7. Bijlage 2. Participatie aanpak (1888867)
Tekst van het document
Actualisatie Spelregels Participatie – CONCEPT - 11032021
Participatie onder de Omgevingswet Aanvullingen op het bestaande beleid burgerparticipatie en bestuursstijl van Katwijk
Inleiding In de Omgevingswet, die per 1 januari 2022 in werking treedt, worden bijzondere regels en eisen gesteld ten aanzien van participatie. Participatie is één van de basisprincipes van het werken met de nieuwe wet. Het huidige gemeentelijke participatiebeleid is nog niet in alle opzichten Omgevingswetproof. In de werkgroep Participatiebeleid hebben we de huidige spelregels tegen het licht gehouden van de eisen vanuit de Omgevingswet en hebben we de aanpak voor participatie Omgevingswet beschreven. Deze kan worden toegevoegd aan het huidige beleid voor burgerparticipatie en bestuursstijl. Daarmee voldoen we aan de uitgangspunten van de Omgevingswet. Hierbij gelden drie perspectieven: 1. Er zijn spelregels voor initiatiefnemers (gemeente is deelnemer participatie) en er zijn spelregels voor het bevoegd gezag (gemeente is eigenaar participatie). 2. We ondersteunen als gemeente initiatiefnemers met een participatiehandleiding en waar nodig met advies. Daarbij is het goed te onderkennen dat de gemeente ook initiatiefnemer van activiteiten kan zijn. In dat geval gelden dezelfde uitgangspunten als voor andere initiatiefnemer, want: 3. Als gemeente geven we het goede voorbeeld.
Spelregels Participatie (Omgevingswet) Initiatiefnemer 1. De initiatiefnemer participeert om draagvlak te creëren en om ieders belangen mee te wegen in het ontwerp.
Gemeente als initiatiefnemer Wij participeren om samen met de samenleving tot een evenwichtige toedeling van functies en activiteiten in de fysieke leefomgeving te komen: bijvoorbeeld een goede verhouding tussen gebouwen, wegen, parken een schone lucht, sloten, rivieren en bossen. De gemeente heeft een motiveringsplicht voor visies en plannen.
2.
Participatie vindt bij voorkeur voor de omgevingsvergunningaanvraag plaats. Hoe, wanneer en hoeveel er geparticipeerd wordt, hangt af van wat het initiatief inhoudt en de fase van waarin het initiatief staat.
Participatie vindt bij voorkeur plaats in de ideevormingsfase. Hoe, wanneer en hoeveel er geparticipeerd wordt, hangt af van wat het initiatief inhoudt en de fase waarin het initiatief staat. Uitgangspunt is dat belanghebbenden in een zo vroeg mogelijk stadium worden betrokken.
3.
De initiatiefnemer is eigenaar van het participatieproces. De initiatiefnemer beoordeelt wie er betrokken wordt bij de participatie en welke vorm van participatie daarbij past.
De gemeente is eigenaar van het participatieproces. We zoeken proactief de samenwerking op en vragen betrokkenen, afhankelijk van het initiatief, mee te denken, mee te praten en waar dat kan mee te beslissen. In het geval van het Omgevingsplan geven we een kennisgeving participatie af. Daarin geven we aan hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen worden betrokken bij de voorbereiding.
Actualisatie Spelregels Participatie – CONCEPT - 11032021
Bij het vaststellen van de Omgevingsvisie, programma’s, het Omgevingsplan geven we aan hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere bestuursorganen bij de voorbereiding zijn betrokken worden en wat de resultaten daarvan zijn. Ook geven we aan op welke wijze invulling is gegeven aan het participatiebeleid. 4.
Voldoende tijd en ruimte om te participeren is nodig. Vooraf is voor betrokkenen duidelijk hoe, wanneer en hoe lang er geparticipeerd wordt
Voldoende tijd en ruimte om te participeren is nodig. Vooraf is voor betrokkenen duidelijk hoe, wanneer en hoe lang er geparticipeerd wordt
5.
