25Tl048 Nota van Toelichting uitgangspunten Europese aanbesteding accountantscontrole

Nota van toelichting Kerkrade, 10 september 2025 Nummer: 25Tl048 Behorend bij ontwerpbesluit nummer: 25Rb062

Onderwerp Europese Aanbesteding Accountantscontrole

Beslispunten I. In te stemmen met de aanbesteding van de accountantscontrole op basis van de uitgangspunten en voorwaarden zoals weergegeven in de nota van toelichting met bijlagen, waarvan de belangrijkste zijn:

-

Europees openbaar aanbesteden, lange-termijn contract (5 jaar en maximaal 2 jaar verlengen), rollen en verantwoordelijkheden (beoordelingscommissie), omschrijving opdracht (inhoudelijk, uitsluitings- en geschiktheidscriteria, gunningscriteria en overige aspecten) de planning op hoofdlijnen.

De complete en in detail uitgewerkte (concept) Leidraad Europese Aanbesteding maakt als zodanig tevens deel uit van dit besluit.

Inleiding Het huidige contract met de accountant (Deloitte Accountants) voor de controle van de jaarrekening loopt t/m boekjaar 2025. Het betrof een contract met een initiële looptijd van 5 jaar (boekjaren 2019 t/m 2023) met de optie tot verlenging van maximaal twee keer met een jaar. Van deze optie is destijds gebruik gemaakt in afstemming met de Financiële Commissie. Omdat de huidige (verlengde) overeenkomst afloopt, wordt aan het college voorgesteld om, binnen de kaders van het vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid, de controle van de rekening 2026 e.v. opnieuw aan te besteden. Het te doorlopen traject van een Europese openbare aanbesteding, met de raad als opdrachtgever, maakt de planning enigszins complex gelet op diverse termijnen die volgens de Aanbestedingswet gehanteerd moeten worden en de contractpartij die zijn medewerkers op tijd moet kunnen inplannen. Het heeft de sterke voorkeur dat het traject nog voor de gemeenteraadsverkiezingen 2026 kan worden afgerond. In de Financiële Commissie van 25 juni j.l. is een procesvoorstel aan de orde geweest en goedgekeurd. Deze nota betreft de verdere uitwerking daarvan. Ook nu wordt voorgesteld, dat het college en de raad instemmen met de belangrijkste (geactualiseerde) uitgangspunten en voorwaarden van de leidraad.

Ambtelijk is dit verder in detail uitgewerkt in de ‘Leidraad Europese Aanbesteding Accountantscontrole boekjaren 2026-2030 Gemeente Kerkrade’ welke als bijlage 2 is toegevoegd.

Belangrijkste verschillen ten opzichte van de vorige aanbesteding accountantscontrole zijn: •

Inmiddels bestaat er een Financiële Commissie die o.a. adviseert over de benoeming van de accountant. De beoordelingscommissie kent nu een bredere samenstelling (zie verderop).

•

De opdracht wordt nog steeds gegund op basis van BPKV (Beste Prijs Kwaliteit Verhouding) maar wel in een andere verhouding. Namelijk 35% op het onderdeel prijs en 65% op de kwalitatieve aspecten. Dit was voorheen een verhouding van 50% op het onderdeel prijs en 50% op de kwalitatieve aspecten. De reden van wijziging is met name dat wij zien dat de kwaliteitsfactor door steeds meer gemeenten van groter belang wordt geacht als gevolg van de toenemende complexiteit van de accountantscontrole in een gemeentelijke omgeving. Bij een aantal recente aanbestedingen varieerde de weging van de kwaliteit tussen 55% (Sittard-Geleen) en 70% (Weert, Heerlen, Maastricht, Zeist). Verder zijn nog maar weinig kantoren actief op de gemeentemarkt. Het aantal inschrijvingen was bij genoemde gemeenten dan ook zeer beperkt (in Weert slechts 1 inschrijving, bij de andere gemeenten 2 inschrijvingen). Het zich meer kunnen onderscheiden op kwaliteit maakt het voor accountantskantoren ook aantrekkelijker in te schrijven op de aanbesteding.

•

In deze opdracht is de ENSIA-verantwoording waarbij een accountantsverklaring verplicht is (DigiD, Suwinet) niet meer opgenomen. Dit heeft meerdere redenen: o Het aantal kantoren dat deze diensten aanbiedt is relatief beperkt. Zo werkt ook de huidige accountant met een onderaannemer. o Er zijn bij deze specifieke verantwoording enkele verbeterpunten geconstateerd. Het is verstandiger om deze eerst structureel te implementeren in plaats van hier nu meerjarige verplichtingen voor aan te gaan op basis van een huidige stand van zaken. o De fee is dusdanig laag voor deze specifieke dienstverlening dat het niet nodig is om deze Europees aan te besteden. Een separate opdrachtverlening aan de huidige onderaannemer voor dit onderdeel ligt meer voor de hand, totdat de verbeteringen structureel geïmplementeerd zijn (separaat collegebesluit). Dat past binnen het huidige aanbestedingsbeleid.

