2025-06-03 transcript informatiebijeenkomst uitleg geheimhouding

1 Opening Liam Weerts Stagiair Griffie

Hallo, allemaal. Ik zal me even voorstellen: ik ben Liam Weerts, 21 jaar, derdejaars rechtenstudent op Zuyd Hogeschool te Sittard en tevens stagiair op de griffie. Ik heb op de griffie verschillende taken gekregen, waaronder het onder de loep nemen van het onderwerp geheimhouding.

2 Presentatie met uitleg geheimhouding Liam Weerts Stagiair Griffie

Ik ga daar nu over presenteren. De inhoud: eerst het wettelijk kader, bestaande uit de Wet op overheden en de gemeenteraad. Het een en ander zal nog worden toegelicht met wat praktijkvoorbeelden. Het begrip vertrouwelijkheid. Ik leg uit hoe je dat duiden moet. We kijken even naar hoe andere gemeenten invulling hebben gegeven aan geheimhouding en we voeren een korte discussie rondom de Wet open overheid. Het uitgangspunt van deze wet is dat informatie bij de gemeente in ons geval openbaar moet zijn. Het is openbaar tenzij die wet grondslagen bevat die zich tegen openbaarmaking verzetten. Relevant voor geheimhouding is het artikel. 5.1 van de Wet open overheid dat bestaat uit twee leden. Lid één: absolute gronden zijn nooit openbaar. Voor lid twee heb je een belangenafweging nodig. Ze staan nu op het scherm. Als iemand een toelichting bij hun grond wil hebben, dan kan die dat vragen. Dat kan ook tussendoor. Ik ga nu verder. Lid 2: de relatieve gronden. Daarvoor is een belangenafweging vereist. Voor het genoemde belang tegen het belang van openbaarheid, wat een belang van de burger is. Daarin moet je kunnen beargumenteren dat het openbaar maken van die informatie het gemeentebelang dermate schaadt, dat het niet openbaar kan zijn. Op grond van genoemde artikelen is informatie niet openbaar en kan je geheimhouding opleggen.

Het college, de burgemeester, de Raad en commissies zijn bevoegd tot oplegging van geheimhouding, op grond van een belang uit artikel 5.1 Wet open overheid. Het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd kan die informatie delen met andere organen en de Rekenkamer. De Rekenkamer kan alle documenten inzien ten behoeve van onderzoek, daarom staat die erbij. De bevoegdheid om te delen is beperkt tot het orgaan wat de geheimhouding heeft opgelegd. Individuele raadsleden van geheime informatie voorzien kan niet. Het moet altijd aan de hele Raad worden verstrekt. Wanneer het verstrekt is aan de Raad, kan deze dat delen met anderen. Met anderen wordt bedoeld: niet zijnde gemeentelijke organen, bijvoorbeeld ambtenaren, advocaten, notarissen, accountants en dergelijke. De Raad krijgt dan exclusieve bevoegdheid: het opheffen van de geheimhouding. Als het aan de Raad is verstrekt, wordt het als het ware eigendom van de Raad. Opheffen. Geheimhouding duurt voort totdat het opgeheven wordt, dus moet ooit opgeheven worden. De oplegger is bevoegd om dat te doen. Als een commissie die geheimhouding heeft opgelegd, ook het orgaan dat die commissie heeft ingesteld. Een uitzondering. Na het verstrekken aan de Raad is alleen de Raad bevoegd. Zoals ik in de vorige slide toelichtte: het wordt als het ware eigendom van de Raad. Tijdens een besloten vergadering is mondelinge informatie altijd geheim.

Daar gaat geen voortoetsing aan vooraf. Aan schriftelijke stukken tijdens een besloten vergadering wel. Daar moet een expliciet besluit voor geheimhouding zijn en die toetsing aan de voorgronden en dergelijke gaat daaraan vooraf. Een voorbeeld: het college verstrekt geheime informatie aan een commissie, in dit geval AZM. Daar zitten raadsleden in. Dat zou betekenen dat individuele raadsleden van geheime informatie worden voorzien en dat kan niet. Dus het moet dan aan de gehele Raad worden verstrekt. Vertrouwelijkheid. Dat komt voort uit artikel 2.5 Awb. Vertrouwelijk is, juridisch gezien, hetzelfde als geheim. Het verschil is dat er geen formeel besluit tot geheimhouding aan vooraf is gegaan. Dat kan blijken uit een verklaring zoals bij de informatiebijeenkomst bij Chaya. Of je moet dat als raadslid kunnen herkennen uit de aard van die informatie. Het gevoel: het is niet de bedoeling dat dit gedeeld wordt, ik hou dat geheim. Dan ben je verplicht om dat geheim te houden. Die regels zijn net wat anders. Dit mag je alleen delen als je daartoe wettelijk verplicht bent. Of het is noodzakelijk om je taak uit te oefenen. Dat tweede moet je, als je het deelt, kunnen aantonen. Voorbeeld: je komt onverhoopt het budget van aanbesteding tegen en daar ligt nog geen geheimhouding op. Je moet als raadslid kunnen zien of herkennen: dit is vertrouwelijk, ik ga dit niet delen.

