8. Vaststelling selectie leidraad aanbesteding warmtenet Hoornes (13685)

Voorstel Aan

: Burgemeester en Wethouders

Kenmerk

: Z13685D21110

Status

: Openbaar

Datum

: 25 mei 2021

Afdeling

: Projecten Programma's en Opgaven

Raad

: Ter kennisname

Medewerk(st)er

: Merel Gravemaker : 071 406 5928

Or

:

: J.C. Knape :1

Evaluatie

:

Telefoonnummer Portefeuillehouder Bijlage(n) Onderwerp:

Vaststelling selectie leidraad aanbesteding warmtenet Hoornes.

Samenvatting:

In het project Hoornes aardgasvrij is de mogelijkheid onderzocht om een warmtenet voor de wijk te realiseren met inzet van alternatieve warmtebronnen voor aardgas. Voor de bestuursstructuur van het warmtenet heeft de gemeenteraad in december 2020 bij het zogeheten "groen licht besluit" scenario 3a als uitgangspunt vastgesteld voor het toekomstige warmtebedrijf Hoornes. In dit scenario verleent de gemeente een concessie aan één marktpartij (of consortium). Voor de aanbesteding van de concessie is een selectieleidraad opgesteld, waarin de opdracht, de procedure / planning, de eisen voor deelname en selectie, de selectiecriteria en de vervolgprocedure zijn vastgelegd. In de toelichting treft u een uiteenzetting aan. Gevraagde beslissing:

1. Conform bijgaande selectieleidraad besluiten tot aanbesteding van de concessie voor het warmtenet in Kalkoven.

Afgestemd met

Communicatie, Financiën, Juridische zaken

Besluit:

Deze versie is met portefeuillehouder afgestemd op:

10 juni 2021

Extern advies

DWTM

Kenmerk Programma Onderwerp

: Z13685D21110 : Volksgezondheid en milieu : Vaststelling selectie leidraad /wijze van aanbesteding warmtenet Hoornes

Aanleiding en doel In het project Hoornes aardgasvrij is de mogelijkheid onderzocht om een warmtenet voor de wijk te realiseren met inzet van alternatieve warmtebronnen voor aardgas. Fase 1 van het project behelst het gebied Kalkoven, waar circa 500 woningen staan. Dit als mogelijke start van een collectieve duurzame warmte- en koude voorziening voor ca. 2.700 grotendeels bestaande woningen/woningequivalenten. Het ontwikkelen van het warmtenet vindt zoveel mogelijk vraag gestuurd plaats, waarbij er direct wordt ingespeeld op kansen die ontstaan in de wijk, zoals bijvoorbeeld het IKC+ waarin de semi-centrale unit van het warmtenet wordt gerealiseerd. Voor de governance van het warmtebedrijf Hoornes heeft de gemeenteraad in december 2020 bij het zogeheten "groen licht besluit" scenario 3a als uitgangspunt vastgesteld voor het toekomstige warmtebedrijf Hoornes. In dat scenario wordt het warmtenet (inclusief technische ruimten) geregistreerd juridisch eigendom van de gemeente. De gemeente richt hiervoor een beheersmaatschappij op, een BV, waarin het eigendom van het warmtenet wordt belegd. Deze (gemeentelijke) BV heeft beperkte verantwoordelijkheden op de functies contractmanagement en de organisatie van de volgende aanbesteding (of verlenging van het lopende contract).

