7. Bijlage 1 Offerteaanvraag Accountantsdiensten gemeente Katwijk (3147531)

Inschrijver verklaart in het bijzonder dat: a) Inschrijver (en de bedrijven die onderdeel zijn van de combinatie die de inschrijving doet) geen (rechts)persoon is met een Russische nationaliteit en deze (rechts) persoon (natuurlijke personen, bedrijven, entiteiten of organen) niet gevestigd is in Rusland; b) Inschrijver (en de bedrijven die onderdeel zijn van de combinatie die de inschrijving doet) geen rechtspersoon is die voor meer dan 50% eigendom is van een Russische partij zoals hierboven onder a) genoemd; c) Inschrijver niet handelt in belang van of op aanwijzing van een Russische partij, zoals bedoeld onder a) en b); d) er geen onderaannemers, leveranciers of ondernemingen betrokken zijn bij de inschrijving en betrokken zullen zijn bij de uitvoering van de overeenkomst die een aandeel hebben van meer dan 10% van de contractwaarde, bij wie een situatie als onder a) t/m c) zich voordoet. Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten - gemeente Katwijk

Pagina 24 van 34

In het geval van voorlopige gunning dient inschrijver binnen 10 werkdagen de verklaring (conform bijgaande bijlage J) te ondertekenen en in te dienen waarin het bovenstaande expliciet wordt bevestigd. Na ontvangst van de getekende verklaring kan uit ons eigen onderzoek blijken dat (mogelijk) sprake is van Russische betrokkenheid bij de uitvoering van genoemde overeenkomst. In dat geval zal de gemeente Rheden u alsnog verzoeken ondersteunende documentatie te overleggen voor uw standpunt dat géén sprake is van Russische betrokkenheid bij uw onderneming en die van de bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken combinanten of onderaannemers, waarbij voor de onderaannemers geldt dat deze een aandeel hebben van meer dan 10% van de contractwaarde.

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten - gemeente Katwijk

Pagina 25 van 34

4

PROGRAMMA VAN EISEN

In dit hoofdstuk staat het programma van eisen weergegeven, oftewel de eisen aan de uitvoering van de opdracht. Het programma van eisen bestaat uit een pakket van eisen met een knock-out karakter; het niet voldoen of kunnen voldoen aan één van deze eisen leidt automatisch tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Mocht geïnteresseerde zich niet kunnen vinden in één of meerdere eisen van het programma van eisen, dan dient geïnteresseerde dit aan te geven in de nota(‘s) van inlichtingen. Aan de hand daarvan beslist de gemeente Katwijk wat voor gevolgen dit heeft voor de aanbestedingsprocedure. Met het indienen van een inschrijving gaat inschrijver expliciet akkoord met alle eisen van het programma van eisen. 4.1

UITVOERINGSVOORWAARDEN

4.1.1

UITVOERINGS- EN CONTRACTVOORWAARDEN

Het Programma van Eisen kunt u vinden in separaat bijgevoegde Bijlage G. 4.2

BEPALINGEN INZAKE BELASTINGEN, ARBEIDSVOORWAARDEN

MILIEUBESCHERMING,

ARBEIDSBESCHERMING,

Door inschrijving op deze opdracht geeft de inschrijver aan, dat hij bij het opstellen van zijn inschrijving rekening heeft gehouden met de verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het recht van de Europese Unie, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in richtlijn 2014/24/EU vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht. Inschrijvers kunnen informatie over verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden, als bedoeld in artikel 2.81 Aw 2012, die gelden in Nederland, verkrijgen via; •

Met betrekking tot belastingen: Ministerie van Financiën, Den Haag (www.minfin.nl en/of www.belastingdienst.nl);

•

Met betrekking tot milieubescherming: Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Den Haag (www.minienw.nl);

•

Met betrekking tot arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Den Haag (www.minszw.nl) en/of het UWV (www.uwv.nl).