Je bent verplicht om dat geheim te houden. Nog een voorbeeld: een raadslid verzoekt ambtelijke bijstand over jeugdzorg en komt daarbij in aanmerking met gevoelige informatie. Dan moet dat raadslid kunnen herkennen dat daar gevoelige informatie bij komt kijken. Die is dan verplicht om dat geheim te houden. Het schenden daarvan en van de geheimhoudingsregeling uit de Gemeentewet is een ambtsmisdrijf. Andere gemeenten zoals Landgraaf en

Heerlen hebben mandaat besluit gekozen. In artikel 88, lid 6 van de Gemeentewet staat dat de Raad het kan delen met anderen, dus bijvoorbeeld een notaris of een advocaat. Die bevoegdheid van de Raad is met dat mandaatbesluit gemandateerd aan de burgemeester en het college. Dat houdt in dat zij dat zelf kunnen doen. Als dat niet zo is, zouden het college en de burgemeester moeten wachten op een raadsvergadering, de besloten vergadering raadsvoorstel en kan het daarna pas delen. Dat belemmert het gemeentebestuur, dat is niet handig. Andere gemeenten hebben voor een breder protocol gekozen. Er zitten meerdere regels in. Bijvoorbeeld de eisen aan het opleggen, zoals een vervaltermijn. Dat zijn feiten en omstandigheden waaronder geheimhouding zichzelf opheft. Dat komt het belang van openbaarheid tegemoet, zodat geheimhouding niet onnodig lang voortduurt. Verder kan daar de procedure van de besloten vergadering in verwerkt worden. Die hebben we wel, maar die staat nergens duidelijk op papier, dus dat is daar ook de plek voor. Hoe moet het aan de raad verstrekt worden? Digitaal of via de griffie, zoals dat nu is? Ik moet bijvoorbeeld altijd langs de griffie en Ede en Montfoort hebben digitaal verstrekken via iBabs achter een slotje. Ik heb zelf gezien is dat van de inzage mogelijkheid niet zoveel gebruik werd gemaakt.

Ik denk dat digitaal verstrekken die informatiepositie van de Raad beter maakt, dat de leden beter geïnformeerd zijn. Sittard en Nijmegen doen het nog steeds zoals wij dat nu nog doen: inzage bij de griffier. Het protocol hiervoor zal in septermber verschijnen, dan kunt u daarvoor kiezen. De vraag is ook nog als het bij de griffier ligt, wat er toegestaan is. Mag je je telefoon gebruiken, foto's maken, dat soort dingen? Daar moet u als Raad over nadenken. Nettie Paul-Ubachs BurgerBelangen

Ik heb daar een vraag over. Jij zegt: digitaal kun je eventueel inzien via een slotje en je zegt vervolgens inzage bij de griffier en dan mag je natuurlijk geen foto's maken. Als ik dat digitaal kan inzien, kan ik daar wel foto's van maken. Ja, dat klopt. -Hoe wil je daarop toezien? Didier Franssen Griffier

Het sluit mooi aan bij de discussie ronde. Want we hebben één prangend voorbeeld dat we hier willen neerleggen en dit voorbeeld en slaat daar meteen op aan. Daar lopen wij als griffie in de praktijk ook tegenaan. We leggen geheime documenten bij ons in de kast. U komt netjes langs, u tekent de lijst en dan krijgt u inzage of we gaan de stap maken naar het digitaal verstrekken. Dat kan via iBabs. Dat kan via een slotje, dat wil zeggen dat alleen mensen met rechten dat document kunnen zien. Daarmee geef je het document wel weg en uithanden en heb je geen grip op waar dat document naartoe gaat. U kunt dat document doorsturen en wij zien dat niet. Uiteindelijk hebben raadsleden zelf een eed afgelegd en zijn zelf verantwoordelijk voor het in acht nemen van de geheimhouding. Er zit wel één belangrijk verschil in en dat willen we bij u vanavond ophalen. Hoe denkt u daarover? Op het moment dat we het via iBabs doen, is het digitaal en bent u vrij om ermee te doen en laten wat u wilt. Dat is uw eigen verantwoordelijkheid. Op het moment dat we in de kast leggen is dat beperkter, u moet dan naar de griffie komen om het in te zien. Je zou kunnen zeggen dat dat een belemmering is. Er moet een lijst worden afgetekend. Dan is de vraag wat voor waarde dat dan heeft.

