21Tl106 Onderzoek communicatie raad n.a.v. motie.nota van toelichting

nr. 21Tl106

Nota van toelichting onderzoek communicatie gemeenteraad Kerkrade De gemeenteraad van Kerkrade heeft op 29 september 2021 de motie ‘onderzoek uitdragen democratisch proces’ unaniem aangenomen. De opdracht verwoord in de motie: •

Spreekt uit dat: - Het democratische politieke proces in Kerkrade goed te volgen moet zijn door iedereen; - De communicatie van de gemeenteraad van Kerkrade in brede vorm voor verbetering vatbaar is en in breder perspectief onderzocht dient te worden hoe dit op een betere en passende manier kan;

•

Geeft opdracht aan: - De Griffie met ondersteuning van de afdeling Communicatie van de gemeente Kerkrade om een breed onderzoek uit te voeren naar: o concreet uitgewerkte mogelijkheden en kosten; o als mogelijkheid ook mee te nemen het breder uitzenden van raads- en/of commissievergaderingen via onder andere TV; o ook de behoeften in de gemeenschap te peilen. - Een klankbordgroep samen te stellen, bestaande uit drie raadsleden, en deze tussentijds te betrekken bij het onderzoek; - De uitslag van dit onderzoek zo snel mogelijk, maar uiterlijk voor het eind van 2021, ter beraadslaging aan de raad voor te leggen;

1. Aanpak De griffie heeft samen met de afdeling communicatie een verkenning gedaan naar de mogelijkheden. Die mogelijkheden hebben we in deze notitie voor u op een rij gezet. Dit zijn dan richtingen op basis waarvan de gemeenteraad koers kan bepalen. Waar mogelijk zijn richtingen al op hoofdlijnen uitgewerkt. Voor sommige richtingen voert dit nu te ver. Deze kunnen nader uitgewerkt worden wanneer de gemeenteraad koers heeft bepaald. Tijdens de verkenning is meerdere keren gesproken met de klankbordgroep uit de gemeenteraad zodat ze richting konden geven aan het werk van de griffie en communicatie. Alvorens we ingaan op de diverse mogelijkheden, geven we u graag een nadere duiding van de context van raadscommunicatie. Zo nemen we u mee in de betekenis van raadscommunicatie vs. politieke communicatie, het beoogde doel van raadscommunicatie en de rollen en verantwoordelijkheden bij raadscommunicatie. Ook maken we inzichtelijk welke communicatiemiddelen en -kanalen reeds worden ingezet. Deze context achten we voor u van belang om een goede afweging te kunnen maken voor het vervolg. In deze notitie gaan we ook in op de peiling van de behoefte, zoals verwoord in de motie. We geven u enkele aandachtspunten mee. Als laatste kijken we samen met u naar het gewenste vervolg.

2. Raadscommunicatie: communicatie vanuit de gemeenteraad als collectief Wanneer we het hebben over raadscommunicatie, dan hebben we het over het communiceren op niet-politieke wijze. We hebben het dan over communicatie vanuit de raad als democratisch lokaal bestuursorgaan. Het gaat dus over het extern communiceren van de gemeenteraad als geheel - als collectief - naar inwoners, ondernemers, verenigingen, maatschappelijke partners en ga zo maar door.

1

Door de inzet van raadscommunicatie maakt de raad zich als geheel zichtbaar en profileert zich met genomen besluiten. Raadscommunicatie is nadrukkelijk iets anders dan politieke communicatie. Onder politieke communicatie verstaan we communicatie door verschillende fracties over partijstandpunten al dan niet in relatie tot aanstaande besluitvorming.

3. Doel van raadscommunicatie Theoretisch gezien is het doel van raadscommunicatie meerledig. Zo draagt goede raadscommunicatie eraan bij dat een gemeenteraad goed zichtbaar is, dat zij laten zien wat ze doen en welke keuzes er zijn of worden gemaakt. In het verlengde daarvan levert de gemeenteraad een belangrijke bijdrage aan het vergroten van de betrokkenheid van inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke partners bij (ontwikkelingen in) de stad. Communicatie, en dus ook raadscommunicatie, is in dat opzicht dus zeer nauw verweven met het onderwerp participatie dat momenteel ook onderwerp van gesprek is binnen de gemeenteraad. Aandachtspunt: Om communicatief de juiste keuzes te maken, en dus ook de juiste middelen in te zetten, is het van belang dat de gemeenteraad van Kerkrade een gezamenlijk doel formuleert. Met andere woorden: wat wil de raad van Kerkrade communicatief bereiken? Is dat: a) helderheid over het besluitvormingsproces – denk hierbij aan uitleg over de werkwijze en vergaderkalender van commissie- en raadsvergaderingen; b) inhoudelijke communicatie over te nemen of genomen besluiten – denk hierbij aan het begrijpelijk communiceren over onderwerpen die op de agenda staan of besluiten die door de raad in meerderheid genomen zijn; c) profilering van de raad – denk hierbij aan het structureel zichtbaar maken van de raad als volksvertegenwoordigers.

