Agendabundel

nuchterheid ons allemaal siert. Soms moeten we ook wel ontdekken en dan is het wel mooi dat een externe zoals Rein-Aart dat vandaag benoemd hier in deze raad, dat ons werk best wel iets voorstelt. Dat je daar best wel af en toe iets voor moet kunnen. Dat het evident is, dat we al die ontwikkelingen waar we mee te maken hebben, dat we die naast het werk wat we elke dag met z'n allen uitvoeren, moeten bijhouden. Ik denk dat het belangrijk is om te benoemen: we zijn natuurlijk mensen. Ambtenaren zijn net mensen. We hebben het heel veel over inhoud. We willen hele mooie dingen realiseren. Zeker op het gebied van verantwoording zijn heel snel geneigd om met het vingertje te wijzen om te zeggen: dat moet beter en dat moet anders. Nogmaals, we zijn vooral mensen. Zeker op het gebied van bedrijfsvoering ook al door Rein-Aart gesteld: we zijn niet ondergeschikt, maar we moeten het samen doen in die mooie driehoek tussen beleid, bedrijfsvoering en uitvoering. Die relatie onder elkaar, gedrag en houding, het aanspreken van elkaar op het moment dat dingen beter kunnen, hoort ook bij dit traject. Daar hebben we zeker aandacht voor. Er moet een relatie zijn in het traject waar we nu met z'n allen mee aan de slag gaan, tussen die inhoud en die relatie. Doelgericht samenwerken: ook zo'n traject waar we met z'n allen samen mee bezig zijn.

De derde bullet hoef ik niet over te doen, omdat ik het zeker niet beter kan dan Rein-Aart. Ik denk mijn collega Ron mooi heeft verteld hoe dat bij privacy zichtbaar is. Heel belangrijk is een stukje bewustwording. Dat geldt voor alle lagen in de organisatie. Een voorbeeld: als jij aan de voorkant van het sociaal domein in de uitvoering zit, dan ben je natuurlijk gefocust vanuit daar waar je voor werkt, om mensen te helpen. Om ervoor te zorgen dat mensen in Kerkrade die in de shit zitten, om die uit de penarie te krijgen. Waar we met z'n allen mee bezig zijn, is om die collega's ervan bewust te maken dat ze dat vooral moeten blijven doen. Dat is hun corebusiness, maar dat ze wel aandacht moeten hebben voor bijvoorbeeld een simpel iets als dossiervorming: dat alles netjes gedocumenteerd wordt. Dat sommige dingen verantwoord kunnen worden. Het stukje bewustwording is er al. Nogmaals, het is echt niet zo dat het er niet is, maar het kan altijd beter. Nogmaals, zeker weer met die ontwikkelingen waar we als gemeente mee te maken hebben. Waar ik wel een beetje trots op ben is dat in ieder geval ook de sense of urgency door de gehele organisatie wordt gedragen. Voor mensen die het werk dagelijks doen, zoals ik zelf iemand ben, of andere collega's. Wij vinden dat normaal. Dat hebben wij gestudeerd en dat hebben wij meegekregen.

Wat ik wel fijn vind om te zien is dat de sense of urgency van het belang om aandacht te hebben voor bedrijfsvoering, gedragen wordt door u als raad. Nogmaals, daarom wordt vandaag hier deze informatiebijeenkomst gehouden, maar ook door het college, ook door de directie, alle managementlagen en door de mensen op de werkvloer in de uitvoer. Zijn we er dan? Zeker niet. We gaan aan de slag, want ik had gezegd: we hebben die ontwikkelgroep gehad, we hebben dat intensieve traject gelopen en we hebben gezamenlijk een doelstelling geformuleerd. Een doelstelling die natuurlijk aanhaakt op de adviezen die door de externe accountant zijn gegeven. Over die doelstelling hebben we in die groep wel twee uur nagedacht en over gesproken. Op het moment dat je dit wilt doen en het wilt uitdragen naar alle mensen in de organisatie, daar kom ik nog op terug, moet je wel een juiste slogan hebben. Je moet een quote hebben, want je moet dat uitdragen naar de mensen die het dagelijks moeten gaan uitvoeren. Dat nadenken en sparren met elkaar heeft tot een gezamenlijke doelstelling geleid en die doelstelling heet: gemeente Kerkrade heeft een toekomstbestendige bedrijfsvoering, met de daarbij behorende instrumenten, adequate bezetting in kwantiteit en kwaliteit en met oog voor houding en gedrag. Daar zit weer die focus op dat zachte component.

We hebben nagedacht over: hoe gaan we dat doen? Zoals u weet hebben is de gemeente Kerkrade ingericht namens drie domeinen. We hebben het domein stad, we hebben het domein burger en we hebben het domein bestuur. We kwamen al heel snel tot de conclusie dat als we dit met z'n allen over de bühne willen krijgen, dan moet iedereen er ook iets van gaan voelen, iets van gaan merken en er ook mee bezig zijn. We kwamen al snel tot de conclusie dat we zouden gaan starten met drie processen en dan één proces per domein. Daarover is lang gesproken, lang nagedacht, allerhande argumenten afgewogen: hoe kom je tot bepaalde keuzes? Uiteindelijk heeft dat op basis van argumenten binnen elk domein geleid tot drie processen. Binnen domein stad: start met het proces interne beheersing grote projecten. Bij de collega's van bestuur begint men met het proces: in- door- en uitstroom personeel. Binnen domein burger beginnen we met de Participatiewet. De Participatiewet is een breed iets. Daar gaan we natuurlijk wel goed kijken: waar gaan we mee beginnen? Je kunt niet alles in één keer doen. Belangrijk in dat proces is: integrale werkgroepen per proces. Dat vind ik zelf een hele belangrijke. Het gaat er namelijk om, ik heb dat benoemd, intern in overleggen. We zitten in een organisatie waarbij het enorm belangrijk is dat de top je steunt.

