6. Communicatie & participatieplan EMMA - RES Holland Rijnland

Communicatie- & participatieplan RES Holland Rijnland

Inwoners en lokale stakeholders

September 2020

Ambities 1. Er ligt een stevige ambitie: streven naar maatschappelijke

acceptatie & eigenaarschap 2. Gemeenten zijn zeer actief met communicatie en participatie over de onderwerpen: warmte & energiebesparing 3. Met inwoners of lokale stakeholders expliciet in gesprek over de onderwerpen: regionale opgave & grootschalige opwek, warmte, energie besparen en mobiliteit zijn vaak al onderdeel van andere gesprekken 4. Overlegstructuur communicatie- en participatiewerkgroep voortzetten om ervaringen te delen en kennis uit te wisselen

Samenwerken aan de RES 1.0 Holland Rijnland is een regio met vele gezichten en kleuren. De duinen, de zee en de bloemenvelden in het westen, de veengebieden, weidse uitzichten en wuivende rietkragen in het oosten en in het midden een cluster van steden, dorpen en buurtschappen. Een regio die al langer met elkaar samenwerkt en een grote ambitie heeft om in 2050 energieneutraal te zijn. Tegelijkertijd laat de concept RES zien hoe lastig dat is met zoveel restricties en beschermde gebieden. De komende periode wordt de concept RES verder uitgewerkt naar de RES 1.0. In de zomer van 2020 zijn de twee denkrichtingen uit de concept RES gecombineerd in één kansenkaart. Een goed moment om breed in gesprek te gaan met de regio. Hiervoor zijn we – samen me de gemeenten - de afgelopen maanden aan de slag gegaan om te komen tot een communicatie en participatieplan voor de RES 1.o. Samenspel tussen regio en gemeenten Het is een mooi samenspel tussen de regio en gemeenten. We hebben gezocht naar de juiste rolverdeling om het regionale verhaal te vertellen, recht te doen aan het uitgangspunt dat gemeenten

individueel verantwoordelijk zijn en vanuit de regio een basis te bieden door enkele regiobrede activiteiten. Voor wie? De focus in dit plan ligt op het betrekken van inwoners en lokale stakeholders. De regionale stakeholders werken al langer met elkaar samen in de Programmaraad. Zij hebben een eigen programma om input te geven richting de RES 1.0. En tot slot laten we zien hoe we de Raden de komende maanden meenemen. Leeswijzer Dit stuk schetst de uitgangspunten voor communicatie en participatie, de rolverdeling tussen gemeente en regio. Vervolgens een samenvatting van de participatie-activiteiten dit jaar en hoe dit er ongeveer uit kan zien. Tot slot geven we aan welke middelen er voor de toolbox worden ontwikkeld. In bijlage een gedetailleerde planning voor 2020.

We beginnen met een filmpje, waarin we inwoners bevroegen over de RES en de energietransitie.

Inwoners en de RES In juni zijn we de straat op gegaan om inwoners te vragen naar de RES en hoe zij denken over energietransitie en hun betrokkenheid. Klik hier om het filmpje te bekijken.

De context De RES is een van de bouwstenen in de energietransitie. Lokaal zijn gemeenten al (intensief) in gesprek over energie besparen, lokale projecten, een eigen energieagenda en de transitievisie warmte. De RES past hierbij. Waarbij het belangrijk is om de regionale afweging centraal te houden. In het PoHo is afgesproken dat gemeenten primair verantwoordelijk zijn voor de communicatie en participatie met hun inwoners over de RES. De regio ondersteunt. Met een aantal regionale activiteiten en met middelen die gemeenten kunnen inzetten. Zo combineren we lokale kennis optimaal met het verhaal van de regio. We starten met brede betrokkenheid en hopen dat de komende maanden daarmee een basis wordt gelegd om later samen de uitvoering op te pakken.

Strategische uitgangspunten Voor de communicatie en participatie hebben we een aantal uitgangspunten geformuleerd. De ambitie is om breed met de regio in gesprek te gaan over de denkrichting die eind september gereed is. De uitgangspunten die daarbij horen zijn:

+ + + +

Brede betrokkenheid Lokaal maatwerk Reflectie op plannen en ophalen (nieuwe) inzichten Positieve insteek, laten zien wat mogelijk is en waar kansen liggen

Om de tijd richting de RES 1.0 zo goed mogelijk te gebruiken delen we de maanden die voor ons liggen op in drie periodes we beginnen in het najaar met reflectie en het ophalen van inzichten, in het voorjaar terugkoppeling van de uitkomsten en het betrokken houden van mensen en daarna volgt de fase van besluitvorming.

