21Tl015 Nota van toelichting ondertiteling en verslaglegging.docx

Nota van toelichting Nummer.: 21Tl015

Kerkrade, 17 maart 2021

Behorend bij ontwerpbesluit nummer 21Rb013

Onderwerp Ondertiteling en verslaglegging van raads- en commissievergaderingen Beslispunten -

In te stemmen met ondertiteling achteraf van raads- en commissievergadering en het corrigeren van deze ondertiteling door een externe partij; in te stemmen met het vervangen van de woordelijke verslagen van raadsvergaderingen door besluitenlijsten in aanvulling op de videobeelden; in te stemmen met besluitenlijsten van de commissievergaderingen in aanvulling op de videobeelden; de ondertiteling als naslagwerk beschikbaar te stellen.

Inleiding Op grond van het Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid zijn overheidsinstanties vanaf 23 september 2020 wettelijk verplicht om alle (digitale) informatie voor een ieder toegankelijk te maken. Dat betekent, dat beeld- en geluidsopnames van raads- en commissievergaderingen (videotulen), die bewaard worden, vanaf die datum moeten worden voorzien van een ondertiteling.1 Door de opnames te ondertitelen, is deze digitale informatie ook toegankelijk voor doven en slechthorenden en wordt bijgedragen aan een inclusieve samenleving. Ondertiteling moet achteraf beschikbaar zijn, niet live. 



Het Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid is gericht op inclusiviteit. Het is de bedoeling dat een ieder kennis kan nemen van hetgeen op een overheidswebsite geplaatst wordt. Daar hoort ook beeld- en geluidsmateriaal bij. Slechtzienden kunnen de vergaderingen weliswaar niet zien, maar kunnen deze wel volgen door de bijbehorende audio. De ondertiteling is met name bedoeld voor doven en slechthorenden. Maar het is ook handig voor mensen, die een vergadering willen volgen zonder meteen geluid te produceren. Volgens Nivel telt Nederland 767.200 mensen, die bij de huisarts bekend zijn met slechthorendheid. Per 1.000 inwoners gaat het dan om 44 slechthorenden. Maar niet iedere slechthorende is als zodanig bij de huisarts geregistreerd. De Stichting Hoormij gaat uit van 1,5 miljoen mensen in Nederland, die doof of slechthorend zijn, waarvan minimaal 660.000 mensen matig slechthorend zijn. Dan gaat het per 1.000 inwoners om 86 matig slechthorenden.

1 Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid artikel 2 lid 2 c.

1

Uitgaande van de gemiddelde bevolking van Kerkrade in 2019 (45.695,5 inwoners) wordt geschat dat het in Kerkrade gaat om minimaal 2.000 slechthorenden en maximaal 4.000 slechthorenden. De sterk vergrijsde samenstelling van de bevolking van Kerkrade heeft een stuwend effect op de schatting. Op grond van alle bevindingen neigt deze richting 4.000 in Kerkrade te gaan. Dat betekent dat naar schatting 8% tot 9% van de bevolking matig tot ernstig slechthorend is. Om hier een beeld bij te krijgen, zou het uitgaande van alleen al de raads- en commissieleden in Kerkrade gemiddeld om 4 tot 5 personen gaan.

De wettelijke verplichting tot ondertitelen biedt een goede gelegenheid voor een herbezinning op de verslaglegging van zowel raads- als commissievergaderingen in Kerkrade omdat er een combinatie gemaakt kan worden. Raadsvergaderingen worden tot op heden op woordelijk niveau uitgewerkt door een externe partij naast de videotulen die bekeken kunnen worden. Van de commissievergaderingen wordt een analytisch verslag opgesteld sinds de raads- en commissievergaderingen ook live gestreamd en bewaard worden (raadsbesluit 05Rb084 d.d. 25 januari 2006). In eerste instantie had dit de vorm van een besluitenlijst maar in 2008 is afgesproken door de fractievoorzitters om ook de standpunten per fractie kort weer te geven i.p.v. alleen het standpunt van de commissie. T.a.v. die analytische verslaglegging van de commissies lopen de verwachtingen van fracties uiteen maar mist ook deel van de vergadering zoals het standpunt van het college. De gemeenteraad is bevoegd om de verslaglegging van zijn vergaderingen te regelen, er dient minimaal een besluitenlijst openbaar gemaakt te worden van raads- en commissievergaderingen. Bedoeling van de wetgever is dat er minimaal vastligt wat er aan de orde is geweest in een vergadering met het oog op transparantie over besluitvorming, ook voor latere generaties. Er is dan ook een bewaarplicht vanuit de Archiefwet.

