21Tl055 Vaststelling Reglement van Orde voor raadscommissies Kerkrade 2021.docx

Nota van toelichting Nummer.: 21Tl055 CONCEPT

Kerkrade, 7 juni 2021

Behorend bij ontwerpbesluit nummer 21Rb052.

Onderwerp Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raadscommissies Kerkrade 2021 Beslispunten I. in te trekken het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies der gemeente Kerkrade d.d. 28 mei 2014 (14Rb027); II. vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies der gemeente Kerkrade 2021, hetgeen als zodanig deel uitmaakt van dit besluit; III. de datum van intrekking van de onder I vermelde verordening is gelijk aan de datum van de inwerkingtreding van de onder II vermelde verordening; IV. het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies der gemeente Kerkrade 2021 treedt in werking direct na vaststelling door de raad; V. Eind 2022 de werking van het Reglement van orde te evalueren. Inleiding In 2021 staat een actualisatie van het reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad en het reglement voor de vergaderingen van de raadscommissies op de planning. Dit zijn twee aparte verordeningen die dan ook apart aan uw raad worden aangeboden ter besluitvorming. De nota’s van toelichting zijn gelijk behalve de toelichting op de inhoudelijke wijzigingen van de betreffende verordening.

De actualisatie ziet toe op de controle of de verordeningen nog juridisch voldoen, deze te laten aansluiten op de huidige praktijk of die te heroverwegen en om tegemoet te komen aan de wens om de vergaderorde te bespreken. Deze wens kwam naar voren uit interviews die zijn afgenomen onder 26 raadsleden. In het Seniorenconvent is afgesproken om deze actualisatie verder voor te bereiden in een werkgroep met daarin een vertegenwoordiger van iedere fractie, een collegelid, de gemeentesecrataris en de griffie. Afgesproken tijdspad was drie bijeenkomsten om de verordeningen te bespreken en vervolgens een voorstel aan te bieden aan de gemeenteraad ter besluitvorming op 7 juli 2021. Verder zijn de agenda’s met onderliggende stukken van de werkgroep in Ibabs opgenomen, toegankelijk voor alle raads- commissie- en collegeleden. De werkgroep is eind mei gestart. De griffie heeft voorwerk vericht door een was/wordt overzicht te maken van de artikelen van de reglementen van orde. Daarin zijn suggesties ter bespreking aangedragen op basis van de huidige vergaderpraktijk en VNG modellen. Verder is er voorafgaand aan en tijdens iedere werkgroepbijeenkomst input gevraagd van de werkgroep en konden fracties ook input leveren. Hier heeft de fractie Ons Kerkrade gebruik van gemaakt, zie brief van 4 mei 2021 (zie 1

bijlage) over de invulling van commissievergadering en specifiek presentaties. In de werkgroep zijn diverse onderwerpen uitvoeriger besproken door deze als aparte bespreekpunten te agenderen naast de was/wordt overzichten. Tijdens de bijeenkomsten waren vanwege afmeldingen niet altijd alle fracties aanwezig. De voorstellen die voorliggen zijn naar aanleiding van hetgeen is besproken in de werkgroep, maar mogelijk hebben fracties afwijkende standpunten. Er wordt wel gesproken over voorstellen van de werkgroep. De bevoegdheid tot advies ligt bij de raadscommissie en de bevoegdheid tot besluitvorming bij de raad. Doelstelling Een geactualiseerd reglement van orde voor de raad en voor de raadscommissies vaststellen. Argumenten Er zijn in de loop der jaren aanpassingen afgesproken die nog niet zijn opgenomen in de verordeningen. Deze onderwerpen zijn nu opgenomen en indien nodig geactualiseerd of heroverwogen. De VNG heeft in 2018 aangepaste modellen uitgebracht. De verordening voor de raadsvergadering is van 2017 en de verordening voor de raadscommissievergadering is van 2014. De VNG bepalingen zijn zoveel als mogelijk gevolgd. Met betrekking tot de vergaderorde zijn er in de huidige modellen regels die alle ruimte geven aan de leden, maar de voorzitters hebben daardoor weinig mogelijkheden.

Op basis van de interviews onder raadsleden zijn opties ingebracht die in de werkgroep zijn overwogen zoals het omgaan met interrupties, spreektijd, aantal sprekers en de rol van de voorzitter. Samenvatting inhoudelijke wijzigingen nieuwe reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies: 

 



Artikel 1: begrip informatiebijeenkomst vastgelegd. Op dit moment bevat de vergaderstructuur alleen raadscommissies. Er worden echter ook andere bijeenkomsten georganiseerd. Deze hebben steeds wisselende benamingen en er was soms onduidelijkheid over de status. In de werkgroep is geconcludeerd dat presentaties in raadcommissies mogelijk moeten blijven maar dat deze wel gerelateerd moeten zijn aan een ontwerpbesluit. Bijvoorbeeld een evaluatie of een vooruitblik op een later te nemen besluit. Daarnaast wordt de term informatiebijeenkomst geïntroduceerd. Bij een informatiebijeenkomst gaat het bijvoorbeeld om kennisoverdracht zonder dat er direct een besluit aan de orde is. Bijvoorbeeld de onlangs gehouden avond over burgerparticipatie of een verzameling van onderwerpen zoals de presentatie van de zomerschool. Artikel 2: taakomschrijving commissie toegevoegd conform VNG. Deze ontbreekt in het huidige reglement van orde. Artikel 3: artikelen gemeentewet zijn ook van toepassing op commissieleden. VNG toelichting: Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen.