Inwoners & Lokale stakeholders

Participatie op hoofdlijnen Fase

Activiteiten

Doel

1. Reflectie en inzichten* (Okt – Dec)

1. Regionale enquête 2. Drie (digitale) bijeenkomsten 3. Lokale activiteiten gemeente

• • •

2. Terugkoppeling (Jan – Maart)

(Optioneel) • • Energiesafari (kan ook in vorm van online • webinar) • Fietstochten • RES college

3. Besluitvorming (April – Juni)

•

Nieuwsbrief en persbericht om besluitvorming in de Raden te delen

•

Bewustwording regionale opgave bevorderen Ophalen wat er speelt bij inwoners en lokale stakeholders rondom de energietransitie Per sub-regio inzichten over en reflectie op uitgewerkte kansenkaart ophalen

Heldere terugkoppeling inwoners wat is opgehaald. Informele en leuke activiteiten om aandacht vast te houden

Inwoners informeren

*Zie bijlage voor gedetailleerde planning en rolverdeling regio / gemeenten

Plek in het proces Communicatie en participatie is een gedeelde verantwoordelijkheid van de regio en de gemeenten. Om te zorgen dat de uitkomsten van de participatie een bouwsteen zijn in het proces en meespelen bij de keuzes die in de RES 1.0 worden gemaakt, maakt iedere gemeente eind december een notitie met een beschrijving van de activiteiten die zijn georganiseerd, de mensen met wie is gesproken, de vragen die zijn besproken en de uitkomsten van de gesprekken, de gemeente verbindt hier zelf nog geen conclusies aan. De regio maakt hier een rapportage van waarbij op basis van de regionale en lokale activiteiten een terugkoppeling wordt gegeven van de opvatting in de regio. Dit is een bijlage bij de RES en de belangrijkste conclusies worden verwerkt in de RES. Als onderbouwing voor een bepaalde keuze. Of door juist verantwoording af te leggen waarom toch een andere keuze de voorkeur heeft.

Waarover in gesprek We gaan met inwoners en lokale stakeholders in gesprek over de regionale opgave en grootschalige opwek. Energie besparen wordt door gemeenten al goed ingevuld. Rondom warmte voeren gemeenten nu volop het gesprek over hun Transitievisie warmte en regionaal wordt met de stakeholders het gesprek gevoerd over de warmtebronnen. Aan de hand van de kansenkaart die nu door Bosch & Van Rijn wordt uitgewerkt, wordt met inwoners het gesprek gevoerd. Doel van het gesprek is:

• • • • • •

Inzicht krijgen in houding en mening t.a.v. RES Bewustzijn rondom regionale opgave vergroten Inzicht in onderliggende waarden voor verandering in de leefomgeving Welke kansen & belemmering zien inwoners? Wat zijn belangrijke gebiedswaarden? Hoe kijken inwoners naar kosten en opbrengsten

Deze vragen worden meer gedetailleerd als de nieuwe kaart er is en krijgen een plek in de activiteiten die de regio en de gemeenten organiseren.

Met wie? We willen breed met inwoners en lokale stakeholders in gesprek. Daarbij streven we naar brede betrokkenheid in de regio. Dat vraagt om een divers aanbod van activiteiten. De ervaring van de afgelopen jaren laat zien dat het loont om verschillende vormen van gesprek aan te bieden en ook na te denken over wat belangrijke achterliggende waarden zijn van de mensen met wie je in gesprek wilt. Het is aan iedere gemeente om een eigen mix samen te stellen. Een handvat bij het maken van een gevarieerd programma zijn de leefstijlen van BSR. In de toolbox zitten ook voorstellen om te gebruiken.

Vrijheid en vitaliteit

Harmonie en gezelligheid

Kenmerken: ongebonden, vrij, onafhankelijk, avontuurlijk, eigenzinning, expressief, zelfverzekerd, ontplooien, vernieuwing, groeien, uitdaging, enthousiast

Kenmerken: enthousiast, sportief, plezier, genieten, gezelligheid, ontmoeting, sociaal contact en verbondenheid

Meedoen: ideeën generen, samenwerking en gelijkheid • (online) Bijeenkomsten, energiesafari’s, werkateliers, online platform voor discussie

Meedoen: toetsen en meedenken • Energiesafari, wind-meetochten, straatgesprekken, informatieve (online)buurtbijeenkomsten, voorbeeldwoning bezoeken (of binnen kijken via filmpje), enquête

Manifestatie en controle

Bescherming en zekerheid

Kenmerken: expressief, sterk karakter, ambitieus, risico, controle, status, macht en perfectie.

