22Tl030 renovatie raadzaal Nota van Toelichting.docx

Nota van toelichting

Nummer.: 22Tl030

Kerkrade, 7 juli 2022

Behorend bij ontwerpbesluit nummer: 22Rb051

Onderwerp Renoveren raadzaal Beslispunten • •

De raadzaal te renoveren. In te stemmen met de voorgenomen investering in de renovatie van de raadzaal.

Inleiding De inrichting van de raadzaal is inmiddels meer dan 25 jaar oud. Daardoor is de vraag actueel of er vervangingsonderhoud wenselijk is. Daarnaast is er uit interviews met raadsleden en collegeleden in de vorige bestuursperiode gebleken dat de opstelling van het meubilair als niet prettig en zelfs beperkend wordt ervaren om goed met elkaar het gesprek en debat aan te gaan. De raadzaal wordt ook ingezet voor andere bijeenkomsten en ook daarvoor is een andere opstelling wenselijk. Met de stap naar het digitaal vergaderen in corona tijd is gebleken dat dit met de huidige audiovisuele apparatuur in de raadzaal niet mogelijk is maar wel wenselijk is. In een samenwerking tussen facility management en griffie is onderzocht wat de mogelijkheden zijn met als resultaat dit raadsvoorstel. Doelstelling Het doel van dit voorstel is tweeledig: 1) Een bestuurlijk akkoord / niet akkoord over de renovatie raadzaal. 2) Indien akkoord, het beschikbaar stellen van een investeringskrediet voor renovatie. Argumenten De raadzaal is een belangrijke ontmoetingsplek, vervangingsonderhoud, toegankelijkheid, gebruiksvriendelijkheid en uitstraling zijn dan ook van belang. De raadzaal wordt voor verschillende doeleinden gebruikt en daarmee ook door verschillende gebruikers. Zo worden er bijeenkomsten van de gemeenteraad en raadscommissies gehouden, zo’n 50 tot 60 bijeenkomsten per jaar.

Er kan getrouwd worden in de raadzaal, jaarlijks wordt de raadzaal hier 60 keer voor gebruikt. En daarnaast vinden er diverse overleggen plaats van de ambtelijke organisatie of overleggen waarbij externen aanwezig zijn. De huidige opstelling maakt dat de zaal niet optimaal benut kan worden. De opstellingen in de raadzaal wordt als niet prettig ervaren blijkt uit interviews met raadsleden en collegeleden tijdens de vorige bestuursperiode. Er zijn twee halve ringen met zitplekken achter elkaar waardoor men elkaar niet kan aankijken. Een meer duale opstelling is wenselijk. Belangrijke wens is dan ook dat raadsleden elkaar kunnen aankijken. Dit is overigens ook prettig tijdens andere vergaderingen. Voor andere bijeenkomsten zoals afdelingsoverleggen en bruiloften is het wenselijk dat de indeling meer toegepast kan worden passend bij de bijeenkomst. Flexibel gebruik van ruimte en meubilair is daarvoor belangrijk. De zaal zelf is toe aan vervangingsonderhoud. Onder andere de vloerbedekking, schilderwerk en verlichting zijn aan renovatie toe. Het meubilair begint na 25 jaar te verslijten. De tafels bevatten beschadigingen en er zijn te weinig stroompunten. De stoelen beginnen steeds vaker gebreken te vertonen welke niet bevorderlijk zijn voor het zitcomfort of visuele uitstraling van de stoel. 1

De huidige audiovisuele (AV) installatie is aangeschaft in 2013 en tussentijds in 2018 en 2019 aangepast. Aanpassingen waren noodzakelijk om de videobeelden live te kunnen streamen en omdat het systeem regelmatig te warm werd en daardoor uitviel. Beschikbaarheid en bedrijfszekerheid zijn cruciaal voor deze installatie vanwege de verslaglegging van raads- en commissievergaderingen. De AV-apparatuur is nu niet geschikt voor een digitale of hybride vorm van vergaderen. Naast de behoefte voor de ambtelijke organisatie om digitaal/hybride te kunnen vergaderen is er ook het voornemen van het kabinet om het digitaal/hybride vergaderen door de gemeenteraad in definitieve wetgeving op te nemen. Dit wetsvoorstel is op dit moment in voorbereiding. Los van het mogelijke wettelijk vereiste is het ook voor de ambtelijke organisatie, raad of commissie prettig als een externe via teams kan deelnemen aan een vergadering, denk aan een korte toelichting van de accountant die daarvoor niet naar Kerkrade hoeft te reizen. Er ontstaan ook andere kansen zoals het inspreekrecht voor burgers of bewonersbijeenkomsten digitaal/hybride te faciliteren. Varianten Medio 2021 zijn er verschillende schetsen opgesteld voor de indeling van zaal. Op basis van de schetsen is gekeken welke schetsen uitvoerbaar zijn maar ook tegemoetkomen aan de wensen en vereisten zoals bijvoorbeeld rolstoeltoegankelijkheid.