Dit wordt voor toekomstige commissieleden onderzocht voor de benoeming door de raad. Artikel 3: vervanging niet-raadslid ook door niet-raadslid. Voorheen kon een niet-raadslid alleen vervangen worden door een raadslid. In de werkgroep is dit besproken en wordt

2

 

  





voorgesteld om vervanging ook mogelijk te maken door een niet-raadslid. Met name voor kleine fracties kan dit helpen om in geval van een afmelding te voorzien in een vervanger. Artikel 4: bepalingen over zittingsduur en vacatures opgenomen conform VNG. Deze bepaling ontbreekt in het huidige reglement van orde. Artikel 13: mogelijkheid en procedure schriftelijk vragen stellen opgenomen. De mogelijkheid bestaat al om vooraf vragen te stellen maar is nog niet opgenomen in het huidige reglement van orde. In het begin van het digitaal vergaderen n.a.v. de corona-uitbraak is het vooraf vragen stellen breed toegepast. Dit is een mogelijkheid om, indien een lid veel (technische) vragen heeft, deze vooraf te stellen zodat de commissiebehandeling gericht is op het te geven advies. Ambtelijk heeft men dan meer tijd om de vragen te beantwoorden. Een voorzitter kan een lid, door het op te nemen in het regelement van orde, ook aanspreken op het toepassen van deze mogelijkheid. Artikel 17: vragenuur toegevoegd conform al eerder afgesproken procedure. Deze ontbreekt in het huidige reglement van orde. Artikel 18: artikel aangepast naar werkwijze met besluitenlijsten zoals vastgesteld in het raadsbesluit genomen op 24 maart 2021. Artikel 22: aantal sprekers in de eerste termijn beperkt tot één per fractie.

In de werkgroep is besproken of het voor de vergaderorde wenselijk is om het aantal sprekers te beperken of om te gaan werken met spreektijden. Voorstel is om niet te werken met spreektijden maar wel om in de eerste termijn het aantal sprekers te beperken tot één spreker per fractie. Deze spreker namens de fractie brengt in eerste termijn het standpunt van de fractie over. De eerste termijn is gericht op het delen van fractiebetogen en/of vragen. De tweede termijn is gericht op het gesprek, debat en nadere vragen en die termijn wordt dan ook vrijgelaten. De werkgroep stelt voor om een uitzondering te maken voor presentaties want naar aanleiding van de presentaties kunnen verschillende leden per fractie opmerkingen en/of vragen hebben. Artikel 23: procedure met betrekking tot het geven van advies opgenomen. Deze ontbreekt in het huidige reglement van orde. In de werkgroep is de huidige lijn met betrekking tot het advies van de commissie over akkoord- en bespreekstukken heroverwogen. In plaats van één fractie wordt voorgesteld om als drempel voor een bespreekstuk minimaal twee fracties op te nemen. In de huidige samenstelling van de raad zijn dat twee van de acht fracties en heeft iedere fractie één stem ongeacht het aantal zetels in de raad. Met deze wijziging wordt getracht om in de commissie te komen tot een afgewogen advies.

Indien er twee of meer fracties nodig zijn voor een bespreekstuk moet de commissie daarover met elkaar van gedachten wisselen om te achterhalen wat de discussiepunten ter bespreking in de raad zijn en of er dan nog meerdere partijen willen aansluiten bij het advies ‘bespreekstuk’. Deze wijziging heeft tot doel dat op de raadsagenda de daadwerkelijke bespreekstukken komen en discussiepunten wellicht al duidelijk zijn. Ook geeft de commissie op dat moment een advies. Nu komt het voor dat één fractie het advies bespreekstuk geeft, bijvoorbeeld omdat men het nog in de fractie wil bespreken zonder verdere duiding. De fractie komt er enkele dagen later nog op terug echter is de concept agenda dan al gereed. Dan kan er niet alsnog, voorafgaand aan de raadsvergadering, formeel een akkoordstuk van gemaakt worden. Fracties dienen zich dan voor te bereiden op een bespreekstuk maar het kan voorkomen dat het stuk bij de vaststelling van de agenda alsnog een akkoordstuk wordt of dat de behandeling van een bespreekstuk maar beperkt is. Dat gaat dan ten koste van de tijd voor andere bespreekstukken. Voor akkoordstukken is er in de raadsvergadering de mogelijkheid om een stemverklaring af te geven. Artikel 24: toestaan van interrupties nader vorm gegeven. Voorstel ter verbetering van de vergaderorde is om een spreker namens de fractie in eerste termijn te laten uitspreken en op