Kenmerken: warmte, intimiteit, liefde en geluk, privacy, rust, ontspanning, hulpvaardig, volgzaam

Meedoen: inspraak en deskundigheid

Meedoen: voorleggen, informeren, inspraak (gehoord willen worden)

•

Duurzame bedrijvenroute, (online) expertsessies, • Fietstochten, meedenken over energievoorziening van podcasts, infographics, tentoonstelling in de toekomst, lokaal (online) gesprek voeren, op pad Opdrachtgever/project: invullen via Invoegen - Koptekst en voettekst 1 februari 2019 gemeentehuizen met een koffiekar Gebaseerd op BSR leefstijlenmodel

Samenwerking tussen regio en gemeenten De gemeente staat dichter bij haar inwoners dan de regio en hebben vaak op veel verschillende manieren al intensief contact met haar inwoners. Bovendien, lopen er communicatiecampagnes (zoals de GaGoed campagne in Leiden) en andere participatietrajecten (zoals bijvoorbeeld voor de omgevingsvisie, Transitievisie Warmte of verduurzaming van de eigen woning). Er zijn twee ‘smaken’ om als gemeente ook over de RES in gesprek te gaan met inwoners en stakeholders:

1. Eigen activiteiten organiseren 2. RES-participatie invlechten in bestaande trajecten De regio reikt voor beide opties suggesties en uitgewerkte handleidingen met bijbehorende content aan.

Communicatie & participatie in de praktijk Communicatie 1. 2.

3. 4.

Positieve insteek: ook laten zien wat mogelijk is en waar kansen liggen Regio draagt ‘easy-to-use’ content aan die voornamelijk: – Verhaal van de RES (proces & inhoud) vertelt – Belang van regionale opgave benadrukt – Ingaat op grootschalige opwek (op basis van denkrichting die wordt uitgewerkt) – Toegankelijk voor een breed publiek Gemeenten gebruiken content in eigen communicatie richting inwoners en lokale stakeholders Draagt bij aan draagvlak voor de regionale opgave

Participatie 1. 2. 3. 4. 5.

Regio aan zet voor de onderwerpen ‘regionale opgave’ & ‘grootschalige opwek’ Inspraak van inwoners en lokale stakeholders op de denkrichting Regio biedt middelen om participatie in te passen in bestaande trajecten die gemeenten al organiseren Gemeenten kunnen eigen activiteiten organiseren om gesprek over RES te voeren Regio zorgt voor template om resultaten terug te koppelen

Wie doet wat? Participatie • De regio organiseert dit jaar enkele participatiemomenten, met de focus op grootschalige energie-opwek & de regionale opgave • De regio ondersteunt gemeenten om zelf participatie-activiteiten te organiseren (de uitgewerkte denkrichting vormt hiervoor de basis) • De regio ondersteunt gemeenten om RES-participatie in te passen in bestaande participatietrajecten rondom de energietransitie • Omdat regionale stakeholders al goed vertegenwoordigd zijn in de programmaraad, richten we ons met name op inwoners en lokale stakeholders (zoals buurt- of sportverenigingen) Communicatie • De regio werkt aan middelen waarmee het verhaal & de opgave van de RES breed gedeeld kunnen worden. • Gemeenten kunnen deze middelen gebruiken om te communiceren naar inwoners en stakeholders Samenwerking • We zetten de intensieve samenwerking tussen regio en gemeenten voort, door: • Eens per twee weken bij elkaar te komen met de werkgroep; • Een appgroep op te zetten om informatie met elkaar te delen; • Inspiratie & kennissessies te organiseren

Programmaraad

In gesprek met de Programmaraad In lijn met eerdere afspraken geldt dat de regionale stakeholders betrokken zijn en worden via (vertegenwoordiging in) de Programmaraad. De bijeenkomsten met de Programmaraad zullen voor de komende periode nog in worden gepland. Daarbij zal zoveel mogelijk rekening worden gehouden met de data voor de Stuurgroepen en PHO’s Energie.

Volksvertegenwoordigers

Samen aan de slag Voor de zomer hebben raadsleden via wensen & bedenkingen hun reactie op de concept RES gegeven. De aandachtspunten zijn meegenomen bij het maken van de kansenkaart en het plan van aanpak richting RES 1.0.