Want als vijf mensen tekenen, wil het nog niet zeggen dat alleen die vijf mensen er kennis van hebben genomen, want u kunt dat ook in uw fractie bespreken. Wij doen altijd aangifte van een eventueel lek. Dan weet je nog niet precies hoe dat werkt. Een andere consequentie van het bij de griffie komen en kijken is tegenwoordig: we zien de digitale hulpmiddelen, wat verwacht u dat de griffie doet? Mag iemand een telefoon gebruiken om digitale aantekeningen te maken? Of mag dat niet en moet dat ouderwets met pen en papier? Moeten wij dan als griffie daar iets van zeggen? Die vragen liggen bij uw Raad en uw Raad gaat daar zelf over. We hadden daar vanavond graag een eerste reactie op, zodat wij weten waar we ons verder in moeten verdiepen in aanloop naar de besluitvorming in september. Dat is een heel praktisch voorbeeld waarvan u zich wellicht kunt voorstellen dat we het erover willen hebben. Dus we zien uit naar uw reactie daarop. -Goedenavond, allemaal, Arie Gramsma BurgerBelangen

ik was wat later, sorry, ik kon echt niet eerder. Over wat ik net gehoord heb, over het bij de griffie inzien, om ons aan de regels te houden die vooraf gesteld zijn, denk ik niet dat het lastig hoeft te zijn. Regels zijn om nageleefd te worden. Dus voor mijn part vraag je of iemand de telefoon wil inleveren of zo. Dat maakt allemaal niets uit. Dat zou mijn voorkeur hebben, dan heb je het helemaal afgedekt, lijkt mij. -Dank je Anja Snijders-Mahr BurgerBelangen

wel. Zelf denk ik dat het niet verkeerd is om het digitaal te delen, want we hebben die eed niet voor niks afgelegd. Ik denk: als je het digitaal deelt met bijvoorbeeld alleen de raadsleden, dan weet je wie het heeft gehad. Dus als er een lek is, kun je dat achterhalen. Ik vind: als ik de afspraak heb dat ik over bepaalde dingen niet mag praten, is dat de eed die ik heb afgelegd, dan doe ik dat ook. Ik ga het even hebben,

bijvoorbeeld over Chaya: we hadden die afspraak die avond. Die komt thuis en ik zeg: praat er niet over, je hoort het wel over een paar weken. Dan zeg ik je: dit was het. Dat hebben we ook zo gedaan. Hij zei: waarom niet, je bent toch mijn vrouw? Ik zeg: dat kan kloppen, maar jij kunt je verspreken, dan heb ik hem hangen. Dat gaan we niet doen. Zo denk ik erover. Zo sta ik erin. -De bewijslast is altijd een heel Didier Franssen Griffier

erg ingewikkeld vraagstuk in dit soort zaken. Als we het digitaal verstrekken dan hebben we daar natuurlijk helemaal geen zicht op wie wat met een document doet. Als we het in de kast leggen en iemand komt inkijken, ook dan hebben we er niet altijd zicht op, omdat, iemand verspreekt zich thuis of hij heeft het thuis over zaken die geheim zijn. Het is dan, ook voor ons, heel moeilijk om dat aan te tonen. Het is lastige materie. We zoeken vooral naar hoe de Raad daarin zit. Welke afspraken maak je nu over die inzage? Arnold Otten Hart voor Vrijheid

Je ziet uit de praktijkvoorbeelden dat dat verschilt. Ik vind dat als mensen op bezoek komen, het inkijken en ze praten erover, dan hebben ze hun eigen verantwoording. Het is iets anders als hele stukken worden aangehaald en ze zeggen: wij hebben de documenten in huis. Dat is heel iets anders. Als je het digitaal verspreidt kun je iedereen de originele documenten doorsturen en iedereen die daar dan over schrijft of wie wat doet, die zegt: wij hebben de documenten gezien. Het is heel iets anders als iemand erover praat. Ik vind dat meer een tweede instantie, van horen zeggen. Dus voor mij zouden ze het altijd Didier Franssen Griffier

persoonlijk moeten inkijken bij de griffie. Jean Noël Lokaal Alternatief

Jean als eerste, en dan Marjan. -Een zelfde overweging. Het gaat allemaal over reproduceerbaarheid van informatie die je als raadslid gezien hebt op enig moment. Je kunt iets lezen en je hoeft er geen foto's van te maken, maar je reproduceert het zelf, je schendt dan je ambtsgeheim en je gaat maar toeteren, bij wijze van spreken. Dan is het misschien niet 100% wat er allemaal in staat, maar dan nog doe je al dingen die niet horen. Als je iets gaat lezen of digitaal ter beschikking gesteld krijgt, zou het heel veel makkelijker worden om daarin op een heel specifieke manier misbruik van te maken. Als dat document zomaar verspreid kan worden, gereproduceerd of vermenigvuldigd in welke vorm dan ook, zonder dat er een beperking voor een ander op zit. Dus in die zin is mijn technische vraag: als ik dat ding gestuurd krijg in iBabs en ik heb leesrechten, dan kan ik het openen op mijn scherm en foto's van kan gaan maken, bij wijze van spreken. Dan ben ik aantoonbaar heel erg fout. Maar kun je, als je hem weer sluit, dat doormailen naar iemand die het volledig kan zien omdat ik die rechten heb? Of moet je daarnaar kijken, dat dat niet kan? Of als het dan niet in iBabs kan, kun je het ergens op een server neerzetten waar je een eenmalige toegangscode voor krijgt.