•

Het geoffreerde bedrag voor de opdracht zoals in de leidraad omschreven wordt als vast bedrag gezien gedurende de contractperiode. Met dien verstande dat voor wat betreft het aantal SiSa-regelingen jaarlijks meer- of minderwerk voor een vast (gemiddeld) bedrag per regeling aan de orde kan zijn ten opzichte van het aantal voor Kerkrade relevante regelingen 2024. Het aantal uitkeringen dat onder de SiSa-regeling valt wijzigt jaarlijks en wordt steeds aangegeven door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Deze aanpak is anders dan de vorige keer. Bekend is namelijk dat het Rijk wil inzetten op een vermindering van het aantal regelingen. Voor de berekening van het gunningscriterium ‘prijs’ verhogen wij uitsluitend ter vergelijking het inschrijfbedrag standaard met 10 regelingen tegen het vaste bedrag per regeling dat de inschrijver aangeeft. De meer- of minderprijs per regeling moeten hetzelfde zijn. Inschrijver kan hier geen rechten aan ontlenen, afrekening geschiedt op basis van het werkelijke aantal regelingen. Op deze wijze betalen wij niet onnodig als het aantal regelingen inderdaad omlaag gaat.

•

Door een wetswijziging hanteert de controlerend accountant vanaf boekjaar 2025 een materialiteit voor de jaarrekeningcontrole van 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves. Voorheen was de materialiteit voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% afzonderlijk en werd dit berekend inclusief de reserves. Vanaf 2025 moeten de fouten en onzekerheden door de accountant bij elkaar opgeteld worden en betrokken worden in de oordeelsvorming. Per saldo is daardoor eigenlijk sprake van een aanscherping. De Financiële verordening en de Controleverordening zal hierop nog worden aangepast.

Hierna wordt ingegaan op (1) de rollen en verantwoordelijkheden bij deze aanbesteding, (2) de belangrijkste uitgangspunten en voorwaarden van de leidraad en (3) de planning op hoofdlijnen van

de aanbesteding. Hierover dient de raad vooraf een besluit te nemen, alvorens met de feitelijke aanbesteding kan worden gestart. 1.

Rollen en verantwoordelijkheden De accountant werkt in opdracht van de gemeenteraad en rapporteert zijn bevindingen bij de rekening van enig dienstjaar aan de gemeenteraad. De gemeenteraad is de opdrachtgever bij de aanbesteding. Het college bereidt de aanbesteding voor en voert die onder zijn verantwoordelijkheid uit. Er dient een beoordelingscommissie te worden gevormd. De beoordelingscommissie adviseert en doet een gunningsvoorstel aan de gemeenteraad. Aan de inschrijver met de zgn. “economisch meest voordelige aanbieding” (zie hierna bij “Leidraad Europese Aanbesteding” onderdeel gunningscriteria) wordt de opdracht gegund. Voorgesteld wordt deze beoordelingscommissie als volgt samen te stellen: • • • • • •

De leden van de Financiële Commissie De wethouder Financiën namens het college. De directeur domein Bestuur namens de directie Hoofd Financiën Hoofd Bedrijfsbureau domein Burger Hoofd Bedrijfsbureau domein Stad

Verder zal een vertegenwoordiging van de afdeling Algemene en Juridische Zaken met inkoopdeskundigheid het aanbestedingstraject begeleiden en bewaken. Deze persoon heeft geen stembevoegdheid. De griffier fungeert als contactpersoon voor de raadsleden en heeft geen stembevoegdheid. De leden van de beoordelingscommissie zullen eerst onafhankelijk van elkaar punten toekennen aan de beantwoording van de kwalitatieve gunningcriteria. Naar aanleiding van een plenaire bespreking kunnen de leden van de beoordelingscommissie hun individuele score eventueel nog bijstellen. De gemeenteraad neemt op basis van dit voorstel een besluit tot gunning en wijst daarmee uiteindelijk de accountant aan. Het afsluiten van het uiteindelijke contract is een privaatrechtelijke handeling (college) op basis van het gunningsbesluit van de raad.

2.

Leidraad Europese Aanbesteding Dit betreft het document waarin de te realiseren opdracht is omschreven met de daarbij behorende voorwaarden (hoofdstuk 4 Programma van eisen). Het bevat niet alleen een technische specificatie van de uit te voeren werkzaamheden, maar ook een opsomming van verplichtingen en verantwoordelijkheden en overige administratieve voorwaarden. Daarnaast verschaft het algemene en beschrijvende informatie over de organisatie. De leidraad biedt de basis voor de later af te sluiten overeenkomst voor de levering van de dienst. Zowel bij de aanbesteding (précontractuele fase) als tijdens de uitvoering van de dienstverlening (de contractuele fase) speelt het een belangrijke rol. Aangezien de leidraad veel uitvoeringstechnische aspecten bevat (juridisch, vaktechnisch), is het met name van belang dat de raad instemt met de belangrijkste uitgangspunten en voorwaarden. Deze worden in bijlage 1 bij deze nota van toelichting (en straks ook bij nota van toelichting raad) toegelicht. De compleet uitgewerkte (concept)leidraad inclusief bijlagen is als bijlage 2 bij de nota opgenomen.