De schetsen zijn in de vorige periode ook voorgelegd aan diverse betrokkenen zowel ambtelijk als bestuurlijk om feedback op te halen. In overleg met de ontwerper is vervolgens gezocht naar de beste variant. Door de beperkte afmetingen van de raadzaal in combinatie met de wens om elkaar te kunnen aankijken is er een voorkeursvariant die dit mogelijk maakt. Andere schetsen zijn afgevallen omdat men elkaar niet of niet voldoende kan aankijken, omdat door de indeling de loopruimte te beperkt zou worden en/of omdat de bouwkosten veel hoger uitvallen omdat bijvoorbeeld de regietafel met alle bekabeling op een andere plek moet komen of de verhoging in de vloer ter hoogte van de publieke tribune inclusief de toegangsdeur aangepast moet worden. In de bijlage is de voorkeursvariant opgenomen. Daarnaast is ook geïnventariseerd welke werkzaamheden nodig zijn. Uitgangspunt is om de raadzaal deels flexibel te kunnen inzetten als vergaderlocatie, de bedrijfszekerheid van installaties te kunnen garanderen en uiteraard de uitstraling van de raadzaal te verbeteren. Hier zijn verschillende kwaliteitsniveaus aan te koppelen. Als kwaliteitsniveau wordt ‘goed’ nagestreefd om ook deze raadzaal weer 25 jaar te gebruiken. Niet de minimale variant maar ook niet de uitstekende variant. Dit zal zich uiten in de te maken keuzes voor materiaal, afwerking en techniek.

Ook voor de AV-installatie is onderzoek gedaan naar wat er wenselijk is en bijhorende prijsindicaties. Een uitgangspunt is om te hergebruiken wat hergebruikt kan worden voor zover dit ook qua kosten verantwoord is. Denk hierbij aan het hergebruiken van apparatuur of het opknappen van de stoelen. Hier zijn dan overigens ook kosten aan verbonden bijvoorbeeld het laten repareren van stoelen of het opnieuw installeren van apparatuur. Kanttekeningen • De praktijk laat zien dat de bouwbranche en ook de markt van AV-installaties onder druk staan. Er dient rekening gehouden te worden met langere wachttijden zowel voor de beschikbaarheid van bedrijven als materiaal. De levertijd van bijvoorbeeld onderdelen van de AV installatie kan op dit moment uitkomen op 9 maanden. Bij een akkoord zal de uitvoering waarschijnlijk pas in de zomer van 2023 kunnen starten. • Er is sprake van prijsstijgingen. Er is recent nogmaals gecalculeerd met actuele prijzen om zo de prijsstijgingen van de afgelopen maanden meet te nemen echter is het op sommige onderdelen onvoorspelbaar wat de prijzen doen. • Het huidige onderhoudscontract AV-installatie loopt nog 1,5 jaar door. Met een beoogde realisatie in de zomer 2023 kan het zijn dat contract in de laatste maanden van de looptijd niet meer benut wordt.

Financiën • De renovatie bestaat uit twee onderdelen; de raadzaal renoveren inclusief de inrichting daarvan en daarnaast de audio-video installatie. Voor beide onderdelen is onderzocht wat actuele prijzen zijn. Uitgaande van de voorkeursvariant en eerder beschreven uitgangspunten en wensen is naar verwachting een totaalbudget nodig van afgerond 460.000 euro. De onderliggende calculatie ligt ter inzage bij de griffie omdat de offerte- en aanbestedingstrajecten pas starten na een akkoord van college en raad. • De kapitaallasten van deze investering zullen worden meegenomen in de begroting 2023. Indicatief bedragen de kapitaallasten van deze investering circa € 42.000 per jaar. • In de P&C cyclus zal de investering in het investeringsprogramma in beeld worden gebracht. 2

Communicatie Indien de renovatie verder opgepakt wordt dienen er verschillende stappen doorlopen te worden: Aankondiging renovatie raadzaal Er is al gesproken met (een vertegenwoordiging van) de hoofdgebruikers, die de zaal regelmatig gebruiken. Er wordt na een bestuurlijk akkoord ook een interne aankondiging gedaan zodat iedereen op de hoogte is van de plannen. Uitwerking schets Zodra de uitwerking in een plan en planning gereed is kan dit ook gecommuniceerd worden zodat er ook tijdig door gebruikers naar alternatieve locaties gezocht kan worden en bijvoorbeeld de raadzaal tijdelijk niet geboekt kan worden als trouwlocatie. Uitvoering De uitvoering is pas voorzien in de zomer van 2023. Indien de daadwerkelijke planning duidelijk is kan er ook door de afdeling communicatie bijvoorbeeld een nieuwsbericht over gemaakt worden. Uitvoering Indien er akkoord wordt gegeven op het vervolgen van de renovatie worden de schetsen verder uitgewerkt in concrete plannen. De samenwerking tussen facility management en de griffie wordt voortgezet om de plannen verder uit te werken. Het college stelt voor om een klankbordgroep in te stellen bestaande uit twee raadsleden (1 oppositie 1 coalitie), portefeuillehouder en een vertegenwoordiging vanuit de ambtelijke organisatie.

Aanbesteding Er zal in overleg met bedrijfsvoering gekeken worden naar welke offerte- en aanbestedingstrajecten van toepassing zijn. Planning Er wordt gekoerst op realisatie in de zomer van 2023 afhankelijk van aanbestedingstrajecten en beschikbaarheid van bedrijven en materialen. Vergaderingen/bijeenkomsten Tijdens de renovatie is de raadzaal langere tijd niet beschikbaar. In die periode kan de raadzaal geen dienst doen als trouwlocatie. De raad en commissies dienen uit te wijken naar de Burgerzaal of een andere locatie of, indien het wettelijk mogelijk is op dat moment, kunnen de vergaderingen digitaal worden gehouden.

3