Bijlage 2 - boekjaren 2026 - 2030 versie 1.0 18 augustus
Tekst van het document
Leidraad Europese Aanbesteding Accountantscontrole boekjaren 2026 – 2030 Gemeente Kerkrade
Gemeente Kerkrade Versie 1.0 18 augustus 2025
INHOUDSOPGAVE 1
INLEIDING ................................................................................................................................... 1 1.1 1.2 1.3
2
BESCHRIJVING ACHTERGROND GEMEENTE KERKRADE ..................................................... 1 KORTE BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ......................................................................... 1 KORTE BESCHRIJVING VAN DE ORGANISATIE ..................................................................... 1
PROCEDURE EUROPESE AANBESTEDING.................................................................... 2 2.1 INLEIDING............................................................................................................................... 2 2.2 TIJDSCHEMA .......................................................................................................................... 2 2.3 OPVRAGEN DOCUMENTEN ................................................................................................... 3 2.4 VERKRIJGEN VAN INLICHTINGEN .......................................................................................... 3 2.4.1 Nota van inlichtingen ............................................................................................. 3
3
INSCHRIJVING ........................................................................................................................... 4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11
ALGEMENE INSCHRIJFVOORSCHRIFTEN .............................................................................. 4 CONTACTPERSOON INSCHRIJVER ........................................................................................ 4 INFORMATIE OVER VERPLICHTINGEN INSCHRIJVER ............................................................ 4 WIJZE VAN INDIENEN ........................................................................................................... 4 VOORSCHRIFTEN .................................................................................................................. 5 VARIANTEN ........................................................................................................................... 5 INSCHRIJVEN ALS COMBINATIE ............................................................................................ 5 INSCHRIJVEN ALS HOOFDAANNEMER MET ONDERAANNEMER(S) .................................... 5 EÉN INSCHRIJVING ................................................................................................................ 5 BEROEP OP BEKWAAMHEID DERDEN / COMBINANTEN ................................................. 6 BEROEP OP BEKWAAMHEID DEELNEMERS IN DE COMBINATIE SAMENWERKINGSVERBAND. ............................................................................................................ 6 4
PROGRAMMA VAN EISEN.................................................................................................... 7 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10
5
ALGEMEEN ............................................................................................................................ 7 NADERE OMSCHRIJVING REGULIERE CONTROLE ................................................................ 7 TOLERANTIES ........................................................................................................................ 8 AFSTEMMINGSOVERLEG ....................................................................................................... 8 MANAGEMENTLETTER .......................................................................................................... 9 CONTROLEVERKLARING EN VERSLAG VAN BEVINDINGEN ................................................. 9 ADVIESFUNCTIE .................................................................................................................... 9 CONTROLETEAM ................................................................................................................ 10 CONCEPT OVEREENKOMST ............................................................................................... 10 SOCIAL RETURN ............................................................................................................ 10
UITSLUITINGSGRONDEN EN GESCHIKTHEIDSEISEN............................................. 14 5.1 UITSLUITINGSGRONDEN .................................................................................................... 14 5.1.1 Algemeen................................................................................................................ 14
2
5.1.1 UEA verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden .................................. 14 5.1.2 Andere uitsluitingsgronden waarin de nationale wetgeving van de lidstaat van de aanbestedende dienst of aanbestedende entiteit ......................... 15 5.2 WET BIBOB ..................................................................................................................... 16 5.3 GESCHIKTHEIDSEISEN ....................................................................................................... 16 5.3.1 Referenties.............................................................................................................. 16 5.3.2 Beroepsbevoegdheid .......................................................................................... 17 5.3.3 Beroepsaansprakelijkheidsverzekering ......................................................... 17 6
GUNNING ................................................................................................................................. 18 6.1 ALGEMEEN ......................................................................................................................... 18 6.2 GUNNINGCRITERIA............................................................................................................. 18 6.2.1 Toelichting gunningcriterium “Prijs” ............................................................... 20 6.2.2 Toelichting gunningcriteria kwaliteit .............................................................. 21 6.2.3 Berekening economisch meest voordelige aanbieding ............................ 21
7
ALGEMENE JURIDISCHE, FINANCIËLE EN ADMINISTRATIEVE ASPECTEN ... 24 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15
TERMIJN VAN GESTANDDOENING ..................................................................................... 24 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN ............................................................................... 24 KOSTENVERGOEDING ........................................................................................................ 24 TAAL ................................................................................................................................... 24 VERTROUWELIJKHEID ........................................................................................................ 24 (INTELLECTUEEL) EIGENDOM............................................................................................. 24 ONVOLKOMENHEDEN EN TEGENSTRIJDIGHEDEN ............................................................ 25 RANGORDE DOCUMENTEN BIJ TEGENSTRIJDIGHEDEN .................................................... 25 COLLUSIE ............................................................................................................................ 25 ONJUISTE VERKLARING ................................................................................................. 25 KLACHTENAFHANDELING .............................................................................................
25 VOORNEMEN TOT GUNNING EN OVEREENKOMST ....................................................... 26 VOORBEHOUD GUNNING .............................................................................................. 26 TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTER .......................................................... 27 FACTURATIE................................................................................................................... 27
3
1 Inleiding Deze leidraad bevat de informatie die een inschrijver nodig heeft om een inschrijving te kunnen doen in het kader van de Europese openbare aanbesteding voor het uitvoeren van accountantswerkzaamheden in opdracht van de gemeenteraad van de Gemeente Kerkrade. Naast een omschrijving van de te leveren diensten op het gebied van accountantscontrole, omvat de leidraad ook de overige voorwaarden en eisen die de aanbesteder stelt en wordt de te volgen aanbestedingsprocedure beschreven.
1.1
Beschrijving achtergrond gemeente Kerkrade
Kerkrade is een stad met rond 45.300 inwoners in het zuidoosten van de provincie Limburg en maakt onderdeel uit van Parkstad Limburg. Dit is een publiekrechtelijk samenwerkingsverband van de gemeenten Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Brunssum, Voerendaal, Simpelveld en Beekdaelen met in totaal meer dan een kwart miljoen inwoners. Parkstad Limburg is georganiseerd op basis van de wet Gemeenschappelijke Regelingen. Daarnaast werkt de gemeente Kerkrade grensoverschrijdend met de buurgemeente Herzogenrath samen in het Openbaar Lichaam Eurode. Deze samenwerking is eveneens gebaseerd op de wet Gemeenschappelijke Regelingen. Meer informatie is te vinden op www.kerkrade.nl. Meer informatie over de samenwerkingsverbanden is te vinden in de paragraaf “Verbonden partijen” van begroting en jaarverslag.
1.2
Korte beschrijving van de opdracht
In het kort bevat de opdracht de controle van de, in artikel 197 Gemeentewet bedoelde, jaarrekening van de Gemeente Kerkrade over de boekjaren 2026 t/m 2030 inclusief de bijbehorende verantwoording volgens SiSa- systematiek. Dit met een optie van twee keer verlenging met 1 jaar of één keer met twee jaar. Na afronding van de controle over boekjaar 2027 zal een formele tussentijdse evaluatie plaatsvinden naar het functioneren van de accountant. De controle vindt plaats op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet. Verderop in hoofdstuk 4 is de verwachte dienstverlening c.q. de opdracht nog nader omschreven. De gemeente Kerkrade is voornemens om een raamovereenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer. Naast de reguliere werkzaamheden wordt de opdrachtnemer in gevallen waarin zich dit voordoet, in de gelegenheid gesteld een offerte in te dienen voor andersoortige onderwerpen (zoals controleverklaringen bij subsidieafrekeningen Provincie). De gemeente Kerkrade behoudt zich daarbij wel te allen tijde het recht voor al dan niet gebruik te willen maken van de ingediende offerte van opdrachtnemer.
