Brief van het college van 23 januari 2025 inzake reactie op initiatiefvoorstel Meten is Weten (3617550)

Postbus 589 – 2220 AN Katwijk

Contactpersoon:

Gemeenteraad Katwijk

A.van Beelen/P. Spigt Afdeling:

HRM Te bereiken op:

071- 406 5000

Ons kenmerk:

Z3617550D3617602 Bijlage(n): Verzenddatum:

23-1-2025

Onderwerp: Initiatiefvoorstel Meten is Weten Katwijk, 21 januari 2025

Geachte leden van de gemeenteraad, Met het initiatiefvoorstel “Meten is weten” wordt voorgesteld om in 2025 de ambtelijke organisatie integraal door te lichten. De aanleiding voor dit initiatiefvoorstel is tweeledig. 1 Reactie college Allereerst willen wij benadrukken dat we het fijn vinden om te kunnen reageren op dit initiatiefvoorstel. Wij ondersteunen namelijk de gedachte dat het altijd goed is om aandacht te hebben voor de ontwikkeling van de organisatie, zodat zij zich in het belang van de inwoners efficiënt en effectief blijft ontwikkelen. Daarbij zien wij dat de opgaven voor de gemeente steeds complexer worden, waarvoor een lerende en wendbare organisatie noodzakelijk is. Op dit moment voeren we gericht onderzoeken uit naar specifieke organisatieonderdelen of processen.

1 1 “Het primaire doel voor dit initiatief is de complete informatie op tafel te krijgen die de

gemeenteraad nodig heeft om op verantwoorde wijze te kunnen besluiten in de operatie “Meerjarig Financieel Gezond” die begin 2025 gepland is. Daartoe dient de uitkomst van de doorlichting (de ‘foto”) door bestuurders in ieder geval beoordeeld te worden op criteria van efficiency, effectiviteit, en maatschappelijke opbrengst. Op basis hiervan kan met volledige informatie besloten worden welke activiteiten geschrapt en welke eventueel geïntensiveerd worden. Daarnaast kan door het college besloten worden tot efficiencymaatregelen die voortvloeien uit de op tafel gebrachte adviezen en onderzoeksresultaten. Over de procedure waarop de besluitvorming georganiseerd gaat worden wordt separaat besloten. Dit initiatiefvoorstel richt zich uitsluitend op het mogelijk maken van het onderzoek." 2 "Een tweede reden om deze doorlichting uit te voeren is dat er signalen worden waargenomen die wijzen in de richting van verbeterpunten in de organisatie. Mogelijk overmatige werkdruk en externe inhuur zijn elementen die daarbij vaak genoemd worden”.

gemeente Katwijk: Koningin Julianalaan 3, 2224 EW Katwijk, Postbus 589, 2220 AN Katwijk, website: www.katwijk.nl, (T) 071 - 406 5000, (F) 071 - 406 5065, IBAN: NL13BNGH0285120271, BIC: BNGHNL2G, KvK: 27.37.09.56 Op alle opdrachten zijn, tenzij anders overeengekomen, de algemene inkoopvoorwaarden leveringen en diensten gemeente Katwijk 2017 van toepassing. Deze zijn te raadplegen op www.katwijk.nl en www.overheid.nl

2/4

Ons kenmerk: Z3617550D3617602

Tegelijkertijd zijn wij van mening dat een bredere opzet nodig is; een opzet waarbij de organisatie in een bepaalde cyclus (dus een onderzoek per organisatieonderdeel) aan de orde komt. Het college zal daartoe een voorstel uitwerken, waarover wij voor de zomer met de raad het gesprek kunnen voeren. Op basis van alle informatie over de staat van onze organisatie en het feit dat verschillende organisatieonderdelen of processen vragen om andere aanpak, zien wij geen aanleiding voor een momentopname of generieke doorlichting. Hieronder zullen wij dieper in gaan op de relatie met het Meerjarig Financieel Gezond traject en welke ontwikkelingen er momenteel plaats vinden in de organisatie. Meerjarig Financieel Gezond Er is een relatie tussen een onderzoek naar de volledige organisatie en het Meerjarig Financieel Gezond traject. Primair zullen we echter met elkaar op basis van de inhoud moeten vaststellen wat wij belangrijk vinden en welke middelen we daarvoor over hebben. Dit gesprek vindt plaats tijdens het traject Meerjarig Financieel Gezond in aanloop naar onze Voorjaarsnota. Op basis daarvan kan voor een of meerdere specifieke onderdelen worden benoemd waar een gemeentelijke taak wordt aangepast. Vervolgens kan onderzocht worden hoe dat onderdeel zo efficiënt en effectief mogelijk kan worden ingericht. Belangrijk is dat we deze volgorde blijven aanhouden.