Ik verzin het maar even, zodat je wel kunt lezen en op je scherm kunt zien, maar zeker niet kunt downloaden, zelf bewaren, doormailen, fotootjes maken, van alles. Iemand moedwillig hier bij de griffie komt lezen en een gestolen moment gebruikt om toch twee of drie pagina's even weg te klikken met zijn telefoon, zul je nooit tegenhouden. De andere kant moet je ook zoeken: hoe kunnen we het zo strict mogelijk inregelen? Daar heb je techniek voor nodig. Als het vrij verspreiden is, ik zie je knikken DJ, denk ik dat je het naar mijn mening niet moet doen. Didier Franssen Griffier

Een iBabs is in ieder geval: u krijgt de informatie daar aangeboden. Als beheerder van het systeem, kunnen wij niet meekijken. We zien ook niet hoe vaak een document wordt aangeklikt, wie iets aanklikt. Dat zien we niet. Er zit geen teller op. We kunnen er geen beperkingen op zetten, behalve wie er toegang tot de informatie heeft. Bij ons is het de standaardinstelling dat alles openbaar staat voor de burgers en vervolgens kun je kijken welke gradatie je aanbrengt. Bij een geheim document zou je kunnen beredeneren: we geven alleen rechten aan die specifieke commissie of de Raad en commissieleden, als je het via die weg doet. Een heel ander voorstel is: een andere server, het inrichten van allerlei maatregelen. Zoals u zelf al constateert: als iemand foto's maakt, creëren we een stukje schijnveiligheid. Vandaar dat we in het voorstel van Liam de optie zetten: je verstrekt het via iBabs of je legt het ter inzage neer. We hebben wel nagedacht over andere varianten, maar je komt altijd uit bij die eigen verantwoordelijkheid. Als iemand dan een foto maakt, dan zit je mee te kijken. Mevrouw Blauwman. -Dank je wel. Marianne Laumann SP

Ik heb niet alles meegekregen, ik was iets te laat of jullie zijn iets te vroeg begonnen, maar dat maakt niks uit. Ik weet waar het over gaat. Ik denk: lekken is lekken. Of je het nu leest, of thuisgestuurd krijgt, of whatever, je moet niet lekken, klaar. Als je wilt lekken, kan het toch altijd. Of je het nu digitaal krijgt of gaat inzien, dan

onthoud je wat je belangrijk vindt en ga je het lekken. We moeten een beroep op elkaar doen om de wet te respecteren. Geheim is geheim en openbaar is openbaar. Voor ons is dat heel simpel. We hoeven de kat niet op het spek te binden, maar we zijn met volwassen mensen. Als iemand wil lekken, kan dat altijd. Dus hoe je het ook verspreidt. Dus wat mij betreft kunnen we het best digitaal krijgen. -Hoe kijkt men Didier Franssen Griffier

tegen digitale hulpmiddelen aan als het wel via de griffie doen, als er dus wel inzage is? We zien dat iedereen tegenwoordig een iPad heeft. Er wordt steeds digitaler gewerkt. Dat merken we ook aan de raadsleden. Hoe kijkt men daar tegenaan? Waar begint de verantwoordelijkheid van een griffie om toezicht te houden op de inzage? Moeten wij iets zeggen als iemand een telefoon in de hand neemt bij dat stuk? Moeten wij inschatten of iemand een foto maakt of een digitale aantekening maakt met zijn of haar telefoon door bijvoorbeeld de tekst op te lezen? Of hebben raadsleden daar een eigen verantwoordelijkheid in en hoeven wij, als griffie, niets te doen? Marianne Laumann SP

Mag ik beginnen? Ik vind dat het een verantwoording voor jezelf is. Je moet de wet respecteren. Je kunt nog zoveel handgrepen erop loslaten en nog zoveel obstakels maken, maar als iemand wil lekken, ze hebben ook een verstand en die onthouden dingen. Dus of je nou onder begeleiding leest, of alleen leest of whatever, als je wil lekken dan lek je. Zo simpel is dat. Het is makkelijker als je daar een waakhond hebt zitten. De griffier die toezicht houdt. Maar je kunt altijd lekken. Je hebt een verstand en je kunt zelf dingen onthouden. Dus wat je belangrijk vindt, onthoud je, dat ga je lekken, bij wijze van spreken. Dus we moeten een beroep doen op elkaar. -Vanuit ons perspectief Didier Franssen Griffier