De initiatiefnemer zorgt ervoor dat alle deelnemers aan het participatieproces dezelfde informatie hebben als het gaat om inhoud, proces en aanpak. De communicatie over participatie door de initiatiefnemer is duidelijk, tijdig en laagdrempelig.
Het bevoegd gezag zorgt er voor dat alle deelnemers aan het participatieproces dezelfde informatie hebben als het gaat om inhoud, proces, en aanpak. De communicatie over participatie door het bevoegd gezag is duidelijk en tijdig, laagdrempelig en informeel.
6.
Het participatieproces wordt na afloop geëvalueerd. Het al dan niet participeren is voor de activiteiten waarbij participatie niet verplicht is geen afwijzingsgrond. Wel kan de inhoudelijke opbrengst van de participatie worden meegenomen bij het afwegen van de belangen.
Het bestuur van de gemeente biedt in houding en gedrag zoveel mogelijk ruimte voor inbreng en initiatieven van inwoners, zoals bijvoorbeeld co-creatie of ‘right-to-challenge’.
7.
Als er onvoldoende inzicht is in belangen maar het initiatief hier wel om vraagt, dan kan het bevoegd gezag de initiatiefnemer verzoeken om (1) alsnog belangen bij derden op te halen, (2) zelf contact zoeken om de belangen op te halen óf (3) een zienswijzenprocedure starten en de beslistermijn verlengen met zes weken.
De ketenpartners van de gemeente hebben een adviserende rol in het participatieproces.
8.
Na afloop evalueert de gemeente hoe betrokkenen en de organisatie de participatie hebben ervaren, met als doel de participatie continu te verbeteren.
Toelichting op de spelregels Initiatiefnemer 1.
Participatie door de initiatiefnemer wordt gestimuleerd omdat het betrekken van de omgeving waardevolle inzichten op kan leveren en een initiatief beter kan maken. Het uitgangspunt is dat de initiatiefnemer participeert om daarmee draagvlak te creëren en belangen mee te kunnen wegen in het ontwerp. Dit is in het belang van de initiatiefnemer, omdat het bezwaren tegen de vergunning later in het proces voorkomt.
Gemeente als initiatiefnemer Het doel van de Omgevingswet is: 1. een veilige en gezonde fysieke leefomgeving en een goede omgevingskwaliteit bereiken en in stand houden en; 2. de fysieke leefomgeving doelmatig beheren, gebruiken en ontwikkelen om er maatschappelijke behoeften mee te vervullen. Door te participeren met bewoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties, ketenpartners en andere belanghebbenden proberen we in samenwerking balans te bereiken. Op basis van de wet participeert het bevoegd gezag in ieder geval bij het vaststellen of aanpassen van de omgevingsvisie, het omgevingsplan en het programma.
Actualisatie Spelregels Participatie – CONCEPT - 11032021
2.
3.
De Omgevingswet zegt over participatie ‘het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden […] bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit’. Het is in de geest van de wet om zo vroegtijdig mogelijk in het proces te participeren, omdat in deze fase de gedachten van andere belanghebbenden nog kunnen worden meegenomen. Tegelijkertijd is participatie vormvrij: er is geen vaststaande vorm voor succes. Het is daarom afhankelijk van overige voorwaarden wat participatie precies moet inhouden. Een bijzonder accent onder de Omgevingswet is participatie door initiatiefnemers. Als er door een initiatiefnemer wordt geparticipeerd, is hij of zij eigenaar van het proces. Dat bekent dat de initiatiefnemer zorgdraagt voor bijvoorbeeld het uitnodigen van belanghebbenden, de vorm van participatie en het omgaan met het resultaat van de participatie. De gemeente kan deelnemer zijn aan dit participatieproces, maar is daarmee geen eigenaar.