1.3
Korte beschrijving van de organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat ambtelijk uit 3 organisatiedomeinen, te weten: Burger, Stad en Bestuur. Daarnaast wordt de gemeenteraad ondersteund door de Griffie. Enkele kerngegevens 2025) (circa): aantal inwoners aantal bijstandsontvangers aantal woonruimten aantal fte personeelsformatie (excl. bestuur en voormalig personeel) exploitatietotaal (incl. interne verrekeningen en mutaties reserves)
45.300 1350 24.000 480 € 225 miljoen
investeringsprogramma boekwaarde vaste activa saldo reserves en voorzieningen vaste leningen
€ 25 miljoen € 236 miljoen € 50 miljoen € 138 miljoen
Er is sprake van één integrale financiële administratie op concernniveau, waarbij het financieel pakket Coda Financials van UNIT4 wordt gebruikt. De factuurafhandeling vindt daarbij digitaal plaats middels een workflow systeem. Voor het opstellen van de jaarrekening en de begroting wordt grotendeels de geautomatiseerde toepassing LIAS gebruikt, waarbij tekst en cijfers worden geïntegreerd. Er is sprake van een verbijzonderde interne controle (IC) bij de afdeling Financiën (gemeente breed) en bij het domein Burger. Aan de hand van een werkprogramma worden de IC-werkzaamheden uitgevoerd en vastgelegd. Het werkprogramma wordt steeds afgestemd met de controlerend accountant.
2 Procedure Europese aanbesteding 2.1
Inleiding
De gemeente Kerkrade hanteert voor deze Europese aanbesteding de openbare procedure. De aanbesteding geschiedt op basis van de algemene Europese Richtlijn 2014/24/EU per 1 juli 2016 in de Nederlandse wetgeving geïmplementeerd door middel van de Aanbestedingswet. Bent u van mening dat enige bepaling in deze leidraad of de daarbij behorende stukken in strijd is met de Aanbestedingswet, dan verzoeken wij u nadrukkelijk ons hiervan te allen tijde en per ommegaande op de hoogte te stellen. Deze aanbesteding kent een tweetal fasen: 1. de kwalitatieve selectie van de inschrijvers op basis van de uitsluitingsgronden en de geschiktheidscriteria. 2. de gunningfase. In deze volgorde zal tevens de beoordeling plaatsvinden. Inschrijvers die niet door fase 1 komen, zullen niet in aanmerking komen voor fase 2.
2.2
Tijdschema
In de volgende tabel staat de globale planning van de aanbestedingsprocedure beschreven. De opdrachtgever streeft ernaar deze planning te volgen, doch wijzigingen zijn mogelijk. De data zijn indicatief en niet bindend. Alleen de cursief weergegeven data (indienen vragen en indienen inschrijving) zijn definitief en derhalve fatale data behoudens andersluidend schriftelijk bericht van de opdrachtgever. Fase Verzenden Publicatie aankondiging opdracht naar Tenderned en Publicatiebureau van de EU Uiterste inleverdatum vragen Inschrijvers Uiterste datum publicatie Nota van Inlichtingen op Tenderned Uiterste termijn indienen van inschrijving
Datum 30 oktober 2025 13 november 2025 vóór 12.00 uur 27 november 2025 16 december 2025 vóór 14.00 2
Fase Beoordeling Inschrijvingen (Beoordelingscommissie) Verificatietermijn / toelichtende presentatie indien wenselijk geacht Samenstelling gunningsvoorstel Definitief Advies Financiële Commissie aan Raad
Datum 5 januari 2026 en 19 januari 2026 19 januari 2026 t/m 23 januari 2026 26 januari 2026 t/m 28 januari 2026 Nader te bepalen
Vaststellen gunningsvoorstel door gemeenteraad
25 februari 2026
Gunning mededelen aan de inschrijvers + na verplichte bezwaartermijn definitieve gunning Contract ondertekenen Ingangsdatum contract
26 februari 2026 +20 dagen bezwaartermijn 19 maart 2026 1 oktober 2026
2.3
Opvragen documenten
De Gemeente Kerkrade stelt op 30 oktober 2025 een digitale versie van de leidraad en bijbehorende bijlagen ter beschikking op de website van Tenderned (www.tenderned.nl). Een ieder kan de betreffende leidraad en bijbehorende bijlagen – na registratie – downloaden van Tenderned.
2.4
Verkrijgen van inlichtingen
2.4.1 Nota van inlichtingen Vragen naar aanleiding van onderhavig aanbestedingsdocument en eventueel aanvullende stukken kunnen uitsluitend via TenderNed worden gesteld. De uiterste datum van indienen van vragen staat vermeld in paragraaf 2.2 Tijdschema. Mondelinge en telefonische informatie wordt niet verstrekt. Het is - op straffe van uitsluiting - niet toegestaan op een andere dan de bovenstaande wijze contact te zoeken ter verkrijging van welke informatie dan ook met als doel een voordeel te verkrijgen ten opzichte van de andere inschrijvers. De geanonimiseerde vragen en de daarop gegeven antwoorden worden in een of meerdere nota’s van inlichtingen via www.tenderned.nl beschikbaar gesteld. De nota(’s) van inlichtingen dient u als een integraal onderdeel van dit bestek te beschouwen. Uiterlijk 10 dagen voorafgaand aan de uiterste datum voor het indienen van de inschrijvingen worden door of namens de aanbestedende dienst een of meerdere nota’s van inlichtingen gepubliceerd op www.tenderned.nl. Eenieder die het bestek en bijbehorende bijlagen heeft opgevraagd, kan de betreffende nota(’s) van inlichtingen - na registratie en inloggen - downloaden van de Tenderned.
3
3 Inschrijving 3.1
Algemene inschrijfvoorschriften
Deze aanbesteding wordt in zijn geheel via TenderNed uitgevoerd. Dit houdt in dat bij deze aanbesteding, zowel voor de publicatie als ten behoeve van het indienen van alle inschrijvingsdocumenten, gebruik wordt gemaakt van TenderNed. TenderNed en eHerkenning Ondernemingen hebben eHerkenning nodig om zich te registreren in TenderNed. eHerkenning is te vergelijken met DigiD voor particulieren. Met één eHerkenningsmiddel logt u in op websites van verschillende overheidsorganisaties. Voor registreren en inloggen bij TenderNed heeft u minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 nodig. Een eHerkenningsmiddel aanschaffen kan bij één van de erkende leveranciers. De kosten voor aanschaf en gebruik variëren per middel en leverancier. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het voornoemde stappenplan ‘digitaal inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed’.
3.2
Contactpersoon inschrijver
De opdrachtgever wenst het contact met u als inschrijver te laten verlopen via een contactpersoon en, indien van toepassing, een plaatsvervanger van deze contactpersoon. De namen, adressen en telefoonnummers van de contactpersoon en zijn plaatsvervanger dienen in uw inschrijving te worden vermeld. Beide personen dienen gemachtigd te zijn om namens uw organisatie te kunnen optreden. De contactpersoon van de inschrijver en diens eventuele plaatsvervanger dienen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate te beheersen.
