7. Bijlage 3. Participatie handleiding (1888867)

Handleiding ‘In gesprek met de omgeving’

Een handleiding voor initiatiefnemers Op 1 januari 2022 treedt de Omgevingswet in werking. Vanaf dat moment zal de gemeente u bij de aanvraag van een omgevingsvergunning (bijvoorbeeld bij het plaatsen van een dakkapel of het aanleggen van een in- of uitrit) vragen om een bewijs van hoe u bent omgegaan met participatie. Met participatie bedoelen we het informeren en betrekken van mensen in uw omgeving bij uw plannen door met hen in gesprek te gaan. Een bewijs van participatie toont aan dat u met de betrokkenen in uw omgeving heeft gesproken over uw plan en wat de reactie van uw omgeving daarop is. Om u, als indiener van een plan, te helpen bij het opzetten van het gesprek met de omgeving is deze handleiding opgesteld. Hierin vindt u informatie die u kunt gebruiken om het gesprek aan te gaan met de omgeving.

Wat houdt participatie met de omgeving in? Als u een omgevingsvergunning aanvraagt, vragen wij u een participatietraject met de omgeving te organiseren. Participatie houdt in dat u in gesprek gaat met de betrokkenen. Dit gesprek vindt het liefst zo vroeg mogelijk plaats, in ieder geval voor de vergunningaanvraag. ‘De omgeving’ kan iedereen zijn die te maken krijgt met uw plannen, bijvoorbeeld uw buren, of andere bewoners van uw buurt. De gemeente noemt hen ‘belanghebbenden’. Deze belanghebbenden moeten kunnen aangeven of zij het met uw plan eens zijn en of zij nog wensen, belangen of misschien bezwaren hebben.

Wanneer is participatie met de omgeving nodig? Als u een omgevingsvergunning aanvraagt is participatie is een zogenaamde indieningsvereiste. Dit houdt in dat u bij de aanvraag moet aangeven of u wel of niet hebt geparticipeerd. Participatie met de omgeving is gewenst en in sommige gevallen verplicht. Een activiteit (bijvoorbeeld bij het plaatsen van een dakkapel of het aanleggen van een in- of uitrit) die voldoet aan de regels in het omgevingsplan, maar toch een vergunningplicht heeft in het omgevingsplan, heet een ‘binnenplanse omgevingsplanactiviteit’. Participatie voor deze activiteiten is niet verplicht, maar wel gewenst om belanghebbenden te spreken over uw plan. Door vroegtijdig de betrokkenen te betrekken kunt u namelijk in sommige gevallen bezwaar en beroep tegen uw omgevingsvergunning voorkomen. Een activiteit die niet voldoet aan de regels in het omgevingsplan, wordt een buitenplanse omgevingsplanactiviteit genoemd. Voor sommige buitenplanse omgevingsplanactiviteiten is participatie verplicht. U moet dan bij de aanvraag van de omgevingsvergunning kunnen aantonen hoe u de omgeving heeft betrokken en wat de resultaten daarvan zijn. De gemeenteraad stelt vast voor welke activiteiten dit geldt.

Op welk moment gaat u participeren met de omgeving? Participatie met de omgeving start u zo vroeg mogelijk. Het liefst op het moment dat u begint met het opstellen van uw plan. U doet dit in ieder geval vóórdat u de aanvraag voor een omgevingsvergunning indient.

Wie betrekt u bij het participatietraject? Bij het participatietraject met de omgeving betrekt u iedereen die mogelijk te maken krijgt met uw plan. Dit kunnen uw directe buren zijn, maar ook mensen die verderop in de straat wonen of bijvoorbeeld uw achterburen. Als er bij de uitvoering van uw plan bijvoorbeeld sprake is van geur- of geluidsoverlast, of hinder van schaduw, dan moet u hier ook rekening mee houden. Bij grotere plannen zijn er nog meer mensen die u bij het gesprek moet betrekken. Dit kunnen bijvoorbeeld bedrijven zijn, maar ook maatschappelijke organisaties of belangengroepen.

