Participatieplan Limes Erfgoedcentrum (3597691)

Participatieplan Limes Erfgoedcentrum Naam project:

Limes Erfgoedcentrum

Initiatiefnemer:

Gemeente Katwijk

Verantwoordelijk wethouder:

Wethouder dhr. Knape

Ambtelijke opdrachtgever:

Chris de Vor

Ambtelijk opdrachtnemer:

Chantal Spierenburg Mellink en Sam van der Meij

Doel project/ ontwikkeling/ uitvoering

De Provincie Zuid-Holland zoekt een geschikte locatie voor haar erfgoeddepot, omdat haar huidige depot niet (meer) voldoet aan de eisen die hieraan worden gesteld. De Stichting Limes Legacy Katwijk en de gemeente Katwijk zagen kansen in de combinatie van het erfgoeddepot en de plannen die ze hadden gemaakt voor een bezoekerscentrum op het Wantveld. Samen met het Natuurcentrum Katwijk, Coast Busters en het Katwijks Museum (gezamenlijk de ‘participanten’ genoemd) werd een burgerinitiatief gevormd en ontstond het idee om te onderzoeken of deze initiatieven met elkaar verbonden kunnen worden. Hieruit kwam het idee voor de ontwikkeling van een erfgoeddepot (voor Provincie Zuid-Holland) met een bezoekerscentrum in het “Limes Erfgoedcentrum” op het Wantveld.

Het doel van dit project voor de gemeente Katwijk, is het ontwikkelen van een erfgoedcentrum aan de Uitwatering in Katwijk. Bestaande uit een erfgoeddepot, ten behoeve van het provinciaal erfgoeddepot Zuid-Holland, en een bezoekerscentrum, ten behoeve van de participanten. Doel participatie

Binnen het project zal er op twee sporen geparticipeerd worden. Spoor 1: Vaste groep Kernspoor Co-creatie Strategisch Partners Verdieping

Spoor 2: Brede groep Open spoor Consulterend Informatief Inwoners Verbreding

Spoor 1 Vaste groep: Het eerste spoor is de participatie met de genoemde participanten en de Provincie Zuid-Holland (de ‘vaste groep’ genoemd). In dit spoor is er sprake van co-creatie. Dit betekent dat de participanten en de Provincie samen met de gemeente meedenken en meewerken aan het Limes Erfgoedcentrum. Doel van deze co-creatie is het opstellen van een gedragen ontwerp voor het Limes Erfgoedcentrum. Daarnaast moeten de vier participanten in de ontwerpfase zelf ook aan de slag met participatie. De komende periode zullen zij een bidbook opstellen om fondsen te werven, om zo de kosten van de exploitatie naar beneden te brengen. Spoor 2 Brede groep: Het tweede spoor betreft de participatie met de omwonenden en andere belanghebbenden (gezamenlijk te noemen ’brede groep’). De brede groep zal een consulterende rol hebben en wordt op geijkte momenten meegenomen in het ontwerpproces, waarbij we nieuwsgierig zijn naar de meest urgente wensen, zorgen en ideeën. Hun ideeën en wensen kunnen de kwaliteit van het erfgoedcentrum en de inpassing in het landschap versterken. Waarover en op welk niveau kunnen betrokkenen en gemeente samenwerken en waar zitten beperkingen?

Voor het Limes Erfgoedcentrum staan de locatie en het gegeven dat deze ondergronds gebouwd moet worden vast. Verder moeten het erfgoeddepot en het bezoekerscentrum voldoen aan de technische eisen en het beleid van de gemeente Katwijk. Vaste groep: De gemeente is eindverantwoordelijk in het opstellen van het ontwerp. De vaste groep denkt en werkt actief mee aan het opstellen van het ontwerp en de invulling van het bezoekerscentrum (wat valt er te beleven, voor welke doelgroepen, etc.), door het geven van input en het stellen van eisen. De gemeente is straks eigenaar van het Limes Erfgoedcentrum. De participanten en de Provincie Zuid-Holland zijn huurder. Dit betekent dat de gemeente uiteindelijk het beslisrecht heeft over het ontwerp en de indeling van het gebouw, maar de vaste groep heeft hierin een hoge mate van invloed. Voor de inrichting van het gebouw ligt het beslisrecht bij de vaste groep. Daarnaast moeten de vier participanten in de ontwerpfase zelf ook aan de slag met participatie. De komende periode zullen zij een bidbook opstellen om fondsen te werven, om zo de kosten van de exploitatie naar beneden te brengen. Brede groep: De gemeente Katwijk betrekt de brede groep bij het opstellen van het ontwerp van het erfgoedcentrum en de inrichting van de directe openbare ruimte, waarbij thema’s als groen, veiligheid en toegankelijkheid ook aan de orde komen.

De brede groep heeft hierin een consulterende rol.

Wat zijn de belangrijkste stakeholders/ betrokkenen en op welk niveau praten ze mee/ welke rol hebben ze?

Hieronder is aan de hand van de ringen van invloed een overzicht van de belangrijkste stakeholders gemaakt. Ook wordt aangegeven op welk niveau ze invloed hebben op het project.

Wat zijn de uitgangspunten in je proces?

