23Tl049 uitbreiding griffie nota van toelichting

Nota van toelichting Nummer.: 23Tl049

Kerkrade, 27 juni 2023

Behorend bij ontwerpbesluit nummer: 23Rb056 Aangeboden aan de raad door de werkgeverscommissie van de gemeenteraad van Kerkrade, Onderwerp Uitbreiding capaciteit griffie Beslispunten 1) In te stemmen met de structurele uitbreiding van de personeelscapaciteit bij de griffie van 2,69 fte naar 3,69 fte met een ophoging van de begrotingspost voor de salarissen en sociale lasten griffie met een bedrag van € 104.000,-. 2) Geeft de werkgeverscommissie opdracht om in 2023 functieonderhoud toe te passen op de griffieorganisatie. Inleiding De Kerkraadse raad is dit jaar gestart met het ontwikkelprogramma. Doel van dit programma is het functioneren van de gemeenteraad te optimaliseren. De raadsleden willen hun volksvertegenwoordigende rol meer extern gericht invullen, meer tijd inruimen voor de contacten met buiten en minder tijd besteden aan het vergader circuit. Daarnaast willen raadsleden meer sturend optreden in hun kaderstellende en controlerende rollen. Als het gaat om strategisch beleid moet dit meer uit de koker van de raad komen en minder uit die van het college. Als het gaat om de controle op het gevoerde bestuur van het college dienen de controleprocessen geïnitieerd en gestuurd te worden door de raad. De keuze om van een meer traditionele raad te transformeren naar een meer duale betekent een uitbreiding van taken.

De Kerkraadse raadsleden besteden gemiddeld 16 uur per week aan hun ambt en zij hebben aangegeven dat zij graag anders willen gaan werken maar absoluut niet nog meer willen gaan werken in verband met de huidige werkdruk. Om te voorkomen dat de wijziging en uitbreiding van het takenpakket vanwege de opwaarts bijgestelde ambities van de raad leiden tot meer werkdruk voor de raadsleden is het noodzakelijk om de griffie te versterken zowel in kwalitatieve (zwaardere functies) als in kwantitatieve (extra formatie) zin. De griffieorganisatie ondersteunt de gemeenteraad, de commissies en de leden in de meeste brede zin. Bestaande griffie De griffie bestaat nu uit de griffier (schaal 12 - 1,00 fte), de commissiegriffier (schaal 10 - 1,00 fte) en de griffiemedewerker (schaal 7 - 0,69 fte). Als we de Kerkraadse griffie vergelijken met de griffies van gemeenten tussen de 25.000 en 60.000 inwoners dan moeten we constateren dat die qua omvang en beloning aan de onderkant van het midden zit1. Een bescheiden basisgriffie die niet in staat is om het volledige basispakket ondersteuningsdiensten te leveren aan de gemeenteraad. Er is zeker geen capaciteit om de gemeenteraad naar een hoger niveau te tillen en te ondersteunen.

Voorgestelde griffie De werkgeverscommissie heeft in samenspraak met BureauMB gekeken naar wat voor een soort griffie de Kerkraadse raad op dit moment in zijn ontwikkeling nodig heeft. Dit op basis van het ambitietraject van de gemeenteraad. Er is gekeken naar het takenpakket van een duaal functionerende raad in een gematigde variant die meer inzet op de kaderstellende- en controlerende rollen. Ook is er gekeken naar de vergelijking met andere gemeenteraden en griffies. Op basis van die informatie past een toekomstige griffie van circa 4,50 fte, een zogenaamde plusgriffie. De griffie zou dan samengesteld kunnen worden met een griffier, een 1 Raadsgriffies anno 2022, benchmarkrapport, Bureau MB