Dit is wederom nadrukkelijk iets anders dan politieke profilering.

4. Rollen en verantwoordelijkheden Raadscommunicatie is de verantwoordelijkheid van de raad als collectief. Zij worden in de uitvoering hiervan gefaciliteerd door de griffie. De griffie kan in het verlengde daarvan gebruik maken van de kennis en kunde van Team Communicatie & Marketing van de gemeente Kerkrade. Aandachtspunt: Het is ter overweging aan de raad om voor de raadscommunicatie gebruik te maken van de bestaande communicatiemiddelen en –kanalen van de gemeente Kerkrade of om aparte communicatiekanalen en -middelen in het leven te roepen; denk hierbij aan een aparte website of aparte social media kanalen. Aandachtspunt hierbij is beschikbare capaciteit en middelen bij de griffie. Indien de gemeenteraad communicatie verder wil oppakken worden deze keuzes en onderliggende gevolgen voor middelen en capaciteit aan de raad voorgelegd.

5. Wat wordt er al gedaan? Het is niet zo dat er momenteel in Kerkrade nog helemaal niet aan raadscommunicatie wordt 2

gedaan. Zo worden er al diverse communicatiemiddelen en -kanalen ingezet om het besluitvormingsproces van de raad zo inzichtelijk en bereikbaar te maken voor onze inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke partners. Vergaderingen van raad en commissie worden maandelijks online en offline aangekondigd en mensen kunnen via een livestream op de www.kerkrade.nl de raadsvergadering volgen en terugkijken. Ook is er diversiteit aan bestuurlijke informatie beschikbaar via het raadsinformatiesysteem https://ris2.ibabs.eu/kerkrade. Voor specifieke raadsbrede onderwerpen of activiteiten – zoals recent het participatieonderzoek – wordt bovendien een persbericht uitgezonden. Ook is er in Kerkrade de ‘gast van de raad’ wat bijdraagt aan raadscommunicatie. Dit start zodra de coronamaatregelen dit toelaten. Geïnteresseerden kunnen zich hiervoor aanmelden en worden voorafgaand aan een raadsvergadering ontvangen door de griffie in het raadhuis. Ze krijgen dan uitleg over de gemeenteraad en kunnen aansluitend een stukje of de hele raadsvergadering volgen. Ook het uitzenden van raads- en commissievergaderingen via de website gebeurt al in de huidige situatie. De gemeenteraad zendt de raads- en commissievergadering momenteel in zijn geheel uit via een livestream (Kijkcijfers livestream: zie bijlage 1).

Deze livestream is te bekijken via het raadinformatiesysteem van de gemeenteraad, https://ris2.ibabs.eu/Kerkrade. Deze pagina is ook te benaderen via kerkrade.nl. Hoewel dit geen voor de hand liggende paginanaam is, is de vindbaarheid via google echter goed. De vindbaarheid via www.kerkrade.nl is onlangs aangepast waardoor de pagina ook makkelijker te vinden is. Ongeveer een week voorafgaand aan iedere vergadering wordt er een aankondiging als nieuwsbericht geplaatst en op de dag van de vergadering staat er een nieuwsbericht met een directe link naar de livestream. Zo hoeven mensen niet meer zelf via het menu op kerkrade.nl naar het raadsinformatiesysteem te navigeren maar is er een directe link beschikbaar. De livestream is overigens ook het verslag van de vergaderingen. Deze notulen worden opgeslagen conform de archiefwet. Verbetersuggesties die de griffie gaat oppakken: • •

url (websiteadres) aanmaken die makkelijk is en blijft hangen bij burgers en die vervolgens doorlinken naar het huidige raadsinformatiesysteem https://ris2.ibabs.eu/Kerkrade. Aankondiging vergadering meer inhoud geven: welke onderwerpen staan op de agenda en in begrijpelijke taal aangeven wat de inhoud / besluit is.

