21Tl054 Vaststelling Reglement van Orde voor de raad van Kerkrade 2021.docx

Nota van toelichting Nummer.: 21Tl054. CONCEPT

Kerkrade, 7 juni 2021

Behorend bij ontwerpbesluit nummer 21Rb051.

Onderwerp Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad Kerkrade 2021 Beslispunten I. in te trekken het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Kerkrade d.d. 25 oktober 2017 (17Rb044); II. vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Kerkrade 2021, hetgeen als zodanig deel uitmaakt van dit besluit; III. de datum van intrekking van de onder I vermelde verordening is gelijk aan de datum van de inwerkingtreding van de onder II vermelde verordening; IV. het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Kerkrade 2021 treedt in werking direct na vaststelling door de raad; V. eind 2022 de werking van het Reglement van orde te evalueren. Inleiding In 2021 staat een actualisatie van het reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad en het reglement voor de vergaderingen van de raadscommissies op de planning. Dit zijn twee aparte verordeningen die dan ook apart aan uw raad worden aangeboden ter besluitvorming. De nota’s van toelichting zijn gelijk behalve de toelichting op de inhoudelijke wijzigingen van de betreffende verordening. De actualisatie ziet toe op de controle of de verordeningen nog juridisch voldoen, deze te laten aansluiten op de huidige praktijk of die te heroverwegen en om tegemoet te komen aan de wens om de vergaderorde te bespreken.

Deze wens kwam naar voren uit interviews die zijn afgenomen onder 26 raadsleden. In het Seniorenconvent is afgesproken om deze actualisatie verder voor te bereiden in een werkgroep met daarin een vertegenwoordiger van iedere fractie, een collegelid, de gemeentesecrataris en de griffie. Afgesproken tijdspad was drie bijeenkomsten om de verordeningen te bespreken en vervolgens een voorstel aan te bieden aan de gemeenteraad ter besluitvorming op 7 juli 2021. Verder zijn de agenda’s met onderliggende stukken van de werkgroep in Ibabs opgenomen, toegankelijk voor alle raads- commissie- en collegeleden. De werkgroep is eind mei gestart. De griffie heeft voorwerk vericht door een was/wordt overzicht te maken van de artikelen van de reglementen van orde. Daarin zijn suggesties ter bespreking aangedragen op basis van de huidige vergaderpraktijk en VNG modellen. Verder is er voorafgaand 1

aan en tijdens iedere werkgroepbijeenkomst input gevraagd van de werkgroep en konden fracties ook input leveren. Hier heeft de fractie Ons Kerkrade gebruik van gemaakt, zie brief van 4 mei 2021 (zie bijlage) over de invulling van commissievergadering en specifiek presentaties. In de werkgroep zijn diverse onderwerpen uitvoeriger besproken door deze als aparte bespreekpunten te agenderen naast de was/wordt overzichten. Tijdens de bijeenkomsten waren vanwege afmeldingen niet altijd alle fracties aanwezig. De voorstellen die voorliggen zijn naar aanleiding van hetgeen is besproken in de werkgroep maar mogelijk hebben fracties afwijkende standpunten. Er wordt wel gesproken over voorstellen van de werkgroep. De bevoegdheid tot advies ligt bij de raadscommissie en de bevoegdheid tot besluitvorming bij de raad.

Doelstelling Een geactualiseerd reglement van orde voor de raad en voor de raadscommissies vaststellen. Argumenten Er zijn in de loop der jaren aanpassingen afgesproken die nog niet zijn opgenomen in de verordeningen. Deze onderwerpen zijn nu opgenomen en indien nodig geactualiseerd of heroverwogen. De VNG heeft in 2018 aangepaste modellen uitgebracht. De verordening voor de raadsvergadering is van 2017 en de verordening voor de raadscommissievergadering is van 2014. De VNG bepalingen zijn zoveel als mogelijk gevolgd. Met betrekking tot de vergaderorde zijn er in de huidige modellen regels die alle ruimte geven aan de leden maar de voorzitters hebben daardoor weinig mogelijkheden. Op basis van de interviews onder raadsleden zijn opties ingebracht die in de werkgroep zijn overwogen zoals het omgaan met interrupties, spreektijd, aantal sprekers en de rol van de voorzitter. Samenvatting inhoudelijke wijzigingen reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad:  Artikel 1: begrip informatiebijeenkomst vastgelegd gelijk aan het regelement van orde voor de raadscommissies.  Artikel 8: procedure benoeming wethouders opgenomen conform VNG inclusief overleggen verklaring omtrent gedrag zoals dat al bestaande praktijk is in Kerkrade.  Artikel 18: artikel aangepast naar werkwijze met besluitenlijsten zoals vastgesteld in het raadsbesluit genomen op 24 maart 2021.