Hoe geeft u participatie vorm? Participatie kent meerdere smaken. In de bijlage van dit document vindt u inspiratie over hoe u het gesprek met de omgeving kunt voeren. Daarnaast heeft de gemeente een participatieaanpak opgesteld. Deze kunt op de pagina ‘Aanvragen omgevingsvergunning’ van de gemeente vinden. Deze aanpak kunt u ook gebruiken om inspiratie op te doen. Onderdeel van deze aanpak is de ‘participatieladder'. In het gesprek met de omgeving zijn er verschillende stappen mogelijk als het gaat om het delen van de inhoud van uw plan en de invloed die de omgeving op uw plan heeft. Om te bepalen hoe u daarmee omgaat gebruikt u de participatieladder. Participeren op de hoogste trede van de ladder betekent open het gesprek met de omgeving aangaan waarbij belanghebbenden veel invloed hebben. Lager op de participatieladder houdt in dat u minder inhoud deelt en belanghebbenden minder invloed hebben.

Wat staat er in het bewijs van participatie?

Van het gesprek met de omgeving levert u bij de gemeente een bewijs. Hierin geeft u aan met wie u heeft gesproken en wat zij voor wensen, belangen en/of bezwaren hebben aangegeven. Daarnaast geeft u aan hoe u hiermee bent omgegaan. Als u bijvoorbeeld een informatiebijeenkomst heeft georganiseerd, geeft u aan wie hierbij aanwezig waren (een presentielijst). In verband met de privacy noemt u geen privénamen van personen, maar bijvoorbeeld ‘buren’ (en eventueel organisaties). De presentielijst van uw bijeenkomst voegt u als onderdeel van uw bewijs van participatie toe. U verstuurt het bewijs van participatie (bijvoorbeeld per brief of mail) naar de belanghebbenden die u uitgenodigd heeft voor het gesprek en degenen die niet aanwezig waren, maar die u wel uitgenodigd heeft of heeft gevraagd om een reactie. Wijzigt uw plan na het voeren van het gesprek? Dan brengt u vanzelfsprekend ook de omgeving hiervan op de hoogte. Let erop dat aanpassingen van het plan kunnen leiden tot nieuwe opmerkingen en reacties. De één kan blij zijn met de aanpassingen en de ander juist niet. Denk na over of en hoe een vervolg gesprek nodig is.

Wat moet u doen als uw omgeving het niet eens is met uw plan? Wanneer uw omgeving het niet eens is met uw plan, is het verstandig (nogmaals) in gesprek te gaan en te achterhalen waarom uw omgeving het niet eens is met uw plan. Als u dit weet, kunt u uw plan misschien nog aanpassen of in overleg met uw omgeving alsnog tot een oplossing komen. Is uw omgeving het hierna nog steeds niet eens met uw plan? Dit heeft niet direct een effect op het besluit dat de gemeente neemt over uw vergunningaanvraag. De gemeente zal vooral op inhoudelijke gronden over uw plan beslissen. Wel kunnen omwonenden en bedrijven op grond van de wet nog steeds zienswijzen indienen of bezwaar maken tegen uw plan. Deze mogelijkheid is er altijd wanneer de gemeente uw ingediende plan publiceert. Dit kan mogelijk voor oponthoud zorgen. Door eerst goed met uw omgeving in gesprek te gaan kunt u de kans op zienswijzen of bezwaren verkleinen.