Dan is het ook fijn in dit traject dat we hier als raad steun krijgen, dat we steun krijgen van het college, dat we steun krijgen vanuit de directie. Uiteindelijk moet de werkvloer het doen. Als we die gezamenlijke urgentie echt in de organisatie willen voelen en er doorheen willen krijgen, betekent dat dus dat al die onderdelen die met een proces bezig zijn en betrokken zijn: beleid, bedrijfsvoering en uitvoering, dat die aan de voorkant mee moeten mogen denken over dat proces. Hoe dat proces er in de toekomst uit gaat zien. In ogenschouw nemende alle ontwikkelingen waar Rein-Aart over gesproken heeft. Voor mij is het het makkelijkste om over een proces te praten waar ik zelf het meeste van af weet: Participatiewet. Dat betekent dat er werkgroepen geformeerd gaan worden met

afvaardigingen uit de uitvoering, afvaardigingen van beleid en medewerkers die elke dag bezig zijn met de bedrijfsvoering. Die gaan samen onder begeleiding van een externe partij kijken hoe ze toekomstproof dat proces gaan inrichten. U weet als geen ander dat we in de gemeente Kerkrade met heel veel processen te maken hebben. Iemand zou kunnen gaan denken en kunnen gaan rekenen en denken: dat proces gaat wel heel lang duren. Misschien wel twee raadstermijnen over dit proces terugkoppelingen krijgen. Gelukkig niet, want we zijn ervan overtuigd en ook op advies bijvoorbeeld van Rein-Aart die natuurlijk ervaring heeft met dit soort trajecten dat de volgende processen sneller gaan. Dat er een vliegwiel gaat ontstaan. Dat mensen in de organisatie praten met elkaar. Als je kijkt naar mijn eigen afdeling, zitten er mensen in die met de Participatiewet bezig zijn, maar bijvoorbeeld ook met de Wmo-jeugd. Op het moment dat we één proces goed bij de bind hebben gepakt, zijn wij ervan overtuigd dat we daarna een vliegwiel kunnen creëren in die organisatie, waardoor dit proces zeker niet twee hard termijnen hoeft te duren. Dan gaat een olievlek ontstaan. Wat hebben we met z'n allen de afgelopen twee jaar bereikt? We hebben een theoretisch fundament omarmd. De doelstelling is aangescherpt.

We hebben scherp met elkaar gediscussieerd: waar hebben we nu over? Dat is voor iedereen nu helder die hiermee bezig is. Sense of urgency is voor iedereen duidelijk. Processen per domein zijn bepaald. Ik denk echt dat het iets is wat bijzonder is: we hebben over dit onderwerp bestuurlijke aandacht gekregen. Waar zijn we tegen aangelopen? Er zijn twee dingen waar we de komende tijd echt oog voor moeten hebben: tijd en capaciteit. Dit doe je niet zo tussen de soep en aardappelen door. Hier moet je de tijd voor hebben en je moet er dedicated mee bezig zijn. Het andere wat we ontdekt hebben, wat we al wisten natuurlijk: alles hangt met elkaar samen. Het moment dat één iets oploopt heeft dat weer gevolgen voor andere aspecten waar je mee bezig bent. Wat zijn de randvoorwaarden om dit traject te laten slagen? Net over gehad: urgentiebesef van de organisatie. Gelukkig is dat er. Commitment van de raad, college en DT heel belangrijk. Tot slot, heel belangrijk: steun in woorden, daden en gedrag. Dat we het ook allemaal uitdragen. Natuurlijk nog een aantal randvoorwaarden in de zin van ruimte, middelen en tijd. Daar hebben we het net al over gehad. We gaan dit gefaseerd doen met ijkmomenten. Niet alles kan in één keer. We gaan successen met elkaar vieren, zeker in de ambtelijke organisatie moeten we dat misschien wat vaker doen.

We vinden alles vaak te normaal, terwijl het helemaal niet normaal is om sommige dingen met elkaar te realiseren. Tijd: vervangingscapaciteit voor deelnemers van de werkgroepen. De dagdagelijkse gang van zaken moet elke dag doorgaan. Een term, misschien wel leuk om die uit te leggen: inclusiviteit van de medewerkers. Wat bedoelen we daarmee? Niet de inclusiviteit zoals we die vaak bedenken bij Raad van Toezichten. Wij hebben het hier over dat wij bijvoorbeeld in de gemeente Kerkrade heel veel nieuwe mensen aannemen. Wat wel eens een valkuil is, is dat je in deze trajecten vaak terugvalt op mensen die heel erg gepokt en gemazeld zijn. Die weten van de hoed en rand. Dat zijn vertrouwde mensen, want dan denk ik: laat ik die maar pakken, dan weet ik dat het goed komt. Terwijl zij het juist vaak druk hebben. Wat ook heel belangrijk is, is dat je juist bij dit soort trajecten naar mensen luistert die misschien niet die ervaring hebben, die van buitenaf komen vanuit misschien wel een andere organisatie dan de gemeente. Die een andere frisse kijk op zaken hebben. Daar houden we bij die samenstelling van die werkgroepen nadrukkelijk rekening mee. Dat is de zachte kant, maar op de harde kant moeten we processen gaan beschrijven. Niet op het spreekwoordelijk bierviltje, maar in professionele systemen, zodat ze vastgelegd worden.

Wel op een manier dat ze niet in de spreekwoordelijke kast belanden, maar dat ze dagelijks gebruikt worden. Daarvoor zijn we op zoek naar een ondersteunend processysteem. Dan hebben we op basis van een Europese aanbesteding een onafhankelijke externe partij die wij gaan aantrekken. Volgende week dinsdag volgt de definitieve gunning waarbij we gaan voor een uniforme projectleiding, een externe partij. Die gaat ons ondersteunen, die gaat ons helpen, maar heel nadrukkelijk wordt gekeken naar partijen die ons gaan helpen bij dit traject en niet opschrijven wat wij graag willen dat ze opschrijven. Die ons echt gaat challengen en uitdagen om elke dag met z'n allen beter te worden. Daarnaast hebben we een startbudget waarvoor u als raad vorig jaar tijdens de begroting een bedrag voor heeft vrijgemaakt, waarvoor uiteraard veel dank. Dat is het bedrag van drie ton. Een andere rij randvoorwaarden is natuurlijk: veiligheid, cultuur. Soms heb je een discussie in onze organisatie dat mensen heel kritisch zijn, fel zijn soms. Alles met de intentie om het beste voor deze stad te doen. Het is heel belangrijk dat je onder elkaar feedback kunt geven, maar vooral en dat is wel vaak moeilijker voor iedereen: dat je feedback kunt ontvangen. Positieve feedback ontvangen kan iedereen, maar een negatieve feedback vindt iedereen soms moeilijk. Een hele belangrijke natuurlijk: communicatie.

