25tl042 HCL nota van toelichting raad

Nota van toelichting Nummer.: 25Tl042 25Tl042

Kerkrade, 25 juni 2025

Behorend bij ontwerpbesluit nummer: 25RB045

Onderwerp Ontwerpbesluiten I en II tot toetreding en wijziging van de gemeenschappelijke regeling (GR) Historisch Centrum Limburg (HCL). Beslispunten Ontwerpbesluit I: de gemeenteraad besluit toestemming te verlenen tot toetreding van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kerkrade tot de GR HCL, met inachtneming van de ontwerpwijziging van de GR van het HCL. Ontwerpbesluit II: de gemeenteraad besluit toestemming te verlenen tot wijziging van de GR HCL na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Inleiding De gemeente is voornemens om in 2025 een besluit te nemen over: 1. Toetreding tot de GR HCL per 1 januari 2026 (ontwerpbesluit I). 2. Instemming met het wijzigen van de regeling per 1 januari 2027 nadat de nieuwe Archiefwet in werking is getreden (ontwerpbesluit II). Stand van zaken Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen heeft de gemeenteraad het recht om een zienswijze naar voren te brengen en om daarna te besluiten omtrent de toestemming. De 11 gemeenteraden van Beek, Brunssum, Eijdsen-Margraten, Gulpen-Wittem, Kerkrade, Landgraaf, Meerssen, Simpelveld, Vaals, Valkenburg aan de Geul en het algemeen bestuur van het Waterschap hebben al dan niet zienswijzen ingediend. Uw raad heeft op 26 maart 2025 een positieve zienswijze gegeven op de toetreding tot de GR HCL.

Naar aanleiding van de ingekomen zienswijzen van toetredende gemeenten en het Waterschap zijn de ontwerpregelingen door Boels Zanders Advocaten aangepast in overeenstemming met de ingediende zienswijzen die verwerkt zijn in de reactienota van 10 april 2025 (bijlage 1). In de vergadering van 19 april 2025 heeft het algemeen bestuur van het HCL positief geadviseerd over het te doorlopen vervolgtraject. Inmiddels is bekend dat ook de wijziging van de Archiefwet zal plaatsvinden. Na inwerkingtreding van de nieuwe wet zal de minister van onderwijs, cultuur en wetenschap (OCW) als deelnemer uit de GR HCL treden. Daarvoor is opnieuw een wijziging van GR HCL vereist. De wijziging van de Archiefwet vindt zeer waarschijnlijk per 1 juli 2026 plaats. Nu er binnen een kort tijdsbestek twee besluitvormingstrajecten over het HCL genomen moeten worden en om onnodige bestuurlijke drukte te voorkomen, is in samenspraak met het ministerie OCW ervoor gekozen om beide trajecten via één procedure aan de gemeenteraad voor te leggen. De GR waaraan het ministerie van OCW niet langer deelneemt (ontwerpbesluit II) is zodoende de eindversie. Voor de periode 1 januari 2026 tot 1 januari 2027 is een zogenaamde overgangsregeling opgesteld.

Deze overgangsregeling benadert al zoveel mogelijk de eindversie, maar hierin is de minister van OCW nog als deelnemer opgenomen en vormt de wettelijke grondslag nog de thans geldende Archiefwet 1995. 1

Zowel de eindversie als de overgangsregeling zijn opgesteld met behulp van Boels Zanders Advocaten. Daarbij is het ambtelijk participatietraject doorlopen waarbij zowel de gemeenten Heerlen en Maastricht en het ministerie van OCW als zijnde de huidige deelnemers als de gemeenten en het Waterschap die voornemens zijn toe te treden uitvoerig zijn betrokken. Argumenten Zoals hiervoor is vermeld wordt om toestemming gevraagd tot het verlenen van toetreding en wijziging van de GR HCL. Het verlenen van toestemming is noodzakelijk voordat het college kan besluiten tot toetreding en wijziging van de regeling, zo volgt uit artikel 61 lid 4 van de toepasselijke Wet gemeenschappelijke regelingen. Het is de bedoeling dat de toetreding van het college tot de GR per 1 januari 2026 geëffectueerd kan worden.