De volksvertegenwoordigende organen worden gevraagd om de RES 1.0 vast te stellen in het voorjaar van 2021. Vanuit de regio willen we de raden en andere volksvertegenwoordigers de komende maanden 3 keer informeren. Lokaal kunnen wethouders en bestuurders aanvullend hun volksvertegenwoordigers betrekken in het proces. + 14 oktober: AB leden Holland Rijnland + raadsleden --> stand van zaken Concept RES, wensen een bedenkingen, start participatie en vervolgproces + januari 2021: delen van opbrengst participatieproces + maart 2021 (na besluitvorming in PHO+): informatieve bijeenkomst over Concept RES

Middelen en activiteiten

Regionale Enquête Doelgroep • Inwoners & lokale stakeholders Doel

•

Regio • Opzet enquête • Uitnodiging • Verspreiding enquête • Analyse resultaten Gemeente • Communicatie en verspreiding enquête

Inzicht krijgen in houding en mening t.a.v. RES Inzicht in onderliggende waarden voor verandering in de • leefomgeving • Bewustzijn rondom regionale opgave vergroten Verspreiding & communicatie • Via bestaande regionale & gemeentelijke kanalen Onderwerpen & hoofdvragen 1. Regionale opgave – Informatief: uitleg over RES en opgave Resultaten – In hoeverre zien inwoners het als een regionale • Te filteren per gemeente; opgave? • Regio reikt resultaten, inclusief differentiatie per gemeente, aan (bij voldoende respons per gemeente) 2. Energiebesparing – Wat doen inwoners zelf al? • Geeft inzicht in regionale verschillen en helpt om verdere – Wat zijn inwoners bereid zelf te doen? communicatie vorm te geven • Korte publieksvriendelijke versie als input voor vervolg traject 3. Grootschalige opwek – Welke kansen & belemmering zien inwoners? en communicatie – Wat zijn belangrijke gebiedswaarden? 4. Warmte Mogelijke tools – Wat vinden inwoners belangrijk (betaalbarheid, • Surveymonkey comfort, betrouwbaarheid) • Swipocratie

• •

Rolverdeling regio / gemeente

Drie digitale bijeenkomsten Doelgroep • Inwoners & lokale stakeholders Doel

• • •

Bewustzijn rondom regionale opgave vergroten Ophalen reflectie op kansenkaart Onderscheid naar drie subregio’s (Duin- en Bollenstreek, Leidse regio & Rijn- en Veenstreek)

Ondersteunende communicatie • Via bestaande regionale & gemeentelijke kanalen • Digitale banner • www.wijzijnon.nl • Spandoeken in de regio “denkt u mee over zon & wind?” Resultaten • Bewustzijn over regionale opgave vergroot • Per subregio in beeld: • Wat zijn voorwaarden waaraan moet worden voldaan om grootschalige opwek een plek te geven in de regio • Kansen van de kansenkaart • Bedenkingen bij de kansenkaart • Aanvullingen op de kansenkaart

Globale opzet • Eerste uur (plenair & informatief) • Uitleg RES, inhoud & proces • Presentatie kansenkaart • Vraag & antwoord • Tweede uur (break-out sessies) • Deelnemers kiezen een van de drie subregio’s Verslaglegging • In gesprek over voorwaarden voor zoekgebieden en mix • Live-tekenaars zorgen voor een beeldend & inhoudelijk op de kansenkaart verslag • After-movie met belangrijkste inzichten om breed te communiceren Rolverdeling regio / gemeente • Verslag: Welke ‘waarden’ zijn er opgehaald, zijn er verschillen • Regio • Opzet & organisatie bijeenkomst per subregio, en wat gaan we met de opbrengsten doen? • Gemeente • Communicatie, uitnodigen & aanreiken lokale stakeholders

Inhoud toolbox communicatie Product

Stand van zaken / planning

Opmerkingen

1. Kernverhaal RES Holland Rijnland

•

Concept versie gereed

2. Ondersteunende boodschappen bij het kernverhaal RES-Holland Rijnland (Key-Message House)

•

Concept versie gereed

•

Periodiek uitbreiden van ondersteunende boodschap in uitvoerende fase

3. Filmpje ‘wat vinden inwoners van Holland Rijnland?’

•

Concept versie gereed, definitieve versie voor 05 okt

• •

Te verspreiden door gemeente Te gebruiken op participatiebijeenkomsten

4. Informatiefilmpje RES

•

Gereed voor 05 okt

• •

Met oa. Uitleg van Jeroen Ververs en Liesbeth Spies over RES Ook te gebruiken bij info-avonden en andere participatiemomenten

