22Rb002 ontwerpbesluit Risicomanagement ontwerpbesluit.pdf

Daarnaast impliceert de nadruk op onderling vertrouwen een mate van persoonsafhankelijkheid. Om de raad goed in staat te stellen invulling te geven aan zijn controlerende rol, is het van belang de risicoafweging zoveel mogelijk transparant te maken. Informatievoorziening richting de raad binnen de casus heeft met name het karakter van het actief meenemen van de raad in ontwikkelingen. Doordat risico's vaak niet expliciet worden benoemd en vastgelegd, wordt het voor de raad en betrokkenen uitdagend om risico's als zodanig te identificeren. In deze casus constateren wij daarnaast dat er veel waarde wordt gehecht aan de maatschappelijke overwegingen en de baten die het gemeenschapshuizenbeleid realiseert door bij te dragen aan de sociale structuur van de wijk en het welzijn van inwoners. In de informatievoorziening richting de raad ligt hierop ook de nadruk. Hoewel maatschappelijke én financiële langere termijn baten (door preventieve investering) vaak niet inzichtelijk worden gemaakt in de paragraaf kanttekeningen, wegen deze schijnbaar wel zwaar mee in de risicoafweging.

Zo worden exploitatietekorten en niet-rendabele beheermodellen geaccepteerd vanwege het belang dat wordt gehecht aan de maatschappelijke baten op de lange termijn.58 In de paragraaf kanttekeningen worden maatschappelijke overwegingen echter zelden expliciet geduid, noch wordt hier de link gemaakt met maatschappelijke risico's. Ondanks het gebrek aan een totaaloverzicht op het gebied van risico's, is de algemene overtuiging van betrokkenen dat er een goed beeld is van de risico's dankzij de vele overlegmomenten die plaatsvinden met de diverse stakeholders, op ambtelijk en bestuurlijk niveau, alsook de capaciteit van de betrokken medewerkers. Door de hoge mate van betrokkenheid en de nadruk op het monitoren van ontwikkelingen, kan er ook kort cyclisch gestuurd worden gedurende de uitvoering. Dit is ook terug te zien in het lerend vermogen binnen het gemeenschapshuizenbeleid. De kanttekening die hierbij geplaatst moet worden is dat deze risicomanagementaanpak kwetsbaar is vanwege een gebrek aan vastlegging en de afhankelijkheid van individuele medewerkers om kennis over risico's en lessen over te dragen.

56 Bijvoorbeeld: Addendum Intenties en Afspraken MFA Kerkrade West, 29 juli 2016. 57 Interviewverslag, casus gemeenschapshuizenbeleid. i8 Bijvoorbeeld: Addendum Intenties en Afspraken MFA Kerkrade West, 26 juli 2016 waarin de gemeente toezegt eventuele verliezen de komende vijfjaar te dragen.

21

2.3. Casus 2 - Vie - Leven in Beweging 2.3.7. Het programma en risicomanagement Op 14 november 2017 besluit het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kerkrade de Center Court-gedachte verder vorm te geven. Het programma Center Court (inmiddels bekend als Vie/Leven in Beweging) is vervolgens in oktober 2019 vastgesteld door de gemeente. Met Vie levert de gemeente haar bijdrage aan het regionaal beleid Zuid springt eruit 2020-2023 met als doel een trendbreuk te realiseren op gebied van gezondheid en vitaliteit in Zuid-Limburg. Er is namelijk de afgelopen járen een inactieve levensstijl geconstateerd onder inwoners.

De gestelde ambitie van Vie is dan ook om "vanuit een innovatieve aanpak in de wijken en met een centraal gelegen locatie in de stad als 'motor' een nieuwe impuls te geven aan de regionale gezondheid en vitaliteit in gemeente Kerkrade.'39 Om deze ambitie te verwezenlijken, vraagt het programma om een meerjarige toezegging (tien jaar) en een miljoeneninvestering. Het programma bestaat uit twee delen: het fysieke (vastgoed) en niet-fysieke (programmatische) deel. Het fysieke deel van het programma betreft de herontwikkeling van het Atrium-terrein. Hiervoor is een investering van C 42,5 mln nodig. Het Atrium-terrein zal straks een plek in het centrum zijn waar zorg, gezondheid, onderwijs, beweging en vitaliteit samenkomen.59 60 Naar verwachting wordt het gebouw begin 2022 opgeleverd. De provincie erkent het belang van Vie en levert daarom een financiële bijdrage van í 8 mln aan het vastgoedproject, mits de gemeente jaarlijks (voor minimaal tien jaar) í 1,2 mln investeert in de ontwikkeling en de uitrol van gezondheids- en vitaliteitsprogramma's. Hier komt de programmatische (zachte) kant van Vie bij kijken. Met de zachte kant wordt via diverse programma's aandacht besteed aan een gemeentelijke en regionale ambitie om vitaliteit en gezondheid te verbeteren. Dit in integrale samenwerking met maatschappelijke en zorgpartners.

Zeggenschap risicomanagement Risicomanagement wordt over het algemeen gezien als een gezamenlijke verantwoordelijkheid die (impliciet) is ingebed is de processen. Meer specifiek worden de projectleider van het fysieke deel, de programmadirecteur en de financiële afdeling genoemd als (eind)verantwoordelijken voor risicomanagement.61 Hierin volgt risicomanagement de zeggenschap op van het programma. Risicobereidheid De overtuiging leeft bij programmaleden dat risico's genomen moeten worden om de trendbreuk te kunnen realiseren. Aangegeven wordt dat veel activiteiten van het programma worden welbewust uitgevoerd op basis van trial and error. monitoren en evalueren of (risicovolle) keuzes goed uitpakken.62 Dat wil zeggen: bijdragen aan de ambitie van het programma, binnen de door de raad gestelde kaders, is hierbij essentieel. Zodra niet aan deze randvoorwaarden wordt voldaan, wordt een keuze teruggedraaid. Zo is er bijvoorbeeld een fonds opgericht voor ondernemers die gouden ideeën hebben op het gebied van vitaliteit. Door geld beschikbaar te stellen zorgt dit fonds ervoor dat ondernemers de kans krijgen hun ideeën te lanceren. Dit wordt door betrokkenen ook gezien als een vorm van risicomanagement. Er

59 Vie - Leven in Beweging (vie-kerkrade.nl), 28 september 2021. 60 Vie - Leven in Beweging (vie-kerkrade.nl), 28 september 2021, ž’ Interviewverslag, casus Vie - Leven in Beweging. 62 Interviewverslag, casus Vie - Leven in Beweging.

