22Tl043 Financiële commissie.docx

Nota van toelichting Nummer.: 22Tl043

Kerkrade, 15 juli 2022

Behorend bij ontwerpbesluit nummer 22Rb066

Onderwerp Instellen Financiële commissie Beslispunten I. een raadscommissie ‘Financiële commissie’ in te stellen op grond van artikel 82 Gemeentewet en artikel 2 Reglement van Orde raadscommissies; II. de Verordening op de Financiële commissie gemeente Kerkrade 2022, welke als zodanig deel uitmaakt van dit besluit, vast te stellen; III. de volgende raads- en commissieleden te benoemen als lid van de Financiële commissie: ……. (nader in te vullen); IV. de volgende raads- en commissieleden te benoemen als plaatsvervangend lid van de Financiële commissie: ……. (nader in te vullen); V. de werkgroep Risicomanagement op te heffen en de opdracht zoals opgenomen in het raadsbesluit van 26 januari 2022, 22Rb035, te verstrekken aan de Financiële commissie. Inleiding/aanleiding De gemeente Kerkrade heeft nu één verordening voor zowel de Rekenkamercommissie als de Rekeningcommissie. De rekenkamercommissie en de Rekeningcommissie zijn twee aparte commissies met een andere samenstelling, andere doelen en andere werkzaamheden. Door de aanstaande wettelijke verandering ten aanzien van de rekenkamer(commissies) is nu een moment om de verordening te splitsen. Daarnaast is er door de rekeningcommissie tijdens de controle van de jaarrekening 2020, welke plaatsvond in juni 2021, geconstateerd, dat de samenstelling en de opzet van de rekeningcommissie voor verbetering vatbaar zijn.

Doel Door middel van het bijbehorende raadsbesluit wordt uw raad voorgesteld om een aparte Financiële commissie in te stellen en daar ook een verordening voor vast te stellen. De Financiële commissie kan zich in ieder geval richten op de controle op de jaarrekening, de taak van de huidige Rekeningcommissie. Richting de toekomst kan de commissie zich ook meer richten op advisering rondom de totale P&C-cyclus, in de verordening wordt hierin voorzien. Een groeimodel afhankelijk van de behoeften van de raad. Argumenten Een stukje geschiedenis Vóór de invoering van de Wet dualisering in 2002 vond de controle van de jaarrekening plaats door de Rekeningencommissie, een commissie uit de raad. Deze dateerde van 1994. Toen in het kader van de dualisering van het gemeentebestuur een rekenkamercommissie werd ingesteld waar zowel interne leden (raadsleden) als externe leden zitting in hadden, werd het werk van die rekeningencommissie ondergebracht bij de interne leden van die rekenkamercommissie. In een lid van een artikel in de eerste verordening op de Rekenkamercommissie werd de controle op de jaarrekening wel als 1

taak genoemd van de interne leden, maar die taak was uit de naam van de verordening niet af te leiden. Bij de wijziging van de verordening op de rekenkamercommissie in 2017 werd de naam van de verordening aangepast in Verordening op de Rekenkamercommissie en de Rekeningcommissie 2017. Financiële commissie Controleren en kaderstellen zijn kernrollen van de gemeenteraad. Het is dan ook van belang dat de gemeenteraad hier invulling aan geeft. Dat doet de raad en doen raadsleden op verschillende manieren en momenten. Een van die momenten is de jaarlijkse bijeenkomst van de Rekeningcommissie. Een waardevolle bijeenkomst waar direct met de accountant wordt gesproken over de jaarrekeningcontrole. In 2021 werd door de Rekeningcommissie in gesprek met de accountant geconstateerd dat een bredere samenstelling van de commissie waardevol zou zijn. De huidige samenstelling geeft de twee raadsleden die zowel lid zijn van de Rekenkamercommissie als Rekeningcommissie een dubbele taak terwijl het twee aparte commissies zijn. Dat heeft gevolgen voor de tijdsbesteding/werkdruk en interesse in een commissie hoeft niet te betekenen dat iemand interesse heeft in de andere commissie. Er wordt dan ook voorgesteld om de samenstelling te verbreden en er een zelfstandige commissie van te maken.