3.3
Informatie over verplichtingen inschrijver
Informatie over de verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland en die gedurende de looptijd van de raamovereenkomst op de verrichtingen van de inschrijver van toepassing zijn, zijn verkrijgbaar bij: • • •
3.4
Voor bepalingen inzake belastingen: de Belastingdienst; www.belastingdienst.nl Voor bepalingen inzake milieubescherming: het ministerie van VROM; www.minvrom.nl Voor bepalingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid; www.minszw.nl
Wijze van indienen
De digitale inschrijving dient uiterlijk op 16 december 2025 vóór 14.00 uur in de voor de inschrijving betreffende digitale kluis op TenderNed te worden geplaatst. Op genoemd tijdstip sluit de kluis. De gemeente Kerkrade raadt u aan om ruim voor de deadline voor het indienen van een inschrijving te verifiëren of uw onderneming inderdaad juist is geregistreerd op TenderNed en dat een persoon bevoegd is om namens uw organisatie een inschrijving digitaal in te dienen. Indien dit namelijk niet het geval is dient u zich eerst te registreren als onderneming op TenderNed, dit proces kan meerdere dagen duren. Het op tijd in de kluis plaatsen van de inschrijving is geheel de verantwoordelijkheid van de inschrijver. 4
3.5
Voorschriften
Bij inschrijving dienen in ieder geval de volgende stukken in de digitale kluis te worden geplaatst: • Inschrijfformulier • Beantwoording van de kwalitatieve vragen • De rechtsgeldig ondertekende en ingevulde Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) die bij deze offerteaanvraag is gevoegd. • Uittreksel kamer van Koophandel • Gedragsverklaring Aanbesteden
3.6
Varianten
Het staat een inschrijver niet vrij om, naast een inschrijving overeenkomstig de leidraad bij de inschrijving varianten (en/of “alternatieven”) in te dienen.
3.7
Inschrijven als combinatie
Inschrijven als combinatie is toegestaan. In geval van een combinatie dient ieder der combinanten het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UAE) in te vullen en aan te geven wie als penvoerder van de combinatie optreedt. Tevens dient ieder der combinanten in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument aan te geven welk onderdeel / welke onderdelen van de opdracht door hem zelf zal / zullen worden uitgevoerd. Elk Uniform Europees Aanbestedingsdocument dient te worden ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van de desbetreffende combinant. Ieder der combinanten is hoofdelijk aansprakelijk. De opdrachtgever accepteert op geen enkele wijze een beperking van de aansprakelijkheid door de taakverdeling binnen de combinatie.
3.8
Inschrijven als hoofdaannemer met onderaannemer(s)
In deze situatie is de hoofdaannemer de inschrijver. Indien wordt ingeschreven als hoofdaannemer dient in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument aangegeven te worden welke partij(en) voor welke onderdelen als onderaannemer worden ingeschakeld. De hoofdaannemer is volledig aansprakelijk voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de inschrijving alsmede de eventuele uitvoering van het contract. Tevens is de hoofdaannemer volledig aansprakelijk voor elke tekortkoming in de nakoming van de verbintenis, ook indien te wijten aan ingeschakelde onderaannemer(s).
3.9
Eén inschrijving
Een natuurlijk persoon, rechtspersoon en/of vennootschap kan zich slechts eenmaal (hetzij individueel hetzij in combinatie met andere natuurlijke personen, rechtspersonen en vennootschappen) inschrijven. Voor de toepassing van deze bepaling worden in elk geval rechtspersonen en/of vennootschappen die voldoen aan de onderstaande voorwaarden als een rechtspersoon of vennootschap beschouwd: •
•
rechtspersonen en/of vennootschappen die aan elkaar zijn gelieerd op een wijze als bedoeld in artikel 2:24a Burgerlijk Wetboek; of rechtspersonen en/of vennootschappen die met elkaar zijn verbonden in een groep als bedoeld in artikel 2:24b Burgerlijk Wetboek; of 5
•
rechtspersonen en/of vennootschappen die aan elkaar zijn gelieerd in aan sub 1 of sub 2 vergelijkbare rechtsvormen naar buitenlands recht.
3.10 Beroep op bekwaamheid derden / combinanten Een inschrijver kan zich met betrekking tot de geschiktheidscriteria gesteld in hoofdstuk 4 beroepen op de draagkracht en/of bekwaamheid van andere natuurlijke personen of rechtspersonen. In dat geval toont de inschrijver, ten genoegen van de Gemeente Kerkrade, aan dat: •
hij kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen van de desbetreffende natuurlijke persoon of rechtspersoon;
•
het met de desbetreffende eis corresponderende gedeelte van de opdracht daadwerkelijk volledig door de desbetreffende natuurlijke persoon of rechtspersoon wordt uitgevoerd;
•
zich jegens de natuurlijke persoon of een rechtspersoon geen uitsluitingsgrond als bedoeld in paragraaf 4.2 voordoet.
Indien de inschrijver zich beroept op de bekwaamheid van natuurlijke personen of rechtspersonen, moet de inschrijver bij zijn inschrijving in de Uniform Europees Aanbestedingsdocument aangeven met betrekking tot welke eis(en) de inschrijver zich op die bekwaamheid beroept, en tot welk deel van de opdracht (of welke delen), alsmede de naam en het adres van de natuurlijke personen of rechtspersonen.
3.11 Beroep op bekwaamheid deelnemers in de combinatie samenwerkingsverband. Hetgeen hiervoor is gesteld met betrekking tot het beroep op de draagkracht en/of bekwaamheid van derden is van overeenkomstige toepassing op het beroep op de beroepsbekwaamheid van deelnemers in de combinatie.
6
4 Programma van eisen Alle specificaties en eisen dienen gespecificeerd en aangetoond te worden in de offerte. Indien u niet kunt voldoen aan één of meerdere eisen behoudt de gemeente Kerkrade zich het recht voor uw offerte terzijde te leggen en niet (verder) in behandeling te nemen.
4.1
Algemeen
De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek. Het verrichten van de dienst is voorbehouden aan een (register)accountant zoals bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de regelgeving van zijn beroepsgroep (o.a. “deugdelijke grondslag”). De controle moet gebaseerd zijn op de actuele regelgeving die voor de gemeente van toepassing is. Daarbij moet in het bijzonder worden gedacht aan de Gemeentewet (met name aan artikel 212 en artikel 213), het actuele Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en uitspraken daaromtrent door de commissie BBV, de wet Gemeenschappelijke regelingen, de wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), de jaarlijkse kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV, de Regelings Uitzettingen en Derivaten Decentrale Overheden (RUDDO), etcetera, maar ook de geldende gemeentelijke regelingen en verordeningen.. De opdracht omvat de reguliere controle van de gemeentelijke jaarrekening inclusief de bijbehorende verantwoording volgens SiSa- systematiek. Tevens bevat de opdracht de afstemming met c.q.
de begeleiding van de verbijzonderde interne controle hieromtrent, het uitbrengen van rapportages, besprekingen en de uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie. De door opdrachtnemer te verrichten controlewerkzaamheden en de daaruit voortvloeiende rapportages vinden plaats binnen de planning- & controlcyclus van de Gemeente Kerkrade en de daarbij van toepassing zijnde planning die jaarlijks wordt opgesteld door de opdrachtgever. Op hoofdlijnen/indicatief is deze voor wat betreft de accountant als volgt: Oktober/November: interimcontrole Februari: voorcontrole belangrijke posten, bespreking aandachtspunten jaarrekening Vanaf medio april: jaarrekeningcontrole e 1 helft mei: concept rapport van bevindingen en bespreking Begin juni: bespreking definitief rapport met vertegenwoording van de raad De wettelijke privacyrichtlijnen (AVG) dienen bij de uitvoering van de opdracht te zijn geborgd.