Het is echt heel belangrijk dat we die steun krijgen van bijvoorbeeld uw raad, van de directie, van het college, maar heel belangrijk is ook dat we goed kunnen uitleggen aan mensen op de werkvloer waarom we dit doen. Waarom dit belangrijk is en waarom het vooral goed is voor hun eigen werk en dat het werk misschien eenvoudiger en gemakkelijker wordt gemaakt. Dit is de drie ton die u als raad vorig jaar in de begroting vrij heeft gemaakt voor dit traject. Ik vond het zelf wel aardig om deze sheet aan u te presenteren, om te laten zien dat we niet zomaar bedragen noemen, maar dat die natuurlijk onderbouwd zijn en dat er ook een onderlaag onder ligt. Het zijn natuurlijk wel indicatieve bedragen. Wat zijn de vervolgstappen? De selectie

van dat externe bureau waar ik net iets over heb gezegd. Komende dinsdag is de definitieve gunning. Waar noodzakelijk in de komende periode: inhuren van noodzakelijke vervangingscapaciteit. Uiteraard proberen we dat wel te minimaliseren. Afstemming met lopende projecten die om inzet vragen. We gaan de komende tijd werk maken van de samenstelling van die werkgroepen. Er gaat een startbijeenkomst komen voor de mensen in de ambtelijke organisatie die hierbij betrokken zijn. Als laatste een hele belangrijk: we gaan u als raad natuurlijk op gezette tijden meenemen in dit traject, zodat u op de hoogte blijft van de voortgang. Dank je wel. Meneer Otten, PvdA. Namens de PvdA wil ik de drie sprekers bedanken voor hun geweldige uitleg. Mevrouw Laumann. Voorzitter, ik ben een beetje verbaasd moet ik zeggen. Er is een hele mooie procesbeschrijving en alles wat verbeterd wordt. Ik vraag me wel af: wat is er dan tot nu toe geweest? Voor mij is het alsof ik in een nieuwe gemeente kom die processen gaat maken en evaluaties. Dat hebben we tot nu toe toch ook gedaan? Wat is daar dan mee gebeurd? Wil iemand daar antwoord op geven? De accountant geeft antwoord. Ik snap uw punt. Dat begrijp ik.

Wat hier echt absoluut bij speelt, is dat we zien dat de afgelopen paar jaar met name de moeilijkheidsgraad van onderwerpen van opgaven die in de stad liggen, en dat is landelijk dus niet alleen de Kerkrade, in combinatie met de enorme toename van wet- en regelgeving en de toezichthouders die daarop toetsen. Al die toezichthouders die net zijn genoemd, hadden we heel veel jaren geleden helemaal niet. Die toename en dat soort elementen hebben ertoe geleid dat twee jaar geleden dit door de organisatie gezien is: hier moeten we met elkaar wat mee. Zij zijn aan de slag gegaan. Op een gegeven moment komt het punt dat het belangrijk is om jullie als raad daarin mee te nemen. Ik begrijp het gevoel, maar het heeft niet zozeer met uw organisatie te maken. Veel meer met wat de omgeving, de wetgevers, de toezichthouders van jullie als raad verwachten. Ik vind één ding, dat noem ik altijd maar heel exemplarisch voor mij, er was net ook een vraag: leidt dat meer tot bureaucratie? Terecht vond ik het antwoord: pas op dat u dus inderdaad niet te ver in die bureaucratie doorschiet. Daar heb ik het zevende punt voor genoemd: blijf oog houden voor wie u dit doet, namelijk de inwoners van uw mooie stad. Het is absoluut waar dat wat de toezichthouders eisen, wel een risico in zich heeft. Dat het tot veel meer vastlegging en documentatie leidt.

Een van de toezichthouders heeft als uitgangspunt: niet gedocumenteerd is, niet gedaan. Met andere woorden: als die bij u komen kijken en u heeft een prachtig verhaal: we hebben dit gedaan, we hebben dat gedaan, maar u kunt dat niet laten zien aan de hand van documentatie, vastleggingen, van een dossier, zeggen zij: "Dan heeft u het niet gedaan." Dat soort eisen, dat soort toezichtelementen zijn de afgelopen jaren enorm toegenomen. Dan is het in mijn ogen terecht dat uw organisatie daarop inspringt. De afgelopen jaren zijn veel stappen gezet, maar er is ook een zoektocht geweest: hoe gaan we die balans met elkaar vinden, dat we aan de ene kant die doenerige mentaliteit veel realiseren voor de stad in stand houden, maar tegelijkertijd dat we aan al deze eisen aan documentatie en vastleggingen kunnen en moeten voldoen. Dat in toenemende mate. Een ander voorbeeld wat ik heel expliciet wil noemen, is ICT. Als je ziet wat in vier, vijf jaar tijd daar is toegenomen aan eisen waaraan uw ICT-omgeving moet voldoen ook naar buiten toe, dat is enorm. Daarbij heb je als organisatie en dat gevoel heeft u denk ik ook daarbij heb je dat je als organisatie voortdurend enorme stappen zet, ieder jaar weer een enorme stap. Als vervolgens een ander iedere keer die lat weer veel hoger legt heb je iedere keer toch het gevoel dat je achter de feiten aan het hollen bent.

Dat hebben heel veel organisaties op dit moment het wel: wij maken stappen, maar het lijkt wel of die lat nog hardere stappen maakt. Dat is wel wat u hier een beetje proeft. Dat is wel het zoeken met elkaar naar dat evenwicht: hoe gaan wij hier de juiste invulling aan geven en blijven we die stappen zetten met elkaar? Nog een aanvulling, want hier wordt een beeld gecreëerd door mevrouw Laumann alsof er niets gebeurd is. Volgens mij heeft de heer Bakker u daar duidelijk in meegenomen. We hebben nu aan de accountant gevraagd om daar op in te gaan, omdat ik graag hoor wat het onafhankelijke verhaal is. Dan denk ik dat het goed is dat hier bevestigd wordt dat wij behoorlijke stappen hebben gezet. Stappen voorwaarts, heb ik gehoord. Het is enorm wat er is gebeurd werd zelfs in de inleiding vertel, dus er gebeurt ontzettend veel en er zal nog veel meer gaan gebeuren. Het kwam er niet goed uit, maar ik had het idee dat mevrouw Laumann zei dat ze heel positief flabbergasted was. Ik begrijp niet wat de wethouder zegt. Ik wil het rechtzetten want ik word beticht van iets wat ik niet heb gezegd. Nee, u had het goed gezegd en het is een aanvulling geweest. Klaar. U had nog één vraag? Ja, aan de accountant. As ik uw verhaal goed beluister is het door de toezichthouder dat we nu meer moeten gaan documenteren.