De gemeente Katwijk zal als de toepasselijke verplichtingen op het gebied van arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden bij de uitvoering van een overheidsopdracht niet worden nageleefd hiervan melding maken bij de Inspectie SZW van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten - gemeente Katwijk

Pagina 26 van 34

4.3

CONCEPTOVEREENKOMST (BIJLAGE D)

In de conceptovereenkomst (Bijlage D) zijn de contractvoorwaarden opgenomen. Voor bepalingen in de conceptovereenkomst die strijdig zijn met de van toepassing verklaarde algemene inkoopvoorwaarden geldt dat de bepalingen uit de conceptovereenkomst leidend zijn. Door indiening van de inschrijving gaat de inschrijver uitdrukkelijk akkoord met de inhoud van de conceptovereenkomst. 4.4

ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTE KATWIJK (BIJLAGE E)

De algemene voorwaarden van inschrijver zijn uitdrukkelijk niet van toepassing. Uitsluitend de algemene voorwaarden, die als Bijlage E zijn bijgevoegd, zullen van toepassing zijn. Door indiening van de inschrijving gaat inschrijver uitdrukkelijk akkoord met deze voorwaarden. 4.5

VERWERKERSOVEREENKOMST

Zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer zijn aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Eisen t.a.v. informatiebeveiliging en persoonsgegevens zijn opgenomen in het programma van eisen.

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten - gemeente Katwijk

Pagina 27 van 34

5

GUNNINGSCRITERIUM EN BEOORDELING

5.1

GUNNINGSCRITERIUM

De inschrijvingen worden beoordeeld en gerangschikt op basis van het gunningscriterium ‘beste prijskwaliteitverhouding’, hierna afgekort als: ‘Beste PKV’. Waarbij kwaliteit 80% en de prijs voor 20% geldt Het gunningscriterium ‘Beste PKV’ bestaat uit de volgende subgunningscriteria en het te behalen aantal punten: Subgunningscriteria Kwaliteit

G1

G2 Totaal

5.2

Te behalen punten

1. 2. 3. 4. Prijs

Plan van aanpak controle Plan van aanpak samenwerking ambtelijke organisatie Businesspartner voor de gemeenteraad Presentatie

80 20 20 20 20 20 100

G1 KWALITEIT

Aan uw inschrijving dient u een plan van aanpak toe te voegen. Indien uw plan van aanpak meer pagina’s bevat dan toegestaan, worden de extra pagina’s terzijde gelegd en niet beoordeeld. Door middel van een Nader criterium geeft Inschrijver zijn invulling / beschrijving / werkwijze op een bepaalde vraag. De antwoorden van de Inschrijvers worden vergeleken met de mate waaraan zij voldoen aan de het gestelde nadere criterium c.q. de doelstelling die Opdrachtgever beoogt, een Inschrijver kan zich door zijn antwoord dus beter of slechter onderscheiden van een andere inschrijver. Plan van aanpak Per nader criterium ontvangt Opdrachtgever een uitwerking van de visie van Inschrijver omtrent de gevraagde aandachtspunten, mede ten behoeve van de presentatie. De Inschrijver is vrij deze aandachtspunten naar eigen inzicht uit te breiden en de uitwerking vorm te geven. Opdrachtgever stelt maximaal 15 pagina’s A4 enkelzijdig ter beschikking voor de nadere criteria 1, 2 en 3, exclusief CV’s van het controleteam. SUBGUNNINGS CRITERIUM 1: PLAN VAN AANPAK CONTROLE (MAXIMAAL 6 PAGINA’S) Opdrachtgever wenst inzicht te verkrijgen in de wijze waarop de Inschrijver de controle bij gemeente Katwijk gaat uitvoeren. Opdrachtgever vraagt om bij de uitwerking van dit onderdeel expliciet invulling te geven aan onderstaande elementen:

