Beantwoording VVD

Interne memo Bezoekadres

Markt 33

Commissie AZM / VVD fractie R. Scheeren

Ambtenaar

B.P.M. Porankiewicz Telefoonnummer

+14 045 Telefax

0455676395 Zaaknummer

Uw brief van

6 maart 2024

Uw kenmerk

Onderwerp

Ons kenmerk

24it00520

Datum

Vragen VVD Cie AZM 11 maart inzake agendapunt 6, Parkstad IT Bijlage(n)

Metri rapport Geachte heer Scheeren,

Hierbij de antwoorden op de vragen van de VVD-fractie inzake agendapunt 6 van de commissie Algemene Zaken en Middelen van 11 maart a.s.: • Graag vernemen we hoe de totale ICT kosten van de Gemeente Kerkrade zijn opgebouwd: Algemeen: De methodiek van M&I Partners, wordt momenteel niet toegepast binnen onze organisatie. Op dit moment hebben we nog geen volledige kennis van de specifieke definities die M&I Partners hanteert voor de benchmark en de diverse componenten ervan. We hebben contact opgenomen met M&I Partners om hierover meer duidelijkheid te verkrijgen, maar tot op heden hebben we nog geen reactie ontvangen. Uw vraag heeft betrekking op onze definitie van ICT. De door gemeente Kerkrade gehanteerde definitie is binnen de begroting netjes geborgd. Sinds 1 januari 2024 is de afdeling Informatie opgericht, waarvan per 1 februari een nieuw afdelingshoofd is begonnen. Deze afdeling is nog in ontwikkeling, en de komende tijd zal worden besteed aan de verdere opbouw ervan. In de tweede helft van dit jaar wordt een afdelingsplan opgesteld waarin de structuur van de afdeling wordt beschreven. Ook zal worden verduidelijkt wat precies wordt verstaan onder de "I" van de afdeling Informatie en hoe dit organisatorisch wordt ingebed.

Financiën met betrekking tot ICT zullen hierin worden meegenomen, inclusief investeringskredieten en budgetten voor projecten zoals de implementatie van wetgeving, zoals bijvoorbeeld de omgevingswet en de Wet open overheid (Woo) . Deze aspecten zullen worden opgenomen in het afdelingsplan en indien nodig in overleg met andere afdelingen vastgesteld. Tevens zal de omgeving Parkstad worden geraadpleegd om hun visie op deze kwestie te verkrijgen. Aandeel bijdrage Parkstad IT (2024): Over het boekjaar 2024 is onze bijdrage aan Parkstad-IT € 1.802.108,-. o Eigen kosten ICT Personeel (in dienst gemeente Kerkrade): dit wordt nog nageleverd Postbus 600 6460 AP Kerkrade Telefoon 14 045 Telefax 0455676395

Email gemeentehuis@kerkrade.nl IBAN NL49 BNGH 0285 0044 84 BIC BNGHNL2G

o Kosten inhuur ICT advies/personeel buiten Parkstad IT om: zie het algemene antwoord o Kosten Software licenties/aanschaf en hardware niet via Parkstad IT afgerekend: In de begroting 2024 van de gemeente Kerkrade is een bedrag opgenomen van € 1.095.000,- (budget automatisering). Dit budget wordt voornamelijk gebruikt om het onderhoud van de primaire bedrijfssystemen (o.a. onderhoud van de kernapplicaties) van de gemeente Kerkrade te kunnen bekostigen. Verder is er jaarlijks een bedrag beschikbaar van maximaal € 327.000,- aan investeringsruimte voor uitbreiding en/of vervanging van bedrijfssoftware. Het budget telefonie bedraagt over 2024: € 230.500,-. Uit dit budget wordt de kosten van mobiele abonnementen, vaste- en mobiele telefoons en de telefooncentrale betaalbaar gesteld. De contractpartner is Kreuze. Verder is er een eenmalig krediet voor iPADs en Microsoft licenties voor college, raads- en commissieleden voor de periode 2022-2026 vastgesteld ter hoogte van € 90.000,-.De contractpartner is Kreuze. o Kosten hardware, niet via Parkstad IT aangeschaft Zie bovenstaande antwoorden • Er wordt in het rapport van Beerenschot verwezen naar een onderzoek Metri uit 2019 waaruit zou blijken dat Parkstad IT (financieel) marktconform werkt. Graag ontvangen we een kopie van dit onderzoek.