Voor deze taken is in de selectieleidraad een vergoeding van € 15.000 opgenomen dat het warmtebedrijf/concessiehouder in de vorm van huur van de installatieruimte aan de gemeente dient te vergoeden. Dit bedrag komt jaarlijks beschikbaar ter dekking van de kosten van deze taken van de BV. De gemeente is mogelijk 8% overdrachtsbelasting verschuldigd. Hier wordt nog nader juridisch advies over ingewonnen. De kosten voor realisatie van de installatieruimte zijn gedekt uit de reserve Aardgasvrije Wijken. Over de onderbrenging van genoemde taken van de BV en de overdrachtsbelasting wordt u op een later moment nader geadviseerd. Aanbestedingsprocedure De gemeente verleent een concessie aan één marktpartij (of consortium). Deze concessie omvat de opwekking, distributie en levering van warmte (ruimteverwarming en tapwater) voor ca. 500 bestaande woningen in Hoornes, alsmede de opwekking, distributie en levering van warmte (ruimteverwarming en tapwater) en koude voor mogelijk een nieuw zorgcomplex met ca. 67 eenheden en een IKC+ (2 basisscholen, kinderopvang en een gymzaal). De tegenprestatie voor de uitvoering van de concessieopdracht bestaat uit het recht een warmtevoorziening voor de duur van 15 jaar te exploiteren met een optie voor de gemeente Katwijk tot eenzijdige verlenging met 2 x 5 jaar.

Ter uitvoering van dit besluit is een selectieleidraad opgesteld, die u als bijlage 1 aantreft. In de leidraad worden de opdracht, de procedure / planning, de eisen voor deelname en selectie, de selectiecriteria en de vervolgprocedure beschreven. De selectie vindt plaats door het projectteam (waarin DWTM) en wordt ondersteund door de inkoopadviseur en jurist. Er is gekozen voor een procedure van de concurrentiegerichte dialoog. De procedure bestaat daarom uit vier fasen, te weten: 10 juni 2021

2

1. 2. 3. 4.

Selectiefase Dialoogfase Gunningsfase Drempelfase

In de eerste fase (Selectiefase) kunnen geïnteresseerde ondernemingen zich aanmelden en worden uit de gegadigden die voldoen aan de minimumeisen voor deelname ten minste twee en maximaal vijf gegadigden geselecteerd voor deelname aan de Dialoog- en Gunningsfase. Deze selectieleidraad heeft betrekking op de eerste fase (Selectiefase). Een doorkijk naar de Dialoogen Gunningsfase en de Drempelfase is opgenomen in hoofdstuk 5. Naar verwachting kan het aanbestedingsproces in week 8 2022 worden afgerond met een gunningsbesluit. Draagvlak bewoners aansluiting op warmtenet In verband met het minimaal benodigd aantal aansluit- en leveringsovereenkomsten met afnemers om tot een haalbare exploitatie te komen, wordt na de gunning een periode van maximaal 6 maanden gereserveerd om op basis van het definitieve klantaanbod voor minimaal 200 woningen tot een aansluit- en leveringsovereenkomst te komen (Drempelfase). Als na deze periode van 6 maanden de drempelwaarde van 200 woningen niet wordt gehaald, behoudt de gemeente zich het recht voor de concessieovereenkomst te ontbinden met inachtneming van het bepaalde in hoofdstuk 5.3 van de selectieleidraad met betrekking tot reeds gemaakte kosten door de concessiehouder.

Uitgangspunten bij afloop concessieperiode Na afloop van de concessieperiode van 15 jaar kan de gemeente er voor kiezen om het warmtenet opnieuw aan te besteden, de bestaande concessie (met maximaal 2 x 5 jaar) te verlengen of een keuze te maken voor oprichting van een Katwijks warmtebedrijf. Bij opnieuw aanbesteden betaalt de nieuwe marktpartij een overnamesom aan de vorige marktpartij en daarbij wordt het economisch eigendom overgedragen. De overnamesom is onderdeel van de gunningscriteria in de aanbesteding in de vorm van een exitvergoeding. In vertrouwelijke bijlage 4 treft u een toelichting aan op deze exitvergoeding. Samenwerking projecten in het gebied Vanwege mogelijke koppelkansen in de uitvoering van de vervanging van de riolering in Kalkoven is samen met de cluster Planmatig Beheer / project IGA Kalkoven bezien of en welke mogelijkheden er zijn om de rioolwerkzaamheden en de herinrichting van de buitenruimte te combineren met de werkzaamheden die nodig zijn om een warmtenet aan te leggen. De mogelijkheden zijn uitgewerkt in vier scenario's en voorzien van een planning. U treft deze als bijlagen 2 en 3. Omdat de werkzaamheden voor de riolering eerder staan ingepland dan de aanleg van het warmtenet is er voor gekozen voor scenario 1, waarin de werkzaamheden zo mogelijk synchroon worden uitgevoerd.