Daarnaast kan verslaglegging ook bruikbaar zijn voor het dagelijkse werk van o.a. raads- en commissieleden. Er zijn verder ook videobeelden beschikbaar die ook dienen als verslag. Doelstelling Het doel van dit ontwerpbesluit is tweeledig. De gemeenteraad wordt in positie gebracht om een keuze te maken over:  de invulling van de ondertiteling zoals voorgeschreven door het Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid.  de verslaglegging van zowel raads- als commissievergaderingen die de raad/commissies zo veel mogelijk faciliteert en uitvoerbaar is binnen de beschikbare capaciteit van de griffie. Argumenten Om de raad die keuzes te laten maken worden de verschillende mogelijkheden inzichtelijk gemaakt: Ondertiteling Huidige situatie

Verslaglegging raad

Niet

Verslaglegging raadscommissies Analytisch door de griffie

Wel, met correctie extern of griffie

Woordelijk door externe partij of griffie

Analytisch door de griffie

Woordelijk door externe partij

2

Wel, zonder correctie

Besluitenlijst + download van de ondertiteling

Besluitenlijst + download van de ondertiteling

Ondertiteling Met ondertiteling wordt voldaan aan de wettelijke verplichting in het kader van het Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid (plicht om beeld en geluid dat langdurig online beschikbaar is, achteraf te voorzien van een correcte ondertiteling). Ondertiteling is niet live, maar alleen achteraf beschikbaar. De software is zelflerend, echter nog niet in staat om live volledig correcte ondertiteling te realiseren. Dit is ook afhankelijk van de sprekers. Automatisch gegenereerde ondertiteling kan dan ook veel fouten bevatten. Dat is de ruwe vorm zonder correctie. Het is ook mogelijk om de ondertiteling te corrigeren. Ondertiteling levert dan een vrijwel letterlijke weergave van de vergaderingen op, inclusief volledige standpunten, uitleg, vragen en antwoorden en kan beschikbaar gesteld worden als document om te downloaden. De ongecorrigeerde automatische ondertiteling is vrij snel na de vergadering beschikbaar (variërend van een paar minuten tot 2 uur na de vergadering). Voor externe correctie op de automatische ondertiteling staat een termijn van maximaal 1 week.

Voorbeeld vergadering met gecorrigeerde onderiteling (klik op het icoontje CC om de ondertiteling te activeren): https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Kerkrade/648750de-abd8-4992-976b-8826229f3e8e Voorbeeld vergadering met ondertiteling zonder correctie (klik op het icoontje CC om de ondertiteling te activeren): https://ris2.ibabs.eu/Agenda/Details/Kerkrade/cf37a31d-9dc5-4c06-bf96-dd46ca148430 Als bijlage is een voorbeeld van het naslagwerk van de ondertiteling met correctie toegevoegd als ook een zonder correctie. Verslaglegging raadscommissies De raad heeft besloten om de vergaderingen van raadscommissies op te nemen en live te streamen. Deze zijn daardoor live en achteraf te bekijken en dienen als verslag. Daarnaast heeft raad destijds besloten in het reglement van orde voor de raadscommissies om een minimaal verslag aan te houden, een besluitenlijst. In 2008 is afgesproken om aan het commissiestandpunt ook de onderscheidene fractiestandpunten toe te voegen. Andere optie voor de verslaglegging is een woordelijk verslag zoals bij de raadsvergadering. Derde optie is om terug te gaan naar de oorspronkelijke besluitenlijst in lijn met het eerder genomen raadsbesluit maar nu in combinatie met de ondertiteling in een document dat naast de videobeelden kan dienen als naslagwerk. Verslaglegging gemeenteraad Ook de vergaderingen van de gemeenteraad zijn live en achteraf te bekijken.

