Bijlage 1 - accountantscontrole

Bijlage 1 Belangrijkste uitgangspunten Aanbesteding Accountantscontrole (25n00354)

a.

Opdracht

In het kort bevat de opdracht de controle van de, in artikel 197 Gemeentewet bedoelde, jaarrekening van de Gemeente Kerkrade over de boekjaren 2026 t/m 2030 inclusief de bijbehorende verantwoording volgens SiSa- systematiek. Dit met een optie van twee keer verlenging met 1 jaar óf één keer twee jaar. Na afronding van de controle over boekjaar 2027 zal een formele tussentijdse evaluatie plaatsvinden naar het functioneren van de accountant. Verderop in hoofdstuk 4 van de Leidraad is de verwachte dienstverlening c.q. de opdracht nog nader omschreven. De gemeente Kerkrade is voornemens om een raamovereenkomst af te sluiten met één opdrachtnemer. Naast de reguliere werkzaamheden wordt de opdrachtnemer in gevallen waarin zich dit voordoet, in de gelegenheid gesteld een offerte in te dienen voor andersoortige onderwerpen (zoals controleverklaringen bij subsidieafrekeningen Provincie). De gemeente Kerkrade behoudt zich daarbij wel te allen tijde het recht voor al dan niet gebruik te willen maken van de ingediende offerte van opdrachtnemer. i.

Prijs

Alle prijzen dienen te worden vermeld in euro, exclusief btw. Alle prijzen omvatten tevens alle bijkomende kosten, zoals reis- en verblijfkosten, kosten van administratie, facturering, creditering en alle eventuele overige kosten. Het geoffreerde bedrag voor de opdracht zoals in deze leidraad omschreven wordt als vast bedrag gezien gedurende de contractperiode, met dien verstande dat voor wat betreft het aantal SiSaregelingen jaarlijks meer- of minderwerk voor een vast (gemiddeld) bedrag per regeling aan de orde kan zijn ten opzichte van het aantal voor Kerkrade relevante regelingen 2024.Dat houdt onder meer in: 1) Het is aan de inschrijver om een inschatting te maken van de jaarlijkse kostenstijgingen in zijn branche. Gedurende de contractperiode vindt geen indexering plaats. 2) Als gevolg van diverse ontwikkelingen kan de organisatie de komende jaren wijzigingen ondergaan. Bijvoorbeeld door bezuinigingen, samenwerkingsvormen, e.d. Deze ontwikkelingen zijn een gegeven en vormen gedurende de contractperiode op zichzelf geen aanleiding voor meerwerk door de inschrijver. 3) Middels een bijlage bij de jaarrekening dient de Gemeente Kerkrade de ontvangen specifieke uitkeringen waarvoor het principe van ‘single information, single audit’ (SiSa) geldt, te verantwoorden.

Het aantal uitkeringen dat onder de SiSa-regeling valt kan jaarlijks wijzigen en wordt steeds aangegeven door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Ook de regelgeving rondom de reikwijdte van de controle van deze verantwoordingen kan wijzigen (bijv. rapporteringstoleranties). Basis voor het geoffreerde bedrag voor de opdracht zijn het aantal SISA regelingen van 2024 (31 regelingen). Inschrijver specificeert wat de gevolgen zijn van wijzigingen in het aantal regelingen op het gebied van meer- of minderwerk. LET OP: •

Het vaste (gemiddelde) bedrag per regeling dient hetzelfde te zijn bij zowel meerwerk als bij minderwerk en geldt voor alle jaren.

Bijlage 1 Belangrijkste uitgangspunten Aanbesteding Accountantscontrole (25n00354) •

Voor de berekening van het gunningscriterium ‘prijs’ verhogen wij uitsluitend ter vergelijking het inschrijfbedrag standaard met 10 regelingen tegen het vaste bedrag per regeling dat de inschrijver aangeeft. Inschrijver kan hier geen rechten aan ontlenen, afrekening geschiedt op basis van het werkelijke aantal regelingen.

4) Indien instanties reviews uitvoeren bij de accountant om te beoordelen of de door hem verstrekte controleverklaring op een deugdelijke grondslag is gebaseerd rekening houdende met de geldende wet- en regelgeving, worden deze reviews geacht te vallen onder het interne kwaliteitssysteem van de accountant. De accountant zal hiervoor géén kosten in rekening brengen. Voorts dient de inschrijver een uurtarief te vermelden voor elk kwaliteitsniveau van de in te zetten functionarissen (zie bijlage 2) . Deze worden getoetst op marktconformiteit door middel van een vergelijking van de uurtarieven van de diverse inschrijvers. Deze uurtarieven worden niet apart gewaardeerd, maar er dient wel sprake te zijn van marktconforme tarieven, anders kan de inschrijving terzijde worden gelegd. Aan de gunning van de controleopdracht van de jaarrekening conform deze leidraad kan geen recht op overige opdrachten worden ontleend. Mocht echter een dergelijke opdracht verstrekt worden aan de inschrijver aan wie de opdracht van deze leidraad gegund wordt, dan worden de hiervoor genoemde uurtarieven als maximum gezien voor de gehele contractperiode. ii.