5. Aanvullend beeldmateriaal uit de regio

•

Gereed voor 05 okt

• •

Fotomateriaal die de energietransitie in de regio in beeld in brengt Te gebruiken bij SM-berichten en andere communicatie

6. Infographics feiten en cijfers

•

Gereed voor 05 okt

•

Kleine aanpassing van bestaand materiaal

7. Q&A RES Holland Rijnland

•

Gereed voor 05 okt

•

Kleine aanpassing op basis bestaand materiaal

8. Bouwstenen voor communicatie rondom regionale-warmte vraagstukken

•

Na 05 okt

• • •

Warmte thema verschilt per subregio, bouwstenen opbouwen per subregio. Deels opgenomen in key message house Kan verder uitgebreid worden bij nieuwe ontwikelingen

9. Bouwstenen communicatie regionale mogelijkheden voor opwek (op basis denkrichting) & bijbehorend kaartmateriaal

•

Na 05 okt

•

Op basis ruimtelijke uitwerking bureau Bosch & van Rijn

10. Tips & Tricks over energiebesparing

•

Geen prioriteit, maar EMMA kan dit leveren in bestaande opdracht: voor 05 okt.

•

Gemeenten kunnen dit gebruiken in communicatie richting eigen inwoners

11. Social media berichten

•

Periodiek rondom participatie-activiteiten

12. Feiten en fabels over de energietransitie

•

Te bepalen

Inhoud toolbox participatie Product

Stand van zaken / planning

Opmerkingen

1. Tools en methoden: hoe jongeren te bereiken?

Voor 05 okt

•

Handleiding en voorbeelden van methoden om jongeren te bereiken: • Jongeren klimaattop • Swipocratie

2. Tools en methoden om ‘stille midden’ te bereiken

Idem

• •

Het belang om het ‘stille midden’ te horen in participatie Tips & tricks over het bereiken van stille midden

3. Opzet draaiboek inloopavonden

Idem

• •

Draaiboek praktische organisatie inloopavonden Verdere uitwerking na 05 okt, op basis • Waar kan inspraak op geleverd worden? • Afhankelijk van uitwerking denkrichting • Welke middelen en methoden passen dan?

4. Opzet draaiboek online bijeenkomsten en webinars

Idem

Idem

5. Gespreksleidraad straatgesprekken

Idem

• • •

Praktische tips voor voeren straatgesprekken Topiclijst met onderwerpen voor straatgesprekken Na 5 okt: Topiclijst aanvullen met specifieke vragen op basis denkrichting

6. Vragen / dilemma’s en gespreksstarters regionale energie-opwek

Na 05 okt

•

Uitwerking op basis van denkrichting

7. 3D-projecties (visualisatie) indien dit een toevoeging is op de denkrichting

Na 05 okt

• •

Visualisaties hoe grootschalige opwek eruit komt te zien in het landschap Indien financieel haalbaar

8. Lijst experts en nuttige contacten

Basis voor 05 okt, aan te vullen na 05 okt

•

Voor verschillende onderwerpen een lijst met contactpersonen die hierover te benaderen, bijvoorbeeld: • Participatie & Communicatie • Inhoudelijke thema’s

9. Voorbeelden & tips over samenwerking met scholen en verenigingen

Na 05 okt (Ronde langs gemeenten nodig)

•

Voorbeelden uit gemeenten waar op succesvolle manier initiatieven zijn gestart in samenwerking met scholen en/of verenigingen Voorbeelden verzamelen bij de gemeenten

•

Verantwoording Met alle onderdelen van de projectorganisatie voor de RES Holland Rijnland is voor de zomer gesproken over communicatie en participatie richting de RES 1.0 en zijn wensen en verwachtingen geïnventariseerd. Ook hebben we 1-op-1 gesproken met betrokken medewerkers van alle gemeenten en geïnventariseerd wat er al gedaan wordt aan participatie, welke(communicatie-)behoeften er liggen en wat er van de regio wordt verwacht. In drie werksessies met een kernteam uit verschillende gemeenten werkten we verder aan het: Doel van communicatie en participatie rond de RES Behoeften & wensen van gemeenten voor communicatie en participatie-ondersteuning Rolverdeling & verwachtingen tussen de regio en de gemeenten Inhoud van een communicatie en participatie-toolbox, met content en tools die gemeenten makkelijk kunnen inzetten • Samenwerking & kennisdelen tussen de gemeenten

• • • •

‘The secret of change is to focus all of our energy not on fighting the old, but on building the new’ [Socrates]