Dit is om de overlast voor de bewoners in het gebied zo beperkt mogelijk te houden. Dit uitgangpunt is in de selectieleidraad verwerkt met een coördinatieregeling. In deze regeling dient de aannemer van het warmtenet de werkzaamheden voor het warmtenet af te stemmen met de gemeente en de aannemer, die de riolering vervangt.

10 juni 2021

3

Na de vervanging van de riolering wordt de straat dicht geblokt tot het moment dat het warmtenet is gerealiseerd. Daarna wordt gefaseerd de openbare inrichting definitief ingericht in het project IGA Kalkoven. Indicatoren (facultatief) - 500-700 aardgasvrije woningen. - CO2-uitstoot reductie van 75%-76% ten opzichte van de huidige situatie. Motivering voorstel 1.1. Voldoen aan het gemeentelijk Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 In het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid staan de kaders aangegeven waarbinnen opdrachten aan leveranciers kunnen worden verstrekt. Het gaat hierin voornamelijk over afspraken om het gemeenschapsgeld dat we uitgeven op een verantwoorde wijze besteden. In het geval van de concessie van het warmtenet gaat het om een Niet-Openbare Europese aanbesteding met voorafgaande selectie. 1.2 In de selectieleidraad worden de door de raad vastgestelde eisen en criteria meegegeven Bij het groen licht besluit zijn door de raad diverse eisen en criteria meegegeven ten aanzien van de haalbaarheid, betaalbaalbaarheid, betrouwbaarheid en duurzaamheid van het warmtenet. In deze leidraad worden deze eisen concreet gemaakt richting de toekomstige concessiehouder.

Kanttekeningen 1.1. Kans dat er weinig of geen inschrijvingen zijn Bij een aanbesteding bestaat de mogelijkheid dat de aanbestedingsprocedure niet tot (geldige) inschrijvingen leidt. De Aanbestedingswet voorziet voor concessies in de mogelijkheid om in een dergelijke situatie tot een onderhandelingsprocedure over te gaan zonder voorafgaande publicatie met de meest gerede partij. Voorwaarde voor een dergelijke procedure is dat geen wezenlijke wijzigingen mogen worden doorgevoerd, bijvoorbeeld in de omvang van het plangebied. Voorbeelden van toegestane wijzingen zijn bijvoorbeeld de samenstelling of organisatievorm van contractspartners en wegingsfactoren. Keuze voor een partij waarmee een dergelijke procedure wordt gestart is onder meer afhankelijk van het verloop van de oorspronkelijke aanbestedingsprocedure. Een resulterende concessie-overeenkomst dient te worden gepubliceerd. Daarnaast dient een motivatie en toelichting te worden ingediend bij de Europese Commissie waarin de overwegingen en procedure worden toegelicht. Middelen In verband met het minimaal benodigde aantal aansluit- en leveringsovereenkomsten met afnemers, wordt na gunning een periode van maximaal 6 maanden gereserveerd om op basis van het definitieve klantaanbod voor minimaal 200 bestaande woningen tot een aansluit- en leveringsovereenkomst te komen (Drempelfase), waarvan tenminste 50 met eigenaar-bewoners.