Kanttekeningen De gemeenteraad kan enkel weigeren om toestemming te verlenen wegens “in strijd met het recht” of “in strijd met het algemeen belang”. Ten aanzien van de weigeringsgrond is van belang dat het voorstel tot toetreding en wijziging van de regeling is voorbereid door een externe jurist met veel kennis over het onderwerp gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast is overleg geweest met juristen van de toetredende gemeenten, het waterschap en het ministerie van OCW die uitvoerig betrokken zijn bij het traject, waardoor de weigeringsgrond “in strijd met het recht” is ondervangen. De weigeringsgrond “in strijd met het algemeen belang” kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als de regeling onvoldoende rechtszeker is of als de mogelijke financiële gevolgen van het voorstel voor het Waterschap onvoldoende ondervangen zijn. Ook het – in het geheel – niet en niet gemotiveerd opvolgen van zienswijzen kan een reden zijn om de gevraagde toestemming te onthouden. Mocht de raad besluiten om de toestemming te onthouden dan kan toetreding tot de GR HCL niet plaatsvinden. Om een dergelijke situatie te voorkomen zijn de ingediende zienswijzen zoals ook uit de reactienota volgt, dan ook serieus beoordeeld en waar mogelijk in het thans voorliggende voorstel verwerkt. Vervolgtraject Tijdlijn Mei-juli 2025 September 2025 Oktober-december 2025 1 januari 2026 In 2026 1 januari 2027

Procedurestap Toestemmingsprocedure bij gemeenteraden en algemeen bestuur Waterschap. Getekend collegebesluit tot toetreding GR HCL. Voorhangprocedure bij het rijk. Toetreding tot Gr HCL (ontwerpbesluit I). Collegebesluit tot wijziging Gr HCL als gevolg van wijziging Archiefwet en uittreding door het rijk. Inwerkingtreding wijziging HCL (ontwerpbesluit II).

2

Financiën De kosten 2026 tot en met 2030 zijn in onderstaande overzichten weergegeven. Overzicht van kosten uitvoeren in eigen beheer Bedragen zijn afgerond. Omschrijving Structurele kosten e-Depot * Data-opslag 1) Loonkosten (zonder indexering) 2) Subtotaal Eenmalige kosten Bouwkundige kosten en klimaatinstallatie3) * (€ 100.000,- geeft kapitaallasten) Verhuiskosten bij plaatsing extern tijdens renovatie * Subtotaal Totaal

2026

2027

2028

2029

2030

34.000 5.000 185.000

35.000 5.000 185.000

36.000 6.000 185.000

37.000 7.000 185.000

38.000 7.000 185.000

224.000

225.000

227.000

229.000

230.000

2.000 (kapitaallasten)

13.000 (kapitaallasten)

13.000 (kapitaallasten)

12.000 (kapitaallasten)

12.000 (kapitaallasten)

35.000

0

0

0

0

37.000 261.000

13.000 238.000

13.000 240.000

12.000 241.000

12.000 242.000

*deze kosten zijn niet geraamd in de huidige begroting. Loonkosten en dataopslag zijn wel begroot. 1.

2.

3.

De data in het DMS: informatie in het DMS staat in de cloud bij de leverancier. Per 1-1-2025 zijn 10 TB aan informatie bij de leverancier opgeslagen, met een geschatte maandelijkse groei van circa 100 GB. Kosten € 0,45 exclusief BTW per 1 GB. Bij opslag in het e-Depot van het HCL worden opslagkosten van digitale data bij de leverancier in mindering gebracht. De personele kosten zullen bij het in eigen beheer uitvoeren € 185.038, -- bedragen (archivaris, assistent archivaris en functioneel beheerder). De nieuwe Archiefwet stelt eisen aan onder andere de duurzame digitale toegankelijkheid. Ook werkzaamheden in het kader van de verkorting van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar vergen extra personele capaciteit bij het cluster informatiebeheer. De bouwkundige kosten archiefbewaarplaats bedragen € 100.000, - inclusief klimaatinstallatie. Tijdens de renovatie van de archiefbewaarplaats moeten archieven tijdelijk extern geplaatst worden. Dit is een kostenpost van € 35.000, -.