22

wordt namelijk een risicovolle afweging gemaakt: de kans bestaat dat een idee veel oplevert in materiële en immateriële zin, maar ook zeker een kans dat er geld is verstrekt aan idee wat uiteindelijk niks oplevert. Gestelde kaders Risicomanagement dient er volgens programmaleden aan bij te dragen dat het programma binnen de door de raad gestelde kaders blijft.63 Hierbij lijkt het met name van belang dat de financiële kaders niet overschreden worden. Het beschikbare budget voor het programma is namelijk een middel om de beleidsdoelstelling te kunnen realiseren. Om daadwerkelijk een trendbreuk in vitaliteit en gezondheid te realiseren, wordt er veel van het programma verwacht. Er ligt dan ook een grote druk op Vie om resultaten te laten zien. Echter, het zal járen duren voordat duidelijk wordt in hoeverre de ambitie van Vie daadwerkelijk gerealiseerd wordt. Het programma vindt verwachtingenmanagement richting de raad dan ook een belangrijk aandachtspunt. Inventariseren, beheersen en monitoren van risico's Over het programma heen (dus voor zowel het fysieke als het programmatische deel) loopt een rode draad voor het inventariseren en beheersen van risico's. De inventarisatie van risico’s vindt met name plaats tijdens diverse overleggen. Tijdens het bespreken van de risico's wordt gelijk afgestemd of er acties nodig zijn.

Indien dit het geval is, dan worden die acties gelijk uit gezet. Het expliciet vastleggen van risico's en beheersmaatregelen in een overzicht vindt (bijna) niet plaats. Hierna wordt het risicomanagementproces voor het fysieke respectievelijk het programmatische deel toegelicht. Het fysieke deel Bij de start van het vastgoedproject is o.a. de planeconoom betrokken bij het opstellen van de grond- en/of gebiedsexploitaties.64 Hierbij worden de financiële risico's in kaart gebracht. De exploitaties inclusief risico's worden vervolgens onderdeel van de raadsbesluiten. Via het contract met opdrachtnemers en andere samenwerkingspartners wordt getracht de in kaart gebrachte risico's over te dragen en af te vangen. Verder lijken de financiële risico's niet expliciet te worden vastgelegd. Er is dan ook geen totaaloverzicht van de risico's.

De manier waarop het bouwteam tijdens de uitvoeringsfase invulling geeft aan risicomanagement is lastiger te vatten. Duidelijk is dat er veel aandacht uitgaat naar het monitoren van de algehele voortgang van het project in relatie tot de gestelde kaders door de raad. Knelpunten of dreigende (financiële) overschrijdingen worden volgens betrokkenen makkelijk gesignaleerd door de vele overleggen die plaatsvinden met stakeholders op verschillende niveaus, onder andere met de omgeving, betrokken ambtenaderen en bestuurders. Tijdens het overleg worden er gelijk acties gekoppeld aan de risico's die aangesneden worden. Er is geen systeem waarin de gesignaleerde risico's en de gekoppelde beheersmaatregelen worden vastgelegd. Op hoofdlijnen worden er gespreksverslagen gemaakt die vervolgens worden vastgelegd in het projectmanagementoffice. Positief signaal is dat de bouw van Vie tot nu toe voorspoedig is verlopen en maar minimaal achterloopt op de planning. Deze vertraging wordt geweten aan de impact van COVID-19 op de markt. Door in de zomer door te werken wordt op een creatieve manier geprobeerd deze achterstand weer in te halen. Het programmatische deel De geïnterviewden zien Vie vooral als een proces en minder als een project.

Dit, in combinatie met het gebrek aan duidelijke gemeentebrede handvatten, maakt het ingewikkelder (dan bij het vastgoedproject) om op structurele en logische wijze invulling te geven aan risicomanagement.

63 Interviewverslag, casus Vie - Leven in Beweging. 64 Interviewverslag, casus Vie - Leven in Beweging.

23

Benadrukt wordt dat medewerkers zich terdege bewust zijn van de risico's, maar dat ze vaak onbewust bezig zijn met risicomanagement. De taakvolwassenheid van medewerkers wordt geprezen en ervaren als belangrijk voor een wenselijke omgang met risico's. In diverse overleggremia wordt risico-informatie over het programma opgehaald. Er zijn o.a. een kern- en een stuurgroep die door het programma zijn aangesteld. Hierin passeren allerlei relevante onderwerpen de revue, zoals vastgoedontwikkeling, tijdige oplevering, de kwaliteit van de bouw en de participatie van de omgeving. Op deze manier houdt het programma zicht op relevante ontwikkelingen die de ambitie of de gestelde kaders kunnen bedreigen. Risico's worden vaak niet als zodanig benoemd, maar zijn eerder af te leiden uit de context die geschetst wordt. Een andere belangrijke informatiebron is het kennis- en expertisecentrum. Dit centrum is bedoeld om de impact van de verschillende programma's van Vie te monitoren. Indien duidelijk wordt dat de programma's onvoldoende maatschappelijke baten opleveren of dat de kaders overschreden worden, dan worden ze onmiddellijk gestopt. Door kort cyclisch te sturen ligt de nadruk op monitoren en evalueren en minder op anticiperen.

Lerend vermogen In de initiële fase van Vie zijn bewust medewerkers, die al ervaring hadden met het Centrumplan, tevens een omvangrijk en complex project, gevraagd om mee te denken over de programmastructuur (de governance). Door deze medewerkers te betrekken konden de geleerde lessen van het Centrumplan worden meegenomen en toegepast in Vie. De overdracht van deze lessen is persoonsafhankelijk doordat ze niet expliciet zijn vastgelegd en dus niet voor eenieder beschikbaar zijn. Ook de big data-analyses die worden gedraaid door het kennis- en expertisecentrum borgen het lerend vermogen van het programma. Deze analyses bieden namelijk de mogelijkheid om kort cyclisch te sturen en de doeltreffendheid van het programma continu te verbeteren. Informatievoorziening richting de raad De raad wordt op veel verschillende manieren betrokken bij het programma, informeel en formeel. Tijdens de interviews met programmaleden en wethouders wordt benoemd dat de informatievoorziening richting de raad wordt gezien als constant. Het programma volgt de (sinds 2020 aangepaste) P&C-cyclus en benoemt risico's in de risicoparagraaf van de begroting, de voorjaarsnota, de jaarrekening en de najaarsnota. In deze paragraaf wordt de risicovolle context van het programma geschetst aan de hand van een aantal afwegingen. De risico's blijven op redelijk hoog abstractieniveau.

Zo is het bijvoorbeeld niet duidelijk hoe de risico's gedurende het jaar veranderen (omvang van impact en waarschijnlijkheid van optreden) en welke beheersmaatregelen genomen worden. Vanaf 2016 tot en met 2019 worden bijvoorbeeld de onderwerpen markt, juridisch en planschade genoemd als risico's in de begroting en gedurende vier jaar verandert er in de rapportage niks (opmerkelijks) aan de risico's. Benadrukt wordt dat het lastig is voor het programma om risico's te vertalen naar exacte financiële bedragen. De P&Cdocumenten zijn de enige formele documenten waarin risico’s expliciet benoemd worden. In de collegenota's wordt bijvoorbeeld alleen gesproken over kanttekeningen. Dit betekent niet dat de raad niet betrokken wordt bij risicovolle afwegingen. De raadsstukken zijn namelijk het sluitstuk waar een heel overlegproces aan vooraf is gegaan. Tijdens werkgroepen, projectgroepen, stuurgroepen en de raadscommissie Vie worden belangrijke overwegingen voor de voortgang van Vie besproken. Tevens worden raadsleden uitgenodigd op het bouwterrein om zo bestuurlijke betrokkenheid te bevorderen.