4.2
Nadere omschrijving reguliere controle
De controle van de jaarrekening door accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; • de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college, waaronder het oordeel, of sprake is van eventuele materiële onrechtmatigheden die van invloed kunnen zijn op het beeld van de jaarrekening als geheel; •
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
7
•
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);
•
de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;
•
de bijlage(-en) bij de jaarrekening met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen, bedoeld in artikel 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten.
4.3
Toleranties
Voor de jaarrekening Vanaf verslagjaar 2025 gelden nieuwe regels voor de begroting, verantwoording en accountantscontrole bij gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. De wijzigingen hebben vooral gevolgen voor de rechtmatigheidsverantwoording en de wijze waarop de accountant de jaarrekening beoordeelt. Vanaf boekjaar 2025 hanteert de controlerend accountant een materialiteit voor de jaarrekeningcontrole, van 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves. Vanaf 2025 moeten de fouten en onzekerheden door de accountant bij elkaar opgeteld worden en betrokken worden in de oordeelsvorming. Materialiteit
Goedkeurende verklaring
Verklaring met beperking
Verklaring van oordeelonthouding/Afkeurende verklaring > 4%
Afwijkingen in de ≤ 2% > 2% - ≤ 4% jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle Bron: Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, gewijzigd april 2025. Tevens ontvangt de accountant jaarlijks het normenkader.
4.4
Afstemmingsoverleg
In de “Controleverordening gemeente Kerkrade” is ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole geregeld dat periodiek (afstemmings-)overleg plaatsvindt tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Daarbij valt te denken aan de raadsleden van de rekenkamercommissie, de portefeuillehouder Financiën, de algemeen directeur of de directeur Bestuur en de afdeling Financiën. Op uitvoeringsniveau betreft dit bijvoorbeeld: • Bespreking, becommentariëring/advisering van het door de interne controlefunctionarissen opgestelde auditwerkplan. Het gaat dan o.a. om het realiseren van efficiency (voorkomen doublures, afstemming speerpunten controle) en effectiviteit. • Bespreking van de voortgang op de verrichte interne controlewerkzaamheden en stand van zaken/attentiepunten jaarrekening, in elk geval tijdens danwel na de interimcontrole door de accountant (oktober-november), voorafgaande aan de jaarrekeningcontrole (februari-maart; dit betreft o.a. een voorcontrole op de grondexploitaties en SiSa-bijlagen alsmede het bespreken van de laatste ontwikkelingen) en tijdens danwel na de jaarrekeningcontrole (aprilmei). Hiermee wordt beoogd om ook tijdig bijsturing te geven aan de (nog) te verrichten interne controlewerkzaamheden. De genoemde maanden zijn slechts indicatief. 8
•
4.5
Het delen van de laatste ontwikkelingen, checklisten, werklijsten en ander relevant materiaal.
Managementletter
Van de accountant wordt niet standaard verwacht dat hij jaarlijks een formele separate managementletter uitbrengt naar aanleiding van zijn interimcontrole. Wel wordt van de accountant verwacht dat voorzover hij eventuele relevante bevindingen en/of adviezen heeft, deze ter kennis brengt van college en/of directie. In voorkomende gevallen kan dit een korte schriftelijke rapportage zijn. Het is echter niet uitgesloten dat de Gemeente Kerkrade wel specifiek kan verzoeken om een schriftelijke rapportage uit te brengen naar aanleiding van de uitgevoerde interimcontrole. Het uit eigen beweging dan wel op specifiek verzoek uitbrengen van een formele schriftelijke rapportage naar aanleiding van de uitgevoerde interimcontrole vormt geen meerwerk, maar wordt gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie van de accountant.
4.6
Controleverklaring en verslag van bevindingen
Naar aanleiding van de controle van de jaarrekening brengt de accountant een controle-verklaring uit aan de gemeenteraad. In deze verklaring wordt het oordeel naar aanleiding van de toets op getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening weergegeven. Naast de controleverklaring biedt de accountant naar aanleiding van de controle van de jaarrekening tevens een verslag van bevindingen aan de gemeenteraad aan. Dit verslag bevat de bevindingen van het onderzoek naar de werking van de maatregelen die aansluiten op het wettelijke kader ten behoeve van een rechtmatig beheer en een getrouwe verslaglegging. Voorafgaande aan het uitbrengen van het verslag van bevindingen voert de accountant een hoor- en wederhoorprocedure uit met het (afdelings)management. Daarnaast voert de accountant voorafgaand aan het uitbrengen van het verslag van bevindingen overleg met het hoofd Financiën, directeur Bestuur en de portefeuillehouder Financiën. De Financiële Commissie van de Gemeente Kerkrade is onder andere verantwoordelijk voor het bespreken van de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en brengt een advies aan de raad uit ten aanzien van het vaststellen van de jaarrekening. De accountant licht jaarlijks het verslag van bevindingen toe aan deze commissie.
Incidenteel zou het kunnen voorkomen dat op verzoek nog een toelichting of nader overleg plaats dient te vinden in andere gremia. Dit vormt geen aanleiding tot meerwerk.
4.7
Adviesfunctie
Het inschakelen van de huisaccountant als adviseur kan in bepaalde gevallen voordelen bieden voor de gemeente Kerkrade. Het thuis zijn in de bestuurlijke en financiële wereld van de lokale overheid en de bekendheid met de operationele inrichting en financiële details van de gemeente Kerkrade zijn daar debet aan. Desgewenst moet deze expertise ingeroepen kunnen worden, binnen de regelgeving en voorschriften omtrent een objectieve en onafhankelijke certificerende functie. De uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie dient op eigen initiatief en/ of in voorkomende gevallen op verzoek van de Gemeente Kerkrade plaats te vinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan we alle activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisatie voorzover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Dit omvat tevens het overleg met ambtelijk management, collegeleden en (een vertegenwoordiging van) de raad. In dit kader kan onder andere worden gedacht aan: 9
• • •
• •
adviezen en besprekingen naar aanleiding van de controlebevindingen; adviezen en besprekingen die een logisch gevolg zijn van de bespreking van de door de accountant uitgebrachte rapportages; adviezen en besprekingen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen zoals verslaggevingsvoorschriften, administratieve organisatie, interne beheersing en (verantwoording) rechtmatigheid; adviezen en besprekingen die bijdragen in de verdere ontwikkeling van public governance (goed bestuur, integer en transparant overheidshandelen); algehele reflectie op de organisatie en bedrijfsvoering.