Antwoord: zie bijlage bij deze notitie • Jaarlijks wordt er een uitvoerig benchmarkonderzoek ICT kosten gemeenten gedaan door M&I Partners/ (rapport als bijlage toegevoegd). Kan aangegeven worden hoe de kosten van de gemeente Kerkrade zich verhouden tot deze benchmark (specifiek in verhouding tot de kengetallen op pagina 9) Vanuit Parkstad-IT is het volgende in kaart gebracht: Antwoord: Algemeen Momenteel beschikken we nog niet over de exacte definities die M&I Partners hanteert voor de benchmark en de verschillende onderdelen. Hierover zijn we nog in contact met M&I getreden, maar hebben we nog geen antwoord mogen ontvangen. In het rapport M&I staat op pagina 7 dat de genoemde getallen gaan over het boekjaar 2022. Hierbij komen zij uit op een gemiddeld bedrag van € 106,- aan IT-kosten per inwoner. Voor de gemeente Kerkrade zou dit neerkomen op een totale omvang van € 106,- IT-kosten per inwoner * 45.620 inwoners (peiljaar 2023) = € 4.835.720,- IT-kosten per jaar. Over het boekjaar 2024 is de bijdrage van de gemeente Kerkrade aan Parkstad-IT € 1.802.108,-. Bovenop deze bijdrage komen nog de kosten van onze andere leveranciers zie antwoord 1. Kosten infrastructuur Zoals gelezen kan worden op pagina 20 van het rapport M&I wordt tot infrastructuur gerekend de kosten voor telefonie, telefoons, verbindingen etc. Postbus 600 6460 AP Telefoon 045 5676767 Telefax 045 5676395

Email gemeentehuis@kerkrade.nl IBAN NL49 BNGH 0285 0044 84 BIC BNGHNL2G

Uit het boekwerk Begroting 2024 van Parkstad-IT blijkt dat zij aan de gemeente Kerkrade doorbelasten voor telefonie en connectiviteit een bedrag van € 47.251. Per inwoner van de gemeente Kerkrade komt dit neer op een bedrag van € 1,04. (M&I 2022 € 17 per inwoner). Maar, dit bedrag is exclusief de kosten abonnementen en andere kosten infrastructuur die de gemeente Kerkrade nog zelf afneemt bij andere leveranciers. Kosten softwarekosten Zoals gelezen kan worden vanaf pagina 12 van het rapport M&I wordt tot softwarekosten gerekend de kosten voor bedrijfsvoering applicaties, e-formulieren, Microsoft, Wet open overheid etc. Uit het boekwerk Begroting 2024 van Parkstad-IT blijkt dat zij aan de gemeente Kerkrade doorbelasten voor virtuele werkplek (oa Microsoft) en applicaties een bedrag van € 1.349.549. Per inwoner van de gemeente Kerkrade komt dit neer op een bedrag van € 29,58. (M&I 2022 € 36 per inwoner) Maar, dit bedrag is exclusief de kosten SaaS-applicaties en andere kosten voor software die de gemeente Kerkrade nog zelf afneemt bij andere leveranciers. Kosten personeel Zoals gelezen kan worden op pagina 11 van het boekwerk Begroting 2024 van Parkstad-IT worden de kosten verdeeld via een verrekenmodel over de gebruikers van de diensten. Dit geldt ook voor de salariskosten. Hierbij wordt gerekend met gemiddelde getallen.

Medewerkers van Parkstad-IT worden zo efficiënt en effectief als mogelijk ingezet voor alle deelnemers. Op pagina 12 van dat boekwerk is verder te lezen dat door Parkstad-IT € 6.147.335 aan salariskosten wordt uitgegeven plus € 533.106 aan inhuur; totaal € 6.680.441,-. Dit is 45% van hun totale begroting. Als we dit 1-op-1 omslaan naar de gemeente Kerkrade komen we uit op € 1.802.108 * 45% = € 810.948, per inwoner € 17,78 (M&I 2022 € 53 per inwoner) Maar, dit bedrag is exclusief de kosten van IT-personeel dat de gemeente Kerkrade nog zelf in dienst heeft. Vanuit de gemeente Kerkrade is het volgende in kaart gebracht: Het antwoord zoals bij vraag 1 geformuleerd is ook op deze vraag van toepassing. Wij hebben momenteel geen beschikking over de methodiek die M&I-partners hanteert. Zoals aangegeven is Parkstad-IT de leverancier van een deel van de totale IT-voorziening van de gemeente Kerkrade. Wij voeren binnen de gemeente Kerkrade ook zelf een aantal taken uit, en daarnaast hebben wij nog een aantal andere leveranciers. Zie de antwoorden op de eerste vraag qua financiële kengetallen. Waar mogelijk hebben wij de kosten zoveel als mogelijk opgenomen bij de eerste vraag.