is het dat er duidelijkheid moet komen. Want nu zitten wij daar en weten wij niet precies wat onze rol daarin is en of wij er überhaupt een rol in hebben? Dat geeft u zelf terecht aan, want de rol en verantwoordelijkheid ligt met name bij het raadslid. We moeten daar wel uitsluitsel over krijgen Nettie Paul-Ubachs BurgerBelangen

in het vervolg van dit traject. Mevrouw Paul? Ik vind wel dat daar een eigen verantwoordelijkheid in ligt voor degene die dat moet lezen. Ik vind niet dat de rol van de griffie erbij hoort, alleen ik denk wel dat het een bepaalde belemmering is. Het gevoel: er zit iemand op dit kantoor die ziet dat wat ik doe. Het zal een bepaalde remming geven om het niet te doen. Dat denk ik wel. Voor de rest denk ik zeker dat het een eigen verantwoordelijkheid is. -Anja. Anja Snijders-Mahr BurgerBelangen

Ik kan achter die eigen verantwoordelijkheid staan. Ik had zelf misschien nog een idee dat op het moment dat het geheim is, dan komt het erop te staan. Het staat op het stuk. Misschien is het altijd goed om daar een of andere voorlegger voor te versturen, waarin staat dat het niet gedeeld mag worden, bla bla bla. Net dat oog wat die griffie heeft maar dan digitaal, dat was maar een idee. Didier Franssen Griffier

Ik hoorde net de opmerking: onder toezicht van de griffie en op kantoor. Dat is ook een twistpunt wat we wel eens meemaken uit de werkervaring. Dat mensen zeggen: we zijn met een paar mensen kunnen wij dat stuk even meenemen naar een andere ruimte? Nu is in de regelgeving zo opgenomen dat het onder toezicht is van de griffie. Dus wij voelen ons verantwoordelijk om dat document in ons beheer en in ons zicht te houden. Ook daar kan de Raad keuzes in maken en bepaalt de Raad zelf de cultuur die we daarin hanteren. Wij voeren dat uit. Dat is wel een punt waar u zich over kunt uitspreken. Is het altijd bij ons in de kast en u zit bij ons op kantoor of krijgt u het document mee, we geven één kopietje mee en we nemen weer één kopietje in. Of u bij ons leest of iets verderop in de gang of digitaal, dan is het helemaal niet meer van toepassing. Als we het in de kast leggen is het voor ons wel belangrijk om die duidelijkheid te verkrijgen. Hoe gaan wij daarmee om? Ik weet niet of u daar nog gedachtes over heeft? Marianne Laumann SP

Dat heb ik wel, wat ik net al zei: je kunt de griffie verantwoordelijk maken en een handtekening laten zetten, zoals we dat nu doen. Maar u heeft toch geen zicht op wie dan gaat lekken als vijf mensen iets in komen zien? Ik denk dat het niet nodig is. We moeten de eigen verantwoording pakken als raadsleden en de wet respecteren. Nogmaals, als je als griffie er als waakhond bij moet gaan zitten, lijkt me ook helemaal niet leuk. Nogmaals, je hebt geen overzicht

Didier Franssen Griffier

wie gaat lekken, als er iemand lekt. -Ik kan wel een inkijkje geven. We hebben een situatie gehad. De burgemeester doet daar aangifte van. Er wordt dan navraag gedaan door het Openbaar Ministerie: geef aan wat jullie van die casus weten en waar het vandaan zou kunnen komen. Wie is de betrokkene? Wanneer je inzage op papier hebt en een handtekeningenlijst, dan heb je een startpunt om de betrokkene in beeld te brengen. Als je dat digitaal ter beschikking stelt, hebben alle commissieleden de informatie. Dan is de groep van betrokkenen in één keer zo groot, je weet op voorhand al - ik vind dat je bij een lek altijd aangifte moet doen wanneer dat aantoonbaar is - de pakkans is minimaal. Want je bent afhankelijk van: of iemand zegt: sorry, ik heb het per ongeluk gedaan, of: ik heb er alsnog spijt van. Wij hebben in deze zaak gemerkt dat het wel een cruciaal verschil is dat wij een lijst met personen met een startpunt hadden. Dat wil verder nog helemaal niks zeggen, maar je hebt wel een startpunt. Bij de andere is het: iedereen heeft het en het is soms wel een verschil om mee te nemen in die afwegingen. -Mijn persoonlijke mening Nettie Paul-Ubachs BurgerBelangen

is echt de inzage bij de griffier. Want als je meegeeft, wat je net aangaf, dan kun je het ook digitaal doen, denk ik. Ik zie daar persoonlijk geen verschil in, Marianne Laumann SP