De Omgevingswet zegt over participatie ‘het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden […] bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit’. Het is in de geest van de wet om zo vroegtijdig mogelijk in het proces te participeren. Tegelijkertijd is participatie vormvrij: er is geen vaststaande vorm voor succes en het is sterk afhankelijk van de aard, omvang en inhoud van het initiatief.
Als het bevoegd gezag een participatietraject start dan is zij eigenaar van het proces. Als bevoegd gezag geven we het goede voorbeeld en zoeken proactief de samenwerking op. We hanteren een open bestuursstijl en proberen belanghebbenden, afhankelijk van aard en omvang van het initiatief, een zo hoog mogelijke mate van invloed te geven. We geven het participatieproces op vorm en inhoud handen en voeten met een plan van aanpak. Deze bieden we in het geval van de omgevingsvisie, het omgevingsplan en het programma aan ter kennisname aan de raad. Voor het Omgevingsplan heeft het bevoegd gezag een kennisgevingsplicht waarin zij aangeeft; hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen worden betrokken bij het participatieproces. In de kennisgeving geven we aan wie wordt betrokken, waarover en wanneer, wat de rol is van het bevoegd gezag en de initiatiefnemer en waar meer informatie beschikbaar komt. Voor het vaststellen van de Omgevingsvisie, het programma, en het Omgevingsplan heeft het bevoegd gezag een motiveringsplicht (Omgevingsbesluit artikelen 10.7, 10.8, 10.2 eerste lid): we geven bij vaststelling aan hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen zijn betrokken en wat de resultaten hiervan zijn. Ook geven we aan op welke wijze invulling is gegeven aan dit beleid.
Meer informatie over de wettelijke grondslag is hier te raadplegen.
We proberen het participatietraject zo hoog mogelijk op de participatieladder in te vullen. De
Actualisatie Spelregels Participatie – CONCEPT - 11032021
participatieladder is opgenomen in de bijlage. Waar mogelijk streven we naar een zo hoog mogelijke invloed van de participant en een zo open mogelijke bestuursstijl. 4.
Een uitgangspunt van de Omgevingswet is dat participatie zo vroeg mogelijk in het proces plaatsvindt. Om goed te kunnen participeren is het aan te raden om voor het proces zoveel mogelijk tijd en ruimte te bieden. In het geval van een omgevingsvergunning vindt participatie vóór de aanvraag plaats. De initiatiefnemer draagt zorg voor het tijdig informeren van belanghebbenden over de participatie.
Om de participatie te verbeteren is het raadzaam om voldoende tijd en ruimte te bieden. Naast dat participatie zo vroeg mogelijk in het proces plaatsvindt, is het daarom ook belangrijk voor belanghebbenden om te weten hoe, wanneer en hoe lang er geparticipeerd wordt. Voor het opstellen of aanpassen van het omgevingsplan en het opstellen van een programma geldt er een kennisgevingsplicht. Hierin geeft het bevoegd gezag aan hoe de participatie wordt vormgegeven.
5.
Om participatie een succes te maken is het van belang dat alle deelnemers aan het proces dezelfde informatiepositie hebben. Dat houdt in dat er in ieder geval ook informatie wordt gedeeld door de initiatiefnemer over de inhoud, het proces van participatie en de aanpak die er wordt gevolgd. Om de aanpak vorm te geven ondersteunen we initiatiefnemers middels de handleiding ‘in gesprek met de omgeving’. Hierin worden de belangrijkste vragen over participatie voor initiatiefnemers beantwoordt en worden er suggesties gedaan voor de vorm van participatie.