Dat is te lang niet gebeurd? Ik ben zelf verpleegkundige van beroep en u weet wat wij allemaal moeten schrijven. Als ik dan kijk naar Participatiewet dan denk ik: als je dan terugkijkt moet je zo alles kunnen ophalen en overleggen, ook schriftelijk, wat gedocumenteerd is. Als ik dan die processen allemaal zie wat u benoemt, dat is toch een constant proces vanaf het begin? Ik heb die toezichthouders genoemd, maar maak het eens veel breder. Het komt ook vanuit de maatschappij, wij met z'n allen als Nederlanders stellen met elkaar hogere eisen aan wat we verwachten met betrekking tot de kwaliteit van bedrijsvoering, eisen van het voldoen aan wet- en regelgeving, et cetera. Dat we vervolgens daar nog toezichthouders bij instellen, dat is een soort slot op de deur. Dat gehele complex maakt dat je met elkaar deze stappen zet. Ik heb dat puur als voorbeeld gebruikt,

maar het is natuurlijk veel breder. De intentie om te verbeteren ligt ook veel breder. Het ligt in feite in het voldoen met elkaar aan die hogere verwachtingen die we met elkaar als burgers van een overheid hebben. Ik wil toch wat toevoegen. Het gaat nog om defensief en offensief. Kijk, we hebben natuurlijk defensief: we hebben te maken met een aantal ontwikkelingen, waar we ons tegen moeten wapenen. Dat we op het einde van het jaar het altijd op een goede manier kunnen overleggen. Bij dit traject hoort nadrukkelijk: het nog beter doen dan we het nu al doen. Dat geldt ook voor de dienstverlener, de klant die te maken heeft met de Participatiewet. Als we daar op basis van dit traject slagen in kunnen slaan, nemen we dat mee. Het is niet alleen maar kijken: hoe kunnen we ervoor zorgen dat we bepaalde toezichthouders tevreden stellen of dat we de accountant tevredenstellen? Dat is allemaal wel belangrijk, zeker voor u als raad, maar we willen ook kijken hoe we hier bijvangst mee hebben, hoe we bijvoorbeeld slagen kunnen maken op het gebied van digitalisering. Hoe wij het voor de burgers gemakkelijker kunnen gaan maken. U had nog een vraag? Ja, zeker. Ik ben wel een beetje verward door dit antwoord van de ambtenaar, omdat ik de wethouder net heb horen zeggen: "We gaan voor zes en dat is meer dan genoeg, maar we moeten eerst die zes halen." Niet nog daarbovenop.

In de nota van toelichting staat en ik lees hier nu voor: "We hebben ons als organisatie achteraf gezien onvoldoende gerealiseerd dat in het kader van de transparantie en het kunnen afleggen van de verantwoording over de uitvoering bij onze taken ook hadden moeten vastleggen in documentatie. Door het ontbreken van deze documentatie kunnen wij onvoldoende aantonen dat wat wij doen, wij dat ook goed doen. Deze constatering heeft reeds geleid tot de inzet van een gemeentebreed bedrijfsvoeringstraject." Hier staat toch heel duidelijk dat we ergens tekort zijn geschoten. Dat is helemaal niet. Ik zeg niet dat dat erg is. Ik zeg wel dat het erg is dat we dat nu pas horen. Dat vind ik wel erg. Daar hebben we het een andere keer wel over. Als ik de accountant hoor zeggen: "Je moet het wel aantonen met documenten dat je het hebt gedaan, want niet gedocumenteerd betekent niet gedaan." Niet gedaan betekent geld teruggeven, lijkt mij. Je krijgt geld om bepaalde taken te doen, zo heb ik u ook bij de begroting horen zeggen. Er komen steeds meer taken op ons af, dus als wij die niet kunnen aantonen dat we die taken hebben gedaan door het overleggen van documenten, lopen we wellicht het risico dat we dat geld mislopen. De vraag aan de wethouder: is dat risico er geweest? Heeft dat meegespeeld in de overweging? Dat is mijn eerste vraag.

Zal ik eerst mijn vragen stellen? Wat me ook opvalt is: wie is hier nu eigenlijk portefeuillehouder? Als ik kijk naar de onderwerpen waar de portefeuillehouders zich mee bezighouden ontbreekt een portefeuillehouder AVG en de WPG. Ik heb altijd gedacht dat de WPG onder de portefeuille van de burgemeester viel, als zijnde alles met veiligheid te maken heeft. Ik heb gedacht dat de privacy daarbij hoorde, maar nu zie ik hier twee wethouders die het allebei niet in hun portefeuille hebben. Kunt u me daar uitleg over geven hoe dat zit? Heeft dit er misschien ook mee te maken dat we het niet helemaal op orde hebben, omdat we niet één wethouder hebben? Wordt het niet tijd dat één van onze wethouders dat in zijn portefeuille krijgt? Dat is de vraag. Tenslotte, er is een onderzoek gepresenteerd op 6 april 2022 door Deloitte. Ik wist helemaal niet dat wij een onderzoek hadden geëntameerd. Hebben wij als raad dat onderzoek ook gehad? Zo niet, kunnen we dat krijgen? Misschien hebben we het wel gehad, maar ik was toen niet in de raad, dus dat heb ik niet paraat. In juli zijn we er achtergekomen in 2023, een jaar later nadat er allerlei gesprekken zijn gevoerd over: hoe zit het dan? Dat was een heldere uitleg. Er wordt geconstateerd: eigenlijk kunnen we het niet zelf oplossen. We hebben deskundigheid van buitenaf nodig. Dat was in juli 2023.

Toch wordt gezegd dat in de begroting van 2023, die in november 2022 is voorgelegd, al drie ton blijkbaar is gereserveerd om de bedrijfsvoering op orde te krijgen. Toen wisten we nog helemaal niet dat dit probleem speelde. Kan de wethouder uitleggen hoe het zit met die tijdlijn? Ik had verwacht, daar wil ik ook graag een antwoord op van de wethouder, dat er in november of afgelopen periode een ontwerpbesluit zou liggen, dat wij dat gaan uitbesteden en dat daar een prijskaartje van drie ton aanhangt. Om te zorgen dat wij vanaf zo snel mogelijk alle documentatie op orde hebben. Klopt dit wat ik zeg? As dat klopt, kan de wethouder antwoorden waarom er tot nog toe geen ontwerpbesluit heeft voorgelegen van dit onderwerp? Het gaat om een bedrag van drie ton en daar gaat de raad wel degelijk over. Dat waren mijn vragen, Voorzitter. Dank u wel. Wie kan ik het woord geven? De heer Weijers. Ja, Voorzitter, ik zal beginnen en kijk daarna rond wie mij aanvult. Te beginnen met de verduidelijking hoe het zit met bedrijfsvoering en bij wie hoort het nu in de portefeuille? Bedrijfsvoering is iets wat bij mij in de portefeuille zit, WPG en AVG zit bij collega wethouder Schlangen die ik tijdelijk vervang op het gebied van dienstverlening, enzovoort. Financiën zit nog steeds bij collega wethouder Paas. Vandaar dat we hier samen aanschuiven en samen optrekken in die stuurgroep bedrijfsvoering.

