22Tl025 Nota van toelichting Normenkader Controleprotocol 2021.pdf

Nota van toelichting Nummer.: 22Tl025

Kerkrade, 15 juni 2022

Behorend bij ontwerpbesluit nummer: 22Rb045 Onderwerp Normenkader / Controleprotocol ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2021 Beslispunten 1) In te stemmen met het ‘Normenkader 2021’ conform de bijgevoegde overzichten ‘(1) Externe wet- en regelgeving en (2) Interne regelgeving’, ter vervanging van bijlage 1 resp. bijlage 2 van het ‘Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2020 van de gemeente Kerkrade’ (raad april 2021) 2) Voor het overige het controleprotocol 2020 te verlengen naar 2021. Inleiding In de raad van december 2021 zijn o.a. de nieuwe verordeningen ex. artikel 212 resp. artikel 213 Gemw vastgesteld (Financiële verordening resp. Controleverordening). Dit in nauwe afstemming met de accountant. Voor wat betreft het jaarlijkse controleprotocol resp. normenkader is in de Nota van Toelichting het volgende verwoord: “Tegelijk is het huidige proces opnieuw beoordeeld en kan er nu al al een efficiency-slag worden gemaakt. Rechtmatigheid is immers niet nieuw, er is vanaf 2022 wel sprake van een verschuiving van rapporteren door accountant naar verantwoorden door college. Op dit moment wordt ten behoeve van de accountant jaarlijks een zogenaamd ‘Controleprotocol’ opgesteld en vastgesteld door de raad. Daarin is o.a.

vastgelegd welke toleranties gehanteerd worden, komen specifieke controle-aspecten aan de orde en wordt in een uitvoerig en gedetailleerd overzicht alle relevante wet- en regelgeving opgenomen. Met de nu voorliggende nieuwe verordening is dit niet meer op deze wijze nodig. De raad moet dan alleen nog jaarlijks een overzicht op hoofdlijnen vaststellen van de relevante wet- en regelgeving, het zogenaamde ‘Normenkader’. Het gedetailleerde overzicht met alle relevante artikelen en bepalingen die voor de controle van belang zijn ‘verhuisd’ naar de uitvoering van de interne controle door de ambtelijke organisatie en dient als basis voor de werkzaamheden waarmee het college kan komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. In de nu voorliggende 212-verordening is deze efficiency-slag verwerkt. Dit is relevant voor de rekening 2021. Die komt immers pas definitief tot stand na de verkiezingen van maart 2022. De nieuwe raad wordt dan niet meer belast met de ‘oude’ werkwijze.” Inmiddels ligt de rekening 2021 voor ten behoeve van vaststelling door de nieuwe raad (gepland 22 juni). Tegelijkertijd is sprake van een overgangsfase, omdat de systematiek van rechtmatigheidsverantwoording pas ingaat vanaf boekjaar 2022 (onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring).

In afstemming met de accountant is de meest praktische aanpak nu om het controleprotocol 2020 te verlengen naar 2021, maar dan met een actueel overzicht van externe en interne regelgeving (was bijlage 1 en 2 van het controleprotocol 2020) bij wijze van normenkader. Conform de hierboven aangehaalde tekst kan daarbij een efficiency-slag worden gemaakt door dit overzicht te beperken tot een overzicht op hoofdlijnen. Aangezien het door de raad in april 2021 vastgestelde Controleprotocol 2020 niet veranderd, maar verlengd wordt (met uitzondering van bijlage 1 en 2 welke nu worden geactualiseerd) is ervoor gekozen om het stuk niet integraal bij te voegen. Het is desgewenst via onderstaande link te benaderen. https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Kerkrade/b6fb9ddc-e3d7-4914-96e4-97b51913155b 1

Het betreft agendapunt 5.3. Daarnaast is vorig jaar gesproken over een nieuwe opzet van de rekeningcommissie. Zij heeft volgens de verordening als taak: “De rekeningcommissie, bestaande uit enkel de interne leden (raadsleden) van de rekenkamercommissie, heeft voorts als taak het bespreken van de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en het uitbrengen van een advies aan de raad ten aanzien van het vaststellen van de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantscontrole en het accountantsverslag.” Doelstelling Nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Argumenten • Met het voorstel wordt aan de doelstelling voldaan. • De belangrijkste uitgangspunten voor de controle door de accountant liggen al vast in de door de raad vastgestelde Controleverordening ex. art. 213 Gemw en in de opdrachtverlening van de raad aan de accountant (juni 2019). Het Controleprotocol c.q. Normenkader is vooral technisch van aard en meer op de uitvoering gericht. • Voor wat betreft de behandeling/advisering in commissieverband ligt het voor de hand om het natuurlijke moment van de bestuurswisseling te benutten.

Namelijk door de rekeningcommissie in te zetten om de raad te adviseren over het (vrij technische) document controleprotocol/normenkader. Er ligt immers een directe relatie met de controle van de rekening en de rapportage over bevindingen door de accountant in de rekeningcommissie. • De accountant geeft aan dat de werkwijze van behandeling van een dergelijk document in een rekening- of auditcommissie (in plaats van reguliere commissie) in het land heel gebruikelijk is. Ook voor het overige heeft afstemming met de accountant plaatsgevonden. • Met de griffier is de voorgestelde werkwijze besproken. De griffier adviseert positief. • Uiteindelijk neemt de raad een besluit, op advies van de rekeningcommissie. De rechtmatigheid is daarmee geborgd. Kanttekeningen N.v.t. Financiën N.v.t. Communicatie N.v.t. Uitvoering Voor de accountant is het Normenkader/Controleprotocol van belang voor de uitvoering van de jaarrekeningcontrole 2021 en zijn definitieve oordeel over jaarrekening. Gezondheid en Vitaliteit N.v.t.

2