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten - gemeente Katwijk

Pagina 28 van 34

•

•

•

•

•

•

•

De wijze waarop Inschrijver vorm geeft aan deze (eventuele) nieuwe controle-opdracht, hoe een soepele overgang geborgd wordt en wat er in dit kader verwacht wordt van de organisatie. Met welk controleteam gaat Inschrijver de controle uitvoeren, inclusief een korte beschrijving van ieders rol en competentie. Onderdeel hiervan betreft ook de inzet van specifieke specialisten die Inschrijver in wil zetten in het kader van de uitvoering van de controle op de jaarstukken. De wijze waarop Inschrijver de risicoanalyse voor de controle uitvoert en wat op grond van de huidige stand van zaken de speerpunten / aandachtspunten voor de controle van Katwijk zouden zijn. De controleaanpak van Inschrijver op onderdelen waarbij samenwerking met (accountants van) verbonden partijen van de gemeente vereist is, denk bijvoorbeeld aan het sociaal domein of de belastingopbrengsten. En op welke wijze dit in de planning van Inschrijver is geïntegreerd. De wijze waarop Inschrijver voornemens is om gebruik te maken van IT-tools / dataanalyse in het kader van de controle op de jaarstukken, rekening houdend met mogelijke beperkingen als gevolg van het gebruik van verouderde systemen binnen de organisatie. En de wijze waarop de Inschrijver behulpzaam kan zijn bij – en advies kan geven over – het realiseren van digitalisering in de controle.

Hoe uw communicatieplan / -wijze is, gespecificeerd naar de verschillende gremia binnen de organisatie (raad, college, ambtelijke organisatie) en op welke wijze Inschrijver betrokken is gedurende het gehele jaar. Daarin ook specifiek ingaand op mogelijke (spoed)vragen vanuit Opdrachtgever. De wijze waarop de Inschrijver borgt dat het (afgesproken) tijdpad bij de gemeente gehaald wordt.

Bovenstaande wordt beoordeeld op basis van onderstaande beoordelingscriteria: • • • • •

•

De mate waarin de beantwoording volledig is; De mate waarin de beantwoording concreet is. De mate waarin de beantwoording aansprekend en ook zeer overtuigend is. De mate waarin de beantwoording doordacht is. De mate waarin de beantwoording aansluit bij de behoeften, eisen en voorwaarden uit de offerteaanvraag uit het beschrijvend document en de mate waarin de beantwoording daarop een significante meerwaarde biedt. De mate waarin uit de beantwoording blijkt dat inschrijver een goed beeld heeft van de praktijksituatie en de opdracht doorgrondt.

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten - gemeente Katwijk

Pagina 29 van 34

SUBGUNNINGS CRITERIUM 2 PLAN VAN AANPAK SAMENWERKING AMBTELIJKE ORGANISATIE (MAXIMAAL 5 PAGINA’S) Opdrachtgever wenst inzicht te verkrijgen in de wijze waarop de Inschrijver de samenwerking met de ambtelijke organisatie vorm geeft bij de voorbereiding en uitvoering van de controle. Opdrachtgever vraagt om bij de uitwerking van dit onderdeel expliciet invulling te geven aan onderstaande elementen: •

•

• •

•

De wijze waarop Inschrijver de oplevering van de controles vorm geeft in afstemming met de ambtelijke organisatie, waaronder de onderlinge taakverdeling en de concreet gevraagde voorbereiding van de ambtelijke organisatie. De wijze waarop Inschrijver invulling geeft aan de samenwerking met de organisatie om tot een zo efficiënt mogelijke aanpak en uitvoering van de controle te komen o.a. in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Zodat ook voor de controle op de getrouwheid van de jaarstukken door Inschrijver (binnen de kaders van regelgeving) optimaal gebruik gemaakt kan worden van door de organisatie voorbereidde werkzaamheden. De wijze waarop Inschrijver de Opdrachtgever behulpzaam kan zijn bij de voorbereiding en uitvoering van controlewerkzaamheden. De wijze waarop Inschrijver borgt dat veranderende wetgeving/relevante actuele ontwikkelingen in relatie tot de opdracht tijdig worden gesignaleerd en de wijze waarop informatie en kennisoverdracht aan Opdrachtgever zal plaatsvinden. Welke ideeën Inschrijver heeft om Opdrachtgever te helpen bij het verder professionaliseren van de bedrijfsvoering die past bij een groeiende organisatie.