• Uit de meerjarenbegroting van Parkstad IT blijkt dat de totale begroting van €11m oploopt naar ruim €16m in 2027, hoe verhoudt deze zeer sterke stijging zich tot de algemene marktontwikkeling en verwachte ICT kosten voor lokale overheden. Antwoord: Zoals blijkt uit het M&I-rapport stijgen de IT-kosten, van € 84 per inwoner in 2018 naar € 106 per inwoner in 2022. Als we deze cijfers omrekenen voor de gemeente Kerkrade komen we uit op volgende cijfers: - 2018: € 84 IT-kosten per inwoner * 45.823 inwoners (peiljaar 2018) = € 3.849.132 - 2022: € 106 IT-kosten per inwoner * 45.324 inwoners (peiljaar 2022) = € 4.804.344 Binnen de gemeente Kerkrade hebben we deze bedrage niet besteedt aan de IT-voorziening. Maar ook bij ons is de budgetclaim gestegen. Postbus 600 6460 AP Telefoon 045 5676767 Telefax 045 5676395

Email gemeentehuis@kerkrade.nl IBAN NL49 BNGH 0285 0044 84 BIC BNGHNL2G

Verder merken wij op dat de kosten voor informatiebeveiligingssoftware in de toekomst alleen maar zullen stijgen. De stijging is vooral terug te zien de toename van beveiligingssoftware zoals beveiligd mailen, ICT-beheertools en uitgebreidere beveiligingslicenties van Microsoft. Daarnaast zal er ook een claim worden gelegd op het aantrekken van meer gespecialiseerd personeel dat zich bezig houdt met informatiebeveiliging. Op basis van de septembercirculaire 2023 gemeenten kunnen we uitgaan van een prijsstijging van 3% per jaar. Deze prijsstijging is nu nog niet verwerkt in de meerjarenbegroting van Parkstad-IT. Maar in de nieuwe begroting 2024 2de helft (na verdere verzelfstandiging) en in de begroting 2025 zal deze prijsstijging wel worden verwerkt. In nauwe samenwerking met Parkstad-IT zullen wij de IT kosten blijven monitoren en zullen wij meewerken aan een nieuwe benchmark. Voor de gemeente Kerkrade en gemeenten in het algemeen geldt dat de samenleving digitaliseert in een snel tempo. Ook veel wetten doen een serieus beroep op de gemeentelijke informatievoorziening. Daarnaast is digitalisering explosief gegroeid: dat vraagt onder andere flexibilisering in opschaling, meer kennis van beheer, hogere eisen aan beveiliging. De verwachting is dat de komende jaren kosten voor digitalisering en ICT zullen blijven stijgen.

En daardoor zullen ICTkosten een steeds belangrijker onderdeel uit van de gemeentelijke uitvoering van taken gaan uitmaken. Ook met de verschuiving naar de Software as a Software (SaaS) zal de komende jaren het beheer technisch applicatiebeheer wat afnemen, maar de vraag naar functioneel beheer en regievoering zal toenemen, al is het alleen al omdat het gebruik van ICT binnen gemeenten zal toenemen. Mede daardoor zal de omvang van deze rollen de komende jaren blijven groeien en zullen de kosten verder stijgen. Zie ook diverse VNG-rapporten die hier over schrijven zie: VNG: Stand van de Uitvoering van gemeenten 2023 VNG: ANALYSE CLOUD-ONTWIKKELINGEN GEMEENTEN, 22 maart 2023 M&I/Partners: Trends & conclusies ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2023 • Er is geen scenario genoemd of onderzocht waar we niet deelnemen aan een nieuwe gemeenschappelijke regeling Parkstad IT. Een transitie naar een voornamelijk regierol met veel uitbesteden aan marktpartijen is immers de meest gunstige variant uit het Beerenschot advies.