24

Uit de gesprekken en de ontvangen stukken is af te leiden dat er veel bestuurlijke betrokkenheid is en dat dit ook actief wordt gestimuleerd door Vie. De informatiebehoefte vanuit de raad verschilt per partij. Waar de ene partij graag nog meer informatie over het programma ontvangt, wilt de andere partij juist dat minder informatie wordt gedeeld. Over de informatiebehoefte van de raad vinden momenteel gesprekken plaats met het projectmanagementoffice.

2.3.2. Analyse Er lijkt een verschil te zijn in de manier waarop risicomanagement plaatsvindt bij het fysieke deel respectievelijk het programmatische deel. Het fysieke deel lijkt iets explicieter aan risicomanagement te doen, zeker in de initiële fase, door het inventariseren van (met name) financiële risico's. Dit is niet afwijkend omdat een vastgoedproject vaak een duidelijkere werkstructuur heeft en een heldere scope en duidelijke fasen kent waaraan je het risicomanagement kunt ophangen. Bij het programmatische deel is juist veel tijd besteed aan de inrichting van het programma. Dit is ook complexer en meer structureel van aard dan vastgoedrealisatie. Tijdens de uitvoering van de bouwwerkzaamheden en de programma's ligt de nadruk op het monitoren van de door de raad gestelde kaders. Dit is een continu proces. Tijdens het onderzoek zijn verder geen vaste momenten geconstateerd (bijvoorbeeld tijdens faseovergangen) voor het evalueren van beheersmaatregelen en vervolgens het actualiseren van risicoanalyses. Hierdoor kunnen er lastig conclusies worden getrokken ten aanzien van de daadwerkelijke effectiviteit van het risicomanagementproces. Doordat risico's vaak niet worden benoemd en vastgelegd als risico's, hebben stakeholders de uitdagende taak om risico's af te leiden uit de geschetste context voor keuzemogelijkheden. Er wordt geen eenduidige risicomanagementtaal gesproken.

Zo komen knelpunten, kanttekeningen en aandachtspunten voorbij als risico's. Door het gebrek aan vastlegging, transparante monitoring van risico's en een eenduidige taal, kan het uitdagend zijn om een actueel, transparant en overzichtelijk beeld te behouden van de risico's. Hierdoor is het lastig om te herleiden hoe risico's zich hebben ontwikkeld en te duidden of de gekozen beheersing strategie effectief is. Desondanks is er de overtuiging binnen het programma dat er een actueel beeld bestaat van de risico's voor het programma. Dít dankzij de vele contact- en overlegmomenten met de diverse stakeholders uit de omgeving en op ambtelijk en bestuurlijk niveau. Door de hoge mate van participatie (betrokkenheid) en de nadruk op het monitoren van de kaders en de gestelde ambitie, kan er kort cyclisch gestuurd worden. Het programma lijkt dan ook te beschikken over een groot lerend vermogen. Dit vermogen is wel kwetsbaar aangezien het deels persoonsafhankelijk is. Geleerde lessen worden niet vastgelegd maar overgedragen via medewerkers. Het behalen van (voldoende) maatschappelijke baten en het binnen de gestelde kaders blijven, lijken leidend voor het programma. De raad wordt door het programma actief geïnformeerd en gevraagd om zijn mening, als bestuurders en als inwoners. Er zijn nog wel aandachtspunten voor de informatievoorziening richting de raad.

Allereerst moeten risico's duidelijker worden gecommuniceerd: welke onzekere gebeurtenis voorziet het programma, welke gevolgen kan het hebben voor het programma, wat wordt er aan dit risico gedaan? Verder moeten de maatschappelijke baten duidelijker worden afgezet tegen (maatschappelijke) risico's zodat gewogen besluitvorming kan plaatsvinden.

25

2.4. Toetsing op de normen In deze paragraaf worden de bevindingen uit de vorige paragraaf getoetst aan de vijf normen die voor de implementatie en uitvoering van risicomanagement zijn vastgesteld. Per norm wordt toegelicht of aan de vastgestelde norm geheel, gedeeltelijk of niet is voldaan. Norm 1. Er zijn voldoende middelen om het gewenste risicomanagementbeleid uit te voeren. Aan de norm is gedeeltelijk voldaan. De kwaliteit van de medewerkers en de expertise op het vlak van risicomanagement worden als positief ervaren. Er is geen overkoepelend systeem voor de vastlegging en monitoring van risico's, dit volgt uit de keuze voor de decentrale belegging van risicomanagement. Een dergelijk systeem ontbreekt ook bij de geselecteerde cases. Dit maakt het risicomanagement kwetsbaar en moeilijker navolgbaar. Vervanging/overdracht is lastiger en het managen van en uitvoeren van checks and balances op het totaal aan risico's wordt daardoor bemoeilijkt. Onder dat laatste valt bijvoorbeeld dat het, voor iemand die niet direct bij het project is betrokken, beperkt tot niet mogelijk is om na te gaan of het risicomanagement op orde is. Norm 2. De uitvoering van risicomanagement vindt organisatiebreed plaats conform de opzet vanuit beleidskaders. Aan de norm is gedeeltelijk voldaan.

Door het ontbreken van een integraal beleidskader risicomanagement kan er niet conform opzet worden gehandeld. Er is geen vaste opzet; er is veel ruimte voor maatwerk, voortvloeiend uit het uitgangspunt dat risicomanagement decentraal is belegd. In de cases is te zien dat er daadwerkelijk aan risicomanagement wordt gedaan, expliciet dan wel impliciet. Voor reguliere projecten bestaan wel een regulier projectdossier en een projectplan. Norm 3. Risicomanagement is een cyclisch proces. Aan de norm is gedeeltelijk voldaan. In het primaire proces is het cyclische proces beperkt geborgd. In werkprocessen is niet vastgelegd dat risico's op structurele wijze, dus periodiek, moeten worden geïnventariseerd, geprioriteerd, beheerst en geactualiseerd. De aanpak van het risicomanagement is wat dat betreft persoonsafhankelijk en beperkt geborgd. Wel worden risico's twee keer per jaar beoordeeld ten behoeve van P&C documenten. Doordat cyclische werkprocessen echter beperkt zijn geborgd, is onvoldoende vast te stellen dat risico's voldoende worden gemonitord en de effectiviteit van beheersmaatregelen wordt geëvalueerd. Op incidentele basis vinden er wel onderzoeken plaats, voornamelijk bij de start van programma's en gericht op de financiële stevigheid van een voorstel. Norm 4. De beleidskaders omtrent risico's worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.