Uit diverse eigen en externe onderzoeken blijkt dat burgers een voorkeur hebben voor informele en laagdrempelige benaderingswijzen. Tijdige communicatie houdt in dat er in een vroeg stadium van het beleidsproces wordt gecommuniceerd én dat burgers voldoende gelegenheid krijgen participatiemomenten in te plannen in hun agenda. Duidelijke communicatie houdt in dat er wordt gecommuniceerd over de rol en invloed van de burger en de bestuursstijl en bevoegdheden van de gemeente. Er wordt dus niet alleen over de inhoud gecommuniceerd, maar vooral ook over het proces van participatie en de keuzes die daarbij gemaakt zijn. Bij de communicatie kan het participatieplan als basis dienen. Laagdrempelige communicatie houdt in dat de benaderingswijze wordt afgestemd op de doelgroep. Over het algemeen is het aan te raden mensen op te zoeken in hun eigen leefomgeving en verbanden, in plaats van hen naar het gemeentehuis te halen voor langdurige sessies. De tijd van mensen is beperkt en daar moet spaarzaam beslag op gelegd worden. Overigens kunnen ook (digitale) ontmoetingsplaatsen worden benut door de gemeente. Informele communicatie houdt in dat er een voorkeur wordt gegeven aan informele bijeenkomsten en benaderingswijzen, waarbij persoonlijk contact tussen bestuurders en medewerkers mogelijk is.
Formele participatievormen zoals inspraak in de gemeenteraad, zienswijzen en bezwaarschriften worden minder graag gebruikt.
6.
Onder de Omgevingswet is het al dan niet participeren vooraf aan een vergunningsaanvraag geen basis voor het afwijzen van de aanvraag. Wel
Faciliteren, waardering tonen en daadwerkelijk gebruiken zijn hierbij van belang. Uit het onderzoek “Waarstaatjegemeente” blijkt dat men vindt dat de
Actualisatie Spelregels Participatie – CONCEPT - 11032021
wordt het resultaat van de participatie meegenomen bij de integrale belangenafweging door het bevoegd gezag. Voor buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (BOPA’s) stelt de gemeenteraad een lijst op met activiteiten waarbij het niet doen van participatie wel een grond is voor het buiten behandeling laten van de aanvraag.
7.
8.
Voor een zorgvuldig besluit is het voor het bestuursorgaan belangrijk om alle belangen inzichtelijk te hebben op grond van de algemene wet bestuursrecht art. 3.2. Vroegtijdige participatie en de resultaten daarvan delen bij de aanvraag vormt hier een onderdeel van. Er zijn situaties denkbaar waarbij afhankelijk van aard en omvang van het initiatief de initiatiefnemer onvoldoende heeft geparticipeerd waardoor de belangen niet kunnen worden afgewogen. In dat geval is het mogelijk dat het bevoegd gezag de initiatiefnemer vraagt alsnog aanvullende informatie te leveren (Awb art. 4.5. lid 1 sub c) en dus te participeren. Ook is het mogelijk voor het bevoegd gezag zelf te participeren met belanghebbenden (Awb art. 4.8) of de beslistermijn met zes weken te verlengen en zienswijzen te verzamelen (Awb. Afd. 4.3.)
gemeente weinig flexibel is als het gaat om initiatieven van burgers. Er wordt nog te veel gedacht vanuit eigen beleid en regelgeving. Het is van belang vanuit de burger te denken en – binnen de kaders – te zoeken naar mogelijkheden. Dit heeft ook met houding en gedrag van bestuur en medewerkers te maken. Houding en gedrag voor de organisatie is vastgelegd in de kerncompetenties. Houding en gedrag van college en raad volgt uit de gekozen bestuursstijl (zoals geformuleerd in de participatieladder van Partners en Pröpper). In het kader van de Omgevingswet moet ook samenwerking en afstemming met ketenpartners een plek krijgen. Het beleid van het bevoegd gezag kan immers impact hebben op belangen van ketenpartners. Denk hierbij aan andere overheden (buurtgemeenten, provincie, Waterschap), maar ook aan de Veiligheidsregio, Omgevingsdienst enz.