Dat hoop ik daarmee verhelderd te hebben. Ik denk niet dat ik in herhaling hoef te vallen met: wat is nu voldoende, onvoldoende en wat gaan we doen? Er wordt nu gesteld dat het niet eerder aan de orde is geweest, maar in 2021 en 2022 is het al aan de orde geweest met de rekeningcommissie en financiële commissie. Het is logisch dat daar vervolgens stappen gezet zijn. Dat we het naar de raad hebben gebracht. U heeft het over drie ton, maar drie ton is het geheel. Wij zijn er niet mee naar de raad gegaan omdat het bedrag waar het nu over ging bij de aanbesteding onder de tweeënhalf ton ligt. Dat behoort bij het college en tot uitvoering. De

uitvoering van hetgeen wat u in de kader aan ons heeft meegegeven bij de begroting. Volgens mij is dat volkomen helder. Iemand nog een aanvulling op hetgeen wat de heer Weijers heeft gezegd? Meneer Paas. Mevrouw Wevers had het over de situatie dat stel: wij hebben de zaak niet goed gedocumenteerd. Wat mevrouw Wevers zei: "Als het niet gedocumenteerd is, zou dat kunnen betekenen dat wij geld terug moeten betalen." Dat is niet zo. Wij lopen geen financiële risico's. Je krijgt altijd als organisatie de kans om zaken te repareren. Het is geen kwestie van: we hebben het niet goed genoeg documenteert, dus is het fout en moet er geld terug. Dat is niet zo. Je krijgt altijd de kans om fouten te herstellen, in ieder geval aan te tonen: we hebben het wel gedaan en we gaan het nu documenteren hier ziet u nu het resultaat. Het leidt in ieder geval niet tot financiële risico's. Dank u wel. Ik wil nog even reageren op wethouder Weijers. Sorry je kunt natuurlijk altijd alles opknippen in kleine bedragen en dan zeggen: "Daar gaat het college over", maar het totaal staat hier voor drie ton. Daar gaat de raad over. Laten we daar helder even over zijn en dan kunt u wel zeggen: "Dan haal ik dat postje eruit en dat postje je eruit en dan gaat de raad daar niet meer over." Dat is niet zoals het in de verordening bedoeld is, meneer Weijers.

Ik vind het niet echt fair als u op die manier daarmee omgaat. Ik verwacht nog steeds een antwoord op de vraag waarom dat niet als ontwerpbesluit is voorgelegd aan de raad. Dan krijgt u nu dat antwoord. Dat zal wel niet het gewenste antwoord zijn, maar dat neem ik op de koop toe. Dit is gevoteerd in de begroting tijdens de begrotingsbehandeling. Die ruimte van drie ton hebben we gekregen en daar ga je niet mee terug. We zijn met die twee ton in ieder geval onder die grens gebleven. Volgens mij is hier totaal niets misgegaan, maar mocht dat wel het geval zijn, dan hoor ik dat heel graag. Dan gaan wij dit afsluiten. Mevrouw Wevers, een korte vraag. Ik had nog een vraag welke dossiers bedoeld wordt in die in de nota van toelichting. Als dat niet hier beantwoord kan worden, of we daar antwoord op kunnen krijgen of ter inzage bij de griffier, want het zijn die dossiers geweest die de aanleiding tot dit alles hebben. Dat is geen enkel probleem. Dat gaan we regelen. Goed, zo, dat is een toezegging. Ik ga door naar de Ouderen Partij , de heer Van der Sleen. Ik kom uit een organisatie waar ik datzelfde ook heb meegemaakt. We werkten met een kleine 2000 mensen. Je had die jaren van bezuinigen dat er geen nieuw personeel mocht komen. Op een gegeven moment viel er wel een aantal personeelsleden weg door pensionering en bezuiniging.

Toen bleek ineens dat er slechte documentatie was van de bedrijfsprocessen. Ik zie daar iets in terug wat ik hier vanavond gehoord heb. Het CDA? Ik heb geen aanvullende vragen. Dank voor de heldere uiteenzettingen. Mevrouw Pauwels. Dank u wel, Voorzitter. Ik complimenteer een ieder met de genoemde aanpak. Wet- en regelgeving verandert continu, daar moet je weer op inspelen en heb je weer nieuwe verplichtingen. Dat wil niet zeggen dat de medewerkers hun werk niet goed hebben uitgevoerd, maar dat hier waarschijnlijk een nieuwe verplichting ten grondslag ligt. Het is een proces van continu verbeteren. Daarbij is het allemaal mensenwerk, een intensief traject en wij geloven dat het serieus wordt opgepakt met betrokkenheid van iedereen in deze organisatie en gaandeweg aan alle eisen zal voldoen. Met het behalen van de gestelde doelstelling wensen wij jullie in ieder geval heel veel succes. Dank u wel. Ik wil tevens iedereen bedanken voor de heldere uitleg. Ik wens jullie allemaal wel thuis en tot een volgende keer.

B E H A N D E L B R I E F

Registratienummer: Het Presidium van de gemeente Kerkrade, handelend met mandaat van de gemeenteraad – ex artikel 3a lid 1 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadcommissies ter voorbereiding van de vergaderingen van de raad der gemeente Kerkrade – stelt de hieronder gekozen commissie(s) voor om in de openbaarheid te doen behandelen, het onderwerp: Onderwerp Voortgang verbetering bedrijfsvoering gemeente Kerkrade Algemene informatie Dit onderwerp is toegekend aan de commissie:

Te behandelen d.d.:

Themabijeenkomst gemeenteraad

31 oktober 2023

Aanleiding / toelichting Bij de aanbieding van de gemeenterekening 2021 en 2022 is door de Rekeningcommissie/Financiële commissie een oproep aan het college gedaan om in de bedrijfsvoering te investeren. Het college heeft deze oproep nadrukkelijk opgepakt en wil in deze themabijeenkomst de gemeenteraad informatief meenemen in de stand van zaken op dit moment: waar staan we en waar willen we komende periode nadrukkelijk aandacht aan geven. Daarbij zal ook de accountant aanwezig zijn die als adviseur verbonden is aan dit traject. Op onderdelen is de gemeenteraad overigens ook al tussentijds geïnformeerd via bijvoorbeeld de reguliere planning en controlcyclus, openbare collegebesluiten en een informatieavond op 7 juni 2023.

