Initiatiefvoorstel Meten is weten (3582527)

Initiatiefvoorstel “Meten is weten”

Initiatiefvoorstel “Meten is weten” Inleiding en samenvatting Dit initiatiefvoorstel bevat een voorgenomen raadsbesluit, en een daarbij horende toelichting om een integrale doorlichting te organiseren van de ambtelijke organisatie van de gemeente Katwijk. Het doel is alle activiteiten in beeld te brengen en de output (“producten”) die deze opleveren, alsmede de middelen (uren, geld) die met deze activiteiten of output gemoeid zijn. Er moet zowel naar de primaire processen als naar de ondersteunende processen en producten (overhead) worden gekeken. Op deze manier moet een goed beeld (“foto”) ontstaan van de organisatie, de resultaten die worden geleverd en de inspanningen die daarmee gemoeid zijn. Voorgesteld wordt om de uitvoering en regie van deze doorlichting in handen te leggen van een extern adviesbureau. De hoofdredenen voor de uitbesteding hiervoor zijn de benodigde expertise, het ontlasten van het eigen apparaat en de onafhankelijke positie. Van het bureau wordt ook gevraagd een expertoordeel te geven op de resultaten van de doorlichting en hierover adviezen uit te brengen. Het primaire doel voor dit initiatief is de complete informatie op tafel te krijgen die de gemeenteraad nodig heeft om op verantwoorde wijze te kunnen besluiten in de operatie “Meerjarig Financieel Gezond” die begin 2025 gepland is.

Daartoe dient de uitkomst van de doorlichting (de ‘foto”) door bestuurders in ieder geval beoordeeld te worden op criteria van efficiency, effectiviteit, en maatschappelijke opbrengst. Hiermee kan op basis van volledige informatie besloten worden welke activiteiten geschrapt en welke eventueel geïntensiveerd worden. Daarnaast kan door het college besloten worden tot efficiencymaatregelen die voortvloeien uit de op tafel gebrachte adviezen en onderzoeksresultaten. Over de procedure waarop de besluitvorming georganiseerd gaat worden wordt separaat besloten. Dit initiatiefvoorstel richt zich uitsluitend op het mogelijk maken van het onderzoek. Een tweede reden om deze doorlichting uit te voeren is dat er signalen worden waargenomen die wijzen in de richting van verbeterpunten in de organisatie. Overmatige werkdruk en externe inhuur zijn elementen die daarbij vaak genoemd worden. Het is goed om periodiek een conditietest te doen van de eigen organisatie waarbij het principe “vreemde ogen dwingen” wordt toegepast.

1

Initiatiefvoorstel “Meten is weten” Aanleiding en doel De vanuit een financieel perspectief te schetsen situatie waarin de gemeente Katwijk zich bevindt is te kenmerken als een onbalans tussen de geplande uitgaven c.q. ambities en de daarvoor in de nabije toekomst beschikbare middelen. In de meerjarenbegroting 2025-2028 uit zich dat in een negatief begrotingssaldo vanaf het jaar 2026 e.v.. Het college van B&W trekt de conclusie dat bezuinigingen noodzakelijk zijn, want in de Raadsbrief Meerjarig financieel Gezond d.d. 12 maart 2024 schrijft het college het volgende: “In september 2023 heeft het college de raad geïnformeerd over de aangedragen scenario's bij de investeringsagenda 2024. Ook is het proces aangekondigd voor het traject om tot een financieel gezond meerjarenperspectief te komen. Daarbij is een aantal draaiknoppen benoemd, die momenteel nader worden uitgewerkt. Met deze brief geven we u een update over dit proces, een nadere uitwerking van deze draaiknoppen, zodat concrete maatregelen richting 2026 in beeld zullen zijn. Ook gaan we in op de planning van dit traject”. Vervolgens worden een aantal aangrijpingspunten of domeinen (“draaiknoppen”) benoemd waarop de noodzakelijk geworden bezuinigingen kunnen worden gevonden. Verder geeft het college aan welke initiatieven reeds genomen zijn, en hoe het globaal gezien het vervolgproces ziet.

