23Tl046 Nota van toelichting Raadsbesluit nieuwe reglementen van orde raads- en commissievergaderingen 2023.docx

Nota van toelichting Nummer.: 23Tl046

Kerkrade, 2 juni 2023

Behorend bij ontwerpbesluit nummer: 23Rb053

Onderwerp Technische wijzigingen Reglement van orde voor vergaderingen van de raad en voor vergaderingen van de raadscommissies Beslispunten I. In te trekken van het Reglement van orde voor vergaderingen van de raad 2021 en het Reglement van orde voor vergaderingen van de raadscommissies 2021. II. Vast te stellen van het Reglement van orde voor vergaderingen van de raad 2023 en het Reglement van orde voor vergaderingen van de raadscommissies 2023. III. De datum van intrekking van de onder I vermelde verordeningen is gelijk aan de datum van de inwerkingtreding van de onder II vermelde verordeningen; IV. het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad 2023 en het Reglement van orde voor vergaderingen van de raadscommissies 2023 treden in werking direct na vaststelling door de raad. Inleiding Bij de vaststelling van de huidige reglementen van orde voor de raads- en commissievergaderingen in 2021 is reeds aangegeven dat in 2022 een wijziging van de Gemeentewet voorzien is onder andere op het gebied van geheimhouding die gevolgen heeft voor de reglementen van orde. Dit heeft ook daadwerkelijk plaatsgevonden en per 1 april 2023 zijn de nieuwe geheimhoudingsbepalingen van kracht geworden. Ook is per 1 januari 2023 de Wet bevordering integriteit en decentraal bestuur inwerking getreden.

Dit heeft geleid tot technische wijzigingen in de modellen van de VNG, die mede de grondslag vormen voor de reglementen van orde zoals Kerkrade die kent. De reglementen van orde moeten in lijn worden gebracht met de gewijzigde en nieuwe wetgeving. Omwille van de transparantie zijn nieuwe reglementen van orde voor de raads- en commissievergaderingen opgesteld, die thans ter besluitvorming worden voorgelegd. Bij deze vernieuwing zijn ook een tweetal zaken meegenomen, waarover de raad van Kerkrade eerder afzonderlijk besloten heeft. Het betreft de doorvertaling van de aangenomen motie in de raad van 17 november 2022 met betrekking tot het vragenuur en de verwerking van het besluit van 25 mei 2022 met betrekking tot het aantal burgercommissieleden dat een fractie mag hebben. Tot slot is in het nieuwe reglement van orde voor de raadscommissies opgenomen dat leden bij hun benoeming de eed of gelofte afleggen. De voorliggende nieuwe reglementen van orde betreffen derhalve technische wijzigingen over zaken die volgen op grond van gewijzigde regelgeving of uit reeds door de raad genomen besluiten. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat ook de uitkomsten van het ambitietraject van de raad, waarvoor in maart en april bijeenkomsten zijn gehouden, gevolgen kunnen hebben voor de reglementen van orde.

Naar verwachting worden deze eventuele wijzigingen dit najaar door de raad verder besproken en daarna indien aan de orde aangeboden ter besluitvorming. Om nu te voorkomen dat er een situatie ontstaat dat de reglementen niet 1

conform wet- en regelgeving zijn, worden de voorliggende technische wijzigingen naar voren gehaald in de tijd. Doelstelling Een geactualiseerd reglement van orde voor de raad en voor de raadscommissies vaststellen. Argumenten Er zijn in de loop der jaren aanpassingen afgesproken die nog niet zijn opgenomen in de reglementen. Deze onderwerpen zijn nu opgenomen. Ook heeft de VNG aangepaste modellen uitgebracht op grond van de wijzingen van de Gemeentewet en de inwerkingtreding van de Wet bevordering integriteit decentraal bestuur. Samenvatting inhoudelijke wijzigingen reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad: • Artikel 8 lid 2: de verplichting voor kandidaat wethouders om een VOG te overleggen is geschrapt uit het reglement, aangezien dit inmiddels is opgenomen in de Gemeentewet. • Artikel 8 lid 4: In dit artikellid stond dat de risicoanalyse en de eindconclusie van een integriteitsonderzoek voor kandidaat wethouders niet openbaar zijn. Dat is nu geschrapt. Het is immers zo dat de burgemeester zicht krijgt op de volledige rapportage van de risicoanalyse. De burgemeester brengt verslag uit aan de raad. De raad kan de risicoanalyse en de conclusies als een geheim document ontvangen. Hiervoor dient de burgemeester formeel geheimhouding op te leggen.