Bovenstaande wordt beoordeeld op basis van onderstaande beoordelingscriteria: • • • • •

•

De mate waarin de beantwoording volledig is; De mate waarin de beantwoording concreet is. De mate waarin de beantwoording aansprekend en ook zeer overtuigend is. De mate waarin de beantwoording doordacht is. De mate waarin de beantwoording aansluit bij de behoeften, eisen en voorwaarden uit de offerteaanvraag uit het beschrijvend document en de mate waarin de beantwoording daarop een significante meerwaarde biedt. De mate waarin uit de beantwoording blijkt dat inschrijver een goed beeld heeft van de praktijksituatie en de opdracht doorgrondt.

SUBGUNNINGS CRITERIUM 3 BUSNISSPARTNER GEMEENTERAAD (MAXIMAAL 4 PAGINA’S) Opdrachtgever wenst inzicht te verkrijgen in de wijze waarop Inschrijver zijn visie op het zijn van een businesspartner voor de gemeenteraad vorm geeft. Opdrachtgever vraagt om bij de uitwerking van dit onderdeel expliciet invulling te geven aan onderstaande elementen: •

De wijze waarop Inschrijver invulling geeft aan het zijn van een business/sparring-partner voor de auditcommissie / gemeenteraad.

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten - gemeente Katwijk

Pagina 30 van 34

• • • •

De wijze waarop Inschrijver invulling geeft aan het contractmanagement. De raad is opdrachtgever. De wijze waarop en wanneer Inschrijver de auditcommissie/raad proactief informeert indien hier tussentijds noodzaak toe is. De wijze waarop Inschrijver de raad / auditcommissie helpt om haar toezichthoudende rol te kunnen vervullen in samenwerking met de griffie. De wijze waarop Inschrijver de raad / auditcommissie meeneemt in actuele ontwikkelingen en relevante benchmark gegevens.

Bovenstaande wordt beoordeeld op basis van onderstaande beoordelingscriteria: • • • • •

•

De mate waarin de beantwoording volledig is; De mate waarin de beantwoording concreet is. De mate waarin de beantwoording aansprekend en ook zeer overtuigend is. De mate waarin de beantwoording doordacht is. De mate waarin de beantwoording aansluit bij de behoeften, eisen en voorwaarden uit de offerteaanvraag uit het beschrijvend document en de mate waarin de beantwoording daarop een significante meerwaarde biedt. De mate waarin uit de beantwoording blijkt dat inschrijver een goed beeld heeft van de praktijksituatie en de opdracht doorgrondt.

SUBGUNNINGS CRITERIUM 4 Presentatie Bij deze presentatie dienen in ieder geval de uitvoerende en eindverantwoordelijke vennoot en manager/controleleider van inschrijver aanwezig te zijn welke ook de onderliggende opdracht in de praktijk zullen gaan uitvoeren. Maximaal 3 personen kunnen aanwezig zijn bij de presentatie die een vertegenwoordiging vormen van het controle team. Inschrijvers die voor een presentatie in aanmerking komen (dat zijn alle inschrijvers die voldoen aan de minimumeisen) krijgen hierover uiterlijk bericht op 14 november 2023. De presentaties zullen worden gehouden op 21 november 2023 tussen 13.00 – 17.00 uur. Op deze datum dient inschrijver beschikbaar te zijn om een presentatie te verzorgen. Een globale opzet en indeling voor de presentatie is als volgt: 1. Voorstelronde + toelichting op het plan van aanpak (max. 20 minuten); 2. Behandeling casus (max. 10 minuten); 3. Vragen vanuit de beoordelingscommissie (max. 15 minuten). De onderwerpen die in ieder geval in de presentatie terug moeten komen zijn Casus en Vaardigheden. 1. Casus: De te geven presentatie dient in te gaan op een casus die 30 minuten voorafgaand aan de presentatie aan inschrijver wordt verstrekt. De casus wordt in ieder geval beoordeeld op basis van onderstaande beoordelingscriteria:

