Bijlage 6 - Meerjarenbeleid

1

2

Meerjarenbeleidsplan HCL 2027 - 2030

Sint Pieterstraat 7 6211JM Maastricht +31(0)43 328 55 00 info@hclimburg.nl / www.historischcentrumlimburg.nl

3

MEERJARENBELEIDSPLAN HCL 2027–2030 Sterk in de toekomst van het verleden 1. Inleiding Het jaar 2027 markeert het begin van een nieuwe beleidsperiode voor het Historisch Centrum Limburg (HCL). Deze periode valt samen met ingrijpende bestuurlijke, wettelijke en organisatorische veranderingen die bepalend zijn voor de koers van de organisatie. Per 1 januari 2026 zijn elf nieuwe gemeenten en het Waterschap Limburg tot de gemeenschappelijke regeling toegetreden, waardoor het HCL verantwoordelijk is geworden voor de bewaring en beschikbaarstelling van overgebrachte archieven van nagenoeg alle Zuid-Limburgse Gemeenten, het Waterschap, de Provincie en de Limburgse Rijksinstellingen. Daarnaast wordt vanaf 2027 de nieuwe Archiefwet van kracht, die de wettelijke kaders van het archief- en informatiebeheer verder moderniseert en nadrukkelijk inspeelt op digitalisering, duurzaamheid en ketenverantwoordelijkheid. Tegelijkertijd treedt per 1 januari 2027 het Rijk uit de regeling. Deze ontwikkelingen vragen om een toekomstbestendige koers voor de periode 2027–2030. Dit meerjarenbeleidsplan schetst die koers op strategisch niveau. De hoofdlijnen worden jaarlijks geconcretiseerd in uitvoeringsen ondernemingsplannen, zodat het HCL wendbaar kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen, beschikbare middelen en veranderende wet- en regelgeving.

Daarnaast hebben we externe trends en interne behoeften opgehaald als input voor ons meerjarenbeleid. Zo is in het coalitieakkoord “Aan de slag” (30 jan 2026) fors ingezet op digitalisering. Onderstaande ontwikkelingen hebben we in ogenschouw genomen bij het opstellen van het meerjarenbeleid: • professionalisering, • informatiemanagement en digitalisering, • procesgericht werken, • toezicht, advies en dienstverlening. Voor de totstandkoming van het meerjarenbeleid zijn allereerst contouren opgesteld, die zowel ambtelijk als bestuurlijk besproken zijn. Vervolgens worden die contouren verrijkt middels input uit klankbordsessies. Er worden twee sessies georganiseerd, 1 voor bestuur en ambtenaren (eerste ring stakeholders) en 1 voor overige betrokkenen (tweede ring stakeholders). Daarnaast worden medewerkers HCL ook meegenomen. Digitale en analoge archieven vormen de basis van onze organisatie. HCL ontwikkelt zich tot een toonaangevende en toekomstvaste archiefpartner die het maatschappelijk geheugen van Limburg veiligstelt, digitale en analoge informatie duurzaam beheert en beschikbaar maakt voor overheid en samenleving. Vanuit professionaliteit, vakmanschap en samenwerking ondersteunt HCL overheidsorganisaties vanaf het ontstaan van informatie en zorgt ervoor dat archieven nu én later betrouwbaar, vindbaar en betekenisvol blijven.

De strategische koers van het HCL is opgebouwd rond vijf pijlers: 1. Robuuste organisatie 2. Digitale dienstverlening 3. Toonaangevend toezicht & advies 4. Open toegankelijkheid 5. Verbindende samenwerking Deze pijlers geven richting aan de ontwikkeling die HCL nodig heeft om te functioneren als een moderne, betrouwbare en toekomstbestendige archieforganisatie voor Zuid-Limburg.

4

2. Missie, visie en kernwaarden Missie HCL bewaart en verbindt het Limburgse geheugen en is een deskundige, betrouwbare partner in archiefbeheer, die informatie van gisteren en vandaag duurzaam beschikbaar maakt voor de samenleving van morgen. Visie 2030 In 2030 staat HCL bekend als een toonaangevende en digitaal georiënteerde archiefdienst die Limburgse overheidsarchieven en collecties duurzaam bewaart en toegankelijk houdt, laagdrempelig beschikbaar maakt en betekenis geeft voor overheid, democratie en samenleving. HCL ondersteunt en adviseert aangesloten overheidsorganisaties vanaf het moment van creatie van informatie en houdt toezicht op zorgvuldig en transparant informatiebeheer. Door vakmanschap, digitalisering en samenwerking blijven archieven wereldwijd vindbaar en bruikbaar voor bewijsvoering, publieke verantwoording en historische beleving. HCL verbindt daarmee verleden, heden en toekomst en draagt zo bij aan democratie, vertrouwen en kennis van de Limburgse samenleving.

Kernwaarden

•Betrouwbaar – professioneel, integer en kwalitatief hoogwaardig. •Samenwerkend – in verbinding met partners, deelnemers en burgers. •Lerend – continu ontwikkelend, met ruimte voor reflectie en innovatie. •Positief – respectvol, oplossingsgericht en met werkplezier. Binnen afdelingen worden deze waarden aangevuld met betrokkenheid, waardering en eigenaarschap, die essentieel zijn voor een gezonde en professionele organisatiecultuur.