Wat doet de gemeente met het bewijs van participatie? Participatie heeft voldoende plaatsgevonden, mits alle belangen volgens de gemeente voldoende inzichtelijk zijn gemaakt om de aanvraag goed te kunnen beoordelen. De gemeente heeft een participatiebeleid opgesteld met daarin aanbevelingen en regels voor participatie volgens de Omgevingswet. Zo kan de gemeente bekijken of er participatie heeft plaatsgevonden en hoe u met de resultaten daarvan bent omgegaan. Aan de vorm van participatie mag de gemeente geen eisen stellen. De gemeente kan op basis van de regels voor participatie in de Omgevingswet een plan niet afwijzen. De gemeenteraad kan in sommige specifiek aangegeven buitenplanse omgevingsplanactiviteiten participatie wel verplicht stellen en dit wel meewegen in haar beslissing om een initiatief wel of niet te vergunnen. Als de gemeente vindt dat u de omgeving onvoldoende heeft betrokken kan zij het besluit nemen om uw plan af te keuren of buiten behandeling te stellen. Ook kan de gemeente u, ook als participatie voor een omgevingsplanactiviteit niet verplicht is, toch vragen om alsnog te participeren. Dat doet de gemeente alleen als onduidelijk is welke belangen er zijn (Deze moet zij op grond van artikel 3.2. van de Algemene wet bestuursrecht kunnen afwegen).

De gemeente vraagt u te participeren of kan zelf contact opnemen met belanghebbenden via participatie of door hen in de gelegenheid te stellen zienswijzen in te dienen.

Het is dus erg belangrijk dat u het gesprek met de omgeving voert en hier een duidelijk bewijs van levert. Bijlage 1. Hoe geeft u participatie vorm? De vorm van participatie is afhankelijk van de grootte van uw plan en de gevolgen daarvan voor de omgeving. In de tabel hieronder staan ideeën en tips, die u kunt gebruiken om uw participatietraject vorm te geven. Bijvoorbeeld: wanneer gebruikt u welke vorm voor het omgevingsgesprek? U maakt hieruit zelf een keuze. Heeft u een idee om de omgeving te betrekken dat hieronder niet staat genoemd? Geen probleem! U kunt uw manier om de omgeving te betrekken gewoon uitvoeren. We horen graag hoe u dat gedaan heeft, zo kunnen wij de handleiding blijven verbeteren. Dit verwerkt u ook in het bewijs van participatie. In ieder geval moet u altijd aan de betrokkenen vragen wat zij van uw plan vinden en welke wensen, belangen en/of bezwaren er mogelijk zijn. U legt dit vast in het bewijs van participatie. Dit bewijs levert u samen met de aanvraag voor een omgevingsvergunning in. Uit de aanvraag blijkt dan wat u met de ideeën van de betrokkenen heeft gedaan. Welke vorm van participatie past bij uw plan? Sommige plannen hebben meer gevolgen voor uw omgeving dan andere. In dat geval is er ook meer participatie nodig om uw omgeving goed te informeren en te betrekken bij uw plan. In onderstaande lijst zijn enkele voorbeelden van plannen opgenomen.

Op basis hiervan kunt u inschatten welke omvang uw plan heeft en welke vorm van participatie hiervoor geschikt is.. Aan deze lijst kunnen geen rechten worden ontleend.

Kleine plannen

Middelgrote plannen

Grote plannen

 Het plaatsen van erfafscheiding  Het (ver)bouwen van een schuur  Een dakkapel groter dan vergunningvrij is toegestaan  Het kappen van een boom  Het beginnen van een klein bedrijf aan huis  Aanleg of verwijderen van in- of uitrit  Kleine aan- of uitbouw  Het kappen van meerdere bomen  Het wijzigen van een monument  Uitbreiding of splitsing van panden  Het wijzigen van het gebruik van een pand  Het starten van inrichtingen (restaurants, industrie, overige inrichtingen met impact voor de omgeving en het milieu)  Uitbreiding van grote gebouwen of panden in een woonwijk  Activiteiten op het strand (i.v.m. natuur en andere belanghebbenden)  Projecten nabij de natura-2000 gebieden

Vormen van participatie - Kleine plannen Voorbeeld Koffiegesprek (keukentafelgesprek)

Enquête

Reactieformulier

Informatiebrief

Waar moet u op letten? Nodig buren en betrokkenen uit voor een gesprek aan de keukentafel. Laat uw plan zien en licht dit toe. Leg op een a4tje uit wat uw plan is en stel hier vragen over aan buren en betrokkenen. Dit kan ook online (bijv. via Google Forms). Leg kort uit wat uw plannen zijn en vraag om een reactie. Per brief of per mail. Leg in een brief uit wat uw plan is. Wat gaat u doen, wanneer en hoe? U kunt in deze brief ook een uitnodiging zetten voor een gesprek. Vergeet niet uw afzender te vermelden, zodat mensen op uw brief kunnen reageren.