3





het einde van de eerste termijn van de betreffende spreker interrupties toe te staan. In de tweede en mogelijke volgende termijnen zijn leden vrij om te interrumperen. Artikel 25: voorstellen van orde opgenomen als apart artikel. In het huidige reglement van orde zat het voorstel van orde ‘verstopt’ in het artikel over spreekvolgorde. Een voorstel van orde is echter een belangrijk instrument en conform VNG wordt voorgesteld dit als apart artikel op te nemen. Geen artikel: ingekomen stukken worden nu geagendeerd in de raadscommissies. Dat is echter niet vastgelegd in het reglement van orde. In de werkgroep is besproken hoe om kan worden gegaan met de ingekomen stukken van binnenkomst bij de griffie tot aan het vaststellen van de wijze van afdoening. Naar aanleiding van de werkgroep wordt de wijze van afdoening door de gemeenteraad vastgesteld. Niet door een van de commissies. De commissieleden krijgen rondom de publicatie van de commissieagenda wel de lijst met ingekomen stukken op dat moment. Daarnaast staat een ingekomen stuk na binnenkomst meestal binnen 1 werkdag in Ibabs. Richting een raadsvergadering kan iedereen al meerdere keren kennisnemen van de stukken en eventuele wijzigingen of vragen indienen of een motie van een andere gemeenteraad overnemen en delen. In de raadsvergadering wordt de wijze van afdoening dan nog vastgesteld.

Ter aanvulling nog de VNG uitleg: Over aan de raad gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld kennisnemen, in behandeling nemen, doorsturen naar een raadscommissie of het college, etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. In de bijlage is ook een beschrijving opgenomen met betrekking tot de ingekomen stukken.

Daarnaast zijn artikelen ook aangepast door de formulering te wijzigen op basis van het VNG model of bestaande praktijk zoals het digitaal werken door de raad en commissies. Zie voor een compleet overzicht de was/wordt tabellen. Daarin is aangegeven in de laatste kolom of een artikel geen inhoudelijke verandering bevat, het aangepast is naar het VNG model of een andere reden om tot een wijzigingsvoorstel te komen. Naar aanleiding van de commissiebehandeling is verder nog aangepast: Artikel 13: raadslid is vervangen door commissielid; Artikel 16: Titel ‘spreekrecht’ is aangepast in ‘spreekrecht voor publiek’. In de commissie werd voorgesteld om ‘spreektijd voor burgers’ te hanteren. Ook bijvoorbeeld een stichting kan gebruik maken van het spreekrecht vandaar de term publiek conform de benaming op de commissieagenda. Artikel 18: toegevoegd is dat de besluitenlijst ook een link naar het transcript van de vergadering bevat. Verder is de verordening nog gecontroleerd op grammatica en nummering en waar mogelijk zijn hij/zij verwijzingen aangepast. Kanttekeningen De raad heeft veel vrijheid om de reglementen vorm te geven. Het is echter van belang om een afgewogen keuze te maken met artikelen die op elkaar zijn afgestemd en passen bij de vergadercultuur en structuur. Voorzitters maar ook deelnemers moeten worden geholpen door een duidelijk reglement.

Vergaderorde (discipline) staat of valt met de betrokkenheid van iedereen:  respectvol met elkaar omgaan en de regels respecteren  elkaar aanspreken  kennis over RvO bij voorzitters en andere deelnemers  onderdeel van inwerkprogramma nieuwe raad/cie 4



voorzitters trainen en blijven coachen

De Gemeentewet geeft een belangrijk kader. Er is een aanpassing van de Gemeentwet voorzien voor 2022 onder andere op het gebied van geheimhouding die gevolgen heeft voor de reglementen van orde. Dan moet het reglement van orde weer geactualiseerd worden en zullen waarschijnlijk ook weer nieuwe modellen van de VNG volgen. Dat kan gecombineerd worden met een evalautie van eventuele wijziging naar aanleiding van het voorliggende ontwerpbesluit. Financiën De voorgestelde wijzigingen hebben geen directe financiële gevolgen. Communicatie Het betreffen verordeningen die bij goedkeuring van de raad openbaar gepubliceerd worden. Verder zal de griffie de reglementen van orde bij de start van de nieuwe raadsperiode opnemen in het inwerkprogramma van raads- en commissieleden. Richting de ambtelijke organisatie wordt er ook een toelichting gegeven op de wijzigingen, vooral met betrekking tot het geven van presentaties en de mogelijkheid voor raads- en commissieleden om voorafgaand aan de commissie al schriftelijke vragen te stellen. Daartoe is ook een bijlage opgenomen die meer duidelijkheid geeft over de uitgangspunten rondom het geven van presentaties. Uitvoering Per datum inwerkingtreding. Bijlagen Bijlage 1 Brief Ons Kerkrade Bijlage 2 Presentaties en informatiebijeenkomsten Bijlage 3 Ingekomen stukken gemeenteraad Bijlage 4 Model VNG RvO raadscommissies Bijlage 5 Model VNG RvO Raad

5