Bijlage 17 - Concept Notulen_Parkstad-IT_Algemeen_Bestuur_18_december_2023

CONCEPT Notulen Parkstad-IT Algemeen Bestuur Subtitel

Bestuurlijk overleg Verzelfstandiging Parkstad-IT

Datum

18-12-2023

Tijd

18:00 - 20:00

Locatie

CBS weg 2

Voorzitter

Roel Wever

1

Opening en mededelingen Notulen: De voorzitter opent de vergadering. Afmelding van dhr. E. Geurts en dhr. R. de Boer.

2

Zienswijze op ontwerp Voorstel: 1. In te stemmen met het doorsturen van het Ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT (12-dec-2023) plus bijlagen aan de colleges cq. DB van de deelnemers aan de huidige centrumregeling Parkstad-IT.

Besluit: 1. In te stemmen met het doorsturen van het Ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT (12-dec-2023) plus bijlagen aan de colleges cq. DB van de deelnemers aan de huidige centrumregeling Parkstad-IT.

Toelichting: De GR VRZL is voornemens om uit de gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT te willen treden. Reeds besproken is dat de GR VRZL en de Parkstad-IT het jaar 2024 zullen benutten om te komen tot constructieve afspraken. Uitgangspunt daarbij is dat de afspraken in ieder geval een looptijd van 4 jaar zullen krijgen, zodat wordt aangesloten bij de geest van de uittredingsregeling in artikel 9 van de gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT en Parkstad-IT zodoende niet met onvoorzienbare tekorten wordt geconfronteerd.

3

Additioneel transitiebudget 2024 en verder Voorstel: 1. In te stemmen een additioneel transitiebudget voor 2024 en verder zoals nader uitgewerkt in dit voorstel.

Besluit: 1. In te stemmen een additioneel transitiebudget voor 2024 en verder zoals nader uitgewerkt in dit voorstel.

4

Vergaderschema AB en DB 2024 Voorstel: 1. In te stemmen met het vergaderschema voor het (nog formeel op te richten) Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur in 2024.

Besluit: 1. In te stemmen met het vergaderschema voor het (nog formeel op te richten) Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur in 2024.

Toelichting: Voor het Dagelijks Bestuur i.o. hebben zich kandidaat gesteld: - Susanne Scheepers - gemeente Simpelveld - Vérénice Hermans, gemeente Brunssum - Roel Wever, gemeente Heerlen Als voorzitter van het Algemeen Bestuur i.o. en Dagelijks Bestuur i.o. heeft zich kandidaat gesteld: - Roel Wever, gemeente Heerlen De kandidaatstelling wordt gesteund door de aanwezigen. 5

Rondvraag en sluiting Notulen: Dhr Bas Thissen brengt twee punten in bij de rondvraag voortvloeiend uit het voorgaande bestuurlijk overleg van 23 oktober 2023: 1. Uit een nadere analyse van de bezetting is gebleken dat deze goed in evenwicht is. Daar waar er mogelijk uitdagingen ontstaan, behoren deze tot de normale bedrijfsvoeringsrisico’s . 2. De tertiaire arbeidsvoorwaarden vanuit de gemeente Heerlen zijn gekwantificeerd en deze behelsen in totaliteit een bedrag van om en nabij 50k op jaarbasis . Deze arbeidsvoorwaarden zullen als gevolg Pagina 2

van de overgang van onderneming mee overgaan naar de nieuwe organisatie. Na de overgang bepaald uiteraard het Algemeen Bestuur verder over eventuele aanpassingen van deze arbeidsvoorwaarden; hierbij is de Wet op Ondernemingsraden van toepassing.

5.a

Ingezonden vragen Hieronder de vragen en de eerste korte antwoorden: 1. Zijn wij ervan verzekerd dat alle deelnemers verplicht mee over moeten gaan naar de nieuwe GR. Zijn er geen escapes mogelijk voor o.a. de VRZL om een hierbij een uittreed fee te ontlopen? •

In de huidige centrumregeling en in de nieuwe regeling zijn regels opgenomen over toetreding en uittreding. In de nieuwe regeling is in artikel 33 uitgewerkt wat de fee moet zijn.

2. Startdatum 01-07-2024 zorgt ook o.a voor een gebroken boekjaar. Er ligt nu alleen een begroting 2024 voor van de huidige regeling. Volgt er nog een begroting voor de nieuwe GR? •

We zullen vanavond in het bestuurlijk overleg voorstellen géén VJN op te stellen voor de huidige centrumregeling maar wel een begroting 2024 vanaf juli voor de nieuwe regeling. Er komt dan dus ook een gebroken boekjaar jaarrekening. In overleg met Heerlen zullen we dan bepalen per wanneer deze jaarrekening beschikbaar komt

3. Er ontbreekt nog een financiële onderbouwing bij het voorliggende transitieplan om te kunnen overzien wat de financiële consequenties zijn voor de deelnemers. •

•

De onderbouwing van het transitiebudget is uitgewerkt in het bedrijfsplan, transitieplan en de begroting. Er staat in de begroting 2024 op pagina 13 een korte tabel met daarin de bedragen zoals uitgewerkt in/onderbouwt met de andere documenten. De kosten zijn opgenomen als ‘projectbudget’ en deze worden dus in de P&C stukken ook afzonderlijk verantwoord. De vraag om het additioneel transitiebudget wordt verwerkt in begroting over de tweede helft 2024, daar hier eerst nog een akkoord op moest worden ontvangen.

4. Wordt het nieuwe ingerichte rekencentrum op de huidige locatie van Parkstad-IT dat gefinancierd is door de gemeente Heerlen ook mee overgedragen naar de nieuwe GR? •

In de Deelnemersraad april 2023 is akkoord gegeven op verwerking van kosten voor het rekencentrum middels DR-23-013. Over de kosten die Heerlen nog extra heeft gemaakt (zoals ook uitgewerkt in het bijgevoegde raadsvoorstel van Heerlen) is nu geen overeenstemming. Zonder overeenstemming met de andere Pagina 3

deelnemers worden geen andere kosten verrekend. Er is voor zover wij weten vanuit Heerlen ook geen verzoek in voorbereiding om deze kosten mee over te dragen. Mocht dit verzoek er wel komen dan zal deze via de normale route bij alle deelnemers komen.

Besluit: 1. Er wordt voor de huidige centrumregeling Parkstad-IT géén VJN opgesteld. Er wordt wel een begroting 2024 opgesteld vanaf juli voor de nieuwe regeling. Er komt dan dus ook een gebroken boekjaar jaarrekening. In overleg met Heerlen zullen we dan bepalen per wanneer deze jaarrekening beschikbaar komt.

Pagina 4