2024-03-19 transcript

1 Opening Seat 3

Goedenavond allemaal. Welkom bij deze informatieavond over managementinformatie voor raads- en commissieleden. Of beter gesteld, het algemeen bestuur. Dat is vooral een perspectief dat jullie moeten meenemen, waar we jullie in deze inleiding ook mee zullen nemen over wat dat algemeen bestuur betekent. Waarom deze avond? Vooral een stukje, de wereld om ons heen. Die verandert continu, maar er zit ook veel informatie. Dat komt ook allemaal naar jullie toe. Daar moeten jullie iets mee. De inhoud van onderwerpen, heel erg complex. Er is ook een behoefte vanuit jullie geuit. Managementinformatie sociaal domein komt regelmatig aan de orde in de commissie Burgers & Samenleving. Daar is al een paar keer een oproep gedaan om naar die opbouw van die informatie te kijken. Vandaag is jullie kans om daar input op te leveren. Dat geldt ook voor de Vie-rapportages, welke ook al een paar keer aan de orde zijn gekomen. Ook vandaag is jullie input van harte welkom. Wetende dat er wel een paar raads- en commissieleden die daar al werk in verzet hebben. Dat zal straks in de deelsessie vast aan de ore komen. Daarnaast nog de begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen. Ook dat is iedere keer een berg werk om allemaal door te spitten. Er zit natuurlijk veel informatie in. Ook daar zouden stappen gezet kunnen worden om dat anders te doen.

We worden vandaag geholpen door Marcel Bakker voor managementinformatie sociaal domein. Hij presenteert hier ook altijd, dus een bekend gezicht voor jullie. Carenza Kuipers is aanwezig om de gemeenschappelijke regelingen op te pakken. Berry Jacobs zal het verhaal van Vie oppakken. We hebben straks over de verdeling en waar de deelsessies plaatsvinden. Voor de kijkers betekent dit dat de inleiding te volgen is, maar de deelsessies niet. We hebben niet overal camera's hangen. Na de inleiding zullen we de stream stoppen. Weet dat alvast, als men aan het kijken is. Belangrijk is vooral de grip houden op informatiestromen. Zoals gezegd, er komt superveel op jullie af aan informatie. Daar moet je wel grip op houden en af en toe op reflecteren of we nog het goede doen, of jullie de goede informatie krijgen en of dat naar wens is. Wat gaan we vandaag doen? We pakken de inleiding zo meteen verder op om dat perspectief goed neer te zetten. Vanuit welk perspectief moeten jullie vandaag die sessies aanvliegen? In die sessies zelf is het van belang dat jullie kijken naar de vragen die eronder liggen. Het gaat vandaag niet om die inhoudelijke sessies, de stand van zaken sociaal domein, maar wel om het format dat gebruikt wordt.

Wat wilt u daar in meegeven, welke input heeft u, welke vorm vindt u daarin belangrijk? Gaat het om een schriftelijk stuk, is het toch een behandeling tijdens een avond? In welke frequentie, dat is ook iets wat u kunt meegeven. Geef vooral die input vandaag. Eerst een stukje achtergrond. We hebben te maken met organen. Bovenin aan de rechterkant ziet u de gemeenteraad. U bent het hoogste orgaan van de gemeente. Daaronder hangt het College van Burgemeester en Wethouders. Daaronder zit een brede laag met de ambtelijke organisatie, die allemaal keihard werken, met heel veel mensen zijn, om dat allemaal mogelijk te maken. Daar zit je meer in de uitvoering. Boven de uitvoering hangt een stukje bestuur. Daar zorgt het college voor. U als raad zorgt vooral voor de kaderstelling. Dat betekent dat u bovenin in die piramide zit. Als we het vandaag hebben over managementinformatie, is dat perspectief belangrijk om mee te nemen. Dan kun je dat doorvertalen naar de drie niveaus: operationeel, tactisch en strategisch. U moet zich dus vooral richten op het strategische verhaal en dat ook opvolgen. Operationeel is ook interessant, daar kunt u ook van alles mee. Daar komen we later nog op. Bedenken dus, operationeel, de uitvoering, dat is de ambtelijke organisatie. Het college stuurt dat dagelijks aan, een dagelijks bestuur. U zit vooral in de rol van algemeen bestuur.