eerlijk gezegd. -Inzage bij de griffier kan ook nog, maar dat je daar niet als waakhond moet blijven zitten, want we moeten ervoor tekenen. Dus je hebt een lijst met wie het heeft ingezien. Het gaat erom, wat jullie net zelf aangeven van het griffie, moet je daar bij blijven, enzovoort? Dat is een andere kwestie, denk ik, waar we over na moeten denken. Als we een handtekening hebben gezet dat we het stuk hebben ingezien, Didier Franssen Griffier

is toch bekend wie het heeft ingezien? -Wat er nog door mijn hoofd gaat Jean Noël Lokaal Alternatief

is dat we niet alleen met de interne zaken te maken hebben, maar met name extern. Ook als er iets gebeurt in die zin. Wat gebeurt er met je imago en welke schade breng je daar aan toe? Als dan naderhand groot in de krant staat: kijk eens hoe gemakkelijk het is bij de gemeente Kerkrade om die informatie zomaar te krijgen, op te halen, te verspreiden. Je kunt het zo verduizendvoudigen en het proces daaromheen zal dan zeker geen goedkeuring krijgen in algemene zin. Niet alleen vanuit de journalistiek, maar ook in de burgerij niet. Ik denk dat je dat moet willen voorkomen. Daarmee zeg je dat je veroordeeld zou moeten zijn tot een hele strikte procedure, zoals we hem nu ook hebben. Als je het digitaal zo strikt zou kunnen inregelen, dat het vergelijkbaar is, en dat is de eigen verantwoording, wat Marianne ook zegt: je leest iets en het is alleen maar mogelijk dat je op dat moment, vanuit je blote bol, dingen gaat reproduceren om te lekken. Dat zul je nooit tegenhouden. Verder dan dat zou het niet mogelijk moeten zijn, lijkt me. Dus ook vanuit dat aspect is het heel belangrijk om te zeggen: jongens, die kast, dat hele ouderwetse systeem is wel, als je het hebt over procedure, nog wel een heel zinvol issue. Marianne Laumann SP

Hoe is het in de andere Parkstad gemeentes? Liam Weerts Stagiair Griffie

Is dat bekend? -Eens kijken. Vorige slide. Landgraaf en Heerlen hebben alleen het mandaat besluit, dus dat is intern geregeld. Die hebben geen protocol en het protocol is wel de plek waar zo iets afgesproken is. Ik vermoed zelf nog steeds inzage bij de griffier, zoals dat ook bij Sittard onder andere is. Dat is wel de meest populaire in Nederland, maar bijvoorbeeld bij Eerde en Montfort, als je het digitaal doet, is de Raad beter geïnformeerd, omdat zowel die drempel lager wordt, wat hier net gezegd werd, en de druk, de drempel om inzage te doen kost ook meer tijd en allemaal praktische redenen. Didier Franssen Griffier

Dat kan ik bevestigen. Dit soort gesprekken hebben we ook met griffiers onder elkaar. Ik denk dat het beeld 50/50 is naar mijn inschatting. Deels werken we steeds digitaler. Dus eigen verantwoordelijkheid en ook dit digitaler. De andere cultuur is de cultuur van: het ligt in de kast. Er is een drempel, een stukje bewustwording. Je hebt die handtekening en je hebt daardoor iets. Dus het zijn twee culturen en de vraag is: welke cultuur wil deze Raad uiteindelijk hebben? Dat gaat dus niet om een griffie. Uiteindelijk is de opdracht: de Raad wil deze cultuur, Arie Gramsma BurgerBelangen

dat creëren we en voeren we uit. -Als iemand wil lekker dan lekt die. Of dat nu digitaal is of dat die het bij de griffie heeft opgehaald. Ik denk dat we er eerder over moeten denken: wat is de minste kans dat iets naar buiten gaat? Als ik dit zo hoor, dan is het meest veilige om het bij de griffie uit de kast te halen en het daar te lezen. Dan is de minste kans dat iets verloren gaat in de digitale snelweg. Wie weet. Nogmaals, als iemand wil lekken, dan zal die dat doen. Dan gaat die het ophalen bij de griffie en kan die alsnog lekken. Het gaat erom, wat ik net zei: de veiligheid, het gevaar, hou het zo klein mogelijk. -Meneer Elvin ter Horst PvdA

Troost. -Ik vroeg me af: er zijn steeds meer gemeenten die het digitaal gaan doen. Zijn er al weer klanken van zaken waar het misgegaan is, of waar het risico groter is? Of is dat ongeveer hetzelfde? Didier Franssen Griffier