 Artikel 19: er is geen verandering in het artikel dat tevens ook conform het VNG model is. Er is wel een verandering in de totale omgang met ingekomen stukken zoals ook al beschreven in de nota van toelichting RvO raadscommissies: ingekomen stukken worden nu geagendeerd in de raadscommissies. Dat is echter niet vastgelegd in het reglement van orde. In de werkgroep is besproken hoe om kan worden gegaan met de ingekomen stukken van binnenkomst bij de griffie tot aan het vaststellen van de wijze van afdoening. Naar aanleiding van de werkgroep wordt de wijze van afdoening door de gemeenteraad vastgesteld. Niet door een van de commissies. De commissieleden krijgen rondom de publicatie van de commissieagenda wel de lijst met ingekomen stukken op dat moment. Daarnaast staat een ingekomen stuk na binnenkomst meestal binnen 1 werkdag in iBabs. Richting een raadsvergadering kan iedereen al meerdere keren kennisnemen van de stukken en eventuele wijzigingen of vragen indienen of een motie van een andere

2







gemeenteraad overnemen en delen. In de raadsvergadering wordt de wijze van afdoening dan nog vastgesteld. Ter aanvulling nog de VNG uitleg: Over aan de raad gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld kennisnemen, in behandeling nemen, doorsturen naar een raadscommissie of het college, etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. In de bijlage is ook een beschrijving opgenomen met betrekking tot de ingekomen stukken. Artikel 22: aantal sprekers in de eerste termijn beperkt tot één per fractie. In de werkgroep is besproken of het voor de vergaderorde wenselijk is om het aantal sprekers te beperken of om te gaan werken met spreektijden. Voorstel is om niet te werken met spreektijden maar wel om in de eerste termijn het aantal sprekers te beperken tot één spreker per fractie. Deze spreker namens de fractie brengt in eerste termijn het standpunt van de fractie over. De eerste termijn is gericht op het delen van fractiebetogen en/of vragen. De tweede termijn is gericht op het gesprek, debat en nadere vragen en die termijn wordt dan ook vrijgelaten. Artikel 23: toestaan van interrupties nader vorm gegeven.

Voorstel ter verbetering van de vergaderorde is om een spreker namens de fractie in eerste termijn te laten uitspreken en op het einde van de betreffende spreker interrupties toe te staan. In de tweede en mogelijke volgende termijnen zijn leden vrij om te interrumperen. Artikel 36: als uitwerking van het agenderingsrecht van de raad is dit artikel opgenomen conform het VNG model.

Daarnaast zijn artikelen ook aangepast door de formulering te wijzigen op basis van het VNG model of bestaande praktijk zoals het digitaal werken door de raad en commissies. Zie voor een compleet overzicht de was/wordt tabellen. Daarin is aangegeven in de laatste kolom of een artikel geen inhoudelijke verandering bevat, het aangepast is naar het VNG model of een andere reden om tot een wijzigingsvoorstel te komen. Naar aanleiding van de commissiebehandeling is verder nog aangepast: Artikel 18: toegevoegd is dat de besluitenlijst ook een link naar het transcript van de vergadering bevat. Verder is de verordening nog gecontroleerd op grammatica en nummering en waar mogelijk zijn hij/zij verwijzingen aangepast.

Kanttekeningen De raad heeft veel vrijheid om de relgementen vorm te geven. Het is echter van belang om een afgwogen keuze te maken met artikelen die op elkaar zijn afgestemd en passen bij de vergadercultuur en structuur. Voorzitters maar ook deelnemers moeten worden geholpen door een duidelijk reglement. Vergaderorde (discipline) staat of valt met de betrokkenheid van iedereen:  respectvol met elkaar omgaan en de regels respecteren  elkaar aanspreken  kennis over RvO bij voorzitters en andere deelnemers  onderdeel van inwerkprogramma nieuwe raad/cie  voorzitters trainen en blijven coachen

3

De Gemeentewet geeft een belangrijk kader. Er is een aanpassing van de Gemeentewet voorzien voor 2022 onder andere op het gebied van geheimhouding die gevolgen heeft voor de reglementen van orde. Dan moet het reglement van orde weer geactualiseerd worden en zullen waarschijnlijk ook weer nieuwe modellen van de VNG volgen. Dat kan gecombineerd worden met een evaluatie van eventuele wijziging naar aanleiding van het voorliggende ontwerpbesluit.

Financiën De voorgestelde wijzigingen hebben geen directe financiële gevolgen. Communicatie Het betreffen verordeningen die bij goedkeuring van de raad openbaar gepubliceerd worden. Verder zal de griffie de reglementen van orde bij de start van de nieuwe raadsperiode opnemen in het inwerkprogramma van raads- en commissieleden. Richting de ambtelijke organisatie wordt er ook een toelichting gegeven op de wijzigingen, vooral met betrekking tot het geven van presentaties en de mogelijkheid voor raads- en commissieleden om voorafgaand aan de commissie al schriftelijke vragen te stellen. Daartoe is ook een bijlage opgenomen die meer duidelijkheid geeft over de uitgangspunten rondom het geven van presentaties. Uitvoering Per datum inwerkingtreding. Bijlagen Bijlage 1 Brief Ons Kerkrade Bijlage 2 Presentaties en informatiebijeenkomsten Bijlage 3 Ingekomen stukken gemeenteraad Bijlage 4 Model VNG RvO raadscommissies Bijlage 5 Model VNG RvO Raad

4