Aan de norm wordt niet voldaan. Een integraal beleidskader ontbreekt. De notitie met betrekking tot het weerstandsvermogen is nog niet expliciet geëvalueerd. De gemeente heeft ook niet de intentie gehad om de notitie te evalueren. De notitie wordt namelijk puur gezien, door de organisatie, als een aanzet tot verankering van de risico- en weerstandsparagraaf in de jaarlijkse begroting en rekening. Medewerkers zijn zich niet bewust van hetgeen er gemeentebreed vastgesteld is over de risicobereidheid (middenpositie), maar lijken hierin onbewust bekwaam. Doordat er geen duidelijke richtlijnen zijn voor de risicobereidheid, is er ook geen mogelijkheid tot evaluatie. Norm 5. Lessen vanuit zowel individuele projecten als het risicomanagementbeleid als geheel worden getrokken, vastgelegd, duidelijk gecommuniceerd en doorgevoerd in de uitvoering van het risicomanagementbeleid. Aan de norm wordt gedeeltelijk voldaan. Veel activiteiten lijken plaats te vinden op basis van trial and error binnen de gemeente; dit impliceert al een lerend vermogen. Bij het gemeenschapshuizenbeleid is er tevens op verschillende

26

momenten onderzoek verricht (o.a. voorafgaand aan het besluit voor een nieuw model (coöperatie)) en wordt bij het besluit voor een nieuw model besloten om het verloop naderhand te evalueren. De lessen die in deze casus getrokken worden komen via raadsinformatiebrieven en nota's van toelichting bij de raad terecht. Bij Vie worden geleerde lessen uit andere projecten toegepast doordat ervaren medewerkers bewust worden betrokken bij het programma. Verder is er veel aandacht voor monitoren en evalueren. De persoonsafhankelijkheid, de nadruk op mondelinge overdracht - en minder op vastlegging - en het ontbreken van leren van het risicomanagementbeleid als geheel, maakt het lerend vermogen suboptimaal en kwetsbaar.

27

3. Rol van de raad bij risicomanagement(beleid) In dit hoofdstuk wordt gekeken naar de rol van de raad bij het risicomanagementbeleid. In paragraaf 3.1 wordt ingegaan op de wijze waarop de informatievoorziening plaatsvindt aan de gemeenteraad en of dit de raad voldoende in positie brengt om zijn kaderstellende en controlerende rol uit te voeren. In paragraaf 3.2 wordt specifiek gekeken naar de wijze waarop de raad zijn controlerende taak uitvoert en (pro)actief naar informatie vraagt. In paragraaf 3.3 wordt gekeken naar de mate waarin de raad proactief invulling geeft aan zijn kaderstellende en controlerende rol. Aan de hand van het normenkader wordt per paragraaf getoetst of wordt voldaan aan de gestelde norm. In paragraaf 3.4 vindt toetsing plaats op basis van het normenkader.

3.1. Informatievoorziening richting de raad 3.7.7. In opzet In deze paragraaf wordt nagegaan hoe informatievoorziening richting de raad is opgezet. In de notitie weerstandsvermogen en risicobeheersing (september 2019) wordt toelichting gegeven op het gewenste risicoprofiel van de gemeente Kerkrade: de middenpositie. Deze wordt als volgt omschreven: "Risico's worden voor zover mogelijk vermeden of afgedekt, anderzijds moet een ondernemende gemeente ook soms risico's durven nemen. Wie alle mogelijke risico's 10(ľ?í. wil afdekken zal zelden zijn ambities realiseren en legt een klemmend groot beslag op de financiële huishouding. Die middelen kunnen immers niet worden ingezet voor doeleinden waar zij economisch of maatschappelijk beter zouden kunnen renderen. Risico's horen bij het proces van verandering. Daarmee is niet gezegd dat er geen oog voor moet zijn.” Daarbij wordt gesteld dat het van belang is dat de gemeenteraad zich bewust is van de risico's die horen bij het beleid van de gemeente. Als deze risico's zo goed mogelijk in beeld worden gebracht én er voldoende beheersmaatregelen worden genomen, kan dit volgens de notitie een verantwoorde werkwijze zijn.65 In de Financiële verordening gemeente Kerkrade 2019 zijn aanvullend de kaders en het beleid rondom weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen uiteengezet.

Hierin zijn de tussentijdse rapportagemomenten vastgelegd waarbij de begrotingscijfers worden geactualiseerd en een actuele financiële tussenstand kan worden gegeven. Ook wordt informatie over de vorming en aanwending van reserves en voorzieningen, en de maximale en minimale omvang van de reserves en voorzieningen uiteengezet alsmede de informatieplicht aan het college met betrekking tot niet begrote investeringen.66 Verdere afspraken rondom incidentele informatievoorziening richting de raad zijn - blijkens de door ons ontvangen informatie en gevoerde gesprekken - niet centraal gemaakt. In lijn met de decentrale belegging van de verantwoordelijkheden rondom risicomanagement, observeren wij dat de informatievoorziening richting de raad verschilt per afdeling, project en programma.

65 Notitie Weerstandsvermogen en risicobeheersing, september 2019. Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Kerkrade" ex artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening 2019).

28

Incidentele informatievoorziening aan de raad vindt plaats in verschillende vormen, waaronder tijdens informele raadsessies, periodieke presentaties voor raadscommissies, nota's van toelichting en via raadsinformatiebrieven.67 In de stukken die de raad ontvangt ter voorbereiding voor besluitvorming (met name nota's van toelichting) worden risico's specifiek geduid in de paragraaf Kanttekeningen. Ook worden - indien van toepassing - potentiële risico's genoemd in de paragrafen 'personele consequenties' en 'rechtmatigheid'.

3.1.2. In werking Conform het beleidskader worden in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing in de programmabegroting en het jaarverslag de meest belangrijke risico's van de gemeente benoemd. Uit documentenonderzoek en uit de afgenomen interviews blijkt echter dat de risico's die hier genoemd worden, ondanks dat deze jaarlijks tweemaal worden beoordeeld, niet regelmatig veranderen. Daarnaast ligt de nadruk hierbij vooral op financiële risico's. Op het gebied van incidentele informatievoorziening zien we op basis van de ontvangen documenten en de gevoerde interviews dat de raad regelmatig wordt meegenomen in ontwikkelingen waarbij ook, al dan niet impliciet, aandacht wordt besteed aan risico's. De raad wordt op verschillende wijzen meegenomen in ontwikkelingen rondom projecten en programma's, waaronder middels presentaties, raadsinformatiebrieven en in de paragraaf Kanttekeningen. Het sentiment onder de tijdens de raadsessie gesproken raadsleden is dat de informatievoorzieningsplicht hiermee over het algemeen voldoende wordt nagekomen door het college.

Omdat er geen standaardsystematiek op het gebied van additionele of incidentele informatievoorziening voor de verschillende beleidsdomeinen is gedefinieerd, is het niet verrassend dat uit de interviews blijkt dat de betrokken ambtenaren binnen verschillende beleidsdomeinen risicomanagement op verschillende wijzen toepassen. Aan de hand van eigen ervaring en kennis geven betrokkenen aan te weten wanneer en op welke wijze te escaleren. Hiermee is de wijze waarop additionele of incidentele informatievoorziening binnen de verschillende beleidsterreinen plaatsvindt in praktijk dus persoons- en onderwerpafhankelijk.