6. Mogelijkheden voor raadscommunicatie nader uitgewerkt Uitgaande van het meerledige doel van raadscommunicatie hebben we een aantal mogelijkheden op een rij gezet. Voor sommige opties hebben we al redelijk concreet zicht op de kosten. Voor andere opties geldt dat kosten nog nader inzichtelijk moeten worden gemaakt wanneer uw raad hier voor kiest. Naast eventuele kosten voor publicaties e.d. vergt raadscommunicatie ook ambtelijke capaciteit. Dit dient voor de diverse opties nog verder uitgewerkt te worden. Als schot voor de boeg geven we u al mee dat binnen de bestaande capaciteit griffie en communicatie relatief eenvoudige raadscommunicatie zoals ‘raadslid aan het woord’ en het beter duiden van de raadsagenda goed te realiseren is. Meer arbeidsintensieve acties - zoals een regelmatige nieuwsbrief, een eigen raadspagina in de Via, een eigen tv format of eigen social media accounts beheren – is niet binnen de bestaande capaciteit te realiseren.

3

I.

Uitzenden van raads- en/of commissievergaderingen via TV (= raadscommunicatie)

We hebben op verzoek van uw raad onderzocht of uitzenden via TV mogelijk is. Tevens hebben we de mogelijkheden bekeken om social media kanalen in te zetten voor een uitzending van de vergaderingen. Aanbod van RTV Parkstad Er is gesproken met RTV Parkstad die de zendmachtiging als lokale omroep voor Kerkrade heeft. De kosten voor het uitzenden van raads- en commissievergadering bedragen 1000,- euro exclusief BTW per vergadering op één avond. De omroep maakt dan gebruik van het videosignaal dat nu al wordt opgenomen voor de livestream. In 2021 waren / zijn er 10 raadsvergaderingen waaronder de begrotingsvergadering vanaf 14:00 uur en 32 commissievergaderingen. II.

Uitzenden van raads- en/of commissievergaderingen via social media kanalen (= raadscommunicatie)

Uitzenden via andere kanalen is ook mogelijk. Denk hierbij aan Facebook of Youtube. Er wordt dan een kopie van de huidige stream aangeboden. Er zijn hier geen kosten aan verboden echter wel inzet van medewerkers om dit steeds te faciliteren. Verder dienen er online kanalen aangemaakt te worden met acties om deze breed onder de aandacht te brengen of aansluiting zoeken bij bestaande kanalen. Aandachtspunt hierbij is dat uitzending via social media kanalen een bepaald publiek aanspreekt en er interactiemogelijkheden zijn die aan de ‘achterkant’ beheerd moeten worden. Inwoners die niet actief zijn op social media zullen de vergadering dan niet direct kunnen bekijken. III.

Aanvullend tv format rondom raadsvergaderingen (= combi van raadscommunicatie en politieke communicatie)

Naast de bestaande livestream of de uitzending op tv is het mogelijk om een aanvullend format rondom de raadvergaderingen te bedenken. Zo zou er bijvoorbeeld in de week voorafgaand aan de raadsvergadering een programma opgenomen kunnen worden waarin aandacht is voor de raadsagenda. 1 of 2 onderwerpen worden nader toegelicht. Waar gaat het inhoudelijk over en hoe denken fracties erover. Een dergelijk format wordt momenteel bijvoorbeeld toegepast in de gemeente Roerdalen. Daar geeft de lokale omroep OR6 in het programma “Wo höbbe veur ’t euver” de raadsfracties een podium voor actuele onderwerpen. Raadsfracties kunnen dan een korte reactie (filmpje van 1 minuut) inzenden die getoond wordt in de rubriek “Politiek in 1 minuut”. Zie: PROGRAMMA GEMIST (or6.nl) > Wo höbbe veur ’t euver > Aflevering 46 > bij 50 minuten Let op! omdat fracties hier de mogelijkheid krijgen hun visie op een onderwerp te geven, is er hier wel sprake van politieke communicatie. Voor het maken van een programma rondom de raadvergadering is een prijsindicatie EUR 2000,excl. btw per uitzending. Uitzending vindt dan plaats in carrousselvorm op RTV Parkstad gedurende 3 dagen en daarnaast is online verspreiding mogelijk. Naast opnemen en montage vraagt dit ook extra inzet van de griffie in verband met de redactie.

4

IV.

Raad(sleden) aan het woord ( = politieke communicatie)

Er zijn diverse mogelijkheden om de raad en/of raadsleden periodiek aan het woord te laten. Zo is er de mogelijkheid om een digitale nieuwsbrief te maken.1 Ook kan er gekozen worden voor een raadsrubriek in het Stadsjournaal of een aparte raadspagina in de Via. Inhoudelijk wordt dan bijvoorbeeld gedacht aan het voorstellen van raadsleden aan het begin van de raadsperiode, raadslid aan het woord (ieder raadslid 1x per jaar x aantal woorden ter publicatie), fracties aan het woord (1x per maand iedere fractie x aantal woorden om standpunt(en) toe te lichten m.b.t. actuele onderwerpen in relatie tot de raadsagenda) en ga zo maar door. V.