Over dat vervolgproces gaat het voorliggende initiatiefvoorstel. De essentie van het voorliggende voorstel De kern van het voorstel is dat een externe partij een doorlichting doet van de eigen organisatie en het takenpakket. Daarbij moet ook in beeld komen welke middelen (uren, geld) er aan deze taken of doelen worden besteed. Er moet een helder onderscheid worden aangebracht tussen enerzijds primaire activiteiten of “productietaken” en anderzijds overhead c.q. ondersteunende taken. Werkdruk, externe inhuur, ziekteverzuim en de organisatiefilosofie zijn elementen die aan de orde kunnen komen in het onderzoek. De externe partij dient een deskundig advies of inzicht op te leveren over verbeterpunten waar “winst” te boeken is. Efficiencywinst behalen is belangrijk, omdat dit de omvang van de noodzakelijke afbouw van taken vermindert en omdat dit bij de inwoners vervolgens de “pijn” vermindert als gevolg van dit schrappen van taken of activiteiten. Op basis van de rapportage(s) van de externe deskundige(n) kan “het goede gesprek” c.q. het politieke debat worden gevoerd op het politiek-bestuurlijke niveau, en kan daarna de besluitvorming plaatsvinden in de gemeenteraad. 2

Initiatiefvoorstel “Meten is weten” Kanttekeningen Alvorens nader in te gaan op de inhoud en de procesgang van de operatie die we hier voorstellen is het nodig om iets meer invulling te geven aan het begrip “bezuinigen”. Vanuit de organisatiekunde kennen we de begrippen “efficiency” (doelmatigheid) en “effectiviteit” (doeltreffendheid). Beide zaken zijn van belang. Efficiency houdt in dat we een bepaald resultaat willen behalen met inzet van zo weinig mogelijk middelen. We willen zo goedkoop mogelijk werken en/of zo min mogelijk middelen verspillen. Effectiviteit wil zeggen dat we met een bepaalde hoeveelheid middelen een maximaal resultaat willen halen. We willen zoveel mogelijk “waar voor ons geld”. Management en bestuur geven sturing aan de inzet van de beschikbare middelen. Het is zowel in de fase van groei als in de fase van krimp of afbouw die we nu betreden essentieel dat die bijsturing zo optimaal mogelijk plaatsvindt. Dat optimale moet in onze ogen zowel vanuit het aspect doelmatigheid als vanuit het oogpunt van doeltreffendheid worden nagestreefd. Bij de keuze betreffende hoeveel middelen (voornamelijk uren of geld) we voortaan minder of misschien helemaal niet meer willen besteden t.b.v. bepaalde taken of doelen moet aldus een afweging worden gemaakt.

De keuze gaat over waar je het eenvoudigste het meeste geld kunt weghalen, binnen de voorwaarde dat deze krimp de minste schade doet of de minste ‘pijn’ veroorzaakt. Uiteraard geldt voor verplichte activiteiten c.q. uitgaven dat deze nooit in zijn geheel geschrapt kunnen worden. Blijft over de vraag voor wie de bezuiniging “het minste pijn zou moeten doen”. Dat is eenvoudig te beantwoorden, want het bestuur heeft een eed afgelegd om “de belangen van Katwijk en haar inwoners te behartigen”. Het perspectief van de inwoners c.q. belastingbetaler is dus primair en leidend. Uiteraard heeft de gemeente ook de zorg om goed met zijn personeel om te gaan. Verbetering van de organisatie moet in dat verband ook leiden tot vermindering van overmatige werkdruk en verbetering van de arbeidssatisfactie. Onze inschatting is dat (gezien het natuurlijk verloop en de grote mate van externe inhuur) er geen zorg hoeft te zijn voor afvloeiing van personeel door de onvermijdelijke toekomstige bezuinigingen. Maar de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat nader onderzoek deze inschatting moet bevestigen. Complicerende factor in de besluitvorming over de te maken keuzes is dat bestuurders verschillende visies hanteren over waar prioriteiten moeten worden gelegd. Ieder hanteert dus verschillende interpretaties en prioriteiten bij die belangen.