Het risico is bij digitaal zeker weten groter omdat je het aan iedereen verstrekt. Het kan dat je per ongeluk iets doorstuurt of net dat geheime document in de AI tool uploadt. Dat zijn allemaal praktijkvoorbeelden en die kans is veel groter wanneer je het digitaal ter beschikking hebt, in plaats van dat het op papier in de kast ligt. Er zijn af en toe zaken die in het nieuws komen over het lekken van informatie. Soms gebeurt het uit onwetendheid en niet goed beseffen: ik beschik over geheime informatie. Per ongeluk erover spreken in een vergadering waar een geheim en openbaar gedeelte aan vastzit, met hetzelfde thema, is dat ook voor jullie vaak even goed schakelen. Wat gebeurt is, een foutje is menselijk. Het doelbewust lekken komt ook voor. Of dat gekoppeld is aan het digitaal of niet digitaal ter beschikking hebben, ik denk dat dat eerder zit in het bewustzijn, waar jullie net zelf het gesprek over voerden. Doet iemand dat nu doelbewust? Dat kan vanuit digitaal makkelijker, maar het kan net zo doelbewust vanuit de schriftelijke variant, op papier. Mevrouw Snijders. -Ik snap Anja Snijders-Mahr BurgerBelangen

de belemmering daarbij. Ik vind dat de geheimhouding voor gaat. Alleen, mensen die werken hebben niet zoveel tijd om naar de griffie te komen. Als de tijd dan heel kort is en er iets gelezen moet worden, dan is het aantal mensen die het lezen heel klein en dat is dan zonde. Dus ik denk dat je moet afwegen: gaan we dan nu al zeggen: ik leg het bij de griffie, want dat is veiliger, dat hoor ik hier ook wel. Ik blijf erbij dat die eigen verantwoordelijkheid de allergrootste rol speelt. Of je het nu digitaal leest, of het ligt bij de griffie, dat maakt helemaal niks uit. Ik vind eigen verantwoordelijkheid het allerbelangrijkste. Didier Franssen Griffier

Die staat voor mij bovenaan. Dank je wel. -De ervaring is wel dat we als griffie altijd graag dienstverlenend zijn. We hebben heel vaak momenten van inzage verleend in de avonduren of rondom vergaderingen. Omdat we weten dat niet iedereen overdag kan. Daar zul je de dienstverlening op moeten inrichten. Het scheelt voor onze bezetting als het digitaal is, daar ben ik eerlijk in. Nog een andere opmerking over de inzage? Liam, wil je nog een keer de slide met de discussiepunten opzetten? Liam Weerts Stagiair Griffie

In andere protocollen worden eisen gesteld aan het opleggen. Bijvoorbeeld een vervaltermijn die daaraan gekoppeld moet worden en dat moet gemotiveerd worden. Voor mensen die misschien later zijn, ik had al toegelicht: geheimhouding duurt voort tot het opgeven wordt. Er is een bepaling die het belang van openbaarheid tegemoetkomt, dat informatie niet langer geheim is dan het moet zijn. Je moet van tevoren, bij het opleggen, feiten of omstandigheden aanwijzen, waaronder geheimhouding zich opheft. Dan is de vraag of dat iets is wat jullie willen terugzien in september. Jean Noël Lokaal Alternatief

Ik zie de toegevoegde waarde niet. Het is een soort automatisme wat je inbouwt en het hoeft maar niet goed uit te kunnen komen op enig moment. Er moet bewaking zijn wanneer er iets geheim ligt, dat het niet onnodig lang blijft liggen. Ik denk dat er twee partijen een rol in zouden kunnen spelen: enerzijds de griffie zelf en anderzijds het college bijvoorbeeld, of de indiener, de partij die het voorstel onder geheimhouding inbrengt. Dat spel kun je aan twee kanten spelen, denk ik, met elkaar, om dat niet te lang te laten duren. Je maakt er standaard 72 uur van, dan gaat die eruit. De ene keer is het te lang en de andere keer is het veel te kort. Dus geen automatisme, wat mij betreft. Liam Weerts Stagiair Griffie

Een praktisch voorbeeld, van een aanbesteding. Dat moet niet bekend worden, omdat een aannemer het budget gaat vragen. Dat schaadt het belang van de gemeente. Als die overeenkomst gesloten is, dan valt dat

belang weg. Dan zou je zo kunnen aanwijzen, bij het sluiten van die overeenkomst, als het rond is, dat die geheimhouding wordt opgeheven en dat het openbaar kan worden. Jean Noël Lokaal Alternatief

Dat is een voorbeeld. -Dat zou in dit specifieke voorbeeld kunnen, maar je kunt hem ook open laten zeggen: we beslissen zelf op enig moment dat die geheimhouding er van afgaat. Dat zou het ijkpunt kunnen zijn, maar dan kun je als mens blijven behandelen in plaats van dat aan een systeem toevertrouwen. Waarom niet? -Nog andere Didier Franssen Griffier

opmerkingen erover? Wij werken overigens met een geheimhoudingsregister en daarmee proberen we dat goed in de gaten te houden. Maar je ziet dat de wetgeving een tijdje terug is veranderd. Vroeger had je een andere geheimhoudingssystematiek, die is nu aangepast zodat het werkbaarder is. Je loopt wel tegen dit soort dingen aan. Uiteindelijk wil je dat de Raad aan zet is om die geheimhouding te bepalen en die afwegingen steeds te blijven maken. Het is een systeem of mens. Het is de zoektocht naar wat praktisch is en wat werkt. Wat is zo transparant mogelijk? Want dat is het uitgangspunt, dat je op tijd openbaar maakt en niet onnodig veel zaken laat liggen. Hoe regel je dat dan, dat het in de besluitvorming goed tot stand komt? Daar zijn we naar op zoek. Ik merk aan de reacties dat het misschien een moeilijk thema is. Mevrouw Lauwman? Marianne Laumann SP