3.2. Kwaliteit informatievoorziening Om zijn kaderstellende en controlerende rol optimaal uit te kunnen oefenen, moet de informatie die de raad ontvangt in het kader van risicomanagementbeleid van voldoende kwaliteit zijn. De informatie moet niet alleen tijdig worden aangeleverd, maar ook volledig en bruikbaar zijn. Uit de raadssessie blijkt dat de raadsleden relatief tevreden zijn over de algehele kwaliteit van de informatievoorziening op het gebied van risicomanagement. Zij hebben over het algemeen het gevoel dat de informatievoorziening hen voldoende in de gelegenheid stelt invulling te geven aan hun controlerende en kaderstellende rol. Enkele raadsleden maken daarbij de kanttekening dat er soms weinig tijd is om de informatie over risico's goed te kunnen doorgronden; daardoor kan het gevoel ontstaan dat onder druk besluiten moeten worden genomen. Daarnaast geven raadsleden aan niet zeker te weten of de risico's waarover zij worden geïnformeerd, een totaaloverzicht bieden.

67 Bijvoorbeeld: Raadsinformatiebrief, 'SVZ inzake locatiekeuze gemeenschapshuis Kerkrade -West en Chevremont e.o.', gericht aan raadscommissie Burgers ä Samenleving.

29

Aanvullend merken wij, op basis van het documentenonderzoek, op dat in de informatie die de raad ontvangt over risico's, niet altijd expliciet over risico's wordt gesproken. Risico's worden bijvoorbeeld niet altijd als risico geduid. Daarnaast wordt in de stukken vaak geen expliciete koppeling gemaakt met mitigerende maatregelen. In de paragraaf Kanttekeningen in de nota's van toelichting zien wij dat risico's voornamelijk worden toegelicht en/of dat beargumenteerd wordt waarom deze risico's zijn of kunnen worden genomen.6869 Over het algemeen heeft de informatievoorziening richting de raad op dit gebied in sommige gevallen het karakter van een omschrijving van ontwikkelingen en eventuele risico's, zonder dat daarbij wordt aangegeven wat er wordt gedaan om risico's te beheersen.

3.3. Rolinvulling op het gebied van risicomanagement Om zijn controlerende en kaderstellende rol uit te voeren is het belangrijk dat de raad zelf ook proactief vraagt om de informatie die hij nodig heeft, als onderdeel van en voorwaarde voor het uitvoeren van zijn controlerende rol. Op het gebied van de kaderstellende rol van de raad constateren wij dat de raad enige afstand ervaart tot het concept risicomanagement als dusdanig. Dat wil echter niet zeggen dat de raad daar niet impliciet op wil sturen en invulling aan wil geven. De 'middenpositie' waarvoor de gemeente Kerkrade heeft gekozen is bij de gesproken raadsleden niet bekend, ondanks het feit dat deze sinds de jaarrekening 2012 in de jaarstukken wordt benoemd. De raad stuurt zelf beperkt op het risicomanagementbeleid in het algemeen; de kaderstelling voor risicomanagement is beperkt. Om te kunnen voorzien in de informatiebehoefte van de raad, is het echter belangrijk dat deze voor de organisatie duidelijk is. Uit interviews blijkt dat er vanuit de organisatie wel behoefte is aan meer richtinggevende uitspraken door de raad over wat hij verwacht en wenst op het gebied van informatievoorziening over risico's. Ook uit de raadssessie blijkt dat de raad geen heldere kaders heeft meegegeven waarin deze informatiebehoefte is geúit.

Het is daarom niet verassend dat uit de ambtelijke en de bestuurlijke gesprekken het beeld naar voren komt dat de informatiebehoefte van de raad veel kan verschillen en niet altijd helder is; waar de ene keer een hoog detailniveau gevraagd wordt, is de andere keer juist een meer abstract overkoepelend beeld gewenst. Daarnaast komt uit de gevoerde gesprekken en uit de onderzochte casuïstiek het beeld naar voren dat de nadruk vanuit de raad vooral ligt op financiële risico's.68 70 69 Daarnaast is het de vraag of raadsleden zelf voldoende het gesprek voeren over risico's die worden gelopen. Tijdens de raadssessie betwijfelen een aantal raadsleden of zij dit wel voldoende doen. Andere raadsleden geven aan dat dat voldoende gebeurt. Op basis van de ontvangen documenten constateren we wel dat er op verschillende momenten door de gemeenteraad vragen worden gesteld over risico's en (risicovolle) ontwikkelingen.71 Bij de casus gemeenschapshuizen zien wij bijvoorbeeld dat de raad op 7 december 2017 verzoekt om een toelichting over de stand van zaken en een doorkijk naar de toekomst wenst te ontvangen in de commissie Burgers 8l Samenleving.72 Daarnaast

68 Nota van toelichting Behorend bij ontwerpbesluit nummer 18Rb039, 27 juni 2018. 69 Nota van toelichting 'Financieel tekort exploitatie 't Westhoes over 2018/2019', 21 december 2020. 70 Interviewverslag, casus gemeenschapshuizenbeleid. 71 Collegenota vragen ex art 38 RvO inzake Westhoes, 4 juni 2018. 72 Behandelbrief 'gemeenschapshuizen', 7 december 2017.

30

worden op verschillende momenten vragen gesteld over ontwikkelingen rondom gemeenschapshuizen.73 Zo worden op 4 juni 2018 raadsvragen beantwoord over de ontwikkelingen rondom (het openstellen van) 't Westhoes, waarbij de aanleiding was dat de betreffende fractie zich zorgen maakte om de baldadigheid van de jeugd.74

3.4. Toetsing op de normen In deze paragraaf worden de bevindingen uit de vorige paragraaf getoetst aan de vier normen die over het beleid van risicomanagement zijn vastgesteld. Per norm wordt toegelicht of aan de vastgestelde norm geheel, gedeeltelijk of niet is voldaan. Norm 1. De beleidskaders bevatten duidelijke afspraken over de wijze en de momenten waarop informatievoorziening aan de gemeenteraad plaatsvindt. Aan de norm wordt gedeeltelijk voldaan. Afgezien van de kaders en het beleid rondom weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen alsook informatievoorziening middels de P8iC-cyclus, zijn er geen overkoepelende afspraken over de wijze en de momenten waarop (incidentele) informatievoorziening aan de gemeenteraad plaatsvindt. Hier bestaan in de praktijk verschillen tussen projecten en programma's. Wel is er een standaardformat, met name de paragraaf Kanttekeningen, waarmee risico's richting de raad worden geduid. De manier waarop het format wordt gevuld verschilt echter doordat er geen afspraken zijn gemaakt over wanneer welke risico's in welke vorm worden vermeld en over het opnemen van mitigerende maatregelen. Norm 2. De afspraken vanuit de beleidskaders over informatievoorziening aan de raad worden consequent nagekomen. Aan de norm wordt

