[25it00323] Regeling risicovolle projecten gemeente Kerkrade 2025

25¡t00323

Regeling risicovolle projecten gemeente Kerkrade 2025 Intitulé Regeling risicovolle projecten gemeente Kerkrade 2025

Artikel l. Begripsbepaling ln deze regeling wordt verstaan onder:

. project: is het realiseren van een uniek eindresultaat binnen een afgebakende

tijdsperiode, afgebakende middelen en een afzonderlijke organisatiestructuur. . projectorganisatie: een groep mensen uit een organisatie van verschillende vakgebieden die tijdelijk samenwerken om een bepaald resultaat te bereiken; ¡ risico: een ongewenste gebeurtenis die zich al dan niet kan voordoen en die kan leiden tot extra kosten en/of vertraging (c.q. een negatieve invloed heeft op de organisatie). De grootte c.q. de mate van het risico hangt af van de kans van optreden van de ongewenste gebeurtenis, de impact hiervan op de organisatie en de mogelijkheden om dit te beÏnvloeden; o analyse: feitelijke uitleg over een situatie of vraagstuk; . rapportage: document dat het College opstelt om de raad nadere informatie te verstrekken over een project, conform de voorliggende regeling. Dit moet zijn: een startdocument, een voortgangsrapportage of een eindevaluatie; . project: een door de raad aangewezen project waarop de Regeling Risicovolle Projecten van toepassing is verklaard. Risicovolle projecten zijn doorgaans complexe projecten die zich kenmerken door een meerjarige looptijd en meervoudige risico's. Doorslaggevend in de aanwijzing van een risicovol project is niet zozeer het financieel belang of de betrokkenheid van vastgoed, maar de soorten risico's, de complexiteit en maatschappelijk impact van het project;

Artikel 2. Aanwijzing Risicovol Project 1. De raad kan, gehoord het college van burgemeester en wethouders of op voorstel van het college, besluiten een project aan te wijzen tot Risicovol Project, indien de raad van mening is dat zijn kaderstellende en controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie noodzakelijk is.

2,Deze aanwijzing vindt plaats op grond van minimaal twee van de volgende ovenrvegingen:

a) er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit;

b) het effect van het projectresultaat is belangrijk voor de samenleving van

Kerkrade; c) er is sprake van aanmerkelijke risico's; d) er zijn substantiële financiële gevolgen aan verbonden; e) er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en/of uitvoeringsproces. de Ð gemeente Kerkrade draagt alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project; L

25it00323

3. De raad kan afwijken van bovengenoemde criteria en een bijzonder proces of programma benoemen tot een risicovol project. Dit voor zover de reguliere planning & control niet voorziet in de informatiebehoefte van de raad.

Artikel 3. lnformatieplicht 1. Uitgangspunt voor de informatieplicht is dat raad, college en organisatie in een vroeg-stadium geinformeerd worden over afrruijkingen in de uitvoering van het project en inpositie komen om bij te sturen. ln de informatieplicht worden twee manieren onderscheiden, de actieve en de passieve informatieplicht.

2. ln de verordening2l2 is afgesproken wanneer sprake is van actieve informatieplicht. 3. ln geval van de actieve informatieplicht genoemd in lid 2 is op basis van de verordenin g 212 een afzonderlijk raadsvoorstel vereist.

4. Er wordt steeds duidelijk aangegeven of informatie openbaar of geheim is en hoe en met wie geheime informatie wordt gedeeld en hoe de communicatie er uit ziet. 5. Er wordt steeds duidelijk aangegeven wat de status van de informatie is en aan wie deze gericht is, bijvoorbeeld informatief - informatiebijeenkomst / besluitvormend - ontwerpbesluit commissie en gemeenteraad. 6. Het Startdocument genoemd in artikel 5, Voortgangsrapportage genoemd in artikel 6 en Evaluatierapport genoemd in artikel 7 maken onderdeel uit van de actieve informatieplicht van het college bij grote projecten. 7. De passieve informatieplicht verloopt op grond van de Gemeentewet en verder uitgewerkt in de Reglementen van orde en verordening op de ambtelijke bijstand.