De taak van Rekeningcommissie is een van de belangrijkste uitwerkingen van de controlerende taak van de gemeenteraad. Een duidelijke juridische grondslag hoort daar dan ook bij. Nu is de grondslag opgenomen in een artikel in de verordening die grotendeels gericht is op de Rekenkamercommissie. Een eigen verordening is meer op zijn plek gezien de zelfstandige positie. Het is dan een raadscommissie en naast de eigen verordening wordt er verder zoveel als mogelijk aangesloten bij het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raadscommissies zodat duidelijk is hoe de advisering en vergaderorde verloopt. Het is nu ook een moment om te kijken naar de taak. Blijft de taak beperkt tot de jaarrekening of kan een commissie ook nog meerwaarde hebben voor de controlerende en kaderstellende taak van de raad. Hiervoor is gekeken naar commissies van andere gemeenteraden. Voorgesteld wordt om in ieder geval de taak van de Rekeningcommissie over te nemen maar ook ruimte te laten richting de toekomst om de raad te ondersteunen bij de uitoefening van de financieel controlerende en kaderstellende taak. In het verlengde daarvan wordt voorgesteld om de Rekeningcommissie te hernoemen naar Financiële commissie. Andere gemeenteraden Raden hebben vrijheid om het proces rondom de jaarrekening maar ook de planning en control cyclus naar eigen inzicht te regelen.

Veelal doet de gemeenteraad niet alles zelf, maar worden taken opgepakt door een afvaardiging daarvan. In den lande gebeurt dat onder diverse namen, zoals een auditcommissie, financiële commissie, commissie voor de rekening of commissie planning & control. De VNG heeft geen modelverordening voor een rekeningcommissie, auditcommissie of financiële commissie. Er is wel een handleiding Versterking opdrachtgeverschap van de raad bij de accountantscontrole (VNG, 2017) die is opgenomen als bijlage. In de handreiking wordt op pagina 45 geschetst: ‘Er is geen algemene definitie van de auditcommissie, zo is het geen term in de regelgeving. Het komt erop neer dat de auditcommissie een raadscommissie is die minimaal als taak heeft de accountantscontrole te regelen vanuit de raad. Dus een commissie die de benoeming van de accountant voorbereidt, de gesprekken met de accountant voert en de stukken van de accountant bespreekt. Vervolgens adviseert de commissie de raad over de diverse punten. Het is de raad die de uiteindelijke besluiten moet nemen. De auditcommissie kan daarnaast nog diverse andere taken hebben,’ zoals bijv.

advisering van de raad over de financieel technische aspecten van de begroting en tussentijdse rapportages, advisering van de raad over de planning en wijze van behandeling van de financiële beleidsstukken en over de opzet en verbetering daarvan en advisering over andere financiële aspecten en verordeningen. 2

Taken/taakverdeling De huidige taak van de Rekeningcommissie is: De rekeningcommissie, bestaande uit enkel de interne leden (raadsleden) van de rekenkamercom-missie, heeft voorts als taak het bespreken van de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en het uitbrengen van een advies aan de raad ten aanzien van het vaststellen van de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantscontrole en het accountantsverslag. Deze taak is beperkt terwijl er meer mogelijk is. Enerzijds blijkt dat uit taakomschrijvingen van commissies van andere gemeenteraden, anderzijds op basis van de huidige praktijk in Kerkrade. Voorgesteld wordt om in te zetten op een groeimodel. De huidige taak ten aanzien van de jaarrekening wordt opgenomen en er is ruimte om te groeien. De commissie kan de raad ondersteunen in het kader van zijn financieel kaderstellende en controlerende rol. Het is een commissie gericht op inhoud en beperkt door de taakomschrijving. De commissie draait niet om partijpolitiek, politieke discussies en besluiten nemen is aan de gemeenteraad. Kijkend naar de huidige praktijk wordt voorgesteld om de commissie meer taken te geven: • Taken rondom de jaarrekening: De taak met betrekking tot de jaarrekening blijft gelijk. Voorafgaand aan de jaarrekening dient er ook een controleprotocol vastgesteld te worden.

