Bijlage 3 PROCES INGEKOMEN POST VOOR DE RAAD.docx

PROCES INGEKOMEN POST VOOR DE RAAD 1. Post komt binnen bij de griffie 2. Griffie maakt schifting voor plaatsing in iBabs in een overzicht a. Raadsinformatiebrieven van college of portefeuillehouder(s) (In Ibabs: overzicht Raadsinformatiebrieven) b. Vragen ex art. 38 RvO Raad en antwoorden daarop (in Ibabs: overzicht art 38 brieven) c. Post van alle externen gericht aan de raad (in Ibabs: overzicht ingekomen post). Griffie geeft op basis van de inhoud een categorie mee aan het poststuk in Ibabs. i. Ter kennisgeving ii. Afhandeling college (indien bevoegdheid college, raad krijgt wel kopie antwoordbrief) iii. Pre-advies college (bijv. college moet ontwerpbesluit voorbereiden) iv. Overig (reclame, wijkbladen, etc.) d. Persberichten (in Ibabs: overzicht persberichten) e. Uitnodigingen (in Ibabs: overzicht uitnodigingen en indien lokale aangelegenheid in de vergaderkalender) 3. Griffie stelt de lijst van ingekomen stukken voor de raadsvergadering samen op basis van:  Raadsinformatiebrieven gaan naar de lijst van ingekomen stukken voor de raad ter kennisgeving.  Artikel 38 vragen en antwoorden gaan naar de lijst van ingekomen stukken voor de raad ter kennisgeving.  Ingekomen post (met uitzondering van de categorie Overig) komt op de lijst van ingekomen stukken voor de raad met vermelding van het advies zoals in 2c omschreven.

 Persberichten en uitnodigingen gaan niet naar de lijst van ingekomen stukken. 4. Vragen over de ingekomen post kunnen gesteld worden zodra deze in iBabs staan, maar niet ter vergadering. Ook agendaverzoeken kunnen vanaf dan al ingediend worden. Ter vergadering kan een raadslid de rest van de raad en overige volgers wel attent maken op de (voor)genomen actie van bijvoorbeeld het stellen van vragen. 5. De lijst van ingekomen stukken wordt geagendeerd voor de raad, maar niet ter behandeling van de stukken, die daarop vermeld staan. Aan de orde in de raadsvergadering is enkel de vaststelling van de wijze van afhandeling. Zie het reglement van orde. 6. Er komt geen lijst van ingekomen stukken meer in commissievergaderingen als agendapunt. Er wordt wel een lijst toegevoegd ter informatie, maar niet ter behandeling. Deze lijst wordt verstrekt zodat commissieleden actief geïnformeerd worden over de op dat moment nieuw binnengekomen stukken naast de mogelijkheden voor raads- en commissieleden om de stukken op ieder gewenst moment in Ibabs te kunnen raadplegen.

Griffie Kerkrade 10 juni 2021