Daarnaast draagt de accountant uit eigener beweging zorg voor het informeren van de organisatie over relevante ontwikkelingen met betrekking tot het vakgebied. Het controleteam dient voorzover nodig terug te kunnen vallen binnen de eigen organisatie op specifieke disciplines en deskundigheden zoals bijvoorbeeld belastingrecht, ondernemingsrecht, rechtmatigheid of ICT.
4.8
Controleteam
Degenen die de controle feitelijk uitvoeren dienen ervaring te hebben met de controle van gemeenten.De inschrijver werkt bij voorkeur met een vast controleteam. Bij samenstelling van het team is een brede deskundigheid vereist. Binnen het team dient een goede kennis- en informatieoverdracht plaats te vinden en de rolverdeling moet duidelijk zijn. Een eventueel gebrek hierin zal nimmer leiden tot extra kosten ten laste van de gemeente Kerkrade. Het team dat de interimcontrole uitvoert dient uit efficiency oogpunt in principe ook de eindcontrole uit te voeren. De opdrachtnemer zal ervoor zorgen dat bij eventuele wijzigingen in het controleteam de continuïteit in de dienstverlening gegarandeerd blijft. De gemeente heeft tevens het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de dienstverlener te verlangen een lid van het controleteam door een ander persoon te vervangen.
4.9
Concept overeenkomst
In bijlage 3 is de concept overeenkomst opgenomen die de gemeente Kerkrade zal sluiten met de inschrijver die de economisch meest voordelige aanbieding doet (prijs 35%, kwaliteit 65%). Dit concept is thans nog niet bindend, de gemeente Kerkrade behoudt zich het recht voor om deze overeenkomst nog te wijzigen.
4.10 Social Return De gemeenten in Zuid-Limburg hebben als sociale doelstelling dat een investering naast het ‘gewone’ rendement ook een concrete sociale winst (return) moet opleveren. Dit doen de gemeenten door Social Return (SR) als voorwaarde te stellen bij inkoop- en aanbestedings-trajecten. Door de sociale investering van de opdrachtnemer worden mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (zie onderstaand voor een beschrijving van de doelgroep) voorbereid en/of geplaatst op een duurzame deelname aan de arbeidsmarkt. Zo krijgt de Social Return kandidaat een kans zich te ontwikkelen als volwaardig werknemer. Invulling van de Social Return verplichting betreft maatwerk en kan passend worden gemaakt op eigen bedrijfsvoering, waarbij opdrachtgever openstaat voor initiatieven en gelijkwaardige alternatieven, wanneer eerdergenoemde vormen niet mogelijk zijn. De invulling gaat altijd in overleg met de Coördinator Social Return, die wordt ingezet door de gemeente en verantwoordelijk is voor de naleving van Social Return. Tenslotte kunnen rapportage10
en evaluatiemomenten gedurende de looptijd van het contract aanleiding geven tot verandering van de Social Return invulling in samenspraak met de coördinator SR en met goedkeuring van opdrachtgever. Contactgegevens coördinatiepunt Social Return De coördinatie van Social Return is belegd bij WSP Parkstad en deze organisatie zorgt voor coördinatie, controle, monitoring van en ondersteuning bij de realisatie. Voor advies en ondersteuning met betrekking tot Social Return neemt u contact op met Daniëlle Slangen, sroiparkstad@wspparkstad.nl, 06-11374774. Programma van Eisen Percentage opdrachtwaarde Bij de toepassing van Social Return dient 5% van de opdrachtwaarde te worden omgezet in werkgelegenheid voor de doelgroep van Social Return. Als het om een kapitaalintensief project dan wel diensten/leveringen gaat, dan geldt 2% van de opdrachtwaarde. In een kapitaalintensief project bedraagt de verhouding materiaal/arbeid minimaal 70/30%. In deze aanbesteding wordt de inschrijver verplicht om tenminste 2% van de opdrachtwaarde (realisatie excl. btw en excl. latere wijzigingen van dat bedrag door meer-/minderwerk’) aan te wenden voor Social Return door de inzet van kandidaten uit de doelgroep. De verplichting mag breder binnen de bedrijfsvoering van opdrachtnemer worden ingevuld dan alleen op onderliggende opdracht, zolang het verband houdt met het voorwerp van de opdracht.
De Social Return verplichting dient binnen de looptijd van de opdracht (inclusief eventuele verlengingen en onderhoudstermijn) te worden gerealiseerd. Doelgroep Tot de doelgroep van Social Return behoren: • Uitkeringsgerechtigden in het kader van de - Participatiewet, Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (Ioaw) en Wet Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen Ioaz - Werkloosheidswet - Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA)/ Wet op de Arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO) - Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten (Wajong) - Algemene Nabestaandenwet (ANW) - Dan wel rechtsopvolgers van deze regelingen • Personen die gebruik maken van voorzieningen/instrumenten van één van bovengenoemde regelingen en daardoor geen uitkering meer ontvangen (waaronder personen werkzaam op een gesubsidieerde arbeidsplaats) • Niet uitkeringsgerechtigden zoals bedoeld in de Participatiewet • Met werkloosheid bedreigde inwoners • Personen behorende tot de doelgroep Wet Sociale Werkvoorziening (Wsw-ers) • Kandidaten doelgroepregister • BOL/BBL-leerlingen (voor maximaal 50% van de opdrachtwaarde) Duur meetellen Medewerkers met een vastgestelde arbeidsbeperking mogen minimaal twee jaar en langer bij een voortdurende indicatie worden meegeteld.
Wanneer medewerkers vanuit de doelgroep zijn geplaatst via Social Return dan mogen zij minimaal gedurende twee jaar worden meegeteld voor Social 11
Return. Leerlingen die BOL/BBL-traject volgen, mogen gedurende de gehele opleiding worden meegeteld. Procedure na gunning Opdrachtnemer dient binnen zeven dagen na de mededeling omtrent gunnen contact op te nemen met het coördinatiepunt SR. Met opdrachtnemer worden binnen de kaders van onderliggende aanbesteding na de gunning nadere prestatieafspraken gemaakt over de concrete invulling van de Social Return verplichting. De prestatieafspraken (inclusief de wijze waarop de nakoming ervan verantwoord zal worden) maken vervolgens onlosmakelijk deel uit van de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Verantwoording en rapportage Social Return • Alvorens een kandidaat kan worden opgevoerd als kandidaat Social Return dient dit worden voorgelegd en geaccordeerd. • De opdrachtnemer rapporteert periodiek –conform afspraak- met behulp van het rapportageformat over de voortgang van de invulling van de Social Return-verplichting en onderbouwt deze met bewijsstukken, • Wanneer er sprake is van inleenconstructies dienen op aanvraag facturen inzichtelijk te worden gemaakt. • Kosten in het kader van scholing dienen onderbouwd te worden met gedetailleerde nota’s van de scholing. In geval van interne scholing dienen de gemaakte kosten schriftelijk te worden onderbouwd.