Dit jaar is het protocol al in de rekeningcommissie geagendeerd vanwege de samenhang met de jaarrekening. Voorgesteld wordt dan ook om het controleprotocol in de taakomschrijving mee te nemen. De gemeenteraad blijft steeds aan zet om besluiten te nemen, de commissie doet de voorbereiding en geeft advies gelijk aan de reguliere raadscommissies. Het accountantsverslag en de bespreking in de rekeningcommissie en gemeenteraad leveren mogelijk ook aanbevelingen op. Aanbevelingen kunnen divers van aard zijn en gericht zijn op de ambtelijke organisatie, college, griffie of gemeenteraad. De commissie kan een rol vervullen ten aanzien van de aanbevelingen. Indien van toepassing inhoudelijk maar voornamelijk in het volgen van de voortgang voor de raad. • Opdrachtgever accountant: De raad is verantwoordelijk voor het aanstellen van de accountant en vervolgens om in ieder geval rondom het vaststellen van de jaarstukken met de accountant te spreken. De accountant is in 2019 via een aanbesteding aangewezen. Tijdens de aanbesteding is een aparte beoordelingscommissie ingesteld vanuit de raad. Het opdrachtgeverschap van de raad ten aanzien van de accountant kan structureel bij de commissie neergelegd worden. Daarmee heeft raad op voorhand geborgd wie er bij een aanbesteding vanuit de raad betrokken is. En na de aanbesteding is de commissie de schakel tussen accountant en gemeenteraad.

Bijvoorbeeld voor een incidenteel onderwerp, controleprotocol, jaarrekening of het afstemmen over een informerende avond voor de raad over de gemeentelijke financiën. • Bespreken/adviseren: Gemeentefinanciën, regelgeving, behoeften van college en raad en de planning en control cyclus zelf blijven steeds in beweging. In de vorige bestuursperiode is er een werkgroep begroting aan de slag gegaan om samen met college en ambtelijke organisatie verbetervoorstellen te doen die nu ook zichtbaar zijn in de planning en control cyclus. Eind vorige bestuursperiode is er door de raad een werkgroep risicomanagement ingesteld. Deze groep moet nog starten en dient samen met college en ambtelijke organisatie aanbevelingen in overweging te nemen die door de Rekenkamercommissie zijn aangeboden via het rapport ‘Risicomanagement in de gemeente Kerkrade’ (raadsbesluit 26 januari 2022). 3

Daarnaast zijn er mogelijk nog meer onderwerpen ter bespreking of advisering, incidenteel of structureel en op initiatief van gemeenteraad of college, zoals bijvoorbeeld wijziging van wetgeving m.b.t. financiën, adviezen van de Provincie, circulaires of lokale onderwerpen. In plaats van steeds incidenteel te handelen in steeds wisselende samenstellingen kan ook dit geborgd worden door de Financiële commissie dit als taak mee te geven in artikel 4 lid 2 g van de verordening. Ter overweging wordt dan ook meegeven om de werkgroep risicomanagement op te heffen en de opdracht van de werkgroep mee te geven aan de Financiële commissie. Samenstelling De accountant geeft bij de controle een waardevolle toelichting op de jaarrekening en er kunnen vragen gesteld worden. Door de beperkte opzet van de rekeningcommissie worden de mogelijkheden voor de raad niet optimaal benut. De rekeningcommissie bestaat nu uit 2 raadsleden, zijnde de interne leden van de huidige rekenkamercommissie. Er is eerder al verbinding gezocht met de rest van de raad. Op voorstel van een werkgroep is een wijziging doorgevoerd. De hele raad krijgt gelijk met de rekeningcommissie de vergaderstukken maar ook een oproep om vragen of opmerkingen in te dienen die in de rekeningcommissie met de accountant besproken kunnen worden. De reactie krijgt men dan schriftelijk via het verslag.