Op het gebied van structurele informatievoorziening wordt conform de afspraken

gewerkt. Echter merken we op - zoals ook eerder in dit rapport wordt toegelicht - dat de risico's die middels de paragraaf weerstandsvermogen aan bod komen, welke tweemaal per jaar worden beoordeeld, weinig verandering tonen door de járen heen. Verder zijn er naast de structurele momenten van informatievoorziening, weinig tot geen integrale afspraken gemaakt over informatievoorziening aan de raad. Doordat de afspraken die er zijn over het algemeen worden nagekomen en de raad over het algemeen positief gestemd is over de informatievoorziening, wordt aan deze norm desalniettemin voldaan. Norm 3. De raad vraagt en krijgt de informatie, nodig voor het uitvoeren van zijn kaderstellende en controlerende rol. Aan de norm wordt geheel voldaan. Op basis van de bestudeerde documenten zien wij dat de raad op verschillende momenten actief invulling geven aan zijn rol door additionele informatie op te vragen of door vragen te stellen over risicovolle ontwikkelingen.75 Dat zien we terug in beide bestudeerde cases. Tijdens de raadssessie gaven raadsleden zijn ook aan over het algemeen tevreden te zijn over hun eigen rolinvulling in het vragen naar informatie en over de informatie die zij vervolgens ontvangen. Daarbij plaatsen wij de kanttekening dat de raad geen kaders heeft meegegeven op het gebied van integraal risicomanagement en daarmee beperkt invulling heeft gegeven aan de

73 Aanvullende vragen ex art. 38 RvO van Fractie Ons Kerkrade inzake 't Patronaat Bleijerheide, 30 juni 2017. 74 Collegenota vragen ex art 38 RvO inzake Westhoes, 4 juni 2018. ,s Zie bijvoorbeeld 'Raadsvoorstel extra middelen Vie, openstaande toezeggingen en vragen commissie B&S, 2 februari 2021'., Aanvullende vragen ex art. 38 RvO van Fractie Ons Kerkrade inzake t Patronaat Bleijerheide, 30 juni 2017., Collegenota vragen ex art 38 RvO inzake Westhoes, 4juni 2018.

31

kaderstellende rol. Het is voor de organisatie soms lastig om te anticiperen op de (wisselende) informatiebehoefte van de raad. Norm 4. De informatie die de raad ontvangt is van voldoende kwaliteit (tijdig, volledig en bruikbaar) om zijn kaderstellende en controlerende rol optimaal uit te kunnen oefenen. Aan de norm wordt gedeeltelijk voldaan. Over het algemeen zijn de raadsleden tevreden over de kwaliteit van de informatievoorziening en bestaat het beeld bij de meerderheid van de raadsleden dat de huidige informatievoorziening van voldoende kwaliteit is voor het uitvoeren van zijn kaderstellende en controlerende rol. Daarbij plaatsen enkele raadsleden de kanttekening dat de informatievoorziening niet altijd tijdig is en dat zij soms het gevoel te hebben pas achteraf op de hoogte gesteld te worden, wanneer risico’s zich al hebben voorgedaan. Daarnaast geven raadsleden aan niet helder te hebben of zij een totaalbeeld ontvangen over alle risico's of van alleen de reële risico's. Op het gebied van niet-financiële risico's geven raadsleden aan dat hier aandacht voor is, maar dat er ruimte is voor verbetering. Dit wordt onderstreept door de bevindingen uit de onderzochte cases. Daarmee wordt gedeeltelijk voldaan aan de norm met een kanttekening bij de tijdigheid en de volledigheid van de informatievoorziening.

32

4. Conclusies en aanbevelingen 4.1. Hoofdconclusie Het beleid ten aanzien van risicomanagement binnen de gemeente Kerkrade is vooral impliciet. Verantwoordelijkheden in het kader van risicomanagement zijn decentraal belegd waardoor er veel ruimte is voor maatwerk en individuele invulling. Over het algemeen zijn de verschillende betrokkenen (raad, college en organisatie) hierover tevreden, omdat het hen het gevoel geeft dat ze de risico s onder controle hebben en er vertrouwen is in eikaars expertise en ervaring. De keerzijde van deze benadering is dat de raad beperkt in positie is om aan de voorkant (kaderstellend) aan te geven wat hij wil en verwacht ten aanzien van risicomanagement. Bijvoorbeeld of en, zo ja, hoe risico's met financiële en nietfinanciële impact moeten worden meegenomen. Doordat alleen in de notitie weerstandsvermogen en risicobeheersing in wordt gegaan op de overkoepelende visie op risicomanagement, is de eerste oriëntatie vooral financieel van aard. De huidige benadering maakt het risicomanagement ook kwetsbaar. Overdracht van kennis is door beperkte vastlegging moeilijker, borging van goed risicomanagement en het daadwerkelijk mitigeren van risico's zijn moeilijk navolgbaar. Checks and balances kunnen alleen goed functioneren in een organisatie als daar tot op zekere hoogte afspraken en standaarden voor zijn ontwikkeld.

De inzet op eigen verantwoordelijkheid van medewerkers binnen de organisatie faciliteert en stimuleert het intrinsiek, uit eigen beweging, oppakken van risicomanagement. Zonder algemene borging in de organisatie maakt dit het risicomanagement sterk persoonsafhankelijk en daardoor kwetsbaar. Tegelijkertijd helpt het medewerkers als door de raad meer richting wordt gegeven aan het risicomanagement; wat verwacht de raad en wanneer doet de organisatie het goed. Dit biedt medewerkers houvast en kaders waarbinnen ze kunnen werken en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers gelijk op de hoogte zijn van de wenselijke omgang/werkwijze. De hoofdconclusie is gebaseerd op de volgende deelconclusies: " -

De raad heeft geen overkoepelende kaders vastgesteld op het gebied van integraal risicomanagement. Hoewel de gemeente Kerkrade er expliciet voor heeft gekozen om een 'middenpositie' in te nemen op het gebied van risicomanagement, is voor raadsleden (ondanks het vermelden van het gewenste risicoprofiel in de jaarstukken) niet helder wat de 'middenpositie' in praktijk inhoudt. Het risicomanagement is decentraal belegd binnen de organisatie. Doordat er geen integraal kader voor risicomanagement is, zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op gebied van risicomanagement ook niet daarin expliciet vastgelegd. In verschillende functieprofielen binnen de gemeente komen taken en verantwoordelijkheden op het gebied van risicomanagement wel aan bod. Het risicomanagement kent een impliciete benadering. Zo worden risico's niet altijd expliciet als dusdanig benoemd en worden de activiteiten die plaatsvinden in het kader van risicomanagement niet altijd bewust gezien als (vormen van) risicomanagement.

-

Over het algemeen is de gemeentelijke organisatie tevreden over de huidige uitvoering van risicomanagement. Het onderliggende beeld is dat de juiste kennis en expertise in huis zijn om hier via de verschillende functieprofielen invulling aan te geven. Ook de gemeenteraad is over het algemeen positief gestemd over de uitvoering van het risicomanagement en de informatie die zij ontvangen over risico’s.

-

Wij constateren echter wel dat de huidige opzet en uitvoering van het risicomanagement kwetsbaar is door het gebrek aan gedragen kaders en procesmatige afspraken over integraal risicomanagement.