Om de gerealiseerde resultaten ten aanzien van Social Return te kunnen bepalen, gelden in ieder geval de volgende uitgangspunten: • Inschaling van kandidaten uit de genoemde Doelgroep geschiedt conform de voor hem/haar geldende CAO, bij het bedrijf zelf of – indien de kandidaat elders wordt geplaatst- bij een andere werkgever. Opgemerkt wordt dat voor de Wsw-doelgroep een aparte CAO geldt. • Indien opdrachtnemer bij het plaatsen van de doelgroep gebruik maakt van subsidies of overige premies dan worden deze afgetrokken van - of in mindering gebracht op - het bedrag te voldoen onder de Social Return verplichting. • Scholing en opleiding vinden plaats bij een erkend opleidingsinstituut. • Begeleidingskosten, mits noodzakelijk, aannemelijk en deugdelijk onderbouwd. Begeleidingskosten zijn kosten die noodzakelijkerwijs gemaakt worden bij de te werkstelling of inzet van een kandidaat uit de doelgroep, en bedragen niet meer dan gemiddeld 20% van de totale verplichting. • Opdrachtnemer rapporteert periodiek zijn voortgang in het kader van Social Return aan het coördinatiepunt SR en tenminste na afloop van het contract. Voldoen aan verplichting Wanneer een opdrachtnemer niet (volledig) voldoet aan de verplichting in het kader van Social Return, dan is sprake van wanprestatie in de nakoming van de overeenkomst en wordt het niet ingevulde Social Return bedrag verrekend.
Uiteraard wordt de naleving van de verplichting gedurende de looptijd gemonitord en wordt de opdrachtnemer in gebreke gesteld indien hij daar niet aan voldoet. Na ingebrekestelling volgt verrekening van het niet ingevulde Social Return-bedrag. Het te verrekenen bedrag wordt geïnd via de laatste betalingen aan de opdrachtnemer. Verantwoordelijkheid De opdrachtnemer blijft te allen tijde eindverantwoordelijk voor het nakomen van zijn Social Return verplichtingen, zoals het werven, selecteren, opleiden, plaatsen en begeleiden van de Doelgroep. Dit geldt ook wanneer opdrachtnemer de Social Return verplichting (deels) overdraagt aan bijvoorbeeld 12
onderaannemers. De opdrachtnemer kan bij de invulling gebruik maken van de advisering en faciliteiten van het coördinatiepunt SR.
13
5 Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen 5.1
Uitsluitingsgronden
5.1.1 Algemeen Deze aanbesteding wordt uitgevoerd conform de openbare procedure zoals omschreven in hoofdstuk 2 van het ARW 2016. De gemeente zal uitsluitend inschrijvingen in aanmerking nemen van inschrijvers die kunnen aantonen te voldoen aan de criteria en de geschiktheidseisen als beschreven in dit hoofdstuk. Inschrijvers dienen daartoe het UEA bij deze offerteaanvraag volledig in te vullen. De diverse onderdelen van het UEA worden in dit hoofdstuk van de offerteaanvraag nader toegelicht. De UEA dient te worden ondertekend door een vertegenwoordigingsbevoegde. Dit houdt in dat de persoon of personen die het UEA ondertekenen in het handelsregister moeten zijn ingeschreven als vertegenwoordigingsbevoegde personen van de onderneming. Wanneer in het handelsregister is opgenomen dat twee of meer personen slechts gezamenlijk bevoegd zijn, zal het UEA door die twee of meer personen moeten worden getekend. Wanneer er bij de bevoegdheid tot het vertegenwoordigen van de onderneming beperkingen zijn opgenomen, moet daar rekening mee gehouden worden.
Daar waar onderaannemers worden ingeschakeld stelt de hoofdaannemer zich er voor garant dat geen van de onderaannemers zich bevindt in één van de situaties als bedoeld in artikel 2.86 van de Aanbestedingswet, en de door de gemeente op deze aanbesteding van toepassing verklaarde facultatieve uitsluitingsgronden, overeenkomstig artikel 2.87 Aanbestedingswet. In het UEA verklaart een inschrijver dat hij voldoet aan het daar gestelde omtrent uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en andere gestelde eisen. Uiteindelijk hoeft alleen de inschrijver die voor gunning in aanmerking komt hiervoor binnen vijf werkdagen na dagtekening van een verzoek de originele bewijsstukken aan te leveren. Het verzoek om de originele bewijsstukken aan te leveren kan nimmer worden gezien als een voornemen tot gunning van de opdracht.
5.1.1 UEA verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden Eisen: - Van deelname aan de aanbesteding en van opdrachtverlening wordt uitgesloten eenieder die zich in een of meer van de omstandigheden als genoemd in artikel 2.86 van de Aanbestedingswet bevindt. - Indien een inschrijver zich bevindt in één van de omstandigheden als genoemd in artikel 2.87 van de Aanbestedingswet, kan hij worden uitgesloten van deelname aan de aanbestedingsprocedure. Hierbij gaat het om de door de gemeente in deze aanbesteding van toepassing verklaarde facultatieve uitsluitingsgronden (reeds aangekruist in UEA). Hiervoor aan te leveren informatie: Invulling UEA, conform de Aanbestedingswet, zie bijlage 1 bij deze offerteaanvraag. Uitsluitingsgrond Bewijsstuk Onderdeel 2.A-3 UEA gegevens van de Een uittreksel uit het handelsregister, dat op het ondernemer tijdstip van indienen van de inschrijving niet ouder is dan zes maanden dat aantoont dat uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn (artikel 2.89 lid 1 Aanbestedingswet) 14
Onderdeel 2.A-3 UEA De inschrijver heeft niet voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen. Onderdeel 3 UEA Verplichte uitsluitingsgronden genoemd in artikel 2.86 Aanbestedingswet
Een verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van indienen van de inschrijving, niet ouder is dan zes maanden welke aantoont dat deze uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing is (artikel 2.89 lid 3 Aanbestedingswet) Gedragsverklaring aanbesteden, die op het tijdstip van indienen van de inschrijving niet ouder is dan twee jaar (artikel 2.89 lid 2 Aanbestedingswet)
Gedragsverklaring aanbesteden Een gedragsverklaring aanbesteden (GVA) is een verklaring van de minister van Veiligheid en Justitie dat uit een onderzoek naar de betrokken natuurlijke persoon of rechtspersoon geen bezwaren bestaan in verband met inschrijving op overheidsopdrachten. Vanaf 01 april 2013 is voor het inschrijven op een aanbestedingsprocedure een GVA verplicht. Aanvragen GVA worden rechtstreeks bij het COVOG ingediend. In de toelichting op het aanvraagformulier kunt u lezen hoe het aanvraagformulier ingevuld dient te worden. Het aanvraagformulier kunt u downloaden: http://www.justis.nl/Producten/gedragsverklaring-aanbesteden/ Voor wat betreft de Gedragsverklaring Aanbesteden GVA) wordt er uitdrukkelijk op gewezen dat de aanvraagtermijn hiervan tenminste 8 weken kan zijn. Eenmaal afgegeven is de GVA twee jaar geldig. Het is dus zaak- voor zover de gegadigde/ combinant/ derde nog niet beschikt over een GVA – die tijdig aan te vragen. Deze dient te worden bijgesloten bij uw inschrijving en geldig te zijn bij definitieve gunning van de opdracht. Gegevens en bescheiden uit andere lidstaten De gemeente aanvaardt ook gegevens en bescheiden uit een andere lidstaat die gelijkwaardig doel dienen of waaruit blijkt dat de uitsluitingsgronden niet op de inschrijver van toepassing zijn.
Afzien uitsluiting conform artikel 2.86a, 2.87a en 2.88 Aanbestedingswet De gemeente kan afzien van toepassing van artikel 2.86 of 2.87 van de Aanbestedingswet om redenen zoals genoemd in artikel 2.86a, 2.87a en 2.88 van de Aanbestedingswet. Zulks ter beoordeling door de gemeente.