Kader / afbakening

Gemeente Kerkrade, afdeling Griffie Telefoonnummer: 045-5676767 Gemeentehuis@kerkrade.nl

Bezoekadres: Markt 1 6461 EB Kerkrade Postadres: Postbus 600 6460 AP Kerkrade

1

B E H A N D E L B R I E F

Themabijeenkomst. Invulling geven aan verzoek zoals door de gemeenteraad aan college gericht bij aanbieding gemeenterekening 2021 en 2022. Betreft informeren over de stand van zaken bedrijfsvoering. Aangezien het over bedrijfsvoering gaat is in eerste instantie gedacht aan een besloten bijeenkomst. Er kan immers informatie aan de orde komen die de belangen van de gemeente Kerkrade kan schaden indien die in de openbaarheid komt. Na interne ruggespraak blijkt dat de bijeenkomst openbaar kan zijn, met dien verstande dat afhankelijk van de discussie en vraagstelling beoordeeld moet worden of alle informatie ter plekke gegeven kan worden, gelet op bovengenoemde belangen. Bedrijfsvoering binnen een gemeente omvat diverse aspecten waaronder zaken als personeelsbeleid, huisvesting, ICT-aspecten etc. Tijdens deze avond wordt met name ingezoomd op de wijze waarop het college in algemene zin de komende jaren het aspect bedrijfsvoering nog nadrukkelijker wil oppakken en zal daarnaast info gegeven worden over het deelaspect privacy.

Wijze van behandelen Doel: De raad informeren over de wijze waarop het college het aspect bedrijfsvoering oppakt.

Aard van het onderwerp: Bedrijfsvoering.

Vorm: Schriftelijke stukken:

Nog te ontvangen

Mondelinge toelichting: Ja, inleiding. Presentatie: Ja Gemeente Kerkrade, afdeling Griffie Telefoonnummer: 045-5676767 Gemeentehuis@kerkrade.nl

Tijdsduur Tijdsduur

5 minuten 30 minuten

Bezoekadres: Markt 1 6461 EB Kerkrade Postadres: Postbus 600 6460 AP Kerkrade

2

B E H A N D E L B R I E F

Anders, namelijk:

Tijdsduur

minuten

Bestuurlijke verantwoordelijke(n) Wethouders Paas en Weijers. Wethouder Weijers ook als vervanger van wethouder Schlangen.

Ambtenaren en externen Aanwezig zullen zijn: Externen:

Ambtenaren:

Rein-Aart van Vught (accountant gemeente Kerkrade)

Mevr. Carolien Gulpen en de heren Steijns, Gulpen, Bakker en Kalfics.

Bijlage(n) De presentaties die gegeven worden.

Gemeente Kerkrade, afdeling Griffie Telefoonnummer: 045-5676767 Gemeentehuis@kerkrade.nl

Bezoekadres: Markt 1 6461 EB Kerkrade Postadres: Postbus 600 6460 AP Kerkrade

3

Verzoek tot agendering bespreekpunt in commissie Indiener(s) voorstel SP Omschrijving onderwerp WPG/APG. Bron onderwerp

Collegenota 18 juli. Nota van toelichting 23n00716 Advies en besluitformulier 23n00716

Voor welke vergadering(en) wilt u dit punt agenderen AZM 9 oktober Aanleiding en doel verzoek Het college heeft op 18 juli besloten om af te wijken van het aanbestedingsbeleid en zonder de aanbestedingsregels te volgen een opdracht tot een audit en een herstelplan te gunnen aan Deloitte. Het gaat om een bedrag van minimaal 120.000 euro en iedereen weet dat Deloitte behoort tot een van de duurste kantoren. Volgens ons eigen aanbestedingsbeleid mag het college afwijken van deze regels vermits het college deugdelijk verantwoordt waarom dit is gebeurd. Dat is tot op heden niet gebeurd. Bovendien zijn deze kosten niet gedekt in de begroting en wordt voorgesteld deze te boeken onder ‘Onvoorzien’ van de drie domeinen. Tevens willen we weten waarom deze wettelijke verplichte documenten al die jaren (hoeveel?) hebben ontbroken en hoe het heeft kunnen gebeuren dat we als gemeente niet aan de wettelijke vereisten hebben voldaan. En welke gevolgen dit heeft (gehad). We willen dat de wethouder dit komt uitleggen en de raad op de hoogte stelt van de genomen stappen. Ook willen we weten waarom men zich niet aan het besluit heeft gehouden om de raad op 12 september, zoals in het collegebesluit vermeld staat, alsnog in te lichten.

Verwachtingen

Uitleg en toelichting van de wethouder. De raad in stelling brengen zodat zij haar controlerende taak kan uitvoeren en eventueel extra voorwaarden kan stellen zodat we voldoen aan wat wettelijk van ons geëist wordt.

Gemeente Kerkrade Investeren in bedrijfsvoering

Kerkrade Kerkrade 31 oktober 2023 18Rein-Aart oktober 2022 van Vugt Claudia Honings, Lotte Tholen en Rein-Aart van Vugt

- Bedrijfsvoering is een kerntaak

© 2016 Deloitte The Netherlands

2

Investeren in bedrijfsvoering, waarom? Bedrijfsvoering is ondersteunend, niet ondergeschikt Omgeving en wetgeving -

Integraliteit van opgaven (opgave-gericht werken) (o.a. Covid-19, duurzaamheid, energietransitie) Complexiteit en integraliteit van vraagstukken (kennis, specialismen) Burger stelt hoge eisen aan bedrijfsvoering en 1 aanspreekpunt Omgevingswet per 1 januari 2024 Wet open overheid (Woo) Rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023

Wettelijke eisen en toezichthouders -

Hoge en strenge eisen met betrekking tot Veiligheid ICT, Cybersecurity, Bescherming persoonsgegevens, preventie fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik en grensoverschrijdend gedrag. Toezichthouders: Autoriteit Consument & Markt, Autoriteit Persoonsgegevens, Autoriteit Financiële Markten, Landelijke Rekenkamer, Audit Dienst Rijk, Ministeries en Provincie Limburg Overkoepelende visie en uitvoering van (bescherming persoonsgegevens, rechtmatigheidsverantwoording, ICTveiligheid, Cyberbescherming, misbruik- en oneigenlijk gebruik beleid, fraudedetectie, ondermijning, integraal financieel beleid, risico-management)

© 2018 Deloitte The Netherlands

3

Investeren in bedrijfsvoering, waarom? Bedrijfsvoering is ondersteunend, niet ondergeschikt

Ontwikkelingen -

-

Moeilijke arbeidsmarkt in combinatie met ‘vergrijzing’. Continuïteit bedrijfsvoering Versterking kwaliteit in de lijn bij de primaire processen Toenemende digitalisering (informatie integraal te ontsluiten) Data-gedreven werken Landelijke beweging om ondersteunende werkzaamheden te concentreren en de vakafdelingen kwalitatief te versterken.