33

De decentrale belegging zorgt ervoor dat er persoonsafhankelijk en variërend invulling wordt gegeven aan risicomanagement. Dit maakt de huidige aanpak kwetsbaar als bijvoorbeeld personele wisselingen plaatsvinden. Er is op dit moment geen centraal overzicht waarin risico's overkoepelend worden bijgehouden. Op dit moment wordt het overzicht van risico's naast de P&C-cyclus met name bijgehouden in de verschillende overlegstructuren, raadsinformatiebrieven, nota s van toelichting, presentaties en in (college)voorstellen. Op deze manier is het lastig om overzicht te houden op het totaal risico's en de ontwikkeling daarvan, ook voor raadsleden. Dit bemoeilijkt tevens het beheersen van de risico's. Op het gebied van niet-financiële risico's bestaat geen gedeelde visie is of werkwijze waarop zulke risico's structureel inzichtelijk worden gemaakt. Op basis van de bestudeerde casussen is te zien dat terecht maatschappelijke baten zwaar meewegen in de besluitvorming bij de gemeente Kerkrade. Zo worden bepaalde (financiële) risico's bewust genomen om lange termijn maatschappelijke baten te realiseren. Een voorbeeld is de (lange termijn) investering in het welzijn van burgers bij de casus gemeenschapshuizen alsook bij de casus Vie. De afweging tussen maatschappelijke baten en financiële risico's wordt echter niet altijd expliciet gemaakt.

Er is binnen de organisatie behoefte aan meer sturing door de raad, in de vorm van heldere kaderstelling. Er behoefte aan duidelijkheid over de informatie die de raad nodig heeft.

4.2. Aanbevelingen Aanbeveling 7. Kies als raad expliciet voor het wel of niet bestendigen van de huidige aanpak van het risicomanagement. Wij bevelen aan nadere kaders te stellen voor het risicomanagement waardoor de raad beter in positie wordt gebracht, ook wat betreft het invullen van de controlerende rol. En college en organisatie kaders krijgen die houvast bieden en richting geven. Aanbeveling 2. Indien gekozen wordt voor nadere kaderstelling, draag als raad het college op om met een voorstel te komen voor heldere en herijkte kaders en een visie op het gebied van risicomanagement. Vraag als raad aan het college om ten behoeve van de nadere kaderstellen een gesprek te organiseren tussen raad en college over de visie en met name de betekenis en implicatie van de middenpositie die zij inneemt op het gebied van risicomanagement. Van belang is de kaderstelling niet alleen een papieren exercitie te laten zijn, maar daarover ook als raad en college het gesprek te voeren. Laat aanvullend op de bestaande notitie de volgende aspecten onderdeel uitmaken van de nadere kaderstelling: * Eenduidig begrippenkader *

Focus en doel van het risicomanagement o o

Incl. het expliciteren van risico's met financiële en niet-financiële impact (zie volgende aanbeveling) Uitwerking van de midden positie

*

Hoofdlijnen van de risicomanagementcyclus (voorbeeld in onderstaande figuur 5 weergegeven; uitgebreidere toelichting is reeds opgenomen in de inleiding)

*

Methodiek van risicobepaling (incl. restrisico's)

»

Uitgangspunten risicobeheersing

»

Monitoring van de risico's en de beheersing daarvan

* »

Hoofdlijnen uitvoering risicomanagement (wie doet wat) Informatievoorziening voor de raad

o

Dit maakt het mogelijk om tussentijds bij te sturen.

34

Risicoanalyse risicoanalyse

Strategie

Structuur

Doelen stellen

Actualiseren risicoanalyse

Systemen

Evalueren beheers­ maatregelen

Organiseren

Manage­ mentstijl

Personeel

Realiseren

In kaart brengen risico's

Kiezen beheers­ maatregelen

Uitvoeren beheers­ maatregelen

Cultuur

Vaststellen belangrijkste risico's

brengen Leren I evalueren

maatregelen

Figuur 5. De vier stappen voor het invoeren en/of professionaliseren van risicomanagement76

Aanbeveling 3. Geef als raad het college de opdracht de kaderstelling te implementeren en uit te voeren. Draag daarbij als raad het college op om de raad eenmaal per jaar, bij de jaarstukken, te informeren over de uitvoering van het risicomanagement. Succesvol risicomanagement behelst het op een verantwoorde wijze omgaan met risico's. De koppeling van risicomanagement aan doelstellingen is essentieel. Risicomanagement staat namelijk niet op zichzelf, maar hoort een bijdrage te leveren aan het succesvol realiseren van doelen of resultaten die op verschillende niveaus door de gemeente worden gesteld: van operationeel tot strategisch en van ambtelijk tot politiek-bestuurlijk. De informatievoorziening voor de raad moet daarom als basis dienen voor het gesprek in de raad en tussen raad en college over wat moet worden bereikt, welke risico's daarbij worden gelopen, hoe die risico's te beheersen en of dit opweegt ten opzichte van het te bereiken doel. Risicomanagement en het bijbehorende politiek-bestuurlijk gesprek is daarmee niet gericht op het uitsluiten van risico's, maar op het bewust omgaan met risico's. De onderstaande aanbevelingen gelden ook, indien niet wordt gekozen voor nadere kaderstelling. Aanbeveling 4.

Niet-financiële risico's spelen een belangrijke rol in de risicoafweging bij programma's en projecten en verdienen meer expliciete aandacht bij het maken van afwegingen en nemen van besluiten. Formuleer een gedeelde definitie van nietfinanciële risico's en een werkwijze waardoor deze niet-financiële risico's inzichtelijk worden voor de raad. Zorg ervoor dat ook specifiek aandacht wordt besteed aan het tijdig en volledig informeren, met aandacht voor zowel financiële als niet-financiële risico's. Naast risico's die kunnen leiden tot financiële impact, kunnen er risico's op bijvoorbeeld maatschappelijk of politiek vlak bestaan. De huidige informatievoorziening legt echter vooral de nadruk op risico's die kunnen leiden tot financiële impact. Draag als raad het college op om ook te inventariseren welke nietfinanciële impact de gemeente op zou kunnen lopen en welke beheersmaatregelen zouden kunnen worden genomen om ook deze risico's te beheersen.

76 Van Well-Stam, D. S Lindenaar, F. (2021). Professioneel risicomanagement bij projecten - Met de RISMAN-methode als basis. Amsterdam: Boom Uitgevers.

35

Aanbeveling 5 Vraag als raad het college de wijze te standaardiseren en verbeteren waarop risicomanagement wordt verwerkt in nota’s en voorstellen alsook van de wijze waarop projectdossiers worden opgesteld en bijgehouden. Vraag aanvullend de continuïteit in risicomanagement, ook bij personele wisselingen, te versterken en de navolgbaarheid te verbeteren van de ontwikkeling van de risico's en de beheersing daarvan. Laat je als raad periodiek informeren over de implementatie en uitvoering van deze door te voeren verbeteringen. Ongeacht de keuze voor nadere kaderstelling, moeten in de uitvoeringspraktijk van het risicomanagement binnen de gemeente Kerkrade verbeteringen worden doorgevoerd. Deze zijn met name gericht op het beperken van de kwetsbaarheid en persoonsafhankelijkheid van de opzet en invulling van risicomanagement.

