3. kader evaluatie en regeling risicovolle projecten Nota van toelichting

Nota van toelichting Nummer.: 25TL015

Kerkrade, 23 januari 2025

Behorend bij ontwerpbesluit nummer: Onderwerp Kader beleidsevaluaties en regeling risicovolle projecten Beslispunten 1. Een kader vast te stellen dat richtinggevend is voor reguliere beleidsevaluaties. 2. Een regeling vast te stellen in geval van een risicovol project met afspraken over monitoring, evalueren en informeren gemeenteraad. Inleiding De gemeenteraad heeft op 25 september 2024 de motie verbeterslag informatie en evaluatie aangenomen. De gemeenteraad is van mening dat er nog geen duidelijk gekaderde afspraken zijn gemaakt tussen college en raad over de rolverdeling, definities, processen en inhoud ten aanzien van management informatie over lopende onderwerpen en evaluaties zowel voor doorlopend beleid als voor risicovolle projecten. Aan de hand van de motie is opdracht gegeven om de management informatie richting gemeenteraad verder te ontwikkelen. Dit is een apart en al lopend proces aan de hand van het sociaal domein en Vie. In de motie is ook opdracht gegeven om een kader beleidsevaluaties en een regeling risicovolle projecten aan de gemeenteraad aan te bieden. Dit voorstel voorziet hierin.

Doelstelling Uitvoering geven aan de opdracht zoals verwoord in de motie verbeterslag informatie en evaluatie zodat de gemeenteraad een besluit kan nemen over: Kader beleidsevaluaties Het maken van beleidsevaluatieafspraken tussen de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders is belangrijk om de effectiviteit, efficiëntie en doelmatigheid van gemeentelijk beleid te bewaken. Het kader richt zich op de reguliere beleidsprocessen, bijvoorbeeld het vaststellen van een beleidsplan. Regeling risicovolle projecten Een regeling risicovolle projecten is een procedure die ervoor zorgt dat de gemeenteraad effectief toezicht kan houden op en besluiten kan nemen over zeer grote en complexe projecten binnen de gemeente. Deze regeling is bedoeld om te waarborgen dat projecten met een grote financiële, maatschappelijke of politieke impact goed worden begeleid en gecontroleerd. De regeling richt zich daarmee op incidentele projecten. Deze afspraken hebben als doel: • (meer) inzicht en grip te krijgen. • toezicht te houden op de voortgang, financiën, kansen en risico’s. • transparantie en verantwoording te waarborgen naar het gemeentelijke bestuur, inwoners en andere belanghebbenden. Argumenten Kader beleidsevaluaties De wens van de gemeenteraad voor een kader komt voort uit de constatering dat eind- en tussentijdse evaluaties adhoc plaatsvinden.

Voor de afspraken tussen gemeenteraad en college is de wettelijke taakverdeling het 1

uitgangspunt. Het kader legt vast welke rol de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie hebben. Het geeft globale afspraken over evalueren. Beleidsevaluaties zijn een belangrijk instrument om inzicht te krijgen in de effectiviteit, doelmatigheid en uitvoering van gemeentelijk beleid. De evaluaties helpen de gemeenteraad en het college om te leren van ervaringen, bij te sturen waar nodig en transparantie naar inwoners en andere belanghebbenden te waarborgen. Deze evaluaties zien dan ook toe op reguliere onderwerpen zoals beleidsplannen, visies en verordeningen. Bevoegdheidsverdeling De Gemeentewet schrijft een duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden voor tussen de gemeenteraad en het college. Dit voorstel verduidelijkt de taakverdeling op het gebied van beleidsevaluaties, zodat deze effectief en binnen de wettelijke kaders kunnen worden uitgevoerd. De gemeenteraad is het kaderstellende en controlerende orgaan van de gemeente. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van gemeentelijk beleid en legt hierover verantwoording af aan de raad. Het college is ook bevoegd om beslissingen van de raad voor te bereiden. Deze verdeling komt duidelijk naar voren uit de volgende wetsartikelen: - Artikel 147 van de Gemeentewet regelt de kaderstellende rol van de gemeenteraad.

- Artikel 160 beschrijft de uitvoerende taken van het college van B&W. - Artikel 169 verplicht het college om de gemeenteraad te informeren over de uitvoering van beleid en te reageren op vragen en opmerkingen van de raad. Dit betekent dat de raad op voorstel van het college de doelen en ambities van gemeentelijk beleid bepaalt. Na uitvoering door het college kan de raad weer op voorstel van het college beoordelen of het beleid is uitgevoerd volgens de gestelde kaders en of de resultaten in lijn zijn met de beleidsdoelen. Op basis van evaluaties kan het college voorstellen doen aan de raad en beslist de raad op basis van evaluaties over mogelijke aanpassingen in het beleid of nieuwe kaders voor de toekomst. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van beleid binnen de kaders die door de raad zijn vastgesteld. Het college dient ook binnen de uitvoering relevante gegevens te verzamelen over de uitvoering en resultaten van beleid. Het college dient ook af te wegen welke manier van evalueren past bij het betreffende onderwerp. Het college bepaalt de methoden en technieken om beleid te evalueren, rekening houdend met de kaders van de raad. Het college zorgt voor een tijdige en juiste uitvoering van evaluaties. Een afgewogen inzet van tijd en middelen per onderwerp is dan ook van belang. Niet te veel evalueren maar ook niet te weinig.