5.1.2 Andere uitsluitingsgronden waarin de nationale wetgeving van de lidstaat van de aanbestedende dienst of aanbestedende entiteit De sancties tegen Rusland betreffen een verbod op het gunnen van opdrachten aan alle Russische ondernemingen, zowel ondernemingen die in Rusland gevestigd zijn als in de Europese Unie (EU) of elders gevestigde dochterondernemingen. Russische betrokkenheid bij de uitvoering van de opdracht is een aanvullende uitsluitingsgrond. Door het indienen en ondertekenen van het UEA verklaart u dat er geen Russische betrokkenheid van toepassing is bij de uitvoering van de opdracht.
15
5.2
Wet BIBOB
De gemeente Kerkrade wil bij deze overheidsopdracht gebruik kunnen maken van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (hierna: Wet BIBOB). De Wet BIBOB beoogt te voorkomen dat de overheid ongewild criminele activiteiten faciliteert. De gemeente Kerkrade behoudt zich daarom zowel gedurende de aanbesteding als tijdens de looptijd van de overeenkomst het recht voor om inschrijver/ opdrachtnemer te screenen. Bij deze screening maakt de gemeente Kerkrade gebruik van de (wettelijke) middelen die hem ter beschikking staan. Deze middelen bestaan in ieder geval uit: • • • • •
Het door inschrijver/ opdrachtnemer laten indienen van een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA); Het door inschrijver/ opdrachtnemer laten invullen van een BIBOB-vragenformulier; Het doen van eigen onderzoek in open bronnen (op grond van de Wet BIBOB); Het doen van eigen onderzoek in gesloten bronnen op grond van de Wet BIBOB; Het vragen van een BIBOB-advies aan het landelijk bureau BIBOB (LBB).
Inschrijvers/ opdrachtnemers zijn gehouden hun medewerking aan een screening te verlenen. Indien een inschrijver/ opdrachtnemer geen of onvoldoende medewerking verleent aan een screening, is de gemeente Kerkrade gerechtigd de inschrijver uit te sluiten van deelname aan de aanbesteding, dan wel tot wijziging, opschorting of beëindiging van de overeenkomst voor zover de screening plaatsvindt gedurende de looptijd van de overeenkomst. De gemeente Kerkrade stelt inschrijver/ opdrachtnemer op de hoogte indien een Bibob-advies aan het LBB wordt gevraagd. Het advies van het LBB geeft de gemeente Kerkrade ondersteuning bij zijn eigen inhoudelijke afweging om; • • •
De overheidsopdracht wel of niet aan inschrijver te gunnen; De overeenkomst inzake de overheidsopdracht te ontbinden; of Wel of niet toestemming te verlenen tot inschakeling van een (beoogde) onderaannemer.
Het bovenstaande is eveneens van toepassing op inschrijvers, de combinanten in een combinatie, opdrachtnemers en (beoogde) onderaannemers.
5.3
Geschiktheidseisen
Nadat is vastgesteld dat er geen gronden tot uitsluiting zijn, toetst en beoordeelt de gemeente Kerkrade uw gegevens en informatie aan de hand van de gestelde geschiktheidseisen. Om voor gunning van de opdracht in aanmerking te komen dient een inschrijver aan te tonen dat deze voldoet aan de hieronder vermelde geschiktheidseisen.
5.3.1 Referenties De inschrijver dient daartoe aan de hand van, referenties van soortgelijke opdrachten aan te tonen voldoende kennis en ervaring te hebben van de dienstverlening als beoogd in deze aanbesteding. De referenties moeten betrekking hebben op gedurende de laatste drie jaren afgeronde projecten. Onder ‘afgeronde projecten’ wordt in dit verband ook verstaan ‘afgeronde contractjaren’ van lopende opdrachten gedurende de meest recente drie jaren. Voor de referentie gelden de volgende voorwaarden: 16
U dient gebruik te maken van het model opgave referentie in bijlage 2; De gemeente Kerkrade behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van de inschrijver contact op te nemen met de referentie. Hiervoor vraagt de gemeente de volgende kerncompetentie: • inschrijver heeft in 2022 en/of 2023 en/of 2024 een qua omvang (middelgrote gemeente op basis van de VNG), aard en complexiteit vergelijkbare gemeentelijke controleopdracht uitgevoerd op basis van Nederlandse wetgeving. • •
5.3.2 Beroepsbevoegdheid 5.3.2.1 Inschrijving handelsregister Inschrijvers dienen ingeschreven te zijn in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, of, als ze in een ander land gevestigd zijn, zijn ingeschreven in een beroeps- of handelsregister volgens de voorschriften van dat land. Bewijsstuk: Als bewijs geldt voor gemeente een internetuittreksel, een kopie uittreksel of een origineel uittreksel van inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (of vergelijkbaar bewijsdocument in het buitenland, als ondernemer niet in Nederland is gevestigd). Dit uittreksel mag niet ouder zijn dan 6 maanden, te rekenen vanaf de dag van aankondiging en dient als bijlage toegevoegd te worden.
5.3.2.2 Verklaring beroepsgroep van accountants De inschrijver en degene(n) die leiding geeft/ geven aan de controlewerkzaamheden dienen te beschikken over een bevoegdheid als bedoeld in artikel 393, lid 1 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Daarnaast dient de inschrijver over een vergunning te beschikken als bedoeld in artikel 5 van de Wet toezicht accountantsorganisaties. Bewijsstuk: Een bewijs dat de inschrijver en degene(n) die leiding geeft/ geven aan de controlewerkzaamheden behoren tot de beroepsgroep van accountants als bedoeld in artikel 393, lid 1 Boek 2 Burgerlijk Wetboek dient bijgevoegd te worden. Een bewijs dat de inschrijver beschikt over een vergunning bedoeld in artikel 5 van de Wet toezicht accountantsorganisaties dient bijgevoegd te worden.
5.3.3 Beroepsaansprakelijkheidsverzekering De inschrijver dient voldoende verzekerd te zijn tegen bedrijfsaansprakelijkheidsrisico’s in verband met de uitvoering van de Overeenkomst. Hiertoe acht aanbestedende dienst een minimale dekking van €1.250.000,- per gebeurtenis en €2.500.000,- per contractjaar of gedeelte van een jaar dat de overeenkomst van kracht is. Inschrijver verklaart door ondertekening van het UEA dat gedurende de contractperiode voor tenminste het voornoemd bedrag de verzekering wordt gehandhaafd. Bewijsstuk: Inschrijver dient bij zijn inschrijving te verklaren dat hij beschikt over bovengenoemde verzekeringen en op verzoek van de gemeente Kerkrade een kopie van het geldig voorblad van de polis toe te voegen.
17
6 Gunning 6.1
Algemeen
De offertes worden, na beoordeling van de uitsluitingsgronden en geschiktheidscriteria, beoordeeld op de gunningcriteria voor de beoordelingscommissie. Gunningcriteria worden gebruikt om de door de inschrijver gedane aanbieding te beoordelen. Opdrachtverlening zal geschieden aan de inschrijver die de economisch meest voordelige aanbieding heeft gedaan. Aangenomen wordt dat de algemene kwaliteit van accountantskantoren en de opvolging van de recente aanbevelingen van de AFM geborgd is door wet- en regelgeving, beroepsreglementering en brancheorganisaties.
