden zijn aan of samenhangen met ICT en informatievoorziening. Ook spreken we wel van de ICT-kosten als gevolg van het in eigendom hebben van, gebruiken en beheren van ICT. Toegevoegde waarde volgens deelnemers? ◼ Vergelijking met andere gemeenten en samenwerkingsverbanden. ◼ Geeft meer aandacht voor ICT. ◼ Onderbouwing en verantwoording van investeringen. ◼ Geeft sturing voor informatiebeleidsplannen.

45

Benchmarken is een manier om te kunnen verbeteren door te vergelijken met anderen, en op basis daarvan leerpunten te destilleren. In de kern gaat om drie (cyclische) stappen. 1. Plaatsbepaling: het vergelijken van de eigen ICT-kosten met die van de andere gemeenten. 2. (Zelf)normering: het analyseren van de verschillen van de ICT- kosten tussen de gemeenten door inzicht te bieden en te begrijpen waaruit deze kosten zijn opgebouwd. 3. Op weg naar verbetering: het ‘verbeteren’ van de ICT-kosten en het verkrijgen van ‘grip’ op de ICT-kosten aan de hand van de informatie verworven tijdens het benchmarkproces. Gemeenten doen mee met de ICT Benchmark Gemeenten om: ◼ zicht te hebben op kosten en kostenontwikkeling, gerelateerd aan ICT. Hiermee is de gemeente beter in staat te sturen en grip te krijgen op de kosten (en baten). ◼ zicht te hebben op de trendontwikkeling in de eigen ICT-kosten en op de kostenimpact van bepaalde (beleids)maatregelen. ◼ zicht te hebben op ICT-kosten bij andere gemeenten. Wat kan mijn organisatie leren van inzichten van/bij andere gemeenten? ◼ onderdeel te zijn van een platform dat gericht is op kosten/batenmanagement van ICT bij gemeenten.

BIJLAGEN

TCO-MODEL De ICT Benchmark Gemeenten is gebaseerd op het principe van ‘Total Cost of Ownership’ (TCO). Dit betreft alle kosten die verbonden zijn aan of samenhangen met ICT en informatievoorziening. Ook spreken we wel van de ICT-kosten als gevolg van het in eigendom hebben van, gebruiken en beheren van ICT. Afschrijvingskosten zijn ook kosten en worden dus altijd meegenomen. Financieel economisch gezien zijn afschrijvingskosten geen uitgaven of investeringen, dus in het praten over de kosten van ICT, over uitgaven aan ICT en/of over investeren in ICT moet dit verschil uiteraard altijd worden meegenomen. Bij de ICT Benchmark Gemeenten staat ‘het verhaal achter de cijfers’ centraal. Het doel is om op basis van inzicht in kosten van ICT - en de digitale volwassenheid / effectiviteit van ICT - te komen tot het delen van inzichten en best practices. In de voorgaande jaren hebben we de ICT Benchmark Gemeenten zien ontwikkelen van een vergelijking op TCO-objecten naar een inzicht op meerdere dimensies; waaronder de ICT-kosten, maar ook de ICTvolwassenheid en de effectiviteit van ICT. De ‘baten van ICT’ komen ook aan bod in de ICT Benchmark Gemeenten.

46

Het benchmarkteam en M&I/Partners

Pim Freriks

Amber Wolf

Joep van der spoel

Xadya van Bruxvoort

Lâle Ünal

M&I/Partners is een onafhankelijk ICT-adviesbureau, met meer dan 35 jaar ervaring in de zorg en overheid. Wij adviseren onze klanten bij het ontwikkelen van hun digitale en ICT-strategie en ondersteunen bij de bestuurlijke vragen die daaruit voortvloeien. M&I/Partners bestaat uit 100 toegewijde, eigenzinnige en gedreven professionals. Met ieder een eigen focus en expertise, maar een gezamenlijke passie voor het digitaal transformeren van de zorg en overheid. Hoe? Met een heldere visie en aanpak, het juiste leiderschap en lef transformeren wij organisaties naar een digitale en wendbare organisatie. Wij brengen de werelden van business en technologie samen. Met ruim drie decennia expertise en ervaring zijn wij niet alleen in staat strategische advies op maat te geven, maar ook te ondersteunen bij de implementatie van de oplossingen. Wij stoppen pas wanneer het gewenste resultaat is behaald en de klant écht verder kan. Ontdek meer op: www.mxi.nl/benchmarks

47

ICT Benchmark Gemeenten 2023 - Deelnemersrapport

M&I/Partners Sparrenheuvel 32 3708 JE Zeist T (030) 2 270 500 E info@mxi.nl I www.mxi.nl

Volg ons