De tevredenheid van alle betrokkenen (burgers en gemeente) wordt gemeten door het afnemen van de participatiemonitor®. De resultaten worden gebruikt om het participatieproces van het eigen project of beleidsplan te verbeteren. Ook worden de resultaten gemeentebreed gebruikt om ervaringen uit te wisselen en continu te verbeteren.
Bronnen Spelregel 1: https://aandeslagmetdeomgevingswet.nl/participatieomgevingswet/participatie-instrumenten/participatieomgevingsvergunning/ Spelregel 2: https://aandeslagmetdeomgevingswet.nl/participatieomgevingswet/participatie-instrumenten/overzicht-regelsparticipatie/ Spelregel 4. https://aandeslagmetdeomgevingswet.nl/participatieomgevingswet/participatie-instrumenten/participatieomgevingsplan/ https://aandeslagmetdeomgevingswet.nl/participatieomgevingswet/participatie-instrumenten/overzicht-regelsparticipatie/
Actualisatie Spelregels Participatie – CONCEPT - 11032021 Spelregel 6: https://vng.nl/sites/default/files/publicaties/2018/20181102-checklist-voorde-gemeenteraad.pdf Spelregel 8: Rode draad behoeftenonderzoeken
Actualisatie Spelregels Participatie – CONCEPT - 11032021
Bijlage 1: Participatieladder
Actualisatie Spelregels Participatie – CONCEPT - 11032021
Bijlage 2: Bestaande Spelregels Burgerparticipatie Bijlage 1. Instrument Datum Steller Bron Inleiding Tool
10 spelregels voor burgerparticipatie Beleid voor participatie en bestuursstijl 1 juli 2015 Wg. Mariëlse Goddijn-Glashouwer ca. Bijeenkomst raad, college, externen op 12 maart 2015 en interne sessie met ambtelijke organisatie. Raad, college, burgermeester en organisatie van de gemeente Katwijk voelen zich gezamenlijk verantwoordelijk voor het bieden van zorgvuldige en behoorlijke participatie aan burgers*, waarbij hun inbreng serieus genomen wordt. Hierbij volgt de gemeente de volgende spelregels: 1. De gemeente** kiest voor burgerparticipatie, verder dan informeren, wanneer het onderwerp burgers direct raakt, er voldoende juridische beleidsruimte, tijd en middelen zijn, en er ook echt wat te kiezen valt voor burgers. 2.
De gemeente biedt in houding en gedrag zoveel mogelijk ruimte voor inbreng en initiatieven van burgers.
3.
Burgers worden in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken.
4.
Bij het maken van beleid en het uitvoeren van projecten stelt de gemeente samen met betrokken burgers een participatieplan op.
5.
In het participatieplan wordt vastgelegd wat de rol van de burger is en welke bestuursstijl de gemeente hanteert. Ook wordt vastgelegd op welke momenten burgers worden betrokken, op welke wijze en met welk doel. En wat er met de inbreng gebeurt.
6.
Alle betrokken partijen committeren zich aan het participatieplan.
7.
Het participatieplan zorgt voor realistische en gedeelde verwachtingen, waarop gemeente en burgers elkaar kunnen aanspreken.
8.
De communicatie over participatie door de gemeente is duidelijk en tijdig, laagdrempelig en informeel.
9.
De gemeente bevordert de respons en de representativiteit van de burgerparticipatie door een mix van middelen in te zetten. Zij spant zich hierbij in om voor alle belanghebbenden burgerparticipatie laagdrempelig te maken.
10. Na afloop wordt geëvalueerd hoe betrokkenen en gemeente de participatie hebben ervaren ,met als doel de participatie continu te verbeteren. Terminologie
* Met de term ‘burgers’ bedoelen we alle inwoners, bedrijven, verenigingen, maatschappelijke partners, etc. van de gemeente Katwijk. ** Met de term ‘gemeente’ bedoelen we raad, college, burgemeester en organisatie van de gemeente Katwijk.