• Voorts is er een aantal wijzigingen doorgevoerd als gevolg van de veranderde regelgeving met betrekking tot de geheimhouding. Deze regelgeving is met ingang van 1 april 2023 op een aantal punten gewijzigd: o De burgemeester is nu ook expliciet bevoegd om geheimhouding op informatie te leggen en deze informatie te verstrekken aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie. o Mondelinge informatie in besloten raadsvergaderingen is voortaan van rechtswege geheim. o De mogelijkheid vervalt om individuele raadsleden onder geheimhouding te informeren. o De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen, maar kan die wel opheffen. o Een raadslid of commissielid dat in strijd handelt met een geheimhoudingsplicht kan bij besluit van de raad ten hoogste 3 maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust. Dit heeft tot gevolg dat de huidige artikelen 12 lid 4, 42 lid 1 en 2 en 44 worden gewijzigd en het huidig artikel 43 komt te vervallen. Samenvatting inhoudelijke wijzigingen reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies: • Artikel 3, lid 1 : Via een afzonderlijk raadsbesluit is op 25 mei 2022 een besluit genomen over het aantal burgercommissieleden dat een fractie mag hebben. In dat besluit werden de getallen genoemd van het aantal zetels zoals behaald bij de verkiezingen in maart 2022.

Strekking is dat per zetel er 1 commissielid mag zijn, behalve voor eenmansfracties (2 burgercommissieleden) en voor fracties met 2 personen (3 burgercommissieleden). In het nieuwe reglement wordt in artikel 3 deze meer algemene formulering opgenomen: De leden van de raadscommissies worden door de raad benoemd. Fracties hebben recht op een zelfde aantal burgercommissieleden als raadsleden met dien verstande, dat een eenmansfractie twee burgercommissieleden mag voordragen en een fractie met 2 raadsleden drie burgercommissieleden. Voorts is artikel 3 aangevuld met de overige elementen van het besluit van 25 mei 2022. • Artikel 3, lid 2 sub a: door toe te voegen dat ook artikel 14 van de Gemeentewet van toepassing is (naast de artikelen 10, 11, 12 en 13 zoals reeds vermeld) op commissieleden die geen raadsleden zijn, dienen zij ook de eed of de gelofte af te leggen 2

•

•

De wijzigingen met betrekking tot de geheimhouding zoals aangegeven bij het reglement van orde voor de raadsvergaderingen, grijpen ook in op het reglement voor de raadscommissies. Concreet worden de huidige artikel 11 lid 4, artikel 29 lid 2 en artikel 31 gewijzigd en komt het huidig artikel 30 te vervallen. In de raad van 17 november 2022 is een motie aangenomen die strekt tot wijziging van artikel 17 met betrekking tot het vragenuur. Kern is dat vragen altijd beantwoord worden door een wethouder wiens portefeuille het betreft dan wel bij afwezigheid door een collega wethouder. Vragen dienen 48 uur voor aanvang van de vergadering schriftelijk te zijn ingediend. De concrete wijzigingen zijn: o Lid 2: 24 uur wordt 48 uur en er wordt opgenomen dat indienen schriftelijk moet o Lid 3 komt te vervallen o Lid 4 (oud, nieuw 3) komt te luiden: De vragen worden mondeling door de wethouder wiens portefeuille het betreft, dan wel bij afwezigheid door een collega wethouder, beantwoord. Daarbij is het niet de bedoeling om met een simpel ja of neen te beantwoorden, maar een korte toelichting te geven. o De overige leden worden ook vernummerd.

3

Kanttekeningen De raad heeft veel vrijheid om de relgementen vorm te geven. Het is echter van belang om een afgewogen keuze te maken met artikelen die op elkaar zijn afgestemd en passen bij de vergadercultuur en structuur. Voorzitters maar ook deelnemers moeten worden geholpen door een duidelijk reglement. Vergaderorde (discipline) staat of valt met de betrokkenheid van iedereen: • respectvol met elkaar omgaan en de regels respecteren • elkaar aanspreken • kennis over RvO bij voorzitters en andere deelnemers • onderdeel van inwerkprogramma nieuwe raad/cie • voorzitters trainen en blijven coachen Financiën De voorgestelde wijzigingen hebben geen directe financiële gevolgen. Communicatie Het betreffen verordeningen die bij goedkeuring van de raad openbaar gepubliceerd worden. Burgerparticipatie n.v.t. Uitvoering Per datum inwerkingtreding. Gezondheid en Vitaliteit n.v.t.

4