Om hier knopen te kunnen doorhakken is in ons democratisch bestel daarvoor de politiek ‘uitgevonden’. Dit geeft aan dat het van eminent belang is dat de gemeenteraad alle ruimte moet hebben om hier afwegingen te maken. De raad moet ook beschikken over alle informatie die daarbij nodig is. Dat geldt niet alleen bij het toekennen 3

Initiatiefvoorstel “Meten is weten” van gelden bij de begroting (en gedurende het jaar), maar is vooral en misschien nog sterker van belang bij het schrappen van uitgaven en het eventueel verhogen van inkomsten (zoals belastingen en heffingen) in de voorgenomen bezuinigingsoperatie. Dat wil zeggen dat de gemeenteraad hierbij in de positie moet komen om haar rol als hoogste beslisser te kunnen uitvoeren. Het hoofddoel van dit initiatiefvoorstel is aldus om de gemeenteraad de informatiepositie te verschaffen die het haar mogelijk maakt haar rol als beleidsbepaler uit te voeren. De echte knopen zullen in het kader van het traject “Meerjarig Financieel Gezond” moeten worden doorgehakt. Motivering voorstel Bij de beschrijving van het proces rond de voorbereiding en uitvoering van de bezuinigingsoperatie “Meerjarig Financieel Gezond” wordt in de Voorjaarsnota 2024 op blz 11 aangegeven dat de “uitwerking van de draaiknoppen” als totaalpakket wordt opgeleverd. Met ‘draaiknoppen’ wordt gedoeld op vier kostencategorieën: Investeringskosten, kosten die tot de exploitatie worden gerekend, kosten die voortvloeien uit (niet-)wettelijke taken, en kosten die samenhangen met uitbesteding van taken aan andere lichamen of organisaties. De vijfde ‘draaiknop’ omvat de inkomstenkant.

Bij succesvolle benutting van deze laatste categorie kan dit leiden tot hogere inkomsten uit heffingen, boetes of belastingen. Ook hogere bijdragen van derden via te ontvangen subsidies of via hogere bijdragen aan gebiedsontwikkelingen is een te onderzoeken optie. Deze in de voorjaarsnota voorgestelde procesgang met een totaalpakket, waarop vervolgens natuurlijk geamendeerd zou kunnen worden, levert voor de gemeenteraad niet de best mogelijke positie op om invloed te kunnen uitoefenen aan de voorkant van het proces. In de voorgestelde aanpak stapt de raad halverwege het proces in op een moment als al de nodige afwegingen en keuzes (binnen en tussen categorieën) zijn gemaakt. Het is ook niet helder of de raad op dat moment voldoende inzage heeft in al het basismateriaal waarop die keuzes gebaseerd zijn, of de criteria die gebruikt zijn helder zijn, en of die informatie wel compleet is. Zo wordt tot op heden nergens in de stukken ingegaan op de vraag of teruggang in “omzet” ook resulteert in afname in de personeelsformatie of in de externe inhuur. Er is tot op heden in discussie met het college ook geen animo getoond om nader onderzoek te doen naar mogelijk te behalen efficiencywinst. Dat zou overbodig zijn omdat er al maximaal efficiënt zou worden gewerkt. Het is de vraag of dat zonder onderzoek is vast te stellen.

Dat er geen winst te behalen zou zijn lijkt weinig waarschijnlijk, bijvoorbeeld waar het de verhouding overhead/primair proces betreft.

4

Initiatiefvoorstel “Meten is weten” Het is vanuit het oogpunt van een gezonde financiële huishouding van de gemeente zeer te prijzen, dat er op het terrein van de uitbestede taken aan externe samenwerkingsorganisaties, of in begrotingstermen de “verbonden partijen”, door het college vroegtijdig en alert actie is genomen. Uit mededelingen van het college blijkt dat men er naar streeft dat verminderde inkomsten bij gemeenten moeten leiden tot lagere kosten m.b.t. de samenwerkingsverbanden. Het is verstandig dat de uitbestedende gemeenten en de opdrachtnemende organisaties gelijktijdig niet alleen trap op, maar ook trap af gaan als de inkomsten voor de gemeente teruglopen. Op die manier wordt de pijn zo eerlijk mogelijk verdeeld. Ook zien we dat bij een uitvoerend onderdeel van de gemeente Katwijk (de Reinigingsdienst) al een onderzoek is gestart naar mogelijke uitbesteding van deze taak aan derden. Alweer een lovenswaardig initiatief vanuit het doel van kostenbeheersing. Maar dan ligt het natuurlijk voor de hand om deze acties niet tot de uitvoerende diensten te beperken, maar om organisatiebreed en dus ook bij beleids- of ondersteunende afdelingen op dezelfde wijze te kijken of het efficiënter of effectiever kan. Bij de kostenbeheersing van de verbonden partijen wordt overigens door de gemeenten de invalshoek van de efficiency niet geschuwd.