Daarnaast wordt er door een externe partij een woordelijk verslag gemaakt conform het reglement van orde van de gemeenteraad. Andere opties zijn teruggaan naar een verslag op hoofdlijnen door de griffie of een besluitenlijst waarbij de ondertiteling, naast de videobeelden, ook weer kan dienen als naslagwerk. Er kunnen dus voor zowel de ondertiteling, verslaglegging commissie en verslaglegging raad keuzes gemaakt worden. Financiën: Ondertitelen

3

Tot 100 vergaderuren per jaar2 bedragen de kosten voor het automatisch ondertitelen 2.500 euro per jaar. Boven 100 vergaderuren kost ieder extra vergaderuur 25 euro extra (extra uren op basis van nacalculatie aan het eind van het jaar). De edittool voor het beheren en publiceren ondertiteling door de griffie kost 1.500 euro per jaar. Het corrigeren van ondertiteling kan extern worden weggezet of een uitbreiding van de griffie is noodzakelijk (300 uur voor corrigeren en ondertiteling in de video bewerken). Kosten voor externe correctie bedragen voor 100 vergaderuren 9.500 euro. Jaarlijkse kosten raming: 1 kosten voor automatisch ondertitelen 2 kosten edit tool 3 correctie ondertiteling extern

2.500 euro 1.500 euro Totaal jaarlijks zonder correctie: 4.000 euro 9.500 euro Totaal jaarlijks met correctie: 13.500 euro

Verslaglegging Huidige opzet (analytisch verslag commissie (griffie) + woordelijk verslag Raadsvergadering (extern)): inzet griffie (175 uren) + 4.480 euro Raad en commissie woordelijk extern (indicatie): 22.400 euro Raad en commissie woordelijk griffie: past niet binnen huidige capaciteit griffie Raad en commissie besluitenlijst: inzet griffie 100 uren Alle bedragen zijn exclusief btw. Kanttekeningen  De kosten zullen in de loop der jaren stijgen (o.m. prijsindex).  In videotulen zit geen zoekfunctie op woord, waardoor het voor raads- en commissieleden en belanghebbenden lastig kan zijn om beraadslagingen over bepaalde onderwerpen in het verleden terug te vinden. Ook een besluitenlijst is daarvoor dan niet geschikt. Dit kan worden ondervangen door de online ondertiteling om te zetten naar een document dat te downloaden is bij de betreffende vergadering in Ibabs en de raadsinformatiewebsite.  De te kiezen oplossing moet in principe uitvoerbaar zijn binnen de beschikbare capaciteit van de griffie. Gezien het budgetrecht van de raad is een andere oplossing uiteraard ook mogelijk, maar dat zou betekenen, dat de capaciteit uitgebreid dient te worden. Daar is in dit stuk niet van uitgegaan, ook omdat de benodigde uren dan maar 0,15 FTE is.  Het blijven uitzenden en opnemen van vergaderingen via livestream is uitgangspunt.

Wanneer er geen videotulen zijn is er uiteraard ook geen verplichting tot ondertiteling.  Een wijziging in de verslaglegging heeft gevolgen voor het Reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad en / of raadscommissies. Het reglement van orde wordt later dit jaar ter actualisatie aan de raad aangeboden en zal dan conform dit raadsbesluit eventueel worden aangepast. Afwegingen Ondertiteling Live uitzendingen hoeven niet voorzien te zijn van ondertiteling, dat is technisch op dit moment ook nog niet mogelijk. De livestreams van raads- en commissievergaderingen worden ook gearchiveerd en kunnen achteraf worden bekeken als een digitaal verslag. In dat geval gelden de eisen van de nieuwe wetgeving. Er is echter geen sanctie verbonden waardoor er ook nog enige tijd gewacht zou kunnen 2 Gemiddelde vergaderduur over de laatste vijf jaren

