23Tl080 verlenging contract accountant boekjaren 2024-2025 nota van toelichting

Nota van toelichting Nummer.: 23Tl080

Kerkrade, 7 november 2023

Behorend bij ontwerpbesluit nummer: 23Rb098

Onderwerp Verlenging contract accountant boekjaren 2024-2025 Beslispunten Het contract met Deloitte Accountants BV voor de accountantscontrole van de jaarrekening te verlengen naar de boekjaren 2024 en 2025. Inleiding In de vergadering van juni 2019 heeft de raad ná het volgen van een Europese aanbesteding besloten om de opdracht voor de accountantscontrole 2019-2023 te gunnen aan Deloitte Accountants BV. Het contract bevatte reeds een verlengingsoptie van 2 jaar. Voorgesteld wordt om het contract te verlengen voor de boekjaren 2024 en 2025. Dit ontwerpbesluit is tot stand gekomen als coproductie tussen de griffier en de afdeling Financiën. De Financiële commissie heeft o.a. als taak om in overleg met het college de procedure tot selectie en (herbenoeming) van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet voor te bereiden en hierover advies uit te brengen aan de raad over de benoeming. Het verlengen van het bestaande contract past bij deze taak. De specifieke prijsbijlage van het van Deloitte ontvangen voorstel voor de auditfee 2024-2025 ligt onder geheimhouding volgens de gebruikelijke procedure bij de griffie ter inzage aangezien deze concurrentiegevoelige informatie bevat. Doelstelling Het continueren van de wettelijke verplichte accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeente Kerkrade. Argumenten • •

• •

Het oorspronkelijke contract van 5 jaar (boekjaren 2019-2023) bevatte reeds een verlengingsoptie van 2 jaar. Er zijn geen opmerkingen voor wat betreft het functioneren van de accountant. Het functioneren en de kwaliteit wordt zelfs ambtelijk en door college als positief ervaren. Ook vanuit raadsleden waren er steeds positieve reacties naar aanleiding van toelichtingen en presentaties van dhr. Van Vugt in de commissie AZM, in de financiële commissie of in informatiebijeenkomsten. Er is geen sprake van een inhoudelijke wijziging van de opdracht, met uitzondering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf 2023. Deze was echter bij de oorspronkelijke opdracht al voorzien, maar feitelijke invoering werd door de wetgever steeds uitgesteld. Gelet op de lopende trajecten in het kader van verbeteren van de bedrijfsvoering en de verankering van de rechtmatigheidsverantwoording college heeft het verlengen van de huidige opdracht de voorkeur van het college en ambtelijk boven het overstappen naar een andere accountant. Op deze wijze blijft sprake van een optimale afstemming zonder tijdsverlies. Verder zou het doorlopen van een aanbestedingsproces, 1

maar ook het inwerken van en afstemmen met een eventuele nieuwe accountant veel (extra) ambtelijke inzet vragen. Die nu beter ingezet kan worden voor de lopende trajecten. Kanttekeningen •

Het prijsniveau ligt thans hoger door externe ontwikkelingen, maar is conform de ontwikkelingen in de markt.

Financiën De verhoogde prijs wordt veroorzaakt door externe omstandigheden sinds 2019 waar elke gemeente c.q. accountant mee geconfronteerd wordt. Namelijk een enorme toename van het aantal en de complexiteit van te controleren regelingen en hoger dan historisch gebruikelijke loon/prijsstijgingen. Het aantal regelingen (specifieke uitkeringen) dat gemeenten in 2019 via hun jaarrekening moesten verantwoorden bedroeg 64, waarvan er 5 relevant waren voor de gemeente Kerkrade. In de jaarrekening 2022 waren dat er al 351, waarvan er 22 relevant waren voor de gemeente Kerkrade. De trend is dat deze verder toenemen. Deze enorme en destijds onvoorziene ontwikkeling was al eerder een gegronde reden tot meerwerk, want de accountant moest veel meer regelingen in zijn controle betrekken. De loon/prijsstijgingen 2019-2023 waren wel steeds voor rekening en risico van Deloitte conform contract, maar zijn vanaf 2024 helaas niet meer te vermijden. De CBS-index voor dit soort dienstverlening is in 2023 met bijna 16% gestegen ten opzichte van 2019. Over het jaar 2024 is dit cijfer nog niet beschikbaar. Houden wij rekening met de kosten van de extra regelingen, indexeert Deloitte in haar opgave 2024 ten opzichte van de basisfee van 2019 slechts met de helft hiervan. Bij andere gemeenten en GR-en zien wij overigens ook behoorlijke prijsstijgingen.

Verder valt het jaar 2023 incidenteel hoger uit door extra ondersteuning in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf boekjaar 2023. Tot nu toe betrof dit voorbereidende werkzaamheden welke voor rekening van Deloitte zijn gekomen. Nu deze verantwoording over 2023 voor het eerst daadwerkelijk gerealiseerd moet gaan worden is extra ondersteuning noodzakelijk. Die behoefte aan extra ondersteuning op dit vlak zien wij overigens ook bij andere gemeenten. Op de meerkosten 2023 en verder is reeds geanticipeerd in de begroting. Communicatie Niet van toepassing / geen extra activiteiten. Burgerparticipatie Niet van toepassing, het betreft een contract voor een wettelijk verplichte accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Uitvoering Na besluitvorming zal het contract worden verlengd. Gezondheid en Vitaliteit Niet van toepassing.

2