Dit betreft een gezamenlijke inspanning van de Gemeente Katwijk, de woningcorporatie Dunavie en de beoogd concessiehouder. 10 juni 2021

4

Deze drempelfase is tevens bedoeld voor het uitvoeringsgereed maken (engineering) van de warmte- en koude voorziening door de concessiehouder, teneinde uiterlijk 1 september 2022 de eerste warmte- en koude te kunnen leveren aan het IKC+. Het behalen van de drempelwaarde vormt een ontbindende voorwaarde in de te sluiten voorovereenkomst met de beoogd concessiehouder. Bij het niet halen van deze drempelwaarde wordt de concessieovereenkomst niet aangegaan. Bij het niet behalen van de drempelwaarde zal door de gemeente een vergoeding voor de tot dat moment bestede engineeringskosten worden verstrekt. Deze vergoeding is bepaald op maximaal € 300.000 en gerelateerd aan de stand van het werk op het moment van ontbinding. Deze kosten komen in dat geval ten laste van de Reserve aardgasvrije wijken, waarin voldoende middelen beschikbaar zijn, omdat bij het niet doorgaan van het warmtenet andere kosten vervallen (bv tegemoetkomingen aan de bewoners aansluitkosten op het warmtenet). Exitvergoeding /overnamesom einde concessieduur Naar verwachting zullen de investeringen in het warmtenet niet (allen) worden afgeschreven in een periode van 15 jaar en is er ook sprake van herinvesteringen. Daarom is in de leidraad opgenomen, dat de inschrijver aangeeft wat de exit-vergoeding of overnamesom wordt na 15 jaar als het warmtenet opnieuw wordt aanbesteed.

Idem als er sprake is van een verlenging van de concessieovereenkomst met een optieperiode van 5 jaar en een optieperiode van 2x5 jaar. Hiervan is een berekening opgesteld. U vindt de uitwerking hiervan in de vertrouwelijke bijlagen 4 en 5 (geactualiseerde businesscase). In het geval er na 15 jaar + 2x verlenging geen geïnteresseerde opvolgende concessiehouder wordt gevonden, dan zijn verschillende opties denkbaar. Bijvoorbeeld, dat de gemeente zelf een warmtebedrijf start of dat de gemeente zowel het economisch als juridisch eigendom aan een derde verkoopt of dat de warmteleverancier het warmtenet blijft exploiteren na 25 jaar. De Warmtewet verplicht de laatste concessiehouder om warmte te blijven leveren. Aan de voorkant van de concessieperiode is het lastig om het volledige risico weg te nemen van marktfalen. Dit is een hypothetisch risico. De verwachting is juist, dat de markt steeds volwassener gaat worden. Voorfinanciering directe aanleg van alle warmteleidingen In Kalkoven wordt naast de aanleg van het warmtenet ook de riolering vervangen. Om de overlast voor de bewoners te beperken van deze werkzaamheden wordt u voorgesteld de aanleg van deze voorzieningen zoveel mogelijk synchroon te laten lopen. In de interne verkenning met de cluster planmatig beheer zijn de mogelijke scenario’s hiervoor in beeld gebracht.

In scenario 1 ondervinden de bewoners de minste overlast van de werkzaamheden. In scenario 1 is hiervoor voorfinanciering van de aanleg van de warmteleidingen in Kalkoven noodzakelijk. Dit betekent dat, de gemeente de directe kosten verbonden voor de aanleg van de warmteleidingen in het gebied Kalkoven voorfinanciert en niet wacht tot het aantal aansluitingen bekend is. Redenen om te voorfinancieren zijn:  

Voorfinanciering geeft meer zekerheid voor kandidaat concessiehouder. Dit is belangrijk voor een gunstige aanbesteding van het warmtenet. Als er niet wordt voorgefinancierd zal de uitvoering langer en gefaseerder gaan plaatsvinden ofwel de straat ligt langer / gaat vaker open voor de huisaansluitingen (uitblijven van graafrust).