4

worden op nieuwe technische ontwikkelingen die betere en/of goedkopere ondertiteling mogelijk maken. Dat is echter onzeker en de wetgeving is al ingegaan. Een mogelijkheid is om de videotulen alleen automatisch te laten ondertitelen en geen correctie te laten uitvoeren. Daarmee wordt de doelgroep van doven en slechthorenden niet optimaal bediend. Dat zou dus voorbij gaan aan het streven naar inclusiviteit. De ondertiteling kan dan mogelijk ook niet als naslagwerk dienen en dan is woordelijke of analytische verslaglegging nodig. Externe correctie heeft als voordeel dat er een termijn van één week voor staat, minimaal 98,5% correctheid en niet afhankelijk is van de inzet van één persoon en de piek van het bewerken van drie commissievergaderingen in een week kan worden opgevangen. Het corrigeren van de ondertiteling van alle raads- en commissievergaderingen en andere openbare avonden past niet in de huidige griffie capaciteit en kosten van uitbereiding wegen niet op tegen het extern uitbesteden met daardoor zekerheid over capaciteit en kwaliteitsafspraken. Voorgesteld wordt om gebruik te maken van automatische ondertiteling met externe correctie zodat voldaan wordt aan de bedoeling van de wetgever, er leesbare ondertiteling beschikbaar komt en mensen die het nodig hebben daardoor de vergaderingen kunnen volgen.

Bijkomend voordeel is dan het beschikbaar kunnen stellen van gecorrigeerde ondertiteling in een document als naslagwerk. Dat kan een woordelijk of analytisch verslag overbodig maken. Verslaglegging Doel van verslaglegging is dat besluiten vastliggen en deze ook terug te vinden zijn. Daarnaast is verslaglegging voor o.a. raads- en commissieleden bruikbaar voor eigen werkzaamheden. De videobeelden geven een volledig verslag in beeld en geluid maar zijn alleen doorzoekbaar op spreker, niet op inhoud. Daarnaast is er ook schriftelijke verslaglegging. Woordelijke verslaglegging van alle vergaderingen extern (22.400 euro) of extra uren inzet van de griffie zijn de duurste varianten. Een woordelijk of samenvattend verslag wordt echter overbodig bij het gebruik van gecorrigeerde ondertiteling. De onderiteling gebruiken als naslagwerk is een uitbreiding ten op zichte van de huidige situatie en is als document makkelijk doorzoekbaar en daardoor goed bruikbaar voor leden en andere geinteressenden. Daarnaast is wel een besluitenlijst wettelijk verplicht maar ook waardevol voor de transparantie over besluiten, toezeggingen, aanwezigheidsregistratie etc. De griffie stelt de besluitenlijsten op. De uren die daarmee vrijvallen t.o.v.

van de huidige commissieverslaglegging zijn beperkt en worden ingezet voor de omzetting van de ondertiteling en de verwerking en opvolging van bijvoorbeeld vragen, toezeggingen en moties. Daarnaast vervallen de kosten voor het verslag van de raadsvergaderingen (4.480 euro). Voorgesteld wordt dan ook om voortaan de videobeelden te voorzien van extern gecorrigeerde onderiteling, van de raads- en commissvergaderingen besluitenlijsten op te stellen en de gecorrigeerde ondertiteling per vergadering te verwerken in een document als naslagwerk. Dekking voor deze variant Automatische ondertiteling met correctie kost jaarlijks 13.500 euro, de besluitenlijsten en naslagwerken opstellen kan binnen de bestaande capaciteit van de griffie. De jaarlijkse kosten van 4.480 euro voor de woordelijke verslaglegging van de raad komen te vervallen. Ondertiteling is een onderdeel van het opnemen en uitzenden van de vergaderingen. Kosten m.b.t. video zijn ondergebracht bij ICT. De kosten van de ondertiteling worden gedekt binnen de reguliere

5

budgetruimte ICT en door het overhevelen van middelen van de griffie naar ICT in verband met het vervallen van de huidige kosten voor de verslaglegging van de raadsvergadering.

6