Ontwikkeling van de organisatie Om het gewenste dienstverleningsniveau, beleidsdoelstellingen en onze projecten te kunnen realiseren voor onze inwoners wordt periodiek doelgericht onderzoek gedaan naar de efficiëntie en effectiviteit van organisatieonderdelen en processen. Ook is geleerd van ervaringen uit het verleden. Zo is de organisatie platter geworden en is er ingezet op de optimalisatie van processen. De afgelopen jaren zijn er diverse artikel 213a-onderzoeken gedaan, Rekenkamer | Gemeente Katwijk. Artikel 213a van de Gemeentewet schrijft periodieke onderzoeken naar doelmatigheid of doeltreffendheid voor. Daarmee ondersteunt de rekenkamer de raad in haar werk. Door meer zicht krijgen in het besturen van de gemeente kunnen leerprocessen worden opgestart die leiden tot verbetering. Op dit moment loopt een doelmatigheidsonderzoek naar de dienstverlening van de afvalinzameling. Uw raad wordt daarover naar verwachting in het eerste kwartaal van dit jaar over geïnformeerd. Ook loopt er een onderzoek naar de organisatie van het cluster planmatig beheer. Daarnaast zijn er een aantal voorbeelden waarbij meer op beleidsniveau hebben geëvalueerd of monitoren hoe beleid tot uitvoering is gekomen. Voorbeelden hiervan zijn: •

•

•

•

•

Het gebruik van de door het CBS aangereikte effectindicatoren. Deze worden binnen het sociaal domein gebruikt om te meten in hoeverre gestelde doelen worden bereikt en om het effect van de Maatschappelijke Agenda (MAG) te evalueren en daarop bij te sturen. In uitvoeringsprogramma's worden beleidsdoelstellingen omgezet in concrete, meetbare doelen. Voor het VTH- en veiligheidsbeleid worden jaarlijks uitvoeringsprogramma’s opgesteld. De effecten van de implementatie van de Omgevingswet monitoren wij. Elk kwartaal wordt de inzet van middelen geëvalueerd en wordt bekeken of bijsturing van prioriteiten nodig is om de gestelde doelen te realiseren. Om gericht te kunnen bijsturen op de WMO wordt er jaarlijks, door ons als gemeente, een cliënt ervaringsonderzoek uitgevoerd. Daarnaast verplichten wij zorgpartners in onze contracten eveneens om cliëntervaringen te meten. Op basis van deze rapporten worden vervolgens gerichte verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot de gewenste resultaten en de inzet van middelen. Afgelopen jaar ontving u van ons de evaluatie Armoede agenda en de evaluatie van de wijkteams. In beide evaluaties is de opzet, uitvoering en effectiviteit van de maatregelen onderzocht en zijn er verbeteracties in gang gezet. In het twee kwartaal 2025 ontvangt u de evaluatie van de Onderwijs agenda.

De doelmatigheid van de, samen met het onderwijs, opgezette onderwijs agenda wordt hierin onder de loep genomen.

3/4

Ons kenmerk: Z3617550D3617602

Ook voor 2025-2026 zijn een aantal processen gedefinieerd waar wij een verbeterslag kunnen maken, zoals de verbetering van de projectadministratie, de toekomst van digitalisering van de overheid en de regionale samenwerking. In de wetenschap dat de gemeente Katwijk de komende jaren sterk zal groeien en vanuit de rijksoverheid steeds meer taken en maatschappelijke opgaven te vervullen krijgt, is het van belang voor onze inwoners om als organisatie meer oog te hebben voor de (middel)lange termijn. Wij zijn van mening dat we slagvaardiger en doelgerichter kunnen zijn met gerichte analyses op specifieke gemeentelijke taken in plaats van een volledige doorlichting op de honderden en vaak ook heel verschillende taken die de gemeente heeft. Zo is het proces voor het uitgeven van een paspoort anders dan het verlenen van jeugdzorg. De doorlichting van dergelijke processen vraagt daarbij een andere aanpak, wat ook de generaliseerbaarheid van de uitkomsten niet ten goede komt. Juist door de analyse te richten op een specifiek onderdeel kunnen we waarborgen dat de uitkomsten zeggingskracht hebben. Informatie Sinds 2022 zijn we met uw raad periodiek in gesprek over de ontwikkelingen die invloed hebben op onze organisatie. In deze gesprekken lichten wij de huidige staat van de organisatie toe, ook in relatie tot maatschappelijke ontwikkelingen en de dienstverlening naar onze inwoners.

Op 17 oktober jl. heeft u in de jaarlijkse commissievergadering over organisatie kunnen zien dat er veel informatie over de organisatie beschikbaar is (die wij monitoren en benchmarken) en dat wij continu bijsturen op de organisatieontwikkeling. Hieronder lichten we de belangrijkste onderwerpen van deze bespreking nog kort nader toe. Formatie Ten opzichte van gemeenten van gelijke omvang heeft Katwijk 19 fte minder. Dat lijkt niet veel, maar belangrijk daarbij te melden is dat Katwijk weinig diensten heeft uitbesteed, zoals reiniging, buitendienst/wijkbeheer, bode, catering en het sociaal wijkteam. Dat leidt er toe dat Katwijk 31% van haar diensten heeft uitbesteed en gemeenten van gelijke omvang 45%. Katwijk voert in eigen beheer 14% meer taken uit dan andere gemeenten en doet dat met 5% fte minder personeel (Bron: Personeelsmonitor A&O fonds, Vensters voor bedrijfsvoering). Arbeidsmarkt en binden Bij de gemeente Katwijk ervaart 31% van de medewerkers een werkdruk waar medewerkers last van hebben ten opzichte van 37% landelijk. Op basis van deze meting is er in Katwijk geen sprake van een afwijkend beeld rondom werkdruk (Bron: Medewerkers tevredenheidsonderzoek 2024, Nationaal onderzoek werkgeluk). Aangezien de arbeidsmarkt onder druk staat, wordt het moeilijker om medewerkers voor langere tijd aan ons te binden.