36

Domein Bestuur Bezoekadres:

Aan de rekenkamercommissie

Markt 33 Ambtenaar

M. de Waal Telefoonnummer

14 045 Telefax

045-5676395 Zaaknummer

Uw brief van

Uw kenmerk

Ons kenmerk

Datum

21UŨ038894

7 december 2021

Onderwerp

Rekenkameronderzoek Risicomanagement Bijlage(n)

0 Geachte leden van de rekenkamercommissie, U heeft ons uw rapport 'Rekenkameronderzoek Risicomanagement', versie 24 november 2021, aangeboden voor bestuurlijke hoor en wederhoor. Allereerst willen wij onze complimenten uitspreken voor de prettige wijze waarop u en de onderzoekers het onderzoek zelf hebben uitgevoerd. Dan naar de ínhoud van het rapport. De doelstelling/hoofdvraag van het rapport is, kort gezegd, op welke wijze de raad zijn rol kan versterken. Vervolgens gaat het merendeel van het onderzoek over de wijze waarop onze organisatie in het algemeen en in 2 specifieke dossiers het risicomanagement uitvoert. Het één is uiteraard niet geheel los te zien van het ander, maar wij zien hier een disbalans. De aanbevelingen zijn uiteindelijk gericht aan de raad. Het doet ons in elk geval deugd dat uw conclusie is dat in het licht van de doelstelling/hoofdvraag voldaan wordt aan uw norm 2. 'De afspraken vanuit de beleidskaders over informatievoorziening aan de raad worden consequent nagekomen'. En aan norm 3. 'De raad vraagt en krijgt de informatie, nodig voor het uitvoeren van zijn kaderstellende en controlerende rol'. Dat bevestigt het beeld dat de organisatie zelf ook heeft. En wij zien dit ook als een waardering voor de professionaliteit en de geleverde inspanningen op dat vlak van alle betrokken medewerkers.

In het rapport worden de onderzoeksvragen vertaald naar een normenkader. Vervolgens worden bevindingen afgezet tegen de door de onderzoekers gedefinieerde normen. Waarna er een aantal - afgezet tegen deze definiëring feitelijk juiste - constateringen volgen. Tegelijkertijd heeft de gemeente (bewust) gekozen voor een andere aanpak. De conclusie die de Provincie in haar toezichthoudende rol toekent aan de gemeente en de wijze waarop deze haar risico's feitelijk managet vinden wij daarbij van grote waarde. De Provincie is hierover in haar meest recente Verdiepingsonderzoek 2020 positief, en overigens ook eerder al. Ook vanuit de accountant zijn er op dit vlak geen opmerkingen. Dit verschil in aanpak is expliciet benoemd en komt ook op diverse plaatsen terug in het rapport. Ondanks dit verschil wordt verder aan de meeste overige normen toch gedeeltelijk voldaan.

Postbus 600 6460 AP Kerkrade Telefoon 045 - 567 67 67 Telefax 045 - 567 63 95

E-mail gemeentehuis@kerkrade.nl WAN NL49 BNCH 0285 0044 84 BIC BNCHNL2C

1

Wij willen opmerken dat een opdrachtformulering c.q. normstelling die op voorhand niet aansluit bij een eerder gekozen aanpak, alleen maar kan leiden tot 'afwijkingen' ten opzichte van de geformuleerde vraagstellingen. Dat doet verder niets af aan het onderzoek, maar is wederzijds niet productief/efficiënt. In de inleiding wordt - terecht - kort stilgestaan bij dit verschil in benadering en het effect op de resultaten. In de inleiding wordt verder aangegeven dat beoogd wordt om te inspireren en reflecteren op de huidige inrichting en toepassing van risicomanagement. Wij willen u desondanks in overweging geven om in de toekomst al bij de concrete opdrachtformulering van een onderzoek vooraf (meer) af te stemmen voor een meer gebalanceerd en gedragen onderzoeksresultaat. Uiteraard blijft de uiteindelijke opdrachtformulering de bevoegdheid van de rekenkamercommissie. Het rapport constateert ook een aantal verbeterpunten op het gebied van vastleggingen in bijvoorbeeld nota's of projectdossiers en uniformiteit. Deze zijn ook van belang voor het lerend vermogen en overdracht van kennis. Deze punten passen in een patroon van continue verbetering van de organisatie en zullen in elk geval extra aandacht krijgen. Tot slot doet het rapport een aantal aanbevelingen aan de raad. Deze hebben een potentieel groot effect op (de werkwijze van) ons allen en de daarvoor te leveren inspanningen.

Zoals in de inleiding van het rapport wordt opgemerkt vraagt een succesvol risicomanagement om maatwerk. Wij gaan desgewenst graag met de raad in gesprek over deze aanbevelingen.

Het college,

De secretaris,

dr. T.P. Dassen-Housen

R.M.J.S. Stijns

Postbus 600 6460 AP Kerkrade Telefoon 045 - 567 67 67 Telefax 045 - 567 63 95

E-mail gemeentehuis@kerkrade.nl WAN NL49 BNCH 0285 0044 84 BIC BNGHNL2G

2

Nawoord Rekenkamercommissie onderzoek "Risicomanagement in Kerkrade"

De Rekenkamercommissie heeft de bestuurlijke reactie van het College van burgemeester en wethouders op het onderzoek risicomanagement ontvangen en is verheugd om te lezen dat de wijze van samenwerking tijdens het uitvoeren van het onderzoek met zowel de onderzoekers als de leden van de Rekenkamercommissie als prettig wordt ervaren. De Rekenkamercommissie heeft dat ook zo ervaren en hoopt dan ook bij toekomstige onderzoeken op dezelfde constructieve en prettige wijze samen te blijven werken. Dan naar het inhoudelijke deel van de bestuurlijke reactie. Uit het inhoudelijk deel van de bestuurlijke reactie blijkt dat het College van burgemeester en wethouders aan de Rekenkamercommissie in overweging geeft om bij toekomstige onderzoeken vooraf (meer) af te stemmen voor een meer gebalanceerd en gedragen onderzoeksresultaat. Deze overweging kunnen wij niet goed plaatsen, omdat het aangehaalde normenkader bij aanvang van het gehele proces (i.c. in de maand mei 2021) reeds is gedeeld en kenbaar is gemaakt en daar geen enkele inhoudelijke reactie op is gekomen. Gezien de afstemming die er is geweest zijn wij er dan ook vanuit gegaan met een gedragen normenkader het onderzoek te starten.

Verder geeft het College in zijn bestuurlijke reactie aan dat een opdrachtformulering c.q. normstelling, die op voorhand niet aansluit bij een eerder gekozen aanpak, alleen maar kan leiden tot 'afwijkingen' ten opzichte van de geformuleerde vraagstellingen. Dat doet verder niets af aan het onderzoek, maar is wederzijds niet productief/efficiënt. Wij als rekenkamercommissie zijn echter van mening dat een manier van organiseren niets afdoet aan bijvoorbeeld het feit dat er door de Raad geen overkoepelende kaders zijn vastgesteld op het gebied van integraal risicomanagement. Concreet betekent dat indien er dus ook een meer centrale manier van organiseren zou zijn geweest, dat de (door de Raad vastgestelde) kaders dan nog zouden ontbreken. Gezien het bovenstaande adviseren wij de Raad dan ook om met het College concrete afspraken te maken aangaande de aanbevelingen uit het rapport. Kortheidshalve verwijzen wij dan ook naar de pagina's 34 tot en met 36 van de onderzoeksrapportage over de onderwerpen waarover afspraken zouden moeten worden gemaakt.