Met andere woorden, er wordt een relatie gelegd met de kosten en de (maatschappelijke) opbrengsten die daarvoor retour komen. Katwijk ondervindt bij Provalu wat dit betreft problemen en is van plan hier consequenties uit te trekken. Bij de organisatie Hecht, die qua timing al wat eerder gestart is met de gewenste transitie of afbouw wordt het complete “productenpakket” in beeld gebracht en gescoord op een aantal beoordelingscriteria. Op die manier wordt het bestuur (bestaande uit de deelnemende gemeenten) in een goede uitgangspositie gebracht. Met deze informatie op tafel worden bestuurders in staat gesteld om strategische keuzen te maken m.b.t. af te stoten of te verminderen taken, en daardoor te realiseren bezuinigingen. Deze operatie is door het bestuur van Hecht qua regie en de inbreng van deskundigheid in handen gelegd van een extern adviesbureau. Naast de inbreng van de benodigde expertise is vooral de onafhankelijke positie van een externe partij reden geweest om het op deze manier te organiseren. De opzet en uitvoering van het transitieproces bij Hecht naar een meer slagvaardige en goedkopere uitvoerder ziet er goed uit en vormt qua benadering in feite een voorbeeldproject voor gemeenten die in een soortgelijke positie verkeren.

Er is anders gezegd geen enkele reden waarom we een proces dat we goed vinden voor een opdrachtnemende organisatie die overheidstaken voor ons uitvoert ook niet op soortgelijke wijze voor de eigen organisatie zouden kunnen toepassen. We hebben beiden te maken met afnemende inkomsten, een zelfde type opgave, en we zijn ook qua (bestuurlijke) structuur goed vergelijkbaar. Beide organisaties hebben een breed samengestelde en diverse “Raad van 5

Initiatiefvoorstel “Meten is weten” Bestuur” die tot consensus moet komen en die binnen een democratische context opereert. Procedurele en juridische aspecten De “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur van de gemeente Katwijk” geeft een mogelijk kader voor het hier voorgestelde onderzoek. De raad heeft op 16 mei 2024 de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Katwijk gewijzigd; in het raadsvoorstel staat toegelicht: Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet verricht het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover. In de oude 213a verordening is in art. 2 opgenomen dat het college jaarlijks twee onderzoeken uitvoert in het kader van deze verordening. In de praktijk blijkt dat het niet haalbaar is om twee keer per jaar een dergelijk onderzoek uit te voeren. In de geactualiseerde verordening wordt daarom voorgesteld om de frequentie van de onderzoeken aan te passen van jaarlijks twee onderzoeken naar het college voert periodiek onderzoek uit. Het op deze manier verwoorden biedt het college de mogelijkheid om in overleg met de raad tot een onderzoeksvoorstel te komen zonder direct onrechtmatig te zijn omdat afgeweken wordt van de in de verordening opgenomen periodiciteit van twee maal.

Door deze flexibiliteit in te bouwen zou er bijvoorbeeld voor gekozen kunnen worden om wat minder vaak een onderzoek uit te voeren, maar dan wel wat diepgaander naar een aansprekend onderwerp. Het bijbehorende budget kan hiertoe in de begroting aangepast worden zodat hier ook extern capaciteit en deskundigheid voor kan worden ingewonnen. Dit is verdedigbaar omdat er naast onderzoeken in het kader van deze verordening ook nog veel andere onderzoeken binnen de gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering plaatsvinden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de rechtmatigheidscontroles die gedurende het jaar uitgevoerd worden op de diverse gemeentelijke processen en transacties. Daarnaast wordt in Katwijk de bedrijfsvoering geregeld gecontroleerd door het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken, zelfevaluaties en zelfscans. Per jaar zoeken we naar een juiste balans tussen controle en onderzoeksinspanning. Uiteraard is de raad vrij om op elke moment onderwerpen aan het college aan te dragen voor een artikel 213a onderzoek.” 6