De directe bespreking van het (financieel technische) onderwerp ingebracht door een fractie is er nog niet. De meeste gemeenten kiezen voor een brede samenstelling, bijv. 1 lid per fractie. Dat kan een raadslid zijn, maar ook een burgercommissielid. Voor dat laatste valt wat te zeggen, omdat dat voor fracties meer mogelijkheden biedt om iemand af te vaardigen, die affiniteit of deskundigheid heeft op financieel terrein. Een andere optie is om ten aanzien van de samenstelling van de commissie een marge vast te stellen; bijv. minimaal 4 leden en maximaal zoveel leden als er fracties zijn in de raad. Dat zou bijv. kleine fracties de ruimte laten om wel of niet iemand af te vaardigen. Omdat het een commissie ex art. 82 Gemeentewet betreft – een raadscommissie die besluitvorming van de raad voorbereidt – kan worden uitgegaan van de modelverordening voor raadscommissies maar ook de huidige raadscommissies in Kerkrade. De wettelijke basis bij een commissie ex artikel 82 Gemeentewet gaat uit van een evenwichtige vertegenwoordiging van in de raad vertegenwoordigde groeperingen. Omdat zowel planning en control als de controle van de jaarrekening onderwerpen zijn, die voor alle fracties van belang zijn, wordt in principe voorgesteld om per fractie 1 raadslid of burgercommissielid af te vaardigen als lid van de Financiële commissie en 1 plaatsvervangend lid per fractie.

Dat is niet per definitie een evenwichtige vertegenwoordiging van in de raad vertegenwoordigde groeperingen, maar wel een zodanig brede samenstelling, dat in elk geval elke fractie vertegenwoordigd is. Het adviesrecht van de huidige raadscommissies is ook gericht op advies per fractie, niet op fractieomvang. Voorgesteld wordt dan ook om per fractie maximaal 1 raadslid of burgercommissielid en 1 plaatsvervangend lid af te vaardigen als lid van de Financiële commissie. Het staat fracties vrij om daar al dan niet gebruik van te maken. De samenstelling wordt geregeld in artikel 3. Los van de al dan niet deskundige leden is het uiteraard mogelijk dat de commissie zich in voorkomende gevallen laat bijstaan door een externe deskundige, zoals de accountant. De Financiële commissie wordt verder ondersteund door de griffie. Daarnaast wordt zij ondersteund door de portefeuillehouder van financiën, afdeling Financiën en waar nodig door andere ambtelijke inzet. Kanttekeningen Het betreft een groeimodel. Met de taken rondom de jaarrekening is al de nodige ervaring opgedaan maar de andere voorgestelde taken niet. Het is dan ook de vraag in hoeverre en hoe deze taken worden opgepakt en of dit naar tevredenheid van de raad en andere betrokkenen is.

Een evaluatie van de Financiële commissie is dan ook voorzien voor medio 2024 nadat de commissie in ieder geval twee jaarrekeningen heeft besproken. 4

De ondersteuning vanuit griffie of ambtelijke organisatie zal naar verwachting niet veel afwijken van de ondersteuning die in het verleden is geboden aan de Rekeningcommissie en diverse werkgroepen. Financiën Het betreft een commissie zoals ook de raadscommissies. Burgercommissieleden hebben recht op een presentievergoeding. De directe financiële impact is naar verwachting minimaal gezien de hoogte van de presentievergoedingen en aantal vergaderingen. Communicatie De verordening wordt openbaar gepubliceerd. De commissie werkt volgens het principe openbaar tenzij er een reden is om niet openbaar te vergaderen. Agenda’s zijn te bekijken via iBabs en www.gemeenteraadkerkrade.nl. Uitvoering Na het instellen van de commissie en afhankelijk van de taken zal in overleg met het Presidium een eerste bijeenkomst gepland worden.

5