Afdeling Informatie - Openbare informatiebijeenkomst - 15102024

AFDELING INFORMATIE

Openbare Informatiebijeenkomst Raadzaal Stephan de Wit 15 oktober 2025

Agenda • Inleiding • Algemene info • Focus 2025 • Aanpak en monitoring • WPG • AVG • Bewustwording • Rondvraag/Opmerkingen

Inleiding Informatie is voor de gemeente één van de belangrijkste middelen om producten en diensten te leveren aan onze inwoners en bedrijven. Informatie is cruciaal om betrouwbaar, betrokken en deskundig te kunnen optreden richting burgers, bedrijven en ketenpartners. Afdeling Informatie zorgt ervoor dat de informatiebehoeften vanuit de verschillende werk- en bedrijfsprocessen van de gemeente Kerkrade worden vertaald in informatievoorziening. De afdeling is o.a. verantwoordelijk voor archief- en informatiebeheer, goede advisering, het functioneel beheer van applicaties, informatiegestuurd handelen (BI & analyse, datakwaliteit, statistieken, etc.), participeren in projecten (zowel Informatie- als lijnprojecten), concernbrede taken als informatiebeveiliging en privacy.

Algemene info Informatiebeheer Functioneel Beheer Regievoerend op IM/ICT leveranciers, samenwerkingsverbanden, GR’en Informatiemanagement en Algemene bedrijfsvoering Projecten en Advies Business Intelligence Informatiebeveiliging en Privacy

Focus 2025 Van decentraal naar centraal Procesmatig werken Regievoeren op samenwerkingsverbanden, GR’en, leveranciers Projecten 2025 (ICT/IM- en Lijnprojecten) Informatiegestuurd Werken Werken onder architectuur Informatiebeleidsplan - informatiebeveiligingsbeleid – privacybeleid 2025-2029

Aanpak en Monitoring Afdelingsplan met stoplichten rapportage

Projectmatige aanpak, Resultaatgericht werken

Procesmatig werken

Informatiegestuurd werken

Diverse audits

ISMS tooling

PDCA cyclus

Beleid, nota’s, informatiesessies, etc.

WPG WPG Persoonsgegevens

Audit

WPG stelt de eisen voor de verwerkingen van de persoonsgegevens in het kader van strafrechtelijke opsporing en handhaving (politiegegevens).

- Wettelijk verplicht. Externe audit uitgevoerd kwartaal 2 en 3 2023. Herstelplan 15 maart 2024 ingediend bij Autoriteit Persoonsgegevens. - WPG her-audit gepland in kwartaal 4 2024. - Externe audit in 2025.

Collega nota’s

Verbeterplan

Diverse college nota’s ingediend over dit onderwerp eind 2023 en begin 2024. En art.38 vragen beantwoord.

43 verbeterpunten inzake Opzet, Bestaan en Werking Wpg ( Norea – Normenkader)

Kwaliteit

Aanpak

We gaan voor kwaliteit en niet voor snelheid. Afgestemd met AP.

Tekortkomingen omgezet naar acties (43). Beleid opstellen, actualiseren en herijken van de procesbeschrijvingen, procedures, instructies. Samenwerking vak afdelingen en PO team. Periode februari 2024 - heden.

AVG

(1 van 2)

Compliance

Voldoen aan wet- en regelgeving. Basisbeginselen: rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie; doelbinding; dataminimalisatie; juistheid; opslagbeperking; vertrouwelijkheid en integriteit

Protocollen en documenten - Standaard verwerkersovereenkomst; - Gegevenslevering overeenkomst; - Privacy by design en privacy by Default; - DPIA model; - Register van verwerkingen protocol.

Ingerichte procedures - Datalekprocedure; - Procedure rechten van betrokkenen.

Verwerkingsregister herijken Overzicht voorzien van update (PDCA) van alle verwerkingsactiviteiten waarbij persoonsgegevens betrokken zijn.

Samenwerkingsverbanden. Verplichte DPIA’s.

AVG

(2 van 2)

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Registratie en monitoring PMS/ ISMS

Risicobeoordeling waarmee mogelijke gevolgen voor de privacy in kaart worden gebracht en maatregelen kunnen worden genomen om deze risico’s te beperken.

Privacy Management System (PMS) is reeds gedeeltelijk ingericht voor de registratie en monitoring. Verdere inrichting is in ontwikkeling.

Functionaris Gegevensbescherming

Privacy officers

Toezicht houden op de naleving van de AVG en adviseert over de gegevensbeschermingsverplichtingen.

Ondersteuning en advisering van de eerste lijn.

Bewustwording

Rondvraag / Opmerkingen

Bijlage - Architectuur