Bij complexe of gevoelige onderwerpen kan het college externe onderzoekers inzetten. Het college rapporteert de resultaten van evaluaties in een transparante en begrijpelijke vorm. Het college geeft aan welke conclusies en verbetermaatregelen het trekt uit de evaluatieresultaten. Regeling risicovolle projecten Naast de reguliere besluitvormingstrajecten met daarin een opvolgende cyclus van besluitvorming, uitvoering, evalueren en vervolgens weer besluitvorming zijn er uitzonderlijke en omvangrijke projecten waarbij een apart en intensiever traject gewenst is. Vie met al zijn deelprojecten laat zien dat overzicht houden op alle projecten lastig is. Ook wat er over en weer verwacht wordt kan verschillen. De Nico Wolter Therapie heeft laten zien dat er verbeterpunten zijn op inhoud en proces. Mogelijk was Vie een traject dat voor de opstartfase onder de regeling risicovolle projecten had kunnen vallen. Of de bouw van Vie. Een zeer omvangrijk project kan vereisen dat er vooraf aparte afspraken worden gemaakt. In die mogelijkheid voorziet de regeling risicovolle projecten. Deze regeling wordt al op andere plekken ingezet. De concept regeling is gebaseerd op regeling van de gemeente Utrecht (2021), de provincie Limburg (dec 2024) en de gemeente Sittard-Geleen ( sep 2024). De regeling gaat over de rolverdeling tijdens en informatievoorziening over de meest risicovolle projecten.

De regeling moet gezien worden in samenhang met de al lopende afspraken. Er is al een reguliere beleidscyclus, het voorstel evaluatiekader maar ook de P&C cyclus en onderliggende verordeningen en beleid zoals de artikel 212 verordening en risicomanagement geven de basis voor bijna alle werkzaamheden. Echter, in het uitzonderlijk geval van een zeer risicovol project geeft deze regeling risicovolle projecten de basis met vooraf bepaalde stappen en 2

ontvangt de raad meer en vaker informatie. De regeling is grotendeels gebaseerd op de zeer recente regeling van Sittard-Geleen en de provincie Limburg en is aangepast naar de Kerkraadse situatie en bestaand beleid.

Conclusie Het kader voor reguliere evaluaties en de regeling risicovolle projecten geven een nadere uitwerking aan de rolverdeling tussen gemeenteraad en college. Met deze taakverdeling wordt een scheiding van verantwoordelijkheden tussen de gemeenteraad en het college gewaarborgd. De raad blijft eindverantwoordelijk voor de kaders en controle, terwijl het college zorgdraagt voor de uitvoering en rapportage. Deze samenwerking versterkt de transparantie, effectiviteit en legitimiteit van gemeentelijk beleid. Tussentijds bijsturen door de raad blijft ook altijd mogelijk aan de hand van de raadsinstrumenten. Kanttekeningen Het maken van afspraken tussen gemeenteraad en college geeft structuur en duidelijkheid. Kanttekening is dat afspraken mogelijk ook minder wendbaar maken en meer focus ligt op evalueren dan de daadwerkelijke uitvoering voor inwoners. Het doorslaan in evalueren is in het kader beleidsevaluaties opgevangen door voldoende mogelijkheden aan te bieden waardoor de ambtelijke organisatie de meest passende optie kan toepassen. De gemeenteraad kan ook kiezen voor een andere aanpak. Bijvoorbeeld het maken van gerichte afspraken per beleid of project. Dit biedt echter minder uniformiteit en duidelijkheid. Financiën Het voorstel heeft geen directe financiële consequenties.

Het vaststellen van deze regeling brengt per project of beleidsthema wel kosten met zich mee als er eerder nog beperkt aandacht was voor evalueren. Evalueren vergt immers ambtelijke uren en mogelijk ook bijkomende kosten of inhuur externen. Daar dient rekening mee gehouden te worden in de specifieke budgetten. Communicatie Intern: het kader en de regeling moeten in de ambtelijke organisatie onder de aandacht worden gebracht. Vervolgens is het van belang dat de ambtelijke organisatie uitvoering geeft aan het kader, zie het kopje uitvoering. Extern: publiceren van de regelingen. Extra aandacht is nodig voor de opzet van evaluaties. De vorm (denk aan brief, rapportage of dashboard) dient toegankelijk te zijn. Leesbaar en in omvang beperkt. Eenvoudige en vaste formats via vaste processen aanbieden aan bestuurders. Dashboards waarmee bestuurders in één oogopslag risico’s en voortgang kunnen zien. Burgerparticipatie Niet van toepassing op dit voorstel. Dit voorstel voorziet in procesafspraken tussen gemeenteraad en college. Burgerparticipatie is mogelijk van toepassing in de onderliggende evaluaties en krijgt apart aandacht in de regeling risicovolle projecten. Uitvoering Na vaststelling is het voor de uitvoering vereist dat de ambtelijke organisatie het kader vertaald in werkafspraken op de werkvloer voordat het in de praktijk gebracht kan worden.

Het moet geïntegreerd worden in bestaande werkprocessen, zoals beleidsprocessen, projectmanagement, rapportagesystemen en besluitvormingsprocedures. Training en ondersteuning kan nodig zijn voor de betrokken ambtenaren. Ook voor college-, raads- en commissieleden heeft deze ontwikkeling gevolgen. Uitleg is mogelijk nodig over de ontwikkeling naar meer evalueren en data gedreven werken. Vanuit het perspectief dat past bij de betreffende rol kan er uitleg aangeboden worden over het lezen en beoordelen van rapportages over beleid en grote projecten. Het kader beleidsevaluaties wordt na twee jaar geëvalueerd. De regeling risicovolle projecten wordt na het eerste afgeronde traject geëvalueerd. Gezondheid en Vitaliteit 3

Niet van toepassing.

4