Toelichting
Bij spelregel 1 Het vereist een zorgvuldige afweging of burgerparticipatie zinvol is in het betreffende beleidsproces of plan. Het afwegingskader van ProDemos is een hulpmiddel om in te schatten of aan de randvoorwaarden voor participatie kan worden voldaan. Alléén dan kan aan het bestuur worden geadviseerd om burgers te laten participeren. De keuze om al dan niet voor burgerparticipatie te kiezen wordt door het college, de burgemeester en/of de raad genomen, afhankelijk van de beslissingsbevoegdheid. Met behulp van de participatiewijzer van ProDemos wordt een keuze gemaakt over de rol van de burger (gekwalificeerd op de participatieladder), de fase van het beleidsproces waarin de burger wordt betrokken, en de wijze waarop de burger wordt betrokken. De keuze voor participatie in het beleidsproces wordt vastgelegd in de startnotitie. Bij de start van een project gebeurt dit in de bestuursopdracht. Bij spelregel 2 Faciliteren, waardering tonen en daadwerkelijk gebruiken zijn hierbij van belang. Uit onderzoek “Waarstaatjegemeente” blijkt dat men vindt dat de gemeente weinig flexibel is als het gaat om initiatieven van burgers. Er wordt nog teveel gedacht vanuit eigen beleid en regelgeving. Het is van belang vanuit de burger te denken en – binnen de kaders – te zoeken naar mogelijkheden. Dit heeft ook met houding en gedrag van bestuur en medewerkers te maken.
Houding en gedrag voor de organisatie is vastgelegd in de kerncompetenties. Houding en gedrag van college en raad volgt uit de gekozen bestuursstijl (zoals geformuleerd in de participatieladder van Partners en Pröpper). Bij spelregel 3 Uit het Katwijkse behoeftenonderzoek onder inwoners, wijkraden, verenigingen en bedrijfsleven blijkt dat men een duidelijke voorkeur heeft om aan het begin van het beleidsproces betrokken te worden en niet pas aan het eind. Tot nog toe echter werden burgers vaak pas in latere fasen betrokken (zie rode draad burgerjaarverslagen). De volgende 5 stadia worden onderscheiden in het beleidsproces of planvorming: agendavorming, beleidsvorming, besluitvorming, uitvoering en evaluatie volgens participatiewijzer ProDemos.
Actualisatie Spelregels Participatie – CONCEPT - 11032021
Er wordt naar gestreefd de burger al bij de agendavorming en beleidsvorming te betrekken en niet pas bij de uitvoering. Bij de gemeente Katwijk worden de volgende stadia onderscheiden in het beleidsproces of planvorming of bij projectmanagement: Beleidsfasen participatiewijzer ProDemos Agendavorming Beleidsvorming
Beleidsproces gemeente Katwijk Agendavorming > Startnotitie > Participatieplan Beleidsvorming
Besluitvorming Uitvoering Evaluatie
Besluitvorming Uitvoering Evaluatie
Projectmanagement gemeente Katwijk Idee fase > Bestuursopdracht > Participatieplan Initiatieffase Definitiefase Ontwerpfase Voorbereidingsfase Realisatie Nazorg
Bij spelregel 4 Het participatieplan heeft een vaststaand format. Bij spelregel 5 Het participatieplan is gebaseerd op de keuzes zoals gemaakt in het afwegingskader en de participatiewijzer van ProDemos. De rol van de burger en de bijbehorende bestuursstijl worden geformuleerd op basis van de participatieladder van Partners en Pröpper. Van belang daarbij is dat de rol van burger en bestuursstijl op elkaar aansluiten. Bijvoorbeeld, wanneer wordt gekozen voor de burger als adviseur past daar geen open autoritaire maar participerende bestuursstijl bij. Er wordt aan burgers expliciet gemaakt tot welke concrete resultaten de inbreng heeft geleid. Ook worden argumenten genoemd wanneer inbreng niet één op één werd overgenomen. Het is hierbij van belang te verwijzen naar de afspraken zoals die aan het begin zijn gemaakt in het participatieplan. Bij spelregel 6 Het participatieplan biedt een handvat om elkaar op de afspraken te kunnen aanspreken tijdens het participatieproces. Bij spelregel 7 Het is van belang de verwachtingen van alle betrokkenen aan de orde te laten komen en expliciet te benoemen en vast te leggen in het participatieplan. Vooral als het gaat om de daadwerkelijke invloed van de burger in relatie tot de beslissingsbevoegdheid van het gemeentebestuur.