1

raadsadviseur, een assistent griffier en griffiemedewerker(s). Het exacte takenpakket van deze functionarissen is nu nog niet vaststellen omdat de gemeenteraad in de komende periode in samenspraak met de griffie gaat bepalen welke taken wel en niet opgepakt gaan worden. We kunnen wel in wat ruimere taakgebieden de inhoud van de nieuwe functies typeren en de ondersteuning in brede zin aan raad, commissies en leden. Daarbij zijn ook de onlangs opgestelde profielen aangeboden door de VNG, Vereniging voor Raadsleden en Vereniging van griffiers onderlegger.2 Griffier Is als eerste ambtenaar verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de gemeenteraad en zijn commissies. Daarnaast is hij als manager verantwoordelijk voor het functioneren van de griffie. Beheert de werkzaamheden van de raad en draagt bij aan de organisatie van de raad en de commissies. Coördineert de raadsvergaderingen. Verzorgt de afstemming met het college en de ambtelijke organisatie en pakt daarin een adviserende rol. Samen met de raadsadviseur brengt hij de raad in positie om op sturende wijze de kaders voor het beleid te stellen en uitgevoerd beleid te controleren. Samen met de raadsadviseur en de assistent griffier brengt hij de raad in positie om de verbinding met de samenleving op gestructureerde wijze in te richten.

Samen met de assistent griffier adviseert hij individuele raadsleden, fracties en commissies zodat zij op een hoog niveau kunnen functioneren. Samen met de assistent griffier en de griffiemedewerker coördineert en verzorgt hij de informatievoorziening en de administraties van de raad. Daarnaast geeft hij leiding aan de raadsadviseur, assistent griffier en griffiemedewerker. En coördineert hij het werk van de griffie. Raadsadviseur Is in het verlengde van de griffier verantwoordelijk voor de advisering van de gemeenteraad en zijn commissies bij het stellen van de strategische beleidskaders en het controleren van het uitgevoerde beleid. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de advisering op gebied van omgevingsanalyses, strategisch communicatiebeleid (van de raad) en relatieonderhoud met voor de raad belangrijke actoren. Samen met de griffier brengt hij de raad in positie om op sturende wijze de kaders voor het beleid te stellen en uitgevoerd beleid te controleren. Ontwikkelt in samenspraak met de raadsfracties strategische kaders (inclusief raadsbrede initiatiefvoorstellen) en toetst die aan de beleidskaders van het college en de ambtelijke organisatie en brengt deze in ter besluitvorming.

Kijkt namens de financiële commissie mee op het begrotingsproces en rekeningsproces (inclusief de rol en bijdrage van de accountant) en bewaakt daarin de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de raad. Monitort (in samenwerking met de rekenkamer) het door het college gevoerde bestuur. Assistent griffier Is in het verlengde van de griffier verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de raadsleden, raadsfracties en commissies in het bestuurlijke behandelproces met zijn inhoudelijke voorbereiding, bijeenkomsten en vergaderingen. Coördineert de vergaderingen van de commissies en andere bijeenkomsten van de raad (niet zijnde) de raadsvergaderingen. Samen met de griffier kijkt hij mee op inkomende ambtelijke stukken (raadsvoorstellen), initiatiefvoorstellen, vragen, amendementen en moties en adviseert raadsleden, raadsfracties en commissies hierover. Ondersteunt raadsleden en raadsfracties bij het opstellen van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen. Coördineert de (gevraagde) ambtelijke bijstand. Griffiemedewerker Is verantwoordelijk voor de uitvoering van de communicatieve en administratieve werkzaamheden van de griffie en de ondersteuning van de griffier, raadsadviseur en assistent griffier. Bereidt in administratieve en facilitaire zin alle vergaderingen en bijeenkomsten voor en wikkelt deze tevens af.

Verzorgt de correspondentie, de stukkenstroom, het raadsinformatiesysteem, de raadswebsite en de administraties van de raad. De exacte invulling van de griffieorganisatie wordt in het najaar opgepakt door de werkgeverscommissie. Dan is er meer zicht op het exacte takenpakket van de raad en zijn ondersteuningsbehoefte en daarmee de taken van de griffie en de taakverdeling naar functies en de benodigde formatie per functie. Duidelijk is wel 2 VNG Ledenbrief ‘Generiek functieprofiel voor de griffier’, Lbr. 22/042, 14 juli 2022 (https://vng.nl/brieven/generiek-