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten - gemeente Katwijk

Pagina 31 van 34

• • • •

De mate waarin de oplossing van het geschetste probleem/de gestelde vraag concreet en praktisch uitvoerbaar is; De mate waarin de oplossing van het geschetste probleem/de gestelde vraag aansluit bij gemeente; De mate waarin de oplossing van het geschetste probleem/de gestelde vraag reëel haalbaar is; De mate waarin de oplossing van het geschetste probleem/de gestelde vraag met maatregelen is geborgd.

2. Vaardigheden (te beoordelen tijdens toelichting plan van aanpak) Tijdens de presentatie dient inschrijver een korte en bondige toelichting te geven op zijn plan van aanpak. Na de presentatie kunnen er vragen worden gesteld over het plan van aanpak. De toelichting op het plan van aanpak kan leiden tot bijstelling van het aantal gegeven punten op het plan van aanpak. Daarnaast wordt inschrijver tijdens de presentatie in ieder geval beoordeeld op basis van de volgende vaardigheden: • • • • • • • •

deskundigheid (uit presentatie blijkt deskundigheid); vermogen om overtuigend over te komen (je bent geneigd het te geloven en te vertrouwen); begrijpelijkheid (datgene dat gezegd wordt is goed te begrijpen); creativiteit in de zin van het vermogen om te improviseren; relevantie van de toegelichte onderdelen uit het plan van aanpak; empathie (inlevingsvermogen in de maatschappelijke rol van de gemeente); standvastig en gedegen; bestuurlijke sensitiviteit.

Bovenstaande wordt beoordeeld op basis van onderstaande beoordelingscriteria: • • • • •

•

De mate waarin de presentatie volledig is; De mate waarin de presentatie concreet is. De mate waarin de presentatie aansprekend en ook zeer overtuigend is. De mate waarin de presentatie doordacht is. De mate waarin de presentatie aansluit bij de behoeften, eisen en voorwaarden uit de offerteaanvraag uit het beschrijvend document en de mate waarin de beantwoording daarop een significante meerwaarde biedt. De mate waarin uit de presentatie blijkt dat inschrijver een goed beeld heeft van de praktijksituatie.

Formule De volgende formule wordt gehanteerd om de punten per onderdeel te bepalen: (toegekende score/10) x maximaal te behalen punten = behaalde aantal punten per onderdeel

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten - gemeente Katwijk

Pagina 32 van 34

Beoordelingskader Aan de hand van onderstaande beoordelingskader wordt de kwaliteit beoordeeld. De beoordelingscommissie beoordeelt de ontvangen inschrijvingen aan de hand van de geformuleerde gunningscriteria (prijs en kwaliteit). Alle commissieleden beoordelen de inschrijvingen individueel. Vervolgens worden alle beoordelingen gebundeld tot een gezamenlijke eindbeoordeling, hierbij wordt gestreefd naar consensus. De eindbeoordeling wordt samengevat in een gunningsadvies.