In de participatieladder van Partners en Pröpper wordt per burgerrol en bestuursstijl helder beschreven wie uiteindelijk beslissingsbevoegd is. Deze ladder dient dan ook als basis om het gesprek te voeren, zodat alle betrokkenen ‘dezelfde taal spreken’ en zich terdege realiseren wat de consequenties zijn. Dit om te voorkomen dat aan het eind van het proces blijkt dat de partijen verschillende verwachtingen hadden en men teleurgesteld raakt. Bij spelregel 8 Uit diverse eigen en externe onderzoeken blijkt, dat burgers een voorkeur hebben voor informele en laagdrempelige benaderingswijzen. Tijdige communicatie houdt in dat er in een vroeg stadium van het beleidsproces wordt gecommuniceerd én dat burgers voldoende gelegenheid krijgen participatiemomenten in te plannen in hun agenda. Duidelijke communicatie houdt in dat er wordt gecommuniceerd over de rol en invloed van de burger en de bestuursstijl en bevoegdheden van de gemeente. Er wordt dus niet alleen over de inhoud gecommuniceerd maar vooral ook over het proces van participatie en de keuzes die daarbij gemaakt zijn. Bij de communicatie kan het participatieplan als basis dienen. Laagdrempelig: uit onderzoek blijkt dat diverse doelgroepen een andere benaderingswijze vragen.
Over het algemeen is het aan te raden mensen op te zoeken in hun eigen leefomgeving en verbanden, in plaats van hen naar het gemeentehuis te halen voor langdurige sessies. De tijd van mensen is beperkt en daar moet spaarzaam beslag op gelegd worden. Overigens kunnen ook digitale ontmoetingsplaatsen worden benut door de gemeente. Informeel: uit behoefteonderzoek blijkt dat veel mensen een voorkeur hebben voor informele bijeenkomsten en benaderingswijzen waarbij persoonlijk contact met bestuurders en medewerkers mogelijk is. Formele participatievormen zoals inspraak in de gemeenteraad, zienswijzen en bezwaarschriften worden minder graag gebruikt. Bij spelregel 9 Bij participatietrajecten worden over het algemeen burgers bereikt die een direct belang hebben en die negatieve gevolgen van het plan of beleid verwachten (zei bestuurlijke dilemma’s en rode draad behoeftenonderzoeken). Burgers die positief tegenover het plan staan of een minder direct belang hebben worden minder gemakkelijk bereikt. Daardoor staat de representativiteit van de participanten voor de doelgroep onder druk. Een mix van middelen kan worden ingezet om de representativiteit te vergroten. Een overzicht van middelen en werkwijzen is te vinden in de participatiewijzer ProDemos. Verder dienen uitdrukkelijk ook digitale mogelijkheden en nieuwe media benut te worden.
Enquêtes en behoeftepeilingen – al dan niet uitgezet via een burgerpanel – zijn behulpzaam om de mening van ‘de zwijgende meerderheid’ in kaart te brengen. Bij spelregel 10 De tevredenheid van alle betrokkenen (burgers en gemeente) wordt gemeten door het afnemen van de participatiemonitor®. De resultaten worden gebruikt om het participatieproces van het eigen project of beleidsplan te verbeteren. Ook worden de resultaten gemeentebreed gebruikt om ervaringen uit te wisselen en continu te verbeteren.