De raad naar buiten (= raadscommunicatie)

Het idee is om de zichtbaarheid van de gemeenteraad te vergroten door bijvoorbeeld op werkbezoek te gaan of locaties te bezoeken waar bepaalde ontwikkelingen gaan plaatsvinden die gerelateerd zijn aan aanstaande raadsbesluiten. Hier kunnen we dan ook actief betrokken partijen bij uitnodigen. Een mogelijkheid is verder dat burgers/verenigingen/bedrijven (een delegatie van) de raad uitnodigen om een onderwerp of ontwikkeling toe te lichten of voor het voetlicht te brengen.

7. Behoeftepeiling Kerkrade De motie roept op tot een behoeftepeiling in de gemeenschap van Kerkrade. In overleg met de klankgroep wordt voorgesteld om deze behoefte peiling pas te doen om het moment dat de raad heeft aangegeven of en welke richtingen nader uitgewerkt worden. Voorgesteld wordt om dan de behoeftepeiling te richten op de mogelijkheden die de raad onderzocht wil hebben maar ook om onder inwoners op te halen waar zij zelf behoefte aan hebben.

8. Gewenst vervolg De gemeenteraad dient zicht uit te spreken over welke mogelijkheden nader onderzocht moeten worden. Deze worden vervolgens nader uitgewerkt in concrete voorstellen inclusief kosten en capaciteit. Daarnaast wordt daar dan ook een behoeftepeiling aangekoppeld. De gemeenteraad van Kerkrade besluit: Optie I (uitzenden van de raads en/of commissievergadering op TV) WEL / NIET verder uit te werken; Optie II (uitzenden van de raads en/of commissievergadering via social media) WEL / NIET verder uit te werken; Optie III (aanvullend tv format rondom raadsvergaderingen) WEL / NIET verder uit te werken; Optie IV (raad(sleden) aan het woord) WEL/NIET verder uit te werken; Optie V (de raad naar buiten) WEL/NIET verder uit te werken.

1 Een willekeurig voorbeeld is te zien via https://www.amstelveen.nl/bestuur-

organisatie/publicatie/gemeenteraad_informatie-over-de-raad_nieuwsbrief-gemeenteraad-amstelveen

5

Bijlage 1: kijkcijfers livestream 2021 Kijkers Commissie AZM 11-1-2021 Commissie B&S 12-1-2021 Commissie GEZ 13-1-2021 Gezamenlijke commissie 19-1-2021 Gemeenteraad 27-1-2021 Commissie AZM 1-2-2021 Commissie B&S 2-2-2021 Commissie GEZ 3-2-2021 Gemeenteraad 24-2-2021 Informatiebijeenkomst 25-2-2021 Informatiebijeenkomst 2-3-2021 Commissie AZM 8-3-2021 Commissie B&S 9-3-2021 Commissie GEZ 10-3-2021 Gemeenteraad 24-3-2021 Commissie AZM 12-4-2021 Commissie B&S 13-4-2021 Commissie GEZ 14-4-2021 Kinderraad 28-4-2021 Gemeenteraad 28-4-2021 Gezamenlijke commissie 29-4-2021 Commissie AZM 17-5-2021 Commissie B&S 18-5-2021 Commissie GEZ 19-5-2021 Gezamenlijke commissie 25-5-2021 Gemeenteraad 2-6-2021 Euroderaad 10-6-2021 Commissie AZM 21-06-2021 Commissie B&S 22-06-2021 Commissie GEZ 23-06-2021 Commissie B&S 29-06-2021 Gemeenteraad 07-07-2021 Commissie AZM 13-09-2021 Commissie B&S 14-09-2021 Commissie GEZ 15-09-2021 Gezamenlijke commissie 28-09-2021 Gemeenteraad 29-09-2021 Commissie AZM 05-10-2021 Commissie B&S 19-10-2021 Commissie GEZ 20-10-2021 Gemeenteraad 3-11-2021 Gemeenteraad 10-11-2021 Kijkers: Live:

Live 33 49 24 86 78 58 72 47 66 48 19 47 42 41 82 64 64 52 108 53 60 37 84 41 34 49 32 35 47 56 36 111 56 47 37 32 54 18 43 45 61 263

20 36 12 68 42 28 51 31 44 33 13 29 26 15 38 28 41 31 51 21 37 24 61 28 21 38 19 17 32 39 18 71 33 25 18 22 33 5 28 22 42 248

Aantal personen, die minimaal 1 minuut van de webcast hebben bekeken. Kijksessies tijdens livegang 6