functieprofiel-voor-de-griffier) en Verenging voor Raadsleden brief ‘te gebruiken profielen voor de functies binnen de raadsgriffie ‘, 16 maart 2023 (https://www.griffiers.nl/actueel/nieuws/brief-aan-werkgeverscommissies) . 2

dat er 1,0 fte uitbreiding nodig is om direct in het dagelijkse werk en de groeiende ondersteuningsbehoefte te voorzien. Daarom wordt, ook gezien de huidige onderbezetting van de griffie, voorgesteld de griffie zo snel mogelijk uit te breiden met 1,0 fte raadsadviseur naar 3,69 fte. Doelstelling Het kwalitatief opwaarderen en formatief uitbreiden van de griffie naar een plusgriffie zodat deze de ondersteuning kan leveren aan een duaal (gematigde variant) functionerende gemeenteraad, zijn raadscommissies en de individuele raadsleden en commissieleden. Argumenten 1) 2) 3)

De uitbreiding is noodzakelijk om de gemeenteraad te faciliteren in zijn gewenste ontwikkeling naar duaal functioneren en in het verlengde daarvan de raad te laten functioneren op het duale niveau. De uitbreiding is noodzakelijk om de griffie(r) voldoende slagkracht te geven om de gemeenteraad goed te laten functioneren. De uitbreiding is noodzakelijk om de bestaande (te) hoge werkdruk op de griffie te verminderen.

Kanttekeningen De raad kan ook besluiten om de huidige capaciteit van de griffie in stand te laten. Dat maakt dan een heroverweging van de uitvoering van de huidige basistaken noodzakelijk. Daarin dienen dan keuzes gemaakt te worden. Verder is de uitbreiding op dit moment een uitbreiding op papier in verband met de huidige afwezigheid van de commissiegriffier. In die functie wordt op dit moment nog deels voorzien door tijdelijke inhuur. De werkgeverscommissie kijkt in overleg met de griffier naar verdere tijdelijke oplossingen. Financiën Een uitbreiding naar 3,69 fte heeft structurele financiële consequenties voor de post griffie salarissen en sociale lasten. Het betreft de toevoeging van de functie raadsadviseur. Deze functie is nieuw. Functieprofiel en waarderingen dienen nog vastgesteld te worden. De functie is op basis van het landelijke generieke beschrijving van het profiel raadsadviseur, de benchmark en lokale vergelijking indicatief ingeschaald op schaal 11. De bijbehorende maximale loonsom incl. werkgeverslasten is 104.000 euro. De structurele financiële consequenties worden verder opgenomen in de begrotingstraject 2024 e.v.. Voor het lopende jaar 2023 kunnen er nog financiële consequenties zijn indien het werven dit jaar nog lukt, zie ook het kopje uitvoering.

Communicatie Communicatie volgt in het verdere traject indien er bij een positief besluit een wervingstraject opgestart wordt. Burgerparticipatie Burgerparticipatie is niet aan de orde. De griffie is de eigen ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft de rol van werkgever richting griffie. Uitvoering Bij een positief besluit van uw raad is er een prioritering aan te brengen in de vervolgstappen. Eerst ligt de focus op het zo snel mogelijk werven van een raadsadviseur ( kwartaal 3/4 2023). Dit met het oog op de afwezigheid van de huidige commissiegriffier en tijdelijk inhuur van een parttime vervanger. Vervolgens pakt de werkgeverscommissie de verdere actualisatie van de organisatie griffie op waarbij actualisatie van verordeningen, functieprofielen en waardering aan de orde komen. Daarnaast loopt ook het traject van de raad door. Op basis van al deze stappen kan vervolgens bekeken worden wat er nog verder nodig is voor een passende ondersteuning van de raad. Gezondheid en Vitaliteit

3

Voor raads- en commissieleden is een te hoge werkdruk niet goed, ook voor de griffiemedewerkers niet. Aandacht voor werkdruk en gezondheid is belangrijk. Een passende capaciteit bij ondersteuningsbehoefte van de raad is vereist.

4