Het ontwerpbesluit verzoekt de raad in te stemmen met de aanbesteding accountantscontrole (inhoud, proces) zoals beschreven in de nota van toelichting en bijlagen.

Doelstelling Het continueren van de wettelijke verplichte accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeente Kerkrade vanaf boekjaar 2026.

Argumenten • • • •

•

De opdracht bevat een volledige opsomming van de benodigde dienstverlening van de accountant in het kader van de wettelijke eisen met betrekking tot de jaarrekening (waaronder ook de verantwoordingen volgens SiSa systematiek). Door het verzoeken van een ‘all-in”-prijs wordt vermeden dat de gemeente achteraf voor verrassingen komt te staan. De gunningscriteria zijn met zorg tot stand gekomen en wijken behoudens de weging niet af van de vorige aanbesteding. De looptijd van 5 jaar met de optie van verlenging blijkt in de praktijk goed te werken. Een langdurig contract heeft de voorkeur om meerdere redenen: o dergelijke aanbestedingstrajecten zijn tijdsintensief; o om continuïteit te hebben in de dienstverlening; o het steeds opnieuw moeten inwerken van een controlerend accountant is niet efficiënt; o het biedt de accountant de mogelijkheid de investeringstijd bij het aangaan van een nieuwe opdracht terug te verdienen over een langere periode hetgeen een gunstig effect op de prijs kan hebben en de opdracht aantrekkelijker maakt. Er wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan het thema ‘maatschappelijk verantwoord ondernemen’ en dan met name het thema ‘social return’. Door het aanvaarden van de opdracht committeert de opdrachtnemer zich aan de voorwaarden op dit thema zoals opgenomen in de leidraad.

Kanttekeningen • •

Het ontwerpbesluit “Europese Aanbesteding Accountantscontrole” bevat het besluit tot aanbesteden. De gunning zal op een later moment apart aan de gemeenteraad ter besluitvorming worden voorgelegd. Aan het precontractuele traject (de aanbesteding) zijn geen kosten verbonden buiten de ambtelijke inzet in uren. Wanneer tot gunning wordt overgegaan, kan het zijn dat de inschrijfprijzen hoger dan zijn dan de begroting. Dit zal pas blijken na afronding van het traject.

Financiën Thans nog niet bekend.

Communicatie Aankondiging opdracht zal gepubliceerd worden naar Tenderned en het Publicatiebureau van de EU.

Burgerparticipatie Niet van toepassing.

Uitvoering Het proces en de planning op hoofdlijnen is in de Financiële Commissie van 25 juni 2025 aan de orde geweest. De planning op hoofdlijnen is als volgt:

Fase

Datum

Financiële Commissie uitgangspunten aanbesteding

9 september 2025

Vaststellen uitgangspunten aanbesteding door gemeenteraad

24 september 2025

Verzenden Publicatie aankondiging opdracht naar Tenderned en Publicatiebureau van de EU Uiterste inleverdatum vragen Inschrijvers Uiterste datum publicatie Nota van Inlichtingen op Tenderned Uiterste termijn indienen van inschrijving

30 oktober 2025 13 november 2025 vóór 12.00 uur 27 november 2025 16 december 2025 vóór 14.00

Beoordeling Inschrijvingen door beoordelingscommissie (nadere toelichting/instructie volgt tzt) Verificatietermijn / toelichtende presentatie indien wenselijk geacht Samenstelling gunningsvoorstel

5 januari 2026 en 19 januari 2026 19 januari 2026 t/m 23 januari 2026 26 januari 2026 t/m 28 januari 2026

Definitief Advies Financiële Commissie aan Raad Nader te bepalen Vaststellen gunningsvoorstel door gemeenteraad Gunning mededelen aan de inschrijvers + na verplichte bezwaartermijn definitieve gunning Contract ondertekenen Ingangsdatum contract

25 februari 2026 26 februari 2026 +20 dagen bezwaartermijn 19 maart 2026 1 oktober 2026

Het afsluiten van het uiteindelijke contract is een privaatrechtelijke handeling (college) op basis van het in februari 2026 te nemen gunningsbesluit van de raad.

Evaluatie Na afronding van de controle over boekjaar 2027 zal een formele tussentijdse evaluatie plaatsvinden naar het functioneren van de accountant.

Gezondheid en Vitaliteit Niet van toepassing.