© 2018 Deloitte The Netherlands

4

Investeren in bedrijfsvoering, wat -

Behoudt waar u goed in bent Helder formuleren van een visie op bedrijfsvoering (welke doelen hebben we, wat willen we bereiken en welke inspanning gaan we plegen?) - Maak van bedrijfsvoering een kerntaak en investeer in bedrijfsvoering (bedrijfsvoering, vastleggingen en documenteren zijn geen belasting of corvee). - De volgende zeven aspecten van de bedrijfsvoering oppakken: - maak helder welke werkzaamheden in de 1e lijn (het primaire proces), de 2e lijn (het kaderstellende en monitorende proces) en de 3e lijn (verbijzonderde interne controle) thuishoren en wat de daarbij passende positie in de organisatie is. - centraliseer gelijksoortige activiteiten en werkzaamheden - maak eigenaarschap van processen en werkzaamheden duidelijk - formuleer heldere kaders met betrekking tot bedrijfsvoering (voorwaarden, methodieken, instrumenten, ICT- en andere hulpmiddelen) - verder versterken van de eenduidige sturingsfilosofie - besluitvorming en uitvoering integraal maken, binnen de geformuleerde en vastgestelde kaders

© 2018 Deloitte The Netherlands

5

Gemeenteraad

Directie

2e lijn: specialisten

Primaire processen (taken en producten voor burgers en bedrijven)

Ondersteunende en randvoorwaardelijke processen: - P&O - ICT - Control - Financiën - Juridische zaken - Security - Compliance

3e lijn: Onafhankelijk

Interne controle en audits: 1. Verbijzonderde interne controle 2. Functionaris gegevensbeheer 3. EDP-audit

Externe toezichthouders

1e lijn: managers en afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en eigenaar.

Externe controle (accountant, lokale rekenkamer)

College van Burgemeester en Wethouders

1e lijn: managers en afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en eigenaar.

2e lijn: specialisten

Primaire processen (taken en producten voor burgers en bedrijven)

Ondersteunende en randvoorwaardelijke processen: - P&O - ICT - Control - Financiën - Juridische zaken - Security - Compliance

Verstrekken bijstand Verantwoordelijk voor het gehele proces, ook de kwaliteit, bedrijfsvoering en interne controle in het proces zelf (checks en balances)

Geven kaders, adviseren en ondersteunen: - kwaliteitseisen - inrichting P&C - inrichting boekhouding - risicomanagement - bescherming persoonsgegevens - Security ICT - etc.

3e lijn: Onafhankelijk

Interne controle en audits: 1. Verbijzonderde interne controle 2. Functionaris gegevensbeheer 3. EDP-audit

Monitoren, signaleren, geven advies over verbeterpunten.

Toezicht: Gemeenteraad Extern

1e Dijk van interne beheersing

1e lijn: managers en afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en eigenaar. Interne controle in het proces © 2018 Deloitte The Netherlands

2e Dijk van

interne beheersing

2e lijn: Control Business control Duidelijke kaders en adviezen

3e Dijk van

interne beheersing

3e lijn: Verbijzonderde interne controle Audits

8

Bedrijfsvoering: Privacy  Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)  Wet Politie Gegevens en Besluit Politiegegevens BOA’s (WPG en BpBOA)

Openbare informatiebijeenkomst. 31 oktober 2023

AVG: De verwerking van persoonsgegevens van natuurlijke personen in welke vorm dan ook. WPG/BpBOA De verwerking van strafrechtelijke persoonsgegevens in het kader van opsporing en handhaving. Deze wetten stellen eisen aan de verwerkingen van persoonsgegevens en de rechten van deze personen.

 Het college moet kunnen aantonen dat verwerkingen van persoonsgegevens aan de uitgangspunten van de AVG voldoen. Ook moet het college aantonen dat de juiste technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om de persoonsgegevens te beveiligen (Accountability).  Het college is verplicht verantwoording af te leggen over de gegevensverwerkingen wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) daarnaar vraagt. Geen goede verantwoording = Boete!  Dit is ook van toepassing op de Wet Politie Gegevens.

GEZAMENLIJKE VERANTWOORDELIJKHEID 1.College B en W - eindverantwoordelijkheid op basis van de AVG en WPG. Bij misstanden: aangesproken door Autoriteit Persoonsgegevens 2.DirectieTeam (DT) - privacy uitdragen binnen de organisatie - verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie - Proceseigenaren 3.Afdelingshoofden - procesverantwoordelijke voor eigen werkprocessen - Inrichting van de werkprocessen, w.o AVG en WPG (bedrijsvoering) - Bewustwording privacy bevorderen 4.Medewerker - Toepassen van privacy – regels in de uitvoering - handelingsbekwaam.

ANALYSE:  De afgelopen jaren hebben wij ons vooral gericht op “Doen, Doen” voor Kerkrade en haar burgers.  We realiseren ons dat we ook verantwoording moeten kunnen afleggen of we voldoen aan wet en regelgeving, waaronder de AVG en WPG.  Hiervoor is nodig dat wij in (bron)documenten hebben vastgelegd Waarom, met Wie en met name Hoe wij onze taken uitvoeren (Opzet, bestaan en werking).  Op dit moment zijn deze documenten onvoldoende aanwezig en moeten deze alsnog worden opgesteld!  Om te voldoen aan de AVG en WPG moeten alle processen op de juiste wijze vorm worden geven. Denk aan: contract - management, AVG/WPG – vereisten, Informatie beveiliging, financiële – verantwoording, wettelijke kaders, etc.

ANALYSE - vervolg:  Om onze taken en processen op zodanige wijze vast te leggen dat deze kunnen dienen als bron om verantwoording af te leggen is een organisatie breed bedrijfsvoering traject nodig.  Externe ondersteuning (expertise/capaciteit) zal nodig zijn.  Dit bekent een belasting voor de medewerkers. Zij moeten de informatie leveren om vast te leggen in (bron) documenten.  De gehele Organisatie (bestuur/management/medewerkers) dienen te transformeren naar bewust handelen (i.p.v. handelingsonbewust /-onzeker). En ook hiervoor hebben wij ondersteuning nodig.  Nogmaals; Het betreft de totale Organisatie, niemand uitgezonderd! EN…. Dit is geen “appeltje/eitje”. Het is een langdurig traject (de gemeente heeft heel veel taken, processen en persoonsgegevensverwerkingen).

REALISATIE  1ste lijn: De uitvoering is handelingszeker op Privacy-gebied en kan deze toepassen, 2de lijn; De ondersteuning door privacy functionarissen is ingericht en levert!, 3e lijn; Het toezicht op Privacy is zodanig gepositioneerd dat de functionaris gegevensbescherming de taken onafhankelijk en adequaat kan uitvoeren.  Inhuur van externe ondersteuning ter invulling van de noodzakelijke capaciteit, kennis en kunde. Inhuur zowel voor de AVG als de WPG.  WPG: Uitvoeren verplichte audit. Audit rapport met gedetailleerde opsomming van de te nemen maatregelen, welke (bron)documenten ontbreken, etc. NB: Momenteel is gestart met de verplichte WPG – audit.  Het AVG – compliancy traject wordt in de markt gezet middels een Europese aanbesteding. Reden: de kosten zullen – realistische inschatting – de drempel van 215.000,00 euro overschrijden. De Vervolgopdracht WPG wordt meegenomen in deze aanbesteding.  Privacy – formatie (2de lijn en 3e Lijn): Invullen van de in 2022 goedgekeurde formatie 2e lijn (2 fte). De bestaande formatie (privacy-coördinator en FG) wordt aldus uitgebreid naar 4 fte (Feitelijk 3,6 fte). Gerealiseerd per 1 januari 2024.  Privacy – functionarissen; actief laten deelnemen met de externe inhuur.