Daarom monitoren we dit structureel en nemen we maatregelen om aantrekkelijk te blijven, dit ter borging van de continuïteit van de organisatie. Externe inhuur Binnen de gemeentelijke organisatie is sprake van 20% inhuur van het totale personeelsbestand. Bij gemeenten van gelijke omvang betreft dit een percentage van 24%. Ook deze meting wijst uit dat er bij de gemeente Katwijk ten aanzien van inhuur geen sprake is van een afwijkende situatie. Wanneer de externe inhuur wordt bekeken vanuit het percentage van de loonsom komt Katwijk iets hoger uit nl. 22,1% ten opzichte van 21,9%, maar in absolute aantallen heeft Katwijk minder inhuur. Daarbij opgemerkt dat de trend in Katwijk daalt, tegenover een stijgende trend landelijk. 20% van de mensen werkzaam in de organisatie is inhuur en 80% vast terwijl bij andere gemeenten 24% vs. 76% (Bron: personeelsmonitor A&O fonds, Vensters voor bedrijfsvoering).

4/4

Ons kenmerk: Z3617550D3617602

Ziekteverzuim Het ziekteverzuim is weliswaar in 2023 gestegen naar 6,5% maar gemeenten van gelijke omvang hadden in 2023 een ziekteverzuim van 6,2% (Bron: personeelsmonitor A&O fonds). Ook deze meting laten zien dat er bij ons geen sprake is van een significant afwijkend beeld ten opzichte van het landelijke beeld. Bovendien is het ziekteverzuim in 2024 gedaald naar 5,9%. Overhead Ook ten aanzien van de overhead laat Katwijk geen afwijkend patroon zien. De afgelopen zes jaar is het percentage overheadkosten ten opzichte van de totale begrote lasten stabiel gebleven. In dezelfde periode is de verhouding tussen salariskosten voor overhead en de totale begrote salariskosten met 5% afgenomen (Bron: Findo). Timing en kosten Voor wat betreft de kosten van het gewenste onderzoek geven de initiatiefnemers terecht aan dat het bedrag wat beschikbaar zou zijn €20.000 is. In de praktijk zien wij dat de kosten voor doelmatigheidsonderzoeken naar specifieke organisatieonderdelen eerder richting de €50.000 gaan. Gezien de omvang van de voorgestelde volledige doorlichting van de gemeentelijke organisatie, zoals verwoord in het initiatiefvoorstel is de verwachting dat een dergelijk onderzoek aanzienlijk meer zal kosten dan de voorgestelde €20.000 en veel capaciteit zal vergen. In onze ogen kan dit beter ingezet kan worden voor de hiervoor benoemde activiteiten.

Conclusie Samenvattend zijn wij van mening dat de gemeentelijke organisatie als geheel (en naar vermogen) slagvaardig is georganiseerd. Dat tonen de bovengenoemde cijfers aan. Bovendien vindt het college het niet verstandig om nu de gemeentelijke organisatie onder een enorm vergrootglas te leggen, wetende wat het toenmalige cultuuronderzoek allemaal bij de organisatie teweeg heeft gebracht. Destijds was daar een duidelijke aanleiding voor. Naar het oordeel van het college is daar nu geen sprake van. Verder zijn er na dat cultuuronderzoek juist enorme stappen gezet, is de organisatie veel platter geworden, zijn er veel wisselingen van de wacht geweest, is de organisatie verjongd, wordt er volop op ingezet op professionaliteit en zijn werkprocessen verbeterd. Nu weer een enorme druk op de organisatie leggen voor een momentopname of een foto van de organisatie zal naar het oordeel van het college juist averechts en demotiverend werken. Daarom is het college, zoals gezegd, voorstander van gerichte periodieke deelonderzoeken, waarbij de gemeentelijke organisatieonderdelen in een bepaalde cyclus aan de orde komen, passend bij de doelstelling om een wendbare en lerende organisatie te willen zijn. Deze benadering biedt de mogelijkheid om specifiek te focussen op organisatieonderdelen waar verbetering nodig is.

Zo kunnen wij ons blijven focussen op de maatschappelijke opgaven waar we als gemeente Katwijk voor aan de lat staan.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Katwijk, de locosecretaris, de burgemeester,

mr. P. Spigt MBA

Brief in CC naar Ondernemingsraad

ir. C.L. Visser