Dat betekent ook iets voor de informatiestromen. Denk daarover na. Hier kun je ook inhoud op plakken. Die drie niveaus betekent ook iets voor de frequentie. In het operationele, de dagelijkse uitvoering, wil iemand in de jeugdzorg heel specifiek en gedetailleerd weten wat er aan de hand is. Die ambtenaren weten dat ook. Hoe hoger je komt in deze piramide, hoe minder frequent het zal moeten plaatsvinden. Als raad wilt u niet iedere dag rapportages krijgen, maar wel op hoofdlijnen kunnen volgen wat er gebeurt. Als je jeugd pakt, zitten daar bepaalde productgroepen, arrangementen in. Ik heb ze vandaag eens opgezocht. Dat is behoorlijk complex, heel omvangrijk. Daar zitten allerlei modellen achter. Dan denk ik: wat is dit eigenlijk? Als we kijken naar het beleid, wat jullie opvolgen, en je gaat daarboven zitten, heb je het meer over de aantallen. Hoe verhoudt zich dat tot de rest en tot de doelstelling die we samen hebben afgesproken? Dat zijn kerncijfers die voor u interessant zijn. Je kunt ook nog kijken naar de mensen die er werken. In onze gemeentelijke organisatie werken honderden mensen iedere dag keihard om het mogelijk te maken. Het werk dat hier verzet wordt, hoeft u als raad niet opnieuw te doen, maar dat kan ook niet vanwege de hoeveelheid mensen en alles wat er gebeurt. Als raad heeft u een andere rol, een andere tijdsbesteding. Kijk ook naar die invulling daarvan.

Als je het dan over informatiestromen hebt, is ook deze piramide van toepassing. Dan bouw je van beneden af aan

op. In die ambtelijke organisatie is enorm veel data, cijfers. Er is van alles beschikbaar. Er wordt van alles geproduceerd. Er gebeuren iedere dag handelingen, die worden ook geregistreerd en gedocumenteerd. Die data zegt u nog niet zo veel en zou u niet allemaal tot u moeten nemen. Ga je een stapje omhoog en die data bewerken, dat doen vooral de ambtenaren hier, ga je richting een stukje informatie. Ook dat is nog een werk. Bedenk: we hebben verschillende domeinen en afdelingen binnen onze gemeente en veel medewerkers. Op die manier wordt veel informatie geproduceerd. Niet alle informatie is voor u als bestuursorgaan, als algemeen bestuur, relevant. Als we die laag daarboven plakken, dan wordt het pas bewerkt en kom je in het domein van de politiek en van het bestuur. Dan heb je het over informatie die aangedragen wordt, die wordt omgezet in kennis en - vooral voor u - in wijsheid, vooruitzien, besluit te nemen, afwegingen maken op basis van die informatie en de kennis die u heeft opgedaan. Als we praktisch kijken, u heeft iBabs, het raadsinformatiesysteem. Daar wordt iedere dag veel ingepropt. Ik zie zelf iedere dag van dichtbij wat we binnenkrijgen. Dat is al enorm veel. Laat staan wat daaromheen nog allemaal gebeurt. U krijgt in uw eigen fractie, uw eigen omgeving, uw eigen mailbox, ook nog veel informatie. Er is een overload aan informatie.

Er komt zoveel binnen, dat we daar secuur mee moeten omgaan. Daarom is dit moment van reflectie vandaag een goed moment om daar rekening mee te houden. Welke informatie heeft u nu echt nodig? Daar gaan we straks in de deelsessies nader op in. Zoals gezegd, we zijn hier een bestuursorgaan, de raad daaronder hangen de commissies. Voor het algemeen bestuur is dus informatie nodig. Wat is die managementinformatie en waaraan kun je dat koppelen? Jullie drie rollen, raads- en commissieleden, vervullen daar een belangrijke rol in. Dan pak je de kern van het raads- en commissiewerk. Dat zit in de vertegenwoordigende rol. Die is vandaag iets minder van belang voor de managementinformatie, maar toch superbelangrijk. We hebben de kaderstellende en de controlerende rol. Als we inzoomen op die kaderstellende rol - een stukje herhaling, iedereen weet het inmiddels - dat zijn de raadsbesluiten, moties, amendementen, hetgeen wat jullie allemaal vaststellen. Dat bevat doelstellingen, aanbevelingen, beleid, kerncijfers. Doelstellingen die uit te drukken zijn in getallen, maar vaak wellicht niet. Dat maakt het ook meteen heel complex, want hoe ga je dat volgen? Jullie stellen zelf die kaders vast. Op het moment dat jullie dat doen, wil je ook weten hoe dat verder gaat. Dan ontstaat er informatiebehoefte, welke verschilt per persoon.

