Bijlage 1 presentatie Deloitte belang van bedrijfsvoering

Gemeente Kerkrade Investeren in bedrijfsvoering

Kerkrade Kerkrade 31 oktober 2023 18Rein-Aart oktober 2022 van Vugt Claudia Honings, Lotte Tholen en Rein-Aart van Vugt

- Bedrijfsvoering is een kerntaak

© 2016 Deloitte The Netherlands

2

Investeren in bedrijfsvoering, waarom? Bedrijfsvoering is ondersteunend, niet ondergeschikt Omgeving en wetgeving -

Integraliteit van opgaven (opgave-gericht werken) (o.a. Covid-19, duurzaamheid, energietransitie) Complexiteit en integraliteit van vraagstukken (kennis, specialismen) Burger stelt hoge eisen aan bedrijfsvoering en 1 aanspreekpunt Omgevingswet per 1 januari 2024 Wet open overheid (Woo) Rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023

Wettelijke eisen en toezichthouders -

Hoge en strenge eisen met betrekking tot Veiligheid ICT, Cybersecurity, Bescherming persoonsgegevens, preventie fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik en grensoverschrijdend gedrag. Toezichthouders: Autoriteit Consument & Markt, Autoriteit Persoonsgegevens, Autoriteit Financiële Markten, Landelijke Rekenkamer, Audit Dienst Rijk, Ministeries en Provincie Limburg Overkoepelende visie en uitvoering van (bescherming persoonsgegevens, rechtmatigheidsverantwoording, ICTveiligheid, Cyberbescherming, misbruik- en oneigenlijk gebruik beleid, fraudedetectie, ondermijning, integraal financieel beleid, risico-management)

© 2018 Deloitte The Netherlands

3

Investeren in bedrijfsvoering, waarom? Bedrijfsvoering is ondersteunend, niet ondergeschikt

Ontwikkelingen -

-

Moeilijke arbeidsmarkt in combinatie met ‘vergrijzing’. Continuïteit bedrijfsvoering Versterking kwaliteit in de lijn bij de primaire processen Toenemende digitalisering (informatie integraal te ontsluiten) Data-gedreven werken Landelijke beweging om ondersteunende werkzaamheden te concentreren en de vakafdelingen kwalitatief te versterken.

© 2018 Deloitte The Netherlands

4

Investeren in bedrijfsvoering, wat -

Behoudt waar u goed in bent Helder formuleren van een visie op bedrijfsvoering (welke doelen hebben we, wat willen we bereiken en welke inspanning gaan we plegen?) - Maak van bedrijfsvoering een kerntaak en investeer in bedrijfsvoering (bedrijfsvoering, vastleggingen en documenteren zijn geen belasting of corvee). - De volgende zeven aspecten van de bedrijfsvoering oppakken: - maak helder welke werkzaamheden in de 1e lijn (het primaire proces), de 2e lijn (het kaderstellende en monitorende proces) en de 3e lijn (verbijzonderde interne controle) thuishoren en wat de daarbij passende positie in de organisatie is. - centraliseer gelijksoortige activiteiten en werkzaamheden - maak eigenaarschap van processen en werkzaamheden duidelijk - formuleer heldere kaders met betrekking tot bedrijfsvoering (voorwaarden, methodieken, instrumenten, ICT- en andere hulpmiddelen) - verder versterken van de eenduidige sturingsfilosofie - besluitvorming en uitvoering integraal maken, binnen de geformuleerde en vastgestelde kaders

© 2018 Deloitte The Netherlands

5

Gemeenteraad

Directie

2e lijn: specialisten

Primaire processen (taken en producten voor burgers en bedrijven)

Ondersteunende en randvoorwaardelijke processen: - P&O - ICT - Control - Financiën - Juridische zaken - Security - Compliance

3e lijn: Onafhankelijk

Interne controle en audits: 1. Verbijzonderde interne controle 2. Functionaris gegevensbeheer 3. EDP-audit

Externe toezichthouders

1e lijn: managers en afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en eigenaar.

Externe controle (accountant, lokale rekenkamer)

College van Burgemeester en Wethouders

1e lijn: managers en afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en eigenaar.

2e lijn: specialisten

Primaire processen (taken en producten voor burgers en bedrijven)

Ondersteunende en randvoorwaardelijke processen: - P&O - ICT - Control - Financiën - Juridische zaken - Security - Compliance

Verstrekken bijstand Verantwoordelijk voor het gehele proces, ook de kwaliteit, bedrijfsvoering en interne controle in het proces zelf (checks en balances)

Geven kaders, adviseren en ondersteunen: - kwaliteitseisen - inrichting P&C - inrichting boekhouding - risicomanagement - bescherming persoonsgegevens - Security ICT - etc.

3e lijn: Onafhankelijk

Interne controle en audits: 1. Verbijzonderde interne controle 2. Functionaris gegevensbeheer 3. EDP-audit

Monitoren, signaleren, geven advies over verbeterpunten.

Toezicht: Gemeenteraad Extern

1e Dijk van interne beheersing

1e lijn: managers en afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en eigenaar. Interne controle in het proces © 2018 Deloitte The Netherlands

2e Dijk van

interne beheersing

2e lijn: Control Business control Duidelijke kaders en adviezen

3e Dijk van

interne beheersing

3e lijn: Verbijzonderde interne controle Audits

8