Aanvullende werkzaamheden

Naast de reguliere werkzaamheden, buiten de opdracht, wordt de accountant in gevallen waarin zich dit voordoet, in de gelegenheid gesteld een offerte in te dienen voor andersoortige controleverklaringen e.d. (zoals controleverklaringen bij subsidieafrekeningen Provincie). De gemeente Kerkrade behoudt zich daarbij wel te allen tijde het recht voor al dan niet gebruik te willen maken van de ingediende offerte van de accountant. Mocht de opdracht verstrekt worden aan de accountant, dan worden de hiervoor genoemde uurtarieven als maximum gezien voor de gehele contractperiode. iii.

Sociale doelstelling

De gemeenten in Zuid-Limburg hebben als sociale doelstelling dat een investering naast het ‘gewone’ rendement ook een concrete sociale winst (return) moet opleveren. Dit doen de gemeenten door Social Return (SR) als voorwaarde te stellen bij inkoop- en aanbestedingstrajecten. Door de sociale investering van de opdrachtnemer worden mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt voorbereid en/of geplaatst op een duurzame deelname aan de arbeidsmarkt. Zo krijgt de Social Return kandidaat een kans zich te ontwikkelen als volwaardig werknemer. Invulling van de Social Return verplichting betreft maatwerk en kan passend worden gemaakt op eigen bedrijfsvoering, waarbij opdrachtgever openstaat voor initiatieven en gelijkwaardige alternatieven, wanneer eerdergenoemde vormen niet mogelijk zijn.

De invulling gaat altijd in overleg met de Coördinator Social Return, die wordt ingezet door de gemeente en verantwoordelijk is voor de naleving van Social Return. Tenslotte kunnen rapportageen evaluatiemomenten gedurende de looptijd van het contract aanleiding geven tot verandering van de Social Return invulling in samenspraak met de coördinator SR en met goedkeuring van opdrachtgever.

Bijlage 1 Belangrijkste uitgangspunten Aanbesteding Accountantscontrole (25n00354) b. Goedkeurings- en rapporteringstoleranties De controle vindt plaats op basis van de door de gemeenteraad in vastgestelde "Controleverordening gemeente Kerkrade". In deze verordening zijn de hoofdbestanddelen opgenomen van de accountantscontrole. Vanaf verslagjaar 2025 gelden nieuwe regels voor de begroting, verantwoording en accountantscontrole bij gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. De wijzigingen hebben vooral gevolgen voor de rechtmatigheidsverantwoording en de wijze waarop de accountant de jaarrekening beoordeelt. Vanaf boekjaar 2025 hanteert de controlerend accountant een materialiteit voor de jaarrekeningcontrole, van 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves. Voorheen was de materialiteit voor fouten 1% en voor onzekerheden 3%. Vanaf 2025 moeten de fouten en onzekerheden door de accountant bij elkaar opgeteld worden en betrokken worden in de oordeelsvorming.

Materialiteit

Goedkeurende verklaring

Verklaring met beperking > 2% - ≤ 4%

Verklaring van oordeelonthouding/Afkeurende verklaring > 4%

Afwijkingen in de ≤ 2% jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle Bron: Besluit Accoutantscontrole Decentale Overheden, gewijzigd april 2025. Tevens ontvangt de accountant jaarlijks het normenkader.

Overigens kan naast deze kwantitatieve beoordeling de accountant ook altijd nog een meer kwalitatieve beoordeling hanteren: het zogenoemde “professional judgement” van de accountant voor de weging van fouten en onzekerheden speelt ook mee. Dit is de verantwoordelijkheid van de accountant, conform zijn beroepsvoorschriften. Aanvullend stelt de raad jaarlijks het zgn. “controleprotocol” vast. Daarmee krijgt de accountant nadere aanwijzingen, m.n. met betrekking tot het normen- en toetsingskader (rechtmatigheid). c.