Ieder raads- of commissielid kan voor zichzelf bepalen op welk niveau hij of zij informatie wil hebben. Er zijn raadsleden die alles willen weten. Dat mag ook als raads- of commissielid. Je kunt alles uitzoeken. Het gaat vandaag om het orgaan, dus de commissie, de raad. Wat heeft die voor een informatiebehoefte? Dat is iets waar jullie vandaag over nadenken. Daar is persoonlijke informatiebehoefte zeker belangrijk, daar heeft u ook alle ruimte voor, door het stellen van vragen, ambtelijke bijstand, noem maar op. Maar het gaat vooral vandaag om de informatiebehoefte van de commissie. Ik pak even de commissie B&S, Burgers & Samenleving, hoe wil die geïnformeerd worden over de stand van zaken sociaal domein? Dan moeten jullie de afweging maken over hoe het orgaan geïnformeerd wordt. Er is duidelijk een verschil tussen het orgaan en lid. Neem dat perspectief vandaag mee. Kijken we dan naar het controleren, dat ga je doen met de informatie die je krijgt, dan hebben we aan de ene kant de organen: gemeenteraad, de commissie, AZM, B&S, GEZ. Financiële commissie hebben we tegenwoordig. Die kunnen daar ook een rol in vervullen. Aan de andere kant staat het raadslid en commissielid. Aan de hand van deze voorbeelden proberen we inzichtelijk te maken dat daar een duidelijk verschil in zit. Die controlerende taak als orgaan is anders dan wat je als lid kunt doen.

Als lid kun je alles controleren in de uitvoering. Dan kun je details opvragen, dat mag ook best. Je kunt daar ons als griffie voor gebruiken. Artikel 38-vragen worden regelmatig gesteld, technische vragen. Dat gaat vooral om de behoefte die iemand persoonlijk heeft. Iemand wil meer weten van een bepaald onderwerp. Dat is prima, dat kunt u in uw eigen tijd mooi uitzoeken met hulp van griffie, ambtelijke organisatie en de instrumenten die daarvoor staan. Aan de andere kant staat het controleren van de gestelde koers. Dat is het kader dat de raad eerder heeft gesteld. Dat wil u controleren als orgaan. De commissie wordt vaak naar voren geschoven om dat op te volgen. Daar zijn andere zaken aan de orde en is die informatiebehoefte anders. Daan moet je een gemene deler met elkaar vinden. Daar zoeken we vandaag naar. Vandaag is het belangrijk om die managementinformatie te gaan duiden. Wat verwacht u op die drie onderwerpen aan informatie? Geef uw verwachtingen mee. Hoe ziet u dat? Welke frequentie en vorm? U kunt daar zelf input op meegeven. Hoe pakken we dat aan vandaag? We doen drie deelsessies. Iedereen komt bij het onderwerp wel een keer aan de orde. In kleine groepjes kunt u vrij uw input meegeven. We verdelen ons zo meteen in drie groepjes. In de commissiekamer en burger- en raadzaal is een onderwerp. Wij als griffie zullen u tijdig informeren dat we gaan ruilen.