Initiatiefvoorstel “Meten is weten” In de casus van het voorliggende initiatiefvoorstel draagt de raad geen onderwerp aan voor een door het college uit te voeren onderzoek, maar neemt de raad zelfstandig het besluit daartoe. Vervolgens wordt het college gevraagd de uitvoering en organisatie van het onderzoek ter hand te nemen. Wij stellen de volgende globale procesgang voor: 1. De raad neemt het besluit voor de hier voorgestelde organisatiedoorlichting c.a. door een extern bureau, en vraagt het college hiervan de uitvoering ter hand te nemen; 2. Er worden offertes gevraagd bij drie door het college te selecteren deskundige bureaus; 3. Deze bureaus worden gebriefd en daarbij ook van dit initiatiefvoorstel voorzien; 4. De gevraagde bureaus leveren een voorstel voor de aanpak inclusief de kosten daarvan aan; 5. De fractievoorzitters worden door de raad gemandateerd om een commissie samen te stellen welke een besluit neemt wie de opdracht gegund wordt, gehoord een advies van het college hierover; 6. De opdracht wordt verstrekt en het college treedt hierbij naar het bureau op als opdrachtgever; 7. De commissie ad. 5 kan desgewenst als adviserende begeleidingscommissie optreden gedurende de onderzoeksfase; 8. Het staat het adviesbureau vrij om zelf te kiezen welke respondenten te benutten, waarbij ook leden van de gemeenteraad kunnen worden benaderd; 9.

Het eindrapport en eventuele tussenrapportages worden in ieder geval aan de gemeenteraad aangeboden; Zoals eerder opgemerkt wordt elders een besluit genomen over de timing en vormgeving van de besluitvorming rond de bezuinigingsoperatie “Meerjarig Financieel Gezond”. Het is de uitdrukkelijke bedoeling om de resultaten van het hier voorgestelde onderzoek te kunnen gebruiken bij dit traject. Daarom kan de start van de bezuinigingsoperatie pas plaatsvinden na de oplevering van de resultaten van dit onderzoek “Meten is weten”. Middelen In de Raadsbrief betreffende het “Onderzoek 213a tbv doelmatig dienstverlening afvalinzameling” d.d. 11 juni 2024 wordt gemeld dat voor een dergelijk onderzoek € 25.000 per jaar beschikbaar is. In 2023 is een dergelijk onderzoek niet uitgevoerd. Middels een budgetoverheveling bij de najaarsbestuursrapportage 2023, zijn de middelen van 2023 beschikbaar gesteld in 2024. Ook in 2024 is er € 25.000 beschikbaar, waarmee er per saldo € 50.000 budget beschikbaar is voor het genoemde onderzoek. De benodigde middelen voor uitvoering van dit onderzoeksplan zullen ca. € 30.000 bedragen. 7

Initiatiefvoorstel “Meten is weten” Deze middelen zijn begroot binnen taakveld 0.4 Overhead. We kunnen dus aannemen dat er nog € 20.000 beschikbaar is voor extern onderzoek op deze begrotingspost. Dat is zeker niet voldoende voor het uitvoeren van het hier voorgestelde onderzoek. Om deze reden wordt voorgesteld om de financiering van dit voorstel via benutting van het positieve begrotingssaldo te regelen.

8

Initiatiefvoorstel “Meten is weten”

Raadsbesluit Kenmerk: 3582527 Programma: 0 Bestuur en ondersteuning Onderwerp: Het uitvoering van een integrale doorlichting van de organisatie van de gemeente Katwijk conform het initiatiefvoorstel “Meten is weten” De raad van de gemeente Katwijk; gelezen het initiatiefvoorstel van Jaap Haasnoot (KiesKatwijk) en Lennart van der Plas (VVD) d.d. 22 november 2024; gelet op artikel 189 van de Gemeentewet; BESLUIT: a) Tot de uitvoering van de doorlichting van de organisatie van de gemeente Katwijk, inclusief het in beeld brengen van het pakket aan activiteiten, en de output alsmede de kosten en opbrengsten daarvan, conform de opzet en werkwijze zoals die beschreven zijn in het initiatiefvoorstel “Meten is weten”, zoals dat beknopt beschreven is in de essentie van het voorstel, op pagina 2; b) Het college te verzoeken offertes voor het doorlichtingsonderzoek aan te vragen bij drie adviesbureaus, de raad een besluit voor te leggen om uit de offertes een keuze te maken, de middelen beschikbaar te stellen, en de (tussen)rapportages direct aan de raad aan te bieden. c) B&W te verzoeken de timing van het voorgenomen traject “Meerjarig Financieel Gezond” dusdanig te bepalen dat de uitkomsten van het onderzoek “Meten is weten” daarbij benut kunnen worden. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Katwijk in zijn openbare vergadering van 30 januari 2025 De griffier

9

De voorzitter