Artikel 4. Soorten rapportages Er worden 3 soorten rapportages onderscheiden: startdocument, voortgangsrapportage en eindevaluatie.

Artikel 5. Startdocument 1. Het eerste raadsvoorstel waarin de gemeenteraad wordt gevraagd om financièile middelen voor een project te reserveren en het project aan te wijzen als risicovol project is zodanig door het college opgesteld dat het voorstel tevens als startdocument kan fungeren. Zijn de financiële middelen al eerder verstrekt en wordt het project alsnog aangewezen als risicovol project dan stelt de raad binnen 12 weken na de aanwijzing het startdocument alsnog vast.

2. ln het startdocument komt de volgende informatie in elk geval aan bod:

a) de probleemanalyse die aan het project ten grondslag ligt; 2

25it00323

b) de resultaten van het project met een afbakening wat wel en wat niet tot het

project behoort; c) de prestaties die geleverd worden om de projectresultaten te bereiken; d) een weergave van de geldende beleidskaders en de beleidsruimte; e) de rol van de gemeente bij dit project; betrokkenheid van andere publieke of private partijen en daarbij van toepassing zijnde afspraken en/of voonruaarden; Ð een kostenraming op hoofdlijnen, de inpassing inclusief dekking van de exploitatielasten in de begroting en meerjarenraming; g) een risicoanalyse en de maatregelen die zijn genomen om de risico's en kansen te inventariseren, analyseren, beheersen en hierover te adviseren en rapporteren. Op tenminste de volgende risico's wordt gestuurd: maatschappelijke doelen, continuiTeit van de dienstverlening en van de bedrijfsvoering, financiën, bestuurlijk en imago. h) de voorziene planning, projectfasering van de te nemen beslissingen, go - no go momenten en de rol van de raad daarin; ¡) de hoofdlijnen van de organisatie van het project alsmede de aansturing en de beheersing daarvan; j) de hoofdlijnen van de communicatie- en participatieaanpak voor alle betrokken stakeholders; k) duurzaamheidsparagraaf . 3. Bij afrruijkingen van het startdocument wordt de raad te allen tijde geinformeerd door een aangepast startdocument dan wel voortgangsrapportage. Een en ander afhankelijk van de fase van het project.

4. De raad kan desgewenst aanvullende eisen stellen aan de te verstrekken informatie.

Artikel 6. Voortgangsrapportages 1. Verantwoording en rapportering over een Risicovol Project geschiedt via een afzonderlijke rapportage.

2. Elke rapportage bestaat uit drie onderdelen: een algemeen deel, een financieel deel en een inhoudelijk deel. De rapportage heeft een voortschrijdend karakter, dat wil zeggen dat alleen de wijzigingen ten opzichte van de voorafgaande rapportage worden toegelicht. 3. Het algemeen deel van de rapportage bevat een korte samenvatting van de inhoud van het project. Daarbijworden ook de specifieke besluiten vermeld, evenals de verwachte financiële gevolgen voor de exploitatie op het moment dat het project is afgerond. Hiermee zijn één oogopslag de belangrijkste uitgangspunten van het project inzichtelijk.

4. Met een kleurstelling wordt de voorgestelde besluitvorming geÏllustreerd. Hiermee zijn in één oogopslag de beslispunten van het project inzichtelijk'

a) Rood betekent dat bijsturing door de raad noodzakelijk is omdat het resultaat

van het project niet wordt gehaald binnen de vastgestelde kaders; b) Oranje betekent dat het realiseren van het project kan met bijsturing door het college binnen de kaders van de raad gerealiseerd worden; 3

25it00323

c) Groen betekent dat geen aanvullende besluitvorming nodig is en binnen de kaders het project uitgevoerd kan worden.