Wat vertelt u? Geef aan: - Wie u bent - Waarom u de bijeenkomst organiseert - Wat uw plannen zijn (als dit kan met tekening) Leg uit wat er verandert ten opzichte van de huidige situatie. Geef duidelijk aan welke onderdelen nog kunnen veranderen (en welke niet). Geef aan dat u een verslag maakt van het gesprek/de bijeenkomst en dit aan hen voorlegt. Geef ook aan dat u dit verslag als bijlage bij het bewijs van participatie toevoegt.

Vormen van participatie - Middelgrote plannen Voorbeeld

Inloopbijeenkomst (met presentatie)

Stemming tijdens bijeenkomst

Nieuwsbrief, mail

Waar moet u op letten? Organiseer een bijeenkomst waar betrokkenen binnen mogen lopen voor meer informatie over uw plan. U nodigt hen uit (Minimaal 1 week van tevoren), vertel waar en wanneer de bijeenkomst plaatsvindt en geeft ruimte en tijd aan de belanghebbenden om een reactie te geven op uw plannen. U kunt een stemming inlassen wanneer u een bijeenkomst organiseert en meerdere mogelijkheden heeft voor uw plan. Dit is een extra middel dat u kunt gebruiken bij een bijeenkomst. U informeert de belanghebbenden over uw plan per brief of e-mail. U geeft hier aan wat uw plan is, vraagt wat zij van uw plan vinden en welke wensen, belangen of bezwaren er

Wat vertelt u?

Geef aan: - Wie u bent - Waarom u de bijeenkomst organiseert - Wat uw plannen zijn (als dit kan met tekening) Leg uit wat er verandert ten opzichte van de huidige situatie. Geef duidelijk aan welke onderdelen nog kunnen veranderen (en welke niet). Geef aan dat u een verslag maakt van het gesprek/de bijeenkomst en dit aan hen voorlegt. Geef ook aan dat u dit verslag als bijlage bij het bewijs van participatie toevoegt.

Informatie via website, blog of vlog

zijn. Ook geeft u aan dat u hun reacties per brief of e-mail graag ontvangt en noemt hierbij een uiterste reactiedatum. U deelt de plannen via een website, blog of vlog en laat ruimte voor reacties.

Vormen van participatie - Grote plannen Voorbeeld

Waar moet u op letten?

Wat vertelt u?

Informatiebijeenkomst met presentatie

Organiseer een bijeenkomst met de belanghebbenden en presenteer uw plan.

Animatie of filmpje

U licht uw plan toe met een animatie of een filmpje. Dit is een extra middel dat u kunt gebruiken bij een bijeenkomst of op een website.

In de uitnodiging zegt u - Wie u bent - Wat uw plannen zijn - Waarom de bijeenkomst wordt gehouden - Waar en wanneer de bijeenkomst is - Of het vrije inloop is of met aanmelding

Inspiratie bijeenkomst

U nodigt betrokkenen uit om met u mee te denken over uw plan. Inspirerende voorbeelden kunnen nieuwe inzichten geven en leiden tot een breed gedragen plan.

Tijdens de bijeenkomst vertelt u over uw plannen. Dit kan door middel van een presentatie, tekeningen etc. Geef duidelijk aan welke onderdelen nog kunnen veranderen (en welke niet). Geef aan dat u een verslag maakt van het gesprek/de bijeenkomst en dit aan hen voorlegt. Geef ook aan dat u dit verslag als bijlage bij het bewijs van participatie toevoegt.