Effecten op de begroting bij het in eigen beheer uitvoeren Omschrijving Reeds begroot Kosten in eigen beheer Bijstelling begroting (min is nadeel)

-

2026 190.000 261.000 71.000

-

2027 190.000 238.000 48.000

-

2028 191.000 240.000 49.000

-

2029 192.000 241.000 49.000

-

2030 192.000 242.000 50.000

3

Overzicht van kosten toetreden tot de GR HCL Omschrijving Structurele kosten Analoog archief Digitaal archief Storage Toezicht en advies Totaal Eenmalige kosten Verhuiskosten

2026

2027

2028

2029

2030

159.000 0 0 0 159.000

164.000 0 0 0 164.000

169.000 70.000 1.000 0 240.000

174.000 72.000 2.000 0 248.000

179.000 74.000 2.000 0 255.000

10.000

Effecten op de begroting bij toetreding Omschrijving Reeds begroot Kosten bij toetreding Bijstelling begroting (min is nadeel)

2026 190.000 169.000 + 21.000

2027 190.000 164.000 + 26.000

-

2028 191.000 240.000 49.000

2029 192.000 247.000 55.000

-

2030 192.000 255.000 63.000

-

Overzicht van kosten afnemen 4- of 8-jarig DVO Omschrijving Structurele kosten DVO 4 jaar Analoog archief Digitaal archief Storage Toezicht en advies Totaal Eenmalige kosten Verhuiskosten

2026

2027

2028

2029

2030

199.000 0 0 13.000 212.000

205.000 0 0 13.000 218.000

211.000 87.000 2.000 14.000 314.000

217.000 90.000 2.000 14.000 323.000

224.000 93.000 2.000 14.000 333.000

2026

2027

2028

2029

2030

175.000 0 0 14.000 189.000

180.000 0 0 15.000 195.000

186.000 77.000 1.000 15.000 279.000

191.000 79.000 2.000 16.000 288.000

197.000 81.000 2.000 16.000 296.000

10.000

Omschrijving Structurele kosten DVO 8 jaar Analoog archief Digitaal archief Storage Toezicht en advies Totaal Eenmalige kosten Verhuiskosten

10.000

Effecten op de begroting afsluiten van een DVO ( 4 of 8 jaar)

Omschrijving 4 jaar DVO Reeds begroot Kosten bij 4-jaar Bijstelling begroting (min is nadeel) 8 jaar DVO Reeds begroot Kosten bij 8-jaar Bijstelling begroting (min is nadeel)

-

2026

2027

2028

2029

2030

190.000 223.000 33.000

190.000 218.000 28.000

-

191.000 314.000 123.000

192.000 323.000 131.000

192.000 333.000 141.000

-

191.000 279.000 88.000

190.000 199.000 + 9.000

-

190.000 195.000 + 5.000

-

-

192.000 288.000 96.000

-

-

192.000 296.000 104.000

4

Bij raadsbesluit d.d. 26 maart 2025 (25Rb010) heeft uw raad een positieve zienswijze afgegeven voor wat betreft de toetreding tot de GR HCL en heeft de daaruit voortvloeiende financiële consequenties meegewogen in de besluitvorming. Communicatie Na besluitvorming door de gemeenteraad zal het college het besluit nemen tot toetreden GR HCL. In een raadsinformatiebrief zal de raad op de hoogte worden gehouden van het vervolgtraject. Burgerparticipatie n.v.t. Uitvoering Het besluit tot toetreding tot de GR HCL wordt door het college ondertekend en toegezonden aan het HCL. Gezondheid en Vitaliteit n.v.t.

5