Als je het over een aanbesteding hebt als voorbeeld, daar kun je makkelijk een einddatum aan koppelen. Als die gesloten is, kun je het openbaar maken, maar het ligt aan het thema, denk ik. We kunnen ons wel heel goed voornemen, denk ik, om overal meteen aan te koppelen wanneer de geheimhouding eraf kan, als er deze wordt opgelegd. Want er zijn stukken. Ik denk dat er nu nog geheimhouding ligt op sommige dingen, wat niet nodig is. Didier Franssen Griffier

Ik denk dat dat in de toekomst veel beter kan en moet. Daar is dus de zoektocht voor ons. Hoe stellen we de Raad in positie om daar goede besluiten over te nemen en er ook goed op toe te zien? Dat is zoeken naar een manier van werken of borgen dat in het raadsbesluit. Wie volgt dat dan op? Dat doen wij als griffie en het college ook al. Als raad controleer je ook. Hoe kun je het overzicht bewaren? Welke systematiek helpt jullie het makkelijkste? Wat is het meest efficiënt en werkbaar, Marianne Laumann SP

zonder dat je iedere keer zelf stukken moet controleren? Misschien een soort toezichtlijst, zoals we die hebben met afspraken, waar je alle geheime stukken op zet en die dan afgevinkt kunnen worden bij wijze van spreken. Dan heb je ook het overzicht, want een overzicht houden is al moeilijk als je dingen hebt en dan kun je ze ook afvinken Didier Franssen Griffier

wanneer het niet meer nodig is. -Dan hebben wij de twee voorbeelden voor de discussie ronde ingebracht. Jean Noël Lokaal Alternatief

Even naar aanleiding van wat er net gezegd wordt: hoe vaak komt het voor dat we... Het lijkt alsof we zo'n lijst hebben waar we niet meer overheen kunnen kijken, maar dat gevoel heb ik niet. Didier Franssen Griffier

Er zijn ieder jaar wel een aantal momenten waarop jullie geheime informatie krijgen aangeboden. Dat is meestal schriftelijk en niet altijd meteen gekoppeld aan besluitvorming. Meestal is het een opbouw van een bepaalde dossier, waardoor je uiteindelijk besluiten moet nemen. Ook dat soort informatie gaat daarin mee en moet... Ieder jaar een paar keer, zei je? -Ja. Twee keer. -Ik denk wel wat vaker. We hebben niet altijd een geheime vergadering over onderwerpen, maar ik kreeg wel geheime informatie aangeboden. Die worden aan de Raad aangereikt en komt daarmee ook naar de Raad te berusten. Dus het komt niet heel vaak voor, dat is ook de bedoeling, want het is openbaar, tenzij. Het kan ook zijn dat je dingen zwart lakt die geheim moeten zijn, dan is de rest wel openbaar. Een volledige geheimhouding zou minimaal moeten zijn. Dat klopt. Dat is ook het streven. We hebben de twee discussiepunten ingebracht en we zijn vooral benieuwd of jullie nog andere opmerkingen of ervaringen rondom geheimhouding willen delen, die wij kunnen meenemen in de voorbereiding op het geheimhoudingsprotocol. Het raadsvoorstel wat daar voor in voorbereiding is en dat uiteindelijk aan uw Raad wordt aangeboden na de zomer. Zijn er nog andere opmerkingen rondom het hele geheimhoudingsproces of ervaringen die u wilt meegeven? Fijn. Voor degenen die later aansloten, we waren

iets eerder begonnen in verband met de vroegtijdige beëindiging van de eerdere sessie. Dus we hebben de slides gevolgd die in iBabs staan. Een stukje toelichting kunnen we altijd nog extra geven als er behoefte aan is. We nemen deze input mee in de voorbereiding op de nota die er aankomt. Dus u weet nu wat de achtergrond is van die nota. Dat het vooral gaat om een stukje cultuur en de opdracht die de Raad zichzelf daarmee gaat opleggen en daarmee ook aan onze griffie. Dat wij weten waar we aan toe zijn. Vooral dat stukje cultuur, hoe geeft u dat vorm? Dat iedereen een stukje bewustwording meekrijgt rondom geheimhouding. Ik dank u voor uw aandacht. Liam, misschien aan jou

3 Sluiting Liam Weerts Stagiair Griffie

om de afsluiting te doen nog. Bedankt voor uw komst en fijne avond.