Er is geen plenaire afsluiting. Dat doen we bewust. U geeft vandaag allemaal input mee aan de ambtelijke organisatie. Vanuit het perspectief van de commissie, van het orgaan. De ambtelijk ambtelijke organisatie samen met het college is aan zet om die voorbereiding op zich te pakken. Zij komen naar u terug met de gevraagde informatie en zullen uw input vandaag meenemen ter overweging om te kijken wat er mogelijk is. Niet alle verzoeken kunnen ingewilligd worden. Niet alle data is beschikbaar die gevraagd wordt. Zijn de definities duidelijk? Kan het juridisch wel? Dat soort zaken geven we mee aan de ambtelijke

organisatie. Op basis daarvan zullen zij met wellicht een aangepaste aanpak terugkomen, bijvoorbeeld op basis van het sociaal Seat 22

domein. Joëlle. -Een klein vraagje. Het heeft er niet veel mee te maken. Ik zag net dat we geen plenaire afsluiting hebben. Ik heb met hulp van jullie vanmiddag een mail gestuurd over het flyeren. Daar zijn nogal wat vragen. In ieder geval wilde ik even uitleggen waarom die mail er op die manier uit is gegaan. Ik weet niet of ik dat beter van tevoren kan doen. Wordt dit uitgezonden? -Dit wordt uitgezonden. Of toch daarna, ik weet niet wat de goede weg is. Zo kan ik iedereen in een keer aanspreken, zonder dat... Ik kreeg net al veel over me heen, om het zo maar te zeggen. Ik wil het eventjes uitleggen. -Pak even het podium, dan kunnen we dat aftikken en gaan we daarna de groepjes verdelen en aan de slag. -Als dat oké is. Ik wil jullie even kort meenemen. Het is nogal een stroomversnelling geweest de afgelopen tijd van wat allemaal heeft plaatsgevonden rondom de ziekenhuisalliantie. Mijn doel is daarin om zoveel mogelijk de gemeente Kerkrade hierbij te betrekken. Vandaar ook die infobijeenkomsten hier, omdat ik weet dat dit iedereen raakt en zich hiermee bezighoudt, et cetera. Vorige week woensdag is in het nieuws gekomen dat die manifestatie plaats gaat vinden. Daar kon ik toen niet veel mee, omdat nog een en ander moest worden uitgezocht en ik had de dag daarna de informatiebijeenkomsten hier in de raad zelf, waar nog last minute dingetjes moesten gebeuren.

Ik heb vrijdag aan de griffie gevraagd of al die posters en flyers afgedrukt konden worden. Zoals jullie horen, ben ik helaas dit weekend aangestoken door mijn kleine, dus ik heb ook nog ziek thuis gelegen. Het is vandaag pas allemaal binnengekomen. Voor mij was het te kort dag om iedereen eerst op te bellen. Dat zat er niet in met mijn werk, daar ben ik heel eerlijk in. Ik probeer jullie wel altijd zo goed mogelijk op de hoogte te houden. Vandaar dat ik jullie meestal ook altijd op de woensdag, als er een vergadering is, mail op de dag daarna. Ik probeer dat altijd zo snel mogelijk te doen. Het is geen moeten. Dit was meer het idee van: hoe kunnen we nu zo snel mogelijk zoveel mogelijk reuring krijgen in de stad, zonder alleen via social media, maar ook met flyeren? Ieders hulp is welkom. Als het niet kan, snap ik dat helemaal. Geef dat even bij mij aan. Als het is overgekomen van een moetje, dan mijn excuses daarvoor. Zo was het niet. Het was te kort dag voor mij om dat van tevoren met iedereen te bespreken. Ik had getracht dat dit de beste manier was Seat 3

om het zo snel mogelijk voor elkaar te krijgen. Vandaar. Dank u wel voor die reflectie. Waarvan akte voor de rest van de partijen. Verder kunnen jullie dat intern afhandelen. Ik zou voor nu zeggen: we gaan aan de slag, maak gebruik van die deelsessies. Nu is het moment om input te leveren. We maken drie groepjes. De eerste zes gaan naar... Blijven we hier in de raadzaal? Dat is misschien het makkelijkste. Die blijven hier in de raadzaal. De volgende zes, vanaf Joëlle, Jos en Jo, gaan naar de commissiekamer gaan. De rest van Burgerbelangen gaan naar de burgerzaal. Dan geven we een seintje op het moment dat er gewisseld kan worden. Verder vragen of aanvullingen op dit moment? Mooi. Dank u wel.