3. Profiel van het HCL Het Historisch Centrum Limburg is de centrale archief- en informatiebeheerorganisatie voor Zuid-Limburg. Door de toetreding van nieuwe deelnemers is het HCL uitgegroeid tot een organisatie met een brede regionale verantwoordelijkheid, zowel voor analoge als digitale archieven en informatie. Het HCL vervult wettelijke taken op grond van de Archiefwet 2027 en ondersteunt deelnemers bij hun informatiehuishouding door middel van toezicht, advies en dienstverlening. De organisatie beschikt over twee locaties (Maastricht en Heerlen) en ontwikkelt zich steeds verder richting digitaal beheer en digitale beschikbaarstelling. Het HCL positioneert zich nadrukkelijk als regionaal kenniscentrum voor digitaal archief- en informatiebeheer en werkt actief samen met ketenpartners binnen en buiten de archiefsector.

4. Uitgangspunten en lessen uit de vorige beleidsperiode De voorgaande beleidsperiode stond in het teken van ‘basis op orde’, digitalisering en voorbereiding op nieuwe wet- en regelgeving. Daaruit zijn de volgende lessen getrokken: •Digitalisering vraagt om structurele professionalisering van processen, systemen en datamanagement. •De rol van toezicht en advisering wordt belangrijker naarmate informatie digitaler en complexer wordt. •Schaalvergroting vereist een robuuste en procesgerichte bedrijfsvoering. •Samenwerking en kennisdeling zijn cruciaal voor kwaliteit en innovatie. Deze lessen vormen het fundament onder de strategische keuzes voor 2027–2030.

5

5. Strategische koers 2027–2030: vijf pijlers Pijler 1 – Robuuste organisatie Focus op een professionele, wendbare en financieel gezonde organisatie met een solide bedrijfsvoering, procesgerichte werkwijze en strategische personeelsplanning. Dit betekent dat we ervoor kiezen om intern op orde te zijn, met een goed fundament in de organisatie op gebied van bedrijfsvoeringstaken .

Doelen 2027–2030: •Inrichting van een organisatiebrede procesarchitectuur. •Versterking van AO/IC, financiële sturing en managementinformatie. •Integrale strategische personeelsplanning (SPP). •Professionalisering van leiderschap en samenwerking. •Doorontwikkeling van een lerende organisatiecultuur.

Pijler 2 – Digitale dienstverlening Prioriteit voor digitale archieven, digitale toegankelijkheid en innovatie in archiefbeheer, in aansluiting op de digitale overheid (zie coalitieakkoord). Dit betekent dat we kiezen voor digitaal tenzij, geen primair nieuwe fysieke publieksconcepten zonder digitale meerwaarde.

Doelen 2027–2030: •Volledige inzet van e-depotdiensten voor alle deelnemers. •Harmonisatie van systemen, metadata en datamodellen. •Innovatie in digitaal archiefbeheer en datamanagement. •Verbetering van informatieveiligheid en naleving van BIO-eisen. •Doorontwikkeling van digitale dienstverlening voor gebruikers.

Pijler 3 – Toonaangevend toezicht & advies HCL als deskundige, onafhankelijke en betrouwbare partner voor toezicht, advies en ondersteuning bij informatiebeheer. Dit betekent dat we kiezen voor focus op kerntaken van informatiebeheer, en daarvoor toonaangevend in Limburg expertise willen opbouwen en delen.

Doelen 2027–2030: •Uitvoering van een volledige en uniforme toezichtcyclus. •Actieve begeleiding bij implementatie van de Archiefwet 2027. •Structurele advies- en kennisdiensten voor deelnemers. •Positionering van het HCL als regionaal kenniscentrum voor informatiebeheer.

Pijler 4 – Open toegankelijkheid Archieven en collecties duurzaam, betrouwbaar en gebruiksvriendelijk beschikbaar maken voor burgers, overheden en onderzoekers. Dit betekent dat we kiezen voor toegankelijkheid boven volledigheid (we maken geen gedetailleerde inventarissen waarin we op stukniveau alles beschrijven, maar maken globale beschrijvingen waarmee onderzoekers kunnen vinden wat ze zoeken), en gericht ontsluiten met impact.

Doelen 2027–2030: •Verbetering van digitale en fysieke toegankelijkheid. •Aanpak van achterstanden in materiële verzorging en conservering. •Transitie naar een nieuw collectiebeheersysteem (CBS). •Gebruiksvriendelijke ontsluiting voor burgers en professionals.

6

Pijler 5 – Verbindende samenwerking Actieve samenwerking in de archiefketen (van archiefvormer naar archiefdienst) en met maatschappelijke partners in de wereld van archivering, vanuit een duidelijke eigen rol en verantwoordelijkheid. Dit betekent dat we kiezen voor samenwerken waar het versterkt, geen samenwerkingen zonder strategische meerwaarde.

Doelen 2027–2030: •Intensivering van samenwerking met partners. •Heldere positionering binnen regionale en landelijke netwerken. •Vergroten van zichtbaarheid en communicatie. •Gezamenlijke projecten en kennisdeling. De visuele weergave hieronder geeft aan hoe de strategische pijlers samenhangen met de missie en visie, en hoe dwars over de strategische pijlers heen, projecten zullen worden uitgevoerd om de doelen te bereiken.

7

6. Financieel kader De strategische doelen worden gekoppeld aan een meerjarig financieel kader. Daarbij staat de borging van wettelijke taken centraal, met ruimte voor noodzakelijke investeringen in digitalisering, toezicht en advisering, bedrijfsvoering en samenwerking. Jaarlijkse concretisering vindt plaats in samenhang met de begroting. De jaarlijkse doelen worden opgenomen in de afdelingsplannen en in de begroting gekoppeld aan de benodigde middelen.

7. Conclusie Met dit meerjarenbeleidsplan kiest het Historisch Centrum Limburg voor een toekomstgerichte koers voor de periode 2027–2030. De focus ligt op wettelijke taken, digitalisering, versterking van toezicht en advisering, procesgericht werken en samenwerking in de keten. Zo blijft het HCL een betrouwbare en deskundige partner, sterk in de toekomst van het verleden.

8