Doel; Om na vertrek van de externe inhuur zelf de noodzakelijke expertise en ondersteuning in huis te hebben en de basis kunnen onderhouden en uitbouwen ( versterken van de 1e en 2e lijn).

FINANCIEEL  Duidelijk is dat dit veel geld gaat kosten en een langdurig traject. Hoeveel geld in totaal is (nog) onduidelijk.  De WPG audit met gedetailleerde aanbevelingen kost tussen de 70.000,- en 120.000,00. euro (opgave Deloitte). De marge wordt veroorzaakt doordat niet inzichtelijk is wat we gaan tegenkomen. Besluitvorming College en opdrachtverstrekking heeft plaatsgevonden. Het traject is gestart.  Het op basis van de aanbevelingen daadwerkelijk WPG – compliant maken van Kerkrade vergt een extra investering boven op de Audit – kosten. Het betreft “handjes” voor het beschrijven van de (bron)documenten, processen etc. Dit wordt meegenomen in de Europese aanbesteding.  Voor de AVG - compliancy is het duidelijk dat de kosten de Europese drempel van 215.000,00 zal overschrijden. We starten een Europese aanbestedingstraject.  Financiering van de AVG en uitvoeren aanbevelingen WPG wordt meegenomen in de begrotingscyclus.

TOT SLOT Een gemeente die kan aantonen AVG-en WPG compliant te werken! Inzicht in onze bedrijfsprocessen… Informatie die ook kan worden gebruikt voor informatiemanagement, Informatiebeveiliging en Documentaire Informatievoorziening (archief). EN… onze bedrijfsvoering.

Toekomstbestendige bedrijfsvoering

Openbare informatiebijeenkomst 31 Oktober 2023

Opdracht Formuleren organisatievisie op bedrijfsvoering inclusief concrete adviezen en een globaal implementatieplan (een globale inschatting van producten, middelen en een tijdsplanning). 7 concrete adviezen die omarmd zijn (rood: buiten scope): • Maak helder welke werkzaamheden in 1e, 2e en 3e lijn plaatsvinden en wat daarbij passende positie is in organisatie • Centraliseer gelijksoortige functies • Eigenaarschap en processen verduidelijken • Formuleer gemeenschappelijke cultuurwaarden • Formuleer kaders m.b.t. bedrijfsvoering • Versterken sturingsfilosofie • Besluitvorming en uitvoering integraal maken

Tijdlijn en samenstelling 6 april 2022 presentatie resultaten onderzoek Deloitte (opdracht directie) Vanaf 25 mei 2022 meerdere sessies ontwikkelgroep bedrijfsvoering Juli 2023 Europese aanbesteding gestart 7 November 2023 definitieve gunning

Proces • Intensief traject • Inhoud – relatie – gedrag & houding – doelgericht samenwerken • 3 niveaus van beheersing – proces gewijze aanpak • Bewustwording • Sense of urgency collectief gedragen

Uitkomsten ontwikkelgroep Doelstelling Gemeente Kerkrade heeft een toekomstbestendige bedrijfsvoering, met de daarbij behorende instrumenten, adequate bezetting in kwantiteit en kwaliteit en met oog voor houding en gedrag. •

Starten met 3 processen, 1 proces per domein •

Stad: Interne beheersing grote projecten

•

Bestuur: In- door- en- uitstroom ; personeel (onderdeel van business cycle P&O)

•

Burger: Participatiewet

Integrale werkgroepen per proces Dan volgende processen, sneller – vliegwiel / stapsgewijs - olievlek

Uitkomsten ontwikkelgroep Bereikt Theoretisch fundament Doelstelling aangescherpt Sense of urgency Processen per domein bepaald Bestuurlijke aandacht Waar tegenaan gelopen Tijd en capaciteit Alles hangt met elkaar samen

Randvoorwaarden Urgentiebesef van de organisatie Commitment Raad – college en DT Steun in woorden, daden én gedrag

Deze foto van Onbekende auteur is gelicentieerd onder CC BY-ND

Randvoorwaarden • Ruimte / middelen / tijd • Gefaseerd met ijkmomenten • Tijd! • Vervangingscapaciteit voor deelnemers aan werkgroepen • Inclusiviteit van de medewerkers • Ondersteunend processysteem • Onafhankelijke ondersteuning werkgroepen / extern bedrijf • Mix van inhoudelijk kennis en veranderingsprocessen • Uniforme projectleiding / 1 externe partij • Specialistische experts op procesniveau / challenge-rol • Startbudget

Randvoorwaarden Veiligheid / cultuur Feedback kunnen geven en kunnen ontvangen Investeren in diversiteit, al starten bij samenstelling werkgroepen Projectcommunicatie Vaste communicatiemedewerker (looptijd project) Juiste communicatiekanalen Structureel

Plan van aanpak / kostenindicatie Eerste drie processen Onderwerp

Kostenraming

Toelichting

Processysteem

€ 25.000

Opgevraagd bij Engage, installatie inclusief opleiding / training

Uniforme projectleiding / programmanagement

€ 100.000

Totale programma, constante factor

Vaste communicatiemedewerker

€ 50.000

Vast gekoppeld aan totale programma. Eigen medewerker of inhuur.

Stad (interne beheersing grote projecten)

€ 10.000

Inzet eigen middelen, inhuur specialistische kennis

Bestuur (in- door- en uitstroom personeel)

€ 5.000

Inzet eigen middelen, inhuur specialistische kennis

Burger (participatiewet)

€ 50.000

Inhuur specialistische kennis

Inhuur i.v.m. vervanging leden dedicated kernteams

€ 60.000

Dedicated betrokkenheid eigen medewerkers breed (beleid – bedrijfsvoering – uitvoering) essentieel! Keuze: vervangen of niet?

Totaal

€ 300.000

Vervolgstappen • Selectie externe bureaus en ondersteunend systeem • Inhuren noodzakelijke vervangingscapaciteit • Afstemming met lopende projecten die om inzet vragen • Samenstelling werkgroepen en werkwijze • Startbijeenkomst • Bijeenkomsten werkgroepen • Voortgang en terugkoppeling