Bijlage 2 Presentaties en informatiebijeenkomsten.docx

AFSPRAKEN T.A.V. PRESENTATIES – INFORMATIEBIJEENKOMSTEN PRESENTATIES IN RAADSCOMMISSIES 1. Presentaties in commissies zijn mogelijk, m.n. wanneer deze betrekking hebben op een lopend onderwerp/toezegging of ontwerpbesluit ter beoordeling aan het Presidium. 2. Ruim aandacht in behandelbrief voor alle aspecten zoals aanleiding/toelichting, kader/afbakening, onderwerp en doel. 3. Presentaties en eventuele onderliggende bijlagen worden met de commissie gedeeld op het moment dat de vergaderstukken voor de commissie online worden gezet (publicatie agenda). 4. Indien er geen presentatie in de commissie zelf wordt gegeven maar deze vooraf wordt opgenomen wordt deze video ook gedeeld op het moment dat de vergaderstukken voor de commissie online worden gezet (publicatie agenda). 5. De commissieleden kunnen vanaf dat moment al schriftelijk vragen stellen over de inhoud van de presentaties. 6. De duur van presentaties wordt beperkt tot maximaal 15 minuten en van de presentator wordt verwacht, dat diens inbreng zich niet beperkt tot het lezen van de sheets. Presentatie dient meerwaarde te hebben. 7. Voor de behandeling geldt verder het reglement van orde. INFORMATIEBIJEENKOMSTEN 1. Een informatiebijeenkomst is geen formele raads- of commissievergadering, maar een bijeenkomst met een informerend thema, dat niet direct gerelateerd is aan een ontwerpbesluit.

In beginsel zijn de bijeenkomsten openbaar. 2. Informatiebijeenkomsten zijn bedoeld voor 1 of 2 thema’s, waarbij de presentatie(s) wat omvangrijker van aard zijn en het wenselijk is om daarop in te zoomen en daar dan ook extra tijd voor te reserveren. Voorbeelden: omgevingswet, burgerparticipatie, financiën, etc.. 3. Raadsleden, de griffie en het college kunnen het presidium verzoeken om een informatiebijeenkomst te plannen. 4. Bijeenkomsten kunnen digitaal en/of fysiek plaatvinden. 5. Ook voor een informatiebijeenkomst wordt een behandelbrief opgesteld met daarin aandacht voor alle aspecten zoals aanleiding/toelichting, kader/afbakening, onderwerp, doel, tijdsduur en aanvullend de openbaarheid. 6. De presentatie(s), video’s of andere onderliggende stukken worden met de leden gedeeld op het moment dat de agenda gepubliceerd wordt. Van de presentator wordt verwacht, dat diens inbreng zich niet beperkt tot het lezen van de sheets. Presentatie dient meerwaarde te hebben. 7. Vragen kunnen vooraf gesteld worden, maar ook tijdens de bijeenkomst. 8. Niet strikt onderhavig aan vergaderorde commissies (informeler van aard). Gemeenteraad Kerkrade 2021