Uitsluitingsgronden en geschiktheidscriteria

In de leidraad zullen diverse uitsluitingsgronden en geschiktheidscriteria worden opgenomen. Deze hebben als doel de gemeente enerzijds te overtuigen dat de inschrijver een integer bedrijf is en anderzijds de inschrijver geschikt kan worden geacht de te gunnen opdracht correct en tijdig uit te voeren. Voor de raad is vooral van belang dat de Aanbestedingswet wordt gevolgd, en dat de inschrijver moet voldoen aan eisen met betrekking tot integriteit en vakbekwaamheid (inschrijving handels- en beroepsregister). Het betreft de gebruikelijke bepalingen, zoals: - Van deelname aan de aanbesteding en van opdrachtverlening wordt uitgesloten eenieder die zich in een of meer van de omstandigheden als genoemd in artikel 2.86 van de Aanbestedingswet bevindt. - Indien een inschrijver zich bevindt in één van de omstandigheden als genoemd in artikel 2.87 van de Aanbestedingswet, kan hij worden uitgesloten van deelname aan de

Bijlage 1 Belangrijkste uitgangspunten Aanbesteding Accountantscontrole (25n00354) aanbestedingsprocedure. Hierbij gaat het om de door de gemeente in deze aanbesteding van toepassing verklaarde facultatieve uitsluitingsgronden (reeds aangekruist in UEA). Wordt niet aan deze voorwaarden voldaan, betekent dit dat de inschrijving verder niet wordt beoordeeld en wordt uitgesloten van verdere deelname. d.

Gunningscriteria

De opdracht gegund op basis van BPKV (Beste Prijs Kwaliteit Verhouding), in de verhouding 35% op het onderdeel prijs en 65% op de kwalitatieve aspecten.

Gunningcriteria

Max. punten

Prijs (weging 35%) 1. Prijs (all-in) 100 NB: De laagste inschrijving – rekening houdend met standaardcorrectie SiSaregelingen zoals beschreven - scoort het maximaal aantal punten voor wat betreft prijs. Kwaliteit (weging 65%) 2. Controleaanpak en samenwerking/afstemming In deze korte beschrijving aandacht voor: a.

Controle (totaal 40 punten) • de controlefilosofie en aanpak van de binnen de context van de complexe omgeving van een gemeentelijke overheid, met aandacht voor IT; (10 punten) • de verantwoordingen volgens SiSa -systematiek; (5 punten) • voor zover te zijner tijd daartoe opdrachten worden verstrekt, de controle van specifieke verantwoordingen (zoals controleverklaringen bij subsidieafrekeningen Provincie), die niet onder SiSa vallen; (5 punten) • de afstemming met de interne beheersmaatregelen en controles als ook de belasting van de organisatie; (5 punten) • de planning van werkzaamheden inclusief een globale ureninschatting en afstemming met de gemeentelijke planning; (5 punten) • overlegmomenten met management en bestuur; (5 punten) • het multidisciplinaire karakter van inschrijver. (5 punten)

b.

De samenstelling van het (vaste) controleteam en hun specifieke deskundigheid en ervaring bij gemeentelijke overheden op basis van CVs (20 punten)

c. Het werken met vaste controle teams en aanspreekpunten richting de diverse gremia, alsook de bereikbaarheid van de teamleiding, vervanging bij langdurige uitval en responstijden bij uitgezette vragen (10 punten)

70

Bijlage 1 Belangrijkste uitgangspunten Aanbesteding Accountantscontrole (25n00354) Gunningcriteria

Max. punten

3. Adviesfunctie

30

In deze korte beschrijving aandacht voor en toegespitst op marktsegment “Nederlandse gemeenten”: a.

Participatie in landelijke initiatieven, netwerken en het publiceren daarover (10 punten)

b.

Wijze van invulling van de natuurlijke adviesfunctie, inclusief een globale ureninschatting (totaal 20 punten), waaronder inbegrepen doch niet uitsluitend: •

•

•

De wijze van communicatie/informatieoverdracht wanneer zich voor de gemeente relevante ontwikkelingen voordoen op de diverse gemeentelijke beleidsterreinen en bedrijfsvoering. (5 punten) De begeleiding die de opdrachtgever mag verwachten van de opdrachtnemer bij wijzigingen in wet- en regelgeving die direct relevant zijn voor de verslaggeving en controle, zoals wijzigingen in het BBV/uitspraken commissie BBV en hen wijzigingen die relevant zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording college.(10 punten) De stimulering van kwaliteitsontwikkeling en zelf-controlerend vermogen van de organisatie van de opdrachtgever. (5 punten)

Eigen initiatief van de accountant in deze wordt in het bijzonder op prijs gesteld. Totaal

e.

200

Overige algemene juridische, financiële en administratieve aspecten

In de leidraad zullen voorts nog de relevante overige algemene juridische, financiële en administratieve aspecten worden opgenomen.