5. ln de rapportage wordt aangegeven in welke fase het project zich bevindt. Hoe verder in het proces hoe nauwkeuriger de informatie wordt. 6. Het financieel deel van de rapportage bestaat uit de investering om het project te realiseren, de exploitatie om het opgeleverde project te exploiteren, de dekking van het project:

a) Voor de investering wordt gerapporteerd over het krediet, de realisatie, de

aangegane verplichtingen, de restant beschikbare middelen, de prognose over de nog benodigde middelen, een toelichting en de voorgestelde besluitvorming. b) Als er exploitatiemiddelen zijn toegekend wordt gerapporteerd over de begrote kosten voor de exploitatie, de realisatie, de aangegane verplichtingen, de restant beschikbare middelen, de prognose over de nog benodigde middelen, een toelichting en de voorgestelde besluitvorming. c) lndien bij een risicovol project sprake is van aanbestedingen, wordt in de voortgangsrapportages gerapporteerd over de wijze van aanbesteden en uitkomst van de aanbestedingsresultaten. d) Voorts wordt gerapporteerd over eventuele subsidies en andere externe financieringsbronnen en privaat-publieke samenwerking. e) lndien van toepassing het verwachte financiële effect op de exploitatie uit de nazorgfase. Ð Het detailniveau van de financiële rapportage is een zelfstandig leesbare beschrijving op hoofdlijnen.

7. Het inhoudelijk deel van de rapportage betreft de voortgang en de resultaten ten opzichte van de startnotitie;

a) de eventuele wijzigingen in de resultaat van het project; b) de voortgang van het project;

c) de ontwikkelingen van de projectrisico's, zowel eerder genoemde als nieuwe

risico's aangevuld met; d) de eventuele (financiële) gevolgen van de geÏdentificeerde risico's; e) de wijze waarop risico's en onzekerheden beheerst worden gemeente als 0 wie verantwoordelijk is voor de risico's (aannemer, gezag, overheden); andere gemeente bevoegd als opdrachtgever, beheerst; g) de wijze waarop het project wordt aangestuurd en 8. Daarnaast kan op verzoek van de raad aanvullende informatie worden toegevoegd;

9. Alle overige informatie betreffende het project waarvan redelijkenrvijs kan worden verondersteld dat deze informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de controlerende taak van de raad.

4

25it00323

Artikel 7. Eindevaluatie en beëindiging van het project 1. Als het college van mening is dat de status van een Risicovol Project beêindigd kan worden dan stelt het college hiertoe een analyse op.

2. Het college zendt ter afronding van het Risicovol Project een evaluatienotitie aan de raad. Daarin wordt tenminste aandacht besteed aan de volgende elementen:

a) informatie over de vraag in welke mate de oorspronkelijke resultaten van het

project z4n v erwezen lijkt; b) informatie over de uiteindelijke totale kosten van het project alsmede de afwijkingen ten opzichte van de laatste ramingen; c) informatie over de wijze waarop de risico's zijn onderkend en beheerst; d) informatie over de wijze waarop het project is aangestuurd en beheerst; e) informatie over de vraag hoe de samenwerking tussen college en raad is verlopen en hoe de projectorganisatie heeft gefunctioneerd.

Artikel 8. Werking, toepassing en uitleg van de regeling

l. De financiële commissie: a) Adviseert de gemeenteraad over de opzet, werking en toepassing van deze regeling.

b) En agendeert hiertoe minimaal 1 keer per bestuursperiode de regeling

risicovolle projecten. c) ls het eerste aanspreekpunt voor het college gedurende een project dat is aangemerkt als risicovol project. d) Kan de gemeenteraad adviseren om op basis van het startdocument een apart adviesorgaan in te stellen zoals een werkgroep of commissie. 2. De rapportages zoals genoemd in artikel 4 van risicovolle project verlopen

a) informerend via een informatieavond; b) adviserend bij de betreffende commissie; c) besluitvormend bij de gemeenteraad. 3. Daar waar deze regeling niet in voorziet wordt aangesloten bij de bepalingen in de Gemeenwet en nader uitgewerkt in lokale regelgeving.

Artikel 9. Slotbepaling Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Risicovolle Projecten gemeente Kerkrade 2O25 en treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Ondertekening Aldus besloten door de raad van de gemeente Kerkrade in zijn openbare vergadering van 26 maart 2025. De

De voorz P. Dassen-

I ous

en

5