Waarom is geen scenario onderzocht waar Kerkrade zelf de regierol neemt en maximaal uitbesteedt aan de markt? Antwoord: De deelname aan Parkstad-IT is om Kerkrade als deelnemer te ontzorgen van de automatisering (techniek), dit zodat we ons volledig kunnen richten op de (door)ontwikkeling van de informatiehuishouding en deze optimaal kunnen inrichten voor de bedrijfsvoering en dienstverlening. Zowel op de automatisering (A) als op de informatisering (I) vinden grote veranderingen plaats. Dit vanuit wet- en regelgeving, doch ook technische mogelijkheden en/of innovatie. Om het automatiseringsspoor als basis voor de informatisering te houden dient Parkstad IT zich verder te ontwikkelen. In gezamenlijkheid is een onderzoeksopdracht opgesteld en zijn verschillende scenario’s onderzocht en beoordeeld op onderscheidende criteria ten opzichte van de huidige situatie. Er zijn vier denkbare scenario’s op de A-diensten geformuleerd om nader te onderzoeken door Berenschot. Hoewel uittreden op termijn mogelijk is, is het vanwege de extra taken, specialistische kennis en formatie die dan weer binnen Kerkrade zelf georganiseerd moet worden, als niet realistisch beoordeeld. Daarnaast zijn er enorme desintegratiekosten gemoeid met een uittreding. De scenario’s zijn op hoofdlijnen: Postbus 600 6460 AP Telefoon 045 5676767 Telefax 045 5676395

Email gemeentehuis@kerkrade.nl IBAN NL49 BNGH 0285 0044 84 BIC BNGHNL2G

1. Zelf doen: PIT doet alles zelf. Alle specialistische kennis is in eigen huis en er is geen of zeer beperkt sprake van uitbesteding van diensten. Dit scenario betreft de huidige situatie waarbij PIT alle diensten zelf uitvoert. Op dit moment is PIT een organisatie die vooral optreedt als zelfstandig leverancier. Er wordt nog weinig gebruikgemaakt van cloudoplossingen. 2. Hybride: in dit scenario is sprake van een mix in uitvoering van taken en diensten; PIT voert een aantal taken zelf uit en heeft een gedeelte uitbesteed aan één of meerdere marktpartijen. Ten opzichte van de huidige situatie betekent dit dat PIT een aantal taken waar zij nu zelf voor aan de lat staat, uitbesteedt aan de markt. 3. Regie-organisatie: PIT zorgt ervoor dat de klantvraag en het aanbod op elkaar worden afgestemd (regie). PIT besteedt operationele diensten uit aan meerdere leveranciers, maar verzorgt daarvan zelf de integratie. In dit scenario heeft PIT een regierol en zorgt ze voor customer support. 4. Uitbesteden: PIT beperkt zich tot regie, inkoop, contract- en servicemanagement en besteedt de operationele diensten uit aan een enkele leverancier.

Deze 4 onderdelen zijn vervolgens beoordeeld op de 4 criteria: 1) toekomst en IT (continuïteit dienstverlening, wendbaarheid, kwaliteit, delivery vermogen en toekomstbestendigheid) 2) bestuurlijk-juridisch (aansprakelijkheidsrisico, compliancy aanbesteding, bestuurlijke drukte, bestuurbaarheid en invloed deelnemers) 3) personeel en organisatie (werkgeverspositie PIT, personele consequenties) 4) financiën (structurele kosten, incidentele kosten, kostenbeheersing) Hierbij scoorde het regiemodel het beste en daarna het hybride model, vervolgens het uitbestedingsmodel. Het huidige inhouse model scoorde het slechtste. Het beste passende model is altijd afhankelijk van de context te weten de uitgangspunten van deelnemers, ontwikkelingen in de omgeving en de opgaven. Kijkend naar deze context was het advies om een stapsgewijze transitie door te maken. Allereerst, voor de korte termijn een hybride model. Dat betekent dat A-diensten naar de markt gaan. PIT verandert daarmee van leverancier naar dienstverlener. Een dergelijke pad richting hybriditeit biedt voor PIT de kans te investeren in wendbaarheid, delivery vermogen en kwaliteit van dienstverlening. Op deze A-fronten kan het samenwerkingsverband namelijk aan kracht winnen.

Met vriendelijke groet,

Wethouder J. Schlangen

Postbus 600 6460 AP Telefoon 045 5676767 Telefax 045 5676395

Email gemeentehuis@kerkrade.nl IBAN NL49 BNGH 0285 0044 84 BIC BNGHNL2G