Bijlage 3 Presentatie Raad Bedrijfsvoering

Toekomstbestendige bedrijfsvoering

Openbare informatiebijeenkomst 31 Oktober 2023

Opdracht Formuleren organisatievisie op bedrijfsvoering inclusief concrete adviezen en een globaal implementatieplan (een globale inschatting van producten, middelen en een tijdsplanning). 7 concrete adviezen die omarmd zijn (rood: buiten scope): • Maak helder welke werkzaamheden in 1e, 2e en 3e lijn plaatsvinden en wat daarbij passende positie is in organisatie • Centraliseer gelijksoortige functies • Eigenaarschap en processen verduidelijken • Formuleer gemeenschappelijke cultuurwaarden • Formuleer kaders m.b.t. bedrijfsvoering • Versterken sturingsfilosofie • Besluitvorming en uitvoering integraal maken

Tijdlijn en samenstelling 6 april 2022 presentatie resultaten onderzoek Deloitte (opdracht directie) Vanaf 25 mei 2022 meerdere sessies ontwikkelgroep bedrijfsvoering Juli 2023 Europese aanbesteding gestart 7 November 2023 definitieve gunning

Proces • Intensief traject • Inhoud – relatie – gedrag & houding – doelgericht samenwerken • 3 niveaus van beheersing – proces gewijze aanpak • Bewustwording • Sense of urgency collectief gedragen

Uitkomsten ontwikkelgroep Doelstelling Gemeente Kerkrade heeft een toekomstbestendige bedrijfsvoering, met de daarbij behorende instrumenten, adequate bezetting in kwantiteit en kwaliteit en met oog voor houding en gedrag. •

Starten met 3 processen, 1 proces per domein •

Stad: Interne beheersing grote projecten

•

Bestuur: In- door- en- uitstroom ; personeel (onderdeel van business cycle P&O)

•

Burger: Participatiewet

Integrale werkgroepen per proces Dan volgende processen, sneller – vliegwiel / stapsgewijs - olievlek

Uitkomsten ontwikkelgroep Bereikt Theoretisch fundament Doelstelling aangescherpt Sense of urgency Processen per domein bepaald Bestuurlijke aandacht Waar tegenaan gelopen Tijd en capaciteit Alles hangt met elkaar samen

Randvoorwaarden Urgentiebesef van de organisatie Commitment Raad – college en DT Steun in woorden, daden én gedrag

Deze foto van Onbekende auteur is gelicentieerd onder CC BY-ND

Randvoorwaarden • Ruimte / middelen / tijd • Gefaseerd met ijkmomenten • Tijd! • Vervangingscapaciteit voor deelnemers aan werkgroepen • Inclusiviteit van de medewerkers • Ondersteunend processysteem • Onafhankelijke ondersteuning werkgroepen / extern bedrijf • Mix van inhoudelijk kennis en veranderingsprocessen • Uniforme projectleiding / 1 externe partij • Specialistische experts op procesniveau / challenge-rol • Startbudget

Randvoorwaarden Veiligheid / cultuur Feedback kunnen geven en kunnen ontvangen Investeren in diversiteit, al starten bij samenstelling werkgroepen Projectcommunicatie Vaste communicatiemedewerker (looptijd project) Juiste communicatiekanalen Structureel

Plan van aanpak / kostenindicatie Eerste drie processen Onderwerp

Kostenraming

Toelichting

Processysteem

€ 25.000

Opgevraagd bij Engage, installatie inclusief opleiding / training

Uniforme projectleiding / programmanagement

€ 100.000

Totale programma, constante factor

Vaste communicatiemedewerker

€ 50.000

Vast gekoppeld aan totale programma. Eigen medewerker of inhuur.

Stad (interne beheersing grote projecten)

€ 10.000

Inzet eigen middelen, inhuur specialistische kennis

Bestuur (in- door- en uitstroom personeel)

€ 5.000

Inzet eigen middelen, inhuur specialistische kennis

Burger (participatiewet)

€ 50.000

Inhuur specialistische kennis

Inhuur i.v.m. vervanging leden dedicated kernteams

€ 60.000

Dedicated betrokkenheid eigen medewerkers breed (beleid – bedrijfsvoering – uitvoering) essentieel! Keuze: vervangen of niet?

Totaal

€ 300.000

Vervolgstappen • Selectie externe bureaus en ondersteunend systeem • Inhuren noodzakelijke vervangingscapaciteit • Afstemming met lopende projecten die om inzet vragen • Samenstelling werkgroepen en werkwijze • Startbijeenkomst • Bijeenkomsten werkgroepen • Voortgang en terugkoppeling