Score 10

Beoordeling Zeer goed

8

De beantwoording geeft op zeer goede wijze invulling aan het gevraagde door een uitstekende invulling van de benoemde beoordelingsaspecten. Het commentaar beperkt zich slechts tot details. Goed

6

De beantwoording geeft op goede wijze invulling aan het gevraagde door een goede invulling van de benoemde beoordelingsaspecten. Enige onderdelen worden op basis van de gehanteerde gunningscriteria echter als minder goed/volledig/duidelijk beoordeeld, waardoor geen maximale score van een zeer goed kan worden toegekend. Voldoende

4

De beantwoording geeft op voldoende wijze invulling aan het gevraagde door een voldoende invulling van de benoemde beoordelingsaspecten. Meerdere onderdelen worden op basis van de gehanteerde gunningscriteria echter als minder goed/volledig/duidelijk beoordeeld, waardoor geen score van een goed kan worden toegekend. Matig

0

De beantwoording geeft op matige wijze invulling aan het gevraagde door een matige invulling van de benoemde beoordelingsaspecten. Aangezien een groot aantal onderdelen op basis van de gehanteerde beoordelingscriteria als matig worden beoordeeld of de beantwoording geeft in het geheel onvoldoende/geen invulling aan het gevraagde, kan geen score van een voldoende worden toegekend. Onvoldoende De beantwoording geeft op onvoldoende wijze invulling door een onvoldoende invulling van de benoemde beoordelingsaspecten. Een substantieel deel van de onderdelen wordt als onvoldoende beoordeeld op basis van de gehanteerde beoordelingsaspecten of de beantwoording geeft in het geheel geen invulling aan één of meer van de bovengenoemde onderdelen. Hierdoor wordt een score van 0 punten toegekend en wordt de offerte uitgesloten van gunning.

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten - gemeente Katwijk

Pagina 33 van 34

5.3

G2 PRIJS

U dient uw prijs aan te bieden conform het aangeleverde prijsinvulformulier (Bijlage B). Inschrijver verklaart middels inschrijving dat alle eisen zoals vermeld in het programma van eisen, en zoals aangepast in de nota(’s) van inlichtingen, en alle wensen zoals door inschrijver aangeboden in de aangeboden prijzen verwerkt zijn. Het is inschrijver niet toegestaan een nul-prijs in te dienen. Het is absoluut niet toegestaan negatieve prijzen aan te bieden. Het niet invullen van (onderdelen van) een prijswens leidt tot ongeldigheid van de inschrijving. Abnormaal lage prijzen worden door de Gemeente Katwijk gecontroleerd/nagevraagd. Conform artikel 2.116 Aw 2012 kan de inschrijving ongeldig worden verklaard. 5.3.1

BEOORDELING G1 PRIJS

De prijs wordt beoordeeld op basis van de “totale kosten”. De punten worden bepaald op basis van de volgende formule: De inschrijver met de laagste “totale kosten” verkrijgt het maximum aantal punten. Het te behalen aantal punten van de overige inschrijvers wordt vastgesteld op grond van de volgende formule: (laagste “totale kosten” / eigen “totale kosten” inschrijver) x 20 punten De tarieven dienen echte totaalprijzen te zijn, waarbij rekening gehouden is met overlegmomenten, adviezen of andere voor de hand liggende werkzaamheden zoals meermaals beschreven. Opdrachtgever zal derhalve niet voor iedere vraag een extra factuur accepteren noch betalen. In de aanbieding dient inschrijver hier rekening mee te houden. Ten hoogste één (1) maal per jaar, voor het eerst op 1 juli 2025, kunnen de door Opdrachtnemer geoffreerde prijzen en tarieven worden herzien. Ook in het geval van een negatieve indexering moet de herziening van de tarieven worden doorgevoerd. De tarieven worden geïndexeerd conform het CBS indexcijfer 6920 Accountants, boekhouders en belastingconsulenten (2015 = 100). Tot een maximum van het in de door de raad vastgestelde kadernota Indien de indexcijfers nog niet vastgesteld zijn, worden de voorlopige cijfers gehanteerd, zonder dat een eventuele verrekening achteraf plaatsvindt.

Opdrachtnemer stelt Opdrachtgever onverwijld schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de aangepaste tarieven en aanneemsom.

Offerteaanvraag Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten - gemeente Katwijk

Pagina 34 van 34