Vaste groep: Gedurende het proces worden de participanten continue meegenomen. De gemeente heeft hiervoor regulier overleg met de participanten, het architectenbureau en de Provincie ZuidHolland. • Heldere rolverdeling: deelnemers weten wat er van hen verwacht wordt, en wat hun invloed is op het proces. • Consistente deelname: deelnemers zijn bereid om actief en structureel mee te doen gedurende het traject. • Transparantie: alle stappen, overwegingen en keuzes worden helder gecommuniceerd, binnen de groep en naar buiten toe. Brede groep: • Heldere kaders: deelnemers weten waar het over gaat, hoe ver hun invloed reikt, en wat er met hun input gebeurt. • Inbreng wordt zichtbaar: er wordt teruggekoppeld wat er met de opgehaalde ideeën of meningen is gedaan. • Transparante verslaglegging: resultaten van participatie zijn voor iedereen terug te lezen of te bekijken. Gedurende het proces wordt ervoor gezorgd dat er één contactpersoon is voor de brede groep. Zij kunnen bij deze persoon terecht met hun vragen. De contactpersoon is bereikbaar per e-mail of telefoon. Dit is belangrijk omdat dit zorgt voor duidelijkheid voor de breder groep, snelle communicatie en meer vertrouwen.

Waar zitten risico’s in je proces?

Vaste groep: • Inspanning van vaste groep: o Kunnen alle participanten voldoende tijd vrijmaken voor een intensief ontwerpproces (alle participanten zijn vrijwilligers). o Kunnen alle participanten voldoende tijd vrij maken en hebben ze voldoende expertise om hun eigen traject op te pakken voor het werven van fondsen (vraagt om tijd en inspanning van mensen). • Verlies van energie: bij lange trajecten of teleurstelling kunnen deelnemers zich terugtrekken of minder actief worden als resultaat of impact uitblijft. • Onduidelijke rol: deelnemers weten niet goed wat hun rol, verantwoordelijkheid of invloed is. Brede groep: • Kunnen alle belanghebbenden aanwezig zijn op de participatiemomenten (vraagt om tijd en inspanning van mensen, mogelijk digitaal alternatief). • Niet iedereen wordt bereikt: sommige groepen blijven ondervertegenwoordigd (zoals jongeren, laaggeletterden, mensen met een migratieachtergrond of drukbezette inwoners). • Overheersing door enkelen: mensen met sterke meningen kunnen een gesprek domineren. • Onduidelijke gevolgen van realisatie project: mensen kunnen een onrealistisch beeld hebben van de gevolgen die een project heeft. • Conflicterende belangen: inwoners hebben uiteenlopende of tegengestelde belangen. Hoe beperken we risico’s? • We werken met duidelijke mijlpalen per overlegmoment met de vaste groep, zo worden er elke keer kleine resultaten bereikt.

• We gebruiken verschillende vraagstellingen en technieken om elkaars belangen en gedeelde waarden te vinden. • We gaan kijken of het mogelijk is om een digitale vorm van participatie aan te bieden. Wat is je participatieaanpak?

Mate van participatie De participatieaanpak is opgesteld aan de hand van het Katwijkse herziene participatiebeleid. Eén van de uitgangspunten van dit beleid, is de participatieladder, zie figuur. De participatieladder benoemt en beschrijft zowel de rol van de stakeholder c.q. participant als de rol van de gemeente c.q. bestuursstijl. Deze ladder geeft inzicht in welke bestuursstijl past bij welk niveau van participatie; het uitgangspunt hierbij is dat beiden op elkaar moeten worden afgestemd, zie ook het schema. De participatiegraad met het Limes Erfgoedcentrum is participatief met de belanghebbenden en samenwerkend met de participanten en de Provincie. Dit betekent dat er wordt gevraagd naar

ervaringen, wensen en behoeften van de belanghebbenden en dat de participanten en de Provincie samen de plannen ontwikkelen op basis van gelijkwaardigheid. Vaste groep: De participanten en de Provincie Zuid-Holland worden actief betrokken bij het participatieproces. Met de participanten en met de Provincie Zuid-Holland vindt tijdens het gehele ontwerpproces een regulier overleg plaats. Tijdens deze overleggen werken we aan het Plan van Eisen, het schets, voorlopig - en definitief ontwerp. Met de vaste groep wordt na het raadsbesluit van 10 juli as. een uitgebreider participatie- en communicatieplan opgesteld. Brede groep: Met de brede groep zullen er twee participatiemomenten worden georganiseerd. Het eerste moment zal plaatsvinden nadat het schetsontwerp is afgerond. Tijdens dit participatiemoment wordt het schetsontwerp toegelicht door het architectenbureau en neemt de projectleider de belanghebbenden mee in het proces en de planning. Op deze manier kan er visueel wat gepresenteerd worden aan de groep, maar kan eventuele input en feedback nog eenvoudig verwerkt worden in een voorlopig ontwerp. Het tweede participatiemoment zal plaatsvinden nadat het definitief ontwerp is afgerond. Tijdens dit participatiemoment geven wij een terugkoppeling over wat wij hebben gedaan met de input en feedback van het eerste participatiemoment.

Ook het ontwerp wordt tijdens het tweede participatiemoment toegelicht. Voor deze participatiemomenten ontvangen de omwonenden een uitnodiging per brief. Overige belanghebbenden worden op de hoogte gebracht door middel van een bericht op de website van de gemeente Katwijk. Budget en uren

De organisatie van de eerste bijeenkomst wordt gedaan door de projectmedewerker. De projectmedewerker vraagt advies in bij de communicatie- en participatie adviseur. In totaal komt dit op ongeveer 50 uur inzet personeel. Voor de eerste bijeenkomst dient er gezorgd te worden voor een (gehuurde) ruimte en catering. Geschatte kosten hiervoor zijn € 500,-. Evaluatie

Het opstellen van het ontwerp van het Limes Erfgoedcentrum gebeurt in nauwe samenwerking met de eerdergenoemde participanten. Deze samenwerking resulteert uiteindelijk in een definitief ontwerp, versterkt door de input en feedback van de participanten. Alle deelnemers van de brede groep ontvangen een online evaluatieformulier.