10 juni 2021

5

Deze voorfinanciering is niet nodig als circa 80% van de bewoners aansluiten op het warmtenet. Het streven is om de € 2,8 miljoen zoveel mogelijk bij de bewoners te laten landen, echter bewoners hebben het recht om niet mee te doen ondanks het vroege deelnemers aanbod of een later aanbod. Met de afgesproken drempelwaarde van 200 woningen, die is vastgelegd in het raadsbesluit van 17 december jl. en die is verwerkt in de selectieleidraad, is de kleinst mogelijke omvang van het warmtenet gedefinieerd. Van voorfinanciering is alleen sprake als:  de drempelwaarde van 200 bestaande woningen wordt gehaald en  op het moment van start van de warmtelevering nog niet voor alle bestaande woningen (500) leveringsovereenkomsten zijn afgesloten. Bij 200 woningen is de voorfinanciering van de leidingen € 1 mln Het bedrag van de voorfinanciering neemt naar rato van het aantal aansluitingen af. Bij 500 woningen is de voorfinanciering dus nihil. De dekking van deze voorfinanciering vindt plaats ten laste van het revolving fund om deze kans te benutten. Dit fund wordt gevoed door de niet bestede middelen voor tegemoetkomingen uit het budget van € 2.8 mln voor het klantaanbod. De exitvergoeding wordt verminderd met het bedrag van de voorfinanciering.

Dat betekent dat in het geval dat de marktpartij bij inschrijving een exitvergoeding van € 2,5 mln vraagt en de voorfinanciering beslaat een bedrag van € 1 mln, de uiteindelijke exitvergoeding na 15 jaar (€ 2,5 mln minus voorfinanciering € 1 mln) € 1.5 mln bedraagt. Het bedrag van de voorfinanciering wordt op het moment van start warmtelevering aan de concessiehouder wordt betaald. Het resterende bedrag van de exitvergoeding wordt bij het einde van de concessieperiode betaald door de opvolgende concessiehouder aan de vertrekkende concessiehouder. Uitvoering Na vaststelling van de selectieleidraad wordt overeenkomstig de daarin opgenomen planning uitvoering gegeven aan de selectie van de concessiehouder. Naar verwachting kan het proces in week 8 2022 met de gunning worden afgerond. Zes maanden erna - bij het bereiken van de drempelwaarde - treedt de concessieovereenkomst (week 34) in werking. Juridisch advies De selectieleidraad is tot stand gekomen in samenwerking met de juristen en inkoop. Zoals eerder in het raadsbesluit van 17 december 2020 is aangegeven, is het project gebaseerd op het uitgangspunt dat er geen aansluitplicht voor de bewoners op het warmtenet geldt. Daarom is in de planvorming een drempelwaarde opgenomen van 200 woningen (zie hierboven de toelichting in de paragraaf middelen).

Als deze drempelwaarde niet wordt gehaald dan valt het budget van € 2.8 mln dat beschikbaar is voor het voorgestelde klantaanbod voor afnemers, vrij ter dekking van de gemaakte en te maken kosten voor het project. Daardoor is dit risico financieel afgedekt. Als de drempelwaarde niet wordt bereikt, dan zal er geen concessieovereenkomst worden afgesloten met een warmteleverancier (beoogde concessiehouder). Als de beëindiging leidt tot schadeplichtigheid van de gemeente (bijvoorbeeld de engineeringskosten) dan wordt dit risico uit voornoemde budget € 2.8 miljoen gedekt. 10 juni 2021

6

Communicatie In de selectieleidraad staan de communicatie momenten vastgelegd. Over de vaststelling van de selectieleidraad wordt niet actief gecommuniceerd naar de bewoners, omdat de communicatie integraal onderdeel uitgemaakt van de selectieleidraad. In juni wordt een magazine verspreid in Hoornes, waarin de aanbesteding wordt toegelicht. Bijlage(n) 1. 2. 3. 4. 5.

Selectieleidraad Scenario's samenwerking IGA Kalkoven / warmtenet Planning werkzaamheden in Kalkoven Vertrouwelijke bijlage exitvergoeding na 15, 20 en 25 jaar concessietermijn. Vertrouwelijke bijlage geactualiseerde businesscase

10 juni 2021

7