6.2
Gunningcriteria
De hierna volgende gunningcriteria worden gehanteerd bij het bepalen van de economisch meest voordelige aanbieding. Om de deels inherente subjectiviteit zoveel mogelijk te objectiveren zijn aan de diverse criteria punten toegekend en is de beoordelingscommissie met zorg samengesteld. Er zijn maximaal 200 punten te behalen, waarvan maximaal 100 punten voor prijs en maximaal 100 punten voor kwaliteit.
LET OP: Op kwaliteit dient een minimum aantal punten te worden gescoord (zie 6.2.3 stap 3). De kwaliteitscriteria “adviesfunctie”.
zijn
verdeeld
in
“controleaanpak
Gunningcriteria
en
samenwerking/afstemming”
en
Max. punten
Prijs (weging 35%) 1. Prijs (all-in) 100 NB: De laagste inschrijving scoort het maximaal aantal punten voor wat betreft prijs. Kwaliteit (weging 65%) 2. Controleaanpak en samenwerking/afstemming
70
18
In deze korte beschrijving aandacht voor: a.
Controle (totaal 40 punten) • de controlefilosofie en aanpak van de binnen de context van de complexe omgeving van een gemeentelijke overheid, met aandacht voor IT; (10 punten) • de verantwoordingen volgens SiSa -systematiek; (5 punten) • voor zover te zijner tijd daartoe opdrachten worden verstrekt, de controle van specifieke verantwoordingen (zoals controleverklaringen bij subsidieafrekeningen Provincie), die niet onder SiSa vallen; (5 punten) • de afstemming met de interne beheersmaatregelen en controles als ook de belasting van de organisatie; (5 punten) • de planning van werkzaamheden inclusief een globale ureninschatting en afstemming met de gemeentelijke planning; (5 punten) • overlegmomenten met management en bestuur; (5 punten) • het multidisciplinaire karakter van inschrijver. (5 punten)
b.
De samenstelling van het (vaste) controleteam en hun specifieke deskundigheid en ervaring bij gemeentelijke overheden op basis van CVs (20 punten)
c.
Het werken met vaste controle teams en aanspreekpunten richting de diverse gremia, alsook de bereikbaarheid van de teamleiding, vervanging bij langdurige uitval en responstijden bij uitgezette vragen (10 punten)
3. Adviesfunctie
30
In deze korte beschrijving aandacht voor en toegespitst op marktsegment “Nederlandse gemeenten”: a.
Participatie in landelijke initiatieven, netwerken en het publiceren daarover (10 punten)
b.
Wijze van invulling van de natuurlijke adviesfunctie, inclusief een globale ureninschatting (totaal 20 punten), waaronder inbegrepen doch niet uitsluitend: • De wijze van communicatie/informatieoverdracht wanneer zich voor de gemeente relevante ontwikkelingen voordoen op de diverse gemeentelijke beleidsterreinen en bedrijfsvoering. (5 punten) • De begeleiding die de opdrachtgever mag verwachten van de opdrachtnemer bij wijzigingen in wet- en regelgeving die direct relevant zijn voor de verslaggeving en controle, zoals wijzigingen in het BBV/uitspraken commissie BBV en hen wijzigingen die relevant zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording college.(10 punten) • De stimulering van kwaliteitsontwikkeling en zelf-controlerend vermogen van de organisatie van de opdrachtgever. (5 punten) Eigen initiatief van de accountant in deze wordt in het bijzonder op prijs gesteld.
Totaal
200
19
6.2.1 Toelichting gunningcriterium “Prijs” Alle prijzen dienen te worden vermeld in euro, exclusief btw. Alle prijzen omvatten tevens alle bijkomende kosten, zoals reis- en verblijfkosten, kosten van administratie, facturering, creditering en alle eventuele overige kosten. De aangeboden prijsstelling wordt door middel van de volgende formule beoordeeld: (Laagste inschrijver/inschrijver) x 100 punten. De punten worden afgerond op 2 decimalen volgens de gebruikelijke afrondingsregels (≥0,005 wordt afgerond naar boven, < 0,005 wordt afgerond naar beneden). Op basis van de aangereikte informatie (aanbestedingsdocument en bijlagen) dienen de inschrijvende partijen een beeld te vormen van de administratieve organisatie/interne beheersing (AO/IB). Van belang is dat inschrijvende partijen bij het doen van hun inschrijving geen voorwaarden of voorbehouden verbinden aan de kwaliteit en kwantiteit van de AO/IB. De interne controle, als onderdeel van de AO/IB, is gericht op interne kwaliteitsverbetering en alleen voor dat doel bestemd. Er kunnen door de accountant geen rechten aan ontleend worden of eisen gesteld worden aan de interne controle. De accountant dient zelf te beoordelen in hoeverre er gesteund of gebruik gemaakt kan worden van de interne controle.
De accountant kan vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie adviezen geven en aanbevelingen doen ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering ( het ‘in control’ zijn). De inschrijver kan nadere vragen stellen volgens de in deze leidraad aangegeven procedure, zodat de inschrijver een realistische aanbieding kan doen en zijn offerte derhalve niet baseert op een nietbestaande veronderstelde situatie. Inschrijven onder voorwaarden met betrekking tot dit aspect is dus niet mogelijk. Het geoffreerde bedrag voor de opdracht zoals in deze leidraad omschreven wordt als vast bedrag gezien gedurende de contractperiode, met dien verstande dat voor wat betreft het aantal SiSaregelingen jaarlijks meer- of minderwerk voor een vast (gemiddeld) bedrag per regeling aan de orde kan zijn ten opzichte van het aantal voor Kerkrade relevante regelingen 2024.Dat houdt onder meer in: 1) Het is aan de inschrijver om een inschatting te maken van de jaarlijkse kostenstijgingen in zijn branche. Gedurende de contractperiode vindt geen indexering plaats. 2) Als gevolg van diverse ontwikkelingen kan de organisatie de komende jaren wijzigingen ondergaan. Bijvoorbeeld door bezuinigingen, samenwerkingsvormen, e.d. Deze ontwikkelingen zijn een gegeven en vormen gedurende de contractperiode op zichzelf geen aanleiding voor meerwerk door de inschrijver.
3) Middels een bijlage bij de jaarrekening dient de Gemeente Kerkrade de ontvangen specifieke uitkeringen waarvoor het principe van ‘single information, single audit’ (SiSa) geldt, te verantwoorden. Het aantal uitkeringen dat onder de SiSa-regeling valt kan jaarlijks wijzigen en wordt steeds aangegeven door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Ook de regelgeving rondom de reikwijdte van de controle van deze verantwoordingen kan wijzigen (bijv. rapporteringstoleranties). Basis voor het geoffreerde bedrag voor de opdracht zijn het aantal SISA regelingen van 2024 (31 regelingen). Inschrijver specificeert wat de gevolgen zijn van wijzigingen in het aantal regelingen op het gebied van meer- of minderwerk. LET OP: • Het vaste (gemiddelde) bedrag per regeling dient hetzelfde te zijn bij zowel meerwerk als bij minderwerk en geldt voor alle jaren. • Voor de berekening van het gunningscriterium ‘prijs’ verhogen wij uitsluitend ter vergelijking het inschrijfbedrag standaard met 10 regelingen tegen het vaste bedrag 20